87 GESTIÓN DE CASTING
El Casting es un Evento que tendrá lugar en un momento puntual y es el resultado de una sucesión de acciones previas que deberán tener lugar.
El Sistema ERP TRÉBOL/EVENTOS facilita una completa gestión de acciones que permitirá realizar los Castings de forma satisfactoria en base a las siguientes funcionalidades:
A. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN PREVIA DE CANDIDATOS
En primer lugar, los usuarios autorizados de la Agencia, realizarán una búsqueda y selección previa de los posibles candidatos al Casting, en función del Perfil solicitado por el cliente y siguiendo el protocolo de trabajo indicado en la Tarea CONSULTA Y SELECCIÓN DE RR.HH., más arriba documentada.
Ejemplo: Necesidad de proponer 12 Niños entre 1 y 6 años para una Catálogo de Primavera 2017 de Moda.
Segundo: Seleccionamos Edad
89 El Sistema nos presenta una Lista de candidatos.
El usuario de la Agencia Desmarcará los candidatos que inicialmente no procedan incluir, antes de Crear el Casting.
B. CREACIÓN DEL CASTING
Cuando el usuario de la Agencia selecciona la Función Crear Casting, el Sistema le presentará el siguiente formulario de datos:
El usuario deberá hacer lo siguiente:
Primero indicará la Descripción del Perfil de RR.HH. solicitado A continuación, seleccionará una de las opciones siguientes: Crear un nuevo Casting
En este caso indicará los siguientes datos.
• Descripción del Casting. Dato obligatorio. • Cliente o Productora. Dato obligatorio.
• Fechas del Casting. Dato obligatorio indicado por el cliente • Director del Casting. Dato obligatorio.
• Responsable del Casting. El usuario de la Agencia que posteriormente recibirá por correo electrónico, la
Confirmación del Casting realizada por el Director.
Incluir en un Casting que está Pendiente de Envío
En este caso, el usuario Seleccionará el Casting que proceda y el Sistema incluirá a los nuevos RR.HH. seleccionados, junto a otros Perfiles de RR.HH. también incluidos previamente, en otro proceso de selección del Casting.
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Cuando el usuario selecciona la función ACEPTAR, el Sistema almacenará los datos del Casting y presentará al usuario el siguiente mensaje:
Cuando los Casting son creados, el Sistema los presentará en la Lista de Casting Pendientes de Envío.
Desde esta Lista, el usuario puede realizar las siguientes Funciones: • Editar el Casting
• Enviar al Director de Casting
• Crear Evento en la Agenda de Casting A. EDITAR EL CASTING
Esta función permite modificar manualmente el Casting preparado.
El usuario puede modificar los siguientes datos del Casting: • Ficha Identificación Descripción Cliente Fecha Inicio Fecha Final Director de Casting Responsable
93 • Ficha RR.HH
En esta ficha el usuario puede hacer lo siguiente: • Añadir RR.HH. de forma manual
• Asignar un Perfil de RR.HH.
C. ENVÍO DEL CASTING A LOS DIRECTORES
Cuando el usuario de la Agencia selecciona la Función Enviar al Director de Casting, el Sistema le presentará el siguiente formulario de datos:
El usuario deberá indicar la siguiente información:
• Descripción o Título del Casting. Dato obligatorio. • Cliente o Productora. Dato obligatorio.
• Fechas del Casting. Dato obligatorio indicado por el cliente • Director del Casting. Dato obligatorio.
• Responsable del Casting. El usuario de la Agencia que posteriormente recibirá por correo electrónico, la
Confirmación del Casting realizada por el Director.
• Para. Este dato es la dirección del correo
electrónico correspondiente al Director del Casting.
• CC y CCO. Datos opcionales correspondiente a otros destinatarios.
• Asunto. El Sistema crea automáticamente el texto del Asunto.
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• Texto del correo electrónico. Consta de 2 secciones.
La primera sección es de cabecera y la crea el Sistema automáticamente. Contiene un vínculo para que el Director del Casting, se conecta al Servidor de la Agencia a través de Internet y visualice sus Listas de Casting y seleccione a los candidatos.
La segunda sección corresponde a un texto libre que indicará el usuario.
Si toda la información indicada es correcta, el Sistema indicará que el Casting se ha creado satisfactoriamente y el Director de Casting habrá recibido un correo electrónico comunicándole la disponibilidad del mismo.
D. REALIZACIÓN REMOTA DEL CASTING
La Agencia dispone de una Base de Datos de Directores de Casting.
En dicha Base de Datos se deberán indicar la siguiente información: • Descripción o Nombre del Director de Casting.
• Teléfono fijo • Teléfono Móvil • Email
Asimismo, se deberá indicar también: • Usuario Web
• Contraseña
Estos datos serán necesarios para que cada uno de los Directores de Casting puedan conectarse al Servidor de la Agencia a través de Internet y acceder a sus Listas de Casting.
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Cuando el Director de Casting recibe el correo electrónico de la Agencia con el vínculo de acceso al Servidor, podrá gestionar el Casting desde los siguientes dispositivos.
• Equipo PC (portátil o sobremesa) • Tablet
• Teléfono Smartphone
Utilizando el Link de conexión indicado en el correo recibido, deberá identificarse indicando lo siguiente:
• Nombre de Usuario • Contraseña
A continuación, si los datos de Identificación son correctos, el Módulo Web de Casting presentará al Director de Casting, sus Listas de Castings.
En esta Lista, se indica lo siguiente: • Productora
• Descripción o Título del Casting
• Período en que debe realizarse el Casting • Número de RR.HH. (candidatos)
• Estado del Casting • Opción CONFIRMAR
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El Director del Casting deberá hacer clic sobre la fila del Casting que proceda y accederá a la siguiente Lista visual de los candidatos.
Desde esta Lista, el Director de Casting podrá realizar lo siguiente: • Editar a los candidatos.
• Cambiar al candidato de Apto a No Aptoy viceversa, haciendo clic sobre el Texto. Por defecto todos los candidatos son Aptos.
Situando el cursor sobre la imagen de cada uno de los candidatos, se podrán realizar las siguientes acciones:
o Cambiar a la opción APTO o Cambiar a la opción NO APTO
o VER DETALLES (otras fotografías y datos del candidato)
La acción Ver Detalles, permite que el Director de Casting puede abrir la siguiente ventana y ver más fotografías del candidato en forma de carrusel, como asimismo, otros datos ampliados.
101 E. CONFIRMACIÓN DEL CASTING
Desde la Lista de Castings se procederá a Confirmar los Castings haciendo clic en la opción CONFIRMAR.
Una vez Confirmado el Casting, solamente la Agencia podrá DESCONFIRMARLO en el caso de no haberlo creado todavía en la Agenda de Castings.
Asimismo, cuando tiene lugar la Confirmación del Casting por el Director, el usuario de la Agencia Responsable de dicho Casting, recibirá automáticamente un correo electrónico enviado por el Sistema, comunicándole dicha CONFIRMACIÓN.
F. CREACIÓN DEL CASTING EN LA AGENDA
Cuando el Director de Casting CONFIRMA un determinado Casting, el usuario Responsable de la Agencia recibe un correo electrónico comunicándole dicha situación.
La acción siguiente corresponderá a crear en la Agenda de Eventos la planificación de dicho Casting.
Para ello, el Sistema le presentará al usuario el siguiente formulario de datos que deberá cumplimentar.
G. COMUNICACIONES CON LOS CANDIDATOS SELECCIONADOS
Después de crear en la Agenda de Casting aquellos que estén Confirmados por los Directores de Casting, la Agencia establecerá contacto con los Candidatos mediante diferentes soportes de comunicación, y hacerles llegar la información necesaria para la presentación al Casting.
103 H. COMUNICACIONES CON LAS PRODUCTORAS
La Agencia enviará de forma automática a los Clientes o Productoras mediante diferentes Soportes de Comunicación, información necesaria para la Gestión Laboral y Vestuario, correspondiente a los candidatos seleccionados para el proyecto contratado.
