Práctica empresarial empresa: drogas Alkosto Saravena Arauca

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(1)Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. PRACTICA EMPRESARIAL EMPRESA: DROGAS ALKOSTO SARAVENA ARAUCA. PROPUESTA DE MODALIDAD DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE ADMINISTRADORA DE EMPRESAS PRÁCTICA EMPRESARIAL. Presentado por: Oneyda Quiroga Fontecha ID: 253751. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SARAVENA 2014. 1.

(2) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. PRACTICA EMPRESARIAL EMPRESA: DROGAS ALKOSTO SARAVENA ARAUCA. PROPUESTA DE MODALIDAD DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE ADMINISTRADORA DE EMPRESAS PRÁCTICA EMPRESARIAL. Presentado por: Oneyda Quiroga Fontecha ID: 233015. Tutor: Julio Quintero Administrador Público UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SARAVENA 2014. 2.

(3) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. TABLA DE CONTENIDO. INTRODUCCION ..................................................................................................................................7 RESUMEN ........................................................................................................................................9 ABSTRAC...........................................................................................................................................10 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ......................................................................................................11 HISTORIA ..........................................................................................................................................11 1.2 ASPECTOS TELEOLOGICOS .............................................................................................13 2. OBJETIVOS ....................................................................................................................................15 2.1 OBJETIVO GENERAL .........................................................................................................15 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................15 3. POLITICAS .....................................................................................................................................17 3.1 POLÍTICA DE CALIDAD .....................................................................................................17 3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD..................................................................................................17 4. IMAGEN CORPORATIVA ................................................................................................................18 5. ÁREA DE UBICACIÓN ....................................................................................................................20 6. JUSTIFICACION .............................................................................................................................21 7. OBJETIVO DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL ....................................................................................22 8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL .............................................................23 9. DOCUMENTOS DE LEGALIZACIÓN ...............................................................................................24 10. MARCO LEGAL ............................................................................................................................26 11. MARCO TEORICO ........................................................................................................................28 12. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................30 13. MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................................................31 13.1 OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................................................31 13.2.- ALCANCE.........................................................................................................................32 CAPÍTULO II ......................................................................................................................................33 1. CRITERIOS DE DISEÑO ..................................................................................................................33 1.1EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA ............................................................................................33 1.2 RACIONALIDAD .................................................................................................................33 1.3 UNIDAD DE MANDO ..........................................................................................................34. 3.

(4) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 1.4 AUTORIDAD ........................................................................................................................34 1.5 RESPONSABILIDAD ...........................................................................................................34 1.6 SISTEMATIZACIÓN ............................................................................................................34 1.7 MEJORAMIENTO CONTINUO ...........................................................................................35 CAPITULO III .....................................................................................................................................36 1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ....................................................................................................36 2. DESCRIPCCION DE LAS FUNCIONES DEL CARGO ...........................................................................37 2.1 GERENTE DE FARMACIA..................................................................................................37 2.2 SUBGERENTE DE OPERACIONES....................................................................................43 2.3 AUXILIAR DE FARMACIA EN VENTAS ..........................................................................51 2.4 ALMACENISTA ...................................................................................................................56 2.5CAJERO .................................................................................................................................59 2.6AUXILIAR CONTABLE .......................................................................................................63 2.7SECRETARIA ........................................................................................................................66 CAPITULO IV .....................................................................................................................................70 1. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO .............................70 2. DEFINICIÓN Dela empresa DROGAS ALKOSTO .............................................................................71 2.1 MISIÓN .................................................................................................................................71 2.2 VISION ..................................................................................................................................71 2.3 VALORES .............................................................................................................................71 2.4 PRINCIPIOS ..........................................................................................................................72 1.5 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DROGAS ALKOSTO ..............................................73 1.6 RECURSO HUMANO...........................................................................................................74 1.6.1 DescripciónDeCargosDe la empresa Drogas ALKOSTO ................................................74 1.6.2 Capacitación Del Recurso Humano .................................................................................76 1.7 LOCALIZACIÓN Y ESPACIO DE LA EMPRESA .............................................................76 1.7.1 Localización ....................................................................................................................76 1.7.2 Espacios Y Áreas.............................................................................................................77 1.8 EQUIPAMIENTO BÁSICO DE LA EMPRESA ...................................................................77 1.9 NIVEL DE COMPLEJIDAD DE LA EMPRESA..................................................................78 2. PROCESOS GENERALES .................................................................................................................79 CONCLUSIONES ..............................................................................................................................115. 4.

(5) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. RECOMENDACIONES ......................................................................................................................116 REFERENCIAS..................................................................................................................................117 ANEXOS ..........................................................................................................................................119. 5.

(6) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. LISTA DE ILUSTRACIONES. Ilustración 1 Logo Institucional ............................................................................................ 18 Ilustración 2 Ubicación Geográfica ...................................................................................... 20 Ilustración 3 Organigrama Administrativo ........................................................................... 36. 6.

(7) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. INTRODUCCION. El direccionamiento estratégico es un método de aplicación en las empresas para establecer las metas a alcanzar en tiempos determinados, y definir la dirección y la proyección de los mercados, disciplina que a través de procesos denominados “planeación estratégica”, permiten a las empresas tener sus objetivos y metas claras, es la herramienta administrativa más importante de la que depende el éxito de cada empresa.. La planeación de acciones que puedan realizarse y la forma en que estas se pueden lograr, de manera tal que se cumplan los objetivos, ayuda a anticipar el futuro, anticipar los riesgos, los beneficios, las oportunidades, las falencias, para con base a ellos fijar un plan para actuar en función de lo previsto y así aprovechar al máximo las oportunidades detectadas y evitar los riesgos, o por lo menos, mitigar sus consecuencias.. Actualmente encontramos elementos que nos ayudan en la implementación de una estructura organizacional formal; por ello, lo importante en cualquier negocio, empresa u compañía estructurar el sistema organizacional, dando claridad sobre recursos humanos como la autoridad administrativa. Los propietarios de negocios deben comenzar a pensar sobre una estructura formal a principios de la etapa de crecimiento en su negocio.. La definición e implementación de la visión, misión y metas a proyectar, nos permiten tener claridad de lo que queremos alcanzar en un futuro, es necesario trazar objetivos, planes, estrategias que al final llevarán a conseguir lo que se pretende.. 7.

(8) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Los manuales de funciones y procedimientos, son guías prácticas, que se nos muestra como herramienta de soporte en la organización y comunicación, donde se estipula información ordenada y sistemática, estableciéndose claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, logrando así una eficiente administración.. 8.

(9) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. RESUMEN. El objetivo de la práctica profesional es plantear herramientas para mejorar procesos administrativos en la entidad económica Drogas ALKOSTO, empresa privada, ubicada en la Cra. 13 N 25-13 Barrio centro Saravena Arauca, para la ejecución de planes estratégicos que ayuden a plasmar las metas que puedan llevarse al campo de acción, garantizando la supervivencia y el crecimiento.. El diseño de planes y métodos aplicados a los procesos administrativos servirán de guía y de ayuda para el desarrollo de las metas que se deseen alcanzar en el plan estratégico elaborado a misión, visión y objetivos; teniendo en cuenta que para llevarlos a cabo es necesario la estructuración y la organización, e implementación de manuales administrativos que sirven como guía práctica y herramienta para la organización y comunicación.. Estos manuales ayudan a establecer la información, son las guías básicas para realizar cada una de las actividades que se llevan, el manual de funciones define perfiles, roles y tareas a desarrollar, y el manual de procesos y procedimientos define las actividades que se realizan producto de esas funciones en procesos y procedimientos entregando como resultado un servicio.. 9.

(10) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. ABSTRAC. The goal of practice is to propose tools to improve administrative processes in Drug Alkosto economic entity, private company, located in Cra. 13 N 25-13 district center Saravena Arauca, to implement strategic plans that help translate the goals they can be the field of action, ensuring the survival and growth.. The design of plans and methods applied to administrative processes will guide and support for the development of the goals they wish to achieve in the strategic plan developed to mission, vision and objectives; considering that to carry out the structuring and organization, and implementation of administrative manuals that provide practical guidance and tools for organization and communication is needed.. These guides help establish information are the basic guidelines for each of the activities carried, manual functions defined profiles, roles and tasks to be performed, and the processes and procedures manual defines the activities carried out product these functions in processes and procedures as a result delivering a service.. 10.

(11) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. PRACTICA EMPRESARIAL EMPRESA: DROGAS ALKOSTO - SARAVENA ARAUCA. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA. Drogas: ALKOSTO “La Fórmula en Economía y Servicio”. HISTORIA. Drogas Alkosto atiende a las necesidades de salud de los habitantes del municipio de Saravena Arauca, desde el 13 de Octubre del año 2000, ofrece medicamentos éticos, genéricos, naturales, suplementos multivitamínicos y dietarios, productos de belleza, formulas infantiles y productos para el cuidado del bebe.. Los medicamentos adquiridos, han sido fabricados por laboratorios de reconocimiento a nivel internacional y nacional, con buenas prácticas de manufactura BPM, como lo indica el INVIMA, para su comercialización y expendio se brinda a este, buena técnica de almacenamiento para la conservación y la efectividad del medicamento. 11.

(12) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Su objetivo principal es la comercialización de medicamentos para consumo humano, productos de belleza, cosméticos, entre otros.. Cuenta con una trayectoria de 13 años, de los cuales, los últimos 6 años durante su actual administración, se ha fortalecido en el mercado local, con algunas expectativas de ampliar su cobertura a un mercado regional. Desde el período anterior viene mejorando sus procesos técnicos, basados en las normas reglamentarias: Decreto 2200 de 2005 por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico, y la Resolución 1403 de 2007 por las cuales se determinan los criterios administrativos y técnicos generales del Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico y el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos.. Es una microempresa que genera 9 empleos directos actualmente, comprometida con el servicio de atención, la economía de los servicios, la confiabilidad que ofrece a sus clientes y con el deber en la mejora continua de sus procesos técnicos: utilización de la infraestructura física adecuada para la recepción, almacenamiento, dispensación y cuarentena para el aseguramiento de la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que se ofrecen a la venta, Basada en la seguridad, eficacia, con la intención de ser reconocida ante la población, del municipio de Saravena, y del departamento de Arauca.. Afiliada a COPIDROGAS, Cooperativa Nacional de Droguistas Detallistas, compañía que le brinda apoyo y asesoramiento, que le permite proteger y propender el desarrollo empresarial y la dignificación del droguista detallista, lo cual efectúa la distribución de bienes en las mejores condiciones de precio, calidad, surtido y abastecimiento que demandan los consumidores en los establecimientos de sus asociados, a los cuáles les presta otros servicios complementarios con valor agregado de calidad.. 12.

(13) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 1.2 ASPECTOS TELEOLOGICOS. Misión. Drogas ALKOSTO es una microempresa dedicada a la comercialización de medicamentos para el consumo humano, productos de belleza, cosméticos, entre otros, comprometida con el servicio de atención y la economía de los servicios que ofrece a sus clientes y con el deber en la mejora continua, basada en la seguridad, eficacia.. Visión. Ser la mejor opción en el mercado del municipio de Saravena Arauca, con el más alto nivel de competitividad y eficiencia, brindando servicios de atención a necesidades, caracterizada por la calidad y economía de los productos que ofrece, la confiabilidad e innovación en sus servicios, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y superar sus expectativas, buscando siempre la excelencia y optimizando los recursos.. Valores Corporativos. Se entiende por valor todo lo favorable que tiene el ser humano y que permite su evolución y realización, es tomar conciencia de la importancia de ellos y propiciar su desarrollo. Las personas que laboran en Drogas Alkosto se comprometen a orientar su trabajo bajo los siguientes valores:. 13.

(14) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Compromiso: Reflejar con responsabilidad y desempeño, el trabajo con la empresa y con la comunidad. Confiabilidad: Capacidad de generar seguridad. Demuestra amistad, cariño, honestidad y tranquilidad. Servicio: Brindar ayuda de manera espontánea sin esperar nada a cambio, sentido de colaboración para agilizar las cosas.. Principios Corporativos. Los principios corporativos se refieren a las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta. Son las bases o normas morales que deben existir en toda empresa, unidos a valores y a la misión institucional, siendo claramente identificados se logrará el desarrollo organizacional.. Los principios adoptados por Drogas Alkosto son: Transparencia: Hacer visible la gestión de la droguería, asegurando actos claros y verídicos. La calidad: Atención oportuna, efectiva, personalizada, humanizada y continua, de acuerdo con las normas establecidas por el servicio farmacéutico. Lealtad: Tener constancia y sinceridad en lo pactado, correspondiendo con honestidad a los compromisos adquiridos, para generar confianza y aprecio ante los demás. Trabajo en Equipo: Disponer de competencias para alcanzar el objetivo propuesto, a través de la mutua colaboración para el desarrollo de diferentes actividades. Mejoramiento Continuo: La continua mejora de la capacidad y avance de resultados mediante técnicas para la consolidación en el mercado.. 14.

(15) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 2. OBJETIVOS. 2.1 OBJETIVO GENERAL. Brindar un servicio de excelente calidad, basado en el cumplimiento de las normas que regulan el servicio farmacéutico, para atender necesidades y expectativas de la población del Municipio de Saravena Arauca.. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Cumplir con el Decreto 2200 de 2005 por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico, y la Resolución 1403 de 2007 por las cuales se determinan los criterios administrativos y técnicos generales del Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico y el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos.. Ofrecer productos de excelente calidad garantizando su conservación mediante las técnicas de preservación.. Realizar planes operativos en búsqueda y desarrollo de los planes estratégicos de la empresa.. Efectuar estrategias del marketing que permitan captar un mayor número de clientes, impulsar las ventas, dar a conocer nuevos servicios, y lograr una mayor cobertura.. 15.

(16) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Disponer de competencias laborales especializadas para el desarrollo de la calidad del servicio.. Implementar un método de información que permita conocer todas las actividades de la empresa, por medio de la sistematización.. Disponer de las herramientas integrales que ofrece al asociado la Cooperativa Nacional de Droguistas Detallistas COPIDROGAS: asesorías, ventas, mercadeo, seguros, educación, bienestar, recreación deportes, desarrollo empresarial, crédito y cartera, y la adquisición de la marca propia: IcomPharma, franquicias y dentro de esta empresa de la economía solidaria contar con Copicrédito: Cooperativa especializada en servicios de ahorro y crédito para todos los asociados.. Elaborar la página web, y estar vinculado en redes sociales donde se dé a conocer todos los servicios que ofrece la Droguería.. 16.

(17) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 3. POLITICAS. 3.1 POLÍTICA DE CALIDAD. DROGAS ALKOSTO fundamenta su política de calidad en la satisfacción de sus clientes mediante la distribución, venta y dispensación de productos farmacéuticos confiables, seguros y a un precio competitivo; para satisfacer plenamente los requerimientos y las expectativas, contando con personal competente, proveedores calificados, convirtiéndose en los pilares fundamentales que contribuyen al mejoramiento continuo de la organización, rentabilidad y el cumplimiento de las normas legales.. 3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD.  Aumentar el grado de satisfacción de nuestros clientes.  Adquirir productos e insumos médicos que garanticen la seguridad y confiabilidad.  Mantener nuestros estándares de precios logrando una sostenibilidad y mejoramiento financiero de la empresa.  Fortalecer y mantener un equipo humano competente en los lineamientos de los diferentes cargos, competentes e integrales para obtener ventajas competitivas que nos posicionen como la empresa líder en el municipio.  Mejorar los procesos que soporten la entrega de productos y servicio de calidad.  Establecer relaciones de cooperación con nuestros proveedores, con el fin de mejorar la calidad tanto de los productos como del servicio prestado.. 17.

(18) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 4. IMAGEN CORPORATIVA. Imagen. En su imagen física, Drogas: ALKOSTO cuenta con el perfil institucional que emplea Copidrogas, derecho que obtiene por estar afiliada a Copidrogas y puede optar por usar la marca Copidrogas y el diseño de su identidad visual, gracias a esta imagen, puede contar con reconocimiento, seguridad y confianza.. Para usar esta marca Drogas ALKOSTO ha tenido que firmar contrato de adquisición de la marca, donde se compromete a usar la marca con los colores corporativos, y a darle el uso adecuado que se ha designado en los términos del contrato.. Logo. El símbolo utilizado reconocido a la vista hace parte de la marca Copidrogas para la identificación y facilidad ante sus demandantes, lo cual crea confianza y seguridad a la hora de elegir un servicio.. Ilustración 1 Logo Institucional. Fuente: Archivos de la empresa. 18.

(19) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Eslogan “La Fórmula en Economía y Servicio”. Drogas ALKOSTO, se caracteriza por brindar sus productos con precios económicos pues cuenta con el respaldo de COPIDROGAS, Cooperativa Nacional de Droguistas Detallistas,que le brinda condiciones comerciales y servicios eficientes, lo cual efectúa la distribución de bienes en las mejores condiciones de precio, calidad, surtido y abastecimiento.. Se esfuerza por prestar un buen servicio, ya que cuenta con el personal capacitado para atender y asesorar las formulas médicas y los tratamientos de recuperación.. 19.

(20) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 5. ÁREA DE UBICACIÓN. Drogas ALKOSTO se ubica en la cra 13 # 25-13 del municipio de Saravena - Arauca, Colombia, como establecimiento farmacéutico comercial,. Ilustración 2 Ubicación Geográfica. Fuente: Tomada desde Google. 20.

(21) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 6. JUSTIFICACION. Las prácticas profesionales crean oportunidades para mostrar los conocimientos y habilidades aprendidas en el proceso formativo, se constituyen como herramienta y es indispensable en el desarrollo del perfil profesional, es un ejercicio guiado y supervisado donde se coloca a práctica las competencias adquiridas, aplicando teorías a situaciones y problemáticas reales.. El interés y la motivación en esta empresa del municipio de Saravena, a realizar cambios y ejecutar acciones que permitan el desarrollo empresarial para el crecimiento y desarrollo económico permite el acceso y trabajo para ejecutar el cumplimiento de la práctica profesional, dando paso al diseño de procesos y herramientas administrativas a implementar, que permitan medir el desarrollo de las metas, y ser competitivos en el mercado.. Hoy por hoy los mercados son cambiantes y competitivos a nuestro alrededor, el cliente es quien define su preferencia, por ello es necesario que las pequeñas empresas que desean mejorar y ser competitivas, definan y plasmen sus procesos estratégicos, para definir proyecciones que los llevaran al resultado de las metas propuestas.. 21.

(22) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 7. OBJETIVO DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL. Complementar la formación académica a través de experiencias y nuevos conocimientos en un entorno real, aplicando las habilidades y desarrollando las competencias adquiridas durante el proceso de formación.. 22.

(23) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 8. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL  Elaborar el plan estratégico de la Empresa, direccionado a: visión, misión, principios, valores corporativos y política de calidad.  Elaborar el organigrama estructural de la empresa.  Diseñar el manual de funciones dando a conocer líneas de mando, Status y rolles  Actualizar manuales de procesos y procedimientos técnicos.  Ser de apoyo al director en el tiempo asignado para implementar métodos nuevos de administración.. 23.

(24) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 9. DOCUMENTOS DE LEGALIZACIÓN. Aquellos documentos los cuales cuenta este establecimiento farmacéutico comercial para el ejercicio de sus actividades:. Registro Único Tributario RUT. Documento que contiene información del contribuyente, Wilfredo Vacca Barbosa, como representante legal, su naturaleza jurídica es persona natural Régimen Común, responsable del impuesto a las ventas IVA por lo cual se encuentra inscrita ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, y su Número de Identificación Tributaria asignado, NIT: # 96189347-1.. El RUT tiene vigencia indefinida, por tanto no requiere de una actualización periódica; sólo requiere de actualización en caso de existir cambios en la información registrada.. Registro Mercantil. Documento que prueba la existencia del establecimiento comercial farmacéutico, se encuentra inscrita en la Cámara de Comercio del Piedemonte Araucano con matricula mercantil # 00004913 del 28 de septiembre de 2000. Y que su actividad principal asignada según la clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) es la 4773 Comercio al por. 24.

(25) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. menor de productos farmacéuticos y medicinales, cosméticos y artículos de tocador, en establecimientos especializados Este documento se debe actualizar cada año para obtener la renovación de las actividades comerciales vigentes. Su última actualización fue el 16 de Abril de 2013.. Certificación de la Unidad Administrativa de Salud UAESA. La Unidad Administrativa de Salud UAESA de Arauca es el ente encargado del estado para el cuidado y el control de la salud pública del departamento, en los cuales desempeña funciones de vigilancia e inspección de medicamentos a establecimientos farmacéuticos, que cumplan con las medidas necesarias para el ejercicio de la actividad.. Cada año se renueva este documento que autoriza a las droguerías para el expendio de medicamentos.. 25.

(26) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 10. MARCO LEGAL. Ministerio de la protección social de la República de Colombia. DISPOSICIONES QUE SUSTENTAN EL EJERCICIO DE LA FARMACIA. Decreto 2200 de 2005: por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se regulan las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico. Decreto 2330: por el cual se modifica el Decreto 2200 de 2005 y se dictan otras disposiciones.. Resolución 0234 de 2005: Por la cual se establece el procedimiento para el registro y anotación. Resolución 1403 de 2007: Por el cual se determina el modelo de gestión del servicio farmacéutico, se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones. Decreto 2150 de 1995: Suprime las Licencias de Funcionamiento a los establecimientos farmacéuticos y la obligatoriedad del registro de títulos ante el Ministerio de Salud o autoridad delegada.. 26.

(27) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Ley 212 del 25 de Octubre de 1995: Ley del Químico Farmacéutico como Profesional de la Salud. Ley 485 del 21 de Diciembre de 1998: Por medio de la cual se reglamenta la profesión de Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Ley 50 de 1981 y Decreto 1155 de 1983: Dictan normas relacionadas con el Servicio Social obligatorio para el profesional de la Farmacia. Resolución 02085 de 1989: Delega en los Servicios Seccionales de Salud de cada Departamento la facultad de autorizar el ejercicio de la Farmacia a los Químicos Farmacéuticos y Regentes de Farmacia. Ley 23 de 1962 y Decreto 1950 de 1964: Reglamentan el ejercicio de la Química Farmacéutica. Ley 47 de 1967 y Decreto 033 de 1969: Facultan al Gobierno para crear y reglamentar la Tecnología en Regencia de Farmacia. Auxiliar de la Química Farmacéutica. Ley 8 de 1971 y Decreto 1297 de 1972: Crean y reglamentan la credencial de Director de Droguería. Ley 17 de 1974 y Decreto 282 de 1975: Crean y reglamentan la Credencial de Expendedor de Drogas.. 27.

(28) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 11. MARCO TEORICO. La organización en las empresas es de vital importancia para funcionar adecuadamente, es indispensable su estructuración y el conocimiento que se pueda tener de ellas. La elaboración de planes estratégicos ayuda a establecer las metas a alcanzar en tiempos determinados, y definir la dirección y la proyección que se desea alcanzar en los mercados, tomar decisiones acertadas para el crecimiento y prevenir posibles fracasos en el futuro. En la organización de una empresa es necesaria la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre los centros funcionales y operativos que existen, para identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo y jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes. Los enfoques administrativos han sido técnicas utilizadas para seguir procesos establecidos por medio de la planeación, organización, dirección y control; fueron diseñados para la aplicación a solución de necesidades que surgieron en tiempos determinantes, para el perfeccionamiento y la estructuración de las empresas, según padre de la Administración: Frederick Taylor y su“Teoría Científica”, basada en la división orgánica o estructural, que llevó a la especialización del trabajo en puestos muy determinados, caracterizándose por hacer énfasis en las tareas de las personas, continuada de la “Teoría Clásica” de Henry Fayol, que se distinguía por el énfasis en la estructura y las funciones que debería tener las empresas para lograr la eficiencia, movimientos generados por grandes impactos que trajo la revolución industrial y el crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas para aquellas épocas en que surgieron (Siglo XVIIII) y las 28.

(29) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. necesidades de aumentar la eficiencia y las competencias para obtener mejores rendimientos. Es evidente que hoy día para las empresas lo importante es ser competitivas y desarrollar estrategias que les permitan liderar mercados y mantenerse firme a cambios en el entorno para poder establecer la forma de actuar en ellos, pero para elloel diseño de una buena estructura organizacional ayuda a identificar el talento que necesita ser añadido a la empresa, la planificación de la estructura asegura que haya suficientes recursos humanos para el logro de los planes estratégicos.. La elaboración de este trabajo tiene como referencia los siguientes textos: “Introducción a la Administración y Organización de Empresas”, “Fundamentos de Administración”, Administración una perspectiva global”, y “Gerencia y Planeación Estratégica”.. 29.

(30) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 12. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La estructura organizacional según Chiavenato es el patrón para organizar el diseño de una empresa. Con el fin de concluir la metas propuestas y lograr el objetivo. Al escoger una estructura adecuada se da a entender que cada empresa es diferente y toma la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades.. 30.

(31) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 13. MANUAL DE FUNCIONES. CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE FUNCIONES. 13.1 OBJETIVO DEL MANUAL. El Manual de y Funciones es un importante recurso técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivo describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos para la farmacia Drogas ALKOSTO que tiene como objetivos:. Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y externas.. Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, disminuyendo la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo.. 31.

(32) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar capacitar y orientar permanente al personal.. Contribuir al lograr el cumplimiento de sus objetivos funcionales establecidos en el presente manual de funciones de la farmacia Drogas ALKOSTO.. 13.2.- ALCANCE El ámbito operacional de este Manual de Funciones, se suscribe en la Unidad Orgánica de la farmacia Drogas ALKOSTO. 32.

(33) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. CAPÍTULO II. 1. CRITERIOS DE DISEÑO. La modernización de la gestión demanda eficiencia en la utilización de sus recursos eliminando la duplicidad o superposición de competencias, funciones y atribuciones. Para el diseño y estructura del presente Manual se han aplicado los criterios que a continuación se mencionan:. 1.1EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA. La efectividad expresada como la relación entre las metas y resultados planificados y los obtenidos por el personal directivo, profesional, técnico y auxiliar para alcanzarlos, por lo que las funciones se deben distribuir adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al máximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados.. La eficiencia está referida a producir el máximo resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo.. 1.2 RACIONALIDAD. Las funciones deben diseñarse o rediseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible.. 33.

(34) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 1.3 UNIDAD DE MANDO. Todo cargo dependerá jerárquicamente de un solo superior.. 1.4 AUTORIDAD. Definición clara de las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad funcional, para que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones según las responsabilidades asignadas.. 1.5 RESPONSABILIDAD. Las responsabilidades deben ser claramente definidas, para que no exista el riesgo que pueda ser evadida o excedida.. La delegación de la autoridad debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las funciones y tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr.. 1.6 SISTEMATIZACIÓN. Las funciones deben tener un fin, es decir definirse en base a cumplimiento de los objetivos funcionales.. 34.

(35) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 1.7 MEJORAMIENTO CONTINUO. Actividad recurrente que permite el cambio e innovación en la empresa para lograr mejoras significativas en la atención de las necesidades de los usuarios externos e internos. Tales criterios orientan el diseño orgánico estructural y funcional. En tal sentido, todos los documentos técnicos normativos de gestión institucional deben orientar la operatividad de las funciones de manera sistematizada, con eficiencia y efectividad, calidad e integración y sobre todo, procurando la interrelación de los cargos de sus funciones con los procedimientos y criterios de medición y evaluación.. El diseño del presente manual se fundamenta en los criterios antes señalados, constituyéndose en un instrumento técnico normativo para los empleados de Drogas Alkosto.. El Manual de Organización y Funciones debe actualizarse permanentemente cuidando de mantener el equilibrio, flexibilidad y ser acorde al perfil del cargo o puesto de trabajo.. 35.

(36) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. CAPITULO III. 1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL. Ilustración 3 Organigrama Administrativo. CAPITULO 4. Fuente: Autor del proyecto. 36.

(37) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 2. DESCRIPCCION DE LAS FUNCIONES DEL CARGO. 2.1 GERENTE DE FARMACIA. NOMBRE: PUESTO (DENOMINACION):. Gerente de Farmacia.. AMBITO DE OPERACION:. Administrativa, comercial y financiera.. PUESTOS BAJO SU MANDO:. Subgerente de operaciones – (Regente de Farmacia).. Objetivo: Coordinar la operación y funcionamiento de la farmacia, adoptando medidas y acciones para la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros.. Funciones: -. Coordinar, organizar, planear y controlar los recursos humanos, materiales y. financieros que permitan un funcionamiento eficiente a nivel operativo y administrativo de la farmacia, a fin de brindar un servicio que satisfaga los requerimientos del consumidor.. 37.

(38) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Realizar las negociaciones y representar los intereses de la farmacia ante los. proveedores, clientes, grupos de presión, organismos gubernamentales y no gubernamentales. -. Ejercer liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por. el logro de los objetivos de la organización.. -. Seleccionar, asignar, motivar, integrar, promover y evaluar a las personas dentro de. la estructura organizacional, teniendo en cuenta sus capacidades, habilidades, destrezas, competencias, carácter y personalidad. -. Controlar el desempeño de las personas, verificar los logros de la farmacia, evalúa. la productividad, medir las ventas, la rentabilidad y las utilidades alcanzadas y establecer las medidas correctivas en caso de que no se estén alcanzando dichas metas. -. Difundir y supervisar el cumplimiento y aplicación de manuales, instructivos,. procedimientos y disposiciones generales entre el personal de la farmacia a su cargo. -. Elaborar, con el subgerente de operaciones, programas de trabajo por área de. competencia, corresponsabilizándolos de las actividades encomendadas, de sus acciones y de sus resultados. - Efectuar reuniones con el subgerente de operaciones, con objeto de evaluar los avances de las acciones programáticas y, en su caso, coordinar actividades correctivas, que permitan cumplir con los objetivos predeterminados. -. Coordinar, con el apoyo subgerente de operaciones las modificaciones al plano de. distribución de la farmacia, que permita delimitar en las áreas que la integran una distribuciónestratégica de mobiliario, equipo y mercancía acorde a las características del local, así como a las normas y políticas establecidas por el instituto.. 38.

(39) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Vigilar periódicamente que la mercancía localizada en el área de exhibición y. anaqueles se encuentre debidamente acomodada y distribuida; que observe niveles de existencia adecuados y presente la correspondiente etiqueta de precio. -. Coordinar y supervisar, conjuntamente con el subgerente de operaciones que el. acomodo y venta de medicamentos se realice de acuerdo al sistema para el control de inventarios denominado "primeras entradas primeras salidas" (p.e.p.s.). -. Establecer, con el apoyo del subgerente de operaciones, la organización,. calendarización y realización de programas especiales de artículos o productos. -. Evaluar las propuestas que presente el subgerente de operacionesen materia de. devolución y destrucción de mercancía en mal estado y la transferencia, oferta o donación de la mercancía que observe un nulo o lento desplazamiento, siempre que no incluya medicamentos o productos en mal estado, y que el procedimiento tenga un impacto en la optimización de los recursos invertidos en tales productos. -. Supervisar, conjuntamente con el subgerente de operaciones, el control de. medicamentos con fecha de caducidad próxima, a efecto de tramitar su devolución ante el correspondiente proveedor. -. Supervisar periódicamente que los receptores de productos de venta y los. despachadores de farmacia, observen un trato amable, oportuno, ágil y eficiente en la atención al consumidor. -. Realizar visitas periódicas al área de almacén y recibo de la farmacia, que permitan. evaluar la limpieza, acomodo, distribución y recepción de la mercancía; así como cotejar el registro de entrada y salida de la misma al área de anaqueles, haciendo las observaciones correctivas que en su caso lo ameriten.. 39.

(40) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Evaluar, junto con elsubgerente de operaciones los requerimientos de medicamentos. y otros artículos que permitan establecer la programación de pedidos a proveedores, a efecto de evitar el desabasto o el sobre inventario de los mismos. -. Elaborar, coordinar y supervisar con el subgerente de operaciones las actividades. permanentes para controlar y disminuir los niveles de mermas por mercancía faltante o en mal estado, a fin de que los mismos se encuentren por debajo de los registrados en periodos anteriores, y sean congruentes con la normatividad en vigor. -. Coordinar con el subgerente de operaciones, las medidas y acciones que propicien. una ágil y eficaz toma física de inventarios de medicamentos y otros artículos de la farmacia. -. Supervisar, en forma no programada, las actividades del subgerente de operaciones. en la recolección parcial de valores a cajas registradoras, así como el conteo y verificación de los valores obtenidos y sus correspondientes registros. -. Realizar periódicamente "arqueos" a los valores que controla el subgerente de. operaciones, con el fin de asegurar el manejo adecuado de los mismos, así como prevenir o, en su caso, detectar posibles desviaciones. -. Coordinar con el apoyo del subgerente de operaciones, la elaboración de. presupuestos de programación de actividades. -. Autorizar la gestiónel subgerente de operaciones, en la utilización del fondo fijo y. revolvente asignado para la adquisición de artículos de consumo interno o la contratación de servicios menores, de acuerdo con los lineamientos normativos establecidos. -. Evaluar las propuestas que realice el subgerente de operaciones en materia de. implantación de nuevos sistemas y métodos que agilicen la elaboración de los informes y reportes, contables y financieros que se generan, considerando para ello el marco normativo contable en vigor.. 40.

(41) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Coordinar, junto con el subgerente de operaciones, la organización del personal. adscrito a la farmacia, de acuerdo con la respectiva asignación de funciones contenidas en este manual, a efecto de optimizar el desarrollo laboral de dichos recursos. -. Supervisar y evaluar los controles administrativos de asistencia del personal, así. como participar en la formulación de los roles de vacaciones, permisos y licencias. -. Supervisar que el pago de sueldos al personal adscrito a la farmacia se realice en. forma regular, ágil y de acuerdo a la calendarización preestablecida. -. Coordinar, junto con el subgerente de operacionesla implantación de programas de. evaluación de personal que determinen su nivel de productividad, a fin de establecer las necesidades de capacitación que coadyuven al buen funcionamiento operativo y administrativo de la farmacia. -. Promover entre el personal, el conocimiento del reglamento de condiciones. generales de trabajo del instituto, para preservar el respeto y cumplimiento de las disposiciones contenidas en materia de prestaciones, derechos, obligaciones y prohibiciones. -. Evaluar y participar en la gestión administrativa ante la secretaria de salud, en lo. relativo al control y uso de los medicamentos que vende la farmacia, así como en la entrega de los reportes del mencionado control y uso, que por normatividad le sean solicitados por la propia secretaría de salud. -. Evaluar el buen estado y limpieza del inmueble, mobiliario y equipo de la farmacia,. y verificar, en forma periódica, los resultados del mantenimiento preventivo y correctivo de dichos bienes. -. Supervisar que el equipo contra incendios se encuentre en buenas condiciones y en. lugares accesibles.. 41.

(42) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Controlar los buzones de sugerencias del consumidor, a fin de evaluar las. desviaciones y problemática planteadas por los clientes. -. Supervisar, periódicamente, que el personal de vigilancia adscrito a la unidad. comercial desempeñe sus funciones de control y seguridad de manera adecuada, con objeto de mantener un orden en el flujo de entrada de los consumidores, y de salvaguarda de los valores generados por la operación comercial de la farmacia. -. Participar con el subgerente de operaciones en la apertura y cierre de la unidad. comercial conforme al horario establecido.. PERFIL DEL PUESTO: Requisitos: -. Estudios profesionales en administración o carreras afines o experiencia empírica.. -. Experiencia en las actividades del puesto.. -. Presentación de la documentación oficial que se requiera.. CARACTERÍSTICAS PERSONALES: -. Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad.. -. Capacidad de organización.. -. Capacidad para coordinar grupos de trabajo.. -. Actitudes positivas en las relaciones interpersonales. -. Estabilidad y control emocional.. 42.

(43) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 2.2 SUBGERENTE DE OPERACIONES. NOMBRE: PUESTO (DENOMINACION):. SUBGERENTE DE OPERACIONES.. AMBITO DE OPERACION:. Áreas operativas de la unidad administrativa, comercial y financiera. JEFE INMEDIATO:. Gerente De Farmacia.. PUESTOS BAJO SU MANDO:. Auxiliar de Farmacia en ventas, almacenista, cajero, secretaria y auxiliar contable. OBJETIVO:. Planear, controlar, coordinar y supervisar conjuntamente con el personal de las áreas a su cargo, las actividades de recibo, registro y almacén de la mercancía adquirida por la farmacia, así como las relativas a la comercialización de la misma, y al manejo y custodia de los valores generados por la operación comercial de la unidad, considerando para ello la aplicación de los lineamientos normativos establecidos para tal efecto.. FUNCIONES:. 43.

(44) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Coordinar la operación y funcionamiento de las áreas a su cargo mediante la. coordinación y supervisión en la ejecución de las actividades operativas y administrativas de abasto, almacén, caja y control de ingresos. -. Participar, con el gerente, en la elaboración de programas de trabajo que determinen. la corresponsabilidad de los participantes en las diversas actividades operativas, las líneas de acción a seguir y los resultados esperados. -. Acudir a las reuniones de evaluación que organice el gerente, a fin de evaluar los. avances en los programas de trabajo, las medidas correctivas adoptadas y sus tiempos de ejecución. -. Realizar reuniones periódicas con el personal adscrito a las áreas a su cargo, a efecto. de evaluar la productividad de las mismas, adoptando medidas para incrementar su eficiencia operativa. -. Difundir y supervisar entre el personal adscrito a las áreas a su cargo el. cumplimiento y aplicación de manuales, instructivos y procedimientos relacionados con su área de trabajo. -. Supervisar, periódicamente, que el auxiliar de farmacia desempeñe de manera. correcta y efectiva, con base en la normatividad en vigor, la recepción de mercancía de proveedores, haciéndolo corresponsable de las cantidades y condiciones de la mercancía recibida. -. Supervisar, periódicamente, que el acomodo y organización de los medicamentos y. artículos en el almacén y en los anaqueles de la unidad de venta, se realice de conformidad con los lineamientos establecidos en el sistema para el control de inventarios denominado "primeras entradas primeras salidas" (p.e.p.s.).. 44.

(45) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Supervisar que los reportes de control de entrada y salida de mercancía en la. farmacia se encuentren debidamente actualizados, de conformidad con la normatividad en vigor. -. Establecer un control de la mercancía con fecha de caducidad, no apta para la venta. o de lento o nulo desplazamiento que se encuentre en la unidad de venta, a efecto de promover ante el gerente su transferencia, devolución, destrucción o, en su caso, la oferta o donación. -. Participar con el gerente en el análisis del plano de distribución de la farmacia, a. efecto de proponer modificaciones tendientes a establecer una distribución adecuada y estratégica de mobiliario, equipo y mercancía acorde a las características del local, así como a las normas y políticas establecidas. -. Participar con el gerente en la elaboración de la calendarización de pedidos de. mercancía a proveedores, a efecto de evitar el desabasto o la sobreinversión. -. Verificar, periódicamente, que el acomodo en los stands y el etiquetado de los. medicamentos y artículos de exhibición se efectué de acuerdo a las normas y políticas establecidas. -. Participar con el gerente y el personal asignado a su área, en la organización,. calendarización y realización de programas especiales de artículos, e informarle de los resultados obtenidos. -. Implantar y coordinar, de acuerdo con el gerente y la participación del personal. adscrito a sus áreas, programas tendientes a controlar y disminuir los niveles de mermas, por mercancía faltante o en mal estado, con el propósito de que los mismos se encuentren por debajo de los registrados en periodos anteriores y sean congruentes con la normatividad en vigor.. 45.

(46) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Coordinar y supervisar, junto con el gerente, el levantamiento del inventario físico. de mercancías que posee la unidad de venta, para mantener un control estricto y adecuado de las existencias que son patrimonio del instituto. -. Supervisar que el equipo de refrigeración ubicado en la farmacia funcione en forma. adecuada, con el fin de que se conserven en buen estado los medicamentos y los artículos que lo requieran. -. Realizar los arqueos diarios de cajas en forma oportuna, de acuerdo con las políticas. establecidas; así como, dotar de moneda fraccionaria ("morralla") para la operaciónágil y eficiente del área de caja. -. Efectuar las recolecciones parciales de valores a cajas registradoras, a efecto de. realizar la cuenta y verificación de los subtotales por concepto de efectivo, cheques, bonos, deducciones y cancelaciones con respecto a los cortes de "z" así como su respectiva salvaguarda. -. Efectuar, cuando sea necesario, la cancelación en el registro erróneo del importe de. mercancía en cajas, apoyándose en el respectivo procedimiento. -. Comprobar que el número de entrega, cortes de "z" en ceros y ventas, coincidan con. los anotados en la hoja de asignación, debiendo aparecer firmada por las personas que la recibieron. -. Elaborar y evaluar el reporte diario de las desviaciones (faltantes y sobrantes) en el. manejo de valores en cajas registradoras y, en su caso, realizar los correspondientes descuentos o el levantamiento de la respectiva acta administrativa. -. Llevar un control y un archivo de fichas de depósito y rollos de auditoria.. -. Coordinar, conjuntamente con el gerente, la entrega de los valores generados por la. farmacia, para que sean depositados en la institución bancaria autorizada,. 46.

(47) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. corresponsabilidad de su entrega, así como en el llenado y control de las formas oficiales utilizadas para tal efecto. -. Participar, conjuntamente el gerente, en la elaboraciónde presupuestos de la unidad. de venta, para que sea propuesto y se lleve a cabo su autorización. -. Colaborar con el gerente en la planeación, organización y ejercicio del programa. presupuestal de la farmacia, a efecto de difundir a las distintas áreas de la misma su correspondiente asignación, supervisando y evaluando los resultados obtenidos. -. Elaborar los informes de diario de ingresos, mercancía recibida, y en su caso, el de. depósitos varios, así como el de cobranzas, verificando que exista la correspondiente documentación comprobatoria. -. Evaluar, periódicamente que, la documentación generada en el área se encuentre. debidamente integrada y controlada. -. Promover entre el personal, el conocimiento del reglamento de condiciones. generales de trabajo del instituto, para preservar el respeto y cumplimiento de las disposiciones contenidas en materia de prestaciones, derechos, obligaciones y prohibiciones. -. Implantar, de acuerdo con el gerente, mecanismos de evaluación del personal a su. cargo, a fin de promover ante las autoridades correspondientes, la incorporación de los mismos a los programas de capacitación que incrementen la productividad de la unidad de venta. -. Programar con el gerente la asignación de horarios, periodos vacacionales y. licencias del personal de la farmacia, que permita retener los recursos humanos necesarios, en todo momento, para el funcionamiento adecuado de la misma.. 47.

(48) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Revisar, periódicamente, que las tarjetas de salud del personal adscrito a la unidad. de venta se encuentren actualizadas. -. Supervisar que el personal adscrito a la farmacia porte el gafete de identidad y el. uniforme respectivo; así como que el mismo brinde un trato amable y eficiente al consumidor, todo ello para asegurar la buena imagen del instituto. -. Reportar ante el gerente accidentes de trabajo, sanciones y actitudes irregulares por. parte del personal a su cargo. -. Apoyar al gerente en la elaboración de la bitácora general, a fin de registrar la. problemática interna de sus áreas, las posibles desviaciones en el cumplimiento de los objetivos, las acciones correctivas, y los tiempos de ejecución. -. Supervisar que el personal a su cargo conserve y custodie las instalaciones,. mobiliario, equipo y mercancía de la unidad comercial; asimismo, gestionar oportunamente la reparación o reposición de las instalaciones que presentan dichos o desperfectos, para evitar deterioros de los medicamentos y artículos almacenados. -. Supervisar el buen estado del mobiliario, equipo, iluminación y señalización de la. farmacia, a efecto de presentar una adecuada imagen al consumidor. -. Informar al gerente sobre siniestros acontecidos en sus áreas, tales como: robos,. asaltos, incendios, inundaciones y todo acontecimiento que afecte el funcionamiento y el inventario de la farmacia. -. Revisar que el equipo de seguridad se encuentre en condiciones óptimas y en. lugares estratégicos para afrontar alguna contingencia que, por su naturaleza, afecte el funcionamiento de la farmacia o dañe irremediablemente las existencias que son patrimonio del instituto.. 48.

(49) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Supervisar, periódicamente, que el personal adscrito a las áreas a su cargo cuente. con el equipo y material de trabajo suficiente para el desempeño de sus actividades y, en su caso, tramitar las requisiciones del mismo. -. Hacer acto de presencia en los lugares y ocasiones en que sea requerido, a efecto de. cumplir con las disposiciones legales y normativas en vigor. -. Archivar, controlar y custodiar la información generada en el área, así como la. recibida por las distintas áreas de la farmacia, e instancias externas. -. Supervisar, periódicamente, que el personal a su cargo realice las funciones y. actividades inherentes al puesto que ocupa. -. Elaborar con el apoyo del personal a su cargo, los informes y reportes, periódicos y. eventuales, que solicite el gerente. -. Mantener la confidencialidad y el secreto profesional, sobre el manejo y. administración de la farmacia.. PERFIL DEL PUESTO:. Requisitos: Estudios profesionales en administración o carreras afines. Experiencia en las actividades del puesto. Conocimiento sobre el manejo de productos farmacéuticos. Presentación de la documentación oficial que requiera el instituto.. 49.

(50) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. CARACTERÍSTICAS PERSONALES:. Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad. Capacidad de organización. Capacidad para coordinar grupos de trabajo. Actitudes positivas en las relaciones interpersonales. Estabilidad y control emocional.. 50.

(51) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 2.3 AUXILIAR DE FARMACIA EN VENTAS. NOMBRE: PUESTO (DENOMINACION):. Auxiliar de Farmacia en Ventas.. AMBITO DE OPERACION:. Áreas operativa de la unidad comercial. JEFE INMEDIATO:. Subgerente de Operaciones.. PUESTOS BAJO SU MANDO:. Ninguno. FUNCIONES: -. Realizar las actividades operativas y administrativas derivadas del abasto y. comercialización de medicamentos y artículos, contribuyendo con ello a un control sanitario y de las existencias acordes a la demanda del consumidor. -. Acudir a reuniones periódicas que organice el subgerente de operaciones, con el. propósito de evaluar la operación de su área de trabajo, posibilitando con ello la adopción de medidas conducentes, así como su corresponsabilidad para incrementar la productividad de la misma. -. Conocer y aplicar los lineamientos normativos generales, a nivel operativo y. administrativo, para el manejo adecuado de los medicamentos y artículos que expende la farmacia. -. Realizar la cuantificación física de la mercancía que ingresa a la farmacia en. presencia del proveedor, a fin de verificar que la cantidad, calidad, tipo y precio de la. 51.

(52) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. misma, corresponda a la descripción señalada tanto en el pedido como en la remisión oficial. -. Rechazar la mercancía cuyas características no correspondan a la cantidad, calidad,. tipo y precio detallado en la remisión oficial, siendo responsable si aquella ingresa a la unidad comercial en condiciones inadecuadas para su venta. -. Organizar los medicamentos y artículos, para el surtido de los anaqueles no. importando que no corresponda al sector asignado, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el sistema para el control de inventarlos denominado "primeras entradas, primeras salidas" (p.e.p.s.).. -. Conservar las normas de almacenamiento para cada medicamento según las. medidas establecidas para su adecuada conservación. -. Detectar la mercancía (artículos y medicamentos) en mal estado, caducidad o de. lento o nulo desplazamiento localizada en el área de anaqueles de la farmacia, a efecto de promover, ante su jefe inmediato, su devolución, transferencia o destrucción, o, en su caso, la oferta o donación, (siempre que se encuentren en condiciones adecuadas para la venta). -. Revisar y mantener actualizado el control de mercancía con fecha de caducidad a fin. de que los lotes de caducidad de los medicamentos no rebasen la fecha establecida y, en su caso, retirar, separar y almacenar en un lugar específico los mismos, a efecto de proponer a su jefe inmediato la reposición por parte del proveedor. -. Reportar oportunamente al jefe inmediato, los medicamentos o artículos próximos a. vencer con una antelación mínima de tres (3) meses, para la asignación de la cuarentena, si el reporte no se realiza con el tiempo establecido, el trabajador deberá asumir el costo y el valor del mismo. -. Participar activamente en la ejecución de acciones tendientes a controlar y disminuir. los niveles de mermas de las líneas de productos que maneja la unidad de venta.. 52.

(53) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Apoyar a su jefe inmediato en las actividades relativas a la programación de pedidos. a proveedores de medicamentos y artículos requeridos por la unidad comercial para satisfacer la demanda del consumidor de manera oportuna y suficiente. -. Participar en las actividades relacionadas a la toma física de inventarios que realice. la gerencia de la farmacia, coadyuvando a su debida cuantificación, manteniendo un control estricto y veraz sobre los medicamentos y artículos en existencia. -. Llevar el debido registro de la documentación recibida y generada en el área.. -. Supervisar que el equipo de refrigeración se encuentre en condiciones óptimas de. funcionamiento para la conservación de los medicamentos y artículos que lo requieran, notificando al subgerente de operaciones las anomalías que identifique. -. Atender, ágil y oportunamente, las observaciones e indicaciones de su jefe. inmediato. -. Mantener su área de trabajo presentable: limpia, organizada, ordenada y surtida cada. día, libre de productos faltantes, para ello se sugiere revisar los productos agotados y apuntarlos e informar los productos de reposición de los medicamentos de mayor rotación en la libreta correspondiente para ello. -. Realizar proceso de limpieza de las secciones asignadas teniendo el mayor cuidado. de los productos y artículos a cargo. Los productos y artículos que sufran deterioro por el mal manejo o manipulación se deberá asumir la total responsabilidad el encargado. -. Reportar a su jefe inmediato los faltantes de medicamentos y artículos que sean. imputables a actividades dolosas e irregulares del personal adscrito a la unidad de venta. -. Portar el uniforme y el correspondiente gafete de identidad, a fin de asegurar la. buena imagen del instituto.. 53.

(54) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Diseñar y elaborar los carteles referentes a promociones de artículos que ofrece la. farmacia, así como los relativos a la señalización de las áreas da trabajo. -. Reportar a su jefe inmediato los daños y desperfectos del mobiliario, equipo, e. instalaciones que correspondan a su área de trabajo, a efecto de evitar posibles accidentes de trabajo y daños o alteraciones sanitarias en los medicamentos y artículos que expende la farmacia. -. Reportar a su jefe inmediato las necesidades de papelería y material de trabajo,. cuando así se requiera. -. Elaborar los informes y reportes, periódicos y eventuales, que le solicite su jefe. inmediato. -. Vigilar y salvaguardar los medicamentos, cuidar de que sean utilizados debida y. racionalmente de conformidad con las formula médica. -. Despachar oportunamente las solicitudes del cliente proporcionando información correcta, atención personalizada y confiabilidad sobre los productos, orientándolo sobre el procedimiento a seguir.. -. Atender al cliente de manera servicial y amena de acuerdo a los estándares de servicio establecidos.. -. Cumplir con los turnos establecidos en el horario laboral.. PERFIL DEL PUESTO. 54.

(55) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. Requisitos: - Certificado Técnico en auxiliar de farmacia. - Experiencia en las actividades del puesto. -Conocimientos generales en el manejo de productos farmacéuticos. - Aprobar examen de conocimientos. - Aprobar examen práctico. - Presentación de la documentación oficial que requiera el instituto.. CARACTERÍSTICAS PERSONALES: - Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad. - Aptitudes para el desempeño del puesto. - Capacidad para establecer adecuadas relaciones humanas. - Estabilidad y control emocional.. 55.

(56) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. 2.4 ALMACENISTA. NOMBRE: PUESTO (DENOMINACION):. Auxiliar de Farmacia – Asistente de almacén.. AMBITO DE OPERACION:. Áreas operativa de la unidad administrativa. JEFE INMEDIATO:. Subgerente de Operaciones.. PUESTOS BAJO SU MANDO:. Ninguno. OBJETIVO GENERAL. Realizar los procesos de almacenamiento y despacho de productos y artículos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la farmacia.. FUNCIONES: -. Recibir y revisar, los pedidos que ingresan al almacén, teniendo en cuenta que los. embalajes deben estar en buenas condiciones antes de firmar la guía de recibido. -. Revisar el estado y la fecha de vencimiento de los productos y medicamentos que se. encuentran listos para el proceso de etiquetado, reportar cualquier anomalía que se pueda presentar, antes del proceso de recepción.. 56.

(57) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Realizar entrada, clasificación, organización y salida de productos y artículos del. almacén. -. Registrar los movimientos de entrada y salida de mercancía en el almacén, de. conformidad con la normatividad establecida, reportando en su caso, los máximos y mínimos establecidos. -. Reportar a su jefe inmediato los faltantes de medicamentos y artículos que sean. imputables a actividades dolosas e irregulares del personal adscrito a la unidad de venta. -. Efectuar el marcaje de mercancía, considerando la fecha de recepción, el precio. oficial de la misma y la normatividad establecida. -. Enviar oportunamente los productos y artículos de acuerdo con su naturaleza y. estándares establecidos a la unidad central de almacenamiento. -. Presentar al jefe inmediato las devoluciones de los productos que no cumplen con. los requisitos exigidos y las buenas prácticas de manufactura para el almacenamiento. -. Revisar en las facturas los productos que no llegaron en los pedidos adquiridos,. para nuevamente apuntarlos en la libreta de faltantes y poder controlar los productos agotados en los inventarios diarios. -. Llenar los archivos correspondientes a la recepción de medicamentos.. -. Verificar cada día las existencias que hubieren en el almacén y que escasean en la. unidad central, despachar las reposiciones correspondientes para mantener un buen stop de productos. -. Vigilar el periodo de vigencia de los medicamentos próximos a vencer que se. encuentren en el almacén y reportarlos oportunamente, con una antelación mínima de seis (6) meses antes de su vencimiento.. 57.

(58) Direccionamiento Estratégico y Procesos Administrativos Drogas ALKOSTO. -. Mantener en orden el sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.. -. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.. -. Mantener un ambiente laboral sano y optimizar las relaciones interpersonales en el. desarrollo de las funciones propias de su cargo.. -. Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por el subgerente de. operaciones.. PERFIL DEL PUESTO. Requisitos: - Certificado Técnico en auxiliar de farmacia. -Conocimientos generales en el manejo de productos farmacéuticos. - Presentación de la documentación oficial que requiera el instituto.. CARACTERÍSTICAS PERSONALES:. - Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad. - Aptitudes para el desempeño del puesto. - Capacidad para establecer adecuadas relaciones humanas.. 58.