1. Inspeccionar
2. Cerciorarse de que los documentos estén listos
para ser archivados
3. Clasificar, decidir bajo que nombre se archivará) 4. Codificar, indicar nombre o asunto decidido en la
clasificación
5. Distribuir, los documentos se coleccionan en grupos
dependiendo del asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación
6. Guardar, colocar los documentos en las carpetas
Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en
primer lugar el apellido paterno, seguido del apellido
materno, en tercer lugar el nombre de pila y finalizas con la inicial o segundo nombre.
Si la persona tiene los dos apellidos, el apellido materno
constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo es cada palabra, nombre, letra o sigla que aparezca en el nombre de un individuo, empresa o institución
Quetcy Mariel Soto Maisonet
Soto Maisonet, Quetcy Mariel
Clasificar los nombres por unidades,
corresponde arreglarlos en orden
alfabético, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre.
La primera unidad al ser distinta decidirá el
orden alfabético, si las primeras unidades son iguales, la próxima al ser distinta
decidirá el orden alfabético.
Las unidades cortas anteceden las largas si
Un apellido sólo o una inicial. Los
apellidos solos o acompañados de una
inicial del nombre preceden a un
apellido con nombre completo que
comience con la misma letra. Ejemplo:
Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E.
El nombre de la mujer casada está
conformado por su nombre de pila seguido por el apellido paterno y el apellido del
esposo unido por la preposición de. Esta preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo.
Ejemplo. Quetcy Mariel Soto de Sánchez,
quedaría así: Soto (de) Sánchez, Quetcy Mariel
Cuando el nombre completo de un individuo
se incluye en el nombre de una firma
comercial o negocio, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con el nombre de un individuo. El resto del
nombre comercial se coloca al final en el orden como aparece.
Ejemplo. Farmacia Quetcy Soto
Cuando en el nombre de una firma comercial se
incluyen artículos, preposiciones y contracciones, éstos no constituyen unidad de archivo.
Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan
al final entre paréntesis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, pero entre
paréntesis.
Ejemplo. La tienda de las flores, quedaría: Tienda
(de las) Flores (La)
( 2 unidades de archivo).
Soto y Martínez, Asociados
Los nombres de casas comerciales,
corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen, siempre y
cuando no contengan el nombre completo de un individuo.
Ejemplo: Laboratorio Clínico Puerto Rico
Unidad1 Unidad 2 Unidad 3
Cuando en el nombre de una firma
comercial se incluyen números, éstos
constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran
para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras.
Ejemplo: Ferretería las 5 letras
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3
Los títulos como Doctor, Profesor, licenciado,
así como los tratamientos, señor, señora,
señorita, Doña, Don. Se consideran unidad de archivo y permanecen en el mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una firma comercial.
Ejemplo: Clinica de la Dra. Mercedes Lozada
Cuando en el nombre de una sociedad,
corporación o institución se incluye un
nombre geográfico conformado por dos o más palabras; cada palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los artículos que pasan a formar parte de la unidad.
Ejemplo: VEGA BAJA MEDICAL SUITE
Las abreviaturas tales como: Corp, Cía,
Hnos, . Sucrs. y cualquier otra
abreviatura de significado conocido en
el nombre de una organización se
consideran como palabras completas y
conforman unidad de archivo.
Ejemplo. Almacén Sta Teresita
Los nombres de bancos se clasifican y
archivan, en primer lugar bajo el nombre
del banco y en segundo bajo el nombre
de la agencia.
Ejemplo: Banco Santander
