Manua Pemex-sspa 2010

(1)

1. InformacIón General

clave: 800/16000/Dco/ma/01/10

revisión: 1

fecha: 01/01/2010

SSPa

(2)

(3)

ELABORA

Ing. Miguel A. Miranda Mendoza

Gerencia de Disciplina Operativa y Ejecución del Sistema SSPA 1 de enero de 2010

PROPONE

Ing. Luis F. Betancourt Sánchez

Subdirección de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Protección Ambiental 1 de enero de 2010

AUTORIZA

Ing. Carlos R. Murrieta Cummings

Director Corporativo de Operaciones 1 de enero de 2010

manUal Del SISTema PemeX-SSPa

(4)

Capítulo

pÁGINa

MaNual GENERal DEl SIStEMa SSpa

1. GENERAL TOMO I

1.1. Introducción 6

1.2. Objetivo 11

1.3. Alcance del sistema y Declaratoria de compromiso 11

2. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA 12

2.1. 12 Mejores Prácticas Internacionales de SSPA 14

2.2. Subsistema de Administración de la Seguridad de los Procesos 16

2.3. Subsistema de Administración de Salud en el Trabajo 16

2.4. Subsistema de Administración Ambiental 17

3. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA PEMEX-SSPA 18

3.1. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administración

de Seguridad de los Procesos 22

3.2. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administración

de Salud en el Trabajo 26

3.3. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administración Ambiental 30

4. CONTENIDO DOCUMENTAL DEL SISTEMA 34

4.1. Conformación 36

4.2. Manual del sistema PEMEX-SSPA 36

4.3. Descripción de capítulos y apartados del manual 39

5. ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN 40

5.1. Planeación 44

5.1.1. Organización para la implantación 44

5.1.2. Funciones y responsabilidades 46

5.1.3. Planeación inicial 50

5.2. Preparación 50

5.2.1. Comunicación efectiva en relación con el sistema 50

5.2.2. Capacitación en el sistema 51

5.3. Ejecución y Seguimiento 51

5.3.1. Diagnóstico inicial y definición de la situación futura 51

5.3.2. Identificación de brechas 60

5.3.3. Desarrollo del “Programa para alcanzar la situación futura” 61

5.3.4. Ejecución y seguimiento del cumplimiento 66

5.4. Auditoría 69

conTenIDo

cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(5)

6. 12 MEJoRES pRÁCtICaS INtERNaCIoNalES DE SSpa

toMo II

6.1. Elementos

6.1.1 Descripción Fascículo 1

6.1.2 Requisitos de cumplimiento Fascículo 1

6.1.3 Guía técnica/Lineamiento del elemento Fascículo 2

6.2. Implantación

6.2.1 Tabla de Autoevaluación Fascículo 3

6.2.2 Guías de Autoevaluación Fascículo 4

6.3. Protocolo de auditoría

6.3.1 Protocolos Fascículo 5

7. SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIoN DE la SEGuRIDaD DE loS pRoCESoS

toMo III

7.1. Elementos del subsistema

7.2. Implantación

8. SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIoN DE SaluD EN El tRaBaJo

toMo IV

8.2. Implantación

9. SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIoN aMBIENtal

toMo V

9.2. Implantación

9.3. Protocolo de auditoría 9.3.1 Protocolos Fascículo 5 cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(6)

(7)

General

SSPa

(8)

1.1. INtRoDuCCIóN

Durante los años 1995 y 1996 en Petróleos Mexicanos ocurrieron accidentes catastróficos que generaron un cambio radical, tanto en la manera de percibir los incidentes y accidentes como en la forma de prevenirlos y aprender de és-tos. Por esta razón, a partir de 1996 en PEMEX Gas y Petroquímica Básica se trabajó arduamente en la implantación del Programa de Seguridad, Salud y Protección Ambiental (PROSSPA). Paralelamente, se realizó un esfuerzo similar con en el desarrollo del Sistema Integral de Administración de la Seguridad, Salud y Protección Ambiental (SIASPA) y su implantación en los Organismos Subsidiarios: PEMEX Exploración Producción, PEMEX Refinación y PEMEX Petroquímica, instrumentado a partir de 1997; con este esfuerzo se lograron mejoras sustanciales en la materia. No obstante que los sistemas PROSSPA y SIASPA contribuyeron a una notable reducción en el número de accidentes, el repunte observado en el número de lesiones incapacitantes durante el período 2004-2005, así como los incidentes ocurridos en algunas de las instalaciones de PEMEX, obligaron a la Institución a realizar en abril de 2005 un diagnós-tico en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental a sus instalaciones y operaciones críticas, con la finalidad de identificar áreas de oportunidad para reducir los riesgos en las instalaciones y revertir las tenden-cias de incidentes y lesiones en el corto y mediano plazos, reducir los impactos negativos al medio ambiente y mejorar los perfiles de salud para los trabajadores de PEMEX y sus familias.

Como resultado de este diagnóstico, PEMEX estableció un plan de acción que consta de dos fases principales: Contención y Mejora y Sustentabilidad.

La fase de Contención inició a partir de mayo de 2005, con una serie de acciones y programas basados en las 12 Mejores Prácticas Internacionales (MPI) de SSPA y herramientas tales como análisis de seguridad en el trabajo y procedimientos críticos, entre otras, con la finalidad de revertir las tendencias de sus índices de accidentalidad y de prevenir incidentes en sus instalaciones y operaciones críticas identificadas y auditadas, concluyendo en diciembre del 2006.

La fase de Mejora y Sustentabilidad inició en enero del 2006 y consiste en la implantación en todas las instalaciones de PEMEX de las 12 Mejores Prácticas Internacionales de SSPA, así como los estándares para la Administración de la Seguridad de los Procesos, Salud en el Trabajo y Administración Ambiental en un horizonte de tiempo hasta diciembre del 2008. Este proceso se muestra esquemáticamente en la figura 1.

De manera simultánea, Petróleos Mexicanos realizó durante el segundo trimestre del 2006 un diagnóstico en sus cuatro Organismos Subsidiarios, para identificar las coincidencias y diferencias en la manera en que se administra actual-mente la seguridad, la salud en el trabajo y la protección ambiental, considerando sus actividades y operaciones cotidianas en relación con sus procesos administrativos, su estructura organizacional y sus herramientas informáticas de apoyo. Este diagnóstico mostró diferencias importantes entre los cuatro Organismos, tanto en los procesos como en las estructuras, así como en las herramientas informáticas utilizadas, evidenciando la necesidad de homologar es-tos aspeces-tos, para definir y establecer una manera única y mejor de administrar la seguridad industrial, la salud en el trabajo y la protección ambiental en todo Petróleos Mexicanos.

Con base en estos diagnósticos, consciente de su responsabilidad y como parte de su estrategia de sustentabilidad,

1. General

(9)

Información General FIGuRa 1.- pRoCESo EVolutIVo DE loS SIStEMaS DE SEGuRIDaD, SaluD EN El tRaBaJo y pRotECCIóN aMBIENtal EN pEMEX. cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(10)

El SIStEMa pEMEX-SSpa SE DEFINE CoMo “El CoNJuNto DE ElEMENtoS INtERRElaCIoNaDoS

E INtERDEpENDIENtES ENtRE Sí, quE toMa laS 12 MEJoRES pRÁCtICaS INtERNaCIoNalES CoMo

BaSE DEl SIStEMa y oRGaNIza loS ElEMENtoS REStaNtES EN tRES SuBSIStEMaS quE atIENDEN

la SEGuRIDaD DE loS pRoCESoS, la SaluD EN El tRaBaJo y la pRotECCIóN aMBIENtal, El Cual

INCluyE y DEFINE laS aCtIVIDaDES DE plaNIFICaCIóN, laS RESpoNSaBIlIDaDES, laS pRÁCtICaS, loS

pRoCEDIMIENtoS y loS RECuRSoS NECESaRIoS paRa DaR CuMplIMIENto a la polítICa, loS pRINCIpIoS

y loS oBJEtIVoS DE pEtRólEoS MEXICaNoS EN la MatERIa y EStÁ alINEaDo y ENFoCaDo EN El

pRoCESo hoMoloGaDo DEFINIDo paRa El MISMo FIN”.

(11)

Información General 11

1.2. oBJEtIVo

El sistema PEMEX-SSPA tiene como finalidad guiar a la empresa hacia una mejora continua en su desempeño en ma-teria de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental, mediante la administración de los riesgos de sus ope-raciones y/o procesos productivos, a través de la implantación de los elementos que lo componen y la interrelación entre ellos, actuando como herramienta de apoyo al proceso homologado y mejorado de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental, consolidando así una cultura en la materia con énfasis en la prevención.

1.3. alCaNCE DEl SIStEMa y DEClaRatoRIa DE CoMpRoMISo

El sistema PEMEX-SSPA es de aplicación obligatoria tanto para el ciclo de vida laboral de sus trabajadores como para el ciclo de vida de las instalaciones, procesos/productos y servicios de los Organismos Subsidiarios y áreas corporati-vas de Petróleos Mexicanos, considerando sus actividades actuales y/o futuras.

Para establecer el marco dentro del cual se circunscriben los objetivos, metas y acciones, en relación con el sistema PEMEX-SSPA, Petróleos Mexicanos declara su Política en materia de SSPA:

PolÍTIca

pEtRólEoS MEXICaNoS ES uNa EMpRESa EFICIENtE y CoMpEtItIVa, quE SE DIStINGuE

poR El ESFuERzo y El CoMpRoMISo DE SuS tRaBaJaDoRES CoN la SEGuRIDaD, la SaluD y

la pRotECCIóN aMBIENtal

Sustentada en los compromisos de acción y actitud contenidas en los siguientes:

PrIncIPIoS

la SEGuRIDaD, SaluD y pRotECCIóN aMBIENtal SoN ValoRES CoN IGual pRIoRIDaD quE la

pRoDuCCIóN, El tRaNSpoRtE, laS VENtaS, la CalIDaD y loS CoStoS.

toDoS loS INCIDENtES y lESIoNES SE puEDEN pREVENIR.

la SEGuRIDaD, SaluD y pRotECCIóN aMBIENtal SoN RESpoNSaBIlIDaD DE toDoS

y CoNDICIóN DE EMplEo.

EN pEtRólEoS MEXICaNoS NoS CoMpRoMEtEMoS a CoNtINuaR CoN la pRotECCIóN y

El MEJoRaMIENto DEl MEDIo aMBIENtE EN BENEFICIo DE la CoMuNIDaD.

loS tRaBaJaDoRES EStaMoS CoNVENCIDoS DE quE la SEGuRIDaD, SaluD y

pRotECCIóN aMBIENtal, SoN EN BENEFICIo pRopIo y NoS MotIVaN a paRtICIpaR EN EStE ESFuERzo.

(12)

(13)

InTeGracIón Del SISTema

SSPa

(14)

Un desempeño eficiente en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental, requiere del compro-miso de la Organización con un enfoque sistémico y sistemático y con la mejora continua de un sistema de gestión en la materia. Este es el sistema PEMEX-SSPA, el cuál está integrado por las 12 Mejores Prácticas Internacionales de SSPA (12 MPI) como base de tres subsistemas:

• Subsistema de Administración de la Seguridad de los Procesos (SASP)

• Subsistema de Administración de Salud en el Trabajo (SAST)

• Subsistema de Administración Ambiental (SAA)

A continuación se definen cada uno de ellos:

2.1. 12 MEJoRES pRÁCtICaS INtERNaCIoNalES DE SSpa

Es la base del sistema PEMEX-SSPA y está constituido por 12 Elementos que sirven para administrar los aspectos ge-nerales de seguridad, salud y protección ambiental en Petróleos Mexicanos y del cual emana la Política de SSPA que aplica para toda la Organización. Sus elementos son los siguientes:

I Conceptuales

1. Compromiso Visible y Demostrado. 2. Política de SSPA.

3. Responsabilidad de la Línea de Mando*.

II Estructurales

4. Organización Estructurada. 5. Metas y Objetivos Agresivos*. 6. Altos Estándares de Desempeño*. 7. Papel de la Función de SSPA.

III Operacionales

8. Auditorías Efectivas.

9. Investigación y Análisis de Incidentes*. 10. Capacitación y Entrenamiento*. 11. Comunicaciones Efectivas*. 12. Motivación Progresiva.

2. InTeGracIón

Del SISTema

(15)

(16)

2.2. SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN DE la SEGuRIDaD DE loS pRoCESoS

Este subsistema consta de 14 Elementos que, aplicados sistemáticamente a través de controles administrativos (pro-gramas, procedimientos, evaluaciones, auditorías) a las operaciones que involucran materiales peligrosos, permiten que los riesgos del proceso sean identificados, entendidos y controlados y las lesiones e incidentes relacionados con el proceso puedan ser eliminados.

Los elementos que lo integran son los siguientes:

1. Tecnología del Proceso.

2. Análisis de Riesgos del Proceso.

3. Procedimientos de Operación y Prácticas Seguras*.

4. Administración de Cambios de Tecnología.

5. Entrenamiento y Desempeño*.

6. Contratistas.

7. Investigación y Análisis de Incidentes*.

8. Administración de Cambios de Personal.

9. Planeación y Respuesta a Emergencias*.

10. Auditorías*.

11. Aseguramiento de Calidad.

12. Revisiones de Seguridad de Prearranque. 13. Integridad Mecánica.

14. Administración de Cambios Menores.

2.3. SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN DE SaluD EN El tRaBaJo

Este subsistema consta de 14 Elementos que se desarrollan multidisciplinariamente y que están dirigidos a proteger y promover la salud de los trabajadores mediante la eliminación de los agentes y factores de riesgo que ponen en peli-gro su salud, así como la prevención de enfermedades de trabajo.

Sus elementos son los siguientes:

1. Agentes Físicos.

2. Agentes Químicos.

3. Agentes Biológicos.

4. Factores Ergonómicos.

5. Factores Psicosociales.

6. Programa de Conservación Auditiva.

7. Ventilación y Calidad del Aire.

8. Servicios para el Personal.

(17)

2.4. SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN aMBIENtal

Este subsistema consta de 15 Elementos, cuya aplicación permite la prevención y control de la contaminación, admi-nistrando los aspectos e impactos ambientales de nuestras operaciones y procesos productivos, asegurando el cum-plimiento del marco legal aplicable.

Los elementos que lo integran son los siguientes:

1. Aspectos Ambientales.

2. Requisitos Legales y Otros Requisitos.

3. Objetivos, Metas, Programas e Indicadores*.

4. Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad*.

5. Competencia, Formación y Toma de Conciencia*.

6. Comunicación Interna y Externa*.

7. Control de Documentos y Registros*.

8. Control Operacional Ambiental.

9. Plan de Respuesta a Emergencias*.

10. Seguimiento y Medición de las Operaciones. 11. Evaluación del Cumplimiento Legal.

12. No conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva. 13. Auditorías Ambientales*.

14. Mejores Prácticas Ambientales. 15. Revisión por la Dirección.

La integración del sistema PEMEX-SSPA se logra con la aplicación de las 12 MPI en cada subsistema (SASP, SAST y SAA), para reforzar su implantación.

(18)

(19)

(20)

(21)

3. fUncIonamIenTo

De SISTema

PemeX-SSPa

El sistema PEMEX-SSPA fue conceptualizado y alineado, tomando como base al actual Macroproceso de SSPA defini-do para Petróleos Mexicanos por Equipo de Proceso SSPA de conformidad a lo establecidefini-do en los Lineamientos del Sistema de Gestión por Procesos (SGP) y el modelo administrativo para la mejora continua, que consiste en las etapas de Planear-Hacer-Verificar-Actuar (figura 3).

El sistema PEMEX-SSPA organiza los elementos de las 12 MPI, de acuerdo con las etapas del Macroproceso de SSPA arriba mencionado y las considera como la base en que se sustentan los subsistemas de ASP, AST y SAA. La razón de este esquema de organización, es dar un orden lógico y secuenciado a los elementos de cada subsistema, de manera que permita lograr los resultados esperados del sistema de una forma más eficiente.

FIGuRa 3.- FuNCIoNaMIENto DEl SIStEMa pEMEX-SSpa. cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

Los diagramas que se muestran en las figuras 4, 5 y 6, describen el funcionamiento de cada subsistema y permiten estructurar, tomando como base el ciclo Deming, cada uno de los Elementos en las diferentes etapas que marca dicho ciclo: los elementos correspondientes a la etapa de “Planear” deberán atenderse de inicio, para posteriormente enfocarse a aquellos considerados en la etapa del “Hacer”, tomando en cuenta las interrelaciones, interdependencias y retroalimentación que en su caso se establecen, y poder continuar con los elementos de la etapa de “Verificar” para concluir, siempre siguiendo el sentido del flujo, con los elementos enmarcados en la etapa de “Actuar”.

Lo anterior debe tomarse sólo como una referencia ya que no necesariamente existe una relación directa entre ele-mentos, con excepción del SAA. Debe considerarse además que los elementos de los tres subsistemas, así como las etapas definidas, están alineados con el macroproceso de SSPA y se complementan en su operación.

(22)

3.1. EStRuCtuRa paRa El FuNCIoNaMIENto DEl SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN DE SEGuRIDaD

DE loS pRoCESoS

Este subsistema interrelaciona los elementos de Tecnología del Proceso, Análisis de Riesgos y de Planeación y Respuesta a Emergencias, como insumos principales alineados con la etapa de planeación de SSPA del Macroproceso. Con estos insumos se desarrolla el Elemento de Procedimientos de Operación y Prácticas Seguras, el cual pro-porciona el material necesario para el Recurso Humano nuestro y de Contratistas, a través del Elemento de Entrenamiento y Desempeño. Para manejar y mantener bajo control los riesgos asociados a nuestras operacio-nes, se vinculan a este Elemento la Administración de Cambios de Personal, Administración de Cambios Menores, Administración de Cambios de Tecnología y la Integridad Mecánica, considerando que el primero de ellos requiere una retroalimentación al Elemento de Entrenamiento y Desempeño, el segundo interactúa con el Elemento de Procedimientos de Operación y Prácticas Seguras y el tercero, retroalimenta al elemento de Tecnología del Proceso y todos se alinean con la etapa de Prevención y Control de Riesgos de SSPA.

A continuación, operan los Elementos de Aseguramiento de Calidad y Revisión de Seguridad de Prearranque, los cuales tienen un claro enfoque preventivo; si a pesar de estas acciones sucede un evento indeseable, apli-camos el Elemento de Investigación y Análisis de Incidentes, para finalizar con el Elemento de Auditorías. Estos cuatro elementos corresponden a la etapa de Medición y Evaluación.

Todos estos Elementos funcionan en conjunto con las 12 MPI.

(23)

Información General 23 FIGuRa 4. FuNCIoNaMIENto SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN DE SEGuRIDaD DE loS pRoCESoS. cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(24)

(25)

(26)

3.2. EStRuCtuRa paRa El FuNCIoNaMIENto DEl SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN DE la SaluD

EN El tRaBaJo

Por el carácter multidisciplinario de la Salud en el Trabajo participan tres áreas fundamentales: la Higiene Industrial, Medicina del Trabajo y Recursos Humanos, apoyándose con disciplinas como la Psicología Laboral y Ergonomía, entre otras; el subproceso se basa en la aplicación de los elementos esenciales que rigen las mejores prácticas de un proceso integral de salud en el trabajo.

Bajo este esquema, la Administración de la Salud en el Trabajo inicia con la identificación, evaluación y control de los riesgos a la salud presentes en el ambiente laboral y que pueden manifestarse en forma de Agentes Físicos, Agentes Biológicos, Agentes Químicos, Factores Ergonómicos, Factores Psicosociales, además de situa-ciones particulares en las instalasitua-ciones que requieran un Programa de Conservación Auditiva y una Ventilación y Calidad del Aire aceptable y con Servicios para el Personal de calidad.

Una vez determinados estos riesgos específicos a la salud, se establecen los mecanismos de prevención del riesgo a través de los Elementos: Equipo de Protección Personal Específico, Comunicación de Riesgos para la Salud y Vigilancia de la Salud. El Elemento de Compatibilidad Puesto-Persona determina los requerimientos de desempeño de los puestos (perfiles de salud de los puestos) con las características de la dotación biológica y mental de las personas (perfil de salud del individuo).

Finalmente, el subsistema de Administración de la Salud en el Trabajo (SAST) cumple con tener personal capa-citado para proporcionar Primeros Auxilios en la atención de emergencias a través del Elemento Respuesta Médica a Emergencias, y con la medición del desempeño del subsistema, con el Elemento Objetivos, Metas, Programas e Indicadores.

En el desarrollo de los elementos se encuentra conceptualizado el ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar, que permite dar cumplimiento a cualquier Sistema de Administración.

(27)

Información General 27 FIGuRa 5.- FuNCIoNaMIENto SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN DE SaluD EN El tRaBaJo. cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(28)

(29)

(30)

3.3. EStRuCtuRa paRa El FuNCIoNaMIENto DEl SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN aMBIENtal

Una vez que fueron identificados los aspectos ambientales del centro de trabajo, se les asigna significancia (Aspectos Ambientales). A todos y cada uno de ellos, se les relacionará con su requisito legal u otro requisito aplicable (Requisitos Legales y otros Requisitos) y se les deberán definir objetivos y metas ambientales, así como los programas e indicado-res para su seguimiento, que conlleven a su minimización o eliminación (Objetivos, Metas, Programas e Indicadoindicado-res). Se ha establecido un proceso de planificación.

Posteriormente, para implementar y operar el SAA, es necesario crear estructuras de gestión, asignar funciones y res-ponsabilidades con suficiente autoridad y asegurar la disponibilidad de recursos humanos, recursos financieros y tec-nológicos (Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad); formar al personal y asegurarse de su concientización y competencia (Competencia, Formación y Toma de Conciencia); establecer procesos para la comunicación interna y externa (Comunicación Interna y Externa); establecer e implementar controles a documentos y registros asociados (Control de Documentos y Registros); identificar, planificar y ejecutar las operaciones asociadas con los aspectos am-bientales significativos (Control Operacional Ambiental) y asegurarse de la preparación y capacidad de respuesta ante situaciones de emergencia (Plan de Respuesta a Emergencias).

Para evaluar el desempeño ambiental y del SAA en general, es necesario realizar un seguimiento y medición contí-nuos a aquellas características clave de las operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente (Seguimiento y Medición de las Operaciones); evaluar el estado del cumplimiento legal (Evaluación del Cumplimiento Legal); identificar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas (No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva) y realizar auditorías periódicas una vez declarada la madurez del subsistema (Auditorías Ambientales). Con la información anterior y previo análisis, estaremos en posibilidad de identificar las me-jores prácticas ambientales internas y externas para su posterior evaluación y, en su caso, implantación (Meme-jores Prácticas Ambientales).

Por último, con el fin de asegurar el funcionamiento, adecuación, eficacia y efectividad del SAA, es necesario anali-zarlo y cuando sea factible, emprender acciones de mejora que se logran por medio de su revisión periódica y del desempeño ambiental del centro de trabajo (Revisión por la Dirección).

(31)

Información General 31 FIGuRa 6.- FuNCIoNaMIENto SuBSIStEMa DE aDMINIStRaCIóN aMBIENtal. cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(32)

(33)

(34)

(35)

conTenIDo DocUmenTal Del SISTema

SSPa

(36)

4.1. CoNFoRMaCIóN

El sistema consta de dos tipos de documentos identificados de la siguiente manera:

Manual del sistema PEMEX-SSPA.- Conjunto de documentos, los cuales proporcionan la información

ne-cesaria para conocer y entender el sistema.

Procedimientos o instrucciones de trabajo desarrollados por los Organismos Subsidiarios.- Son aquellos

documentos que, tomando como referencia las Guías técnicas/Lineamientos de los elementos del PEMEX-SSPA, se generen en los Organismos Subsidiarios y sus centros de trabajo, para particularizar la forma en que se dé cumplimiento a los requerimientos mandatorios del sistema PEMEX-SSPA. Considerando que en la actualidad, en todos los Organismos, existen documentos ya muy maduros y probados, éstos sólo deberán ser revisados y contrastados contra los Guías técnicas/Lineamientos del manual, para que de cumplir con ellos, se considere tal cual como parte del sistema PEMEX-SSPA. En caso de que se identifiquen mejores prácticas en dichos documentos que no estén consideradas en los documentos corporativos, estas deberán ser comunicadas al área corporativa mediante los Equipos de Liderazgo correspondientes, con la finalidad de que se integren en la próxima revisión.

Tanto el Manual del Sistema como los procedimientos o instrucciones de trabajo que se generen y declaren en los Organismos Subsidiarios con motivo de éste, serán considerados de manera integral como parte del Contenido documental del sistema.

4.2. MaNual DEl SIStEMa pEMEX-SSpa

El Manual del sistema PEMEX-SSPA consta de los siguientes capítulos: 1.0 General

1.1 Introducción 1.2 Objetivo

1.3 Alcance del sistema y Declaratoria de compromiso 2.0 Integración del sistema

3.0 Funcionamiento del sistema PEMEX-SSPA 4.0 Contenido documental del sistema 5.0 Estrategia de implantación

Acrónimos SSPA, Glosario de términos y Marco normativo 6.0 12 Mejores Prácticas Internacionales de SSPA

7.0 Subsistema de Administración de la Seguridad de los Procesos 8.0 Subsistema de Administración de la Salud en el Trabajo 9.0 Subsistema de Administración Ambiental

4. conTenIDo

DocUmenTal Del

SISTema

(37)

(38)

(39)

4.3. DESCRIpCIóN DE CapítuloS y apaRtaDoS DEl MaNual

Capítulos del 1 al 5.- En su contenido se justifica, define y establece el alcance del sistema, así como el compromiso

de la Organización con la Seguridad, la Salud en el Trabajo y la Protección Ambiental. También se plantea la integra-ción, funcionamiento y estructura del sistema en comento, alineado con el macroproceso de SSPA de Petróleos Mexicanos, así como el detalle de su estrategia de implantación.

Capítulos del 6 al 9.- Abordan de manera detallada las 12 MPI y cada uno de los subsistemas (SASP, SAST y SAA),

mediante los apartados siguientes:

Descripción.- Define cada uno de los elementos del subsistema, con la finalidad de tener un entendimiento

claro y homogéneo del mismo. Aquí se establece la base conceptual del elemento como parte del sistema.

Requisitos de cumplimiento.- Establecen de manera clara y precisa “qué” debe hacerse para considerar

cum-plido el alcance de cada elemento. En otras palabras, son los “QUÉ” que se deben cumplir de los elementos y que son la parte fundamental, tanto para la elaboración de las Guías Técnicas/Lineamientos como para la realización de las auditorías del elemento en referencia.

Guías técnicas/Lineamientos.- Documentos donde se describe de manera genérica (para dar cobertura a la

diversidad de operaciones, procesos e instalaciones de la Organización en su conjunto) la forma de dar cum-plimiento a los requisitos de cada elemento. Dicho de otra manera, son los documentos donde se definen los “CÓMO” que atienden los “QUÉ” de cada elemento.

Tabla de Autoevaluación.- Herramienta que permite a los integrantes de una unidad de implantación realizar

la evaluación del subsistema al comparar su desempeño contra una serie de “acciones descriptivas” defini-das en el cuerpo de la tabla, para cada uno de los elementos, en cada uno de los cinco niveles de implanta-ción que la integran.

Guías de Autoevaluación.- Preguntas clave que inducen hacia evidencias objetivas y orientan al evaluador en

la implantación efectiva del sistema, al identificar con claridad las brechas entre la situación actual de su des-empeño y la situación futura definida, en relación con las acciones descriptivas establecidas en el cuerpo de la Tabla de Autoevaluación.

Protocolo de Auditoría.- Documentos del sistema elaborados para servir de guía propuesta a los auditores del

sistema para la realización del proceso de auditoría, basados en los requisitos de los elementos y bajo un con-texto de Disciplina Operativa (disponibilidad, calidad, comunicación y cumplimiento).

(40)

(41)

eSTraTeGIa De ImPlanTacIón

SSPa

(42)

Este apartado del manual establece y define los pasos que se deberán seguir para llevar a cabo la implantación del sistema PEMEX-SSPA para la administración de la Seguridad Industrial, la Salud en el Trabajo y la Protección Ambiental en todos los centros de trabajo e instalaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, donde deban administrarse los riesgos resultantes de sus operaciones y/o procesos productivos.

Considerando que actualmente el grado de implantación del sistema PEMEX-SSPA en los centros de trabajo e instalacio-nes de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios es muy diverso; la estrategia para su implantación se basa en la realización de una Autoevaluación en cada Unidad de Implantación que permita identificar el estado actual del sistema, lo que representará la línea de partida para iniciar el proceso de implantación mediante la ejecución del programa de trabajo que resulta de la identificación de acciones de mejora durante la Autoevaluación. Previamente, se deberá prepa-rar a la Organización para la realización de la Autoevaluación y se deberá dar un seguimiento cuidadoso a la ejecución del programa de trabajo para la implantación y, posteriormente, auditar el sistema implantado para medir su madurez. En orden cronológico, la estrategia para la implantación del Sistema consiste en la aplicación de once Líneas de Acción agrupadas en cuatro fases que son: Planeación, Preparación, Ejecución y Seguimiento y, finalmente, Auditoría, como se ilustra en la figura 7.

Las Líneas de Acción que conforman la fase de “Planeación” son: la definición de la Organización para la implanta-ción, la definición de las Funciones y Responsabilidades para la implantaimplanta-ción, así como la Planeación inicial de las actividades relacionadas con la Autoevaluación. La segunda fase es la de “Preparación” que incluye las Líneas de Acción de Comunicación efectiva y Capacitación a toda la Organización en el sistema. La tercera fase es la de “Ejecución y Seguimiento” que abarca las Líneas de Acción de realización del Diagnóstico inicial y Definición de

Situación Futura en cada una de las unidades de implantación, la Identificación de Brechas entre la situación actual

y la situación requerida por el Sistema, la definición y el Desarrollo del Programa para alcanzar la situación futura, así como la Ejecución y Seguimiento del cumplimiento del programa de cada una de las unidades de implantación. La cuarta fase es la de “Auditoría” que considera a las Líneas de Acción de Auditoría al Proceso de Implantación, consi-derada como una auditoría de seguimiento y la de Auditoría al Sistema Implantado que nos permitirá medir el grado de madurez del mismo.

En relación con el factor humano, la estrategia de implantación considera que los resultados se dan con base en tres

aspectos que son: querer, saber y poder. El querer tiene que ver con la Línea de Acción de Comunicación efectiva que

se relaciona con el convencimiento de todo el personal de la Organización para implantar y operar el sistema. El saber

está referido a conocer y dominar el Sistema y se atiende mediante la Línea de Acción de Capacitación. El poder está

relacionado con la habilidad para implantar y operar el sistema y se atiende mediante las Líneas de Acción de la fase de “Ejecución y Seguimiento” que son Diagnóstico inicial y Definición de Situación Futura, Identificación de Brechas,

Desarrollo del Programa, y Ejecución y Seguimiento.

5. eSTraTeGIa

De ImPlanTacIón

(43)

Información General 43 FIGuRa 7. EStRatEGIa DE IMplaNtaCIóN DEl SIStEMa pEMEX-SSpa. cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(44)

A continuación se describen con detalle las cuatro fases de la estrategia de implantación y sus Líneas de Acción correspondientes.

5.1. plaNEaCIóN

5.1.1. Organización para la implantación

Esta Línea de Acción consiste en que cada Organismo Subsidiario o área del Corporativo, se deberá subdi-vidir en tantas partes como sea práctico, donde se puedan implantar y aplicar todos los elementos del sis-tema PEMEX-SSPA (Unidad de Implantación) y definir el equipo de personal especializado y competente para realizar la Autoevaluación (Equipo para la Autoevaluación) en cada una de las Unidades de Implantación definidas, así como el equipo conformado por especialistas en la función y en el sistema, de las áreas Corporativas que apoyarán el proceso (Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA). Más específicamente, se definen de la siguiente manera:

Unidad de Implantación.- Término que se refiere a los centros de trabajo o instalaciones físicas y

fun-cionales del Organismo en el que se pretende implantar el sistema PEMEX-SSPA. Se pueden agrupar instalaciones de menor tamaño de manera geográfica u organizacional que tengan la misma depen-dencia administrativa, para definir una sola Unidad de Implantación que tenga el suficiente alcance organizacional y operacional para que eventualmente se puedan desarrollar y aplicar todos los ele-mentos del sistema PEMEX-SSPA en función de la complejidad de la misma. De acuerdo con el Modelo de Gestión por Procesos, la Unidad de Implantación representa el conjunto de funciones que intervienen en la realización del proceso de SSPA.

Equipo para la Autoevaluación.- Este equipo se integra temporalmente en cada Unidad de

Implanta-ción, con la finalidad de realizar la Autoevaluación. Se conforma con el Equipo de Liderazgo Local de SSPA, los subequipos de liderazgo de cada subsistema de las Mejores Prácticas y los subequipos de elementos específicos definidos en el Elemento de Organización Estructurada, incrementados con el personal necesario de la Unidad de Implantación que permita definir un Coordinador de elemento y su equipo para la Autoevaluación, para cada uno de los elementos de cada subsistema, consideran-do tanto su función de línea como su potencial de aportación al éxito del subequipo.

El equipo para la Autoevaluación está conformado por: • Líder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA. • Líderes de los subequipos establecidos. • Coordinadores de elemento.

• Integrantes de los equipos por elemento.

(45)

(46)

5.1.2. Funciones y responsabilidades

La implantación del sistema PEMEX-SSPA en cada Unidad de Implantación de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios es responsabilidad de la Máxima Autoridad y de la Línea de Mando de esa unidad. El proceso en sí es dirigido por el Equipo de Liderazgo Local de SSPA con el apoyo del (los) Equipo(s) de Liderazgo Central(es) de SSPA.

A continuación se describen con más detalle las funciones y responsabilidades de los participantes en el proceso de implantación.

Equipo para la Autoevaluación.- Responsable de llevar a cabo la Autoevaluación y de desarrollar el Programa

de Acciones de Mejora de cada subsistema. Una característica clave de este equipo, es que debe ser mul-tidisciplinario y multifuncional, lo que asegurará que:

• La Autoevaluación sea lo más real y objetiva posible, con las aportaciones de todo el personal involucrado.

• El Programa de Acciones de Mejora sea realista y realizable.

Líder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA.- Es la Máxima Autoridad del centro de trabajo y tiene la

res-ponsabilidad del proceso de implantación del sistema PEMEX-SSPA en su conjunto y designa a los líderes de los subequipos establecidos, los cuales son corresponsables en la parte del sistema que les corresponde. Además, con el apoyo de los líderes de los subequipos establecidos, supervisa todas las actividades del Equipo para la Autoevaluación y, consecuentemente tiene la responsabilidad principal de llevar a cabo la Autoevaluación, de desarrollar el Programa de Acciones de Mejora y en su momento, la ejecución y segui-miento del mismo. Es quien designa, de entre los integrantes de cada uno de los subequipos establecidos de SSPA, a un Coordinador de Elemento para cada uno de los elementos de cada subsistema.

Líderes de los Subequipos establecidos.- Coordinan el desarrollo de aquellas actividades del Proceso de

Autoevaluación del subequipo correspondiente. Son responsables de integrar, para cada elemento del siste-ma PEMEX-SSPA, un equipo específico orientado a apoyar al Coordinador de Elemento en el desarrollo de la Autoevaluación y el correspondiente Programa de Acciones de Mejora para ese elemento en particular.

Guían a los integrantes de su equipo para la Autoevaluación en el día a día, solucionando cualquier problema que pueda surgir.

Mantienen informada a la Máxima Autoridad de la Unidad de Implantación de los avances del día, resulta-dos preliminares y de cualquier aspecto o problema que se presente.

Preparan y entregan los productos asociados con la Autoevaluación (Programa de Acciones de Mejora y en su momento, la Ejecución y Seguimiento del mismo).

(47)

Información General 47 Coordinadores de Elemento.- Son los responsables en la Unidad de Implantación de la Autoevaluación,

de hecho son los que se Autoevaluan, son los dueños de esa parte del proceso, en relación con su res-ponsabilidad funcional y del desarrollo del Programa de Acciones de Mejora para un elemento especí-fico; por ejemplo, el Responsable de Mantenimiento sería el idóneo para ser Coordinador de Elemento de Integridad Mecánica.

Estudian y entienden a detalle lo relativo al elemento que les corresponde coordinar y tienen un conocimien-to general del significado, alcance y contenido de conocimien-todos los elemenconocimien-tos del subsistema correspondiente, para así poder entender las conexiones e interrelaciones entre su elemento y los demás (Enfoque Sistémico). Proporcionan al líder correspondiente del subequipo establecido, el plan de trabajo para llevar a cabo la Autoevaluación de su elemento y la realizan, de acuerdo con lo señalado en la Tabla de Autoevaluación y las Guías de Autoevaluación que forman parte del Manual del sistema PEMEX-SSPA, considerando lo siguiente:

• Organizar las reuniones de Autoevaluación con los integrantes del Equipo de Trabajo del elemento

correspondiente.

• Revisar cada acción descriptiva de la Tabla de Autoevaluación y preguntas clave contenidas en la Guía

de Autoevaluación con el Equipo de Trabajo del Elemento, desde el Nivel 1 hasta el Nivel 5.

• Fomentar la participación de los integrantes del Equipo de Trabajo del Elemento en la discusión de las

acciones descriptivas y las preguntas clave contenidas en la Guía de Autoevaluación.

• Basándose en evidencias objetivas, tomar una decisión como equipo, en cuanto al cumplimiento de la

Unidad de Implantación respecto a cada acción descriptiva.

• Solicitar la participación del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, según sea necesario, para resolver

cual-quier duda.

Preparan el Reporte de la Autoevaluación del Elemento, que incluye el análisis del desempeño del elemento durante la Autoevaluación.

Participan en las reuniones del equipo para la Autoevaluación, revisando los resultados preliminares y los Programas de Acciones de Mejora propuestos para todos los elementos.

Mantienen informado al Líder del Subequipo correspondiente de SSPA, en relación con la situación de la Autoevaluación del Elemento y del desarrollo del Programa de Acciones de Mejora correspondiente. Presentan los resultados de la Autoevaluación del Elemento en la Sesión de Resultados.

(48)

(49)

Información General 4 Integrantes de Equipos de Elemento.- Estas personas deberán ser individuos cuyas actividades diarias se

re-lacionan al elemento. Deberá incluirse personal de diferentes áreas o departamentos. Ellos son, de hecho, los “usuarios” o “clientes” del elemento y su perspectiva será clave para realizar una Autoevaluación realis-ta y objetiva, para posteriormente, desarrollar un Programa de Acciones de Mejora práctico y significativo. Conocen y entienden a detalle la documentación del sistema relativa al elemento que les corresponde, para así poder entender sus requisitos y las acciones descriptivas correspondientes.

Participan en todas las reuniones necesarias citadas por el Coordinador de Elemento o Líder del Subequipo correspondiente y en la evaluación acerca de la evidencia objetiva proporcionada por el au-toevaluado (Coordinador de Elemento), para calificar la situación que guarda la Unidad de Implantación en cuanto a las acciones descriptivas correspondientes de la Tabla de Autoevaluación, tomando como referen-cia las preguntas clave de las Guías de Autoevaluación.

Apoyan al Coordinador de Elemento en la preparación del Reporte de la Autoevaluación del elemento y en la preparación del Programa de Acciones de Mejora.

Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.- Capacita a todo el personal que participe en la Autoevaluación, con énfasis

en la parte que se relacione con el rol que le corresponda, con base en lo establecido en los párrafos ante-riores, previo a la realización de la Autoevaluación.

Da seguimiento al avance de la Unidad de Implantación en el desarrollo de la Autoevaluación y del Programa de Acciones de Mejora de cada subsistema.

Realiza recomendaciones durante la Autoevaluación y el proceso de desarrollo del Programa de Acciones de Mejora, según sea necesario, basándose en su experiencia.

Aclara dudas, en cuanto al proceso de implantación del sistema, en la Unidad de Implantación, de ser necesario. Informa a la Máxima Autoridad de la Unidad de Implantación sobre aspectos clave, durante el proceso de Autoevaluación.

Líder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.- Especialista en materia de SSPA que ha sido capacitado y tiene

experiencia en el manejo del sistema PEMEX-SSPA del Organismo Subsidiario. Acuerda con la Máxima Autoridad de la Unidad de Implantación sobre la realización de las actividades críticas de planeación antes de iniciar la Autoevaluación.

Coordina actividades del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA de tal manera que se de seguimiento a todas las actividades de la Autoevaluación de la Unidad de Implantación.

Apoya al Líder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA de la Unidad de Implantación para asegurar que se obtengan todos los productos esperados, con oportunidad y que sean de calidad.

(50)

5.1.3. Planeación inicial

Esta Línea de Acción consiste en que el Líder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA, en coordinación con el Líder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, se aseguren que se realicen todas las actividades de planea-ción, para lograr un proceso efectivo de la Autoevaluación del Sistema considerando lo siguiente:

• La visita de inducción del Líder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA a la Unidad de Implantación para

visualizar un panorama general del proceso de Autoevaluación del Sistema y para discutir y acordar con la Máxima Autoridad fechas clave y requerimientos de recursos.

• La definición del Equipo para la Autoevaluación y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, así como la

información necesaria de la Unidad de Implantación para asegurar que el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA tenga el conocimiento necesario de la Organización y de las operaciones de la Unidad de Implantación.

• La logística para la operación del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA tal como: alojamiento, transportación

a instalaciones de la Unidad de Implantación, etcétera.

• La programación de la capacitación adecuada para el personal que participe en la Autoevaluación.

• La planeación de la Sesión de Arranque y la Sesión de Resultados. Además de asegurar que se cuente

en la Unidad de Implantación con todos los materiales de apoyo requeridos.

5.2. pREpaRaCIóN

5.2.1. Comunicación efectiva en relación con el sistema

Esta Línea de Acción consiste en la realización de las actividades necesarias para dar a conocer el sistema y convencer a la Organización de los beneficios de su implantación con un enfoque de Modelo de Negocios a través de la Gestión por Procesos.

Uno de los aspectos que las organizaciones tienen que tomar en cuenta cuando se proyecta realizar

cam-bios en los procesos, procedimientos o sistemas, es el aspecto de la “resistencia al cambio” por parte de los

integrantes de la Organización, ya que implica alterar su “status-quo”. Por lo anterior, la intención de esta Línea de Acción es la de atenuar esta resistencia, mediante la realización de una Comunicación Efectiva con toda la Organización, en el sentido de definir con claridad las razones y beneficios del cambio, tanto para la empresa como para los trabajadores, en un esquema de convencimiento y con un enfoque de ganar-ganar.

Es importante considerar que este aspecto, como parte del sistema, requiere de un mantenimiento cons-tante, es decir que siempre se deberá de atender, conforme con cómo se establece en el elemento de Comunicación Efectiva, máxime cuando se den cambios en cualquier parte del sistema. Es importante se-ñalar que esta Línea de Acción sienta las bases de la implantación del sistema y se refleja en el resultado

(51)

• La participación activa de la Alta Dirección y la Línea de Mando en estas actividades, dando sustento

así, al Elemento Compromiso Visible y Demostrado que forma parte de este sistema.

• Asegurar y hacer visible la participación y compromiso de la representación sindical en el desarrollo de

estas actividades, considerando lo establecido anteriormente.

5.2.2. Capacitación en el sistema

Esta Línea de Acción consiste en la realización de las actividades necesarias para asegurar la capacitación a toda la Organización en el sistema, subsistemas y proceso de implantación, con un enfoque de Gestión por Procesos.

Esta Línea Estratégica deberá atenderse tomando en cuenta los requerimientos específicos siguientes:

• Definir con claridad el nivel adecuado de conocimiento que se deberá proporcionar a cada estrato

fun-cional de la Organización, los cuales deberán haber sido determinados con antelación.

• La preparación y ejecución de un programa para este fin; que dé cobertura a todos los trabajadores,

con énfasis especial en la Línea de Mando asegurando: la adquisición del conocimiento definido en el inciso anterior, el convencimiento para la participación en la implantación del sistema y que propicie la retroalimentación en relación con el tema.

• Asegurar y hacer visible la participación y compromiso de la representación sindical en el desarrollo de

estas actividades, considerando lo establecido anteriormente.

De manera particular, el Equipo para la Autoevaluación deberá recibir una capacitación específica por parte del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA acerca del proceso de implantación del sistema, cuyo objetivo principal es el de prepararlos en la realización de la Autoevaluación y en el desarrollo del Programa de Acciones de Mejora. Esta capacitación incluirá los conceptos principales del sistema, subsistemas, proceso de implantación, así como el alcance y contenido de cada uno de los elementos del subsistema que le corresponda.

5.3. EJECuCIóN y SEGuIMIENto

5.3.1. Diagnóstico inicial y definición de la situación futura

Esta Línea de Acción inicia con una declaración del estado futuro o nivel de implantación (el cual se define en párrafos posteriores) que cada Unidad de Implantación pretende alcanzar en un tiempo determinado, en relación con el sistema PEMEX-SSPA tomando como referencia su problemática actual en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental, sus capacidades y sus recursos. Esta definición ser-virá después para la elaboración de sus planes y programas, delimitando su alcance. Posteriormente, se procede a la realización del Diagnóstico inicial, que se traduce en el proceso de Autoevaluación de la Unidad de Implantación con respecto al sistema PEMEX-SSPA.

Es importante señalar que, antes de iniciar las actividades de la fase de Ejecución y Seguimiento, la cual incluye la Autoevaluación, deberán haber sido concluidas todas las actividades de las fases de Planeación y Preparación. El proceso de Autoevaluación consiste en que el Equipo de Elemento analiza y evalúa el cumplimiento con cada una de las acciones descriptivas que aparecen en la Tabla de Autoevaluación del subsistema corres-pondiente, empezando en el Nivel 1 del elemento y moviéndose hacia los niveles superiores, conforme avanza la Autoevaluación, repitiendo el proceso para cada uno de los elementos del subsistema. La mecánica consiste en que el Coordinador de Elemento o dueño de esa parte del proceso (en relación con su responsabilidad funcional), utilizando como herramienta de orientación las Guías de Autoevaluación correspondientes, plantea al Equipo de Elemento las preguntas clave que aparecen en ellas, se autoevalúa y el equipo califica el cumplimiento de las acciones descriptivas mencionadas.

(52)

(53)

(54)

Es importante establecer que las preguntas clave de las guías, no son las únicas que se pueden hacer al respecto; los miembros del Equipo de Elemento deben de sentirse con la libertad de hacer otras preguntas que ayuden a clarificar el grado de cumplimiento de las acciones descriptivas del elemento. De ser necesa-rio, se sugiere consultar la documentación del elemento (Requisitos, Lineamiento o Guía técnica) que apa-rece en el manual, para aclarar dudas al demostrar el cumplimiento del elemento.

Debe considerarse la evidencia documentada y verbal (evidencia objetiva) al tomar decisiones en cuanto a las respuestas de las preguntas y del cumplimiento de la Unidad de Implantación con cada acción descrip-tiva. Deben evaluarse todas las acciones descriptivas para todos los niveles. Se requiere demostrar con do-cumentación o registros (evidencia objetiva) el nivel de implantación que ha sido alcanzado.

Algunos ejemplos de evidencias objetivas, sin ser limitativo, pueden ser: órdenes de trabajo debidamente llenadas y firmadas de recibido, minutas de reuniones de seguimiento y cumplimiento de acuerdos, resul-tados de encuestas, reportes de auditorías efectivas, verificaciones físicas en campo, entre otras, evitando al máximo documentos genéricos como evidencia.

Esto deberá ser un proceso interactivo que resulte en consenso entre los participantes sobre la situación ac-tual y las acciones necesarias para avanzar a otro nivel de implantación. Es esencial que esta parte del proce-so se haga de manera abierta, con la mayor participación posible de los miembros del Equipo de Elemento. Durante la Autoevaluación, el Coordinador de Elemento y los miembros del Equipo de Elemento serán so-portados por miembros del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA para aclarar cualquier duda que pueda surgir acerca del proceso, del contenido, opinar acerca de los temas donde no haya consenso y sobre las eviden-cias objetivas propuestas, con la finalidad de que se tomen las decisiones correctas, en cuanto al cumpli-miento de las acciones descriptivas.

La evaluación inicia con el Nivel 1 del elemento a evaluar, y conforme se va sustentando el cumplimiento de cada una de las “acciones descriptivas” en ese nivel, se pasa al siguiente nivel de la tabla, realizando la misma mecánica de evaluar y sustentar cada acción descriptiva del elemento que se está evaluando. La evaluación se suspende cuando el autoevaluado no puede sustentar el cumplimiento de las acciones des-criptivas del nivel que se está valorando.

Considerando que la interpretación correcta de los niveles es fundamental para el proceso de implantación, a continuación se describen con más detalle estos niveles:

• Nivel 1.- “Evaluando el Sistema y Creando Conciencia”. Este nivel de implantación es la base del

ele-mento, ya que determina el rumbo de lo que queremos lograr. En este nivel de implantación se consi-dera que es necesario construir, a través de la reflexión, una conciencia crítica en el personal en

relación con la importancia del impacto del elemento, como parte del sistema y de cómo al cumplir sus requerimientos se contribuye a mejorar el desempeño en SSPA de la Organización con el consecuente beneficio personal. Este nivel se satisface cuando el personal demuestra de manera objetiva estar cons-ciente de la importancia de trabajar en el elemento y de cómo esto puede contribuir a mejorar el

des-cl av e: 8 00 /1 60 00 /D co /m a/ 01 /1 0 re vi si ón : 1 fe ch a: 0 1/ 01 /2 01 0

(55)

• Nivel 4.- “Sistema Establecido”. Corresponde al nivel de implantación en el que todos los

procedimien-tos y mecanismos requeridos en cada elemento se encuentran totalmente implantados. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, se

encuentran totalmente implantados, no presentándose ningún tipo de desviación de manera sistemática.

En este nivel, el personal ya sigue los procedimientos por convicción del beneficio que ello representa y se ha cumplido al menos un ciclo de mejora.

• Nivel 5.- “Mejoramiento Continuo”. Corresponde al nivel de implantación en el que todos los

procedi-mientos y mecanismos requeridos en cada elemento, no sólo se encuentran totalmente implantados, sino que además, ya se han establecido e implantado más de un ciclo de mejora, con la finalidad de

buscar la excelencia traducida en efectividad y mejora continua.

Criterios para otorgar Niveles de Implantación.- Sólo es posible otorgar a los elementos y subsistemas en las

Unidades de Implantación uno de los cinco niveles del PEMEX-SSPA de acuerdo con los siguientes criterios: • Nivel de Elemento.- El nivel otorgado a un elemento corresponderá a aquél en el que todas las acciones

descriptivas hayan sido cumplidas; es decir, si se cumplieron todas las acciones descriptivas

corres-pondientes al Nivel 3 de un determinado elemento, el nivel de ese elemento será “Nivel 3”. Con la fi-nalidad de dar seguimiento a la implantación del siguiente elemento, se medirá el avance tomando como base el porcentaje que resulte del cumplimiento de las acciones descriptivas atendidas, en rela-ción con el número de acciones descriptivas totales del nivel en referencia. Por ejemplo, si el nivel de referencia tuviera cuatro acciones descriptivas y estuviesen atendidas dos, el porcentaje de avance de ese elemento seria del 50% en ese nivel. De existir avance en acciones descriptivas de otros niveles superiores, no se considerará para definir el porcentaje de avance enunciado anteriormente.

• Nivel del subsistema.- El nivel del subsistema corresponderá al del Elemento evaluado con el menor

ni-vel. El porcentaje de avance de la implantación del siguiente nivel del subsistema, corresponderá al

promedio de los porcentajes de avance de todos los elementos en ese nivel evaluado. De existir avance en acciones descriptivas de otros niveles superiores, no se considerará para definir el porcentaje de avance enunciado anteriormente. Por ejemplo, si el elemento con el menor nivel fue evaluado en “Nivel 2”, el nivel del subsistema en la Unidad de Implantación será “Nivel 2” y el porcentaje de avan-ce del “Nivel 3” será el promedio de los poravan-centajes de avanavan-ce de todos los elementos del subsistema en ese nivel.

La determinación del nivel en el cual se encuentra el elemento o subsistema, no deberá ser utilizado para

realizar comparaciones entre Unidades de Implantación u Organismos Subsidiarios. Por la naturaleza del pro-ceso de la Autoevaluación, ésta es una herramienta del usuario que sólo sirve para compararse contra sí mismo y debe ser usada exclusivamente para identificar las áreas de oportunidad en el proceso interno de implantación del sistema PEMEX-SSPA en la Unidad de Implantación.

Una vez que han sido concluidas todas las actividades de las fases de Planeación y Preparación, la Unidad de Implantación está lista para iniciar formalmente la Autoevaluación, cuyo proceso se descri-be a continuación:

Sesión de Arranque.- El propósito de esta reunión es proporcionar una visión general del proceso de

implan-tación del sistema PEMEX-SSPA, incluida la Autoevaluación en la Unidad de Implanimplan-tación, y de responder a cualquier pregunta o inquietud que puedan tener los participantes en el proceso.

(56)

Durante esta reunión se deberá presentar al personal con responsabilidades en el proceso de implantación del sistema PEMEX-SSPA (Equipo para la Autoevaluación). Deberán ratificarse las fechas y horarios de las reuniones clave, los productos principales y las fechas compromiso, con el fin de obtener los apoyos nece-sarios para llevar a cabo las actividades. La Máxima Autoridad de la Unidad de Implantación, su equipo ge-rencial de primer nivel (es decir, aquellos que le reportan directamente), el Equipo para la Autoevaluación y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA deberán asistir a esta reunión. La cual será dirigida conjuntamente por la Máxima Autoridad de la Unidad de Implantación y el Líder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.

Autoevaluación del Elemento.- Después de la Sesión de Arranque, el Coordinador de Elemento del

subsiste-ma específico y los miembros de su Equipo de Elemento inician propiamente la Autoevaluación, de acuerdo con la mecánica descrita con anterioridad.

Reuniones de trabajo durante el proceso de Autoevaluación.- Se deberán programar reuniones de trabajo

durante el proceso de Autoevaluación debido a la interdependencia e integración de los Elementos del PEMEX-SSPA. Específicamente deben llevarse a cabo dos tipos de reuniones de trabajo:

• Reuniones entre Coordinadores de Elemento.- Su objetivo es compartir información sobre el desarrollo

del proceso de Autoevaluación, incluyendo resultados, conclusiones preliminares y obstáculos encontrados. Tratar relaciones entre los elementos; por ejemplo, dudas sobre en qué elemento está incluido un tópi-co específitópi-co, evidencia entópi-contrada en un elemento que sea de relevancia para otro elemento. Motivar a cada integrante en la importancia de generar información de valor para el proceso de implantación. Los participantes a estas reuniones serán los Líderes de los Subequipos de Liderazgo Locales de SSPA, los Coordinadores de Elemento y todos los miembros del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. Se propone que estas reuniones se lleven a cabo periódicamente, por ejemplo, cada dos o tres días durante el pro-ceso de Autoevaluación.

• Reuniones con la Máxima Autoridad de la Unidad de Implantación.- Su objetivo principal es el de

resol-ver aspectos u obstáculos al proceso de Autoevaluación y desarrollo de programas, así como revisar los resultados preliminares de la Unidad de Implantación, incluyendo hallazgos importantes para elemen-tos qué están en proceso de Autoevaluación o que ya han sido completados.

Los participantes a estas reuniones serán la Máxima Autoridad de la Unidad de Implantación, miem-bros de su equipo gerencial (Equipo de Liderazgo Local de SSPA), Coordinadores de Elemento “acti-vos”, es decir, de elementos a tratar en la reunión, y el Líder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. La asistencia de otros coordinadores es opcional. Se sugiere que estas reuniones también se lleven a cabo periódicamente, por ejemplo, cada dos o tres días durante el proceso de Autoevaluación.