Cómo utilizar Excel 2000

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Cómo utilizar Excel 2000

Excel 2000 es una hoja de cálculo u hoja electrónica que está compuesta por filas y columnas que se intersecan y conforman las celdas. Las filas se identifican con un número, las columnas con letras, y las celdas con una letra y un número.

La función principal de Excel es realizar cálculos numéricos simples como sumar o restar y hacer cálculos estadísticos; además, permite elaborar gráficos, trabajar con textos y dibujos.

Entrar a Excel 2000

Las formas más habituales de entrar en Excel 2000 son:

1. En el menú Inicio>Programas>Microsoft Excel. Aparecerá la ventana principal del programa.

2. Haciendo doble clic sobre un fichero creado con Excel (extensión *.xls por defecto), se arrancará el programa y se abrirá el fichero correspondiente.

La Barra de título muestra el nombre del programa y de la hoja que estás usando. En la Barra de menús encontrarás cada uno de los menús con sus diferentes opciones.

Las Barras de herramientas contienen una serie de botones que facilitan las operaciones en la hoja de cálculo. Por defecto, aparecen las barras de herramientas Estándar y Formato, donde los botones realizan operaciones equivalentes a las opciones de los menús. En el menú Ver>Barras de herramientas se encuentra la forma de hacerlas desaparecer de la pantalla, así como la de hacer que aparezcan otras barras de herramientas.

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Las barras de herramientas se pueden cambiar de posición sobre la pantalla. Para ello basta clicar con el ratón en una zona de la barra que no sea un botón y arrastrarla a la nueva posición. También se pueden añadir y/o retirar botones por medio del cuadro de diálogo que se abre con la opción Herramientas>Personalizar.

La Barra de fórmulas está compuesta por el Cuadro de nombres de celdas, los botones Cancelar, Introducir y Modificar fórmula y un área para editar el contenido de la celda activa.

Los Encabezados de fila son los cuadros grises numerados que identifican cada una de las filas de una hoja.

Los Encabezados de columna son los cuadros grises identificados con letras que indican cada una de las columnas de la hoja.

La Etiqueta muestra el nombre de la hoja. Por defecto, siempre se crean tres hojas por libro de trabajo.

Abrir un archivo.

El libro de trabajo es el elemento principal en Excel. Está compuesto por una o varias hojas, que pueden contener texto, números, cálculos, gráficos, etc. Los libros de trabajo se guardan en un archivo con extensión .xls.

Introducir datos.

El propósito de Excel es realizar cálculos con datos numéricos, los cuales, por lo general, van acompañados de textos que identifican el tipo de información que representan. También se introducen fórmulas, fechas, gráficos, etc.

Para introducir datos en la hoja, hay que hacer clic sobre la celda deseada e introducir el dato deseado; también nos podemos mover por la hoja mediante las flechas de desplazamiento.

Cerrar archivos y salir de Excel

Cuando finalices el trabajo en un libro, puedes cerrar el archivo y permanecer en Excel o salir del programa.

Para guardar libros de trabajo se utiliza:

- el icono Guardar de la barra de herramientas, o

- los comandos Guardar ó Guardar como... del menú Archivo, según se trate de actualizar un fichero que ya existía o de crear uno nuevo que aún no tiene nombre asignado.

Es muy importante entender bien la diferencia que existe entre los comandos Guardar y Guardar como...

• El primero de ellos sirve para actualizar un archivo de disco que se ha abierto previamente y en el que se han introducido modificaciones. Guardar no crea un nuevo archivo, lo que hace es modificar un archivo que ya existía.

• Por el contrario, Guardar como... crea un nuevo archivo con un nuevo nombre, dejando el archivo anterior tal y como estaba.

Una aplicación típica de Guardar como... es crear una nueva versión de un libro de trabajo: se abre el libro de trabajo anterior, se introducen las modificaciones y se guarda con un nuevo nombre: de esta forma se conservan con nombres diferentes el libro original y el modificado. Como regla general, cuando se haya acabado de trabajar con un libro de trabajo, es conveniente cerrarlo. Esto se hace con la opción Cerrar del menú Archivo o con el menú de control (si el libro tiene cambios que todavía no se han guardado, Excel pregunta si se desea actualizar el archivo antes de cerrar el libro de trabajo).

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Operaciones básicas

Con Excel se pueden efectuar operaciones básicas, como multiplicación, división, suma y resta. Para ello, en la celda deseada se introduce la fórmula con la operación que se desee y las celdas sobre las que se desea operar. Por ejemplo, en la celda D2 se escribe la fórmula =B2*C2.

Cómo editar datos

Normalmente en una hoja se llevan a cabo operaciones recurrentes como copiar, borrar o mover datos. Todas estas operaciones de edición se efectúan fácilmente con Excel, proporcionando un mayor control sobre la estrucutura y la información del libro de trabajo.

Corregir errores de escritura

Para cambiar el contenido de una celda, basta activar la celda (haciendo clic sobre ella) e introducir la información correcta.

Seleccionar rangos de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas se arrastra el puntero del ratón desde la celda superior izquierda hasta la celda inferior derecha (un rango de celdas); la región seleccionada aparecerá delimitada por un color oscuro.

También puede marcarse un rango oprimiendo la tecla de Mayúsculas y moviéndose con las flechas del teclado.

Se puede:

• Seleccionar un rango de celdas contiguas.

• Seleccionar celdas no contiguas, utilizando la tecla Ctrl. • Seleccionar filas o columnas completas.

Copiar rangos de datos.

Copiar datos consiste en duplicar un conjunto de datos en un lugar diferente de la hoja sin necesidad de volver a escribir la información.

Copiar, mover o cortar rangos de datos puede realizarse por medio del menú Edición; con los botones de la Barra de herramientas Estándar o arrastrando y soltando el rango con el puntero del ratón.

Para copiar rangos:

1. Selecciona el rango de celdas. 2. Elige la opción Edición>Copiar.

3. Activa la celda donde quieres empezar a copiar. 4. Escoge Edición>Pegar.

Los datos de las celdas seleccionadas se copiarán a partir de la celda activa.

Mover rangos de datos.

El proceso de mover un rango es similar al de copiar. Para hacerlo con el ratón: 1. Selecciona el rango de celdas.

2. Coloca el puntero del ratón sobre uno de los bordes del rango seleccionado y, cuando éste tome la forma de flecha, presiona el botón izquierdo del ratón.

3. Sin soltar el botón izquierdo desplaza el rango de datos hasta el lugar donde lo moverás. 4. Suelta el botón izquierdo del ratón y el rango de datos quedará en la nueva posición.

Eliminar e insertar filas y columnas.

Para agregar una columna entre dos que ya existen: 1. Hacer clic en el encabezado de la columna última. 2. Seleccionar la opción Insertar>Columnas. Para eliminar una columna:

1. Hacer clic en el encabezado de la columna a borrar. 2. Seleccionar la opción Edición>Eliminar

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Para manipular las filas se hace de la misma forma.

Borrar celdas

Se puede borrar el contenido de las celdas utilizando el teclado o con las opciones del menú. Con el teclado:

1. Seleccionar el rango de celdas que se va a eliminar. 2. Pulsar la tecla Supr.

Con el ratón

1. Seleccionar el rango de celdas que se va a eliminar.

2. En la opción del menú Edición>Eliminar, responder al cuadro de diálogo que se presenta según lo que se quiera hacer.

Rellenar celdas

Se pueden rellenar las celdas con diferentes tipos de datos a partir de un valor inicial, arrastrando el Controlador de relleno o con la opción Rellenar del menú Edición.

Con el controlador de relleno:

• Colocar el puntero del ratón en el recuadro Controlador de relleno (extremo inferior derecho) de la celda y cuando se convierta en cruz mantener presionado el botón izquierdo del ratón y desplazarle.

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Cómo calcular y organizar

Lo más importante para crear una fórmula es tener presente que siempre comienza con el signo igual (=).

Referencia a las celdas

Existen dos tipos de referencia: relativa y absoluta.

Una referencia relativa de una celda indica su fila y su columna en la forma habitual; por ejemplo, B3 es una referencia relativa.

Una referencia absoluta determina la posición de forma única; por ejemplo $B$3 es la referencia absoluta de la celda anterior.

Las referencias relativa y absoluta se utilizan en la Barra de fórmulas, cuando se quiere introducir una fórmula para que Excel realice algún cálculo.

Una referencia absoluta se puede conseguir pulsando la tecla F4. Con las referencias absolutas se evita que la referencia a la celda cambie cuando se copia la fórmula a una nueva posición.

Copiar valores de una fórmula

A veces es necesario copiar en otra parte de la hoja, no la fórmula en sí, sino los valores generados por ella; para eso se emplea la opción Pegado especial... del menú Edición. En esta opción aparecen diversas opciones para el pegado de datos.

Autosuma

Como la operación más frecuente es sumar datos de celda contiguas, la función autosuma realiza este cálculo de manera automática. Para ello:

• Activar la celda donde se almacenará la función Autosuma. • Hacer clic en el botón autosuma (∑).

• Presionar la tecla Intro.

Ver fórmulas y funciones

De manera predeterminada, sólo aparecen los valores numéricos o el texto en la hoja; es decir, si existen fórmulas o funciones que determinan dichos números, éstas no se visualizan, pero activando el menú Herramientas>Opciones>Ver>Fórmulas se pueden ver.

Filtrar datos

Los filtros sirven para seleccionar información en una lista, de manera que sólo se observen los datos que cumplan una determinada condición.

Para crear un filtro:

• Activa una celda cualquiera de la lista a filtrar. • En el menú Datos>Filtro, haz clic en Autofiltro.

Los encabezados de cada columna aparecerán acompañados por un botón de lista desplegable denominado Flecha Autofiltro.

Ahora, ya se puede elegir el encabezado sobre el que se quiera filtrar, presionando el botón de la Flecha Autofiltro.

Ordenar datos

Cuando necesites ordenar los datos de una lista, utiliza el menú Datos>Ordenar y completa el cuadro de diálogo según tus necesidades.

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Cómo aplicar formatos

Se puede mostrar la información de la hoja de cálculo en forma organizada, funcional y agradable; para ello se pueden crear diseños con diversos formatos que faciliten la comprensión de la información.

Ajustar el ancho de las columnas o el alto de las filas

Existen varias formas de ajustar las columnas y las filas: con el ratón, a través del menú Formato o mediante el encabezado de la columna o de la fila.

Alinear texto

De manera predeterminada, los textos se alinean a la izquierda de la celda y las cifras a la derecha.

En la Barra de herramientas Formato se encuentran los botones para conseguir el tipo de alineación que se desee. También se puede utilizar la opción del menú Formato>Celdas.

Centrar texto en varias filas

Esta situación normalmente se presenta cuando se necesita que el título de una tabla o lista aparezca centrado respecto a varias celdas.

Existen dos formas de obtener este centrado:

• Con el botón Combinar y centrar de la barra de herramientas Formato. • Con la opción del menú Formato>Celdas.

Cuando se combinan celdas hay que tener en cuenta que:

• La referencia de celda corresponde a la celda superior izquierda de la selección original. • Al combinar varias celdas, sólo se conserva el contenido de la celda superior izquierda. • Para dividir una celda combinada en las celdas originales, hay que hacer clic en el botón

Separar celdas en la Barra de herramientas Formato.

Atributos de los textos

Se pueden cambiar los atributos de los textos para darles el aspecto deseado.

Formatos para los números

Existen múltiples formatos en lo referente a fechas, horas, valores monetarios, porcentajes, indicadores de miles, posiciones decimales, etc. Todos ellos se asignan desde el cuadro de diálogo Formato de celdas en el menú Formato>Celdas.

Autoformatos

Los autoformatos son un conjunto de diseños predefinidos que facilitan la presentación de las tablas de la hoja. Cada uno de los diseños incluye características propias como sombras, color y líneas de división.

Copiar formatos

Para copiar el formato de una celda a otra, basta con copiar sus características y aplicarlas a otra celda, con el botón Copiar formato de la Barra de herramientas Estándar.

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Cómo elaborar gráficos

Los gráficos son una de las formas más funcionales para representar valores numéricos, ya que a través de ellos se logra una interpretación rápida y fácil de la información.

Asistente para gráficos

Excel ofrece un asistente con el que puedes elaborar gráficos a partir de los datos de la hoja de trabajo con la que estés.

Para insertar un gráfico que represente la información contenida en la hoja, elige la opción Insertar>Gráfico.... Se abre el Asistente para gráficos, que va guiando en el proceso de creación del gráfico.

El tamaño y la posición del gráfico se pueden ajustar mediante los puntos de control.

Cambiar el tipo de gráfico

Una vez creado un gráfico, se puede cambiar su tipo. Para cambiar el tipo de un gráfico:

• Hacer clic en el gráfico.

• Pulsar el botón derecho del ratón.

• En el menú desplegable que se abre elegir Tipo de gráfico... • Elegir el nuevo tipo de gráfico que se desee.

• Pulsar el botón Aceptar.

Insertar texto en un gráfico

Por lo general, un gráfico está acompañado de un título y de un identificador para cada uno de sus ejes. Para agregar el título al gráfico y a los ejes:

• Hacer clic en el gráfico.

• Pulsar el botón derecho del ratón.

• En el menú desplegable que se abre elegir Opciones de gráfico... • Introducir o modificar los datos que se desee.

• Pulsar el botón Aceptar.

Cambiar el formato de la leyenda

La Leyenda es el recuadro que aparece por defecto en el lado derecho del gráfico, identificando cada una de las series. A la Leyenda, al igual que a otras partes del gráfico, se le pueden cambiar sus características, como fuente, ubicación, color, etc...

Haciendo doble clic sobre la Leyenda en un gráfico, aparece el cuadro de diálogo Formato de leyenda y ahí se pueden modificar las características que se deseen.

Cambiar los colores del gráfico

Para cambiar los colores de fondo de una serie determinada, hay que hacer clic en el gráfico a modificar y después:

Hacer doble clic sobre la barra que representa la serie cuyo color se quiere modificar. Se despliega el cuadro de diálogo Formato de serie de datos y ahí se pueden modificar las características que se deseen.

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Cómo imprimir una hoja de trabajo

Antes de imprimir los datos de una hoja, es aconsejable que definas ciertas características de impresión, como el tamaño del papel, la cantidad de páginas, el área de impresión, etc.

Definir un área de impresión

Excel ofrece un asistente con el que puedes elaborar gráficos a partir de los datos de la hoja de Un área de impresión hace referencia a un rango específico de celdas dentro de una hoja de trabajo, mediante el cual se determina el conjunto de datos que van a imprimirse. Para definir un área de impresión basta seleccionar las celdas deseadas de la forma habitual y luego enviarla a la impresora:

• Seleccionar el rango de celdas que se quiere imprimir. • Desplegar el menú Archivo.

• Escoger la opción Imprimir...; aparecerá un cuadro de diálogo con el mismo nombre. • Activa el botón de opción Selección en el área Imprimir.

• Presionar el botón Aceptar.

Configurar página

La configuración de página es el procedimiento mediante el cual se definen los márgenes de la hoja, la orientación del texto en el papel, el tamaño del papel, la calidad de la impresión, los encabezados y pies de página, etc.

Para configurar una página para impresión: • Desplegar el menú Archivo.

• Escoger la opción Configurar página...; se despliega un cuadro de diálogo con el mismo nombre.

• En la ficha Página se pueden escoger características sobre la orientación de la impresión, la escala (número de páginas a utilizar en la impresión), el tamaño del papel y la calidad de la impresión.

• En la ficha Márgenes, se asigna el tamaño de los márgenes de la página.

• En la ficha Encabezado y pie de página, se pueden colocar los textos que se desean que aparezcan en la cabecera y en el pie de la página.

• En la ficha Hoja, se puede elegir el rango de celdas a imprimir, si se imprimen o no los títulos de las columnas y las líneas de división.

Activar la vista preliminar

Por medio de esta opción se puede visualizar el aspecto de la hoja antes de imprimirla. También se pueden modificar los márgenes y otras características.

Para activas la vista preliminar: • Desplegar el menú Archivo. • Escoger la opción Vista preliminar. • Para terminar pulsar el botón Cerrar.

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