Guía de Usuario 4
Contenido
INTRODUCCIÓN ... 6Requisitos del sistema. ... 6
GUÍA DE INSTALACIÓN ... 7
1. Instalación de la base de datos. ... 8
2. El instalador. ... 10
2.1 Protocolos de red- (TCP/IP) ... 10
2.2 Reiniciar el sistema ... 11
2.3 Cambiar clave de usuario principal ... 11
2.4 Crear empresa reservas ... 11
2.5 Borrar empresa ... 10
3. Instalación del Cliente de la aplicación. ... 11
3.1 Creación de puesto Control de Presencia ... 12
GUÍA DE USUARIO ... 14
1. Inicio. ... 15
2. Mantenimiento de ficheros maestros. ... 17
2.1 Empresa ... 17 2.2 Recepcionistas ... 17 2.3 Tramos horarios ... 18 2.4 Empresas Clientes ... 19 2.5 Clientes ... 20 2.6 Menú ... 21 2.7 Salones ... 22 3. Control de Reservas. ... 24 3.1 Principal ... 24 3.2 Nueva Reserva ... 25 3.3 Consulta y modificación ... 28 3.4 Disponibilidad ... 28 3.5 Ver seguimiento ... 29 3.6 Cambio de Empresa ... 30 3.7 Informes de reservas ... 30 4. Auxiliares ... 31 4.1 Usuarios... 31 4.2 Permisos ... 32
Guía de Usuario 5
4.3 Configuración General ... 32
4.4 Parámetros Generales. ... 34
Agradecimientos ... 35
Guía de Usuario 6
INTRODUCCIÓN
Requisitos del sistema.
Procesador: Pentium III o superior.
Velocidad de la CPU 500 Mhz (Recomendado 1Ghz) Teclado y ratón.
Disco duro: 2Gb.
RAM: 192 Mb (Recomendado 512 Mb). Lector de CD-ROM o DVD-ROM.
Resolución de pantalla: 256 Colores y 800 x 600 píxeles.
Sistema Operativo: Windows 98 segunda edición, Windows 2000 o Windows XP Y Windows Server 2003.
Nota
Asegúrese de que su ordenador cumple con los requisitos mínimos, si no fuese así consulte con su distribuidor.
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1. Instalación de la base de datos.
Haciendo doble click sobre el archivo de setup de la base de datos, comenzaremos el proceso de instalación, el asistente le guiará a través del proceso de instalación.
Haga clic en Siguiente para ir avanzando en la instalación del software.
Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la
que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto “C:\RMSuite\”. En el
Guía de Usuario 9 Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realizará la instalación del software.
El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en:
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2. El instalador.
En esta pantalla usted tendrá que ir pulsando sobre cada una de las opciones que aparecen según sus necesidades. A continuación les explicaremos la finalidad de cada opción.
2.1 Protocolos de red- (TCP/IP)
Para que Microsoft SQL Server funcione bien, debe habilitar la función TCP/IP. Para ello debe seleccionar TCP/IP en la lista de la izquierda y pulsar Habilitar >> y a continuación aceptar.
Guía de Usuario
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2.2 Reiniciar el sistema
Para asegurarse de que el motor de base de datos esta funcionando correctamente es necesario reiniciar su ordenador.
Una vez hecho esto, deberá ejecutar el programa “Instalador” nuevamente, desde el CD o desde el menú de inicio de Windows.
Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Instalador Reservas. Deberíamos estar ubicados de nuevo en la pantalla que se muestra en el punto 2.
2.3 Cambiar clave de usuario principal
Para cambiar la clave para el usuario principal, se ha de tener en cuenta que por defecto Microsoft
SQL Server crea un usuario “sa” y
como clave se le ha establecido “usupas”.
Para cambiar esta clave
introduzca en Password la antigua contraseña (“usupas” por defecto) y en Nuevo Password la clave que desee asignarle al usuario principal y presione Cambiar Password
Este paso solo será necesario si tiene una aplicación anterior que trabaja con Microsoft SQLserver y tiene una clave distinta configurada.
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10 Para crear una empresa, hemos de escribir el nombre de la empresa, la
aplicación pedirá la carpeta en la que se almacenaran sus datos, es el Directorio de datos*, si se desea cambiar el que aparece por defecto puede escribirse manualmente o
buscarse mediante el botón en forma de carpeta amarilla anexo.
El apartado servidor deberá rellenarse con el acceso al servidor de base de datos (IP o nombre de equipo) por defecto (local).
En tamaño B.D especificaremos el tamaño de memoria que queremos dedicar a la base de datos, tendremos que asegurar que la memoria asignada es suficiente para todos nuestros datos,
Por último será necesario un nombre de usuario y una contraseña para el mismo.
Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón Crear Empresa, tras validar la información, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón Salir nos lleva de vuelta al menú principal.
Una vez concluido este proceso el instalador pedirá que se seleccione la impresora por defecto para la impresión de las facturas o ticket. Seleccione alguna de las impresoras que aparecen y pulse aceptar.
*Si la ruta introducida no existe, el programa sugerirá su creación antes de proceder con la creación de las bases de datos.
2.5 Borrar empresa
Para Borrar una empresa es necesario indicar el servidor (IP o nombre del equipo) en el que se encuentra la base de datos, el nombre de usuario y la contraseña asociada. Pulsando el botón Lista de Empresas la aplicación comprobará si existen empresas en ese servidor con ese nombre de usuario.
Una vez realizada la comprobación, podrá ver esas empresas y seleccionar la que desea borrar, pulsando el botón Borrar Empresa.
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3. Instalación del Cliente de la aplicación.
Haciendo doble click sobre el archivo de setup de Gestión de Reservas, de nuevo, un asistente le guiará a través del proceso de instalación, en este caso del programa cliente Gestión de Reservas. Pulse Siguiente para iniciar el proceso de instalación.
Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando
una por defecto “C:\RMSuite\”.
En el caso que desee modificarla haga clic en Cambiar y pulse en Siguiente.
Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realiza la instalación del software
Guía de Usuario
12 El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente.
Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en:
Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Crear Puesto Reservas.
3.1 Creación de puesto Control de Presencia
La creación del puesto implica el enlace de nuestra aplicación con la base de datos creada anteriormente.
• Tendremos que seleccionar el servidor en el que hemos instalado la base de datos, si es
nuestra propia máquina pondremos “(LOCAL)” tal y como aparece en la imagen.
• El usuario por defecto es “sa” y la contraseña “usupas”.
• Tras introducir estos datos pulsaremos el botón Conectar y se realizará una prueba de enlace con el servidor de Base de Datos.
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13 con el botón Conectar.
• Si no ha aparecido ningún error de conexión aparecerá un mensaje de Empresas cargadas y al desplegar la lista de Empresas se mostraran las empresas creadas en nuestra base de datos, seleccionaremos aquella a la que queremos conectar nuestro programa y pulsaremos el botón Crear Puesto. Si se ha realizado la operación
correctamente aparecerá un mensaje indicando “Alias creado correctamente”.
• Repetiremos la acción de Crear Puesto con todas las empresas que deseemos utilizar desde nuestra aplicación.
* Cada vez que creemos una nueva empresa hemos de volver a realizar la acción de crear puesto para que la nueva empresa sea accesible desde nuestra aplicación.
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1. Inicio
.
Para iniciar nuestra aplicación de Gestión de Reservas, debemos buscar el icono del programa y hacer doble clic sobre él.
Por defecto podemos encontrar este icono en:
Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Gestión de Reservas.
Si es la primera vez que
ejecutamos nuestro módulo Gestión de reservas, aparecerá la pantalla de
validación de autorización, que
completaremos con la clave que nos ha sido asignada.
Lo primero que hay que hacer es seleccionar en cual de las empresas vamos ha abrir la aplicación de Gestión de Reservas.
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16 Para poder comenzar a trabajar con la aplicación de Gestión de Reservas es necesario haber creado una o varias empresas (Ver guía de instalación).
Es posible tener más de una empresa creada, de esta forma puede tener una empresa de pruebas y otra real que nos permita ir ejercitándonos en la aplicación sin modificar los datos reales de facturación.
Para iniciar el trabajo con una determinada empresa debemos hacer clic sobre la empresa deseada y esta se iluminará en azul. Una vez iluminada la empresa pulsaremos el botón aceptar.
•
Validación del usuario yclave de acceso. Para acceder al modulo de Control de Presencia hemos de introducir nuestro número de usuario y la clave de acceso. Por defecto el
usuario es “1“y la clave de
acceso en blanco
.
Accederemos de esta forma a la pantalla principal de la aplicación, desde donde podremos acceder a todas su funciones, su aspecto debe corresponder con la imagen mostrada a continuación.
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2. Mantenimiento de ficheros maestros.
2.1 Empresa
En el formulario datos Generales hemos de rellenar los datos de empresa, estos datos serán los que aparecerán en el encabezamiento de futuros informes, así que es muy importante su correcta formalización. Una vez introducidos estos datos se activará el botón Grabar que nos indica que hemos realizado cambios en nuestra configuración y deben de ser almacenados.
2.2 Recepcionistas
Añadimos en este formulario los
recepcionistas encargados
regestionar las reservas que
pertenecen a nuestra empresa,
pulsamos sobre el botón Nuevo.
• Recepcionista. Código del Recepcionista, este código será el utilizado en la validación de las reservas.
• Nombre. Nombre de Recepcionista.
• Código. Código de validación para las reservas.
• Si lo que queremos es eliminar un recepcionista ya existente lo seleccionamos en la lista, comprobamos que su nombre aparece en el recuadro de Recepcionista y seleccionamos la opción Borrar.
Podemos imprimir previsualizar un informe con un listado de nuestros recepcionistas pulsando sobre le botón, Imprimir.
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2.3 Tramos horarios
La aplicación permite la existencia de Tramos Horarios que se utilizarán para poder pedir informes y estadísticas de reservas según dichos tramos horarios.
Por ejemplo; si creamos un tramo horario llamado Desayuno que comience a las 08:00 y termine a las 12:00 podremos sacar estadísticas de reservas tan solo para este tramo separadamente del resto de la jornada.
• Para crear un nuevo tramo horario hemos de pulsar el botón Nuevo.
• En Tramo introducimos el nombre que deseamos para el nuevo tramo horario. Éste será un texto libre que se utilizará en los informes y estadísticas. Es conveniente enumerarlos si queremos que aparezca ordenados, ya que por defecto se ordenan alfabéticamente.
• La Hora Inicio será un valor horario en el formato hh:mm, donde h son horas y m minutos.
• La Hora Final será un valor horario en el formato hh:mm, donde h son horas y m minutos.
• Para borrar un tramo horario hemos de seleccionarlo en la columna Tramo. Una vez seleccionado (su color pasará a azul) pulsamos el botón Borrar.
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2.4 Empresas Clientes
Utilizaremos esta ficha maestra para almacenar los datos de las distintas empresas, que tenemos almacenadas en nuestra aplicación.
• Pulsamos sobre el botón Nuevo, para añadir una nueva empresa.
• Empresa. Le damos aquí un número que será la clave de la empresa que estamos introduciendo, debe ser un número único, si introducimos un número que ya existiera en el sistema, la aplicación se bloqueara y no nos dejara avanzar hasta que sea cambiado.
• Datos. Los campos Nombre, Dirección, Población, Provincia, etc. Son campos alfanuméricos donde introduciremos los datos que queramos rellenar sobra la empresa que estamos introduciendo.
• Si queremos eliminar una empresa solo tenemos que seleccionarla y pulsar Borrar.
• Al final pulsamos Grabar, para salvar la información introducida.
Podemos previsualizar listados de las empresas en nuestra base de datos, pulsando el botón Imprimir, tenemos dos opciones, la ficha de las empresas al completo, o simplemente un listado con sus nombres.
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2.5 Clientes
La ficha de clientes nos permitirá introducir los datos de clientes que quedarán almacenados en nuestro sistema para realizar diversas operaciones con ellos, facturación, estadísticas, listados, etc. Para registrar un nuevo cliente seguiremos los siguientes pasos:
• En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón Nuevo. Para añadir un nuevo cliente.
• Cliente. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único, si introducimos un valor que ya existe, la aplicación lo indicara y se quedara bloqueada hasta que se cambie.
• Empresa. Seleccionamos aquí la empresa a la que pertenece el cliente. Podemos escribir el campo manualmente, o hacer clik sobre el icono de la derecha y seleccionar una empresa que tengamos memorizada en la aplicación, véase apartado 2.4
• Grupo. Seleccionaremos el grupo al cual queremos que pertenezca el cliente. Podemos seleccionar entre los grupos ya existentes pulsando en el icono de la derecha, o si queremos crear uno nuevo solo tenemos que escribir su nombre, a partir de ese momento no aparecerá disponible para elegirlo para otros clientes, estos datos nos permitirán sacar listados y estadísticas no solo por clientes sino por grupos completos.
• Los datos personales del cliente son valores alfanuméricos de Nombre, Dirección, Población y Teléfono, etc. Estos datos son los que se mostrarán en las reservas de este cliente así como en los informes.
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21 • Hemos de pulsar el botón Grabar para que los cambios se almacenen. Para
eliminar un cliente lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.
Podemos previsualizar listados de los clientes en nuestra base de datos, pulsando el botón Imprimir, tenemos dos opciones, la ficha de las empresas al completo, o simplemente un listado con sus nombres.
2.6 Menú
Definimos en este fichero, los menús que tendremos disponibles para nuestros clientes, de manera que serán fáciles de visualizar, en le momento de hacer las reservas.
• Para introducir un nuevo menú pulsamos sobre le botón Nuevo. • Descripción. Introducimos aquí el nombre del menú.
• Detalles del menú. En la parte de la derecha de la pantalla contamos con un pequeño editor de texto, para poder escribir en que consiste el menú que estamos definiendo.
• Pulsamos Grabar para introducir el menú en la aplicación. Si lo que queremos es eliminar un menú existente solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón Borrar, si lo que queremos es modificar un menú existente, lo seleccionamos haciendo clic sobre él y modificando sus datos sobrescribiéndolos directamente.
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2.7 Salones
Una de las principales herramientas de trabajo en la aplicación gestión de reservas son los salones, en ellos nos basaremos para seleccionar las mesas que vamos a reservar y nos permitirán ver el estado de cada una de ellas según el color en que se encuentre; verde=disponible, amarillo=pendiente de confirmar, rojo=confirmada, azul=doblada, es decir que hasido reservada dos veces en le mismo día.
Podemos crear tanto salones como necesitemos y configurarlos de forma semejante a los salones de nuestro negocio.
Para la creación de un nuevo salón seguiremos los siguientes pasos:
• Para crear un nuevo salón hemos de pulsar el botón Nuevo, si queremos modificar alguno de los ya existentes, solo tenemos que seleccionarlo de la tabla de la parte inferior izquierda de la pantalla y sobrescribir sus datos. Si queremos eliminar un salón existente, lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.
• Salón. Es un valor numérico que identifica al salón. Deberá de ser único para cada salón, en caso de introducir un valor ya existente, la aplicación se bloqueara hasta que se cambie el valor.
• Nombre. Es un valor alfanumérico que identifica al salón. Este texto de utilizará en pantalla, listados, etc.
• Fondo. Nos permite seleccionar un color de fondo para el mapa del salón. Pulsaremos sobre le icono de la derecha
• Cantidad de reservas. Reservas Máximo indicará el número máximo de reservas del salón, Reservas Mínimas, indicara el número mínimo de reservas del salón.
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23 • Una vez introducidos todos lo datos hemos de pulsar el botón Grabar para que
nuestros cambios queden almacenados.
Para el diseño de un mapa de salón, con el salón seleccionado pulsamos sobre el botón Menú.
• Seleccionaremos si deseamos mesas, elementos de barras, adornos, señalando las opciones de la parte derecha del panel.
• Seleccionamos el elemento que queremos colocar sobre nuestro mapa haciendo un clic sobre el elemento.
• Pulsaremos Poner que quedará remarcada. Esta opción nos permite colocar un nuevo elemento en nuestro mapa cada vez que hagamos clic sobre él.
• Nos situaremos sobre la zona de mapa y haremos clic en los lugares donde deseemos situar un nuevo elemento. Seguiremos hasta que coloquemos todos los elementos deseados. Los elementos situados se irán numerando automáticamente.
Podemos mover las mesas de sitio pinchando sobre ellas y arrastrándolas con el ratón. Para poder visualizar la zona de mapa completa, no hay mas q volver a pulsar el botón Menú.
• Quitar .Esta opción funciona igual que Poner y nos permite eliminar un elemento en nuestro mapa cada vez que hagamos clic sobre él.
• Mesa. Indica el número de mesa que se colocara a continuación. Este número se puede variar, pero ha de ser único para cada elemento que situemos en el mapa. • Pax. Indica el número de comensales que pueden hacer uso de esta mesa.
• Adjuntar. Podemos seleccionar una mesa y pulsar el botón adjuntar, la próxima mesa que colocaremos tendrá el mismo número que la mesa seleccionada, y compartirán la misma cuenta.
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24 • Letra. Cambia la fuente y el tamaño de los números que aparecen dentro de cada
mesa
• Cambio. Podemos cambiar las propiedades por defecto de cada mesa individualmente.
• Rejilla: podemos pulsar el botón rejilla, para poder observar la cuadricula del dibujo, si queremos que las mesas se ajusten al dibujo, podemos pulsar el botón Ajustar.
• Imágenes. Podemos cargar imágenes para nuestros elementos en el panel, para ello seleccionamos el tipo de elemento, mesa1, mesa2, adornos, etc.
A continuación cargamos una imagen para cada situación del nuevo elemento pulsando Cargar. Buscamos la imagen mediante el botón Disponible y señalamos si lo queremos transparente (para ello debe tener un fondo sencillo).
• Disponemos de una previsualización del salón en la parte inferior derecha de la pantalla según los cuatro colores posibles de las mesas. Cuando hayamos acabado pulsamos Grabar Panel de Mesas.
3. Control de Reservas.
3.1 Principal
Podremos aquí controlar las reservas de mesa que se producirán en nuestro local, las confirmaciones o las modificaciones de las mimas, y levar un control por horas y tramos de todas las mesas reservadas.
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25 En la ventana que aparece disponemos de un calendario en la parte de la izquierda por el que podremos navegar, para poder seleccionar las fechas que nos interese consultar, para ello utilizaremos las flechas situadas en la parte superior de dicho calendario.
En la parte derecha de la pantalla tendremos los detalles de las reservas realizadas en el día seleccionado en el calendario. Podemos seleccionar cualquiera de las tres pestañas que aparecen en la parte superior derecha de la pantalla, Avisos para visualizar los avisos pendientes para confirmar las reservas, Datos donde visualizamos los datos propios de la reserva y Mesas donde podemos ver las mesas que están ocupadas por cada reserva utilizando la numeración asignada a cada una e indicando el salón en le que se encuentra.
3.2 Nueva Reserva
Para crear una nueva reserva:
• Pulsamos sobre el botón Nueva Reserva, asegurándonos de tener seleccionada la fecha en la que queremos hacer la reserva.
• Aparecerá la ventana con los datos de la reserva que debemos rellenar.
• Recepcionista. Introducimos aquí el número del recepcionista que introduce la reserva, podemos utilizar el icono situado a la derecha para visualizar un listado de todos los recepcionistas definidos en nuestro sistema, véase apartado 2.2.
• Fecha. Aquí podemos seleccionar la fecha en la que queremos hacer la reserva, por defecto aparece la fecha que teníamos seleccionada en la pantalla anterior. • Hora. Definimos aquí la hora de la reserva, aparecerá de manera automática en
la parte de la derecha la franja horaria a la que pertenece la hora introducida, de entre las definidas en la aplicación, véase apartado 2.3, si no pertenece a ningún tramo horario la aplicación nos lo indicará con un mensaje y tendremos que cambiarla.
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26 • Comensales. Introducimos aquí el número de comensales que van incluidos en la
reserva, disponemos de dos apartados, el primero es el número de comensales básicos y el segundo apartado serán los comensales asociados.
• Asignar Mesa. Una vez rellenados los datos anteriores pulsaremos este botón, lo cual no llevará a la pantalla de asignación de mesas reservadas.
Podremos seleccionar en que salón queremos que se realice la reserva, pulsando sobre el botón Salones, aparecerá un mapa con el salón que hayamos seleccionado, las mesas del mismo aparecerán en un color distinto, según su estado de reserva en la franja horaria en la que queremos hacer la reserva actual. Verdes = libres, amarillas = reservas sin confirmar, rojas = reservas confirmadas, azul = mesas dobladas (reservadas mas de una vez en esa franja horaria).
Hacemos clic sobre la mesa que queramos reservar, si la mesa ya estaba reservada, la aplicación nos mostrará un mensaje preguntándonos si estamos seguros de querer reservarla de nuevo. Quedará marcada en rojo, podemos hacer clic sobre mas de una mesa quedando seleccionadas varias, en la mima pantalla, aparecerá un indicador que nos dirá de cuantos comensales es la reserva que estamos realizando y cuantas plazas le hemos reservado por le momento.
Disponemos de varias opciones en esta pantalla, Marcar Libres marcara de manera automática todas las mesas disponibles de nuestro salón, Liberar Marcadas desmarcara todas las mesas que estuvieran seleccionadas en ese momento. El botón Mover Mesa, nos llevara a una pantalla auxiliar que nos permitirá modificar el salón sobre la marcha, en ella podremos eliminar cualquiera de la mesas del salón pulsando el botón Quitar Mesa, Podremos añadir otra mesa extra al salón con el botón Nueva Mesa dándole a la aplicación algunos datos básicos sobre ella, como son el dibujo que queremos que aparezca, el número de comensales de la nueva mesa y si esta adjunta a otra ya existente. Una vez introducido cualquier cambio pulsamos sobre el botón Grabar Salón que mantendrá los cambios introducidos, siempre podremos volver a la configuración original del salón definida en la ficha maestra Salones, véase apartado 2.7, pulsando sobre el botón Salón Original.
Una vez seleccionada la mesa o las mesas necesarias para la reserva, pulsamos el botón Volver a Reservas.
• Al pulsar sobre Reservado a, aparecerá una lista con todos los clientes definidos en nuestra aplicación, podemos seleccionar uno de ahí o introducir un nuevo nombra manualmente.
• Método de contacto. Introducimos el Teléfono, el Móvil o el E-Mail del cliente que realiza la reserva, si marcamos la casilla que esta situada a la derecha de
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27 móvil. Podremos mandar un SMS al móvil introducido para confirmar a reserva, si marcamos la casilla que esta situada a la derecha de e-mail podemos mandar un e-mail de confirmación a la dirección introducida. Para esto tenemos que tener definidos los Parámetros Generales de la aplicación.
• Empresa y Cliente. Podemos introducir el código numérico de la empresa y de cliente que realiza la reserva de manera manual, o bien podemos utilizar el icono situado a la izquierda para seleccionar alguno de los ya definidos en nuestra aplicación, véase apartados 2.4 y 2.5. La aplicación nos brinda también un enlace directo para poder definir nuevas Empresas o clientes haciendo clic sobre el icono de la parte derecha de este apartado.
• Prioridad. Podemos asignar una serie de señales de prioridad que se visualizarán el la pantalla de asignación de mesa, para una mayor organización de las reservas.
• Desglose de menú. Podemos incluir en la reserva, los menús ya predefinidos en nuestra aplicación, véase apartado 2.6. Para ello solo tenemos que pulsar sobre el icono que aparece en el apartado menú para que nos aparezca un listado de esos menús, podemos incluir también la cantidad de menús que queremos incluir en la reserva, rellenando el apartado cantidad. Una vez añadido un menú podemos hacerle pequeñas modificaciones escribiendo en le editor de texto donde aparece, podemos ampliar los detalles del menú con el botón Ampliar Detalle y podemos borrar los menús asignados con el botón Borrar Línea Menú.
Podemos también añadir otros menús que no existan previamente escribiéndolos directamente sobre el editor de texto Otros Menús.
• Observaciones. Podemos anotar las observaciones que veamos necesarias sobre la reserva en este apartado. Disponemos también del botón Borrar observaciones para eliminar todas las observaciones realizadas.
• Historial. Aparecerán en este recuadro todas las observaciones registradas en las reservas que hiciera anteriormente este cliente.
• Por último pulsamos Grabar Confirmada o Grabar Pendiente para grabar la reserva, en le caso de que la dejemos pendiente, aparecerá un pantalla en la que tendremos que introducir un número de días para que se envié la notificación de confirmación. En ambos casos el recepcionista tendrá que introducir su código de recepcionista y su código de validación para grabar la reserva.
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3.3 Consulta y modificación
Para consultar una reserva ya realizada y poder modificar su información si fuera necesario, solo tenemos que seleccionarla, seleccionando el día deseado en el calendario y haciendo clic sobre la reserva, una vez hecho esto, solo tenemos que pulsar el botón Ver Reserva, y accederemos a la misma pantalla de nueva reserva del apartado anterior, pero con todos lo datos ya rellenos con la información de la reserva.
Si queremos modificarla no tenemos mas que sobrescribir los datos y volver a grabarla. También podemos pulsar el botón Anular Reservas, para poder anular la reserva seleccionada.
3.4 Disponibilidad
Para comprobar la disponibilidad de los salones, podemos utilizar, la función de Ver Mapa Salones, pulsando el botón visualizaremos la siguiente pantalla.
En esta pantalla principal, se nos mostrará la información general sobra las reservas del local. La información mostrada será de un día concreto. La imagen del salón que se visualizara es la correspondiente al salón que tengamos seleccionado, en el tramo horario que tengamos seleccionado en la fecha seleccionada.
Podemos modificar estos parámetros en los botones de la parte inferior izquierda del panel. Salones nos permitirá cambiar de un salón a otro, Tramos nos permitirá saltar de un tramo horario a otro, Calendario nos permitirá saltar de un día a otro. El botón Ahora nos posicionara en la fecha actual en el tramo horario que coincida con la hora actual.
Si hacemos clic sobre una mesa con una reserva adjudicada, aparecerán los detalles de la misma en pantalla.
Si pulsamos el botón utilidades abriremos un menú con diversas opciones de configuración.
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29 • La opción Mover Mesa, es equivalente a la opción ya explicada anteriormente en
el punto 3.2, en el apartado de adjudicar mesa.
• Bloquear Mesa. Pulsamos sobre este botón si queremos que una mesa no reciba reserva durante el Tramo horario que tengamos seleccionado en ese momento, para ello haremos clic sobre la mesa que queramos bloquear y pulsaremos sobre el botón Grabar Bloqueo, para cancelar la operación podemos pulsar Cancelar. • Imprimir Salón. Si queremos imprimir la imagen gráfica del salón, solo tenemos
que seleccionar la impresora del sistema en la que queramos que se realice.
• Informe. Pulsando sobre el botón Informe de Mesas, podemos visualizar un informe completo de las reservas de nuestro local, para ello sólo tenemos que indicar el intervalo de fechas sobre el queremos trabajar, bien escribiendo las fechas manualmente o utilizando el icono en forma de calendario que aparece a su derecha, indicamos también el tramo horario que queramos observar seleccionándolo en el menú desplegable correspondiente, pudiéndolo seleccionarlos todos si así se quisiera, e indicando el salón sobre el que queramos trabajar, seleccionándolo en el menú desplegable correspondiente, pudiéndolo seleccionarlos todos si así se quisiera.
3.5 Ver seguimiento
Podemos seleccionar una reserva seleccionada y pulsar sobre el botón Ver seguimiento, para poder visualizar todos los cambios que se realizaron sobre esa reserva, así como la fecha, la hora en la que se produjeron y el recepcionista que la realizó.
Podemos pulsar el botón Ver Detalles, para poder visualizar el cambio producido en esa modificación, aparecerá en la parte superior de la pantalla la reserva antes de ser modificada y en la parte inferior, aparecerá la misma reserva con los campos que se modificaron señalizados en rojo.
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3.6 Cambio de Empresa
3.7 Informes de reservas
Podemos pulsar el botón Cambio de Empresa, y aparecerá una ventana que nos permitirá cambiar entre las distintas empresas que tengamos creadas en nuestro sistema.
Podemos visualizar unos informes completos sobre la reservas de nuestro local, gracias a esta función de la aplicación, al pulsar sobre el botón Informes de Reservas aparecerá la ventana siguiente:
• Introducimos las fechas de tiempo en las que queremos tener los resultados de nuestro informe. para ello sólo tenemos que indicar el intervalo de fechas sobre el queremos trabajar, bien escribiendo las fechas manualmente o utilizando el icono en forma de calendario que aparece a su derecha
• Indicamos también el tramo horario que queramos observar seleccionándolo en el menú desplegable correspondiente, pudiéndolo seleccionarlos todos si así se quisiera.
• Indicamos el tipo de informe que queramos sacar, Agrupado para sacar el total de los datos de las reservas, Ampliado para ver un informe mas detallado, Recepción para ver un informe según los recepcionistas y Menú con el que podremos sacar un informe sobre los menús de las reservas.
• Tipo de Reserva y Estado de reserva. Indicamos aquí cual de las opciones que aparece en la pantalla queremos que se vea reflejado en él.
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4. Auxiliares
4.1 Usuarios
En esta ficha introduciremos los datos personales de los usuarios, y las claves de acceso que utilizarán. Para crear un nuevo usuario seguiremos los siguientes pasos.
• En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón Nuevo
• Usuario. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único, si introducimos un valor que ya existe, la aplicación lo indicara y se quedara bloqueada hasta que se cambie.
• Nombre. Los datos personales del empleado son valores alfanuméricos.
• Clave: Es un valor alfanumérico (números y letras sin espacios en blanco ni signos especiales). Esta clave funcionará a modo de contraseña para poder acceder al gestor de reservas.
• Nivel: Es un valor numérico que limitará al empleado el acceso a los maestros del administrador y al almacén. Los diferentes niveles de acceso están definidos en la ficha Permisos, ver apartado siguiente.
• Hemos de pulsar el botón Grabar para que los cambios se almacenen. Para eliminar un usuario lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.
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4.2 Permisos
En este maestro podemos crear Niveles de Acceso para que los usuarios sólo accedan a la información que les corresponda al introducir su clave.
En la pantalla encontraremos la lista de acciones posibles a realizar en cada uno de los módulos y su nivel de acceso. De forma que cada empleado tendrá definido un nivel, según el cual, podrá ejecutar, o no, dicha acción.
Un número de nivel superior, da acceso a todos los permisos de los niveles inferiores, más a los propios.
4.3 Configuración General
Nos permite seleccionar el color de fondo que prevalecerá en nuestra aplicación, la ventana que aparece al seleccionar esta opción es la que se muestra aquí:
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33 • Podemos seleccionar el fondo que deseemos pulsando sobre él. Los botones en
forma de flecha sirven para poder ver todos los tipos de fondo disponibles. Podemos aplicar el fondo por defecto o eliminar cualquier fondo.
• Seleccionamos un Color Letra en el menú desplegable que aparece, o bien lo seleccionamos de la paleta de colores pulsando el icono de su derecha.
• Una vez seleccionado comprobamos en la simulación que se nos muestra a la derecha el resultado. Es una pantalla de muestra que no tiene ninguna utilidad real.
• Si el resultado es el deseado grabamos la nueva configuración pulsando el botón Aplicar.
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4.4 Parámetros Generales.
Aquí es donde configuraremos la aplicación para el envío de las reservas, y de los avisos de confirmación.
• DominioId. Introduciremos aquí la dirección del servidor encargado de realizar los envíos alas direcciones indicadas en las fichas de los clientes.
• Login y Password. Clave de acceso que tendremos asignada en ese servidor para poder utilizar sus servicios.
• SenderId. Identificador con el que se presentaran nuestros mensajes enviados a los clientes.
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Agradecimientos
El personal responsable de haber podido hacer llegar a sus manos este producto agradece su confianza y espera que el resultado del esfuerzo realizado sea de su agrado.
Notas Finales
Las marcas Windows 2000 Server, Windows Server 2003, Windows XP, IPAQ, ETC. así como cualquier otra que pudiera aparecer en este manual son propiedad de sus respectivos fabricantes haciéndose uso de ellas en este manual con interés meramente informativo.
