LASMED Project
5.
GESTIÓN
DEL
ALCANCE
05_GESTIÓN_ALCANCE_rev1_P
Revisión
Fecha
Revisor
Aprobador
Descripción
de
los
cambios
1 18‐04‐2013 D.R. J.R. Primera emisión del documento2 24‐04‐2013 C.M. J.R. Revisión del documento
ÍNDICE
5.1
RECOPILAR
REQUISITOS ...3
5.1.1.
ENTRADAS...3
5.1.2.
HERRAMIENTAS
Y
TÉCNICAS
UTILIZADAS ...3
5.1.3.
SALIDAS...3
5.1.3.1.
DOCUMENTACIÓN
DE
REQUISITOS ...3
5.1.3.2.
PLAN
DE
GESTION
DE
REQUISITOS ...4
5.1.3.3.
MATRIZ
DE
TRAZABILIDAD
DE
REQUISITOS...5
5.2
DEFINIR
EL
ALCANCE...8
5.2.1
ENTRADAS ...8
5.2.2
HERRAMIENTAS
Y
TÉCNICAS...8
5.2.3
ALCANCE
DEL
PROYECTO ...8
5.2.3.1
Restricciones
...8
5.2.3.2
Exclusiones
...9
5.2.3.3
Entregables
...9
5.2.3.4
Supuestos
...9
5.3
ESTRUCTURA
DE
DESGLOSE
DE
TRABAJO
(EDT)...9
5.3.1
DICCIONARIO
DE
LA
EDT...11
5.3.2
LINEA
BASE
DEL
ALCANCE...13
5.1 RECOPILAR REQUISITOS
La recopilación de requerimientos consiste en definir y documentar las necesidades de
los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. La planificación de todo
el resto de aspectos del proyecto se efectúan en función de estos requisitos.
5.1.1.
ENTRADAS
El objetivo de este proceso es, a partir del registro de interesados y del Project
Charter (Acta de Constitución) como entradas, definir exactamente cuáles van a ser las
expectativas y requerimientos del proyecto.
5.1.2.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS UTILIZADAS
Se hará uso de las siguientes herramientas para recopilar los requerimientos:
Entrevista con el cliente: se ha realizado una entrevista con el cliente en dónde se han
expuesto los problemas actuales con los que se encuentran, y las expectativas de
mejora del proceso SMED a realizar.
Visita guiada con el cliente: se ha realizado una visita guiada por el cliente por los
diferentes departamentos de la empresa y por el lugar en concreto donde se aplicará la
Metodología SMED.
Observaciones con el cliente: se ha descrito en campo el proceso que actualmente se
sigue a grandes rasgos del procedimiento actual del SMED en cuestión.
Documentación SMED: se ha hecho un estudio exhaustivo de metodología SMED a
través de la documentación proporcionada por el cliente para conocer el proceso con
más exactitud.
Internet: a través de la página oficial del cliente, se ha obtenido una mejor idea de la
empresa que nos ha ayudado para la construcción del alcance del proyecto.
5.1.3.
SALIDAS
5.1.3.1.
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS
La documentación de los requisitos se representará de forma clara detallando que sean
completos, coherentes y aceptables para los interesados.
Se hará uso de un documento de evaluación de los requisitos. Se adjunta el resumen
de éstos y su puntuación evaluada por el equipo, el usuario (cliente) y el colaborador.
Requisito Tipo
Prioridad
Interesado
El SMED empleado debe de ser
rebajado en un 50% respecto al
actual.
Producto Alta
Cliente
El proceso a mejorar tiene que ser
con un coste no superior a “ X “
euros
Producto Alta
Cliente
El proceso tiene que ser entendido
por cualquier persona que intervenga
en el mismo.
Producto Alta
Cliente
La mejora del proceso tiene que
seguir siendo una operación seguro
para el producto y para las personas.
Producto Media
Cliente
La mejora del proceso garantizará
siempre la calidad del producto
Producto Alta
Cliente
Realizar el proyecto según la
metodología PMBOK
Proyecto Alta
ASE
Consulting
Desarrollar el proyecto con éxito
cumpliendo el alcance acordado con
los clientes dentro del plazo y el coste
planificado.
Proyecto Alta
ASE
Consulting
5.1.3.2.
PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS
La gestión de los requisitos, aunque deberá ser planificada en el inicio de una
determinada manera, podrá modificarse en función de los cambios de alcance que se
deriven de las solicitudes de cambio aprobadas que alguno de los interesados pueda
plantear. Para tal efecto existirá un documento plantilla de “Petición de Cambio”. Este
documento reflejará, entre otros, los siguientes puntos:
•
Motivo del cambio
•
Fecha de solicitud
•
Descripción del cambio
•
Justificación del cambio
•
Interesado que solicita el cambio
•
Fecha de solicitud
•
Impacto en el proyecto
•
Aprobación / denegación
•
Fecha aprobación / denegación
Plantilla de Petición de Cambio. Documento CRQ_rev0_F
5.1.3.3.
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
Durante el ciclo de vida del proyecto se irán generando distintos cambios de
dirección que deberán ser registrados. Para no perder la trayectoria del proyecto por
culpa de un seguido de modificaciones se realizará una matriz de seguimiento de
requisitos, permitiendo de este modo, mantener una visión global del origen del
proyecto y de hacia dónde va en cada momento.
Información Trazabilidad
ID Requisito
Prioridad Categoría Fuente Objetivo del Proyecto
Relacionado Correspondencia EDT
Método de Validación
1
Utilización de la metodología basada en las técnicas SMED para
el cambio rápido de utillajes.
Alta Producto Cliente
Reducción en un 50% del tiempo empleado en el proceso de cambio de utillaje
1.2.2 Mejora proceso cambio de
utillaje Resultado obtenido
2 El proceso a mejorar tiene que ser con un coste “razonable”
Alta Producto Cliente
No superar en ningún caso el presupuesto del proyecto. 1.2.4.2 Ajustar costes a presupuesto Control Avance proyecto 3
El proceso tiene que ser entendido por cualquier persona que intervenga
en el mismo.
Alta Producto Cliente Sencillez del
método. 1.2.2.4 Diagrama de bloques proceso de mejora Entrevistas operarios y responsables de proceso 4
La mejora del proceso tiene que seguir siendo
una operación segura para el producto y para
las personas.
Media Producto Cliente Seguridad 1.2.3.2 Asegurar la calidad del proceso
Inspección responsable seguridad empresa cliente
5 La mejora del proceso garantizará siempre la calidad del producto
Alta Proyecto Consulting ASE
Que el producto cumpla con los estándares de calidad
requeridos
1.2.3.1 Asegurar la calidad del producto Control de Calidad producto 6 Desarrollar el proyecto con éxito cumpliendo el
alcance acordado con los clientes dentro del
plazo y el coste planificado.
Alta Proyecto ASE Consulting
Poder finalizar a tiempo y que el cliente quede satisfecho 1.2.4 Cierre de Proyecto Control Avance proyecto
5.2 DEFINIR EL ALCANCE
Definir el alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del
proyecto. La preparación de un enunciado detallado del alcance es un requisito
necesario para el éxito del proyecto y se elabora a partir de los entregables principales,
los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.
5.2.1 ENTRADAS
El objetivo de este proceso es, partir del Project Charter (Acta de Constitución) y de
otros activos de la organización que puedan ser útiles como entradas, dar al proyecto
un alcance bien definido.
5.2.2
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Se hace uso de las siguientes herramientas, medios y técnicas para definir el alcance:
Juicio de expertos: Entrar en contacto con los interesados del área de producción y
mantenimiento para mantener un intercambio de impresiones e ideas con la finalidad
de encontrar y/o identificar los puntos de posible mejora ya previamente conocidos.
Talleres facilitados: La empresa cliente facilitaráel acceso a las instalaciones durante
su horario de producción, permitiendo:
•
Realizar filmaciones del proceso para su posterior análisis.
•
Medición de métodos y tiempos actuales del proceso de cambio de utillajes.
5.2.3
ALCANCE DEL PROYECTO
El alcance del proyecto Lasmed Project es el de realizar un estudio y diseño a través de
la metodología SMED del cambio de utillajes existente para la empresa Bolardos Viales,
S.A en donde se pretende conseguir la optimización en un 50% en el tiempo de cambio
de utillajes, siendo el actual de 3 horas.
5.2.3.1
Restricciones
Se consideran las siguientes restricciones:
•
El tiempo de desarrollo académico del proyecto queda limitado al periodo de
tiempo comprendido desde el inicio de éste en Marzo 2013 hasta la entrega
dentr del curso PMA el dia 22 de junio de 2013.
•
El tiempo límite para alcanzar los objetivos del proyecto a nivel técnico fijado por
la empresa cliente es de 6 meses desde el inicio de éste, en Marzo de 2013.
5.2.3.2
Exclusiones
Queda excluido del alcance:
La ejecución de las mejoras queda excluida de este proyecto.
5.2.3.3
Entregables
Los entregables principales del proyecto pueden describirse de manera resumida como:
•
Charter del proyecto.
•
Estudios de métodos y tiempos realizados.
•
Análisis realizados.
•
Documento de cierre del proyecto.
5.2.3.4
Supuestos
Se presupone la plena implicación, pro actividad y soporte de todo el personal de
producción y mantenimiento así como de la dirección de la empresa cliente Bolardos
Viales, S.A., en el sentido que el desarrollo del proyecto no se verá afectado por
tensiones internas que pudieran existir entre las partes mencionadas anteriormente.
5.3 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
Para este proyecto de optimización del cambio de utillaje se han definido las siguientes
actividades:
5.3.1
DICCIONARIO DE LA EDT
Las actividades necesarias para la buena ejecución del proyecto están descritas en el
diagrama anterior. A continuación se proporciona una descripción más detallada de los
componentes de la EDT.
1. LASMED PROJECT
1.1 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.1Charter Técnico
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.1.1.1 Misión, Visión, Valores Definir el enfoque de la empresa a nivel de servicios, objetivos y filosofía de empresa.
Debe ser claro, y concreto.
1.1.1.2 Definir el alcance Proyecto Definir de manera detallada los entregables del proyecto.
Que permita distinguir claramente el trabajo que queda dentro o fuera del proyecto.
1.1.1.3 Comunicación Definir cómo abordar
las necesidades de información de los interesados.
La comunicación debe ser eficaz y permitir ser revisable a lo largo de todo el proyecto.
1.1.1.4 Riesgos Establecer un plan de
gestión de riesgos, para poder identificar, analizar y monitorear los riesgos.
Que sea lo más realista posible y que sea aprobado por los miembros del equipo.
1.1.1.5 Identificar a los interesados Definir bien a los interesados internos y externos a ASE Consulting.
Debe estar definida y aprobada por todos los miembros del grupo.
1.1 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.2 Recopilación de Requisitos
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.1.2.1 Entrevista con el cliente Realizar entrevista para recibir de primera mano, los inputs o necesidades del proyecto a realizar.
Debe realizarse con el equipo responsable del proceso para asegurar la mejor calidad de la información.
1.1.2.2 Visita guiada con el cliente Visitar las
instalaciones, a fin de conocer
detalladamente el
Debe realizarse por todos los miembros del equipo. Debe documentarse correctamente mediante anotaciones, videos,
proceso de fabricación actual.
fotos, etc. 1.1.2.3 Observaciones con el
cliente
Recoger las premisas del cliente.
Deben ser muy objetivas y entendibles por todo el equipo.
1.1.2.4 Documentación SMED Obtención de la
documentación de SMED (Single-Minute Exchange of Die)
Debe ser documentación facilitada por el cliente o en du defecto revisada por el mismo.
1.2 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.3 Definir Actividades
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.1.3.1 Secuenciar Actividades Definir las actividades
específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Debe asegurar el
cumplimiento del alcance del proyecto y la correcta
interrelación entre las mismas para la consecución del proyecto.
1.1.3.2 Cronograma Analizar el orden de las
actividades, necesidad de recursos, camino crítico y las
restricciones del Proyecto.
Debe ser acorde al alcance del proyecto, consensuado por el equipo y revisable a medida que avanza el proyecto.
Fase 1: Estudio y planificación 1.1.4 RRHH equipo proyecto
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.1.4.1 Designación de tareas Asignación de tareas a
cada miembro del grupo.
Realizar una repartición equitativa y acorde a las habilidades de cada miembro del grupo.
1.1.4.2 Perfiles equipo Definir el perfil de cada
miembro dentro del equipo.
Debe ser acordado por todos los miembros del equipo.
1.1 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.5 Costes Planificación
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.1.5.1 Costes RRHH equipo Definir el coste de los
recursos humanos del equipo.
Los costes deben ser una estimación lo más precisa posible, en concordancia con el alcance del proyecto y dentro del precio de mercado.
1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.1 Estudio del actual cambio de utillaje
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.2.1.1 Uso de herramientas en campo. Definición de utilización de dispositivos que faciliten la obtención de la información.
Deben ser dispositivos fácilmente utilizables por cualquier miembro del equipo y permitir almacenar la información de digital. 1.2.1.2 Diagrama de Bloques
Actual de proceso
Definición del actual proceso en un
diagrama de bloques.
Debe ser fiel al actual proceso y aprobado por el cliente.
1.2.1.3 Diagrama de GANT Analizar el orden de las
actividades, necesidad de recursos, camino crítico y las
restricciones del proceso actual.
Debe ser fiel al actual proceso y aprobado por el cliente.
1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.2 Mejora Proceso cambio de utillaje
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.2.2.1 Brainstorming Realizar una lluvia de
ideas entre todos los miembros del equipo.
Deben ser ideas viables y acordes con las premisas del cliente.
1.2.2.2 Metodología SMED Estudio de la
documentación de SMED (Single-Minute Exchange of Die)
Debe ser estudiado por todos los miembros del equipo.
1.2.2.3 Mejora + Secuencia de actividades.
Elección del proceso de mejora y secuenciación de las actividades a integrar en el nuevo proceso.
La mayoría de los miembros del equipo deben estar de acuerdo con la mejora escogida y la secuenciación de las actividades.
1.2.2.4 Diagrama de bloques proceso mejora
Definición del nuevo proceso en un
diagrama de bloques.
Debe ser fiel a los puntos anteriores y aprobado por el cliente.
1.2.2.5 Materiales Proveedores Definición de costes de
materiales necesarios para implantar la mejora en el proceso.
Los costes deben estar consensuados como mínimo con 2 proveedores.
1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.3 Calidad Mejora del Proyecto
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
calidad enfocado en el producto.
control de calidad del cliente. 1.2.3.2 Asegurar calidad del
proceso
Plan de gestión de calidad enfocado en el proceso.
Deben conseguirse los cánones de eficiencia en tiempo, recursos y organización que se establezcan.
1.2.3.3 Seguimiento Proyecto Plan de gestión de
calidad enfocado en el seguimiento del proyecto.
Asegurar que el proyecto se desarrolla de manera efectiva y eficiente.
1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.4 Cierre proyecto
Actividades
Código Descripción Criterios de aceptación
1.2.4.1Asegurar mejora del tiempo Exponer las mejoras
consideradas por ASE Consulting para la reducción del tiempo de cambio de SMED.
Deben ser mejoras consensuadas por los
miembros de ASE Consulting y que realmente aseguren la reducción del tiempo.
1.2.4.2 Ajustar costes a presupuesto
Elección de proveedores ajustándonos al
presupuesto del cliente.
En ningún caso se puede sobrepasar el presupuesto del cliente, a menos que el cliente lo acepte.
1.2.4.3 Calidad del producto y proceso
Realizar informe, indicando las
actividades, materiales y recursos que
aseguran la calidad del producto y del proceso.
Debe ser claro, determinado y aceptado por el cliente.
5.3.2
LÍNEA BASE DEL ALCANCE
La línea base es un componente del plan para la dirección del proyecto.
La línea de base del alcance del proyecto incluye el enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (EDT) y diccionario de la EDT.
Si hay paquetes de trabajo que no se lleven a cabo o si no cumplen con los requisitos establecidos para ellos, entonces la línea base del alcance no se cumple.
5.3.3
ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
Las solicitudes de cambio que por necesidades de los Stakeholders sean aprobadas y afecten el alcance del proyecto, serán motivo de cambio en el alcance inicial, en la EDT y en el diccionario de la EDT. También deberán revisarse las líneas de costos y el cronograma para que reflejen estos cambios.También puede haber cambios en la documentación de requisitos y su matriz de trazabilidad, en todos los casos estos cambios en caso de producirse deberán quedar correctamente documentados, mediante el formulario de modificaciones definido.
