• No se han encontrado resultados

Archivos inactivos

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2020

Share "Archivos inactivos"

Copied!
16
0
0

Texto completo

(1)

FO

ND

OS

A

CU

MU

LA

DO

O

AR

CH

IV

OS

IN

AC

TI

VO

S

E LA B O

R A DO

PO R:

L EI D

Y F O

RE R O S A ND R A

(2)

FONDO ACUMULADO

Definición: Los fondos acumulados son documentos

reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina

técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental

(TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será

(3)

SE PRODUCEN POR VARIOS MOTIVOS:

1. Ausencia de una tabla de retención documental. 2. Funcionarios que dejaron la empresa por cualquier

motivo.

3. La empresa fue fusionada, privatizada, liquidada, etc.

4. No existe un repositorio de archivo central e histórico.

5. No se sabe que hacer con los documentos,

(4)

COMO ORGANIZAR FONDOS

ACUMULADOS

En el proceso de organización del fondo

acumulado es muy importante respetar el origen o procedencia y el orden natural u

original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la

información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.

Primera etapa: Análisis situacional del

fondo documental acumulado.

En esta etapa inicial del proceso se levantará el

(5)

SEGUNDA ETAPA: COMPILACIÓN DE LA

INFORMACIÓN INSTITUCIONAL PARA ALCANZAR

ESTA ETAPA SE RECURRIRÁ:

-Identificación y análisis de los actos

administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad.

- Análisis de la evolución del organigrama institucional.

- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.

- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la

Gestión documental y a la administración de archivos institucionales.

- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las funciones

específica de la Entidad, tanto

retrospectivamente como actual o vigente. - Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.

(6)

TERCERA ETAPA: INVENTARIO

DOCUMENTAL

Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos,

dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de

conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.

Realizar el inventario de los libros, material

(7)

CUARTA ETAPA: VALORACIÓN

DOCUMENTAL

Considerando que el proceso de Valoración

Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se

adelantará la evaluación de la información

documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos,

basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es de conservación

(8)

QUINTA ETAPA: PREPARACIÓN FÍSICA DE

LA DOCUMENTACIÓN

Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de

Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación,

previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:

Procedimientos

Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo el cuidado necesario para no

deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la información. Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la

(9)

Separar los materiales o elementos que no

constituyen documentos de archivo tales como: plegables, recortes de prensa, revistas,

invitaciones entre otros.

Identificar el material que se encuentre

afectado por factores de deterioro ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales

(10)

SEXTA ETAPA: CLASIFICACIÓN FÍSICA DE

LA DOCUMENTACIÓN

Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental,

someterlo a consideración del Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la

organización del fondo documental acumulado.

Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las piezas

documentales conformadas como producto del

(11)

SÉPTIMA ETAPA: SELECCIÓN Y

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección documental de aquellas

unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:

- Denominación de la unidad de conservación - Fechas extremas

- Número de folios

- Observaciones o notas

- Firma del responsable de la selección documental - Visto bueno del funcionario responsable de la

entidad.

Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la

documentación, para ello se seguirán los

(12)

OCTAVA ETAPA: ORDENACIÓN

DOCUMENTAL

Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y transferencia al

archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones

(13)

NOVENA ETAPA: REALMACENAMIENTO

DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Con el propósito de normalizar e identificar

archivísticamente las unidades de Conservación del fondo documental de la entidad se

procederá al realmacenamiento en cajas de

referencia X-200, las cuales serán identificadas así:

- Nombre de la dependencia productora - Serie y/o agrupación documental

- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido

(14)

DÉCIMA ETAPA: DESCRIPCIÓN

DOCUMENTAL

Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará, diseñará e

implementará una base de datos, guardando las especificaciones técnicas requeridas, de

acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo los siguientes campos:

- Fecha

- Oficina productora - Dependencia

- Número de caja

- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla

Valoración Documental. Breve descripción del contenido de la unidad documental.

- Fechas extremas de la unidad documental. - Identificación, como fondo, sección,

(15)

CIBERGRAFIA

http://

yonpaocardozo.blogspot.com/2009/03/fondos-ac umulados.html

(16)

Referencias

Documento similar

 Para recibir todos los números de referencia en un solo correo electrónico, es necesario que las solicitudes estén cumplimentadas y sean todos los datos válidos, incluido el

Volviendo a la jurisprudencia del Tribunal de Justicia, conviene recor- dar que, con el tiempo, este órgano se vio en la necesidad de determinar si los actos de los Estados

La heterogeneidad clínica de esta patolo- gía hizo que se considerasen a numerosos genes de pro- teínas de la matriz extracelular (elastina, fibronectina, genes de los colágenos de

Keywords: classification, aesthetic, biological, religious, economiclues, morals, ethics, discipline, family.. Objetivo general: Generar una práctica íntegra de los

"No porque las dos, que vinieron de Valencia, no merecieran ese favor, pues eran entrambas de tan grande espíritu […] La razón porque no vió Coronas para ellas, sería

diabetes, chronic respiratory disease and cancer) targeted in the Global Action Plan on NCDs as well as other noncommunicable conditions of particular concern in the European

Resultados: El 68,9% de los pacientes tenía concentraciones séricas promedio de vitamina D inferiores al valor normal (30,0 ng/ml), que se asociaron inversamente con la edad, 40

12 2... Para la evaluación de la comprensión lectora uti- lizamos instrumentos de valoración continua, que permiten observar y valorar el funciona- miento constante y cotidiano de