Microsoft Office EXCEL

Creado por:

Yuliana Vélez Fernández, CADA Evelyn Velázquez, CCC

Parte de la presentación tomada de:

http://www.slideshare.net/BethAdamczyk/22-excel-basics

Microsoft Office

EXCEL

Microsoft Excel

Es una aplicación de

hoja de cálculo

incluida en el conjunto de programas

que ofrece Microsoft Office.

Está compuesta de columnas y filas. Es útil para organizar y analizar datos.

Hoja de cálculo… otras funciones

• Crear tablas y gráficas

0 2 4 6 8 10

Mon Tue Wed Thu Fri

• Fórmulas y funciones para realizar cálculos

=sum(B6:B23) =AVERAGE(F4:F8) =5+7

La ventana Excel

identifican las hojas

Celda activa F3 Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de fórmulas Barra de navegación

Celda

• A la intersección entre una columna y una fila se le llama celda. Cada celda tiene su propia referencia o identificación

Referencia

Celda activa

El cursor en Excel, luce como una cruz color blanco.

Botones de navegación

• Estos botones te permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel.

• El libro viene con tres hojas de cálculo, pero pueden añadirse más.

Para recorrer la hoja de cálculo:

¿Cómo moverse en la hoja de

cálculo?

• “Tab”

• “Enter”

• Flechas direccionales

Entrada de información

Al entrar información a la celda, ésta aparecerá simultáneamente en la barra de formulas.

En Excel, el cursor luce como una cruz

Entrada de Información

• Escoga la celda en la que desea escribir.

• Si deseas cambiar la información, da doble clic en la celda y

El ancho de la columna se puede

modificar o ajustar manualmente o

mediante el empleo de la opción de autoajuste.

Tamaño de columnas

Debe colocar el puntero del ratón sobre la línea que divide una columna y otra, cuando aparezca la herramienta de ajuste, se arrastra hacia el lado.

Inserción de filas

• Siga estos pasos para agregar una fila:

– Haga clic en la fila donde desea agregar una fila nueva.

– Seleccione Insert → Rows en la barra de menús. Las filas inferiores se

desplazarán hacia abajo.

Vea ilustración gráfica más adelante...

Ejemplo

Inserción de columnas

• Haga clic en la columna donde desea agregar una columna nueva.

• Seleccione Insert  Columns en la

barra de menús. Las columnas existentes las moverá a la

Selección de varias celdas

• Al hacer clic en la celda el puntero del ratón se transformará en una cruz grande, color

blanco.

• Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón

y arrástrelo hasta la última celda que desea

seleccionar.

• Al soltar el botón del ratón las celdas seleccionadas aparecerán sombreadas.

Selección de varias celdas (cont.)

• Para seleccionar celdas que no son contiguas mantenga pulsada la tecla

Selección de columnas y filas

Seleccione una columna

Seleccione una fila

Toda la hoja de cálculo

Nota: Al colocar el puntero en el área de columnas o filas, el cursor se convertirá en una flecha color negro.

Mover o Copiar Información

• Seleccionar los datos

• Sobre la selección oprimir el botón derecho del ratón y seleccionar “cut” o “copy”

• Luego moverse al lugar donde llevará los datos, oprimir clic derecho y escoger

Pantallas del formato de celdas

Una de las pestañas en la caja de formato

es “Number”. Esta opción te facilita

aplicar el formato de número más apropiado para tu trabajo.

Formato de Números

Recuerda:

Sombrear primero las celdas, columnas o

filas en tu hoja de cálculo.

Fómulas

En Excel todas las fórmulas deben

comenzar con el signo es igual (=),

ejemplo =1+1. Esto es válido para

cualquier fórmula, sencilla o compleja, de suma, resta, multiplicación o división.

Operadores matemáticos en Excel:

Suma (+) Multiplicación (*) Resta (-) División ( / )

Funciones

• El programa Excel tiene funciones definidas, que muchas veces facilitan la aplicación de cálculos.

• Ejemplo:

Para sumar una serie de datos...

Puede usar la fórmula:

=d1+d2+d3+d4+d5, o

Puede usar la función:

Insertar funciones

Se da clic sobre el botón

fx, o se utiliza la opción

Insert  Function.

En la caja de diálogo, se selecciona la función que quiero aplicar. Fíjese que están organizadas en categorías.

AutoSum

Esta opción suma automáticamente las celdas escogidas. Éste representa la función SUM.

Copiar fórmulas y funciones

• El “fill handle”aparece en la parte inferior derecha de la celda activa.

• Al poner el cursor sobre el “fill handle”, éste se convierte en una cruz color negro. • Al dar clic y arrastrar se copia el contenido

de la celda hacia la dirección trazada.

Copiar fórmulas y funciones (cont.)

las referencias de celda o datos van cambiando.

• Si usted está copiando un valor que debe mantenerse fijo, tiene que convertirlo a lo que se conoce como Referencia

absoluta, ésta se plantea así: $C$4.

Relativa / Absoluta

“Merge cells”

• Para centralizar títulos en una hoja de cálculo. Primero se selecciona la serie de celdas en las que se va a centralizar.

Impresión de un área

Para imprimir sólo una parte de su trabajo: -Sombrear el área que deseas imprimir

–Presionar File en la barra de menú

–Escoger “PRINT AREA”  “Set print area” –Finalmente, utilizar el comando Print.

Page Setup Tips

Presionar File en la barra de menú y luego Page Setup

Fit to ___ pages

Ésta opción se utiliza para ajustar la tabla o diagrama al tamaño de la página si es que sobresale.

Ésta opción es para imprimir el documento sin las líneas grises de división. Debe quitar el marcador de la opción “Gridlines”. Éste se

Gráficas

Buffalo Seminary / School Districts

0 10 20 30 40 50 60 70

Amherst Buffalo Clarence East Aurora Kenton Orchard Park Williamsville other

Buffalo Seminary / School Districts

0 10 20 30 40 50 60 70

Amherst Buffalo Clarence Buffalo Seminary / School DistrictsEast Aurora Kenton Orchard Park Williamsville other

Amherst Buffalo Clarence East Aurora Kenton Orchard Park Williamsville other

Gráficas

• Selecciona todas las celdas que contienen información para incluir en la gráfica.

Chart Wizard –

Paso 1 de 4

El

Chart Wizard

presentará una

selección de tipos de gráficas, cada

uno de los cuales incluye varios

subtipos.

Para avanzar en los pasos, presionar

Chart Wizard –

Paso 2 de 4

• Abrirá una pantalla con la serie de datos

incluidos en la gráfica. • Para cambiar el rango

sólo tienes que hacer clic en la hoja de

cálculo y seleccionar

las celdas con los datos deseados.

Chart Wizard –

Paso 3 de 4

• Se presentarán las opciones que rigen los elementos que se incluyen en su gráfica. Por ejemplo, puedes hacer clic en la

pestaña Titles y escribir un título para la

Chart Wizard –

Paso 4 de 4

• Aquí puedes elegir entre insertar la

gráfica en su propia hoja de cálculo o en una hoja nueva.