1. OBJETIVO.
Establecer y mantener actualizado un procedimiento documentado donde se describe el actuar de ADESA en el control, registro, custodia y seguimiento de los sellos de seguridad.
2. ALCANCE.
Es aplicable a todas las áreas que recepcionan, distribuyen y utilizan sellos de seguridad para ser utilizados en los servicios de inspección y trámites aduanales.
3. RESPONSABILIDADES.
3.1. El Gerente General deberá:
Garantizar los recursos necesarios para el buen desempeño de esta actividad. 3.2. Los Gerentes de Servicios de Inspección y Trámites Aduanales deberán:
Velar por el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. 3.3. El Jefe de Departamento de Servicios Internos deberá:
Realizar la compra de los sellos.
Recepcionar y realizar el control de la calidad a los sellos en el almacén.
Distribuir los sellos a las áreas, según sus necesidades
3.5. Los Jefes de Departamentos y Especialistas principales deberán:
Distribuir los sellos a inspectores y coordinadores de su área.
Velar por el uso adecuado de los sellos que distribuye.
Recoger y registrar todos los sellos utilizados devueltos por los inspectores o coordinadores. 3.6. Los Inspectores y coordinadores de ADESA deberán:
Cumplir con lo establecido en este procedimiento.
Entregar los sellos utilizados, antes de recibir los nuevos.
Custodiar los sellos que le pertenecen.
No hacer uso indebido de los sellos
No prestar los sellos, ni dejarlos extraviados. 3.7. Comisión nombrada para la destrucción de sellos
Garantizar la correcta ejecución de la destrucción de los sellos usados. 4. DESARROLLO.
4.1 Al realizarse la compra de los sellos, el Jefe de Departamento de Servicios Internos como comprador debe verificar la correspondencia de la cantidad, numeración y calidad de los sellos comprados en los almacenes del proveedor.
4.2 La recepción de los sellos en el almacén se llevará mediante un Registro de Recepción de Sellos en el almacén RG-12-01 (Anexo A) y se verificará la coincidencia entre lo comprado y lo recibido. Este registro contendrá la siguiente información: No. Consecutivo, fecha de entrada, descripción del tipo del sello, cantidad, serie (desde-hasta), rechazados por defectos aparente y sus números y la firma de quien entrega y recibe.
4.3 La entrega de los sellos a las diferentes áreas, se realiza mediante un registro de Control de Salida de Sellos del Almacén RG-12-02 (Anexo B) en el cual se reflejará la cantidad de sellos entregados y los Nos. de series (desde-hasta). El que recibe en conformidad con la entrega plasma su nombre y firma en los correspondiente escaques del registro. Sólo serán entregados los sellos a los Jefes de Departamentos y Especialistas principales de las diferentes áreas.
4.3.1 Los Especialistas Principales de las diferentes áreas deberán revisar la calidad y cantidad de sellos recibidos, aún cuando se encuentre en paquetes cerrados, verificando la correspondencia en cuanto a cantidad, series y calidad aparente. De detectarse en ese momento, sellos rotos estos serán separados para ser devueltos al almacén.
4.4 Será controlado el uso de los sellos necesarios para la ejecución de los servicios de inspección y los servicios de trámites aduanales, por el Gerente de Servicios de Trámites Aduanales, los Jefes de Departamentos de la Gerencia de Servicios de Inspección y los Especialistas principales de ambas áreas, a los que se le asigna esta responsabilidad en el Registro de Entrega de Sellos RG-12-03 (Anexo C).
4.5 Además del registro habilitado, en el caso de los sellos utilizados en el servicio de inspección los inspectores describirán en las Actas y Certificados de Inspección los sellos utilizados, en los siguientes casos:
Sellaje de contenedores de exportación, fumigación y/o ventilación.
Sellaje de contenedores u otro medio de transporte en despachos.
Sellaje de bodegas, ferrocarriles, pailas, tanques etc.
Cuando por alguna causa o fuerza mayor se detenga la ejecución de la inspección y se proceda a sellar el contenedor momentáneamente o por un período determinado.
4.6 Todo el personal que recibe sellos es responsable de resguardar y custodiar los mismos ya sea en gavetas, archivos o sus respectivas maletas.
4.7 No se autoriza a ningún trabajador de ADESA a realizar préstamos de sellos a ningún Cliente u otra Entidad o persona.
4.8 Los sellos colocados y después retirados por el propio personal de ADESA deben ser conservados y devueltos a los Jefes de Departamentos o Especialistas principales designados para su conservación y registro como utilizados/devueltos. Según el registro de Control de Sellos Utilizados RG-12-04 (Anexo D).
4.9 Los Gerentes de Servicios de Inspección y Trámites Aduanales, así como los Jefes de Departamentos y Especialistas principales designados controlarán mensualmente el cumplimiento de lo descrito en este procedimiento e informarán al Consejo de Dirección. Los sellos rotos o utilizados y devueltos, según lo establecido en el apartado 4.8, serán destruidos (quemados) en un término no mayor a un mes por una Comisión nombrada por Directiva del Gerente General, quedando evidenciado este acto en el registro Acta de destrucción de sellos utilizados RG-12-05 (Anexo E).
5. REGISTROS.
RG-12-01 Recepción de Sellos en el almacén (Anexo A). RG-12-02 Control de Salida de Sellos del Almacén (Anexo B). RG-12-03 Registro de Entrega de Sellos (Anexo C).
RG-12-04 Control de Sellos Utilizados (Anexo D).
Anexo A
Recepción de Sellos en el almacén
Código: RG-12-01 Página de (1)
Fecha (2) Tipo de sello (3) No. De series (4) Cantidad
(7)
Rechazados (8)
Desde (5) Hasta (6) No de serie
(9)
Tipo de sello (10)
Forma de Llenado:
1. Se pondrá el No de la página.
2. Fecha de entrada de los sellos al almacén. Incluye día, mes, y año. Ej: 14/07/07. 3. Clasificación que corresponde al tipo de sello.
4. Se pondrá No de serie que corresponda desde hasta. 5. El No. De serie del primer sello.
6. El No. Del último sello.
7. Se pondrá la cantidad de sellos recibidos. 8. Para los sellos rechazados se identificarán: 9. El No. De serie del sello rechazado.
Anexo B
Control de Salida de Sellos del Almacén.
Código: RG-12-02 Área: (1)
Página de (2) Fecha: (3)
No. de serie (4) Cantidad de Sellos (7)
Desde (5) Hasta (6)
Nombre y firma del que recibe: (8) Nombre y firma del que entrega: (9) Forma de Llenado:
1. Se escribirá el nombre del área a la que pertenece el Jefe de Departamento o Especialista principal que recibe los sellos.
2. Se pondrá el No de la página y la cantidad de páginas totales que conforman el registro. 3. Fecha de salida de los sellos del almacén. Incluye día, mes, y año. Ej. 14/07/07.
4. Se pondrá No de serie que corresponda desde hasta. 5. El No. De serie del primer sello.
6. El No. Del último sello.
7. Cantidad de sellos totales dentro del intervalo de sellos entregados.
8. Se pondrá el nombre completo y la firma del que recibe los sellos (Gerente de Servicios de Trámites Aduanales, Jefe de Departamento, Especialistas Principales).
Anexo C
Registro de Entrega de Sellos a los Inspectores. Código: RG-12-03 Área: (1) Página de (2) Fecha: (3)
Nombre, Apellidos y Firma del que recibe (4)
No. De serie (5) Nombre y firma del que entrega (8) Desde (6) Hasta (7) Forma de Llenado:
1. Se escribirá el nombre del área u oficina donde se realiza la entrega de los sellos. 2. Se pondrá el No de la página y el total de páginas que tiene el registro.
3. Fecha de entrega de los sellos al inspector. Incluye día, mes, y año. Ej. 14/07/07. 4. Se pondrá el nombre completo y la firma del que recibe los sellos.
5. Se pondrá No de serie que corresponda desde hasta. 6. El No. De serie del primer sello.
7. El No. De serie del último sello.
Anexo D
Forma de Llenado:
1. Se escribirá el nombre del área u oficina donde se realiza la devolución de los sellos utilizados. 2. Se pondrá el No de la página y el total de páginas que tiene el registro.
3. Fecha de devolución de los sellos utilizados. Incluye día, mes, y año. Ej. 14/07/07. 4. Se pondrá el nombre completo del que devuelve los sellos.
5. Se pondrá No de serie de los sellos devueltos.
6. Se especificará el número de acta de inspección correspondiente al servicio ejecutado. 7. Se pondrá la firma del que devuelve los sellos.
8. Se pondrá la firma del que recibe los sellos ya utilizados.
Control de sellos utilizados
Código: RG-12-04 Área: (1) Página de (2) Fecha Nombre y Apellidos No. De sellos No. del Acta
Firma del que Devuelve
Firma del que recibe
Anexo E
Forma de Llenado:
1. Se escribirá el nombre del área o la oficina donde se ejecuta la destrucción de los sellos.
2. Fecha en que se ejecuta la destrucción de los sellos devueltos. Incluye día, mes, y año. Ej. 14/07/07.
3. Debe detallarse el lugar donde se realiza físicamente la destrucción o incineración de los sellos. 4. Hora en que se realiza la destrucción. (Hora militar)
5. Se pondrá No de serie que corresponda desde hasta. 6. El No. De serie del primer sello.
7. El No. De serie del último sello.
8. Se marcará con una cruz si fue ejecutada la destrucción o no.
9. Se pondrá el nombre apellido y cargo de los integrantes que asisten. 10. Se pondrá la firma del que corresponda.
Acta de Destrucción de Sellos Utilizados Código: RG-12-05 Área: (1) Fecha: (2) Lugar: (3) Hora: (4)
No. de series de los sellos a destruir (5) Destruidos (8)
Desde (6) Hasta (7) Si No
Y para que así conste a continuación se relaciona el nombre y firma de los aquí presentes de a cuerdo a la Comisión nombrada según Directiva No. / del Gerente General.
