TRABAJAR CON DATOS. Copiar el dato en varias celdas.

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TRABAJAR CON DATOS

En este capítulo veremos cómo podemos trabajar con datos ya que Excel nos permite interactuar con fórmulas y datos para manipular su resultado y

mostrarlo en diferentes formatos.

Copiar el dato en varias celdas.

Para ello selecciona las celdas en donde quiera introducir el mismo dato.

Escriba la información que quiera introducir y después pulse sobre

Observa que para que se produzca debes de seleccionar previamente las celdas a introducir el contenido (obvio).

Autocompletar el contenido.

Si cuando estamos escribiendo en una celda nueva, escribimos el mismo contenido existente en otra celda, Excel nos muestra los primeros caracteres del contenido y es posible introducirlo directamente pulsando Intro.

Introducir fechas con el controlador de relleno.

Coloca el cursor del ratón sobre el controlador de relleno y cuando se

transforme en una cruz negra desplaza hacia abajo para crear la serie hasta donde creas oportuno.

Recuerda que con el controlador de relleno puedes crear

sucesiones de números, letras, fechas y operaciones matemáticas básicas así como usar una sucesión de los meses del año, día de la semana, etc., etc.

Cinta de opciones.

Lo acontecido hasta entonces se puede resolver desde el menú Series de la

Cinta de opciones de Excel.

Para ello, al igual que hacíamos de manera manual, selecciona el primer elemento de la celda Excel y marca el resto de las celdas vacías que quieres que se rellenen.

En la ficha de Inicio de la cinta de opciones y en el subgrupo de Modificar, haz clic en la ficha de Rellenar y despliega el menú desplegable y selecciona la opción de Series.

Y una vez abierto el cuadro selecciona la que mejor te convenga para tus propias configuraciones.

OPERACIONES MATEMATICAS

Ya vimos cómo se suma un rango de datos en Excel, o cantidades específicas ubicadas en celdas determinadas.

También en Excel podemos hacer las operaciones matemáticas básicas:

sumar, restar, multiplicar y dividir. Y así como lo es en cálculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones.

Suma.

Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma.

Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones.

Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

Veamos la Barra de fórmulas, que rastrea la información en la celda.

Pulsamos Intro en el teclado, y ya estará totalizada nuestra suma.

Vemos como la celda contiene la suma total, y la Barra de fórmulas muestra en detalle cada uno de los pasos, por lo que también podemos seleccionar una celda vacía y después desde la Barra de fórmulas realizar la operación para que se muestre en dicha celda.

Multiplicación.

Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar.

Recordemos que el símbolo de multiplicar es el asterisco (*).

Veamos la Barra de fórmulas.

Pulsamos Intro en el teclado y la operación estará realizada.

División.

En la celda donde realizaremos la operación escribimos igual (=), y las cifras a dividir.

La Barra de fórmulas rastrea las operaciones en la celda.

Pulsamos Intro en el teclado y ya tendremos nuestro resultado.

Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo deberán cumplirse siempre en Excel.

4*5*(20/4)

Tenemos primero que realizar la operación entre paréntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Al final tendríamos:

4*5*5

Elevar a una Potencia.

Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el símbolo para elevar a una potencia es ^.

Por ejemplo si queremos elevar 4 a una potencia de 5, se hará:

Cuyo resultado es 1024.

Duplicar formulas en celdas adyacentes.

Para ello, selecciona en una celda vacía y escriba en ella la fórmula que realice la operación con otras celdas. Por ejemplo, en la imagen vamos a realizar sumas aritméticas de las dos primeras columnas con una tercera y en cada fila serán diferentes de la anterior.

Y si sitúas el ratón en cualquier celda con el resultado, en la Barra de fórmulas te aparecerá la operación realizada.

En este caso las referencias utilizadas de las celdas son relativas.

Utilizar referencias absolutas o mixtas para duplicar fórmulas.

Una referencia absoluta tiene la sintaxis de la forma $columna$fila.

Así pues $A$1 hace referencia de manera absoluta a la primera celda de la columna A, es decir A1.

Al duplicar una formula con referencia absoluta, en la nueva fórmula se mantiene el valor de la celda con referencia absoluta.

En el caso del ejemplo se mantiene el valor de A1 en la fórmula y se suma el valor de la columna B en cada fila.

Una referencia mixta tiene la sintaxis $columnafila, para mantener la columna fija y columna$fila para mantener la fila fija.

Observa que con la referencia mixta obtenemos los mismos resultados que con las referencias absolutas y relativas.

Comando Rellenar.

El comando Rellenar permite introducir una celda o un rango en los datos existentes en la celdas adyacentes.

Este comando te copiará la columna inmediatamente a la izquierda.

Añadir comentarios.

Es posible añadir comentarios a notas en una celda para que nos sirva como aclaración o documentación adicional de la celda.

Para añadir un comentario selecciona la celda en la cual quieras añadir el comentario.

En el grupo de Revisar, en el subgrupo de Comentarios de la Cinta de opciones, haz clic sobre Nuevo comentario. Aparecerá un cuadro de texto con el nombre de usuario existente en las Opciones de Excel.

Escribe el comentario que quieres en la celda y cuando lo termines aparecerá un punto esquinado en la celda que al pulsar sobre él aparecerá el comentario.

Excel te permite configurar dicho comentario introduciendo un tipo de texto, fuente o color, modificarlo, eliminarlo y visualizar todos los comentarios seleccionados o existentes en el documento.

FORMATOS NUMÉRICOS.

Aplicar un formato a un número puede ayudar a su compresión. Sobre todo en documentos se suele utilizar una notación representativa ya que no es lo mismo representar el número cien mil cuatrocientos veintitrés como 140023 que hacerlo de la manera 140.023.

Pero en programación suele ocurrir que el número 140.023 es el número ciento cuarenta coma cero veintitrés, por lo que Excel te permite configurar el formato numérico para que el número 140.023 sea igual al número 140023 ya que almacena el valor real pero puede mostrar su representación visual.

Los formatos disponibles son:

 General. Que no se aplica a ningún formato específico.

 Número. Formato estándar para números. Permite especificar el número de decimales, la apariencia de los números negativos y si se utiliza un separador de miles.

 Moneda. Formato utilizado para representar monedas. Permite elegir el símbolo de moneda, el número de decimales y el formato de los

números negativos.

 Contabilidad. Utilizados para formatos monetarios pero se alinean automáticamente con el símbolo de moneda y las comas decimales.

 Fecha. Muestra fechas y horas en diferentes formatos, presentando multiples opciones distintas de presentar las fechas. Permite además cambiar la configuración en función de la zona horaria.

 Hora. Muestra hora y fechas permitiendo establecer diferentes formatos.

 Porcentajes. Muestra los números en forma porcentual.

 Fracción. Muestra los valores como fracciones.

 Científica. Muestra los números de forma exponencial de la forma a+x lo que significa “a elevado a x”.

 Texto. Muestra los datos como si fuesen textos independientes. El dato se muestra tal cual se ha introducido en la celda, sean textos o números.

 Especial. Permite aplicar formatos numéricos especiales, como formato de código postal, número de teléfono, seguridad social, etc., etc.

 Personalizada. Permite definir formatos personalizados basados en uno existente.

La forma más rápida de acceder a las propiedades de formatos de celda es seleccionando la celda en cuestión y clic derecho del ratón y seleccionar

Pero puedes acceder desde la Cinta de opciones en el grupo Inicio a los diferentes formatos de la celda. Y desde el menú Número se puede establecer el formato de tratamiento de números.

Desde este menú podrás aplicar aumentar y disminuir rápidamente el formato a números decimales , aplicar rápidamente el formato porcentual ,

aplicar el estilo de millares , o aplicar el formato moneda.

Excel te permite establecer un formato personalizado a raíz de un formato predefinido. Por ejemplo imagina que quieres que para introducir los números de teléfono, estos aparezcan separados cada tres dígitos de la forma xxx xxx xxx.

Para ello pulsa sobre el indicador de cuadro de dialogo del grupo Número y se te mostrará la siguiente ventana.

Selecciona Personalizada y en el cuadro de texto Tipo, escribe 000 000 000. Al pulsar sobre Aceptar se representará el texto correctamente.

Asignar un formato automático al introducir datos.

cambiarlo.

Por ejemplo uno de los fallos de Excel cuando introduces fechas y luego borras las celdas, cuando escribes de nuevo en Excel, por defecto toma el formato de fecha y te asigna directamente la fecha de 01/01/1900.

Para cambiar eso vete al submenú Número y verás que el desplegable se habrá puesto en Fecha de manera automáticamente porque en esa celda había antes de borrarla un tipo Fecha. Por eso cambia el valor de General

para que te permita introducir cualquier otro número.

Filtros en las columnas.

Excel nos permite filtrar la información de forma que únicamente se muestren los datos con los que queremos trabajar. Es especialmente útil si tenemos que trabajar con grandes cantidades de datos.

Puedes ver que la anterior secuencia está formada por varios datos. La forma de aplicar es seleccionando la columna que contiene los datos desde la Cinta de opciones en el menú Datos y el submenú Ordenar y filtrar y aplicar el

Filtro .

Al aplicar el filtro aparecerá una pequeña flecha en la parte superior de la columna que al pulsarla aparecerá una ventana.

Dejando vacías las que quieras que no aparezcan en la hoja, solo se mostrarán las marcadas en la selección.

Para volver a ver toda la información de nuevo con volver a pulsar la opción de

Seleccionar todo es suficiente.

Una vez aplicado el filtro, desde la ventana del filtro puedes eliminar el filtro mediante la opción Borrar filtro de.

EL filtrado se puede realizar en una o varias columnas. Si no se selecciona ninguna columna, el filtrado se realizará a toda la hoja de Excel.

Filtrado por criterio.

Implica realizar un filtro según el tipo de dato introducido en la columna o celdas específicas.

Así podemos establecer.

FILTRADO POR CRITERIO DE TEXTO.

Es común en Excel ordenar las columnas de acuerdo a las necesidades del programador. Es decir en una columna los nombres, en otras direcciones, en otras fechas, números, etc., etc. Pues bien en una columna con un mismo dato se puede realizar una serie de filtrado y ordenación para que se muestren los datos necesarios o en un orden establecido.

Pulsa sobre Filtro cuando hayas seleccionado las celdas en cuestión.

La ventana que se muestra al pulsar la pestaña desplegable muestra el submenú en función de los tipos de datos de las celdas seleccionadas.

En este caso pulsa sobre Filtro de textos. Ahora podrás escoger las letras por la que empiece por ejemplo la “D”.

FILTRADO POR CRITERIO DE NÚMEROS.

Esto es igual que el anterior pero en vez de filtrar por criterio de texto te realiza una ordenación por criterio de números sin importar si son decimales o

FILTRADO POR CRITERIO DE FECHAS.

Al igual que en los anteriores criterios, se puede realizar otro por ordenación de fechas.

Pudiendo filtrar desde la fecha inferior a la superior, de la superior a la inferior, o personalizando desde un intervalo de fechas.

Existen otros filtrados como puede ser por medio del color de fondo de la celda o columna. O también se puede ordenar un rango de columnas específicadas en una serie de tipos en cuestión.

Buscar datos en una columna.

Puede que en una columna o un conjunto de celdas existan una serie de datos que es necesario consultar.

Excel te permite realizar una búsqueda de datos para que te permita establecer los criterios de búsqueda.

En la Cinta de opciones, el menú Inicio y el submenú Modificar, haz clic en el botón Buscar y seleccionar .

Selecciona Buscar. Te mostrará el cuadro de búsqueda en donde has de escribir las primeras palabras o dígitos que buscas en las celdas o columnas seleccionadas del libro previamente.

En donde te mostrará el documento en el que se encuentra, el número de celda, el valor y el libro en que se encuentra.

Desde éste menú se puede reemplazar datos buscados y buscar datos con formatos entre otras acciones.

TABLAS.

A pesar de que Excel es un conjunto de columnas y filas, no es conveniente confundirlo con que es una tabla, ya que una tabla es un rango de celdas que contienen una información que está separada del resto de datos de la hoja de cálculo Excel.

Así pues en una tabla, la información se almacena en filas, siendo las columnas las categorías en la que se estructura la tabla.

Creación de una tabla.

Para crear la tabla, de manera manual selecciona el rango de celdas que quiere que ocupe la tabla en la hoja de Excel.

En la Cinta de opciones, en el menú Insertar, el submenú Tabla al pulsarlo el espacio remarcado se convertirá en una tabla de Excel.

Si la tabla está vacía, aparecerá el siguiente aviso.

Y es que la tabla suele tener información relacionada.

Si marcas la opción del Checkbox “La tabla tiene encabezados” la primera fila de la tabla se convertirá en el encabezado de la tabla.

Por defecto la tabla muestra el símbolo para realizar un ordenamiento de la misma.

Para cambiar el nombre de la tabla puedes seleccionar la celda en cuestión y ponerle el nombre que tú quieras desde la Barra de fórmulas.

Además puedes cambiar el tamaño de una tabla arrastrándola con el ratón manteniendo pulsado en el final de la tabla un pequeño icono de color azul triangular que te permitirá desplazar con el ratón el ancho de la tabla.

También puedes ajustar el tamaño de la tabla desde el menú Diseño de herramientas de tablas, en el subgrupo de Propiedades, en el botón de

Cambiar el tamaño de la tabla.

Aparecerá un cuadro de diálogo que te permitirá especificar el nuevo rango. Al pulsar sobre Aceptar la tabla cambiará su tamaño.

Como puedes ver desde el menú de Diseño de la tabla, puedes escoger varios estilos predefinidos para dar un formato visual más agradable a tu página.

Además puedes definir un estilo personalizado pulsando sobre el icono de

Lo cual te abrirá una nueva ventana para que escojas valores por defecto de la tabla en cuanto a su estilo.

Añadir fila total.

Excel te permite añadir al final de la tabla la operación total de la suma de sus columnas o filas en una tabla.

Así pues, haz clic sobre cualquier celda de una tabla.

En el Diseño de la Cinta de opciones, en el grupo de Opciones de estilo de tabla activa la casilla de verificación de la opción filas totales.

Excel añadirá una fila de totales al final de la tabla.

Para que se realice la suma de todos los elementos de la tabla, deberás de escoger el menú Formulas de la Cinta de opciones, y escoger el icono de

Autosuma.

Esto te sumará todos los resultados de la columna seleccionada en la fila de totales.

Observa que en la celda de resultado aparece un icono que al pulsarlo mostrará una ventana emergente.

Que te permitirá escoger otra función predeterminada.

Puedes eliminar además toda la tabla seleccionándola y pulsando la tecla

SUPR del teclado o desde el menú contextual del clic derecho del ratón de

Borrar contenido.

En el siguiente capítulo terminaremos el curso de Excel mostrando otros temas como la creación de gráficos, la creación de funciones y veremos otras

Gracias por estudiar en Cursosindustriales.