AYUDA PARA GASTOS DE
INSTALACIÓN DEL PERSONAL DE
LAS OFICINAS EN EL EXTERIOR
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Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V.
Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Humanos
Gerencia de Administración de Personal
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CONTENIDO
Número Tema Página
1 Objetivo
2 Alcance
3 Referencias
4 Políticas
5 Responsabilidades
6 Definiciones
7 Método de trabajo 7.1. Diagrama de flujo
7.2 Descripción de actividades
8 Registros
9 Anexos
10 Hoja de autorización
1. OBJETIVO
Realizar la ejecución del trámite para el pago de gastos de instalación del personal del Consejo que sea trasladado de territorio nacional al extranjero, entre adscripciones en el extranjero o llamado del extranjero a prestar sus servicios en territorio nacional, en el marco legal establecido en la Ley y demás disposiciones legales aplicables.
2. ALCANCE
El contenido de esta instrucción de trabajo, aplica al Servidor Público Asimilado, que solicite el pago por este concepto, conforme a las políticas y procesos que en el presente procedimiento se indican.
3. REFERENCIAS
Las que se indican en las Definiciones Generales del capítulo de Contenido del Manual de Procedimientos de Prestaciones al Personal en el que esta contenido el presente procedimiento.
4. POLÍTICAS
a) Las solicitudes para el pago de gastos de instalación deberán ser elaboradas y remitidas por el Servidor Público Asimilado solicitante a la Dirección de Recursos Humanos cuando reciba el oficio de notificación de orden de traslado de territorio nacional al extranjero, entre adscripciones en el extranjero o del extranjero a territorio nacional.
b) El pago de las solicitudes recibidas por la Dirección de Recursos Humanos se efectuará en un plazo que no excederá de 3 días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud.
c) El pago de gastos de instalación se efectuará mediante radicación en el lugar en que se encuentre adscrito el Servidor Público Asimilado solicitante antes de ser trasladado.
d) Todos los documentos que se envíen para efectos de comprobación deberán presentarse siempre y en cada oportunidad acompañados de la traducción integra y completa al idioma español, en la que deberá incluirse la siguiente leyenda “Traducción simple y completa hecha por (nombre y apellidos del Servidor Público Asimilado)”, con la firma autógrafa del Servidor Público Asimilado y la fecha. La citada firma y fecha deberán aparecer tanto en el documento en idioma extranjero (original y/o copia fotostática) como en la traducción.
e) Las solicitudes para el pago de ayudas y prestaciones serán atendidas únicamente cuando reúnan los siguientes requisitos:
e.1) Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones para gastos de instalación con número de referencia oficial de la oficina en que trabaje el Servidor Público Asimilado solicitante, en el que especifique el concepto por el que se solicita el pago y la fecha programada de salida.
e.2) Oficio de notificación de la orden de traslado emitida por el Subdirector General de Operación, en donde se señale la nueva adscripción del Servidor Público Asimilado solicitante, su nivel jerárquico y salarial, y la fecha de toma de posesión de su nuevo puesto.
f) Los gastos de instalación deberán ser comprobados con los recibos, comprobantes y documentos que justifiquen los gastos efectuados por el Servidor Público Asimilado, el cual, una vez concluida la instalación y sin que dicho plazo exceda de 30 días hábiles a partir de la fecha de comunicación de la radicación, de acuerdo con el Oficio Circular Nº 02 del 16 de abril de 2007 emitido por el Subdirector General de Administración, deberá enviar a la Dirección de Recursos Financieros un reporte detallado de dichos gastos, anexando los documentos de comprobación originales.
g) El Consejo proporcionará a sus Servidores Públicos Asimilados que sean trasladados a cualquier adscripción en el extranjero o llamados del extranjero a prestar sus servicios en territorio nacional, los gastos de instalación, con apego a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, en los términos del artículo 47 fracción III de la Ley.
h) El Servidor Público Asimilado que sea trasladado a cualquier adscripción en el extranjero o llamado del extranjero a prestar sus servicios en territorio nacional, tendrá derecho a recibir el pago de gastos de instalación, los que se ministrarán en la siguiente proporción del total de sus percepciones mensuales en el extranjero, en los términos del artículo 51 de la Ley:
• El equivalente a un mes y medio de la percepción mensual neta para el personal de la rama técnico-administrativa; y
• El equivalente a un mes de la percepción mensual neta para el personal de la rama diplomático-consular.
i) La ayuda para gastos de instalación podrá ser utilizada para cubrir los pagos relativos a la contratación de la casa habitación donde vivirá el Servidor Público Asimilado solicitante, así como la contratación de los servicios colaterales de luz, gas y teléfono, certificación del perito inmobiliario, hospedaje y alimentación temporales, depósito de un mes de renta que se requiera para la celebración del contrato de renta del titular; taxis y en su caso, gastos de supermercado que sólo incluyan alimentos y bebidas, excluyendo bebidas alcohólicas y todos aquellos que no sean directamente relativos al desempeño de sus funciones u objetivos. En el caso de utilizar esta ayuda también para cubrir el depósito de un mes de renta, el SPA deberá firmar carta compromiso, en la que manifieste que se compromete a devolver al CPTM el importe de dicho depósito en caso de renuncia, o bien cuando deje de ocupar dicho inmueble.
j) Cuando al Servidor Público Asimilado se le notifique una orden de traslado a cualquier adscripción en el exterior, deberá viajar por la vía más rápida, sin interrupciones injustificadas, y tomará posesión de su nuevo puesto en la fecha señalada en la orden de traslado.
k) La prestación para gastos de instalación no forma parte del sueldo y se cubrirá siempre que exista disponibilidad de recursos en su presupuesto autorizado.
l) Los casos no previstos en la presente instrucción de trabajo, serán resueltos por la Subdirección General de Administración.
5. RESPONSABILIDADES
Subdirector General de Administración 5.1 Autorizar esta instrucción de trabajo.
5.2 Autorizar la solicitud para el pago de ayudas y prestaciones.
5.3 Autorizar la solicitud de radicación de recursos.
Director de Recursos Humanos
5.4 Aprobar esta instrucción de trabajo.
5.5 Aprobar la solicitud para el pago de ayudas y prestaciones.
5.6 Aprobar la solicitud de radicación de recursos.
Gerente de Administración de Personal
5.7 Revisar los documentos que se solicitan y apegarse a las disposiciones contenidas en esta instrucción de trabajo.
5.8 Garantizar que los pagos relativos a ayudas y prestaciones se realicen en tiempo y forma con apego a la normatividad aplicable.
5.9 Tramitar ante la Dirección de Recursos Financieros las solicitudes para el pago de ayudas y prestaciones.
5.10 Revisar que la documentación comprobatoria cumpla con la normatividad vigente y con las políticas enunciadas en esta instrucción de trabajo.
5.11 Revisar y rubricar las solicitudes para el pago de ayudas y prestaciones y recabar firmas de visto bueno y de autorización de pago.
Subgerente de Remuneraciones y Prestaciones
5.12 Recibir, elaborar y clasificar los documentos que se solicitan en apego a las disposiciones contenidas en esta instrucción de trabajo.
5.13 Realizar el cálculo de los gastos de instalación a que tiene derecho el Servidor Público Asimilado solicitante, conforme a la normatividad vigente y tomando en cuenta sus percepciones mensuales en el extranjero.
5.14 Presentar la solicitud de radicación por concepto de ayuda para gastos de instalación.
5.15 Registrar y controlar las radicaciones solicitadas para gastos de instalación.
5.16 Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada en cada procedimiento efectuado.
6. DEFINICIONES
6.1 SRE.- Secretaría de Relaciones Exteriores.
6.2 SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
6.3 SEM.- Servicio Exterior Mexicano.
6.4 SGA.- Subdirector General de Administración.
6.5 SGO.- Subdirector General de Operación.
6.6 SPA.- Servidor Público Asimilado.
6.7 DRF.- Director de Recursos Financieros.
6.8 DRH.- Director de Recursos Humanos.
6.9 GAP.- Gerente de Administración de Personal.
6.10 SRP.- Subgerente de Remuneraciones y Prestaciones.
6.11 ATA.- Asistente Técnico Administrativo
7. MÉTODO DE TRABAJO 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
AYUDA PARA GASTOS DE INSTALACIÓN
1ª. Fase: Solicitud de pago y radicación de recursos. 2ª. Fase: Comprobación de gastos.
15. Integra documentación comprobatoria de los gastos de instalación para comprobar ante la DRF
ATA
Solicitud de radicación
Orden de traslado Orden de
traslado Solicitud de
pagoOrden de traslado
Solicitud de radicación
Oficio orden de traslado
Solicitud de pago INICIO
2. Integra la documentación necesaria y la entrega al ATA para gestionar ante la DRH Documentación
soporte
5. Cumple requisitos
?
NO
SI
Solicitud de radicación 9. Realiza cálculo de gastos conforme al art. 51 de la Ley
10. Elabora solicitud de radicación de recursos especificando nombres, importes y conceptos
11. Somete a revisión del GAP y solicita aprobación a la DRH para entregar solicitud a la DRF
12. Entrega solicitudes de radicación y de pago a la DRF
14. Registra y archiva las radicaciones solicitadas, clasificadas por SPA
Archiva por SPA y oficina
1
1
FIN
Comprobantes de gastos instalación
Traducción documentos
6. Informa al GAP y le entrega documentos
Solicitud de pago
7. Informa a la DRH y le entrega documentos
GAP
Solicitud de pago
Solicitud de pago
13. Recibe solicitud de radicación de recursos para envío
DRF
16. Recibe documentación comprobatoria y verifica que cumpla con requisitos
DRF
8. Por conducto del ATA comunica al SPA sobre requisitos no cumplidos para corrección
DRH
Solicitud denegada por
e-correo 1. Recibe oficio de notificación
de la orden de traslado del SGO SPA
3. Elabora solicitud de pago y envía con oficio de orden de traslado a la DRH
ATA
Orden de traslado
4. Recibe solicitud de pago y oficio de orden de traslado del SPA y verifica documentación
SRP
7.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1ª Fase: Se refiere a los pasos que deben seguirse para gestionar la solicitud de radicación de ayuda para gastos de instalación del Servidor Público Asimilado.
Responsable Paso Actividad Documento de
trabajo
SPA
1. Recibe oficio de notificación de la orden de traslado emitida por el Subdirector General de Operación, en donde se señale su nueva adscripción y la fecha de toma de posesión de su nuevo puesto.
Oficio orden de traslado
2. Con objeto de preparar la solicitud de ayuda, envía el oficio de orden de traslado al Asistente Técnico Administrativo y le solicita integrar la documentación requerida.
Oficio orden de traslado
ATA
3. Recibe oficio de la orden de traslado y elabora la solicitud para el pago de ayudas y prestaciones en los términos señalados en la política 4 e) de esta instrucción de trabajo, recaba la firma del Servidor Público Asimilado y la envía con el oficio de orden de traslado a la Dirección de Recursos Humanos.
Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones Oficio orden de traslado
SRP
4. Recibe solicitud y orden de traslado y verifica que cumplan con los requisitos señalados en las políticas 4 d) y 4 e) de esta instrucción de trabajo, revisa que el monto coincida con los comprobantes y que correspondan a la ayuda autorizada.
Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones Oficio orden de traslado 5. Verifica si cumple con requisitos solicitados. En caso
negativo ir al paso 6. En caso afirmativo continuar con el paso 9.
6. Informa al Gerente de Administración de Personal y le entrega documentación.
Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones GAP 7. Informa al Director de Recursos Humanos y le entrega
documentación.
Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones DRH 8. Comunica al Servidor Público Asimilado solicitante por
correo electrónico sobre los requisitos que no han sido cumplidos, a efecto de que los proporcione en la forma adecuada.
Solicitud denegada por e- correo
SRP
9. Realiza el cálculo de gastos de instalación conforme al artículo 51 de la Ley.
Ley
10. Con la información generada, elabora la solicitud de radicación de recursos especificando nombre, importe, concepto y oficina a la que se deben pagar.
Solicitud de radicación de recursos
SRP
11. Somete la solicitud de radicación de recursos a la revisión del Gerente de Administración de Personal y la aprobación del Director de Recursos Humanos.
Solicitud de radicación de recursos 12. Entrega a la Dirección de Recursos Financieros la
solicitud de radicación de recursos para su envío.
Solicitud de radicación de recursos DRF 13. Recibe solicitud de radicación de recursos y conforme
a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal procede a radicar los recursos, en su caso.
Solicitud de radicación de recursos
SRP 14. Actualiza el registro y control de ayudas enviadas en la carpeta personal de ayudas del Servidor Público Asimilado solicitante.
Expediente ayudas del SPA
2ª Fase: Se refiere a los pasos que deben seguirse para tramitar la comprobación de los gastos de instalación.
ATA
15. A más tardar 30 días hábiles después de la fecha de radicación, el Servidor Público Asimilado integra la documentación comprobatoria y la envía a la Dirección de Recursos Financieros.
Comprobantes de gastos de instalación Traducción de documentos
DRF
16. Recibe del Servidor Público Asimilado los comprobantes de los gastos de instalación efectuados y verifica que cumplan con los requisitos señalados en las políticas 4 d), 4 f) y 4 i) de esta instrucción de trabajo.
Comprobantes de gastos de instalación Traducción de documentos
8. REGISTROS
N° de Control Nombre Responsable de
Conservarlo
Tiempo de Conservación /
Disposición
Oficio de la orden de traslado Solicitud para el pago de ayudas y
prestaciones
Solicitud de radicación de recursos S/N Expediente de radicación de
recursos por empleado
9. ANEXOS
Anexo N° Nombre N° de Control
1 Solicitud para el pago de ayudas y prestaciones 2 Solicitud de radicación de recursos 3 Justificaciones jurídicas del procedimiento
Anexo 3
Justificaciones jurídicas del procedimiento
a) La justificación fundamental de la presente ayuda se sustenta en la fracción III del artículo 47 del capítulo IX de la Ley, dedicado a los derechos y prestaciones de los miembros del Servicio Exterior Mexicano, que cita:
“La Secretaría (Secretaría de Relaciones Exteriores) cubrirá a los miembros del Servicio Exterior que sean trasladados a cualquier adscripción en México o en el extranjero, los gastos de transporte e instalación, incluyendo a su cónyuge y familiares dependientes económicos en primer grado en línea recta, ascendiente o descendiente, que vivan con ellos en su lugar de adscripción, en los términos que fije el Reglamento. De igual manera se les cubrirán los gastos de empaque, transporte y seguro de menaje de casa familiar”.
Del texto de este artículo se derivan las siguientes consideraciones:
1. En lo que concierne a la ayuda para cubrir los gastos de instalación, se aplica solamente a los miembros del Servicio Exterior que sean trasladados de territorio nacional al extranjero, entre adscripciones en el extranjero o llamados del extranjero a prestar sus servicios en territorio nacional, y por lo tanto los recibos que el Consejo liquide deben estar nominados y suscritos al Servidor Público que se encuentre en esta condición.
2. El apoyo materia de la presente ayuda está destinado para cubrir los pagos relativos a la contratación de la casa habitación donde vivirá el miembro del Servicio Exterior, así como la contratación de los servicios colaterales de luz, gas y teléfono, certificación del perito inmobiliario, hospedaje y alimentación temporales, y en su caso, gastos de supermercado que sólo incluyan alimentos y bebidas, excluyendo gastos de bebidas alcohólicas y todos aquellos que no sean relativos al desempeño de sus funciones u objetivos.
3. El pago del apoyo esta sujeto a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, y en consecuencia, las dependencias controladoras del gasto, podrán reducir o suspender dicho apoyo si las circunstancias económicas del País así lo ameritan, en cuyo caso el Servidor Público deberá afrontar las diferencias que puedan presentarse.
b) El tercer párrafo del artículo 51 de la Ley, se refiere específicamente al monto a que tienen derecho los miembros del Servicio Exterior que son trasladados, como se hace referencia en esta instrucción de trabajo y que a continuación se cita:
“Los miembros del Servicio Exterior disfrutarán de los gastos de representación, viáticos y demás remuneraciones y prestaciones que se les asignen de acuerdo con el Presupuesto de Egresos de la Federación.
El miembro del Servicio Exterior que con motivo de la ausencia del jefe de misión diplomática o del titular de un consulado quede acreditado como encargado de negocios o como encargado de la representación consular, recibirá, conforme a lo dispuesto por el Reglamento una compensación por encargaduría, a menos que otras disposiciones consignen condiciones más favorables, en cuyo caso se aplicarán dichas previsiones.
A su vez y en tanto otros ordenamientos no consignen condiciones más favorables, los miembros del Servicio Exterior que sean nombrados para ocupar un puesto en el extranjero, trasladados a otro lugar o llamados del extranjero a prestar sus servicios en la Secretaría (Secretaría de Relaciones Exteriores), tendrán derecho a gastos de instalación que se ministrarán en la siguiente proporción del total de sus percepciones mensuales en el extranjero:
a) El equivalente a un mes y medio para el personal de la rama técnico-administrativa; y b) El equivalente a un mes para el personal de la rama diplomático-consular, con excepción de los jefes de misión diplomática o titulares de consulados generales a quienes la Secretaría proporcione residencia oficial, quienes recibirán el equivalente a medio mes”.
c) El artículo 29 del Reglamento define la prohibición de cubrir gastos de instalación a los empleados que se contraten localmente, y al efecto cita:
“Los emolumentos de los empleados contratados localmente, se pactarán conforme al presupuesto autorizado de la representación y tomando en cuenta la legislación del país sede.
Los empleados contratados localmente no tendrán derecho a recibir pasajes, viáticos o gastos de instalación”.
d) El séptimo párrafo del artículo 98 del Reglamento señala que tratándose de cónyuges miembros de carrera del Servicio Exterior adscritos a la misma ciudad, únicamente gozarán del pago de un menaje de casa y unos gastos de instalación, como a continuación se cita:
“En el caso de cónyuges miembros de carrera del Servicio Exterior, la Comisión de Personal podrá adscribirlos a la Secretaría (Secretaría de Relaciones Exteriores), a ciudades donde existan dos o más representaciones de México, o en adscripciones que se encuentren a una distancia razonable la una de la otra.
La Comisión de Personal también podrá adscribir cónyuges que sean miembros del Servicio Exterior a la misma representación, siempre y cuando:
I.- Se trate de una oficina con más de 10 miembros de la rama diplomático-consular en su plantilla de personal, y no exista subordinación directa de un cónyuge al otro, de tal suerte que no se trastorne la buena marcha de la misma; y,
Il.- El jefe de la representación esté de acuerdo con ello.
Los cónyuges no podrán acogerse a esta disposición cuando uno de ellos funja como jefe de representación o de Cancillería, como representante permanente o alterno o como cónsul adscrito.
Para los efectos de este artículo, las secciones consulares de las representaciones diplomáticas que reúnan el número mínimo de funcionarios a que se refiere el inciso I, serán consideradas como oficinas distintas de dichas representaciones.
Los cónyuges adscritos a la misma ciudad sólo gozarán del pago de un menaje de casa y unos gastos de instalación; en caso de proceder, sólo se otorgará una ayuda de renta y, en todos los casos sólo una ayuda de educación”.
10. HOJA DE AUTORIZACIÓN
