MICROSOFT EXCEL 97

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Tecnología de la Información 1

MICROSOFT EXCEL 97

Tecnología de la Información

1º Bachillerato

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1.INTRODUCCIÓN

1.1. Para qué sirve una hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo es una herramienta que permite analizar información numérica de forma rápida y eficaz. Los principales campos a los que se aplican son: planificación de inversiones, programación de ventas, control de inventarios, coordinar horarios y actividades, realización de previsiones, etc.

Toda hoja de cálculo es una amplia cuadrícula de entradas, llamadas celdas, que pueden contener números, palabras o fórmulas. Según sus necesidades, se puede mover, insertar o borrar la información que exista en cada una de las celdas.

1.2. Descripción general de Excel 97

Como característica más destacable en el diseño de Excel 97 hay que resaltar el hecho de que los creadores del programa se impusieron como meta facilitarle al usuario el trabajo con la hoja de cálculo, haciendo más intuitivo y asequible su manejo. Excel 97 es, además, fruto de la evolución de diversas versiones, repercutiendo positivamente en la sofisticación de todas sus funciones.

Conviene precisar que Excel 97 se puede integrar dentro de la familia de aplicaciones Microsoft Office, lo que facilita la vinculación de datos y el intercambio. La utilización en el diseño de Office de la tecnología IntelliSense permite anticipar lo que el usuario pretende hacer, automatizando las tareas más tediosas.

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La barra de menús presenta los distintos menús, activando con el ratón se despliegan mostrando las distintas opciones. Como puede comprobar los menús son muy parecidos a los que aparecen en otros programas de Microsoft.

La barra de botones, consta de iconos que permiten ejecutar tareas sin necesidad de desplegar los menús.

En la barra de Fórmulas, de izquierda a derecha se muestra la celda activa o el rango seleccionado, tres iconos para seleccionar la cancelación del dato a introducir en la celda, la confirmación y el asistente de funciones. Seguidamente muestra el contenido de la celda activa.

El área de hoja de cálculo consta de 256 columnas y 65.536 filas, numeradas. La intersección de una fila y una columna determina una celda. En consecuencia cada celda queda referenciada por la letra de la columna y el número de la fila.

1.3. Cómo conseguir ayuda de Excel

Excel 97 dispone de una ayuda simple y eficaz que nos guiará en la resolución de cualquier tipo de problema que nos surja. Para acceder a ella, y en caso de que el clip animado no esté presente en la pantalla de Excel, basta con hacer clic sobre el icono del

interrogante. Rápidamente aparecerá una ventana en la que se nos invita a teclear una pregunta. Nuestro amigo el clip interpretará la pregunta y nos mostrará un

conjunto de soluciones que él considera aproximadas. Para ello intentemos preguntar “Cómo se abre un archivo”. De las respuestas que Excel nos ofrece observamos que es: “Abrir un libro” la

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que nosotros andábamos buscando. Pulsaremos sobre la bola azul para acceder a las respuestas.

Si las respuestas no nos satisfacen podemos rebuscar un poco más. Para ello pulsaremos sobre el botón Temas de ayuda para que se nos muestren los tres métodos de

búsqueda avanzada de que dispone Excel 97 (Este tipo de búsqueda es común para todas las aplicaciones de la familia Office 97).

Se propone “aprender usando” los tres tipos de búsqueda:

• por contenido (estructura arbórea de los temas).

• por índice (búsqueda de palabras clave de entre las que posee el índice) y

• buscar (búsqueda de palabras clave de entre las palabras más importantes contenidas en todas las hojas de la ayuda).

1.4. Conceptos básicos

Fila: línea horizontal (se notan con números) Columna: línea vertical (se notan con letras)

Celda: intersección de fila con columna. Unidad mínima en una hoja de cálculo (se notan con letra + número)

Celda activa: es la celda en la que estamos operando (borde más grueso). En la barra de fórmulas aparece el nombre de la celda activa (zona izquierda).

2. MOVIMIENTO

2.1. Movimiento con el ratón

Para cambiar de celda nos posicionamos con el puntero sobre la celda, hacemos clic con el botón izquierdo.

La hoja de cálculo posee más celdas de las que muestra la pantalla. Para movernos por toda la superficie de la hoja utilizamos las barras de desplazamiento (sólo accesibles desde el ratón).

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2.2. Movimiento con el teclado:

Tecla Acción

Flecha arriba Celda superior

Flecha abajo Celda inferior

Flecha izquierda Celda izquierda

Flecha derecha Celda derecha

Tabulador CELDA DERECHA

Mayúscula + Tabulador Celda izquierda

Inicio Primera celda de la ventana

Fin Última celda de la ventana

Control + Inicio Primera celda de la hoja (A1)

Control + Fin Última celda ocupada

Avance de Página Siguiente pantalla

Retroceso de Página Anterior pantalla

Control + Avance de Página Página de la derecha Control + Retroceso de Página Página de la izquierda

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3. INTRODUCCIÓN DE DATOS

Las celdas de Excel pueden contener diferentes tipos de datos que explicaremos más adelante. Estos tipos de datos son: textos, números, fórmulas, fechas y horas.

Para introducirlos podemos hacerlo utilizando la barra de fórmulas o bien escribiéndolo directamente sobre la celda. Si utilizamos la barra de fórmulas aparecerán dos botones:

Botón : cancelar Botón : aceptar

Si queremos aceptar el dato podemos:

• Usar el botón aceptación en la barra de fórmulas.

• Pulsar <intro>

• Activar otra celda.

Si queremos anular lo introducido:

• Usar el botón de cancelación en la barra de fórmulas

• Pulsar la tecla <Escape>

3.1. Textos

Para introducir textos activaremos la celda y escribiremos el texto directamente. Aunque aparentemente un texto parece ocupar más de una celda, el texto entero está contenido en la celda que teníamos activada. La alineación del texto por defecto es la alineación a la izquierda.

Más adelante veremos otros tipos de alineaciones.

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3.2. Números

Para la introducción de números activaremos la celda, y escribiremos el número. Si el ancho de columna no permite ver el número aparecerán símbolos “#”. Sólo significa que no se pueden ver, pero el número actúa igual que si se viera completo. La alineación por defecto de los números es la alineación a la derecha.

3.3. Fórmulas

El método de introducción es idéntico a la introducción de números y textos. Una fórmula se distingue del resto porque siempre comienza con el carácter “=”. Para introducir una fórmula por tanto escribiremos =<formula>. Más adelante veremos cómo utilizar las fórmulas.

3.4. Fechas y horas

El método de introducción es el mismo. Los formatos más utilizados son: dd/mm/aa y hh:mm[:ss], si bien más adelante veremos cómo utilizar otros formatos.

4. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

4.1. Introducción

Siempre que elegimos la opción del menú desplegable Archivo-Nuevo estamos creando un nuevo libro de Excel. En Excel 97, a diferencia de otras versiones anteriores, en cada archivo se guarda un libro, y un libro está compuesto por diferentes hojas. De este modo podremos asignar, por ejemplo, una hoja para cada día de la semana. Con este método, podremos generar un libro que contiene 7 hojas y que al guardarlo se guardará con un solo nombre (p.ej.

semana.xls). Excel permite tener abiertos más de un libro, por lo que si elegimos Archivo- Nuevo antes de cerrar el archivo actual tendremos abiertos dos libros. Todos los libros abiertos generan una nueva opción en el menú desplegable Ventana, que podremos

utilizar para verlos o para cambiar la vista entre los diferentes libros.

Siempre que elegimos Archivo-Cerrar o cerramos directamente desde “X”

(ver figura), cerramos únicamente el libro actual (el que estamos viendo).

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4.2. Libro nuevo

Podremos crear un libro nuevo tanto desde el menú desplegable Archivo-Nuevo como desde el botón Nuevo La diferencia es que desde el menú desplegable podremos acceder a diferentes opciones de nuevo archivo.

4.3. Abrir libro

Con esto lo que hacemos es recuperar un libro previamente guardado en el disco duro o en disquete. Podremos acceder a este comando tanto con el menú desplegable Archivo-Abrir, como directamente desde el botón Ambos procedimientos son idénticos.

4.4. Guardar libro

El menú despegable Archivo-guardar como… nos permite asignar un nombre al fichero donde se almacenará el libro. A la hora de guardar hay que prestar atención a la carpeta donde se está guardando el fichero, de modo que posteriormente nos resulte sencillo recuperar el trabajo guardado. El nombre del archivo puede contener espacios, letras y números hasta un total de 256 caracteres. No se permiten símbolos especiales que Windows 95/98 utiliza para las rutas y otras definiciones como “/” “\” “:” etc.

Si después de haber guardado por primera vez un archivo con Guardar como… queremos guardar los cambios, pero no deseamos cambiar de nombre, utilizaremos Archivo-guardar, que almacenará los cambios en el mismo archivo que teníamos abierto y al que previamente habíamos dado nombre y una carpeta donde ubicarlo. Siempre que hacemos esto sobreescribimos la información del archivo original de tal modo que si abrimos un libro lleno de información, borramos datos y luego damos a guardar todos esos datos se habrán perdido. Para evitar esto es un buen truco utilizar el Guardar como… e ir dando nombres sucesivos al archivo.

P.ej. nomina1.xls, nomina2.xls, nomina3.xls… etc. Aunque los archivos sean semejantes

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siempre podremos recurrir a un número anterior en caso de que un archivo se corrompa o en caso de haber realizado cambios erróneos.

Otra opción para guardar consiste en utilizar el botón (disquete). Con este botón, si todavía no hemos dado nombre al archivo, será equivalente a usar el menú desplegable Archivo-Guardar como. Si ya hemos dado nombre, será equivalente a usar el menú desplegable Archivo-Guardar.

4.5. Cerrar libro

Este punto ya se encuentra comentado al final del apartado 4.1.

Ejercicio: Generar 3 libros diferentes de Excel. El primero contendrá la palabra LIBRO 1, en la celda A1, el segundo contendrá la palabra LIBRO 2 en la celda A1 y el tercero LIBRO 3 también en la celda A1. Los libros deberán ser guardados con tres nombres diferentes en la misma carpeta. Una vez cerrados, se abrirán simultáneamente y se utilizará el menú desplegable “Ventana” para cambiar entre libros.

5. SELECCIONAR

5.1. Selección de celdas y rangos de celdas

Para seleccionar una única celda basta con pinchar sobre la celda.

Llamamos rango de celdas a un conjunto de celdas, adyacentes o no, que podemos seleccionar conjuntamente para aplicar comandos sobre ellas. Un rango se denota como (A2:A5) y abarca todas las celdas comprendidas entre las dos indicadas, en este caso 4. Un rango puede estar compuesto de varias filas y varias columnas, de modo que (A2:B4) se compone de 6 celdas.

Para seleccionar un rango pincharemos sobre una celda y sin soltar el botón

“arrastraremos” hasta la celda destino.

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Es posible también seleccionar diversos rangos en Excel, manteniendo pulsada la tecla

<Control> a la vez que se realizan las selecciones. Las operaciones que se hagan después afectarán a todos los rangos seleccionados. Para deseleccionar un rango basta con seleccionar una única celda.

5.2. Selección de filas y columnas

Para seleccionar toda una fila basta con pulsar sobre su número (a la izquierda). Hay que tener en cuenta que las operaciones que hagamos después (p.ej. cambiar el color de las celdas) afectarán en este caso a las 256 celdas de las que se compone la fila.

Para seleccionar una columna basta con pulsar sobre su letra correspondiente. Tener en cuenta también que determinadas operaciones de formato, etc. afectan a todas las celdas de la columna (en este caso 65536 celdas).

Para seleccionar toda la tabla se pulsará el botón de selección de hoja, que se ilustra en la

figura.

6. EDICIÓN

El portapapeles es un lugar en la memoria del ordenador reservado para las funciones de copiado y pegado de información en y entre las aplicaciones de windows. En el portapapeles cabe sólo una cosa. (Lo último que hayamos pegado o cortado). Existe un método de ver el

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contenido del portapapeles, ejecutando un programa que se llama “Visor del portapapeles”, que no se instala por defecto en windows98 pero que puede ser conveniente añadirlo a la instalación.

El acceso directo al visor del portapapeles podemos encontrarlo en Inicio-Programas- Accesorios.

6.2. Cortar

Primero seleccionamos un rango de celdas, luego vamos al menú desplegable Edición- Cortar o bien al botón : Ambos comandos son equivalentes. Cuando hacemos esto, toda la información contenida en las celdas pasa al portapapeles, desapareciendo de la hoja.

6.3. Copiar

Primero seleccionamos un rango de celdas, después utilizamos el comando del menú desplegable Edición-Copiar, o bien el botón : Ambos comandos son también equivalentes. Cuando hacemos esto, toda la información contenida en las celdas seleccionadas pasa al portapapeles y permanecen en la hoja.

6.4. Pegar

Podemos pegar utilizando el comando del menú desplegable Edición-Pegar, o bien el botón Ambos comandos son equivalentes. Cuando pegamos volcamos todo el contenido del portapapeles en la celda activa. Si el portapapeles contiene más de una celda (un rango), el rango se pegará a partir de la celda activa hacia la derecha y hacia abajo.

6.5. Cuadro de arrastre

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Si queremos copiar el contenido de una celda en las adyacentes bastará con seleccionar esa celda y arrastrar el cuadro de arrastre hacia la derecha o hacia abajo. El contenido de la celda se copiará tantas celdas como queramos.

El cuadro de arrastre es también útil para generar series de números, que sigan un patrón.

Para ello es necesario seleccionar al menos dos celdas utilizar el cuadro de arrastre para generar la serie.

6.6. Movimiento de rangos

Cualquier rango seleccionado puede ser movido de su posición original con dos métodos:

o bien utilizando Edición-Cortar, y después Edición-Pegar en la ubicación destino, o bien, una vez seleccionado: Ir con el cursor a alguno de los bordes del rango, pinchar y arrastrar hasta la nueva posición.

6.7. Borrado de rangos

Una vez seleccionado podemos borrarlo utilizando el menú desplegable Edición-Borrar o bien pulsando la tecla <supr>. Los rangos eliminados mediante borrar no pasan al portapapeles.

En caso de que hayamos borrado algo sin querer, debemos utilizan el menú desplegable Edición- Deshacer para volver a la posición anterior al último comando realizado. Podemos deshacer varias veces, dependiendo del programa será una cantidad u otra (¡cuidado, algunos programas sólo permiten deshacer una vez!). En el caso de Excel podremos deshacer como máximo16 veces consecutivas.

6.8. Modificar el contenido de una celda.

Seleccionamos la celda a cambiar, escribimos el dato y <Intro> (con esto sobreescribimos todo lo que contenía la celda). También podemos cambiar el contenido pulsando

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la tecla <F2>, en cuyo caso tenemos la posibilidad de editar el texto o los números que ya teníamos.

7. FÓRMULAS SENCILLAS

Todas las fórmulas comienzan por el signo “=”. En la figura vemos cómo la casilla C2 va a ser igual a la casilla A2 multiplicada por la casilla B2. Podemos introducir la fórmula

“=A2*B2”

directamente en la casilla, en la barra de fórmulas (si previamente hemos seleccionado la casilla) o bien tecleando

“=” y señalando las celdas con el ratón. Los símbolos de multiplicación, suma, etc deben introducirse también con el teclado entre clic y clic del ratón.

El sumatorio, fórmula por excelencia de cualquier cálculo sencillo o complejo, puede ser accedido mediante el botón de la figura. Haciéndolo de esta manera nos sumará todos los números que haya por encima de él hasta encontrar un texto o un espacio. También funciona con los números a su izquierda. En caso de duda elegirá los números que hay por encima de la casilla donde pulsamos sumatorio. El botón sumatorio genera una fórmula llamada SUMA(rango), con lo que en la figura propuesta será equivalente utilizar el botón a escribir en la celda C6 la fórmula: =SUMA (C2:C4). Esta fórmula es equivalente a la fórmula =C2+C3+C4.

8. FORMATO

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Todas las celdas de Excel tienen un formato. Por defecto (si no definimos nada) las celdas tienen un formato General (capaz de distinguir entre números y texto), no tienen bordes ni sombreado, son de color blanco y lo que contienen está alineado a la izquierda y abajo en el caso de los textos, y a la derecha y abajo en el caso de los números.

Este formato estándar puerde ser modificado si, p.ej. queremos que los números nos los muestre con dos decimales, o las fechas nos las muestre en formato extendido. También nos gustará que determinados textos estén en el centro de una celda para ganar en vistosidad.

Siempre que queramos modificar el formato de más de una celda tendremos que seleccionar previamente el rango.

Para acceder a la ventana de formato de celdas podemos utilizar tres caminos:

• Mediante el menú desplegable Formato-Celdas.

• Mediante el botón derecho del ratón sobre alguna de las celdas seleccionadas. Menú Formato de celdas.

• Pulsando <Control>+1 simultáneamente.

8.2. Formato de celdas – número

En la pestaña número elegiremos el formato en el que queremos que se nos muestren los números para esas celdas. Las opciones son:

• General: Es el formato por defecto. Ya conocemos cómo se comporta.

• Número: Para la representación de números en general. Podremos definir aquí si queremos que los números se nos muestren con un determinado número de decimales y si queremos que los números negativos nos los muestre en rojo en lugar de –9876.

• Moneda: Utilizaremos este formato siempre que vayamos a trabajar con pesetas, euros, etc.

Podemos también añadir símbolos como Pts. PTA. $, etc. (de momento no está el euro). Los datos con este formato son tratados como números a pesar de que pueden contener el texto de las unidades monetarias. También se puede definir el número de decimales.

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• Contabilidad: Semejante a moneda pero con una alineación de comas y unidades propia de la contabilidad.

• Fecha: Interesante definir previamente cómo queremos que nos muestre las fechas.

Dependiendo del documento nos gustará que figuren así: 4-3-97 o así: 4 de Marzo de 1997.

La introducción de las fechas se puede realizar con barras o guiones (19/03/97 19-03-97) y excel nos la trasladará al formato previamente definido. Nota: el formato 4 de Marzo de 1997 es posible que no funcione bien en algunas versiones de Excel, cuando no lo hace nos muestra la fecha en formato extendido inglés: “Marzo 4, 1997”.

Efecto año 2000: Excel no se verá afectado por el efecto año 2000 ya que a pesar de que introducimos las fechas con dos dígitos para el año (03-01-97), Excel en realidad guarda 03/01/1997, con cuatro dígitos. Sólo tener en cuenta que: 03-01-29 => 03-01-2029 y que 05-06-30 =>05-06-1930. Si queremos introducir la fecha de nacimiento de un señor que nació en 1928, tendremos obligatoriamente que introducir el año con cuatro dígitos.

• Hora: diferentes formatos de mostrar la hora. Los símbolos AM y PM son notaciones horarias inglesas. En España se utiliza 23:15 o 23:15:30 en el caso de que la hora esté también en segundos. Si introducimos la hora 24:02 (un error muy común y repetido), Excel automáticamente la trasladará a la hora 0:02.

• Porcentaje: A menudo nos interesa introducir porcentajes con el símbolo % y que Excel no lo considere como texto sino como número.

• Fracciones: Todos dimos fracciones en la EGB.

• Científica: 3E+5 Necesaria para expresar números muy grandes o muy pequeños.

• Texto: Las celdas definidas como texto son tratadas como tal a pesar de que contengan números. No podremos, por tanto, realizar operaciones posteriores con estas celdas.

• Especial: Códigos postales, números de teléfono con prefijos... Estos formatos son de escasa utilización, y habitualmente para escribir números de teléfono o códigos postales utilizamos el formato texto, ya que es bien difícil que necesitemos multiplicar un código postal por 5, o restarle a un número de teléfono el 16%.

• Personalizada: Aquí podremos definir nuestros propios formatos, si bien la sintaxis es complicada y no es objeto de este curso.

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8.3. Formato de celdas – alineación

Podremos alinear o colocar tanto el texto como los números en cualquier posición de la celda.

Horizontalmente (alineación con respecto a la anchura de la celda)

- General (defecto): alineación a la izquierda (textos), y a la derecha (números).

- Izquierdo: alineación a la izquierda.

- Centrada: alineación al centro.

- Derecha: alineación a la derecha.

- Rellenar: repite el contenido de la celda hasta llenarla por completo. (p.ej. asterisco) - Justificar: alinea tanto a la derecha como a la izquierda.

- Centrar en la selección: Centra el contenido de una celda entre todas las seleccionadas.

Todas las celdas excepto la que queremos centrar han de estar vacías.

Verticalmente (alineación con respecto a la altura de la celda) - Superior: alinea en la parte alta de la celda

- Centrada: alinea en la parte central de la celda - Inferior: alinea en la parte inferior de la celda.

Orientación: Podremos orientar el texto en horizontal (por defecto), en vertical y en oblicuo con la inclinación que queramos.

Ajustar texto: Ajusta el texto de la celda en varias líneas. El número de líneas depende de la longitud del texto y de la anchura de la columna.

Reducir hasta ajustar: Cuando da la mala pata que no nos cabe una A por poco, no es necesario ampliar el tamaño de la columna. Podremos hacer que los caracteres se compriman para que quepa todo en la celda.

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Combinar celdas: Convierte todas las celdas seleccionadas en una sola. Esa celda es única, aunque compuesta, y se referencia por la celda superior izquierda de todas las que contiene (A1).

8.3. Formato de filas y columnas

Podremos ajustar la altura de las filas y la anchura de las columnas directamente arrastrando con el ratón. Si queremos un ajuste preciso (p.ej. altura 12 puntos) utilizaremos el comando del menú desplegable Formato-Fila-Alto o Formato-Columna-Ancho en el caso de las columnas.

También es posible ocultar una fila o una columna utilizando el comando del menú desplegable Formato-Fila-Ocultar o Formato-Columna-Ocultar. En realidad, ocultar una fila es más que definirle una altura 0. Para deshacer los cambios, bien con el ratón o bien seleccionando las filas superior o inferior y eligiendo el menú Formato-Fila-Mostrar o Formato- Columna-Mostrar, según sea el caso.

Para eliminar una fila debemos seleccionarla primero y utilizar el menú Edición- Eliminar. El mismo procedimiento para las columnas. Al eliminar una fila o columna, el contenido del resto se desplaza hacia arriba o hacia la izquierda una posición, por lo que siempre que veamos que falta una fila (p.ej. la fila 9) debemos pensar que está oculta en lugar de eliminada.

El comando Autoformato, tanto de filas como de columnas, aplica el formato estándar (por defecto) definidos en la Excel y que es el mismo que cuando partimos de una hoja en blanco.

8.4. Fuente

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La forma más intuitiva de cambiar el tipo de fuente de una o varias celdas es utilizando las barras de botones. A diferencia del Word, que nos mantiene el tipo de letra en lo sucesivo, Excel sólo cambia el tipo de letra para aquellas celdas que hayamos seleccionado. El resto de celdas permanecen con los tipos de letra por defecto, que son Arial, tamaño 10 ptos.

Utilizaremos el Botón ”N” para negrita, “K” para cursiva y “S” para subrayado. Es posible también cambiar el tipo de letra mediante el comando del menú desplegable Formato-Celdas- Fuente, en el que encontraremos, además, algunas otras opciones como tachado, superíndice, subíndice, subrayados dobles, etc.

Los tres siguientes botones de la figura corresponden a la alineación horizontal vista anteriormente (izquierda, centrado y derecha). Podemos acceder también a esta alineación mediante el menú desplegable Formato-Celdas-alineación visto anteriormente.

El siguiente botón corresponde al comando Combinar y centrar, con el que conseguiremos, de un solo golpe, fusionar varias celdas y hacer que el texto se centre tanto horizontalmente como verticalmente.

Los dos siguientes botones son formas rápidas de acceder a los formatos numéricos de Moneda (1er. Botón) y porcentaje (2º botón), que se consideran los formatos no estándar más utilizados. El formato moneda nos mostrará la cantidad centrada a la derecha, con la unidad añadida de Pts. y sin decimales.

8.5. Bordes

Hay que tener en cuenta que, a pesar de que Excel nos muestra la separación de las casillas mediante rayas grises, esas rayas no van a salir por la impresora, por lo que es posible que aquello que en principio nos parecía muy organizado, no lo esté tanto una vez impreso. Para ello debemos ayudarnos de los bordes de las celdas, definiendo aquellos que creamos oportuno para añadir claridad. Siempre que deseemos ver cómo se va a imprimir nuestra hoja, utilizaremos la presentación preliminar. Accederemos a diferentes tipos de bordes en el menú Formato-Celdas-Bordes. Estos bordes serán aplicados a

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todas las celdas seleccionadas. (Se puede pinchar encima de la vista previa para añadir bordes)

8.6. Tramas

De comportamiento semejante a los bordes, actuará sólo a las celdas que previamente hayamos seleccionado. Con el menú Formato-Celdas-Tramas podremos cambiar el color del fondo de determinadas celdas y añadir tramados para resaltarlas. Se aconseja ser prudente con los tramados, pues habitualmente se imprimen con más fuerza de lo que aparecen en la pantalla y pueden llegar a estropear una presentación. Los colores han de ser muy sutiles para que no ensucien una impresión en blanco y negro (los azules, granates, verdes botella, etc. Se imprimen casi en negro). Nos aproximaremos más a la realidad si elegimos escalas de grises como colores si la impresión va ir destinada a una impresora b/n.

8.7. Celdas protegidas

Mediante el comando Formato-Celdas-Proteger, podemos bloquear determinadas celdas de modo que posteriormente no sean modificadas por error o por terceros inexpertos. El bloqueo de celdas impide su posterior modificación, desplazamiento o eliminación. Esta protección no será efectiva a menos que protejamos la hoja previamente mediante el comando Herramientas- Proteger-Proteger Hoja. La protección de las hojas puede llevar una contraseña de modo que nadie que no la sepa sea capaz de modificar las celdas que nosotros hemos protegido. El uso de contraseñas requiere sean guardadas en lugar seguro, a no ser que siempre se utilice la misma contraseña y sea difícil de olvidar. La desprotección de contraseñas de documentos es a priori imposible.

9. FÓRMULAS

9.1. Fórmulas aritméticas.

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Son las más habituales, combinan direcciones de celdas, números y funciones con operadores matemáticos. Los operadores son: Suma “+”, resta “-“, número negativo “-“, multiplicación “*”, división “/”, porcentaje “%” y exponenciación “^”.

Su utilización no reviste complejidad alguna, excepto el último. Elevar un número a una potencia tiene el mismo efecto que multiplicar el número por sí mismo tantas veces como indica el exponente. Así si escribimos la fórmula =8^2, obtendremos el resultado 64, (8*8).

Saber que la raíz cuadrada se expresará en Excel como una radicación de números fraccionarios. Así, la raíz cuadrada de 64, lo expresaremos en Excel =64^(1/2). Raices cúbicas resultarán de elevar a un tercio ^(1/3), etc.

64^(1/2) = 8 9^(1/3) = 3

9.2. Fórmulas lógicas o de comparación

Estas fórmulas permiten comparar dos o más números contenidos en diferentes celdas, resultaros de funciones o cadenas de texto. Si el objetivo de la comparación es verdad, la celda muestra un valor 1; en caso contrario, devuelve el valor 0.

Las fórmulas lógicas se emplean para determinadas comparaciones, por ejemplo, ver si un empleado ha cumplido su horario comparando el horario realizado con el que tenía que cumplir. Otra aplicación permitiría comparar los morosos que exceden determinados saldos o días de pago, etc.

Los operadores lógicos son los siguientes: Igual a “=”, mayor que “>”, menor que “<”, mayor o igual “>=”, menor o igual “<=”, desigual “<>”.

Ejemplo: Si en la celda A1 se tienen las horas efectivamente realizadas por un empleado y su jornada semanal es de 40 horas, en B2 puede escribir la siguiente fórmula: =A1>=40; si ha realizado igual o más de 40 horas devolverá VERDADERO y en caso contrario aparecerá FALSO.

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9.3. Fórmulas de texto.

Estas fórmulas utilizan el signo & como operador, introduciendo el texto entre comillas.

Uno de los usos de estas fórmulas es unir cadenas de texto. De este modo si en A1 tenemos el texto “Deudas” y en A2 “Compras”, el resultado de la fórmula =A1&A2 será el texto DeudasCompras. Para dejarlo mejor, podemos añadir nuestro texto propio, dejando la fórmula en =A1&” y “&A2, lo que nos devolverá la cadena: “Deudas y Compras”.

9.4. Fórmulas de referencia.

Estas fórmulas utilizan dos celdas o rangos para crear una única referencia. Los operadores que se utilizan son los siguientes: Un espacio: Intersección. Produce otro rango que es la intersección de dos rangos. Dos puntos: define un rango a partir de dos celdas, por ejemplo C5:F7. Coma: Unión. Obtiene un rango que es la unión de dos rangos.

Como norma general para este curso utilizaremos rangos sencillos (C5:F7) para denotar rangos, ya que con éstos seremos capaces de superar cualquier inconveniente.

9.5. Orden de preferencia en la realización de los cálculos

Una misma fórmula puede arrojar resultados distintos, según el orden en que se ejecuten las operaciones; sus resultados son correctos desde un punto de vista aritmético, si bien en algún caso no será el resultado que esperábamos.

Excel establece un orden de preferencias según el operador utilizado, el orden es el siguiente:

1. Operador dos puntos “:”, que permite denominar la operación rango.

2. Operador espacio, que denomina la operación intersección.

3. Operador coma “,” que permite la unión de dos rangos.

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4. Operador indicativo de números negativos “-“

5. Operador de porcentaje “%”

6. Operador de exponenciación “^”

7. Operadores de multiplicación y división “*” y “/”

8. Operadores de suma y resta “+” y “-“

9. Operador de concatenación “&”

10. Operadores lógicos o de comparación “=”, “<”, “>”, etc.

Siempre que tengamos duda sobre qué operación se resolverá primero en una fórmula compleja, se recomienda el uso de paréntesis. Excel nunca protestará por el abuso de paréntesis.

Estas dos fórmulas son equivalentes =E8*E5+E4 =((E8*E5)+E4).

9.6. Referencias absolutas y relativas a las celdas.

Es la opción de Excel por defecto. Quiere decir que si estamos en la celda A3 y referenciamos en nuestra fórmula a la celda A1, lo que estamos haciendo es apuntar a una celda que está dos puestos más arriba que la nuestra. De este modo, si p.ej. insertamos una columna al principio, A3 pasará a ser B3 y A1 pasará a ser B1, y no por ello la fórmula dejará de funcionar (la fórmula se actualiza de As a Bs).

Una referencia cambia de ser absoluta a relativa cuando cambiamos la sintaxis de A1 a

$A$1. En este caso referenciamos a esa celda en concreto, y esa referencia es inamovible. Si posteriormente insertáramos una fila, Excel automáticamente cambiará también las referencias absolutas que referencien a la celda que ha cambiado de posición.

9.7. Copiar fórmulas a otras celdas.

No es necesario ir introduciendo todas las fórmulas para todas las casillas que vayan a contener fórmulas: las fórmulas pueden ser copiadas. Para copiar una fórmula basta con utilizar el cuadro de arrastre o bien utilizando el portapapeles (copiar y pegar). De este modo, viendo el

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ejemplo de la página 15, bastaría con introducir la fórmula =A2*B2 en la celda C2, señalar esta celda y utilizar el cuadro de arrastre para copiar la fórmula en las celdas C3 y C4. Como todas las series que Excel genera, es lógico incremente los números para referenciar a las casillas que corresponde. Si esta generación no es buena, utilizaremos las referencias absolutas para que no incremente al generar la serie.

11. PEGADO ESPECIAL

Es interesante señalar la importancia del comando pegado especial en Excel. Dado que cada celda contiene multitud de información, además de lo que nosotros vemos (formato, tipo de letra, si es moneda, número de decimales, fórmula, bordes, sombreado, etc…), podemos seleccionar qué es lo que queremos pegar.

De este modo, al utilizar el comando Edición-Copiar, se nos copiará TODA la información al portapapeles. Al usar Edición-Pegado Especial, elegiremos si en destino queremos que nos copie:

- Todo (equivalente a utilizar Edición-Pegar)

- Sólo las fórmulas: =A1*B1 (actualizada en caso de las referencias relativas) - Los valores (lo que vemos en la celda nosotros)

- Los formatos (tipo de letra, tamaño, orientación, alineación, bordes y sombreados) - Los comentarios o notas que veremos más adelante.

- Las reglas de validación, que no se estudian en este curso.

- Todo excepto los bordes.

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12. FUNCIONES

12.1. Introducción

Las funciones son fórmulas previamente configuradas. Evidentemente, siempre se puede introducir la fórmula y prescindir de las funciones, pero es posible que aprendiendo unas cuantas funciones sencillas se nos facilite mucho el trabajo de los cálculos. La función más elemental es la de SUMA, cuya sintaxis es SUMA (rango). Con esto, podemos ver que la fórmula =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8, la podemos simplificar mucho con la función

=SUMA(A1:A8).

La sintaxis de toda función consta de un Nombre y de una serie de Argumentos, separados entre sí por caracteres punto y coma. Por tanto, una vez introducidos en la función dichos argumentos, devuelven un resultado. Todos los argumentos deben ir encerrados entre paréntesis, que les separa del nombre de la función. Para entender esto expliquemos el

funcionamiento de la función REDONDEAR. La sintaxis es

=REDONDEAR(número;número_de decimales). Es por tanto preciso introducir el número de decimales además del número (que puede ser una celda). Para redondear el resultado de la casilla A1 que contiene un 14,567 escribiremos =REDONDEAR(A1;0), con lo que nos devolverá un número sin decimales, en este caso el 15.

12.2. Funciones más importantes.

Sobre caracteres

MAYUSC() Devuelve el texto en mayúsculas.

MINUSC() Devuelve el texto en minúsculas.

NOMPROPIO() Devuelve el texto con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula.

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Sobre fechas

HOY() DEVUELVE EL DÍA DEL SISTEMA

AÑO() Devuelve el mes de una fecha.

DIA() Devuelve el día de una fecha.

DIASEM() Devuelve el día de la semana de una fecha.

FECHA() Crea una fecha a partir de año, mes y día.

Matemáticas

SUMA() Explicada en la introducción, suma los argumentos.

PRODUCTO() Multiplicación de los argumentos, semejante a SUMA.

RAIZ () Raíz cuadrada

REDONDEAR() Redondea un número a los decimales deseados.

RESIDUO() Resto de una división

TRUNCAR() Toma sólo la parte entera de un número con decimales.

ENTERO () Número entero más cercano, idéntica a REDONDEAR (rango; 0)

Estadísticas

PROMEDIO() Media de una serie de valores

MIN () Valor mínimo de una serie de valores MAX () Valor máximo de una serie de valores

CONTAR () Número de celdas del rango que tienen como valor un número.

CONTARA() Número de celdas del rango que no están vacías.

Otras

Al final del temario se incluye un listado de funciones de entre las muchas que posee Excel. Dependiendo de nuestro trabajo (estadístico, matemático, gráfico, etc.) aprenderemos a utilizar las funciones que necesitemos, dejando el resto para otro tipo de usuarios o para futuros

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trabajos en otros campos. Podemos averiguar la sintaxis de la función utilizando la ayuda de Excel, o bien el asistente para funciones, que nos guiará paso a paso en la creación de la función.

El botón del asistente para funciones es:

13. OTRAS HERRAMIENTAS

13.1. Comentarios

Los comentarios son cadenas de texto que se agregan a las celdas para explicar el significado de ese dato o de esa fórmula. Para añadir una nota a una celda seleccionar la celda e ir al comando Insertar-Comentario. Cuando una celda tiene una nota aparece la marca de nota en la celda (cuadrado de color rojo en el vértice superior derecho de la celda).

El comentario asociado a una celda se puede ver llevando en puntero del ratón sobre la celda (sin pinchar) y se puede modificar seleccionando la celda con el comando del menú desplegable Insertar-Modificar comentario.

13.2. Nombre de celdas

A una celda se le puede asociar un nombre para sustituir su referencia por ese nombre.

Para ello hay que usar el comando Insertar-Nombre-Definir. Ejemplo: llamamos “totales” a la celda C7, a partir de entonces podremos utilizar en cualquier celda la fórmula =totales*8 en lugar de =C7*8. El nombre de la celda lo podemos ver a la izquierda de la barra de fórmulas.

13.3. Trabajar con varias hojas.

Podemos realizar operaciones con rangos iguales de distintas hojas (dentro del mismo libro). Imaginemos que tenemos un libro con 7 hojas de cálculo que corresponden con los 7 días

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de la semana. Podremos realizar operaciones con un rango en las 7 hojas de una vez sin necesidad de repetir la operación 7 veces. Para hacer esto debemos señalar el rango que deseemos y mientras mantenemos pulsada la tecla <Control> pinchamos sobre las pestañas de las hojas. Para seleccionar diferentes rangos de diferentes hojas seleccionamos un rango y cambiamos de hoja normalmente. El rango seleccionado de la hoja que abandonamos se quedará marcado.

Para referenciar a celdas de otras hojas en las fórmulas la sintaxis es:

<Nombre_hoja>!<referencia_celda>. Con esto, la celda C3 de la tercera hoja será (si no hemos cambiado de nombre a la hoja: Hoja3!C7

Los comandos de edición Cortar, copiar, pegar, eliminar, etc. se utilizarán normalmente entre las diferentes hojas.

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14. IMPRESIÓN

14.1. Área de impresión

Si deseamos imprimir sólo una parte de la hoja de calculo podremos definir un área de impresión con el comando Archivo-Área de impresión-Establecer área de impresión (posterior a haber seleccionado un rango). Si no definimos ningún área, Excel establecerá un área de impresión que se corresponde con el A4, señalándonos con una línea discontínua las celdas que entrarán en la hoja y las que lo harán en la página siguiente. Esta área de impresión que nosotros definimos diferente a la de por defecto puede ser eliminada con el comando Archivo- Área de impresión-Borrar área de impresión..

14.2. Vista preliminar

La vista preliminar nos mostrará una aproximación a lo que posteriormente se va a imprimir (veremos la hoja completa), con lo que nos ayudará a detectar fallos de colocación o simetría. Para usar la vista preliminar utilizaremos el comando Archivo-Vista preliminar, o bien el botón .

14.3. Preparar página

Cualquier aplicación ofimática no serviría para mucho si después no pudieramos imprimir los resultados. Sería por tanto una mala aplicación aquella que no nos permitiera diferentes opciones de impresión, como colocación de las tablas que hemos generado, etc.

Todos los cambios que deseemos hacer a la hora de imprimir han de ir definidos aquí. Las opciones son bastante intuitivas y apenas requieren explicación, tan sólo decir que aquí será donde digamos si queremos que nos imprima o no los comentarios, si vamos a utilizar un papel diferente al A4, si queremos imprimir en vertical o en apaisado, si queremos reducir o ampliar el tamaño de la impresión (escala), y también será donde definamos los márgenes que llevará la hoja y lo que queremos que muestre en el encabezado y en el pie de la página.

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Para aquellos que no estén habituados al Word, decir que en esta hoja “Curso de Excel”

correspondería al encabezado y “C.H.San Millán – San Pedro” y el número de página serían el pie de página. El encabezado y el pie van aparte del documento y se definen por separado (de ese modo no tenemos que estar escribiendo siempre eso en todas las hojas).

14.4. Establecer saltos de página

Otro método de organizar la impresión de nuestra hoja es estableciendo saltos de página.

Con esto obligamos a todas las celdas que están por detrás del salto que hemos colocado a imprimirse en una página diferente. Si seleccionamos una sola celda y usamos el comando Insertar-Salto de página, estamos definiendo un salto que afecta a la anterior fila y a la anterior columna. Si seleccionamos una fila/columna y utilizamos este mismo comando, estamos definiendo un salto que afecta a la fila/columna anterior. Para eliminar saltos de página, nos colocamos en una celda posterior al salto de página y utilizamos el comando Insertar-Quitar salto de página. Si “Quitar salto de página” no aparece en el menú Insertar es que no estamos bien colocados en una celda posterior.Insertar-Salto de página, estamos definiendo un salto que afecta a la anterior fila y a la anterior columna. Si seleccionamos una fila/columna y utilizamos este mismo comando, estamos definiendo un salto que afecta a la fila/columna anterior. Para eliminar saltos de página, nos colocamos en una celda posterior al salto de página y utilizamos el comando Insertar-Quitar salto de página. Si “Quitar salto de página” no aparece en el menú Insertar es que no estamos bien colocados en una celda posterior.

14.5. Imprimir

Con el comando imprimir, una vez preparada la página (si es necesario) y definida el área de impresión (si es diferente a la habitual), accederemos a una ventana que nos da unas cuantas opciones. Estas opciones suelen ser comunes a todas las aplicaciones de Windows 95/98, así que os resultarán familiares para todos. Tan sólo prestar atención sobre qué impresora estáis imprimiendo en caso de que exista más de una (en el hospital es lo habitual) y el intervalo de hojas que queréis imprimir.

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El botón que muestra una impresora al lado del de vista preliminar nos lanzará automáticamente una impresión por defecto, que es: imprimir todo el documento en la impresora predeterminada y una copia. Para acceder a las opciones es necesario utilizar el comando Archivo-Imprimir.

15. GRAFICOS

Excel permite crear gráficos a partir de los datos de una hoja de cálculo. Cuando los datos son numerosos, siempre resultará más fácil entenderlos apoyándonos en un gráfico. Los gráficos más populares son los de barras y los circulares (tipo tarta).

Hay dos definiciones que se tienen que entender para realizar un gráfico: Serie de datos es un conjunto de uno o más valores numéricos relacionados entre sí. A los datos que forman una serie de datos se les llama punto de datos.

15.2. Asistente para gráficos.

La forma más sencilla e intuitiva de crear un gráfico es utilizando el asistente de gráficos.

En este curso sólo aprenderemos a utilizar el asistente. Los gráficos para los que el asistente resultaría insuficiente no son objeto de este curso. Este asistente pregunta paso a paso toda la información necesaria para crear un gráfico a partir de los datos de una hoja de cálculo. Cuando se completa un paso hay que usar el botón Siguiente.

Pasos:

- Seleccionar rango de celdas que se quiere representar (series de datos, títulos, nombres de las series).

- Pulsar el botón del asistente de gráficos.

- Seleccionar el tipo de gráfico y el subtipo.

- Pulsar el botón siguiente. Seleccionar el rango (si ya se seleccionó previamente el rango saldrá ya en su casilla correspondiente). Se indicará también si la serie de datos proviene de una

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columna o una fila de la hoja de cálculo, aunque habitualmente Excel sabe seleccionarlo él mismo a partir del rango.

- Pulsamos el botón siguiente. Introducimos el título del gráfico. La pestaña leyenda está activada por defecto. Aquí podremos cambiar la posición de la leyenda o quitarla por completo. En la pestaña rótulos de datos podremos elegir el formato de cómo queremos que salgan los números explicativos del gráfico. (porcentajes, valor, no mostrar nada…)

- Pulsamos el botón siguiente. Elegimos entre que el gráfico sea un objeto de la hoja actual o que nos incruste el gráfico en una hoja nueva de Excel aparte.

- Pulsamos el botón terminar y nuestro gráfico ya estará terminado.

15.2. Mover y cambiar de tamaño un gráfico.

Si se quiere mover un gráfico dentro de la hoja sólo hay que pulsar encima del gráfico y arrastrar hasta la nueva posición.

Para cambiar el tamaño de un gráfico, colocamos el ratón encima de uno de los cuadrados que aparecen en el borde del gráfico previamente seleccionado. Pinchamos y arrastramos hasta conseguir el tamaño deseado. Es posible que el tamaño propuesto por Excel no sea el adecuado para nuestros datos (p.ej. los números aparecen montados).

Una vez insertado el gráfico en la hoja de Excel podremos hacer algunas modificaciones básicas sobre él. El mejor método es pinchar sobre el punto del gráfico que queremos modificar.

Un doble clic sobre cualquier punto del gráfico para acceder al formato de esa parte del gráfico.

Para cambiar el tipo de letra del título, los tramados que se utilizan, los colores, la orientación del texto, siempre accederemos al formato.

16. CONSIDERACIONES FINALES

Hasta aquí llega el temario de este curso de iniciación a Excel 97. Habrá muchos comandos que todavía no hayamos aprendido, si bien podemos estar seguros de que superaremos

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cualquier caso de la vida real con lo que ya sabemos. No debemos tener miedo de experimentar con los comandos que desconocemos, quizá tan sólo con ejecutarlos podremos intuir qué es lo que hacen. Sino, podemos aprenderlos apoyándonos en la ayuda de Excel.

Recordad que ante cualquier dato que no sepáis rellenar mientras utilizáis los asistentes, o ante una opción que no sabéis qué elegir, podéis utilizar la ayuda instantánea, pinchando sobre ella y después sobre lo que no entendéis.

Ante la duda, dejaremos siempre la opción por defecto. (En el caso de

“Series en:” la opción por defecto es “Filas”).

Ya habréis visto, después de 15 capítulos la gran potencia que posee Excel como herramienta. Sin intención de desanimar, conviene saber que nunca pararemos de aprender cosas nuevas sobre Excel, y que la mejor manera de no olvidar todo lo aprendido es siempre practicando. Acordaros de guardar los documentos a medida que vayáis avanzando para evitar “sorpresas”.

APÉNDICE A

ERRORES DE EXCEL

¿Qué significa el error #####?

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· El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la celda. Puede cambiarse el tamaño de la columna arrastrando el borde entre los encabezados de columna.

· La fórmula en la celda genera un resultado demasiado largo para que quepa en la celda. Puede aumentarse el ancho de la columna arrastrando el borde entre los encabezados o bien, cambiando el formato de número de la celda. Para cambiar el formato de número elija Celda en el menú Formato y, a continuación, haga clic en la ficha Número y seleccione otro formato.

· Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente. En Microsoft Excel, las fechas y las horas deben ser valores positivos. Si la fórmula de fecha o de hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentará #### a lo ancho de la celda. Para presentar el valor, elija Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Número y, a continuación, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni de hora.

¿Qué significa el error #¡VALOR!?

El valor de error #¡VALOR! da cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto o bien si la función Autocorrección de fórmulas no puede corregir la fórmula.

· Se ha introducido texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico, como VERDADERO O FALSO. Microsoft Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegúrese de que la fórmula o la función es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores válidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un número y la celda A6 contiene el texto "No disponible", la fórmula =A5+A6 devolverá el error #¡VALOR! Utilice la función de la hoja de cálculo SUMA en la fórmula, como se indica a continuación, para sumar los dos valores (la función SUMA ignora el texto):=SUMA(A5:A6)

· Se ha proporcionado un rango a un operador o a una función que requiere un único valor, no un rango de valores. Cambie el rango para que sólo tenga un valor.Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la fórmula.

¿Qué significa el error #¡DIV/0!?

El valor de error #¡DIV/0! se produce cuando se divide una fórmula por 0 (cero).

¿Qué significa el error #¿NOMBRE??

El valor de error #¿NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no reconoce texto en una fórmula.

· Se ha eliminado un nombre utilizado en la fórmula o bien, se ha utilizado un nombre que no existe. Asegúrese de que el nombre existe. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agréguelo mediante el comando Definir.

· Se ha cometido un error al escribir el nombre. Corrija el error ortográfico. Para insertar el nombre correcto en la fórmula, puede seleccionar el nombre en la barra de fórmulas, elija Nombre en el menú Insertar y a continuación, haga clic en Pegar. En el cuadro de diálogo Pegar nombre, haga clic en el nombre que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

· Se ha cometido un error al escribir el nombre de una función. Corrija el error ortográfico.

Inserte el nombre correcto de la función en la fórmula utilizando la paleta de fórmulas.

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· Se ha introducido texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas. Microsoft Excel tratará de interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido introducir como texto.

· Se han omitido los dos puntos (:) en un referencia de rango. Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la fórmula utilizan dos puntos (:), por ejemplo, SUMA(A1:C10).

¿Qué significa el error #N/A?

El valor de error #N/A se da cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula. Si algunas celdas en la hoja de cálculo van a contener datos que aún no están disponibles, escriba #N/A en dichas celdas. Las fórmulas que hacen referencia a esas celdas devolverán #N/A en lugar de intentar calcular un valor.

¿Qué significa el error #¡REF!?

El valor de error #¡REF! se da cuando una referencia de celda no es válida.

· Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas. Cambie las fórmulas o restablezca las celdas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer en el menú Edición inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas.

¿Qué significa el error #¡NUM!?

El valor de error #¡NUM! se da cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función.

· Se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento numérico.

Asegúrese de que los argumentos que se utilizan en la función son correctos y pertenecen al tipo de argumento correcto.

· Se ha utilizado una función de hoja de cálculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA y la función no encuentra un resultado. Utilice otro valor inicial para la función de la hoja de cálculo.

· Se ha introducido una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado pequeño para que Microsoft Excel lo represente. Cambie la fórmula para que su resultado esté comprendido entre -1E+307 y 1E+307.

¿Qué significa el error #¡NULO!?

El valor de error #¡NULO! se da cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.

· Se ha utilizado un operador de rango incorrecto o una referencia de celda incorrecta. Para hacer referencia a dos áreas que no se cruzan, utilice el operador de unión, el punto y coma (;). Por ejemplo, si la fórmula suma dos rangos, asegúrese de que una coma separa los dos rangos

(SUM(A1:A10,C1:C10)). Si se omite la coma, Microsoft Excel tratará de sumar las celdas comunes a los dos rangos, pero A1:A10 y C1:C10 no tienen celdas en común porque no se cruzan. Compruebe si hay errores de tecleo en la referencia a los rangos.

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APÉNDICE B

FUNCIONES MÁS IMPORTANTES DE EXCEL 97

Funciones de fecha y hora

FUNCIÓN SINTAXIS ACCIÓN

AHORA AHORA() Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

AÑO AÑO(núm_serie) Devuelve el año correspondiente a núm_de_serie. El año se expresa como un entero entre 1900 y 9999.

DIA DIA(núm_serie) Devuelve el día del mes correspondiente a núm_de_serie. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31.

DIAS360 DIAS360(fecha_inicial;fec ha_final;método)

Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días) que se utiliza en algunos cálculos contables. Use esta función para facilitar el cálculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 días.

DIASEM DIASEM(núm_de_serie;tip

o)

Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).

FECHA FECHA(año;mes;día) Devuelve el número de serie de una fecha especificada.

FECHANUMERO FECHANUMERO(texto_d

e_fecha)

Devuelve el número de serie de la fecha representada por texto_de_fecha. Use FECHANUMERO para convertir una fecha representada por texto en un número de serie.

FIN.MES FIN.MES(fecha_inicial;me ses)

Devuelve el número de serie del último día del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del número de mes indicado.

Use FIN.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el último día del mes.

HORA HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora correspondiente al argumento núm_de_serie. La hora se expresa como un número entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00 P.M.).

HORANUMERO HORANUMERO(texto_de

_hora)

Devuelve el número de serie de la hora representada por texto_de_hora. El número de serie es una fracción decimal entre 0 (cero) y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.). Use HORANUMERO para convertir una hora representada como texto en un número de serie.

HOY HOY( ) Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Para obtener más información acerca de los números de serie, vea la función AHORA.

MES MES(núm_de_serie) Devuelve el mes que corresponde a núm_de_serie. El mes se expresa como un número entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

MINUTO MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto que corresponde a núm_de_serie. El minuto se expresa como un número entero entre 0 y 59.

NSHORA NSHORA(hora;minuto;seg Devuelve el número de serie para una hora determinada. El

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undo) número de serie devuelto por NSHORA es una fracción decimal entre 0 y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.).

SEGUNDO SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve los segundos que corresponden a núm_de_serie. El segundo se expresa como un número entero entre 0 (cero) y 59. Use SEGUNDO para obtener la hora en segundos indicada por un número de serie.

Funciones de texto

CARACTER CARACTER(número) Devuelve el carácter especificado por un número. Use CARACTER para pasar a caracteres los números de código de página que se obtengan de archivos en otro tipo de equipo.

CODIGO CODIGO(texto) Devuelve el número de código del primer carácter del texto.

El código devuelto corresponde al conjunto de caracteres utilizado por su equipo.

CONCATENAR CONCATENAR

(texto1;texto2; ...)

Concatena argumentos de texto.

DECIMAL DECIMAL(número;decimal

es;no_separar_millares)

Redondea un número al número de decimales especificado, da formato al número con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.

DERECHA DERECHA(texto;núm_de_

caracteres)

Devuelve o extrae el último carácter o caracteres del extremo derecho de una cadena de texto.

ENCONTRAR ENCONTRAR(texto_busca

do;dentro_del_texto;núm_in icial)

Encuentra una cadena de texto (texto_buscado) dentro de otra (dentro_del_texto) y devuelve el número del carácter en el que aparece por primera vez texto_buscado desde la parte izquierda de dentro_del_texto. También puede utilizar HALLAR para buscar una cadena de texto dentro de otra pero, a diferencia de HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas.

ESPACIOS ESPACIOS(texto) Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un separación irregular.

EXTRAE EXTRAE(texto;posición_in

icial;núm_de_caracteres)

Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique.

HALLAR HALLAR(texto_buscado;de

ntro_del_texto;núm_inicial)

Devuelve el número del carácter en el que se encuentra inicialmente un carácter específico o una cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha. Utilice HALLAR para encontrar la ubicación de un carácter o de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto, a fin de poder utilizar las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR para cambiar el texto.

IGUAL IGUAL(texto1;texto2) Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce mayúsculas y minúsculas, pero pasa por alto las diferencias de formato. Use IGUAL para comprobar el texto que introduce en un documento.

IZQUIERDA IZQUIERDA(texto;núm_de

_caracteres)

Extrae el carácter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto.