INTRODUCCION HERRAMIENTAS MICROSOFT OFFICE

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Microsoft Excel

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INTRODUCCION

HERRAMIENTAS MICROSOFT OFFICE

Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades

de una hoja de cálculo normal, base de datos , programa de gráficos bidimensionales y

tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro

de la misma aplicación

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Taller Introducción a Excel

Taller Ventana de Excel

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CONTINUACIÓN:

BANDAS DE OPCIONES

Inicio

Esta banda contiene grupos de operaciones: portapapeles, formato de texto, alineación, números, estilos, celdas y edición.

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CONTINUACIÓN:

Insertar

Al pulsar esta pestaña se encuentran las herramientas de acceso rápido que permiten trabajar con tablas, ilustraciones, gráficas, enlaces y texto.

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CONTINUACIÓN:

Diseño de página

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con el diseño de la página, tales como: temas-fondos, configuración de la página, escala de ajuste, opciones de hoja y arreglos.

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Fórmula

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con la librería de funciones, definir los nombres, auditar las fórmulas, cálculo.

CONTINUACIÓN:

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Datos

En esta banda se encuentran las opciones obtener datos externos, ordenar y filtrar, herramientas de datos, bosquejo.

CONTINUACIÓN:

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Revisar

Las funciones que aparecen en la banda permiten trabajar con la revisión de los documentos.

Entre las funciones se encuentran: edición, comentarios y cambios.

CONTINUACIÓN:

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Vista

La banda de vista permite trabajar con las siguientes funciones: vista de la hoja de trabajo, mostrar /ocultar, acercar “zoom”, ventanas y macros.

CONTINUACIÓN:

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IDENTIFICAR CELDAS

Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta 1048576.

MOVIMIENTO EN LAS HOJAS

Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos click con el botón izquierdo del ratón sobre las pestañas de la parte inferior izquierda.

Nos lleva al primer registro de la tabla Nos lleva al registro anterior de la tabla Nos lleva al registro posterior de la tabla Nos lleva al último registro de la tabla

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Para movernos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de desplazamiento podremos usar también combinaciones de teclas:

Celda abajo Tecla Enter

Celda arriba Tecla Tabulador

Celda derecha Celda izquierda Página abajo Página arriba

CAPITULO II

USO DE OPCIONES BÁSICAS

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En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

INTRODUCCION DE DATOS

INGRESO DE DATOS

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Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

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Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,

Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas

pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .

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TIPOS DE DATOS

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

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ERRORES EN LOS DATOS

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves arriba:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

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ERRORES EN LOS DATOS

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

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El cuadro anterior nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre

diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

A continuacion una tabla con una lista de errores documentados por Excel.

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LISTA DE ERRORES

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

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FÓRMULAS

Las fórmulas se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja. Al

momento de costruir se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

A continuación una lista de los operadores aritmeticos utilizados

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 5+6

- (signo menos) Resta 5–3

- (signo menos) Negación –1

* (asterisco) Multiplicación 4*4

/ (barra oblicua) División 10/2

% (signo de porcentaje) Porcentaje 18%

^ (acento circunflejo) Exponente 3^5 (el mismo que 3*3*3*3*3)

FORMULAS BÀSICAS

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FÓRMULAS

Operadores de comparación

Operadores de texto

Operador de comparación

Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1

> (mayor que) Mayor que A1>B1

< (me nor que) Menor que A1<B1

>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

Operador de texto Significado Ejemplo

& (y comercial) Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo.

"Horizonte" &

"Consultores genera

"Horizontteconsultores"

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FÓRMULAS

Operadores de referencia

Operador de referencia

Significado Ejemplo

;(punto y coma) Operador de rango que genera una referencia entre las celdas nombradas

B10;B20

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas

B10:B20

, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

SUMA(B10:B20,D6:D7)

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FÓRMULAS

Orden en que se ejecutan las operaciones

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos);(punto y coma) –

Operadores de referencia Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

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FÓRMULAS

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Excel calcula primero las ex presiones en paréntesis y luego usa esos resultados para calcular la fórmula, como se muestra en la tabla siguiente.

La Formula El Resultado

=3+5*6 33

=(3+5)*6 48

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SINTAXIS DE FORMULAS

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operando) y los

operad o res del cálculo.

Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Ejemplo 1: =5+2*3 Ejemplo 2: =A1+B3/C5 Ejemplo 3: =5+B3*Gastos

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Como valor predeterminado, Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. En el ejemplo 1, la fórmula da un

resultado de 11 porque se calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

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Una Fórmula siempre comienza con un signo igual (=) Referencia de Celda Operadores

=(C10 / 25) * 20

Constante Numéricas

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SINTAXIS DE FORMULAS Ejemplo:

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REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS Referencias Relativas

Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa

respecto a la celda que contiene la fórmula.

En el siguiente ejemplo, la celda B3 contiene la fórmula =A1; Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B3. Este método se denomina referencias relativas.

Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias en la fórmulas pegada y se hará referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula.

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REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS Referencias Absoluta

Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta.

Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A1 por la celda C2 (=A1*C2) y debe copiarse la fórmula en otra celda, cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C2 colocando el signo monetario ($) delante de las partes de la referencia que se desee que no cambie.

Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C2, agregue signo monetario ($) a la fórmula como se indica a continuación:

=A1*$C$2

Pueden utilizarse los rótulos de las columnas y filas en una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas, o filas, o pueden crearse nombres

descriptivos para representar a las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes.

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AUTOSUMA

Podemos calcular fácilmente la suma de los valores de una columna, seleccionando el rango de valores (sin incluir el encabezado) y haciendo click en el icono de la barra de herramientas.

Haciendo click en la flechita hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a otros cálculos (promedio, contar números, etc.).

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AUTOSUMA

Haciendo click en la pestaña hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a otros cálculos (promedio, contar números, etc.).

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Taller Formatos y Datos

FACULTAD DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES Taller #1

Profesor: Msc. Eduardo Chica

Nombre Apellido Sector Sueldo

1 Juan Espinoza Norte 2500

2 María Guzmán Sur 1600

3 Sonia Pérez Centro 350

4 Pedro Suárez Sur 489

5 Rubén Reinoso Norte 648

6 Carla Dávila Centro 1822

7 Diana Carranza Sur 240

8 Miguel Tomalá Centro 1750

9 Cristina Carrión Centro 250

10 Kathy Díaz Norte 380

1) Insertar como título en la primera fila “Empresa XYZ S.A.” en fuente Comic Sans de 18 puntos y color rojo. Combine las celdas y deje centrado el título.

2) Realizar las siguientes mejora de aspecto a la tabla:

a. Aplicar a los títulos de las columnas fuente Courier 12 puntos y color azul, centrar en sus celdas los rótulos.

b. Aplicar bordes y sombreado para mejorar la presentación de la planilla.

c. Aplicar formato de celda número a los datos de la columna Sueldo, con separador de miles y 2 posiciones decimales.

3) Al final de la columna Sueldo totalizar los valores y en una celda libre abajo calcular el promedio de los mismos redondeando el resultado en un decimal.

4) Al final de la planilla, en una columna rotulada como Premio, calcular el 5% del sueldo para cada uno de los empleados. Aplicar el formato de los datos de la columna sueldos.

5) Calcular en una nueva columna el nuevo sueldo, sumando el sueldo más el premio 6) Insertar un título en la parte inferior de la tabla que diga:

a. Mayor sueldo b. Menor sueldo

Aplique la fórmula respectiva para encontrar dichos valores.

7) Nombrar la hoja1 como Empleados y eliminar las hojas sin uso de este libro.

8) Guardar el libro actual con el nombre Taller1_Sunombre.xls 9) Subir el ejercicio como un archivo adjunto al Atrium.

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LAS FUNCIONES

Esta etapa es una de las mas importantes de las actividades, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos ver el manejo de algunas funciones ya definidas en Excel, veremos la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

FUNICONES Y GRÁFICOS

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INTRODUCIR FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN ) Para ingresar una función estan las siguientes reglas:

-Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

-Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

-Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

-Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

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Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4 +C5+ C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

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Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo:

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,

estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

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Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.

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O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

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Taller Funciones

FACULTAD DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES Taller Funciones de Excel

Profesor: Msc. Eduardo Chica

A continuación se detalla las categorías de funciones más importantes que existen en Excel:

o Financiera o Fecha y hora

o Matemáticas y de Trigonometría o Estadística

o Búsqueda y referencia o Texto

o Lógica

 Investigue y detalle una introducción del uso de 3 funciones de cada categoría e indique un ejemplo sencillo de cada una y expóngalo a la sala.

 El trabajo debe ser realizando de la siguiente manera la introducción de las funciones debe ser realizado en Power point y los ejemplos en Excel.

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GRAFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver este tema, partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

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GRAFICOS

Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo

automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

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