Sistema de monitoreo y seguimiento presupuestal para el Programa Paz y Región de la Universidad de Ibagué
Leydi Carolina Barón Gutiérrez Leidy Carolina Pardo Giraldo
Universidad de Ibagué
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración Financiera
Ibagué - Tolima 2019
Sistema de monitoreo y seguimiento presupuestal para el Programa Paz y Región de la Universidad de Ibagué
Leydi Carolina Barón Gutiérrez Leidy Carolina Pardo Giraldo
Monografía de grado para optar por el título de administrador financiero
Asesores:
Adriana Lucia Prada Tamayo Felipe Alexander Montaña Guzmán
Universidad de Ibagué
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración Financiera
Ibagué - Tolima 2019
3 Tabla de Contenido
Índice de Tablas ... 5
Índice de Ilustraciones ... 6
1. Glosario ... 7
2. Resumen ... 8
3. Introducción ... 9
4. Planteamiento del problema ... 10
5. Objetivos ... 11
5.1. Objetivo General ... 11
1.2. Objetivos Específicos... 11
6. Marco teórico ... 12
7. Planteamiento metodológico ... 17
8. Resultados ... 18
8.1. Diagnóstico del proceso actual de seguimiento, control y monitoreo del presupuesto del PPR. ... 18
8.1.1. Ingresos ... 19
8.1.2. Gastos ... 19
8.1.3. Proceso de Seguimiento y Control actual ... 22
8.1.4. Monitoreo, control y seguimiento presupuestal ... 26
8.1.5. Debilidades y fortalezas del proceso actual para el seguimiento, control y monitoreo presupuestal del PPR: ... 27
9. Propuesta de mejoramiento para el proceso de seguimiento, monitoreo y control del Presupuesto en el PPR ... 30
9.1. Diseño de una herramienta virtual ... 30
9.1.1. Características técnicas de la herramienta ... 30
4
9.1.2. Componentes de la herramienta ... 31
9.1.3. Manual de usuario ... 33
9.2. Reestructuración del proceso de control y seguimiento ... 33
9.2.1. Nueva funcionalidad ... 33
9.2.2. Articulación con el Sistema Iceberg ... 34
9.2.3. Principales beneficios ... 34
10. Conclusiones ... 36
11. Recomendaciones ... 38
12. Bibliografía ... 39
13. Anexos ... 42
5 Índice de Tablas
Tabla 1 Comparación de Softwares. Elaboración propia. ... 16
Tabla 2 Proyección de ingresos PPR – 2019. ... 19
Tabla 3 Análisis DOFA - Contabilización de ingresos PPR. ... 28
Tabla 4 Resultados Análisis DOFA - Contabilización de Gastos PPR ... 29
6 Índice de Ilustraciones
Ilustración 1 Estructura del sistema presupuestario actual de Paz y Región - Sistema
ICEBERG ... 21
Ilustración 2 Proceso de legalización ... 24
Ilustración 3 Procesos de contabilización de gastos manejados directamente por PPR ... 26
Ilustración 4 Componentes de la herramienta virtual ... 31
7 1. Glosario
Control presupuestal: proceso administrativo en el cual se observa lo que sucede durante un periodo de tiempo en una actividad específica.
Presupuesto: planificación y formulación anticipada de gastos e ingresos durante un periodo de tiempo determinado.
Proceso de monitoreo: Sistematización de la información para realizar un seguimiento preciso de la información para tomar decisiones eficientes.
Sistema de control presupuestal: conjunto de elementos que permite a una organización dirigir los procesos en tiempo real.
Sistema de información: conjunto de datos que permite administrar la información para un bien común.
Sistema presupuestal: instrumento que permite observar la información presupuestal.
Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales: sistemas de información manejados por una organización con el fin de agilizar todos los procesos, mediante un software.
8 2. Resumen
El diagnóstico para el proceso actual de seguimiento, control y monitoreo del presupuesto del Programa Paz y Región (PPR) de la Universidad de Ibagué, se desarrolla con el fin de visualizar la información presupuestal actualizada, detallada y desagregada para apoyar la toma de decisiones inmediatas, además de acortar los tiempos en los procesos misionales de dicho programa y realizar un seguimiento preciso de los gastos e ingresos de dinero que se presentan en el día a día.
Actualmente, el PPR cuenta con un sistema presupuestal que se visualiza a través del programa Iceberg, que es un software manejado por la universidad, por tanto, genera la información de manera global y con retrasos en cada movimiento presupuestal realizado, ya que tarda algunos días para ser cargados en el sistema, como consecuencia de la demora de los procesos administrativos. Sumándole a esto, que el PPR maneja los rubros principales en un documento básico en Excel, en el que se registran los gastos del día a día, lo que impide tener un entendimiento completo y eficiente del presupuesto real de este programa.
Por lo anteriormente mencionado, se recurre a diseñar un sistema creado a través de Microsoft Access que brinda una solución precisa y concreta para responder a dichas necesidades, el cual ayuda a agilizar los procesos de Solicitud de Avance a un Evento, Legalización y creación de informes, disminuyendo los tiempos de manera considerable por parte de cada funcionario al momento de realizar dichas tareas, ya que la herramienta estará en cada servidor de la dependencia, y por ende se podrá visualizar en tiempo real las afectaciones presupuestales generadas por cada uno y al final se podrá presentar un informe de los movimientos causados a la fecha.
9 3. Introducción
Este trabajo aborda cuestiones inherentes a la creación de un sistema de seguimiento, monitoreo y control del presupuesto del Programa Paz y Región (PPR) de la Universidad de Ibagué, con el objetivo de generar un proceso que permita acceder de manera efectiva y eficiente a la información presupuestal de este programa, de esta manera apoyar el proceso de toma de decisiones en tiempo real y así contribuir a generar un mayor avance en el cumplimiento de los objetivos misionales del PPR., el cual según Reyes & Aldana, (2011) se entiende como: “Paz y Región es una estrategia de formación que ofrece la Universidad de Ibagué, desde el 2011, a sus estudiantes dentro del marco de responsabilidad social universitaria (RSU). Se concibe como un requisito de grado, para todos los estudiantes de la Universidad, que se materializa en la participación en un proyecto que deben adelantar durante un semestre, viviendo en el municipio, con la asesoría de docentes y asesores regionales de la Universidad.” (Pág. 4).
Se plantea como punto de partida para el desarrollo de este trabajo, que el PPR no cuenta con un sistema presupuestal apropiado, estructurado y eficaz, que de manera oportuna de respuesta a las necesidades que se presentan en el desarrollo normal de sus actividades. Actualmente, el sistema presupuestal manejado por la Universidad de Ibagué es global y los rubros son generales, impidiendo una visualización desagregada de las cuentas que se manejan en el PPR, lo que obstruye adelantar un adecuado proceso de monitoreo y control presupuestal, ya que se dificulta la visualización de sus gastos en tiempo real de este programa.
De acuerdo con lo anterior, a partir de una definición de las necesidades particulares y específicas del PPR se pretende desarrollar un sistema de control y seguimiento presupuestal que permita optimizar el proceso de la toma de decisiones inmediatas, mejorar los procesos internos, además la elaboración anualmente de manera detallada el presupuesto que se implementará y los montos específicos a trabajar.
10 4. Planteamiento del problema
Actualmente, en el PPR de la Universidad de Ibagué, no se tiene disponible un sistema de control presupuestal sobre las cuentas que se afectan durante el desarrollo normal de sus funciones diarias; por tanto, se recurre a un seguimiento manual mediante un formato básico en una hoja de cálculo en Excel, en la cual se registran los cambios que se van presentado durante el transcurso del día. Este método además de ser rudimentario y básico, no es eficiente para proveer información orientada a soportar la toma decisiones.
La Universidad de Ibagué cuenta con el sistema presupuestal Iceberg, el cual es manejado por la Dirección Administrativa, y su diseño responde a las necesidades generales de la institución pero no se adecúa de manera eficaz a las necesidades del PPR, ya que la naturaleza de dicho programa tiene la necesidad de ejercer un mayor control sobre sus costos, de una manera desagregada y en tiempo real, con énfasis en algunos rubros de permanente movimiento, como lo son los gastos de viaje (Transporte, alojamiento, alimentación) que requieren ser ajustados diariamente y en este sentido el sistema Iceberg presenta rezagos en la actualización de esta información.
Además, dicho sistema presupuestal, maneja rubros agregados que no permiten analizar de manera desagregada la información.
En este contexto, se identifica la necesidad que tiene el PPR de contar con un sistema de monitoreo y seguimiento presupuestal que permita desagregar sus rubros de una forma organizada, que agilice sus procesos habituales y la toma de decisiones, además de mostrar su información de manera clara y concisa.
Por tanto, el problema a solucionar es el siguiente: ¿Cómo se logrará crear un sistema de monitoreo y seguimiento presupuestal de acuerdo con las dinámicas operativas del PPR que agilice la toma de decisiones acertadas?
11 5. Objetivos
5.1. Objetivo General
Diseñar e implementar un sistema de seguimiento, monitoreo y control del presupuesto del PPR de acuerdo a las necesidades de este programa.
1.2. Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico del proceso actual de seguimiento, control y monitoreo del presupuesto del PPR.
Identificar las falencias del proceso que se está llevando actualmente a cabo y las causas que lo originan.
Reformular el proceso de seguimiento, monitoreo y control del presupuesto del PPR implementando estrategias que permitan un mayor acceso a la información.
Diseñar una herramienta virtual que apoye el proceso de seguimiento, monitoreo y control del presupuesto del PPR.
Documentar los procesos y herramientas generados a partir de un manual para los usuarios futuros.
12 6. Marco teórico
El uso del presupuesto como herramienta para la toma de decisiones, tiene un historial importante, tal como lo presenta Burbano, en su libro “Presupuesto: Un enfoque de direccionamiento estratégico, gestión y control de recursos”, los presupuestos han estado presente en la humanidad desde las primeras civilizaciones, así como en los imperios babilónico, egipcio y griego, los cuales planeaban sus labores dependiendo de los cambios en el clima, tomar un ventaja en las épocas de lluvia y abastecerse en sequía. Aunque formalmente, los presupuestos empezaron a desarrollarse en Inglaterra a finales del siglo XVIII, por el Parlamento Británico como herramienta de planificación y control. (2005, pág. 3).
Su uso también fue adoptado por el gobierno de Estados Unidos después de la primera guerra mundial con el propósito de crear un control sobre los gastos;
posteriormente, en este mismo país las empresas privadas empezaron a implementar este mecanismo para tener un mayor manejo en los gastos y obtener una mejor planeación, conllevando así, a la creación de la Ley del Presupuesto Nacional. (Nuñez, 2005). El sistema presupuestal siguió su evolución por el tiempo, en 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, promoviendo así la necesidad de presupuestar y programar; para 1930 se celebró en Ginebra el primer Simposio Internacional de Control Presupuestal; en 1965 los Estados Unidos creó el Departamento de Presupuesto e incluyó en las herramientas de planeación y control el sistema conocido como “planeación por programas y presupuestos”. (Burbano, 2005, pág. 3)
El presupuesto base cero se inició en Estados Unidos con Peter Pyhrr y funcionó a través de paquetes de decisión en los cuales se identificaron y categorizan todas las actividades de una empresa por medio de un análisis del costo beneficio, para asignar recursos disponibles esperando una decisión bien sea favorable o desfavorable. (Cárdenas y Nápoles, 2003, pág. 107).
Ahora bien, una vez que se ha realizado esta breve aclaración del origen y desarrollo del presupuesto, es esencial establecer un concepto que permita identificar en términos más
13 precisos qué es y cómo funciona esta herramienta dentro de las organizaciones, con el fin de poder aplicarla de una manera íntegra y correcta.
De la Peña Gutiérrez (2005, pág. 108) expresa que el presupuesto “Es un plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia”.
A lo largo del tiempo, han surgido algunos autores que han definido los presupuestos de las siguientes maneras:
Burbano lo entiende como: “Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la empresa en un período, en desarrollo de las estrategias adaptadas, que permite organizar los recursos y procesos necesarios para lograrlos y evaluar su ejecución”.
(Burbano, 2005, p. 10).
Para Welsch (2005, pág. 3) es un método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades de planificación, coordinación y control. Específicamente comprende el desarrollo y aplicación de: objetivos generales y a largo plazo de la empresa; la especificación de las metas de la empresa; un plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales; un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades pertinentes (divisiones, productos, proyectos); un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas; procedimientos de seguimiento.
Según Díaz, Parra & López (2016, pág. 6) el presupuesto constituye una herramienta útil para la administración, ya que a través de él se establecen metas alcanzables que ponen de manifiesto el liderazgo de los directivos y compromisos de todos los miembros de la organización, todo ello en procura de un objetivo común: incrementar el valor de la empresa.
La función de los presupuestos está estrechamente relacionada con los fundamentos de la administración, los cuales son: planeación, organización, coordinación, dirección y control. Según Del Rio (2009, pág. 5) se relacionan de la siguiente manera:
14 Para la primera etapa, se afirma que el presupuesto es un plan numérico elaborado para anticipar las operaciones que se quieren llevar a cabo, y el logro de estos objetivos dependerá de las estimaciones que previamente se realicen y la información histórica que se posea. En la etapa de la organización, debe de existir una estructura técnica de las relaciones entre las funciones, y una vez establecidos los objetivos de la gerencia se desarrollarán las metas que quiere lograr cada área, viéndose reflejadas en el presupuesto.
Para la siguiente fase -coordinación-, se elaboran presupuestos independientes para que sea manejado por cada área, con el fin de lograr un completo engranaje de las funciones totales y el cumplimiento de los objetivos trazados. En cuanto a la dirección, los presupuestos juegan un papel importante, ya que sirve como soporte en las políticas a seguir, tomar decisiones en conjunto y guiar a los subordinados. Y por último, el control, en esta fase se comparará el presupuesto previamente ejecutado con los resultados obtenidos, para determinar las variaciones presentadas, y por consiguiente tomar decisiones acertadas antes de elaborar el siguiente presupuesto.
Los autores Laudon (2016) define al sistema de información (SI) como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una organización. Por otro lado, Gloria Ponjuan Dante (2014) lo caracteriza como un proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve.
Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información. Este sistema también es definido como un conjunto de componentes interrelacionados que recoge, procesa, almacena, analiza y distribuye información, para propósitos concretos: el control y la coordinación de procesos y operaciones, el análisis de problemas, el soporte a la toma de decisiones, entre otros. (Silva, Cruz, Méndez, & Hernández, 2013, pág. 108).
El SI se divide en tres grandes segmentos, el de las organizaciones, administración y tecnología; el primero se encuentra compuesto por áreas según la labor correspondiente
15 dentro de la empresa, mientras que el segundo comprende las situaciones que se enfrenta la empresa en el día a día, la toma de decisiones y la formulación de planes de acción con el fin de resolver problemas, lo cual es el propósito de este proyecto, y el último representa las herramientas requeridas para lograr lo anteriormente mencionado, como el software, hardware, redes e internet. (Laudon & Laudon, 2016, pág. 7).
Empresas cuya prioridad sea mejorar la calidad de un sistema, información apropiada, y de un servicio informático avanzado favorecerá el alcance de sus objetivos organizacionales (Abrego, Medina, & Sánchez, 2017). Últimamente las decisiones que se toman dentro de la organización no les corresponden a los gerentes, ni cualquier otro humano, la mayoría de esta responsabilidad recae sobre logaritmos de computadoras, que funciona mediante base de datos, procesadoras de alta velocidad y softwares avanzados.
(Laudon & Laudon, 2016, pág. 11)
Un estudio muestra que en las empresas no solo es suficiente poseer un Sistema de Información de Gestión, sino que también es importante implementarlo desde un enfoque estratégico (calidad de SI), traería consigo un efecto positivo en la mejora de la rentabilidad de la misma empresa. (Pérez Méndez & Machado Cabezas, 2014).
Un ejemplo de los SI son los Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP - Enterprise Resource Planning), que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, básicamente es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. (Grupo Consisa, 2017). Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola "fuente de verdad". (Oracle).
Actualmente en el mercado existe una gran variedad de softwares que permiten llevar una planificación y una organización adecuada de los recursos de la empresa, algunos ejemplos son: SAP, Microsoft Dynamics, A3 ERP, QAD, Epicor y Microsoft Access.
16 Tabla 1 Comparación de Softwares. Elaboración propia.
Software Funcionalidades Ventajas Desventajas SAP (Chamorro,
2016)
Planifica y gestiona los recursos de todas las áreas de la empresa
-Estructura modular -Licencias de alto costo
Microsoft Dynamics (FormaTalent)
Software de tamaño medio dirigido a pequeñas y medianas que cuentan con al menos diez trabajadores
-Estructura modular -No requieren de cursos avanzados -Información
conectada a una única base de datos central o servidor
-Licencias de alto costo.
-Puede requerirse cierta codificación para llevar a cabo tareas
A3ERP (Wolters Kluwer)
Amplia variedad de módulos y
soluciones verticales especializadas
-Fácil de implementar analiza la
información crítica de la empresa
-Licencias de alto costo
QAD (QAD) Diseñado para responder a las necesidades específicas de los fabricantes
-Optimiza la producción y las operaciones de la empresa
-Diseñado para la industria
manufacturera -Licencias de alto costo
Epicor (Epicor) Construido para las necesidades precisas de empresas
medianas y grandes
-Arquitectura modular
-Diseñado para la industria
manufactura, de distribución y venta Microsoft Access
(Microsoft)
-Base de datos que almacena tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos.
-No tiene costo la licencia
-Incremento en los usuarios
simultáneos puede generar una degradación de su rendimiento.
Fuente: Elaboración propia.
17 7. Planteamiento metodológico
La metodología que se va a implementar es de tipo cualitativa bajo un enfoque de estudio de caso y de esta manera analizar la información para dar solución al planteamiento del problema, tal como lo señala el BID: “El Estudio de Caso usa múltiples fuentes de evidencia y explora el objeto de estudio dentro de su contexto. Esas fuentes de evidencia incluyen documentos, archivos, entrevistas, observaciones directas, u objetos” (Banco Interamericano de Desarrollo, 2011).
Yin (1994) es uno de los principales autores en la investigación con estudio de casos, es sin duda una referencia casi obligatoria para todos los que utilizan esta metodología de investigación. Señala que el estudio de casos es una investigación empírica que estudia un fenómeno contemporáneo dentro de su contexto de la vida real, especialmente cuando los límites entre el fenómeno y su contexto no son claramente evidentes. Una investigación de estudio de casos trata exitosamente con una situación técnicamente distintiva en la cual hay muchas más variables de interés que datos observacionales y, como resultado, se basa en múltiples fuentes de evidencias, con datos que deben converger en un estilo de triangulación; además, se beneficia del desarrollo previo de proposiciones teóricas que guían la recolección y el análisis de datos. (Monge, 2010, págs. 31-54).
Para evitar inconvenientes en la investigación, es necesario, en la mayoría de los estudios de casos, utilizar combinación de técnicas para obtener la información, tales como cuestionarios, revisión de documentos y colaboración de personas expertas en el sector estudiado. (Dawson, 1997, págs. 389-405).
Mediante este método, se recogen de forma descriptiva distintos tipos de informaciones cualitativas, que no aparecen reflejadas en números si no en palabras. Lo esencial en esta metodología es poner de relieve incidentes clave, en términos descriptivos, mediante el uso de entrevistas, notas de campo, observaciones, grabaciones de vídeo, documentos. (Cabreiro López & Fernández Morante, 2004, pág. 666).
18 El enfoque cualitativo, por lo general, se utiliza en un primer orden para descubrir preguntas de investigación. En muchos casos, pero no necesariamente, se prueban hipótesis o proposiciones teóricas. Con frecuencia se basa en métodos de recolección de datos sin medición numérica, como las observaciones y las descripciones. En una gran mayoría de ocasiones, las preguntas e hipótesis surgen como parte del proceso de investigación y éste es flexible, y se mueve entre los eventos y su interpretación, entre las respuestas y el desarrollo de las teorías. El propósito de esta metodología consiste en reconstruir la realidad, tal y como la observan los autores de un sistema social que ha sido previamente definido. (Duarte Caballero & Duarte Masi, 2016).
El estudio pretende dar solución al manejo presupuestal para saber con más seguridad cual puede ser la mejor alternativa que genere mayor competitividad en el manejo de la información. El objetivo de esta monografía de trabajo de grado es diseñar e implementar un sistema de seguimiento, monitoreo y control del presupuesto del PPR en tiempo real de acuerdo a las necesidades de este programa y el rediseño del proceso de planeación y control presupuestal.
Todo este proceso pretende dar respuesta a la pregunta de Investigación ¿De qué manera se puede mejorar y optimizar el manejo financiero del PPR a partir de la planeación y control presupuestal en tiempo real?
8. Resultados
8.1. Diagnóstico del proceso actual de seguimiento, control y monitoreo del presupuesto del PPR.
Actualmente el PPR realiza el proceso de seguimiento, control y monitoreo de su presupuesto de ingresos y gastos de la siguiente manera:
19 8.1.1. Ingresos
Los ingresos generados por el PPR provienen de una proporción de la matrícula pagada por los estudiantes que se vinculan cada semestre, pero en la actualidad en el sistema Iceberg no tiene un centro de costos destinado a la contabilización de los mismos. Por esta razón se debe realizar una proyección manual de los mismos utilizando una matriz en Excel, la cual calcula el valor por crédito de acuerdo al valor de la matrícula de cada programa y posteriormente se multiplica por el número de créditos que le corresponden al PPR, el cual es de 14 créditos para todos los programas de la Universidad. Los ingresos de PPR, actualmente ingresan a cada centro de costos de los programas académicos. En la siguiente tabla se presenta la forma como actualmente se proyectan los ingresos por crédito de acuerdo al valor de la matrícula de cada programa académico.
Tabla 2 Proyección de ingresos PPR – 2019.
Fuente: Sistema de información de Paz y Región
20 8.1.2. Gastos
El presupuesto es elaborado de acuerdo a las directrices de la Dirección Administrativa y Financiera de la Universidad, y está a cargo del Director y el Auxiliar Administrativo. Para su definición se hace uso de una herramienta en Excel, tomando como punto de partida las proyecciones de estudiantes matriculados por programa para el año presupuestado y se definen los rubros de costos de acuerdo a las tendencias históricas de cada uno, con el correspondiente incremento por número de estudiantes y ajuste al IPC, en los siguientes conceptos:
- Gastos de Personal: De acuerdo a las necesidades de recursos humanos: Director, Coordinadores, número de docentes regionales requeridos, horas de asesoría técnica de docentes de los diferentes programas, personal por prestación de servicios, entre otros.
- Gastos de viaje: Alojamiento, alimentación, pasajes aéreos y pasajes terrestres, taxis y buses. En este caso para su estimación se define el promedio de visitas que se realizan a cada municipio y entidad y se costean teniendo en cuenta las tarifas vigentes para transporte público y los lineamientos de la universidad para el resto de componentes.
- Gastos diversos: Publicaciones académicas, material didáctico, papelería, fotocopias, casino y restaurante y monitorias administrativas. En este caso se proyectan sobre el comportamiento histórico y de acuerdo a las necesidades nuevas que se identifiquen para cada año.
Este proceso presupuestario se adelanta durante los meses de octubre y noviembre para ser ejecutado el siguiente año; la información es cargada en el Sistema SIAA (plataforma de información administrativa), para que se surta el proceso de análisis y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera de la universidad.
En la siguiente ilustración se presenta el esbozo general de la manera como queda estructurado el presupuesto, de acuerdo con los lineamientos de la Universidad y de la usabilidad del Sistema Iceberg.
21 Ilustración 1 Estructura del sistema presupuestario actual de Paz y Región - Sistema
ICEBERG
Fuente: Sistema ICEBERG Universidad de Ibagué
22 El sistema Iceberg de la Universidad de Ibagué entró en funcionamiento a partir del mes de enero del año 2014, con la finalidad de llevar el control de ingresos y gastos de la institución; actualmente los usos que el PPR puede realizar por medio de este sistema son:
proceso de solicitudes de contratación y pago, y proceso de elaboración de suministros. El sistema Iceberg permite visualizar el presupuesto del año y la ejecución acumulada al periodo, presupuesto por ejecutar en pesos y en porcentajes.
8.1.3. Proceso de Seguimiento y Control actual
Contabilización de Gastos
El proceso de contabilización de gastos en el PPR se realiza de la siguiente forma:
-Gastos de personal: son reportados directamente por la oficina de Gestión Humana teniendo y de acuerdo a los lineamientos institucionales en cuanto a salarios, prestaciones etc.
-Gastos de viaje: Su gestión inicia en el PPR por medio de una solicitud diseñada por la Dirección Administrativa y Financiera “Formato para Asistencia a Eventos”. Esta solicitud es realizada por cada uno de los funcionarios (director, coordinadores y docentes regionales), quienes de acuerdo a los municipios que visitarán solicitan el valor necesario.
(Ver Anexo No. 1)
El formato de solicitud de asistencia a evento permite generar un requerimiento de recursos económicos con el fin de llevar a cabo las actividades misionales del PPR tales como gastos de alimentación, hospedaje, pasajes terrestres y taxis y buses, los cuales son utilizados para los viajes de asesoría a los estudiantes que se encuentran en municipios atendidos.
El trámite para la contabilización de estos gastos es:
Una vez diligenciado el formato por el funcionario, el director del PPR verifica y aprueba la solicitud por medio de una firma física en el formato.
Ingreso de la información mencionada anteriormente al programa Iceberg.
23
Aprobación de la solicitud en el sistema Iceberg por parte del director del PPR.
Entrega de la solicitud a la Dirección Administrativa para que se contabilice el anticipo y se haga efectivo el proceso de desembolso al funcionario.
Una vez ejecutado el gasto, cada funcionario realiza la legalización correspondiente de dichos viajes, y esta es llevada a la Dirección Administrativa y Financiera para los previos tramites contables en el presupuesto de PPR.
El formato de legalización permite visualizar los gastos ejecutados por cada funcionario una vez visitado el municipio correspondiente; posteriormente estos son cargados al Iceberg directamente por la Dirección Administrativa, en cabeza de la oficina de contabilidad para adelantar el proceso de deducción del presupuesto del PPR (Ver Anexo No. 2) .
El proceso de legalización se surte de la siguiente manera y se presenta en la Ilustración No. 3.
Una vez que el funcionario posee el anticipo y culmina su recorrido, diligencia el formato y anexa los soportes correspondientes, para que el director del PPR verifique y apruebe la legalización por medio de una firma física en el formato.
Documentos: El auxiliar administrativo traslada estos documentos a la Dirección Administrativa para afectar los rubros correspondientes al presupuesto del PPR.
24 Ilustración 2 Proceso de legalización
Fuente: Elaboración propia
25 Actualmente se lleva un registro manual en un documento de Excel por parte del Auxiliar Administrativo para conocer el movimiento del rubro de gasto de viajes en el día a día con el fin de facilitar la toma de decisiones durante el proceso.
-Gastos de diversos:
Papelería: El Auxiliar Administrativo realiza el pedido por medio del sistema Iceberg y este es recibido Almacén, para la ejecución de la compra y reporte del gasto a través del sistema.
-Fotocopias: Los gastos causados en este rubro son cargados por el Auxiliar Administrativo de PPR al presupuesto en el respectivo cierre contable de cada mes.
-Taxis y buses urbanos: los gastos causados en este rubro son cargados al presupuesto en el respectivo cierre contable de cada mes.
-Casino y restaurante: el Auxiliar Administrativo procede a diligenciar el formulario en línea Solicitud de Eventos y Organización ante la oficina de Logística y Eventos requiriendo los elementos y alimentación necesarios para el desarrollo de cualquier actividad de PPR. Los gastos causados en este rubro son cargados al presupuesto en el respectivo cierre contable de cada mes por la oficina mencionada anteriormente.
-Otros diversos (monitoria administrativa): el Auxiliar Administrativo procede a diligenciar el convenio Beca Monitoria durante cada semestre académico y al finalizar el semestre se diligencia el formato Costos y Deducciones para el respectivo reporte de horas realizadas por el monitor, y de esta manera se ingresa la cuenta al sistema Iceberg para los tramites contables pertinentes, para conocer la disponibilidad presupuestal de dicho rubro.
En el caso de los gastos en los que interviene directamente el PPR se tienen los siguientes procesos:
26 Ilustración 3 Procesos de contabilización de gastos manejados directamente por PPR
Fuente: Elaboración Propia
8.1.4. Monitoreo, control y seguimiento presupuestal
Actualmente, se realiza la verificación periódica del presupuesto de PPR en el Sistema Iceberg de acuerdo a las necesidades que se presente en el Programa, con el fin de conocer
27 la disponibilidad de dinero que se tiene para tomar una decisión y de acuerdo a las posibilidades de información que el sistema iceberg ofrece.
En el caso de identificar insuficiencia de recursos en algunos rubros, se tiene la posibilidad de realizar traslados presupuestales diligenciando el formulario en línea Solicitud de Traslados y Adiciones Presupuestales, este es recibido por la oficina de Contabilidad, la cual realiza el traslado correspondiente a dicha solicitud en el presupuesto.
Los traslados de dinero de algún rubro se ven reflejados en la información que arroja el sistema Iceberg, en la columna traslados-periodo, pero no indica claramente el rubro afectado para dicho movimiento.
8.1.5. Debilidades y fortalezas del proceso actual para el seguimiento, control y monitoreo presupuestal del PPR:
Para presentar de una manera clara este punto, se recurrió a un análisis DOFA del proceso objeto de estudio, el cual arrojó los siguientes resultados:
28 Tabla 3 Análisis DOFA - Contabilización de ingresos PPR.
Resultados Análisis DOFA: Contabilización de Ingresos PRR
Fortalezas Oportunidades
-Semestralmente se obtienen ingresos por concepto de todos los estudiantes que toman Paz y Región.
-El PPR cuenta con recursos suficientes para desarrollar sus actividades misionales.
-Los ingresos se pueden calcular a partir de una matriz manual de acuerdo al número de estudiantes matriculados.
-Apertura de nuevos convenios en otros departamentos y consolidación de con organizaciones nacionales e internacionales que pueden aportar recursos al PPR.
-Reconocimientos a nivel nacional.
Debilidades Amenazas
- No existe un proceso de contabilización de ingresos y causación por parte de la universidad.
-El PPR no cuenta con un centro de costo.
-No se tiene una visualización en tiempo real de los ingresos de dinero en el presupuesto del PPR.
-Rezago en el proceso de matrícula por parte de los estudiantes.
- Planeación limitada por información no disponible.
Fuente: Elaboración propia
29 Tabla 4 Resultados Análisis DOFA - Contabilización de Gastos PPR
Resultados Análisis DOFA: Contabilización de Gastos PPR
Fortalezas Oportunidades
-La información proviene de fuentes oficiales de la universidad.
-La información es validada por la oficina de Contabilidad.
-Plataforma tecnológica que respalda información (Sistema Iceberg).
-Mayor inversión en publicidad para el crecimiento institucional.
-Creación de un grupo de investigación.
-Ampliación de la infraestructura y contratación de personal en el PPR.
Debilidades Amenazas
-Información demasiado agregada.
-La información en el Iceberg no admite modificaciones que en algún caso quiera realizar el PPR.
-El PPR se sujeta a los datos que genera el sistema Iceberg.
- El Sistema Iceberg no presenta informes.
-Se lleva un control manual de los gastos mensuales en una hoja de Excel.
- La digitación repetitiva de datos hace que se dupliquen procesos de registro.
- Los procesos limitan el tiempo destinado para tareas de análisis.
- No se conoce de manera concreta el valor total de los reintegros en un determinado momento.
-Los reintegros realizados por parte de PPR no se ven reflejados en el presupuesto interno.
-Falta de agilidad y conocimiento en la realización de la legalización por parte de los funcionarios.
-Cambios en los municipios y entidades atendidos que puede distorsionar la proyección de gastos.
-Poca inversión en plataformas tecnológicas.
Fuente: Elaboración propia
30 9. Propuesta de mejoramiento para el proceso de seguimiento, monitoreo y
control del Presupuesto en el PPR
La propuesta que se presenta no pretende desconocer los procesos y procedimientos actuales y de tipo institucional que se llevan a cabo en materia de control y seguimiento presupuestal en el PPR; con ella se espera dotar al PPR de herramientas adicionales para que el sistema de control presupuestal provea la información de una manera más clara y discernible, con el fin de ejercer un mayor control y determinar las variaciones presentadas, generar informes periódicos que permitan encontrar las falencias, comprobar y verificar las cifras del presupuesto en los procesos llevados a cabo. Todo ello a partir del análisis de cifras generadas en tiempo real de manera que se tenga acceso a información actualizada y oportuna.
De esta manera, se contribuye a que la dependencia pueda tomar decisiones más eficientes, relacionadas en aspectos tales como, traslados presupuestales para una inversión o un gasto y de esta manera no afectar el desarrollo de las actividades por falta de recursos, dotando así al proceso de seguimiento de una condición de eficacia al momento de atender los imprevistos que se generen en el desarrollo de las funciones y objetivos del programa.
9.1. Diseño de una herramienta virtual
9.1.1. Características técnicas de la herramienta
La herramienta virtual que se propone para el seguimiento, monitoreo y control en el PPR se diseñó por medio de Microsoft Access, que es un software que permite gestionar, modificar, eliminar y añadir información en una base de datos por medio de tablas, de igual manera muestra e importa esta información a través de informes y consultas, además que facilita la conexión con otros usuarios y la impresión de documentos. (Microsoft, s.f.).
Microsoft Access permitirá visualizar el presupuesto del PPR de una manera eficiente, oportuna y desagregada para tomar decisiones con información actualizada, además de efectuar procedimientos rápidos, debido a que los registros de gastos afectarán directamente el presupuesto dentro del sistema Access, permitirá consultar la información
31 de los gastos por municipio y funcionario de manera detallada, la creación de nuevos usuarios, ingresar traslados presupuestales y realizar proyecciones de los ingresos dependiendo el número de estudiantes a matricular en el PPR.
9.1.2. Componentes de la herramienta
Ilustración 4 Componentes de la herramienta virtual
Fuente: Elaboración Propia
La nueva herramienta virtual contiene cuatro componentes principales para realizar el control y seguimiento presupuestal del PPR, desglosado de la siguiente manera:
-Nuevos registros: Los campos asociados en este componente permiten crear nueva información, ya sea el registro de un nuevo empleado, la solicitud de avance o la legalización, además de realizar los movimientos presupuestales. Este componente es el
32 inicio para dar continuidad a los procesos administrativos, buscando de manera automática la información diligenciada en los demás componentes. Todos los funcionarios de la dependencia van a tener acceso a este componente ya que aquí se da la creación de nueva información para dar continuidad al proceso, para el acceso no se requiere de una contraseña o usuario.
-Consultas en pantallas: Los campos asociados en este componente permiten visualizar sin modificar la información ya creada en nuevos registros. Al contar con toda la información digital, será más rápida y precisa la búsqueda, la generación de formatos de asistencia a un evento, legalización y los detalles de traslados de dinero se podrán visualizar a partir del momento del ingreso de dicho requerimiento en el sistema, es decir, que cualquier solicitud sin importar el momento de creación se podrá encontrar en este componente. A través de este componente, se facilitan los procesos y procedimientos del PPR para que sean mucho más eficientes, de tal manera que se pueda ver la información en tiempo real, con datos precisos que previamente se hayan creado por el funcionario. Todos los funcionarios de la dependencia van a tener acceso a este componente ya que aquí solamente se consultará sin realizar ninguna modificación, para el acceso no se requiere de una contraseña o usuario.
-Edición Registros Anteriores: Los campos asociados en este componente permiten crear y editar información relacionada con los datos personales de los funcionarios, la solicitud de avances, legalizaciones y movimientos presupuestales, además de generar sus respectivos formatos. En caso de un error de digitación humano o algún cambio que necesite hacer la dirección del PPR en un momento determinado, se podrá realizar sin ningún inconveniente. También se puede observar la información de todos los registros que están digitados. Este componente estará habilitado para el Director y el Auxiliar Administrativo por si se requiere hacer alguna modificación pero no requiere de ningún tipo de contraseña y usuario, mientras que para los demás funcionarios este componente estará inhabilitado.
-El último componente muestra los informes para imprimir, y se podrá visualizar información más precisa con respecto al proceso presupuestal, como informes de gastos por
33 docente-asesor y municipios en un tiempo determinado y la ejecución acumulada en un periodo de tiempo, también proyectar los ingresos que tendrá el PPR a través de las matrículas de los estudiantes. De igual manera se podrá visualizar el presupuesto de manera desagregada y precisa con los respectivos montos de la solicitud de avance y legalización, mostrando sus respectivas variaciones porcentuales en cada una de las columnas ya mencionadas, generando así información relevante para la toma de decisiones acertadas. Este componente estará habilitado para el Director y el Auxiliar Administrativo para revisar la información requerida en un momento dado, pero no requiere de ningún tipo de contraseña y usuario, mientras que para los demás funcionarios este componente estará inhabilitado.
9.1.3. Manual de usuario
El manual de usuario para conocer el manejo detallado de la herramienta presupuestal se encuentra en otro documento en la memoria USB bajo el nombre “Manual de Usuario – Presupuesto PPR”.
9.2. Reestructuración del proceso de control y seguimiento
9.2.1. Nueva funcionalidad
Con el sistema de monitoreo y seguimiento presupuestal creado en Microsoft Access se mejorarán considerablemente los tiempos de los procedimientos de monitoreo de los gastos e ingresos del PPR; por ejemplo, normalmente un funcionario se toma cerca de 30 minutos para elaborar una solicitud de gastos, y hasta 4 horas realizando la legalización de los mismos; además se debe tener en cuenta que el auxiliar administrativo se tarda cerca de 10 minutos para ingresar manualmente los datos respectivos en la hoja de Excel, para conocer el reporte del día a día.
De igual manera, le permitirá al comité del PPR realizar un análisis y conocer la ejecución detallada del presupuesto, contribuyendo a tomar decisiones adecuadas en un menor tiempo al que normalmente se realizan, ya que toda la información pertinente al presupuesto se encontrará en un solo documento de manera organizada y desagregada.
Cada traslado de dinero de un rubro a otro, las salidas y entradas de dinero serán cargadas inmediatamente al presupuesto, además de que se podrá visualizar el presupuesto ejecutado
34 y por ejecutar a la fecha de consulta con sus respectivos porcentajes, realizar consultas de los gastos que tiene cada municipio y cada docente-asesor en un dado momento, y proyectar los ingresos que tendrá el PPR según la cantidad de alumnos a matricular.
Lo anterior, ayudará a determinar los costos unitarios por docente-asesor y por municipio, permitiendo conocer la viabilidad de enviar cierto número de estudiantes a cada plaza, saber los costos precisos de los recursos asignados y ejecutados por cada docente- asesor en cada visita realizada, conllevando a pronosticar de manera más acertada los costos para un presupuesto futuro y disminuyendo los traslados de dinero de un rubro a otro.
9.2.2. Articulación con el Sistema Iceberg
No se realizará ninguna articulación con el sistema Iceberg, teniendo en cuenta que la propuesta diseñada es únicamente para uso interno del PRR y no tiene incidencia en el manejo presupuestal de Iceberg. Institucionalmente, no se cuenta con autorizaciones para anclar nuevas aplicaciones a la plataforma oficial.
9.2.3. Principales beneficios
-Un presupuesto claro, preciso y actualizado apoyará al comité del PPR a tomar decisiones rápidas y eficaces, como determinar la viabilidad de enviar estudiantes a cierta plaza, trasladar dinero de un rubro a otro, saber con más exactitud los recursos que requieren y ejecutan cada docente-asesor, conocer de manera más detallada la proyección del presupuesto para el siguiente año.
-El dinero que solicita cada funcionario en el avance y la legalización del mismo, se cargará en el presupuesto, disminuyendo la demora en los trámites pertinentes para ser aprobado y en la digitación de la información en el documento de Excel que actualmente se maneja.
-Informes claros de los recursos solicitados por cada funcionario y su respectiva legalización, gastos de cada municipio y la ejecución presupuestal en un periodo de tiempo determinado, generando un mayor control y monitoreo de los gastos de dicho programa, permitiendo así tomar decisiones en menor tiempo en cuanto a traslados y sostenibilidad de estudiantes en municipios.
35 -El sistema cuenta con una memoria en la que quedará toda la información guardada como los datos básicos de los empleados, solicitud de asistencia a un evento y legalización, así que la información se ingresara una sola vez en el sistema, permitiendo una eficiencia en el proceso y conllevará a que disminuyan los errores humanos al momento de digitación.
-El sistema estará disponible en los servidores del Director, el Auxiliar Administrativo y los docentes-asesores con el fin de agilizar los procesos administrativos y que toda la información sea cargada de forma inmediata al presupuesto.
-Se conocerá detalladamente todos los traslados de un rubro a otro y el dinero ejecutado en todo el año, lo cual apoyará de manera coherente la creación del presupuesto futuro.
-Conocer con más certeza cuánto dinero le va a ingresar al PPR en determinado periodo teniendo en cuenta la matrícula de los estudiantes por cada carrera, esto le ayudará al comité del PPR a realizar proyecciones presupuestales más razonables.
36 10. Conclusiones
El diagnóstico del proceso actual del sistema de control y monitoreo presupuestal del PPR da como resultado, que dicho programa no cuenta con un centro de costos propio en el que se administre el dinero de manera autónoma, según las necesidades presentadas para el cumplimiento de las actividades misionales del programa. Actualmente, los gastos en los que se incurre se pueden visualizar únicamente a través del sistema Iceberg, sin ser modificados directamente en esta plataforma a menos que la solicitud se realice en la oficina correspondiente. Los procesos administrativos normalmente tardan un tiempo considerable en ejecutarse para observar los saldos a una fecha determinada, generando una demora en la toma de decisiones.
Partiendo de que Díaz, Parra & López (2016, pág. 6) identifican el presupuesto como una herramienta muy útil para la administración, en la cual los directivos y demás miembros se proponen metas para incrementar el valor de la empresa u organización; por tanto la importancia y pertinencia de crear un presupuesto desagregado y actualizado para el PPR, ya que se identificaron falencias del proceso que se lleva a cabo actualmente, y radica en que la información presupuestal se obtiene de manera agregada y general, por tanto el programa opta por la creación de un documento básico y rudimentario por medio de Microsoft Excel para controlar los rubros más relevantes, conllevando a que sea difícil obtener informes claros y precisos que muestren la situación real del programa. Además, otra falencia importante es la demora considerable en tiempo en cada procedimiento para su ejecución.
Teniendo en cuenta que un sistema de información es un conjunto de componentes que están conectados, y además recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización según Laudon (2016); así que se requiere la creación de un nuevo sistema de control monitoreo y seguimiento que supla de manera inmediata las necesidades presentes del PPR, mostrando información presupuestal desagregada y actualizada, la cual permite optimizar la toma de decisiones por medio de informes detallados, distribuyendo de manera eficaz los tiempos en la ejecución
37 de otras tareas y conectando los rubros involucrados en asistencia a un evento y legalización con la afectación directa del presupuesto.
La herramienta virtual que apoya el sistema presupuestal, se diseñó a través de Microsoft Access, y permitirá presentar informes de los recursos ejecutados por cualquier funcionario con cargo a los municipios de manera específica; también hace posible digitar y modificar nueva información referente a los siguientes aspectos: datos personales de los empleados, informes de asistencia a un evento, legalización y traslados de dinero. También se podrá contar con una visualización amplia y detallada del presupuesto manejado por el PPR, conllevando a facilitar el seguimiento monitoreo y control. Los beneficios que prestará son múltiples, además de los ya mencionados, también se podrá analizar la información acorde a la necesidad del programa para brindar soluciones oportunas en un tiempo determinado, así como los costos de enviar cierta cantidad de estudiantes a las plazas, el sistema estará en cada servidor del PPR para que la información sea cargada inmediatamente al presupuesto.
38 11. Recomendaciones
Se recomienda solicitar la creación de un centro de costos propio ante la Dirección Administrativa para que el PPR controle y realice un seguimiento del dinero que ingresa por la matrícula de cada estudiante de forma autónoma.
Se recomienda ejercer un monitoreo permanente de la ejecución presupuestal del PPR y así procurar el cumplimiento de los objetivos anuales.
Llevar a cabo un seguimiento mensual del presupuesto para saber con exactitud las cifras hasta el momento de la consulta, de tal manera poder tomar decisiones a tiempo.
39 12. Bibliografía
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42 13. Anexos
Anexo 1 Formato solicitud a un evento
43 Anexo 2 Formato legalización de gastos
44 Anexo 3 Formato documento soporte de cotos y deducciones
45 Anexo 4 Lista de variables básicas para solicitud a de asistencia a evento
Anexo 5 Lista de variables básicas para legalización de gastos
46 Anexo 7 Lista de variables de captura de municipios aliados
Anexo 6 Variables autorizadas en el presupuesto de Paz y Región
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