CIRCULAR nº 18 FECHA: 24 DE MARZO DE 2014
Contenidos
• LA OBLIGACIÓN EMPRESARIAL DE COMUNICAR A LA SEGURIDAD SOCIAL
LOS CONCEPTOS RETRIBUTIVOS ABONADOS. LA NUEVA OBLIGACIÓN INFORMATIVA
• LA COTIZACIÓN EN LOS CONTRATOS A TIEMPO PARCIAL
LA OBLIGACIÓN EMPRESARIAL DE COMUNICAR A LA SEGURIDAD
SOCIAL LOS CONCEPTOS RETRIBUTIVOS ABONADOS. LA NUEVA
OBLIGACIÓN INFORMATIVA
Con efectos de 22 de diciembre de 2013, el art. 109 de la Ley General de la Seguridad Social (relativo a la “Base de cotización” en el Régimen General) fue modificado por la Disposición final tercera del Real Decreto-ley 16/2013, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores. La nueva redacción identifica los únicos conceptos que no se incluyen en la base de cotización, debiendo computarse cualesquiera otros con independencia de su naturaleza salarial o extrasalarial. Pero no es esta la única novedad del precepto. También prescribe que las empresas “deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social en cada período de liquidación el importe de todos los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores, con independencia de su inclusión o no en la base de cotización a la Seguridad Social y aunque resulten de aplicación bases únicas”.
Los cambios reseñados son directamente aplicables, sin necesidad alguna de norma complementaria. Por ello, con independencia de la eventual aprobación de su desarrollo reglamentario, interesa examinar las implicaciones prácticas de la aludida obligación informativa, teniendo en cuenta las pautas que ha comenzado a suministrar la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
I.- OBLIGADOS.-
La formulación de la norma es absoluta: todos los empleadores con trabajadores encuadrados en el Régimen General de la Seguridad Social deberán hacer frente a esta obligación.
En principio esto significaría que también los empleadores domésticos habrán de cumplimentar la comunicación, puesto que no se les excluye. Sin embargo, corrigiendo hábilmente el exceso legislativo, la TGSS asume que no les afecta la nueva exigencia pues canaliza la comunicación a través del
Sistema RED, al que no tienen obligación de incorporarse los empleadores del Sistema Especial para Empleados de Hogar.
II.- PLAZO DE LA COMUNICACIÓN.-
Se trata de una obligación periódica, de tracto múltiple pues ha de cumplirse al fin de cada período de liquidación. En suma: la comunicación a la TGSS debe realizarse en cada plazo reglamentario de ingreso de cuotas; es decir, mensualmente.
No obstante, los nuevos conceptos computables en la base de cotización y el importe en que se hayan incrementado otros conceptos a incluir en dicha base, correspondientes a los períodos de liquidación de diciembre de 2013 a marzo de 2014, podrán ser objeto de liquidación complementaria e ingreso hasta el 31 de mayo de 2014, sin sufrir recargo o interés.
III.- MODELO DE LA COMUNICACION.
La TGSS ha diseñado un nuevo fichero denominado “Conceptos Retributivos Abonados” (CRA) que, como queda dicho, debe remitirse a través del Sistema RED. La estructura del mensaje permitirá la inclusión en un solo envío de los datos de trabajadores de diferentes empresas, en distintos códigos de cuenta de cotización de una empresa, y de diversos trabajadores por cada código de cuenta de cotización.
Una vez procesado el mensaje. CRA, la Tesorería remitirá a la empresa un fichero de respuesta (RCA), con el “resultado del procesado”, a modo de declaración paralela.
IV.- CONTENIDO DE LA COMUNICACIÓN.
La norma establece que debe comunicarse a la TGSS el importe de todos los conceptos retributivos abonados a los trabajadores, en metálico y en especie, se incluyan o no en la base de cotización.
El fichero diseñado por la Tesorería exige consignar cada concepto retributivo, indicando si está incluido o excluido en la base de cotización y su importe. A estos efectos, existe un listado de cincuenta y seis conceptos retributivos, cada uno vinculado a un código.
De un modo bastante confuso, se indica si pueden incluirse en la base de cotización o no, y se suministran instrucciones específicas en relación con algunos conceptos, como es el caso de las percepciones de vencimiento superior al mensual, las correspondientes a vacaciones retribuidas y no disfrutadas, los salarios de tramitación, y los atrasos derivados de convenio, conciliación, normativa, sentencia judicial u otros.
retribución (por ejemplo, durante suspensiones de contrato o reducciones de jornada por regulación de empleo, situaciones de alta sin retribución, situaciones de incapacidad temporal, maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo o la lactancia natural).
V.- EFECTOS DEL INCUMPLIMIENTO.-
Ni el Real Decreto-ley 16/2013 ni las instrucciones de la Tesorería precisan las consecuencias del incumplimiento de la obligación de comunicar los conceptos retributivos abonados, o de comunicarlos errando en su carácter cotizable. La especie de “declaración paralela” que remite la TGSS en su mensaje de respuesta no contempla consecuencias específicas en caso de diferir respecto de la suministrada por la empresa, ni se prevé plazo alguno de subsanación. Seguramente lo que surge es una infracción leve en materia de Seguridad Social, por “no facilitar o comunicar fuera de plazo a las entidades correspondientes los datos, certificaciones y declaraciones que estén obligados a proporcionar, u omitirlos, o consignarlos inexactamente” (art. 21.4 LISOS). VI.- OBJETIVO DE LA MEDIDA.-
No queda claro si la Tesorería puede requerir esta información cuando no le sea facilitada; el Real Decreto- ley 16/2013 establece la obligación empresarial de comunicar, pero no altera las competencias de este Servicio Común de la Seguridad Sociales cargado de “la gestión de los recursos económicos y la administración financiera del sistema”, que tiene a su cargo la “recaudación de derechos y pagos de las obligaciones del sistema de la Seguridad Social”. La duda surge porque la comunicación no es sólo de los conceptos computables en la base de cotización, sino también de todos los que los trabajadores perciben al margen de la misma, incluyendo el importe de cada uno. Examinando las funciones específicas de la Tesorería, no parece posible considerar que la información sobre la retribución íntegra desagregada de las plantillas –cotice o no- sea necesaria para “la gestión y control de la cotización y de la recaudación de las cuotas y demás recursos de financiación del sistema de la Seguridad Social”.
Ni siquiera se trataría, en puridad, de una función “de naturaleza análoga” que pudiera encomendarle el Ministerio de Empleo. Más bien estamos ante una labor de asistencia técnica o incluso fiscalizadora, que excede del marco competencial de este organismo, convertido en un remedo de Agencia Tributaria para asalariados.
VII.- CONCLUSIONES Y EJEMPLO PRÁCTICO.-
Así pues, a partir del mes de marzo de 2014 los empresarios deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social todos los conceptos retributivos de la nómina de cada uno de sus trabajadores.
Esta nueva obligación está regulada en el artículo 190 de la LGSS, que ha sido modificado recientemente por la Disposición Final Tercera del Real Decreto Ley 16/2013.
Esta comunicación se realizará a través de un nuevo fichero CRA (Conceptos Retributivos Abonados) que cada empresa enviará por cada una de sus cuentas patronales. Por cada trabajador se deberán desglosar los siguientes datos:
• Concepto retributivo (código según tabla T-84)
• Indicador de cotización Incluido / Excluido de la base de cotización • Importe
Cada concepto estará identificado con un código asignado por la TGSS y que está disponible en la Tabla T-84 de la documentación técnica del sistema RED. Ejemplo de algunos conceptos retributivos:
El fichero se enviará mensualmente. En cada período de liquidación se informará de todos los conceptos retributivos abonados a los trabajadores, junto con su importe y con independencia de que estos conceptos coticen o no.
También será necesario para los trabajadores a los que les resulte de aplicación bases únicas de cotización (por ejemplo, trabajadores en formación).
Los conceptos retributivos que perciben los trabajadores estarán incluidos o excluidos de la base de cotización conforme a lo dispuesto en el Real Decreto Ley 16/2013 de 20 de diciembre, que modifica el artículo 109 de la LGSS.
Estos cambios entraron en vigor el 22 de diciembre de 2013.
La estructura de un fichero CRA (sin entrar en detalle) será la siguiente: DDE Datos de Empresa. Con este segmento se identifica el régimen y la cuenta patronal de la empresa.
• Régimen
• Cuenta patronal
TBR Datos de Trabajador. Con este segmento se identificará a cada uno de los trabajadores.
• Núm. Afiliación
CRE Conceptos Retributivos. Con este segmento se comunica al Sistema de Seguridad Social, los datos económicos de retribuciones dinerarias o en especie abonadas al trabajador.
• Concepto retributivo (Según tabla 84) • Indicativo concepto Excluido/Incluido • Importe
Se incluirán tantos segmentos CRE como conceptos retributivos con obligación de comunicar tenga cada trabajador.
Ejemplo de comunicación CRA de un trabajador
Para este ejemplo, supongamos que tenemos un trabajador que en el mes de abril de 2014 se encuentra en situación de IT (15 días) y que percibe los siguientes salarios durante este mes:
En la comunicación dentro del fichero CRA este trabajador se incluiría con los siguientes códigos e indicadores de cotización:
Ejemplo del fichero CRA
Esta comunicación se realizará a mes vencido, es decir, en el mes de mayo de 2014 comunicaremos a la TGSS el fichero CRA del mes de abril de 2014.
LA COTIZACIÓN EN LOS CONTRATOS A TIEMPO PARCIAL
I.- Horas que deben ser registradas.-
Tanto las horas ordinarias como las horas complementarias a las que hace mención el Estatuto de los Trabajadores.
II.- Como se deben registrar las horas y Archivo de la documentación.- La normativa aplicable establece que la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente.
Para ello se debe elaborar un sistema de control (ej.: una hoja excel por cada trabajador a tiempo parcial) en el que se recogerán el número de horas que ha trabajado al día y el totalizador al finalizar el mes.
En los supuestos que el trabajador se encuentre en IT, vacaciones, permiso, maternidad, periodo sin actividad, etc…, en la hoja de registro de ese trabajador se hará constar la situación concreta, y los días que ha durado la misma, no reflejando horas trabajadas durante estos días.
El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años contados mes a mes.
III.- Obligación de comunicación al trabajador.-
La nueva normativa establece que la empresa debe entregar al trabajador, junto con el recibo de salarios, un resumen de todas las horas realizadas (tanto las ordinarias como las complementarias), en ese mes.
La recomendación es que se entregue el total de horas realizado día a día como en el siguiente modelo
La normativa aplicable dice que se entregue “junto con el recibo de salarios”. Algunos programas de nóminas, para facilitar esta obligación lo incorporan en la misma hoja en la que se encuentra la nómina. Desde la Dirección General de Empleo nos han indicado que con este detalle no ven inconveniente, aunque es una cuestión que tienen pendiente de confirmar con la Inspección de Trabajo: si se puede hacer así o hay que entregarlo conjuntamente pero en documentos aparte.
Se recomienda que se haga como resulte más sencillo, siempre que se cumpla con esta obligación.
IV.- Qué sucede en caso de incumplimiento.-
Según lo establecido por el Real Decreto-Ley 16/2013 en caso de incumplimiento de la obligación de registro de la jornada trabajada en los contratos a tiempo parcial, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.
V.- Desde cuando existe la obligación de registro.-
El Real Decreto-Ley 16/2013 entró en vigor el día 22 de diciembre de 2013, por lo que desde esa fecha era obligatorio que se procediera al registro de las jornadas parciales.
En todo caso, se recomienda que si hasta ahora no se ha hecho, se proceda cuanto antes a registrar estas jornadas y se comunique el resumen al trabajador al final de mes, para evitar responsabilidades ante una eventual visita de la Inspección de Trabajo.
Para cualquier duda o consulta al respecto tenéis a vuestra disposición la Asesoría Laboral de la Federación.
