Microsoft Excel para la optimización
del trabajo en la empresa
Contenido
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Introducción ... 3
Descripción de la ventana principal ... 3
Introducción
Microsoft Excel es una aplicación de la Suite de Office. Una hoja de cálculo que nos permite crear y manipular datos, gráficos, así como integrar objetos de dibujo e imágenes. Con un entorno de carácter intuitivo y simple de utilizar, sus prestaciones se convierten en una potente herramienta de trabajo.
Descripción de la ventana principal
La ventana principal de Excel se presenta como se muestra en la imagen siguiente:
Barra de título:visualiza el nombre del libro activo y el nombre de la aplicación. Cada documento se muestra en una ventana individual. Al cerrar la última ventana, se cierra la aplicación Excel.
Los nombres de los libros se presentarán como “LibroN” (siendo ”N” un número natural), hasta que sean guardados con otro nombre por el usuario.
Barra de herramientas de
acceso rápido Barra de título y nombre del Libro
Cuadro de búsqueda ¿Qué desea hacer?
Fichas Barra de opciones Nombre celda activa Encabezado de columna Celda activa Encabezado de fila Barra de fórmulas Grupo de opciones Iniciador de cuadro de diálogo Barras de desplazamiento
Hojas del libro Barra de estado Área de
trabajo
Compartir el libro
Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando.
Esta barra de herramientas se ubica por omisión en la parte superior izquierda .
La barra de herramientas de acceso rápido también se puede ubicar debajo de la cinta de opciones, para esto presionamos el ícono Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y de la lista desplegable elegimos la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.
Para agregar o quitar comandos de la barra de herramientas de acceso rápido desplegamos la lista del ícono Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y seleccionamos el comando deseado.
La opción Más comandos… muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel desde donde podremos Icono Personalizar barra de
Fichas:están diseñadas para estar orientadas a las tareas. Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones cuando iniciamos Excel, hay otras clases de fichas que aparecen cuando estamos trabajando con un elemento particular como gráficos, imágenes, etc…
Las herramientas contextuales nos permiten trabajar con un objeto seleccionado en la página. Al hacer clic sobre el objeto, junto a las fichas estándar aparece el conjunto de herramientas contextuales correspondientes con un color resaltado.
Cinta de opciones: la cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel y sustituye los menús y barra de herramientas de versiones anteriores. Esta cinta contiene los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos que se reúnen en fichas.
Podemos minimizar la cinta de opciones mediante cualquiera de las siguientes órdenes:
Haciendo clic en el ícono Contraer la cinta de opciones , ubicado a la derecha de la cinta de opciones.
Haciendo doble clic en el nombre de la ficha activa. Presionando la combinación de teclas Ctrl + F1.
Presionando el botón secundario (derecho) del mouse en la cinta de opciones, y a continuación, clic en la opción Contraer la cinta de opciones.
Para restaurar la cinta de opciones ejecutamos cualquiera de las órdenes antes descritas o hacemos clic en Opciones de presentación de la cinta de opciones , y a continuación en Mostrar pestañas y comandos.
Grupos: cada ficha está compuesta por varios grupos que contienen elementos relacionados.
Iniciador de cuadro de diálogo: los Iniciadores de cuadro de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos en la parte inferior derecha. Al realizar clic sobre estos nos muestra un cuadro de diálogo o panel de tareas que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo. Barra de fórmulas:muestra el contenido de la celda activa permitiendo la edición del mismo.
Los íconos Introducir y Cancelar aparecen sólo al modificar el contenido de la celda. Introducir: confirma las modificaciones realizadas. Es igual a oprimir la tecla Intro. Cancelar: cancela las modificaciones realizadas. Es igual a oprimir la tecla Esc.
Icono Introducir Icono Cancelar
Contenido celda activa Celda activa
Área de trabajo:es el área donde Excel nos permite trabajar con los datos. Está formada por “n” hojas de las cuales sólo una se mostrará activa. Cada hoja está constituida por filas y columnas. Las filas están representadas por números que van desde 1 a 1.048.576. Las columnas están representadas por letras, en total 16.384 que van desde la A hasta XFD.
A la intersección entre una fila y una columna se le llama celda. Ésta tendrá una coordenada única dada por el nombre de columna y fila que la contienen respectivamente, precedida del nombre de la hoja a la que pertenece y un signo de exclamación (dirección completa de la celda). Ejemplo: Hoja1!A1 Celda activa es aquella en la cual se encuentra posicionado el indicador de celdas.
Hojas de libro: están identificadas por etiquetas. La ficha de la hoja activa se mostrará resaltada con respecto a las demás, junto a estas se encuentra también un ícono que permite la inserción de una nueva hoja, lo que también puede hacerse con la combinación de teclas Ctrl + F11. Utilizando los íconos del navegante se puede desplazar rápidamente de una hoja a otra, a la primera hoja o a la última.
Para activar una hoja, seleccionamos la etiqueta de la hoja que pretendemos activar.
Barras de desplazamiento:cambian la zona de visualización de la hoja de cálculo.
Barra de estado:proporciona información acerca del estado de lo que estamos viendo en la ventana y cualquier otra información relativa al contexto, como: teclas activadas NUM, MAY, Suma, Recuento de un rango determinado, etc. Esto se puede configurar desde el cuadro que obtenemos dando clic derecho sobre la barra, muchas opciones están habilitadas por defecto como por ejemplo el zoom y el control deslizante del zoom; pero podemos personalizar, activar o desactivar opciones.
Menú contextual o emergente: contienen solamente aquellas órdenes que pueden aplicarse al elemento indicado por la posición del puntero del mouse cuando activamos el menú. Para acceder a un menú contextual pulsaremos el botón secundario (derecho) del mouse. Seleccionamos la orden deseada haciendo uso del mouse o del teclado, de la misma forma que seleccionaríamos una orden desde un menú normal.
La versión 2016 de Excel agrega en la barra de opciones, un cuadro de texto llamado ¿Qué desea hacer? Este es un campo de texto en el que podemos escribir palabras o frases relacionadas con la tarea que deseamos realizar o la ayuda que deseamos consultar, y obtener de este modo un acceso rápido a las funciones que nos permitirán realizar la tarea que indicamos.
Para utilizar esta nueva funcionalidad, hacemos clic en el cuadro de texto, y comenzamos a ingresar el texto de búsqueda, de acuerdo a la tarea que deseamos realizar, se irán listando funcionalidades y temas de ayuda de acuerdo a la búsqueda. Seleccionamos de la lista la que se coincida con nuestra necesidad.
Mini Barra de Herramientas
Menú Contextual
Ingreso de datos
Para ingresar datos en una celda debemos posicionarnos en ella e introducir el dato correspondiente. El contenido que vamos ingresando se mostrará en la celda y en la barra de fórmulas.
Para que el dato se fije en la celda podemos: Oprimir la tecla Intro.
Movernos a otra posición con las teclas direccionales. Oprimir el ícono Introducir de la barra de fórmulas. Seleccionar otra celda con el puntero del mouse.
Si desea cancelar la introducción del dato presione la tecla Esc. o el icono Cancelar de la Barra de fórmulas.
