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FONDO ACUMULADO
Definición: Los fondos acumulados son documentos
reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina
técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental
(TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será
SE PRODUCEN POR VARIOS MOTIVOS:
1. Ausencia de una tabla de retención documental. 2. Funcionarios que dejaron la empresa por cualquier
motivo.
3. La empresa fue fusionada, privatizada, liquidada, etc.
4. No existe un repositorio de archivo central e histórico.
5. No se sabe que hacer con los documentos,
COMO ORGANIZAR FONDOS
ACUMULADOS
En el proceso de organización del fondo
acumulado es muy importante respetar el origen o procedencia y el orden natural u
original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la
información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.
Primera etapa: Análisis situacional del
fondo documental acumulado.
En esta etapa inicial del proceso se levantará elSEGUNDA ETAPA: COMPILACIÓN DE LA
INFORMACIÓN INSTITUCIONAL PARA ALCANZAR
ESTA ETAPA SE RECURRIRÁ:
-Identificación y análisis de los actos
administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.
- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la
Gestión documental y a la administración de archivos institucionales.
- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las funciones
específica de la Entidad, tanto
retrospectivamente como actual o vigente. - Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.
TERCERA ETAPA: INVENTARIO
DOCUMENTAL
Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos,
dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de
conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.
Realizar el inventario de los libros, material
CUARTA ETAPA: VALORACIÓN
DOCUMENTAL
Considerando que el proceso de Valoración
Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se
adelantará la evaluación de la información
documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos,
basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es de conservación
QUINTA ETAPA: PREPARACIÓN FÍSICA DE
LA DOCUMENTACIÓN
Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de
Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación,
previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:
Procedimientos
Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo el cuidado necesario para no
deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la información. Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la
• Separar los materiales o elementos que no
constituyen documentos de archivo tales como: plegables, recortes de prensa, revistas,
invitaciones entre otros.
• Identificar el material que se encuentre
afectado por factores de deterioro ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales
SEXTA ETAPA: CLASIFICACIÓN FÍSICA DE
LA DOCUMENTACIÓN
Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental,
someterlo a consideración del Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la
organización del fondo documental acumulado.
Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las piezas
documentales conformadas como producto del
SÉPTIMA ETAPA: SELECCIÓN Y
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección documental de aquellas
unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:
- Denominación de la unidad de conservación - Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental - Visto bueno del funcionario responsable de la
entidad.
Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la
documentación, para ello se seguirán los
OCTAVA ETAPA: ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y transferencia al
archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones
NOVENA ETAPA: REALMACENAMIENTO
DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Con el propósito de normalizar e identificararchivísticamente las unidades de Conservación del fondo documental de la entidad se
procederá al realmacenamiento en cajas de
referencia X-200, las cuales serán identificadas así:
- Nombre de la dependencia productora - Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
DÉCIMA ETAPA: DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará, diseñará e
implementará una base de datos, guardando las especificaciones técnicas requeridas, de
acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo los siguientes campos:
- Fecha
- Oficina productora - Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla
Valoración Documental. Breve descripción del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental. - Identificación, como fondo, sección,
CIBERGRAFIA
• http://
yonpaocardozo.blogspot.com/2009/03/fondos-ac umulados.html