TEMA 02
LA PRODUCTIVIDAD (eficiencia y eficacia)
Lic. Luz Asencio Reyes
¿Por qué se estudia Administración?
Una de las razones que hace importante el estudio de la administración, es porque esta disciplina permite emplear con eficiencia y eficacia los recursos humanos, financieros y materiales.
Para ello se hace presente el conocimiento de estos dos conceptos: 1. Eficiencia: Realizar adecuadamente las actividades (reducir al
mínimo los recursos empleados). Esta palabra implica que se logre una tarea o proyecto con menos recursos y tiempo, por ejemplo:
El carpintero es eficiente porque me hizo el mismo mueble por un menor precio y hasta en menos tiempo.
La eficiencia denota optimización de recursos, ser eficiente es «hacerlo mejor con lo mismo».
2. Eficacia: Realizar las actividades bien (alcanzar objetivos). Es lograr una tarea, desarrollar un proyecto.
Se dice que alguien es Eficaz si es que ha cumplido con la tarea que se le encomendó. Por ejemplo:
Este carpintero es eficaz cuando hace muebles personalizados, sin embargo los costos se elevaron demasiado.
Como vemos la eficacia tiene que ver con la realización y culminación de metas, no importa el tiempo o el costo.
Para concluir es necesario señalar que:
“Aquel que es eficiente optimiza los recursos con miras al cumplimiento de objetivos”
“Aquel que es eficaz cumple con los objetivos que le han sido propuestos”
“Se puede ser eficaz sin ser eficiente, pero difícilmente se podrá ser eficiente sin ser eficaz porque no pueden optimizar adecuadamente los recursos sin haber cumplido objetivos”.
Así:
La eficacia depende de cumplir con éxito la tarea asignada; la eficiencia se refiere a la optimización de recursos (hacer un uso correcto de los mismos).
La administración establece cómo obtener oportunidades de actividad y actuación, además de representar el factor fundamental para planear, controlar, dirigir y organizar a fin de lograr un buen rendimiento dentro de las organizaciones.
La administración representa la base del fracaso o del éxito para las organizaciones.
Ante esto se debe pensar en el papel tan destacado que tiene el administrador para las organizaciones.
La ciencia administrativa trata con recursos materiales y de capital, pero lo que es fundamental es su relación estrecha con los recursos humanos, sin considerar que estos últimos estén capacitados o no para laborar. En el caso que no lo estén, el administrador evidentemente empleará un programa de capacitación para esas personas.
Rol o papeles del Administrador
papel es el conjunto de expectativas de la organización respecto al comportamiento de una persona. Cada papel representa actividades que los administradores llevan a cabo para cumplir las funciones de planear, organizar, dirigir y controlar
Además de las tareas administrativas, según Mintzberg, habitualmente los administradores, directivos o gerentes también realiza un conjunto de roles o papeles las cuales se agrupan en tres tipos distintos:
1. Los roles interpersonales se refiere al gran volumen de actividad que desarrollan los gerentes en contacto con otras persona, tanto dentro como fuera de la organización. Son los roles de cabeza visible, líder y enlace.
Cabeza visible. El gerente ostenta la representación de la empresa en el exterior, Es la imagen de la empresa. Cuando surge un problema con la empresa, los clientes, los proveedores y terceros acuden a él.
Líder. Una de las actividades fundamentales de los gerentes es estimular y motivar a los empleados que están a su cargo. Son responsables de su reclutamiento y selección y de recompensarlos adecuadamente.
Enlace. En sus contactos personales, el gerente está encargado de establecer una red amplia de contactos y de fuentes de información, tanto internas como externas.
Monitor. Los gerentes buscan información en todo momento, información que recibe tanto del interior como del exterior de la empresa.
Difusor. Es el encargado de transmitir información dentro de la organización.
Portavoz. Transmite información al exterior de la empresa sobre los planes y programas que ésta va a realizar.
3. Los roles decisionales son todos esos roles que suponen en distinto grado un proceso de toma de decisiones para la empresa. Emprendedor. Realiza este papel cuando toma iniciativas y busca oportunidades para la empresa.
Gestor de anomalías. Es un solucionador de problemas en la empresa.
Asignador de recurso. Decide la asignación de recursos dentro de su campo de competencia, a distintas actividades o puestos.
Negociador. Preparan y supervisan los procesos de negociación que se llevan a cabo dentro de la empresa y con agentes del entorno
Las Habilidades del Administrador
Según Katz, el éxito del administrador depende más de su desempeño que de sus rasgos particulares de personalidad, de aquello que hace y no de aquello que es. Para Katz, existen tres tipos de habilidades importantes para el desempeño del administrativo exitoso:
Habilidades humanas están relacionadas con el trabajo, con las personas, y se refieren a la facilidad de establecer relaciones interpersonales y grupales. Incluye la capacidad de comunicar, motivar, coordinar, liderar y resolver conflictos individuales y colectivos. Las habilidades humanas se relacionan con la interacción de las personas.
Habilidades conceptuales incluyen la visión de la organización como un todo, la facilidad para trabajar con ideas, conceptos, teorías y abstracciones. Un administrador que posee habilidades conceptuales es apto para comprender las diversas funciones de la organización y complementarlas entre sí, pues entiende como se relaciona la organización con su ambiente y cómo los cambios producidos en una parte de la organización afectan al resto de ésta. Las habilidades conceptuales están relacionadas con el pensamiento, el raciocinio, el diagnostico de las situaciones y la formulación de alternativas de solución a los problemas. Capacidades cognitivas más sofisticadas, que le permiten planear el futuro, percibir oportunidades donde ninguna otra persona las ve.
El desafío y perspectivas futuras de la Administración
Warren G. Bennis predijo que en los próximos 25 a 50 años el mundo vería el fin de la forma organizacional de hoy (la organización burocrática) y el surgimiento de nuevos sistemas más adecuados a las demandas de la post-industrialización. Tal predicción se basa en el principio evolutivo por el cual cada época desarrolla una forma organizacional apropiada a sus características. Bennis destaca que las debilidades de la organización burocrática serán exactamente los gérmenes de los futuros sistemas organizacionales. Bennis se refiere
nuevas y crecientes necesidades, a las que las actuales organizaciones no están en condiciones de atener.
2. Al crecimiento en tamaño de las organizaciones que se vuelven complejas e internacionales.
3. A las actividades de hoy, que exigen personas de competencias diversas y altamente especializadas, involucrando problemas de coordinación, y principalmente de seguimiento de los rápidos cambios.
Basil y Cook se refieren a la necesidad de funciones administrativas volátiles y transitorias para que el administrador pueda enfrentar esa turbulencia. Mientras que todos los individuos rutinizan gran parte de su comportamiento para simplificar el proceso de la vida diaria, existen numerosos cambios en el medio ambiente que quedan completamente afuera de los límites normales del comportamiento condicionado. El futuro parece complicar esa realidad; innumerables factores causarán profundos impactos sobre las empresas. En las próximas décadas, los principales desafíos para la administración serán los siguientes:
2. Competencia más aguda: a medida que aumenta los mercados y los negocios crecen también los riesgos en la actividad organizacional, principalmente en la actividad empresarial. El producto o servicio que demuestra ser superior o mejor será el más demandado. El desarrollo de tal producto o servicio exigirá mayores inversiones en investigación y desarrollo, perfeccionamiento de la tecnología, disolución de viejos y creación de nuevos departamentos y divisiones, búsqueda incesante de nuevos mercados y la necesidad de luchar contra otras organizaciones compitiendo con ellas para sobrevivir y crecer.
3. Sofisticación de la tecnología: con el progreso de las comunicaciones, del computador y del transporte en jet, las organizaciones y empresas están haciendo internacionales sus operaciones y actividades. La tecnología proporcionará una eficiencia mayor, una precisión mayor y la liberación de actividad humana hacia tareas más complicadas y que exijan planeación y creatividad. La tecnología introducirá nuevos procesos y nuevos instrumentos que causarán impacto sobre la estructura y el comportamiento de las organizaciones.
presiones y amenazas sobre las organizaciones lucrativas: éstas deberán luchar por el lucro y la supervivencia a través de la búsqueda de mayor productividad
5. Internacionalización de los negocios: el esfuerzo de exportar, la creación de nuevas subsidiarias para dejar raíces en territorios extranjeros es un fenómeno ocurrido recientemente después de las dos guerras mundiales que influirá en las organizaciones del futuro y su administración.
6. Visibilidad mayor de las organizaciones: mientras crecen, las organizaciones se vuelven más competitivas, más sofisticadas tecnológicamente, se hacen más internacionales, y con esto, aumentan su influencia ambiental. En otros términos, gradualmente las organizaciones llaman más la atención del ambiente y del público, y pasan a ser más visibles y percibidas por la opinión pública. La visibilidad de la organización -su capacidad de llamar la atención de los otros-puede ocurrir de manera positiva (imagen positiva de la organización frente al público) o de manera negativa (imagen negativa). De cualquier forma, la organización, jamás será ignorada por los otros: consumidores, proveedores, prensa, sindicatos, gobierno, etc. Esto influenciaría su comportamiento.
fenómenos económicos de la inflación, la internacionalización de las actividades, la visibilidad y la interferencia de la opinión pública harán que las organizaciones del futuro, y de esa década del 80, pasen a tratar, no sólo con la previsibilidad, continuidad y estabilidad sino también con la imprevisibilidad, discontinuidad e inestabilidad en todos los sectores de la actividad. Nuevas formas y modelos de organización serán necesarios, y una nueva mentalidad de los administradores será imprescindible.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Código
de bibliotec
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TEXTO
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BIBLIOGRAFÍA ADICIONAL
