T E S I S
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS CON ESPECILIADAD EN INGENIERIA INDUSTRIAL.
P R E S E N T A:
DALIA MÉNDEZ VÁSQUEZ
MÉXICO, D.F. 2005
RESUMEN SUMMARY INTRODUCCIÓN
I. ANTECEDENTES
1.1 Panorama de las pequeñas y medianas empresas en México 1.2 Problemas que enfrenta la pequeña y mediana empresa
II. LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO EN LAS EMPRESAS
2.1 Empresa
2.2 Las funciones empresariales
2.3 La cadena logística y la administración del inventario 2.4 Sistema de administración de inventarios
III. ALTERNATIVAS METODOLÓGICAS PARA DESARROLLAR UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
3.1 PRONÓSTICOS
3.2 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS
3.2.1 Clasificación y tipos de inventarios.
3.2.2 Conceptos implicados en la administración de los inventarios 3.3 MODELOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
3.4 MODELO PROBABILÍSTICO DE ADMINISTRACIÓN DEL
INVENTARIO PARA REAPROVISIONAMIENTO CON DEMANDA INDEPENDIENTE Y DISTRIBUCIÓN DE POISSON.
3.5 TÉCNICAS PARA EL CONTROL FÍSICO DE LOS INVENTARIOS 3.5.1 Medida de los stocks
3.5.2 Clasificación ABC
IV. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA SACDA, S.A. DE C.V.
4.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA 4.1.1 Antecedentes
4.1.2 Misión, Visión y Objetivos 4.1.3 Organigrama
4.1.4 Ubicación de SACDA dentro de la cadena logística
4.1.5 Origen de la demanda y productos que se manejan
4.1.6 Nivel de competitividad y participación en el mercado
4.2 LA EMPRESA Y SU ENTORNO 4.2.1 La empresa y los trabajadores 4.2.2 La empresa y el gobierno 4.2.3 La empresa y los clientes 4.2.4 La empresa y los proveedores
4.3 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ACTUAL DEL INVENTARIO EN SACDA, SA DE CV
4.3.1 Descripción de las entradas y salidas
4.3.2 Funcionamiento del sistema actual de administración del inventario.
4.3.3 Medición de los procesos de SACDA, SA de CV 4.3.4 Deficiencias del proceso
V. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO CON BASE EN EL COMPORTAMIENTO DE SU DEMANDA EN SACDA, SA DE CV.
5.1 Propuesta metodológica para el diseño del nuevo sistema de administración del inventario en SACDA, SA DE CV.
5.2 Diseño del sistema de administración del inventario en SACDA, SA DE 5.3 Implementación del Sistema de Administración de Inventarios en CV.
SACDA, SA DE CV.
5.3.1 Proceso de implementación del sistema de administración del inventario.
5.4 Medición y Evaluación
5.5 Funcionamiento del sistema después de la implementación del sistema de administración del inventario.
ANEXOS
CONCLUSIÓN
BIBLIOGRAFÍA
administración del inventario en una pequeña empresa mexicana para mejorar el nivel de servicio al cliente, reducir costos y mejorar la administración de su inventario.
El alcance de este proyecto se centra solo en una parte de la cadena logística que es el minorista representada por la empresa SACDA, SA DE CV nuestro objeto de estudio es la demanda de refacciones generada por los fabricantes de azulejos. Se genera la propuesta de un sistema de administración del inventario con base en la demanda presentada y se implementa con la finalidad de mejorar el nivel de servicio. La implementación del sistema de administración del inventario se lleva a cabo mediante un sistema de información computarizado SAE (Sistema de Administrativo Empresarial) el cual genera las órdenes de compra de los productos de alta rotación para cubrir la demanda pronosticada en el tiempo requerido y con la cantidad demandada.
La problemática a resolver se centra exclusivamente en la administración del inventario de refacciones para la industria de azulejos, la empresa a analizar es SACDA SA DE CV la cual está enfocada en la compra-venta de refacciones para la industria cerámica, teniendo proveedores ubicados en Italia con tiempos de entrega que varían desde 30 hasta 45 días se reporta que un 80% de los pedidos recibidos se encuentran atrasados en la fecha de entrega, por lo que se propone que mediante un sistema de administración del inventario se mejore el nivel de servicio al cliente identificando a sus principales clientes y los principales productos que venden.
Es necesario tomar en cuenta que se tienen muchos factores que afectan el nivel de servicio al cliente pero uno de los más importantes activos que tiene su inventario de refacciones no es administrado de forma correcta, por lo que la propuesta permite determinar que refacciones comprar y cuándo comprar.
La información obtenida se realizo a nivel de campo en dicha empresa mediante entrevistas, observación, recolección de datos. La recolección de datos se baso en el número de órdenes de compra y su frecuencia, cantidad de productos demandada, tiempo de entrega, cantidad de productos retrasados, tiempo de entrega del proveedor, la estructura organizacional de la empresa, el flujo de información, etc. La entrevista se realizo tanto a nivel directivo como a nivel operario y la implementación se dio a todos los niveles en la compañia.
El orden en que se realizó este proyecto es:
Capítulo I: Se presenta un panorama de los principales problemas a los que se enfrenta la pequeña y mediana empresa en México, relacionado a la falta de capital, mala administración del inventario y varios aspectos que contribuyen a una mala administración.
Capítulo II: Se presenta el término de empresa y las funciones empresariales asi como la influencia de la administración del inventario en la cadena logística, por último se presenta la definición de “sistema de administración del inventario”.
Capítulo III: Se presenta las alternativas metodológicas para desarrollar e implementar la administración del inventario, empezando con el pronóstico de la demanda, tipos de inventarios, el manejo del nivel de servicio al cliente, los modelos de administración del inventario determinísticos y probabilísticos, técnicas de control físico de los inventarios
Capítulo IV: Se presenta el análisis de la empresa SACDA, SA DE CV, la situación y funcionamiento actual de la administración del inventario, el origen y comportamiento de su demanda, su nivel de competitividad y participación en el mercado así como los indicadores que permiten determinar la necesidad de mejorar la administración del inventario.
Capítulo V: Se realiza el diseño de la propuesta del sistema de administración del inventario y su implementación mediante un sistema de información, así como su posterior evaluación con los índices para medir el resultado obtenido y finalmente se presenta el funcionamiento del sistema después de la implementación.
Finalmente, en la conclusión se señala la medida en que se cumplió con el objetivo inicial planteado, así como las aportaciones que se realizaron con la presente investigación.
The objective of the present thesis is to apply the acquire ´s knowledgment of the inventory management in a small mexican company to improve the customer service level, decrease costs and improve the management inventory.
The reach for this project it is centered only in one part of the logistic chain that is the retailer represented by SACDA, SA DE CV Company, our study ´s object is the spare ´s demand generated by the manufactures of tiles. I made a proposal of a System Management Inventory based on the presented demand and it is implemented with the finality to improve the customer service level. The implementation of the System Management Inventory was made by means of a computer system SAE (SISTEMA DE ADMINISTRACION EMPRESARIAL) which generate purchases orders for the high rotation products to cover the forecast demand on the required time and in the required quantity.
The problem to solve is only centered in the spare inventory management for the tiles industry, the company to analyze is SACDA, SA DE CV focused in the sell – purchase of spare of the ceramic industry, they have suppliers located in Italy with lead times variation of 30 -45 days. It´s reported that a 80% of the incoming orders are backed in the delivery time, that´s why I propose an inventory management system to improve the customer service level identifying its principals clients and the principals sold products.
It´s necessary understand that exists many factors that affect the customer service level but one of the most important actives that is its spare inventory it isn´t controlled effectively, that is why my propose allows to determine what spare buy and how many buy.
The obtained information was realized to a field level in mentioned company by means of interviews, watching and collecting dates. The collecting dates was based in the purchase orders´
numbers and its frequency, quantity of demanded products, lead time, quantity of back products, supplier lead time, and the organizational structure of the company, the information flow, etc. The interviews was made as directive level as an operative levels and the implementations was given in all levels in the company.
The order the project was made is:
Chapter I: It´s presented a panorama of the principal problems that a small and medium company in Mexico has to face, related to a lack of capital, bad management inventory and some aspect that contribute to a bad management.
Chapter II: It´s presented the means of company and the enterprise functions as well as the influence of the inventory management in the logistic chain, by last, it´s presented the definition of
“Inventory Management System”.
Chapter III: It´s presented the theoretical alternatives to develop and implement the inventory management, beginning with the forecast demand, types of inventory, the uses of customer service level, the inventory management models: under conditions of uncertainty and certainty and the tecnics of the control physical of the management.
Chapte IV: It´s presented the analysis of the SACDA, SA DE CV ´s Company, the actual situation and operation of the inventory management, the source and behaved of its demand, its competitive level and its participation in the market as well as the indicators which allow determining the necessity to improve the inventory management.
Chapter V: It´s made the design of the Inventory Management System and the implementation by means of a computing system, as well as its later evaluation with the indicator to measure the obtained result and finally, it´s presented the operation after the system implementation.
Finally, in the conclusion it´s pointed the measure in that the initial presented objective was completed, as well as the contributions that I made with the present investigation.
Las pequeñas y medianas empresas en México carecen de una estrategia que les permita su permanencia en el mercado, su falta de liquidez y solvencia les impide ajustarse a los constantes cambios del mercado, sin embargo existe la posibilidad de administrar correctamente con pocos recursos.
Uno de los aspectos importantes en las empresas es la administración del inventario y el nivel de servicio al cliente que se ofrece, son dos aspectos básicos que se encuentran ligados enormemente y que pueden determinar la supervivencia de la empresa.
La empresa a estudiar es SACDA, SA DE CV dedicada a la compra – venta de refacciones para la maquinaria de la industria cerámica.
El problema detectado en esta empresa es su incumplimiento en las fechas de entrega, la carencia de material, largos periodos de espera del material por parte del proveedor debido entre otras causas a los largos tiempos de producción del fabricante, la consolidación de la mercancia para abaratar los costos, largos tiempos de espera de la materia prima, etc.
Aunado a lo anterior la inexistente administración del inventario y el no tener conocimiento de los productos mayor demandados, todo esto genera que el 80% de los pedidos lleguen retrasados.
Es necesario señalar la enorme dependencia de un solo proveedor que maneja este tipo de refacciones y se encuentra localizado a gran distancia, además claro de una falta de planeación y correcta administración del inventario ya que el sistema de planeación hasta ahora efectuado es que las órdenes de compra que se realizan al proveedor sólo se realizan hasta que el cliente solicita la refacción para evitar el manejo de un exceso de inventario.
Los clientes han expresado su inconformidad por el mal servicio que se está proporcionando, ya que no se respetan los tiempos de entrega, recientemente se ha presentado una competencia ardua de precios con otro proveedor que está entrando al mercado, por lo que la empresa ha estado perdiendo ventas.
Para mejorar el nivel de servicio nos enfocaremos en este trabajo en la administración del inventario, ya que los otros aspectos escapan de nuestro control. Por lo tanto el objetivo de esta investigación es: analizar, diseñar e Implementar un Sistema de Administración del Inventario que permita controlar las existencias refacciones de la industria cerámica en la empresa SACDA, S.A. DE C.V., mejorando el nivel de servicio proporcionado a los clientes con un costo mínimo de inversión.
Esto me parece pertinente ya que es necesario mejorar la calidad del servicio al cliente, y considero que una administración correcta del inventario logrará este objetivo. Además de que es uno de los aspectos más importantes que permiten el buen desempeño y futura permanencia en el mercado de esta empresa.
El desarrollo de un Sistema de Administración del Inventario permitirá a los directivos planear los gastos y programar un nivel de ventas. Así mismo, el control del sistema de inventarios permitiría cumplir con las fechas de entrega establecidas hasta en un 95 por ciento.
Es por ello que está tesis propone mejorar el nivel de servicio al cliente mediante la implementación de un sistema de administración del inventario en la empresa SACDA, SA DE CV.
Como inicio de este proyecto de investigación plantearemos un panorama general del entorno donde se desarrollan las actividades de la empresa objeto de estudio: SACDA, SA DE CV., con el objetivo de comprender el origen de los problemas planteados en esta investigación.
1.1 PANORAMA DE LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN MÉXICO
La empresa privada nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. Sin embargo, en la actualidad, las funciones de la empresa ya no se limitan a eso. Al estar formada por personas, la empresa alcanza la categoría de un ente social con características y vida propia, que busca el progreso humano al permitir la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa. La empresa está contrastada por varios intereses que se contraponen, debido a ello se debe lograr un equilibrio que permita la supervivencia en el entorno competitivo en que se encuentran, logrando al mismo tiempo el objetivo principal de toda empresa privada: la ganancia económica para sus dueños. La empresa debe considerar las necesidades de cada una de las partes que intervienen para su desarrollo como lo son los trabajadores, la sociedad y el medio ambiente, pero como existen intereses personales, es muy difícil que se logre el equilibrio ideal.
Las pequeñas y medianas empresas integran la mayoría de las empresas en nuestra sociedad debido a ello es necesario analizar su realidad y los problemas en los que se ven envueltos. Éstas tienen mucha importancia para la economía nacional, debido a que agrupa a los núcleos más numerosos del sector empresarial de trabajadores y del mercado nacional. La función ha sido de plena contribución al desarrollo de la economía de la nación. A medida de que los países se mueven a una “economía de consumo” el papel que desempeñan las pequeñas y medianas empresas aumentan en importancia.
Los dueños deben anticipar y ajustar sus estrategias rápidamente para hacer frente a los cambios como la demanda de los clientes, las acciones de los competidores y las expectativas de carácter general de los consumidores.
Los cambios del ambiente económico presentan problemas pero también son retos y oportunidades que permiten, siguiendo una estrategia adecuada y con la organización necesaria, triunfar económicamente y al mismo tiempo contribuir con el bienestar social.
A pesar de los múltiples problemas, las pequeñas y medianas empresas pueden competir en forma satisfactoria en el mercado. La razón por lo que las pequeñas y medianas empresas se deben adaptar a los cambios del mercado, no es sólo para sobrevivir, sino también para generar una adecuada ganancia para sus dueños.
Es importante hacer notar que las pequeñas y medianas empresas se clasifican según el número de trabajadores y de ingresos que tienen, pero éste varía de acuerdo a la nación de la que se trate, por ejemplo el censo mexicano de 1994 considera microempresa a las que tienen hasta 15 empleados, pequeña entre 16 y 100, mediana entre 101 y 250 y grande a la de más de 251 empleados1.
Por su parte, en Francia, las encuestas de innovación empresarial clasifican como microempresa a la que tiene hasta 10 empleados, pequeña a la que se ubica entre 11 y 500, mediana a la que emplea entre 501 y 2000 y grande a la de más de 2001 empleados2.
En Gran Bretaña, los trabajos sobre innovación empresarial del Science Policy Research Unit clasifican de pequeña a la empresa que tiene hasta 200 empleados, de pequeña-mediana a la que
1 Revista de Comercio Exterior. Censo Económico. 1994. Enero 1997.
2 Ibídem con referencia en Barré Remí,Les entrepises industrielles francaises et l innovation.Colciencias, dic.1996. Colombia.
emplea entre 201 y 500, de mediana a la que tiene en nómina entre 501 y 1000, de grande a la que se ubica entre 1001 y 10 000, y de muy grande a la de más de 100013.
Quizá la clasificación más aceptada y la que permite, además, un rango más amplio de comparaciones es la que utiliza la Unión Europea en el "Green Paper on Innovation". Se considera microempresa a la que tiene hasta 10 empleados, pequeña a la que reúne entre 11 y 99 empleados, mediana entre 100 y 499 empleados y grande a la de 500 o más4.
En México las pequeñas y medianas empresas representan el 98% del total de las empresas y ocupan al 64% del personal de la planta productiva del país5. Es por ello que últimamente se le ha prestado mayor atención a este sector.
La participación de las empresas en el mercado nacional está distribuido como se muestra en la tabla 1.1:
Tabla 1.1 Participación Porcentual de las empresas en México
Tamaño %
Micro 97.3
Pequeñas 2.3
Medianas 0.3
Grandes 0.1
Fuente: Censo Económico 1999 http://www.siem.gob.mx/portalsiem (consultada el 20 – Sept - 2002)
Las pequeñas y medianas empresas se dividen económicamente en sectores productivos y su importancia en la actividad económica de México se presenta en la tabla 1.2:
Tabla 1.2 Composición por Tamaño y Sector (participación porcentual de las empresas en México
Tamaño Sector Total
Industria Comercio Servicios* 2,844,308
Micro 94.4 94.9 97.4 95.7
Pequeña 3.7 4.0 1.6 3.1
Mediana 1.7 0.9 0.5 0.9
Grandes 0.4 0.2 0.4 0.3
Total 100 100 100 100
* Servicios Privados No Financieros
Fuente: Censo Económico 1999 http://www.siem.gob.mx/portalsiem (consultada el 20 – Sept – 2002)
Con estas estadísticas podemos observar la importancia de las Pequeñas y Medianas Empresas en los sectores productivos y en general en la actividad económica de nuestro país. Para tener una mayor claridad del impacto de las pequeñas y medianas empresas en México, se describen en la Tabla 1.3 como se encuentran distribuídas en cantidad la micro, pequeña, mediana y grande empresa, según el documento presentado por la SECRETARÍA DE COMERCIO:
3 Ibídem con referencia en Towsend J.et al.: Science and technology indicators for the UK: Innovation in Britain since 1945, SPRU Occassional Papers Nº 16, 1982, G.B.
4 Ibídem tomado de Comisión Europea: Green Paper.
5 Ibídem tomado de Secretaría de Economía. Censo Económico 1999 http://www.siem.gob.mx/portalsiem (consultada el 20 – Sept - 2002)
Tabla 1.3 Distribución Cuantitativa de las empresas por actividad económica INDUSTRIA
Fecha Micro Pequeña Mediana Grande Total
12/2000 221,875 15,061 7,398 1,900 246,234
01/2001 219,681 14,913 7,389 1,921 243,904
COMERCIO
Fecha Micro Pequeña Mediana Grande Total
12/2000 209,138 60,606 19,279 4,006 293,029
01/2001 208,700 60,918 19,390 4,054 293,062
SERVICIOS
Fecha Micro Pequeña Mediana Grande Total
12/2000 216,275 12,111 4,633 4,590 237,609
01/2001 216,412 12,227 4,653 4,646 237,938
Fuente: http://www.siem.gob.mx/portalsiem/ consultada el 20 – sept - 2002
En nuestro país existen problemas particulares a nuestro entorno debido principalmente a la ideología, costumbres, leyes y demás circunstancias, que hacen características a las empresas mexicanas. Me parece necesario analizar cuáles son los problemas que las caracterizan para ampliar nuestro panorama y entender el porqué de su comportamiento y de su forma de desempeñarse.
1.2 PROBLEMAS QUE ENFRENTA LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
Dentro de cualquier empresa sin importar el tipo y el tamaño, enfrentan grandes problemas, cada una dentro de las proporciones y situaciones en la que se desenvuelve, pero las pequeñas y medianas empresas tienen problemas particulares y específicos por su propia naturaleza. En general, carecen de un capital humano intelectual altamente capacitado cuentan con poca participación de los directivos hacia un desarrollo sustentable que genere y desarrolle una serie de políticas en pro de mejorar su condición en el mercado así como de su competitividad.
Como resultado del proceso de industrialización se tiende a la adopción de técnicas de manufactura flexible extranjeras principalmente en la gran empresa, con alto contenido de insumos importados, una lamentable dependencia en los mercados exteriores. Mientras las grandes empresas poseen acceso a capital y nuevas tecnologías ubicándose en los mercados internacionales, numerosas pequeñas y medianas empresas no cuentan con el acceso a importantes fuentes de capital y van quedando rezagadas o tienden a desaparecer con la apertura comercial.
El gran problema de nuestras pequeñas y medianas empresas, además de estar excluidas, es que ese tipo de organización experimenta un bajo valor agregado, tienen un problema enorme de productividad y calidad que aunado al problema del financiamiento, han creado una situación verdaderamente dramática y difícil para su sobrevivencia.
De acuerdo a los estudios realizados por la Organización de las Pequeñas Y Medianas Empresas (PYME) (con página en Internet dirección: http://www.pyme.com.mx/articulos_pyme), las pequeñas y medianas empresas tienen problemas muy específicos de acuerdo a sus características, a continuación se presentan algunos fragmentos de los artículos escritos para la Organización PYME en la dirección antes citada:
Según un artículo publicado por Ricardo Bolaños6, las Pequeñas y Medianas Empresas no tienen acceso a servicios de consultoría por los altos costos que ésta representa con respecto a sus ingresos. Sin embargo son las que probablemente más lo necesitan y también las que más fácilmente
6 Bolaños Ricardo, Revista PYME, No.15 escrito en 1998.
logran mejorar sus procesos. Son éstas las que más problemas tienen, menos apoyo, imposibilidad de acceder a créditos o asesoría. Los pequeños y medianos empresarios -mayoritariamente- tienen un profundo conocimiento técnico, pero una gran aridez administrativa.
Sergio Ortiz7, Director del Departamento de Negocios y Administración del Tecnológico de Monterrey, comenta en otro artículo escrito para la revista PYME, que las empresas pequeñas son el motor de desarrollo del país, ya que son numerosas y normalmente están mal administradas. Los dos principales problemas a los que se debe enfrentar la pequeña y mediana empresa se basa en dos fases: orientación al crédito y cartera más amplia de servicios ya que las Pequeñas y Medianas Empresas no tiene acceso al crédito, sin embargo es parte muy importante en su desarrollo. La segunda fase consiste en orientarse a una cartera más amplia de servicios.
También argumenta que son tres los factores que gravitan con similar fuerza: el acceso al crédito, el
“know-how” gerencial del empresario y las condiciones del entorno, el error consistiría en suponer que cada institución debe perseguir los tres objetivos, en cada mercado en que participa.
Por último asegura que para darle autosostenibilidad a la pequeña y mediana empresa, hay que preocuparse de que ésta sea capaz de realizar, por sí misma, todas las funciones vitales para mantenerse en el mercado.
Ricardo Bolaños también escribió en el mismo artículo que existen algunos factores que son críticos para el desarrollo de las Pequeñas y Medianas Empresas y que son problemas que han estado rezagados en nuestra sociedad, estos son8: pertenencia, innovación, alta calidad con bajos costos de operación, control total de la cadena cliente-distribuidor, internacionalización y mercado asociativo.
Explicando que la pertinencia ayuda a que el programa surja de necesidades reales, demandas y hábitos de aprendizaje de los propietarios de pequeña empresa. La mayoría de los programas de capacitación existentes en el mercado simplemente reducen los problemas e instrumentos de gestión que esta enfocado a una gran empresa pero en una pequeña dimensión. La Innovación por su parte ayuda a que el empresario aprenda de manera real. Hay que saber emplear, en cada caso, los medios o la combinación de medios más apropiados. Para aprovechar e integrar los revolucionarios progresos tecnológicos en informática y comunicaciones se deben de utilizar tecnologías modernas que le den un mayor impacto a la capacitación.
La alta calidad con bajos costos operacionales, significa conjuntar dos de los factores más preciados en los negocios: la calidad y el bajo costo.
Según los estudios de Ricardo Bolaños, menciona que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas fallan por errores de gestión, ya que técnicamente son muy competentes, pero tienen serios problemas en la parte administrativa. Los problemas característicos de las Pequeñas y Medianas Empresas según un artículo escrito para la Organización PYME por Ricardo Bolaños9 son:
COMPONENTE FAMILIAR. Un porcentaje muy cercano al cien por ciento de las Pequeñas Medianas Empresas son familiares. La empresa familiar es aquella en la que las decisiones están en manos de una familia, nuclear o extensa. La propiedad está en manos de la familia también. Puede ser que no sea un dueño absoluto, puede haber varios primos, o incluso accionistas que no sean de la familia, sin embargo, la mayoría accionaria está en manos de la familia. Estas empresas, a diferencia de las no - familiares presentan características especiales. Las decisiones se toman por amistad, o compadrazgo.
Algunas veces hay pugnas entre los diferentes miembros de la familia. Este es un problema, ya que no se toman las decisiones en base a lo que más convenga a la empresa, sino en lo que más convenga a las relaciones familiares.
FALTA DE FORMALIDAD. La mayoría de las Pequeñas y Medianas Empresas carecen de formalidad.
La formalidad es en relación con la organización y planeación. Dentro de las empresas no tienen
7 Ortíz Sergio, Revista PYME, No.15 escrito en 1998.
8 Bolaños Ricardo, Revista PYME, No.15 escrito en 1998.
9 Bolaños Ricardo, Revista PYME, No.15 escrito en 1998.
escritos procedimientos, ni políticas, ni programas, que permitan definir las líneas de autoridad y los procedimientos formales para realizar las actividades.
FALTA DE LIQUIDEZ. La mayoría de las Pequeñas Medianas Empresa sufren de problemas de liquidez. Debido principalmente a la falta de un flujo de efectivo rápido que le permita capitalizarse continuamente. Este tipo de empresa, tiene que pedir crédito y también otorgar crédito, por lo que suelen invertir todo su capital en la compra – venta de sus productos, invirtiendo todo su capital y quedándose sin liquidez para continuar con sus operaciones, ya que todo esta invertido.
PROBLEMAS DE SOLVENCIA. Si el problema de liquidez es grave, el de solvencia es peor aún. Falta de liquidez es tener con que pagar, pero no en efectivo. Tener cuentas por cobrar, inventarios, etcétera. Falta de solvencia es NO TENER. Las Pequeñas y Medianas Empresas por su falta de planeación y su natural optimismo, tienden a hacer planes para "salvar" su empresa. Estos planes, puesto que están mal fundamentados, la mayoría de las veces no funcionan.
Se puede afirmar que las Pequeñas y Medianas Empresas son técnicamente muy capaces para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero administrativamente son muy deficientes en el manejo de sus recursos. El 35% de los problemas de una Pequeña y Mediana Empresa es la necesidad de crédito, pero el otro 65% es administración, según comenta Juan Bueno Torio, Subsecretario de la Pequeña y Mediana Empresa de la Secretaría de Economía.
Otro de los factores que comentó es que hay una realidad en donde la mayoría de las Pequeñas y Medianas Empresas en México carecen de una estructura organizacional formal e incluso no tienen personal capacitado para desarrollar labores específicas de administración, innovación y desarrollo.
Entre los problemas más comunes de las pequeñas y medianas empresas se encuentran según Franklyn Dickson, las que se describen a continuación: 10
• LIMITACIONES DE CAPITAL
Usualmente el dueño o el empresario establece la empresa con un capital limitado, el cual cuando la empresa comienza a crecer, resulta insuficiente para hacer frente a dicho crecimiento. Debido al tamaño de la empresa y al poco tiempo de operación, es difícil encontrar un banco que esté dispuesto a correr el riesgo a prestar el capital adicional requerido para su expansión o mantenimiento.
Por otro lado también se encuentra el error de una inadecuada planeación para capitalizar a la empresa ya que se limitan a la dependencia del capital prestado, su problema se presenta con la falta de liquidez que se origina por que no existe una adecuada sincronización entre el efectivo que entra y el efectivo que sale de la empresa.
Otro aspecto que influye en la limitación de capital es la inexperiencia del dueño para tomar las decisiones adecuadas. Existen empresarios que carecen del más elemental conocimiento técnico para operar y otros tienen este conocimiento pero no tienen la capacidad de implementarlos.
La falta de información a tiempo es otro de los problemas para una inadecuada planeación y una falta de captación de ingresos. El pequeño empresario no tiene acceso a la cantidad de información que un ejecutivo o funcionario tiene a su disposición, el obtener información es una actividad costosa y en algunos casos puede llegar a ser excesiva. Se da por hecho que la pequeña empresa está informada acerca de sus clientes más importantes, competidores, proveedores y esto lo considera como suficiente, pero en la práctica no es así, algunas empresas cuentan con la información indispensable únicamente para salir del paso.
• COMPETENCIA
10 J, Franklyn Dickson. El éxito en la administración de las empresas medianas y pequeñas. México. Diana. 1990. P 20-22; 80-81. Apoyado en la opinión de Bennett, Roger Supervivencia de la pequeña empresa. México. CECSA. 1992. P. 18;24;35-39; 61-63
Los competidores en las pequeñas y medianas empresas en el mundo capitalista, generalmente están sujetos a las leyes del mercado, con competidores y en todo caso con el gobierno actuando como regulador. Es por ello que la empresa está en constante dinamismo y debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios del mercado.
La empresa carece de conocimientos actuales y verídicos de su competencia. Por lo general, no analizan a su competencia, sólo las empresas grandes se preocupan por esta actividad.
• MALA ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
Uno de los errores de percepción encontrados en relación a los inventarios entre los pequeños empresarios, es la constante preocupación por parte de los directivos con respecto a si tienen poco o demasiado “stock” de mercancía. El sobre invertir en inventarios inmoviliza el dinero y ocupa los almacenes pero también si no se invierte lo suficiente en inventario se corre el riesgo de perder ventas y clientes, éste es el punto crítico que los pequeños y medianos empresarios no pueden controlar. Aunado a este problema, en la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, no cuentan con un sistema para llevar el control de los inventarios, tampoco tienen información actualizada y existe un mal funcionamiento en el control del almacén.
• FALTA DE UNA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA SU CRECIMIENTO
Aun cuando exista crecimiento en la empresa, pero si el empresario no tiene el control de lo que está sucediendo, a la larga se enfrenta a decisiones complejas, donde su capacidad de acción se ve disminuida, se encuentra con muchas decisiones que tomar y se debe adaptar repentinamente a los cambios presentados sin ninguna organización.
La principal fuente de ingresos para una pequeña y mediana empresa son las ventas y sin una planeación estratégica para su continua mejora es probable que llegue al fracaso.
• CARENCIA DE UN SISTEMA DE COMPRAS EFECTIVO
En las pequeñas y medianas empresas no existe la función de compras como tal, la cual permita tomar decisiones sobre el inventario, para determinar cuándo hacer los pedidos y en qué cantidad, considerando el riesgo de quedarse sin existencias y el costo de tener demasiadas existencias.
Además de considerar los costos de procesamiento de pedidos en comparación con los de mantenimiento de inventario.
Careciendo de la función de búsqueda y análisis de los proveedores, lo que provoca una gran dependencia hacia ellos.
Como podemos observar, las pequeñas y medianas empresas tienen problemas de diversa índole, donde existe un gran campo que se puede explorar para analizar y para brindar soluciones de acuerdo a las características propias de cada una.
En México, las pequeñas y medianas empresas tienen una gran participación económica y representan el mayor porcentaje de las empresas. Últimamente se les ha prestado mayor atención, ya que representan la gran mayoría. Empresas de desarrollo de Software principalmente se han enfocado en este sector para desarrollar alternativas que solucionen problemas característicos y particulares de cada una de acuerdo a su naturaleza.
En esta tesis nos concentraremos en este sector, ya que existen muchos factores logísticos que se pueden mejorar, aquí nos concentraremos en la administración del inventario, ya que es uno de los activos que más inversión involucra y del cuál depende, en su mayoría, el nivel de servicio que se le puede proporcionar al cliente.
Para ello, es necesario conocer las diferentes alternativas metodológicas con las que se cuenta en la actualidad para lograr un control de inventarios adecuado a las características de la empresa. En el siguiente capítulo analizaremos los fundamentos teóricos para sustentar un Sistema de Administración de Inventarios.
El tema central de esta investigación gira entorno a la administración del inventario por lo que es conveniente conocer como se desarrolla esta actividad en el entorno empresarial de nuestro país, para ello presento las funciones que se llevan a cabo y la forma en que se presentan en el ámbito mexicano.
2.1 EMPRESA
Empresa es un término nada fácil de definir, debido a que se le dan diversos enfoques económico, jurídico, filosófico, social, etc. Una definición común es “una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer un mercado” 11
La empresa proviene del vocablo emprender, es decir iniciar algo, empezar un conjunto de actividades encaminadas a un fin específico y predeterminado, se define como “una organización económica que produce o distribuye bienes o servicios para el mercado, con el propósito de obtener beneficios para sus titulares o dueños”12.
José Méndez Morales, la define como “la célula del sistema económico capitalista, es la unidad básica de producción, representa un tipo de organización que se dedica a cualquiera de las actividades económicas fundamentales en alguna de las ramas productivas de los sectores económicos” 13
Petersen y Plowman, la definen como la “actividad de la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercancías o de servicios, para obtener una ganancia o utilidad mutua”14.
En esta tesis, vamos a entender por empresa “una entidad económica que produce bienes o servicios, con el objetivo de generar ganancias”.
Existen varios criterios para clasificar a las empresas en entre ellas están las siguientes: 15 De acuerdo con la actividad que desarrollan 16
1. Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:
A. Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de los recursos naturales, ya sea renovables o no renovables entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
B. Manufactureras. Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos tipos:
a) Empresas que producen bienes de consumo final. Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; estos pueden ser: duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad.
b) Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final.
11 Reyes Ponce, Agustín. Administración de empresas, teoría y práctica. Primera parte. México. Limusa, 1999. P. 76
12 Mercado H, Salvador. Administración de pequeñas y medianas empresa. Estrategias de crecimiento. PAC, México. 1995. P. 3
13 Méndez Morales, José. Dinámica social de las organizaciones. México. Interamericana. 1986. P. 169
14 Ibídem. P. 169
15 Méndez Morales, José Silvestre. Economía y la Empresa. México. Mc Graw Hill. 1989. P 272-297.
16 Mercado H, Salvador. Administración de pequeñas y medianas empresas. Estrategias de crecimiento. PAC. México. 1995. 1ª edición. P.
5-7
2. Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compraventa de productos terminados, pero no todas manejan bienes tangibles, las compañías de transportes, bancos y de servicios se consideran dentro de las actividades comerciales. Se clasifican en:
A. Mercantiles: Distribuyen artículos de uso común y consumo. Incluyen comerciantes de todo tipo mayoristas, minoristas o comisionistas.
B. Financieras: Se ocupan de las necesidades financieras de otros negocios en diversas formas incluyen instituciones bancarias, sociedades de inversión, corredores, de seguros y factoraje.
C. Transporte: Su actividad es el traslado de un lugar a otro ya sea de mercancías, pasajeros o correos.
D. Servicios personales: Sólo proporcionan servicios especializados profesionales.
Comprenden los servicios de médicos, abogados, asesores, etc.
Por el origen del capital 17
Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quienes dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:
1. Públicas. En este tipo de empresas el capital pertenece al estado y, generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.
2. Privadas. Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser nacionales, cuando los inversionistas son nacionales o nacionales y extranjeros, y transnacionales, cuando el capital es preponderantemente de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países de origen.
Por el tamaño de la empresa
Uno de los criterios más utilizados para la clasificación de la empresa es éste, en el que, de acuerdo con el tamaño de la empresa se establece que puede ser pequeña, mediana o grande; sin embargo, al aplicar este enfoque encontramos dificultad para determinar límites, siendo los más usuales:
A. Financiero. El tamaño de la empresa se determina con base en el monto de su capital;
pueden ser micro, pequeña, mediana y grande18.
B. Producción. Este criterio clasifica a la empresa de acuerdo con el grado de automatización que existe en el proceso de producción; así una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo, o sea que su producción es artesanal aunque puede estar mecanizada; pero si es así, generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere mucha mano de obra. Una empresa mediana puede estar mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta con más maquinaria y menos mano de obra. Por último, la gran empresa es aquella que esta altamente automatizada y/o sistematizada19.
C. Personal ocupado. Este criterio la divide por el número de empleados. Una Micro empresa comprende de 1 – 5 empleados, la pequeña empresa de 5 – 20 empleados, la mediana empresa de 20 – 99 empleados.20
D. Mercadotecnia. Establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa abastece y con el monto de sus ventas. Según este criterio, una empresa es micro cuando emplea a menos de 15 personas y realiza ventas anuales hasta de 80 millones de pesos. La pequeña empresa tiene de 16 – 100 personas y ventas de 1,000 millones de pesos
17 Reyes Ponce, Agustín. Administración de empresas, teoría y práctica. Primera parte. México. Limusa 1999. P 83-84
18 Reyes Ponce, Agustín. Administración de empresas, teoría y práctica. Primera parte. México. Limusa, 1999. P. 86-87
19 Ibidem. P. 86-87
20 Secretaría de Economía. Censo Económico 1999 http://www.siem.gob.mx/portalsiem (consultada el 20 – Sept - 2002)
anuales. La mediana empresa es de 101 – 250 personas con ventas de hasta 2,000 millones de pesos al año. La gran empresa emplea a más de 250 trabajadores y tiene ventas superiores a los 2,000 millones de pesos. 21
La clasificación, según Nacional Financiera NAFINSA, de las empresas por número de trabajadores, se presenta en la tabla 2.1:
Tabla 2.1 De acuerdo al Diario Oficial de la Federación (DOF) del día 30 de marzo de 1999 Estrato Industria Comercio Servicios
Microempresa 1-30 1-5 1-20
Pequeña 31-100 6-20 21-50
Mediana 101-500 21-100 51-100 Fuente: http://www.siem.gob.mx/portalsiem/ 20 – sept - 2002
Existen muchos criterios para la clasificación de una empresa, lo relevante es que una empresa sin importar el giro o clasificación que tenga, presenta como característica similar ciertas funciones empresariales que son el núcleo operativo de las empresas. Es por ello que presentamos un análisis de las principales funciones empresariales, en el siguiente aparatado, que encontraremos indudablemente en cada empresa.
21 Clasificado por Financiamiento de la Renovación industrial en el sector energético, en el mercado de valores año XLVIII, N° 25, México, NAFINSA, Junio 22 de 1987. P. 658
2.2 LAS FUNCIONES EMPRESARIALES.
Todas las funciones se interrelacionan de manera que permitan a la empresa lograr el objetivo de rentabilidad y productividad a largo plazo, las principales funciones involucradas, según Sérvulo Anzola Rojas, son compras, administración del inventario, producción, ventas y mercadotecnia, finanzas y contabilidad, las cuales se describen a continuación:22
COMPRAS
La función de compras es la responsable de la adquisición de materiales al más bajo precio y según las especificaciones estipuladas por el cliente. También es responsable de la planeación y coordinación de la entrega de materiales para que no se produzcan interrupciones en el programa de producción. El hecho de poder determinar con certeza qué se debe comprar y porqué se compra en ese momento, permitirá realizar adquisiciones en el momento adecuado, en cantidades y precios más convenientes logrando una disminución de costos por manejo de inventarios y por la adquisición de mercancías a buenos precios, mejorando así los ingresos de la empresa y logrando competir con menores costos de producción.
Principales responsabilidades de la función de compras:
• Obtener cotizaciones de precios.
• Elegir entre los posibles abastecedores.
• Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra.
• Realizar y enviar órdenes de compra con la finalidad de:
a. Notificar al departamento de recepción de materiales.
b. Avisar al departamento de planeación.
c. Notificar al departamento de contabilidad general.
Compras es una función de servicio que apoya las actividades de otras operaciones. A su vez, recibe auxilio de otras unidades de operación como control de inventarios, producción, contabilidad, mercadotecnia y ventas.
ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
La función de administración del inventario tiene a su cargo diseñar y definir políticas de abastecimiento que contribuyan a la gestión de los diversos tipos de inventarios que se manejan en una empresa como materia prima, producción en proceso y producto terminado. Todas las empresas tienen inventarios, por ejemplo en las empresas minoristas y mayoristas están surtidas de mercancías para revenderlas, en las empresas manufactureras tienen inventarios de materia prima y de producto terminado. El tamaño de los inventarios determina varios costos asociados con el manejo del mismo, entre estos costos se presentan los costos de tenencia que son los que resultan de mantener las existencias e incluyen espacio físico (almacenes), manejo de materiales, deterioro, seguridad, limpieza, estanterías, etc., los intereses sobre los fondos de capital invertidos en inventarios. La importancia del inventario radica en la capacidad de satisfacer la demanda de los consumidores, obtener utilidades extras con lotes de compra o fabricación más grandes para obtener descuentos, bonificaciones y rebajas, estabilizar la producción que satisface los períodos de demanda máxima.
La función de administración del inventario se interrelaciona con la actividad de compras, ya que comparten los mismos objetivos generales que son tener los artículos adecuados en las cantidades adecuadas y en el momento y lugar correctos. Por ello, estas dos áreas deben interactuar e intercambiar información en tiempo real para la toma de decisiones.
Una demora causada por la falta de materiales, puede hacer que se pierda un ingreso e inclusive puede provocar la pérdida de clientes, además de parar todo el proceso dentro de la empresa provocando el aumento de costos por mantener trabajadores y/o máquinas ociosas, así como no
22 Anzola Rojas, Sérvulo. Administración de pequeñas empresa. México. Mc Graw Hill. 1ª edición.1993. P 155-157; 175-181; 187- 192;
245-246. Descripción de funciones de acuerdo a Riggs L. James. Sistemas de producción, planeación, análisis y control. México. Limusa. 3ª edición. 1998. P 65; 435; 443
cumplir con las fechas de entrega. Pero al mismo tiempo, debemos considerar que un inventario demasiado grande infla el costo y provoca pérdidas porque la inversión no se recupera inmediatamente, se presentan también costos por almacenaje, deterioro, obsolescencia, manejo de materiales, etc. Así se debe planear el equilibrio para aumentar los ingresos y disminuir los costos de la empresa.
Los inventarios están interrelacionados con el personal de ventas para que puedan prometer artículos de entrega inmediata, almacenes para la óptima utilización del espacio y su consecuente reducción de espacios, con compras ya que los inventarios más grandes representan ahorros por los descuentos por cantidad comprada, con contabilidad debido a que inventarios más grandes implican dinero invertido en materiales el cual no gana intereses y finalmente con producción ya que permiten volúmenes de producción más grandes con menores costos de preparación.
VENTAS Y MERCADOTECNIA
La función de ventas y mercadotecnia se compone del análisis, planificación, aplicación y el control de los programas diseñados para realizar los intercambios deseados entre consumidores y la empresa con el fin de obtener la mayor ganancia posible.
El conseguir un nivel de ventas adecuado para la empresa, depende de varios factores entre ellos la adaptación y coordinación del producto, precio, promoción y lugar, cuestiones que el departamento de ventas debe resolver junto con el área de mercadotecnia.
Esta función debe planear el crecimiento de la empresa en las ventas a corto y largo plazo, mediante el pronóstico de las ventas, el cual es el insumo más importante del proceso de planeación financiera a corto plazo y, por lo tanto, de todo presupuesto de caja. Así como asegurar el compromiso de la alta administración para alcanzar las metas planeadas.
Con base en tal predicción, el administrador financiero estima los flujos de efectivo mensuales que resultarán de los ingresos por las ventas proyectadas y por producción, por inventario y por los desembolsos que implican las ventas. Además, esta información sirve de entrada para el área de compras y de control de inventarios, para cubrir la demanda proyectada.
Además, el contacto con los clientes proporciona retroalimentación acerca de la calidad que se espera de la compañía y el tipo de servicio que requieren.
PRODUCCIÓN
La función de producción esta diseñada para fabricar un producto, se puede utilizar funciones sucesivas o simultáneas, el objetivo es transformar los insumos en productos para su posterior venta.
Producción tiene la responsabilidad de establecer los procedimientos para la transformación de los insumos, de la programación de los requerimientos de materiales y de forma general de la planeación y control de la producción.
No todas las empresas cuentan con esta función, debido a que algunas son comercializadoras y otras solo proporcionan servicios, esto ocasiona que no cuenten con un sistema propio de producción donde se transformen físicamente los bienes.
La función de producción es la base medular de la empresa, la cual se interrelaciona con la función de compras, ventas y de administración del inventario de las materias primas, material en proceso y de producto terminado. El nivel de interacción es básico para el funcionamiento sincrono y coordinado de la empresa.
FINANZAS Y CONTABILIDAD
La función de finanzas debe proyectar el dinero necesario que debe obtener para realizar todas las actividades de la empresa. Las principales funciones de las finanzas en las empresas son la planeación, adquisición y aplicación de los fondos a fin de maximizar la eficiencia de las operaciones y de las ganancias de la empresa. Considerando para ello, gran número de alternativas en cuanto al origen y aplicación de fondos antes de tomar las decisiones.
Las entradas y salidas de fondos que generan las operaciones de una empresa deben vigilarse y controlarse por la administración financiera. Los fondos que se obtienen de las fuentes de financiamiento se convierten en rendimientos, pagos, productos y/o servicios que forman parte de todo el proceso de la empresa.
Junto con el comité de ventas se designan los fondos para las operaciones comerciales como lo son el financiamiento de inventarios anticipados a la demanda, financiamiento de las cuentas por cobrar durante recesiones, la asignación de fondos para campañas publicitarias y de promoción para mejorar el proceso de venta, asignar recursos económicos para la exploración de nuevos mercados, de innovaciones, mejoramiento de procesos, etc.
Esta función obtiene los datos del costo de los materiales, mano de obra directa y los gastos indirectos. Proporciona información acerca de los desperdicios, las partes y los inventarios de artículos terminados, los patrones de las horas de trabajo y otra información de las actividades de producción.
Concluimos que ninguna función puede actuar de manera independiente de las demás funciones que participan en cada una de las empresas, siempre existirá una relación interfuncional que determinará el correcto desempeño de una empresa. Una de las funciones que tiene una gran importancia en el desempeño estratégico de la empresa es la “logística” que se involucra con las otras funciones de forma integradora y en especial con la función de administración del inventario, por lo cual la analizaremos por separado en el siguiente apartado.
2.3 LA CADENA LOGÍSTICA Y LA ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
Los empresarios han llegado a un nivel en el cual han establecido como estrategia la integración de cada una de las empresas que están involucradas en las actividades comerciales de su empresa, incluyendo desde el cliente de sus clientes hasta los proveedores de sus proveedores. Esto es conocido como cadena logística, la cual se debe administrar para obtener los mejores beneficios y una reducción de costos totales. La logística “es el proceso de planeación, implementación y control de la eficiencia, flujo efectivo de costos y almacenamiento de materias primas, inventarios en proceso, producto terminado y toda la información relativa al punto de origen y hasta el punto de consumo, para los propósitos especificados de conformidad a los requerimientos del cliente”23
Tabla 2.2 Logística.
Fuente: Lambert, M. Douglas & Stock, R. James. Strategic logistics management.. New york. Mc.
Graw Hill.. 4ta. Edición.. 2001P. 15
Uno de los aspectos decisivos para el diseño del sistema logístico de la empresa es la influencia que ejerce el tipo de Administración de inventario que se aplicará, ya que determina varios puntos logísticos decisivos como el tipo de almacenamiento, modo de transporte, programa de producción, nivel de servicio que se va a ofrecer, nivel de inventario, entre otros. Estos aspectos permiten estimar la cantidad que se tiene que invertir en este activo y el nivel de ingresos que se esperan, todo esto de forma integrada, sincronizada y coordinada en toda la cadena logística.
Es por ello que la Administración del inventario dentro de la cadena logística es una actividad estratégica que se debe entender para adecuar la mejor política que beneficie a toda la cadena, desde el proveedor de la materia prima hasta el consumidor final, manteniendo un nivel de servicio y un costo adecuado. Por lo tanto, se debe lograr una calidad en la administración del inventario y de las políticas de inventario para que se logre la rentabilidad y la habilidad para implementar los menores costos logísticos totales.
Es importante hacer notar que la administración del inventario requerido en el sistema logístico puede ser realizado sólo dentro de la firma analizada o entre diferentes niveles de la cadena de abastecimiento. “Para empresas individuales, el objetivo es encontrar la forma más eficiente para ofrecer el nivel de servicio deseado. Para toda la cadena de abastecimiento, el objetivo es mejorar la eficiencia global mediante la relocalización de las funciones, y por consiguiente los costos, de cada uno de sus miembros” 24.
23 Lambert, M. Douglas & Stock, R. James. Strategic logistics management.. New york. Mc. Graw Hill.. 4ta. Edición.. 2001P. 15
24 Idem.. P. 217
Compras Manufactura Distribución Ventas
Proveedores Clientes
En esta investigación se analizará la administración del inventario para una empresa individual, con el objetivo de mejorar el nivel de servicio que tiene la empresa actualmente.
El impacto que tiene el inventario dentro del proceso logístico es significativo y es necesario centrarse en esta área para determinar la influencia que puede ejercer en las decisiones de la empresa. El inventario repercute principalmente en el nivel de servicio al cliente y es a la vez uno de los costos más significativos que tiene la empresa, es por ello un punto delicado en el cual se debe prestar especial atención y es motivo de esta investigación. En el siguiente apartado se definirá qué es un Sistema de Administración de Inventarios, para introducirnos ampliamente en las metodologías de Administración del Inventario.
Tabla 2.3 ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO Y LA LOGÍSTICA.
FUENTE: Lambert, M. Douglas & Stock, R. James. Strategic logistics management.. New york. Mc.
Graw Hill.. 4ta. Edición.. 2001P. 35
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2.4 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Es necesario definir lo que es un Sistema de Administración de Inventarios, ya que es el propósito que lleva esta investigación.
Un Sistema es “un conjunto de componentes operantes que interactúan para lograr un objetivo común”54. La administración es “es el conjunto de procesos que permite planear, organizar, coordinar, integrar, dirigir y controlar un sistema”55. Un inventario “es una cantidad almacenada de materiales que se utilizan para facilitar la producción o para satisfacer las demandas del consumidor. Los inventarios incluyen materia prima, trabajo o producto en proceso y productos terminados”56.
Por lo tanto en esta tesis entenderemos por un Sistema de Administración de Inventarios “al conjunto de técnicas y herramientas que permitan planear, organizar, integrar, dirigir y controlar los materiales, ya sea en forma de materia prima, material en proceso o de producto terminado, que serán almacenados en la empresa para satisfacer las demandas del consumidor con un nivel de servicio establecido”.
El objetivo de la administración del inventario es “incrementar la rentabilidad de la empresa, predecir el impacto de las políticas de nivel del inventario y minimizar el total de los costos logísticos”57. Por lo que al mejorar la administración del inventario tiende a incrementar el control a predecir mejor las reacciones en las inversiones de los inventarios en el cambio de las políticas establecidas.
La administración debe determinar el nivel del inventario requerido para alcanzar el menor costo logístico total proporcionando el adecuado servicio al cliente, que es lo que busca alcanzar esta investigación. Determinando cuánto inventario ordenar y cuándo colocar la orden.
Un sistema de administración del inventario deficiente, el cual indica una necesidad de re organizar la administración, se caracteriza por58:
• Incremento en el número de órdenes pendientes por surtir
• Incremento en la inversión en inventario para cubrir las ordenes pendientes de surtir.
• Altos promedios de rotación de los clientes
• Incremento del número de órdenes canceladas
• Falta de espacio para almacenamiento en forma periódica
• Amplia variación en la rotación del inventario en medio de los centros de distribución y entre los mayores productos del inventario.
• Deterioro de las relaciones con los intermediarios como resultado de las cancelaciones
• Gran cantidad de productos obsoletos.
Debido al gran impacto que tiene en el nivel de servicio al cliente, en la inversión realizada por la empresa y en las decisiones logísticas de la empresa, es necesario realizar un análisis de esta actividad para mejorar la rentabilidad de la empresa.
La pequeña empresa es el centro de investigación de esta tesis enfocándonos concretamente en la función de Administración del Inventario en solo una parte de la cadena logística, el minorista, la cual considero estratégica y decisiva para brindar un adecuado nivel de servicio a los clientes, en el capítulo siguiente analizaremos las técnicas y herramientas con las que contamos para la adecuada Administración del Inventario.
54Riggs, L. James. Sistemas de Producción. Planeación, análisis y control. México. Limusa. 3ra. Edición. 1998. P.60
55Ibídem. P.27
56G. Schroeder, Roger. Administración de operaciones. México. Mc Graw Hill. 3ra. Edición. 1993. P. 454
57Lambert, M. Douglas & Stock, R. James. Strategic logistics management.. New york. Mc. Graw Hill.. 4ta. Edición.. 2001 P. 253 58Ibídem. P. 254
Para desarrollar un sistema de administración de inventarios, es necesario utilizar varias alternativas metodológicas aplicadas a las características propias de la empresa. Uno de los autores que ha escrito de la forma de implementar un Sistema de Administración del Inventario es Alfonso García Cantú59 el cual describe los siguientes pasos:
1. Hacer un análisis de los inventarios mediante algún sistema de clasificación para el control del inventario, ya sea el método ABC, o de Medida de Stocks.
2. Obtener del departamento de contabilidad los datos necesarios para calcular el costo de abastecimiento de materiales por parte de los proveedores o de productos de fábrica.
3. Obtener del departamento de contabilidad los datos para calcular el costo de mantenimiento de existencias en los almacenes.
4. Calcular el Lote económico de producción o de compra con los datos proporcionados por contabilidad, empleando fórmulas de sistemas determinísticos.
5. Fijar políticas de punto de reorden empleando fórmulas de sistemas probabilísticos.
6. Determinar las cantidades óptimas de reserva mediante cálculos probabilísticos.
7. Establecer políticas de seguridad y prever riesgos de faltantes debidos a cálculos probabilísticos.
8. Determinar un equilibrio entre costos de faltantes y costos de excedentes en las existencias.
Existen otras metodologías entre ellas la descrita por Frederick Hillier y Gerard Lieberman, en su libro Investigación de Operaciones, donde proponen realizar los siguientes pasos60:
1. Formular un modelo matemático que describa el comportamiento del sistema de inventarios.
2. Derivar una política óptima de inventarios respecto a este modelo.
3. Utilizar un sistema de procesamiento de información computarizado para mantener un registro de los niveles de inventario.
4. A partir de los registros de los niveles de inventario, utilizar la política óptima de inventarios para señalar cuándo y cuánto conviene reabastecer.
El autor Duglas Lambert propone formas para reducir el inventario una serie de pasos que permiten a su vez, establecer una administración del inventario.61:
1. Análisis ABC del inventario.
2. Análisis de los tiempos de entrega.
3. Eliminar los productos con baja rotación y/o obsoletos.
4. Instalación de un sistema de reorden de materiales.
5. Análisis de las características de la demanda de los clientes.
6. Desarrollo de un plan de ventas formal y del origen de la demanda.
Cada uno tiene una perspectiva diferente de cómo implementar cronológicamente un sistema de administración del inventario, pero coinciden en varios aspectos.
Para esta investigación he propuesto una metodología basándome en las características más importantes de cada autor y que se adaptan al entorno de la empresa analizada, en el capítulo V se presentará y se desarrollará.
59 García Cantú Alfonso. Enfoques prácticos para planeación y control de inventarios. México. Trillas. 1ra. Edición. 1978. P. 30-43
60 Hillier Frederick, Lieberman Gerard. Investigación de Operaciones. México. Mc Graw Hill. 7ma. Edición.l 2002. P.936.
61 Lambert, M. Douglas & Stock, R. James. Strategic logistics management.. New york. Mc. Graw Hill.. 4ta. Edición. 2001. P.255
