I.- Sistema Certificación de Comunicaciones
Colegiales en Papel
II.- Sistema de Gestión de Comunicaciones
Electrónicas Certificadas Fehacientes
con Tercero de Confianza
ILUSTRE COLEGIO DE ABOGADOS
DE
I.- Sistema Certificación de
El Servicio de Certificación de Comunicación es un servicio exclusivo para todos los
Colegiados.
Un procedimiento para enviar cartas certificadas lleno de ventajas, ya que es más económico y cercano. Su objetivo es beneficiar al Colegiado y facilitar su día a día.
Principales usos:
• Reclamaciones de deudas
• Comunicación a clientes de turno de oficio • Notificaciones de plazos
• Reclamaciones Bancarias
Certificación de
Certificación de las
comunicaciones
• Tarifa inferior a correos.
• El Ilustre Colegio de Abogados de Valencia ofrece un servicio similar a “burofax” de Correos, certificando el contenido de los envíos de los Letrados.
• El coste del servicio es 3,20€ + Tarifa Postal. Por ejemplo, un envío mínimo son 8,75€ frente a los más de 30€ de un burofax.
• Necesario convenio con Correos para depositar, franquear envíos y el intercambio datos
Ventajas:
• El ICAV siempre se certifica el contenido del envío.
• El ICAV te ofrece seguimiento del envío vía herramienta web de Correos • Archivo de la documentación enviada.
1. Se presenta el escrito a remitir y certificar en cualquier dependencia del Icav
2. Se entrega original y 2 copias del escrito firmado, junto con sobre y acuse de recibo cumplimentados
3. CORREOS retira los envíos en Sede Colegial 4. Factura a nombre de colegiado o cliente 5. El envío postal lo efectúa correos
6. El colegio certifica el contenido
7. El acuse de recibo o la devolución llega al despacho del colegiado
8. Seguimiento del envío, vía web a través del localizador
Certificación de las
Comunicaciones
Funcionamiento:
Datos Servicio
2015
2016
2017 (
previsión)
Nº Certificaciones
emitidas
22.321
22.525
30.902
Datos Estadísticos del Servicio
22.321 22.525 30.902 0 10.000 20.000 30.000 40.000 2015 2016 2017 ( previsión)
Sistema de Gestión de Comunicaciones
Electrónicas Certificadas Fehacientes
ICAV Septiembre 2017 1. DESCRIPCION. ¿QUÉ ES?
2. SERVICIOS INCLUIDOS. ¿EN QUÉ CONSISTEN? .- Envío Correos Electrónicos Certificados .- Envío SMS Certificados
.- Firma de contratos certificados a distancia 3. USOS PRACTICOS. ¿PARA QUÉ SIRVE?
.- Colegios .- Colegiados
4. IMPLANTACIÓN. ¿Qué hay que hacer para empezar a utilizarlo? 5 FUNDAMENTOS LEGALES Y JURISPRUDENCIALES
6. DEMOSTRACIÓN DE USO 7. DATOS DE CONTACTO
BUROLEGIS es una plataforma que permite el envío de correos electrónicos y SMS certificados. Y la firma certificada de contratos a distancia
Se basa en la figura legal del TERCERO DE CONFIANZA, que es el proveedor técnico del servicio que se encarga de certificar, encriptar, trazar y custodiar las comunicaciones electrónicas. (Correos, SMS y contratos)
EL Tercero de Confianza como prestador de servicios de certificación es Factory Net Augusta SL (Factorymail)
Consta inscrita en el Registro del Ministerio de Industria, Energía y Turismo como prestador de servicios de firma electrónica
certificada.
Dispone del certificado ISO 27001 de Seguridad en la Gestión de la Información. Realiza su actividad sometida a la L.O.P.D. y está adherida al sistema CONFIANZA ON LINE
ICAV Septiembre 2017
2. SERVICIOS INCLUIDOS. EN QUÉ CONSISTEN?
Correo electrónico certificado por Tercero de Confianza (1)
: Permite Envíos masivos
Vivo durante 5 años
Certifica de forma fehaciente: envío, entrega, lectura o rechazo, dirección IP del
equipo que recibe la comunicación y la inalterabilidad de su contenido, incluyendo
el archivo adjunto.
Aviso de entrega por SMS (opcional)
Triple envío dentro del mismo coste
ICAV Septiembre 2017
La adquisición de créditos proporciona un panel de control del histórico de los envíos
y constituye una herramienta de gestión de los mismos. Útil para estadísticas y
Correo electrónico certificado fehaciente con Tercero de Confianza (2):
Permite Envíos masivos
El sistema permite el lanzamiento de lotes de envíos masivos en un solo clic. Automáticamente se producirá el envío de una notificación vía SMS certificado, avisando de la llegada del email al buzón de correo. Se realiza a partir de la
información importada a la plataforma desde una hoja XLS, que puede contener hasta 25 variables.
Vivo durante 5 años
Cuando el envío no es leído, éste sigue vivo, es decir: si en un plazo de cinco años es leído, el sistema automáticamente nos reportará un nuevo certificado actualizado en el momento que se produzca la lectura del mismo.
Aviso de entrega por SMS (opcional)
Para evitar que su correo sea ignorado, el sistema envía una notificación vía SMS, dentro del mismo coste, avisando de la llegada de un mail certificado a su buzón de correo electrónico
Triple envío dentro del mismo coste
En caso de no ser leído, el sistema, automáticamente, repite el envío cada 24 horas con un máximo de tres envíos, certificando en todo momento la situación del mismo y garantizando así la voluntad de comunicar o notificar.
Envío certificado de comunicaciones vía SMS Fehacientes, con certificado de envío y entrega, verificando y encriptando la información. Garantía de autenticidad y contenido de las comunicaciones.
100% configurable
La herramienta es configurable según necesidades, pudiendo dar opción al receptor para responder al mensaje, aceptar o firmar mediante firma acordada.
Certificado
El certificado obtenido acredita nombre, número de teléfono del emisor, fecha y hora exacta del envío y de la entrega, contenido íntegro del envío, número de teléfono del receptor, junto con otros datos del mismo, status del SMS: enviado, pendiente y entregado.
Eficacia y Eficiencia
Es un servicio rápido y eficiente. En unos segundos, el mensaje habrá llegado al/a los destinatarios. Según el INE, España es el país europeo que más utiliza los servicios de mensajería instantánea.
Permite Envíos masivos
El sistema permite el lanzamiento de lotes de envíos masivos en un solo clic.
SMS certificado fehaciente con Tercero de Confianza
:
Sistema diseñado para la Firma electrónica de contratos, acuerdos y documentos. El sistema provee de un código PIN personal (firma acordada) legalmente admisible, que es enviado de forma inmediata por email. Todos los documentos firmados se almacenan encriptados y se custodian por un periodo mínimo de cinco años.
Múltiples firmantes.
El sistema permite también la firma de documentos con uno o varios firmantes, con la posibilidad de
elegir incluso el orden de los firmantes. Una vez ha firmado el último, se envía una copia del documento sellada y cerrada a cada firmante. El sistema garantiza la integridad de los datos y su inalterabilidad.
Documentos extensos
Soporta envío de documentos extensos con un peso de hasta 10Mb.
Portafirmas
Módulo avanzado para la Firma electrónica de contratos, acuerdos y documentos con múltiples aplicaciones de organización y administración.
Portafirmas con workflow jerárquico.
Firma de contratos y documentos a distancia
Las comunicaciones electrónicas certificadas, emitidas por operadores legalmente autorizados: Son más ágiles. Los empleados de los Colegios y los letrados ya trabajan sobre documentos electrónicos (archivos de texto) Son muy fáciles de remitir.
Son mucho más económicas y rentables que las comunicaciones analógicas. No generan costes de papelería, impresión, archivo, ni almacenamiento.
Se reduce el tiempo empleado por el personal en la tramitación.
No exigen identificar domicilios físicos. Prácticamente cualquier
persona tiene una cuenta de correo electrónico o un teléfono apto para recibir mensajes SMS.
ICAV Septiembre 2017
3. a) Algunas aplicaciones prácticas para el uso en el
ámbito colegial:
Cualquier comunicación en la que sea conveniente dejar constancia de su envío y eventualmente de su aceptación o rechazo:
• Envío de facturas. Cuotas, cobro de cursos de formación, cobro de otros servicios…
• Reclamaciones de retrasos en el pago o por impagos.
• Comunicaciones en el ámbito deontológico: apertura de expedientes, resoluciones, sanciones, comunicación de bajas,….
• Convocatorias a las Asambleas Generales. Comunicación de candidaturas.
• Comunicaciones a las secciones del Colegio y comunicaciones entre sus miembros
• Comunicaciones relativas a la Compliance Penal de propio Colegio.
• Comunicaciones en relación con el TURNO DE OFICIO.
• Comunicaciones en relación con los distintos eventos del Colegio.
• Envío de certificados, diplomas, autorizaciones, ……….
3. b) Algunas aplicaciones prácticas para el uso de los
colegiados:
Cualquier comunicación en la que sea conveniente dejar constancia de su envío y eventualmente de su aceptación o rechazo:
• … / …
La plataforma funciona vía WEB y es “responsive”.
Es decir accesible desde cualquier dispositivo:
CPU´s, portátiles, Ipads y tablets similares y terminales
móviles con acceso a internet.
Se puede insertar la dirección URL del formulario de envíos en la WEB del Colegio,
bien en la parte pública, bien en la parte privada (a la que se accede por usuario y
contraseña). Desde ahí se accede a la página-formulario de envío y se puede
empezar el proceso de envío.
No precisa de servidores asociados ni ninguna aplicación específica, salvo que se
quieran realizar envíos masivos de cierta complejidad. En esos casos, se suele
proporcionar una API que conecta los sistemas de gestión documental del emisor
con FACTORY MAIL para facilitar y agilizar los envíos y el análisis sus resultados.
ICAV Septiembre 2017
La legislación aplicable a las comunicaciones electrónicas certificadas y su eficacia y
oponibilidad ante Terceros está contenida en diversas normas:
.- Reglamento (UE) 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de
confianza en el mercado interior
.- Ley 3/2014 que transpone las previsiones del Derecho de la Unión Europea en
materia de contratación a distancia.
.- Ley 59/2003 de firma electrónica.
.- Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico
(LSSI). Y modificaciones posteriores
.- Ley 39/2015 Ley de Procedimiento Administrativo Comun.
.- Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil.
Así mismo han sido dictadas varias sentencias al respecto: Entre otras mencionamos
por su importancia la STS 855/10 o STS 621/10. Disponible anexo jurisprudencia.
ICAV Septiembre 2017
ICAV Septiembre 2017
ICAV Septiembre 2017
