Expedientes de obras Incompletos (Hallazgo de Control Interno No.1)
Se estableció de acuerdo al Cuadro de Resumen de Información Financiera, proporcionado por la Tesorería de la Municipalidad de Agua Blanca, que se ejecutaron Proyectos de Inversión por Administración, durante los períodos fiscales 2004, 2005 y 2006. Sin embargo, no se llevó un adecuado control interno en la conformación de los expedientes, por lo que no se tuvo a la vista ningún documento, para proceder a la verificación de la información.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No.09-03 del 08 de julio de 2003, en el grupo 2, referente a las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, el numeral 2.6 indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales administrativos, de registro y de control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis".
Falta de Control Interno en la conformación de expedientes en obras por administración.
Al no existir control en la conformación de expedientes en las obras por administración, al momento de realizar la revisión de esta área, se considera como una limitante y evidenció la falta de supervisión del Alcalde y Tesorero Municipales.
El Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, para que tenga el cuidado de integrar en forma completa, los expedientes de los proyectos ejecutados por administración, con toda su documentación de respaldo.
"Las obras por administración en los años 2004, 2005 y 2006 se realizaron por medio de compras directas, no se cuenta con expedientes ni bitácora, ya que varias obras no superan los Q 30,000.00 quetzales, que establece la ley de contrataciones del estado para sus respectivos eventos, por lo que la municipalidad compra los materiales y el personal municipal realiza la obra en diferentes sitios de la cabecera municipal, así como en las aldeas que conforman el municipio de Agua Blanca del Departamento de Jutiapa, siendo los gastos operados presupuestaria y financieramente en inversión, como obras por administración".
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos de la administración no desvanecen el mismo.
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Inexistencia de la Unidad de Auditoría Interna (Hallazgo de Cumplimiento No.1)
La Municipalidad de Agua Blanca al mes de julio de 2007, se comprobó que no cuenta con una Unidad de Auditoría Interna o en su defecto con los servicios de un Auditor Interno, que evalúe el ambiente y estructura de control interno que prevalece en todos los niveles y operaciones que se realizan en la entidad.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio de Acuerdo Interno No. 09-03 el 8 de julio de 2003, contemplan en el Grupo 1 lo relacionado a las Normas de Aplicación General, y el Numeral 1.8 se refiere específicamente a la Creación y Fortalecimiento de las Unidades de Auditoría Interna, de acuerdo a la complejidad de las operaciones que se realizan en la entidad, para que su gestión contribuya a mejorar la eficiencia y eficacia del control interno institucional. Asimismo, el Artículo 88 del Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala Código Municipal, obliga a las municipalidades a contratar un Auditor Interno.
El Consejo Municipal le ha dado poca importancia a la función que ejerce el Auditor Interno.
La falta de Auditor Interno en la Municipalidad de Agua Blanca, provoca que existan debilidades en el control interno institucional.
El Alcalde Municipal debe proceder a la contratación del Auditor Interno en la Municipalidad de Agua Blanca o en su defecto acordar con otras municipalidades colindantes con ésta, para que entre dos o tres de ellas puedan pagar los honorarios de un Auditor Interno.
"La Municipalidad de Agua Blanca, Jutiapa ha contado con los servicios de Auditoría Interna del mes de octubre año 2004, al mes de mayo del año 2005 siendo el Licenciado Vinicio Godoy, autorizado por parte del Concejo Municipal, Licenciado Julio Estrada del mes de octubre del año 2005 al mes de enero del año 2006 autorizado por el concejo municipal, los servicios antes citados fueron suspendidos por decisión de ambas partes, con lo que el Concejo Municipal aprobó seguir entrevistado a los Auditores Internos interesados en aplicar para su contratación respectiva".
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Acción Correctiva
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos de la administración no desvanecen el mismo, ya que 16 meses es demasiado tiempo para realizar un proceso de entrevista de profesionales interesados en ocupar la posición de Auditor Interno.
Comentarios de auditoría
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q 20,000.00.
Falta de envío de Información Financiera a la Dirección del Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas (Hallazgo de Cumplimiento No.2)
Se determinó que la Municipalidad de Agua Blanca no ha enviado a la Dirección del Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, los informes mensuales sobre la deuda pública contraída, la cual se presenta dentro de los diez días hábiles siguientes al mes al que corresponde. La Municipalidad de Agua Blanca contrajo créditos públicos de la siguiente manera: en el año 2004, un préstamo con Banrural por Q 3.000,000.00; en el año 2005 dos préstamos con Banrural por un monto total de Q 4,600,000.00 y en el año 2006 dos préstamos con Banrural por un monto total de Q 2.400,000.00.
El Decreto No. 12-2002 Código Municipal, en su artículo 115 indica: "El Concejo Municipal deberá presentar mensualmente, dentro de los diez (10) días del mes siguiente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, un detalle de los préstamos internos y externos vigentes y el saldo de la deuda contratada, con copia al INFOM," ya sea mediante formulario impreso o medio electrónico habilitados para el efecto por parte del Ministerio de Finanzas Públicas".
El Concejo Municipal no le ha dado importancia al cumplimiento de esta normativa.
La falta de presentación de esta información por parte del Concejo Municipal, provoca que la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, no cuente con información veraz y actualizada de las deudas contraídas por la Municipalidad.
El Concejo Municipal debe velar por el estricto cumplimiento de la normativa antes mencionada, ya que la información de la Municipalidad de Agua Blanca, forma parte de un todo que consolida la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas.
"La Municipalidad de Agua Blanca, ha notificado bimestralmente al Instituto Nacional de Fomento Municipal -INFOM - Regional de Jutiapa y Contraloría General de Cuentas, los saldos de la deuda que tiene la municipalidad con instituciones bancarias, por lo que la municipalidad estará notificando de igual forma a Crédito Público Ministerio de Finanzas Publicas, según lo estipula el artículo 115 del Código Municipal Decreto 12-2002". Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Acción Correctiva
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos de la administración no desvanecen el mismo.
Comentarios de auditoría
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por la cantidad de Q 2,000.00 para cada uno.
Falta de Colaboración del Concejo, Alcalde y Tesorero Municipales (Hallazgo de Cumplimiento No.3)
El Concejo, Alcalde y Tesorero Municipales de la Municipalidad de Agua Blanca, no cumplieron en forma oportuna con suministrar parte de la información solicitada mediante oficios sin número, verbalmente y a través de las Actas 04-2007 del 25 de julio y 05/2007 del 01 de agosto del 2007, por parte del Auditor Gubernamental actuante, en el plazo fijado para el efecto.
El Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en su artículo 7, párrafo primero, relacionado al Acceso y disposición de Información, indica: "Para el fiel cumplimiento de su función, la Contraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo a cualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de la misma Ley." Asimismo, en el artículo 30, párrafo segundo dice: "Los funcionarios y empleados públicos, quedan obligados a prestar a los auditores el auxilio necesario para el efectivo cumplimiento de su función. En el caso de negarse, serán sancionados conforme a la Ley".
Esto se debe a la falta de interés por parte del Oficial I, Tesorero, Alcalde y Concejo Municipal, a las diversas solicitudes de información solicitada por medio de oficios, verbalmente y mediante Actas Administrativas suscritas.
Lo anterior dio lugar a que no se contara con la totalidad de la información necesaria para realizar adecuadamente el trabajo encomendado al Auditor Gubernamental actuante
El Consejo Municipal como la autoridad administrativa superior de la Municipalidad, el cual tiene a su cargo fiscalizar el trabajo del Alcalde y la Tesorería, debe ejercer con mayor diligencia esta función primordial dentro de sus atribuciones, de tal manera que no entorpezca la labor de fiscalización de la Contraloría General de Cuentas.
"Los funcionarios de la municipalidad de agua blanca no hicieron efectiva la entrega de la Información en el tiempo requerido por el Señor Auditor Gubernamental, ya que se presentaron causas de fuerza mayor, y por otra parte el movimiento de personal que se realizo en distintas áreas de la institución, lo que llevo al retraso en unificar la documentación al personal recién contratado".
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Acción Correctiva
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos de la administración no desvanecen el mismo, ya que se concedieron varias prórrogas para la entrega de la información, se suscribieron actas al Tesorero, Alcalde y Concejo Municipal, en las cuales se comprometieron a entregar toda la información pendiente, a una fecha determinada, lo cual no se cumplió.
Comentarios de auditoría
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal, Concejal Primero, Síndico Primero, Síndico Segundo y Concejal Segundo por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.
Incumplimiento en Rendición de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.4)
Se estableció que la Municipalidad de Agua Blanca, no ha presentado ante la sede de la Contraloría General de Cuentas, ubicada en la cabecera departamental de Jutiapa, la Rendición de Cuentas correspondiente, desde el 01 de julio de 2006 al 31 de julio de 2007, según consta en certificación emitida por la Jefe de la Delegación departamental de Jutiapa.
El Acuerdo Interno No. 09-03, de fecha 8 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueban las Normas de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2.12, proceso de rendición de cuentas, indica: "La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente".
La Municipalidad de Agua Blanca, no ha observado la normativa legal vigente.
Esto incide en que el ente fiscalizador no disponga de la información y documentación necesaria para realizar el examen correspondiente y expresar una opinión razonable o no, de las operaciones Financieras de dicha Municipalidad.
El Alcalde Municipal debe velar por el cumplimiento de la Rendición de Cuentas, solicitando al Tesorero que dicha información sea preparada en un plazo que no exceda de los primeros cinco días del mes que corresponda rendir.
"La rendición de cuentas de la Municipalidad de Agua Blanca, se entregó hasta el 30-6-06, siendo a partir del 01 de julio del año 2006 por medio magnético, contamos con el Siafito Muni, sistema que está instalado en las computadoras de la Tesorería Municipal, pero por problemas eléctricos e informáticos, el disco duro colapsó, borrando así todos los archivo existentes, como es de su conocimiento, ya que esto ocurrió en el ínterin de la auditoria que usted practicó en la institución, debiendo ingresar nuevamente todos los ingresos y egresos desde el mes de enero del año 2006 a la fecha, contando ya con los ingresos operados hasta el mes de diciembre del año 2006".
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Acción Correctiva
Se confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos de la administración no desvanecen el mismo, ya que se fue solicitada la impresión de la información que estaba grabada posterior al 30 de junio de 2006, antes de darse el problema de colapso informático, lo cual no fue proporcionada, por ello en ningún momento al auditor actuante le constó a qué fecha tenían información ingresada. Asimismo, no contaban con el Sistema SIAFITO, aduciendo que no tenían capacidad financiera para adquirir el equipo y la capacitación necesaria, el cual se sabe que era proporcionado sin costo. Sin embargo, se les recomendó hacer el esfuerzo económico para adquirir el equipo y ponerse al día por lo menos al 31-12-2006, a efecto de rendir cuentas a la Delegación de la Contraloría con sede en la Cabecera de Jutiapa, lo cual al 31 de agosto no fue entregada.
Comentarios de auditoría
Incumplimiento a la Ley de Contrataciones (Hallazgo de Cumplimiento No.5)
En la Municipalidad de Agua Blanca, al examinar los expedientes de la muestra de los Proyectos de Inversión por Contrato, correspondientes a los años 2004, 2005 y 2006 se pudo constatar aunado al desorden de la papelería, la falta de documentos que conforman los diferentes expedientes de los proyectos ejecutados, tales como Actas de recepción de obra y Actas de Liquidación, en los siguientes proyectos: Contrato No. 12-2004 Construcción Aula Escuela las Cañas, por un valor de Q 89,897.00; Contrato No. 11-12-2004 Construcción Alcantarillado Barrio Las Casitas, por un valor de Q 767,814.84; Contrato No 01-2005 Construcción Tanque de Captación Lagunilla - Cañas, por un valor de Q 267,710.00; Contrato No. 07-2005 Pavimentación Calle Salida al Llano, por un valor de Q 520,741.38; Contrato No. 09-2004 Mejoramiento Calle Barrio Arriba Fase II, por un valor de Q 381,375.00; Contrato No. 02-2004 Centro Comercial Municipal, por un valor de Q 662,727.60; Contrato No. 06-2005 Empedrado y Rodada Calle del Cementerio Aldea Piñuelas, por un valor de Q 230,000.00; Contrato No. 08-2005 Construcción Escuela el Platillo, Monte Rico, por un valor de Q 346,090.00; Contrato No. 05-2005 Construcción Instituto de Educación Diversificada por Cooperativa, Cabecera Municipal, por un valor de Q 553,242.35; Contrato 05-2006 Construcción Rodadas Cuesta de la Aldea Monte Rico, por un valor de Q 308,331.00 y Contrato No. 01-2006 Mejoramiento Calle aldea Lagunilla, por un valor de Q 415,490.00; lo cual asciende a un monto total general de Q 4,543,419,17.
El Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, en su artículo 55, párrafo segundo, referente a Inspección y Recepción Final dice: "Según la magnitud de la obra, la Comisión deberá elaborar el acta de recepción definitiva de la misma dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a la fecha de notificación de su nombramiento." En el artículo 56, referente a la Liquidación dice; "Inmediatamente después que las obras, bienes o servicios hayan sido recibidos, la Comisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la Liquidación del Contrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista".
Falta de cumplimiento de lo estipulado en la Ley respectiva.
La falta de Actas de recepción de obra y Actas de Liquidación por cada proyecto terminado, provoca que no tenga constancia de la recepción y Liquidación de esos proyectos.
El Alcalde Municipal de Agua Blanca, debe velar porque todos los involucrados en la conformación de expedientes de Proyectos de Inversión, cumplan con los requisitos que estipula la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
"La municipalidad de Agua Blanca, ha estado en procesos de auditoria por parte de la Contraloría General de Cuentas, en los proyectos realizados con Concejo de Desarrollo en plan tripartito, el cual comprende al Concejo Departamental de Desarrollo CODEDE, Municipalidad y Comunidad, simultáneamente se practico auditoria general comprendida del mes de mayo del año 2005 al día 12 del mes de marzo del presente año, posteriormente las 2 fases de auditoria realizadas por usted, por lo que todos los expedientes de las obras han sido fotocopiados, y los diferentes documentos que los integran en diversas ocasiones, ya que lo han requerido así los auditores gubernamentales de turno en cada auditoria, situación a la cual se debe la falta de organización de los expedientes antes citados, iniciando inmediatamente medidas correctivas al respecto por parte del personal municipal, en los archivos de los expedientes antes citados".
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración
mismas, sin embargo no contamos con las actas de liquidación solicitadas, no esta de mas informarle que adjunto al presente oficio un CD con un archivo de fotos de las obras en mención".
Acción Correctiva
Efectivamente a pesar de haber sido solicitadas las Actas de Recepción de las obras seleccionadas en la muestra y nunca presentadas, finalmente fueron puestas a la vista, sin embargo, las actas de liquidación no existen, por tal razón el hallazgo se confirma.
Comentarios de auditoría
Multa de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q62,928.08 para cada uno.
