Auditoría de Documentos de Venta
WhitePaper
Contenidos
1. Propósito _____________________________________________ 3
2. Configuración del tipo y modo de Auditoría _________________________ 4
3. Visualización de la Auditoría desde un PAF__________________________ 7
Auditoría de Documentos de Venta | WhitePaper |
3
1.
Propósito
Este documento tiene como propósito explicar la configuración, visualización y uso en general de una auditoría para documentos de venta. El uso de esta herramienta está especialmente indicado cuando el tipo de instalación en red de ordenadores es por dominio, ya que uno de los objetivos de la auditoría es almacenar información acerca de las acciones realizadas en un PAF de ventas especificando el usuario que la ha realizado, para mantener así un mayor control. También se puede utilizar la auditoría para documentos de venta cuando la instalación de la red es por grupos de trabajo, pero en ese caso es recomendable configurar convenientemente por usuario los permisos y accesos a la base de datos, para que de esta forma, la información sea lo mas eficaz y veraz posible.
Es necesario para la configuración de esta herramienta tener conocimientos previos acerca de PrefGest, especialmente de la gestión de documentos de venta.
Este documento esta especialmente orientado aquellas personas que desempeñan o quieren establecer en su empresa un control de las tareas que ejercen los usuarios de la base de datos sobre los documentos de venta, o visualizar la evolución de este tipo de documentos.
2.
Configuración del tipo y modo de Auditoría
PrefSuite nos permite configurar el tipo de auditoría en los documentos de venta que deseemos en
función de nuestras necesidades (En concreto, existen tipo “Auditoría Completa” y tipo “Auditoría
Selectiva”). Dentro de estos tipos de auditoría, el usuario podrá seleccionar el modo de auditar
(concretamente de modo “Simple” o “Extendido”). Para configurar el contenido de la auditoría en los PAFs de ventas, debemos de seleccionar desde el menú horizontal superior de PrefGest, el valor
“Archivo”, y en este, seleccionar la opción “Opciones …”.
Figura 1.
Seleccionar desde PrefGest el menú Archivo -> Opciones.
Al seleccionar esto, se abrirá la pantalla “Opciones de PrefGest”. Dentro de la misma, deberemos de seleccionar, dentro de la carpeta “Ventas”, la opción “Auditoría”.
Desde esta pantalla podremos seleccionar el tipo de Auditoría que deseemos aplicar en nuestros documentos de venta. Veamos las alternativas que presenta.
Auditoría de Documentos de Venta | WhitePaper |
5
Figura 2.
Configurar el tipo de auditoría de documentos de venta a aplicar.
Las alternativas que encontramos en esta pantalla son:• Sin Auditoría.- En caso de que no queramos realizar auditoría de los documentos de venta,
marcaremos esta opción.
• Auditoría Completa.- Es uno de los dos tipos de auditoría que ofrece el programa. Esta opción
implica que se quede registrado en la base de datos aquellas acciones que afectan de forma global a los PAFs de ventas. En concreto, estas acciones son:
o Añadir un documento de ventas. o Editar un documento de ventas.
o Almacenar los cambios en un documento de ventas. o Eliminar un documento de ventas.
• Auditoría Selectiva.- Desde esta opción el usuario podrá elegir cuales de las acciones que afectan de
forma global a los PAFs de venta de nuestra base de datos quiere almacenar en la auditoría. Para ello, a parte de seleccionar esta opción, deberá de activar o desactivar los siguientes check:
o Auditar la creación de documentos.- En caso de que el usuario desee que se almacene
información en la auditoría cuando se añadan documentos de venta en la base de datos.
o Auditar la visualización de documentos.- Es decir, cuando un usuario edite un PAF de ventas,
que esta información se almacene en la auditoría.
modificación realizada en un PAF de ventas, el programa almacenará esta información en la auditoría.
o Auditar el borrado de documentos.- En caso de que un usuario elimine un PAF de ventas, el
programa almacenará esta información en la auditoría para documentos de venta.
En esta pantalla, a parte de poder seleccionar cual/es de las acciones que afectan de forma global a los PAFs de venta de nuestra base de datos se quiere almacenar en la auditoría, tenemos también la posibilidad de almacenar información acerca de cambios mas específicos realizados en los
documentos de venta (como por ejemplo, el hecho de añadir una nueva línea en el PAF, o eliminar contenido en el mismo, etc.…). Esto se entenderá como “modo” de auditoría.
En concreto, el programa ofrece dos modos de auditoría:
• Simple.- El programa solo almacenará información en la auditoría acerca de acciones que afectan de
forma global a los PAFs de venta de nuestra base de datos.
• Extendido.- La auditoría contendrá, tanto información sobre acciones que afecten de forma global a
todo el PAF (añadir un PAF, eliminar el PAF, guardar cambios en el mismo, y editar este para visualizar el contenido), como información sobre acciones mas especificas, como por ejemplo añadir una línea al PAF de ventas.
Auditoría de Documentos de Venta | WhitePaper |
7
3.
Visualización de la Auditoría desde un PAF
PrefSuite permite visualizar información que contiene la auditoría de un PAF en concreto desde el propio documento.
Para esto, procederemos de la siguiente forma:
• Desde PrefGest, deberemos de editar el PAF en concreto del que queremos visualizar esta información. Para ello, desde la bandeja de documentos de venta (seleccionando desde el menú
“Aplicaciones”, el apartado “Presupuestos, Albaranes, Facturas” del grupo “Ventas” en PrefGest),
debemos de seleccionar el documento de ventas que deseemos, y pulsar el botón “Editar”.
Figura 3.
Seleccionar un PAF desde la bandeja de documentos de venta en PrefGest.
Figura 4.
Botón “Editar”.
• Una vez editado el PAF de venta, seleccionaremos del menú superior horizontal la opción
Figura 5.
Seleccionar la opción de menú “Documento”->”Auditoría …”.
• Una vez hecho esto, se abrirá la pantalla “Auditoría”. En ella se presentará un informe de las acciones realizadas en el PAF editado. La información presentada dependerá de la configuración que haya establecido el usuario (la cual hemos explicado en el punto anterior). Los campos por los que esta compuesta esta pantalla son:
o Documento.- Muestra el número y versión del documento donde se ha realizado la acción
especificada en el campo “Evento”.
o Fecha.- Detalla la fecha y la hora en que fue realizada la acción en el documento de ventas.
o Evento.- Especifica que acción fue realizada en el documento de ventas editado.
o Descripción.- Puntualiza, para la acción indicada en el campo “Evento”, una definición de la
acción registrada en la auditoría.
o Código de Usuario.- Indica el código o el identificador del usuario que ejecutó la acción
especificada en el campo “Evento”.
o Nombre.- Específica el nombre del usuario que esta ligado al identificador del usuario
especificado en el campo “Código de Usuario”.
o Info.- Específica información más detallada de la acción registrada en la auditoría. Este campo
contendrá información en la auditoría si el modo elegido por parte del usuario a la hora de configurar la auditoría es “Extendido” (la cual se ha especificado en el punto anterior).
Auditoría de Documentos de Venta | WhitePaper |
9
Figura 6.
Ventana “Auditoría”.
Podemos visualizar al detalle de la información indicada en el campo “Info”. Para ello, seleccionar la línea en cuestión de la auditoría, y pulsar el botón “Propiedades” que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.
Figura 7.
Botón “Propiedades”.
Al pulsar este botón, se abrirá la pantalla “Detalle de Auditoría”. En ella encontraremos varios campos:
– Evento.- Muestra una acción especifica ejecutada en el PAF editado.
– Descripción.- Indica una definición de la acción definida en el campo “Evento” de esta
ventana.
– Info.- Describe información adicional a la acción indicada en esta pantalla.
Figura 7.
Ventana “Detalle de Auditoría”.
Una vez visualizada la información deseada en la ventana “Detalle de Auditoría”, pulsaremos el botón “Salir” para cerrar esta pantalla.
• De la misma forma, para cerrar la pantalla “Auditoría” una vez hayamos visualizado la relación de acciones efectuadas en el PAF editado, pulsaremos el botón “Salir”.
A modo informativo, cabe indicar que las tablas SQL que almacenan toda la información de la Auditoría para documentos de venta de nuestra base de datos son “Audit” y “AuditDetail”.
