MANUAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

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Secretaría del BCIE

ANEXO RESOLUCIÓN No. PRE-23/2021

MANUAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

MN-CS-28-02

V e r s i ó n 1

B C I E

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Secretaría del BCIE

MANUAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN ... 3

II. OBJETIVO... 3

III. ALCANCE ... 3

IV. ABREVIATURAS Y TÉRMINOS ... 3

V. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ... 3

VI. DESARROLLO ... 4

1. Integración ... 4

2. Competencias del Comité de Acceso a la Información ... 4

3. Funciones del Secretario del CAINFO ... 5

4. Funcionamiento del Comité ... 6

5. Acuerdos y actas del CAINFO ... 8

6. Aplicación e interpretación del presente manual ... 8

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I.

INTRODUCCIÓN

A través de la Resolución No. AG-7/2019, la Asamblea de Gobernadores, autoridad máxima del Banco Centroamericano de Integración Económica (en adelante “el BCIE” o “el Banco”), ratificó el compromiso de la Institución con el fortalecimiento de la transparencia por medio de la aprobación de la Declaración sobre el Acceso a la Información. Esta declaración refleja la clara intención de la entidad de convertirse en pionera en la región centroamericana en materia de acceso a la información, procurando que esta se divulgue al público de manera que pueda ser fácilmente comprensible, pero sin afectar la sensibilidad inherente de cierta información que la entidad posee.

El 25 de febrero de 2020, el Directorio del BCIE aprobó la Política de Acceso a la Información (en adelante

“la Política” o “la PAI”). A través de esta, el Banco ha reconocido que la transparencia es un elemento clave para la rendición de cuentas y para fortalecer la gobernanza corporativa. La transparencia es un proceso mediante el cual se hacen accesibles, visibles y comprensibles las acciones y decisiones realizadas por los bancos de desarrollo, incluyendo acciones para reflejar el detalle de dónde, cuándo, cómo y en qué se utilizan los recursos de las operaciones que se financian.

Mediante la PAI, el Directorio estableció el Comité de Acceso a la Información (en adelante “el Comité” o “el CAINFO”), como el órgano colegiado que tendrá competencia en materia de acceso a la información en el BCIE. En línea con lo anterior, el presente manual establece los lineamientos para el funcionamiento de este comité.

II.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos, directrices y procedimientos operativos para el funcionamiento del Comité de Acceso a la Información (CAINFO).

III.

ALCANCE

Aplica para todos los procedimientos y gestiones del Comité de Acceso a la Información.

IV.

ABREVIATURAS Y TÉRMINOS

▪ BCIE o Banco: Banco Centroamericano de Integración Económica.

▪ Comité o CAINFO: Comité de Acceso a la Información.

▪ UAI: Unidad de Acceso a la Información.

▪ Manual PAI: Manual para la Aplicación de la Política de Acceso a la Información.

▪ PAI o Política: Política de Acceso a la Información.

V.

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

▪ Política de Acceso a la Información.

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▪ Política de Seguridad de la Información.

▪ Política de Comunicación Institucional.

▪ Manual de la Política de Seguridad de la Información.

▪ Manual para la Aplicación de la Política de Acceso a la Información.

VI.

DESARROLLO

1. Integración

De conformidad con el artículo 21 de la Política, el CAINFO estará conformado por:

(1) Un Director designado por el Directorio con rotación anual. En dicha designación se incluirá al Director suplente quien actuará en ausencia del titular.

(2) El Secretario del BCIE.

(3) El Jefe de la Oficina de Comunicación y Relaciones Externas.

(4) El Asesor Jurídico.

(5) El Oficial de Ética.

El Comité contará con un secretario, con voz y sin voto, designado por el Secretario del BCIE. Para estos efectos, el Secretario del BCIE ha designado al Oficial de Acceso a la Información del BCIE como Secretario del CAINFO.

2. Competencias del Comité de Acceso a la Información

De acuerdo con la Política, el CAINFO tiene las siguientes competencias:

(a) Dirimir discrepancias de criterio de clasificación de documentos o informes finales o normativa interna que pudiera surgir entre las áreas del Banco.

(b) Conocer, evaluar y resolver en única instancia las solicitudes de revisión recibidas de solicitantes externos a quienes se les haya denegado el acceso a información de conformidad con la Política de Acceso a la Información.

(c) Conocer y resolver los requerimientos de información de entes externos.

Supervisar la aplicación general de la Política.

(d) Interpretar las disposiciones de la Política en atención a los principios rectores.

(e) Determinar cómo se procederá ante los casos no previstos dentro de la Política.

(f) Aprobar la publicación de normativas internas a requerimiento de los Responsables de la Información.

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(g) Determinar que una solicitud de acceso a un documento o información no es atendible por razones de conveniencia institucional.

(h) Todas aquellas que puedan surgir de la aplicación de la Política.

En ejercicio de las atribuciones establecidas en la Política y en el manual de aplicación respectivo, el CAINFO también será responsable de:

(a) Aprobar el inventario de clasificación del Banco.

(b) Establecer tasas y normas de servicio de ser necesarias para atender solicitudes de información presentadas por el público.

3. Funciones del Secretario del CAINFO

3.1 El Secretario del CAINFO tendrá las siguientes responsabilidades:

(a) Transmitir la convocatoria para las reuniones presenciales del CAINFO.

(b) Remitir al CAINFO la documentación respectiva a través de los aplicativos respectivos al menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de las sesiones presenciales, a menos que el Presidente autorice plazos distintos cuando las necesidades así lo requieran.

En casos extraordinarios de indisponibilidad del aplicativo, el Secretario podrá distribuir la documentación de soporte vía correo electrónico, siendo responsable de distribuir esta misma documentación por medio del aplicativo en cuanto el mismo esté disponible.

(c) Previa consulta con el Presidente del CAINFO, preparar la agenda preliminar para cada sesión y distribuirla para el conocimiento previo de los miembros por cualquier medio que sea conveniente.

(d) Velar para que el CAINFO cumpla con los plazos de respuesta establecidos en la Política a fin de que se adopten las decisiones con la antelación suficiente y necesaria para realizar las notificaciones correspondientes a las partes interesadas. Asimismo, cuando sea necesario, si los plazos establecidos no son suficientes para atender la solicitud de revisión o el requerimiento de entes externos, el Secretario del CAINFO deberá consultar con el CAINFO la posibilidad de notificar que el plazo de respuesta se extenderá, indicando una fecha estimada de respuesta.

(e) Consultar al CAINFO, conforme con su mejor criterio y cuando se estime necesario, de acuerdo con lo indicado por el Presidente del Comité.

(f) Tramitar y registrar las votaciones virtuales del CAINFO.

(g) Levantar y custodiar las correspondientes actas.

(h) Notificar a los solicitantes de revisión y entes externos las decisiones del CAINFO. Respecto a las decisiones de revisión, divulgar las decisiones correspondientes en el sitio web de

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(i) Administrar y custodiar la correspondencia, el archivo de los acuerdos y de la demás documentación que se evalúa en el Comité de Acceso a la Información.

(j) Otras que le encomiende el CAINFO.

4. Funcionamiento del Comité A. Aspectos generales

A través del Secretario del CAINFO, se pondrá a consideración del Comité cualquier asunto que se relacione con la interpretación y aplicación de la Política. El Secretario será responsable de presentar oportunamente al CAINFO los asuntos que este deba conocer y resolver.

La Unidad de Acceso a la Información estará encargada de preparar toda la documentación necesaria para realizar el proceso de consulta al CAINFO. Cuando sea necesario y según corresponda, esta documentación incorporará la información y los puntos de vista de los Responsables de la Información. Tanto la Unidad de Acceso a la Información y los Responsables de la Información deberán asegurar la veracidad y la fiabilidad de la información proporcionada, del correcto análisis y presentación de la documentación, así como de los aspectos técnicos y metodológicos de cualquier propuesta, los cuales deberán sustentar ante el Comité.

Para la adopción de decisiones, el CAINFO podrá:

(a) Llevar a cabo sesiones presenciales las cuales podrán celebrarse por videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio tecnológico idóneo. Cuando así lo estimen pertinente y ello sea posible, los miembros del CAINFO podrán optar por participar remotamente independientemente de que se hubiera convocado a sesión presencial. Si no pueden asistir, se excusarán a través del Secretario del CAINFO, preferentemente por escrito, lo cual deberá ser informado al Comité al iniciarse la sesión respectiva.

(b) Para los demás asuntos, adoptar sus decisiones a través de votación virtual (correo electrónico o aplicativo disponible). Por votación virtual se entenderá aquella que se realiza a través del aplicativo correspondiente o por cualquier medio de comunicación electrónico, escrito u otro que permita la transferencia de información con seguridad y respaldo. Cuando un miembro del CAINFO considere que un tema consultado inicialmente a través de votación o procedimiento virtual debe ser considerado de manera presencial, podrá solicitarlo y los demás miembros del Comité deberán considerar esta solicitud.

Todas las cuestiones de procedimiento necesarias para la buena marcha del CAINFO, que no estuvieren previstas expresamente en la Política y que surjan en una sesión presencial, serán resueltas y definidas por el propio Comité antes de entrar a conocer los asuntos sustantivos de su competencia.

Los miembros del CAINFO estarán sujetos a las políticas y lineamientos establecidos por el BCIE en materia de conflictos de interés.

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B. Sesiones presenciales

Las sesiones presenciales serán presididas por el Director designado quien, en el ejercicio de dicha competencia, establecerá los parámetros y lineamientos para regular el orden del debate y someterá a votación las mociones o propuestas planteadas en la sesión. El quorum se constituirá con la presencia del Presidente del Comité y de al menos dos (2) de sus miembros, quienes deberán ser los titulares. La participación de los miembros del CAINFO no es delegable.

Con la autorización del Presidente del Comité podrán participar en las sesiones, en calidad de invitados, otros funcionarios del Banco para la presentación y explicación de temas específicos de su competencia, así como asesores externos que elaboren trabajos encomendados por el CAINFO;

lo anterior con el propósito de aportar elementos que contribuyan para la discusión y toma de decisiones.

Los integrantes del Comité tendrán voz y voto, debiendo pronunciarse positiva o negativamente sobre los asuntos sometidos a su votación. Las decisiones del CAINFO serán tomadas por mayoría simple de los miembros con derecho a voto. En caso de que se presente empate en una votación, el Presidente del CAINFO tendrá voto calificado.

El Secretario del CAINFO estará a cargo de registrar todas las votaciones de los miembros presentes cuando se haya celebrado una sesión presencial.

C. Votación virtual (correo electrónico o aplicativo disponible)

El plazo para que los miembros del Comité se pronuncien en una votación virtual será de cinco (5) días hábiles, contado a partir del día siguiente de la distribución de la documentación por parte del Secretario del CAINFO.

El voto deberá manifestarse a través del aplicativo respectivo o por cualquier otro medio que permita demostrar de manera fehaciente la voluntad de los miembros del CAINFO y que permita dejar registro de este en el aplicativo.

En el marco de una votación virtual, se tendrán en consideración los siguientes lineamientos:

(a) Una vez que haya transcurrido el plazo para la consulta, el Secretario del Comité verificará si los votos emitidos son suficientes para considerar que se ha adoptado una decisión.

(b) Se considerará como voto negativo la falta de pronunciamiento de cualesquiera de los miembros del CAINFO y se procederá a cerrar la votación.

(c) Si los votos emitidos no son suficientes para considerar que se ha adoptado una decisión, el Secretario del Comité podrá ampliar el plazo de la votación por una única vez hasta dos (2) días hábiles. Si agotado el plazo de la ampliación, los votos aún no son suficientes, el tema deberá ser conocido en una sesión presencial.

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(d) Los plazos anteriores computados en días se entenderán que son de veinticuatro (24) horas, desde las cero horas de cada día, tomando como válidos los votos emitidos fuera del horario regular que rige las labores en el Banco, de conformidad con la normativa aplicable.

4.13 Las solicitudes de aclaraciones, de consultas o de modificaciones por parte de un miembro del Comité deberán ser atendidas en un plazo máximo de un (1) día hábil. Dado lo anterior, una vez que se atiendan las aclaraciones solicitadas, los miembros del CAINFO tendrán un (1) día hábil adicional para poder emitir su voto en caso de que la respuesta se transmita el último día o ya vencido el plazo. Las solicitudes de aclaraciones serán atendidas por la Unidad de Acceso a la Información o el Responsable de la Información, según corresponda.

5. Acuerdos y actas del CAINFO

Es responsabilidad de la Unidad de Acceso a la Información y de los Responsables de la Información, según corresponda, realizar los cambios y atender las solicitudes realizadas por el Comité, evidenciando dichos cambios en los documentos, mismos que deberán ser transmitidos a través del Secretario del CAINFO.

Por cada decisión del CAINFO se levantará un acuerdo que quedará consignado en el acta de la respectiva sesión presencial. El Secretario deberá informar en la siguiente reunión del CAINFO sobre los acuerdos aprobados a través de votaciones virtuales, las que se incorporarán en el acta de esa sesión.

En las actas se harán constar de manera breve los asuntos abordados, personas asistentes, votaciones y acuerdos adoptados, así como los detalles de aquellos temas que requieren un seguimiento posterior. Todas las actas se identificarán a través de un número correlativo definido por el Secretario del Comité.

Las actas se enviarán al CAINFO para su validación en el plazo de quince (15) días calendario posteriores a la celebración de la sesión. El Secretario del CAINFO será responsable de que las actas reflejen las observaciones de los miembros del Comité.

6. Aplicación e interpretación del presente manual

Corresponderá al Presidente del CAINFO definir todo aquello que no esté previsto en este manual y la interpretación de disposiciones que pudieran resultar ambiguas para su correcta aplicación.