Tema 5: Formateo de datos con OpenOffice Calc

5

FORMATEO DE DATOS  CON 

OPENOFFICE.

ORG

 CALC 2.0

OpenOffice Calc 2.0 permite una gran flexibilidad en el manejo  de la  hojas  de  un  libro  de  trabajo  y   de  sus  celdas.  Un   correcto  conocimiento de sus posibilidades facilitará al usuario su adecuada  utilización.

En este tema se estudiará todo lo relacionado con el formateo de  datos,   celdas   y   rangos   de   celdas,   así   como   la   posibilidad   de  introducir marcos, bordes, colores e imágenes en la  hoja de trabajo. 

 1. E

: O

. ...3

 2. A

...9

 2.1. C

...11

 3. B

...12

 4. E

...17

 5. N

...18

 6. F

...19

 6.1. M

...20

 A

  ...21

 6.2 O

...22

 O

...22

 M

 ...22

 7. F

...23

 7.1 M

 ...23

 A

 ...24

 7.2 O

...25

 O

...25

1. E

: O

. 

OpenOffice.org Calc 2.0 permite, como si se tratara de un texto en 

OpenOffice.org Writer, darle una buena presentación a los datos: resaltando la  información más interesante, dando color al texto y a los números, modificando las 

fuentes por defecto, cambiando el tamaño de los valores de  las celdas, etc.

Para modificar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo, se pueden utilizar las 

opciones del menú Formato (Figura 1) o la Barra de Formato (Figura 3).

A continuación se estudiarán diferentes opciones de formateo disponibles en 

OpenOffice.org Calc 2.0 relacionadas con el cambio de aspecto  y legibilidad de 

las celdas de una hoja de cálculo.

Figura 1: Cuadro de opciones del menú Formato

Seleccionar la opción Celdas... para abrir el cuadro de diálogo Formateo de celdas  (Figura 2). En este se pueden ver las siguientes pestañas que permiten modificar  distintos aspectos de las celdas:

• Números. Que permite seleccionar el formato con el aparecerán los números en  la celdas (moneda, porcentajes, separación de miles, números negativos en rojo,  etc.)

• Fuente. Es la pestaña activa por defecto. Permite seleccionar el tipo de letra, su  estilo, tamaño e idioma predeterminado para la revisión ortográfica.

Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva, pero hay  que tener en cuenta que no todos los estilos están disponibles con cada tipo de  fuente. Tiene un visor en su parte inferior para observar los cambios antes de  aceptarlos. 

• Efectos de fuente. En esta pestaña se selecciona el color de la fuente y si esta  aparece tachada, con sombra, en relieve o subrayada. Al igual que la anterior,  posee un visor para conocer el aspecto antes de aceptarlo.

• Alineación. Las opciones de esta pestaña permiten ajustar su contenido a la  celda y/o mostrarlo horizontal vertical u oblicuo en diversos grados.

• Fondo. Permite seleccionar un color de fondo para una celda o un rango de  celdas.

• Protección de celdas. Ya se ha hablado en un tema anterior de esta posibilidad.  Permite proteger ocultar celdas y fórmulas.

Figura 2: Cuadro de diálogo para el formateo de celdas

EJERCICIO GUIADO 1

Como formatear algunos elementos de la hoja Listado

1. Abrir el libro de trabajo cursocalc1 y activar la hoja de cálculo  Listado.  2. Borrar el contenidos de las celdas A30, B25 y B30, bien activando una a una 

cada celda o marcando el rango de celdas A25:B30  y pulsando a continuación la  tecla <Supr>. Por último, en el cuadro de diálogo Eliminar contenidos que se ha  abierto al pulsar <Supr>, hacer clic sobre el botón Aceptar. 

3. Insertar, como ya se ha practicado, cuatro filas antes de la fila 1.

4. Desplazar el contenido de la celda F5 (antes de realizar el punto anterior era la  celda F1) a la nueva celda F1. Para ello: 

a) Seleccionar la celda F5, 

b) Pulsar sobre el botón Cortar de la Barra de herramientas, 

c) Activar la nueva celda F1 haciendo clic sobre ella.

d) Pulsar sobre el botón Pegar de la misma barra. El contenido de la celda 

se habrá desplazado a su nueva ubicación. (Figura 4) 

5. Calcular el promedio de la nota final de los alumnos arrastrando la fórmula de  la celda E24 a la F24. (Figura 5)  

6. Modificar el formato del contenido de la celda F24 cambiando el valor a un color  azul y negrita. Para lo cuál:

a) Seleccionar la celda y abrir  la paleta de colores de texto pulsando sobre  la flecha de la derecha del botón en la Barra de formato. 

b) Elegir el color azul oscuro.

c) Colocar el valor en negrita haciendo clic sobre el botón N de la Barra de  formato. (Redondeada en rojo en la Figura 4). 

7. Introducir texto en el rango de celdas B3:C4: de la siguiente manera:

a) Escribir el contenido textual de la cuatro celdas que aparece en la Figura 

5. 

b) Seleccionar todas las celdas y activar el tipo Arial haciendo clic sobre la  flecha del cuadro del tipo de fuente y eligiendo el tipo Arial (Figura 6  izquierda).

c) Manteniendo la selección del rango de celdas, hacer clic sobre la flecha  del cuadro de tamaño de letra y elegir el 12 (Figura 6 centro).

d) Seleccionar la celdas B3 y B4 y pulsar sucesivamente sobre los botones  negrita y cursiva de la Barra de formato (Figura 6 derecha).

e) Pulsar sobre el botón  Guardar de la Barra de herramientas para  preservar los cambios.

8. Crear un cuadro de texto donde introducir el nombre de la institución de la  siguiente forma:

a) Activar la Barra de funciones de dibujo pulsando sobre el botón de la  Barra de herramientas. Con esta acción se muestra en la parte inferior de  la ventana de OpenOffice.org Calc 2.0 esta barra. (Figura 7).

Figura 7:  Barra de funciones de dibujo

b) Pulsar sobre el botón T (dentro de un circulo rojo en la Figura 7), para  activar el selector de cuadro de texto

c) Dibujar el cuadro de texto. Con la acción anterior, el puntero de ratón se  convierte en una cruz, señal de que se puede comenzar a crear el cuadro  de texto. Llevar el nuevo puntero a la esquina superior izquierda de la  celda B1, pulsar sobre el botón izquierdo del ratón y, manteniendo el  botón pulsado, arrastrar el puntero hasta la esquina inferior derecha de  la celda D2. Aparecerá el cuadro de texto vacío que se muestra en la  Figura 8.

Figura 8: Cuadro de texto vacío

d) Escribir el texto que aparece en la Figura 5: I.E.S. JORDI DE SANTI.E.S. JORDI DE SANT JORDI

JORDI. Naturalmente el texto no aparece inmediatamente con este  aspecto, sino de la forma que recoge la Figura 9. Para que tenga el  aspecto de la Figura 5, hay que darle formato.

Figura 9: Cuadro de texto sin formatear

a) Seleccionar todo el texto y, al igual que se hizo en el apartado 6 de esta  práctica, seleccionar el color rojo.

b) Manteniendo el texto seleccionado se le va a añadir sombra. Para lo que,  en primer lugar, pulsaremos sobre el texto con el botón derecho del ratón.  A continuación, en el cuadro de opciones elegir Estilo y por último activar  la subopción Sombra (Figura 10).

10.Pulsar sobre el botón de Guardar de la Barra de herramientas y cerrar el libro  de trabajo.

Figura 10: Secuencia de opciones para colocar sombra al texto

2. A

Entre la opciones de formato que soporta OpenOffice.org Calc 2.0 se encuentra el  de alinear el contenido de las celdas en diversas posiciones.

Ya se ha visto esta posibilidad de forma sucinta al comienzo del punto anterior. Ahora  se va  trabajar de forma exhaustiva.

EJERCICIO GUIADO 2

Como alinear contenido e introducir marcos de texto

1. Abrir un nuevo libro como se  vio en el Tema 1. 

2. Introducir la información que aparece en la Figura 11 en la Hoja1 de este nuevo  libro (a excepción del contenido de la columna A y las celdas del rango D6:I6).  No hay que preocuparse de que el resultado no sea semejante, en los siguientes  apartados el alumno aprenderá a formatear correctamente esta hoja.

Figura 11:  Contenido a transcribir en la Hoja1

3. Poner negrita al texto de las celdas A7, B3, B4, C6 y al rango de celdas C5:I5.  4. Escribir la fecha actual en la celda D6 y arrastrarla hasta la celda H6. 

mantenerla pulsada mientras se arrastra. De esta forma se duplicará la misma  fecha. (Figura 11).

5. Escribir la fecha de la celda I6. 

6. Sustituir el valor 0 de la celda A8 por la función =FILA()­7. El valor que  devuelve es un 1. Significa que si a la fila 8 le restamos las siete que tiene  delante el valor resultante es 1

7. Duplicar la función anterior arrastrándola hasta la celda A29. El resultado es  un incremento de la primera cifra, generando de esta forma el número de orden  correlativo. (Figura 12). 

8. Guardar el libro con el nombre cursocalc2. 

Figura 12:  Resultado de duplicar el valor de la función FILA.

2.1. C

A veces es necesario modificar la orientación del texto que contiene una serie de  celdas para adecuar el ancho de las columnas al resto de las celdas y así evitar, por  ejemplo, que un encabezamiento de columna muy largo genere un ancho de columna  excesivo para el resto del contenido de sus celdas. 

Para modificar esta orientación es necesario abrir el menú Formato y elegir la opción  Celdas, y en el cuadro de diálogo que se abre denominado Formateado de celdas 

seleccionar la pestaña Alineación.

También OpenOffice.org Calc 2.0 permite combinar el contenidos de dos o mas  celdas con tal de que estas sean adyacentes. Para poder combinar las celdas primero  hay que seleccionarla para, posteriormente, abrir el menú Formato y elegir la opción  Combinar celdas

3. B

Cuando se formatea una hoja de cálculo, bien para mostrar con más claridad su  contenido, bien para prepara para la impresión, se puede remarcar una o un rango de  celdas con un borde. Este puede mostrarse con diferentes formatos de líneas, incluir  sombras, colores o incluso color de fondo. 

Todas estas opciones, al igual que  las que implican a celdas, se encuentran en el 

Previamente a trabajar con estas opciones hay que seleccionar una celda o rango de  celdas.

Figura 13: Pestaña con la opciones para formatear bordes de celdas.

La opciones que encontramos en la pestaña Borde son las siguientes:

En la sección Disposición de líneas (enmarcado en rojo en la Figura 13) se puede elegir  entre cinco disposiciones definidas en las casillas de Predeterminado, o bien definir  una disposición propia en el marco denominado Definido por el usuario. En este caso  es necesario hacer clic sobre cualquiera de los lados de la imagen que se muestra o  bien dentro de las líneas diagonales blancas.

Respecto a las cinco casillas de las opciones predefinidas que hemos comentado, se  puede optar, de izquierda a derecha, por:

• Ninguno: Para quitar cualquier borde existente en la celda seleccionada. 

• Contorno: Para crear un borde alrededor de todas la celda seleccionada. 

• Laterales: Para crear un borde únicamente a la izquierda y derecha la celda. 

• Arriba/abajo: Para crear un borde únicamente arriba y abajo de la celda  seleccionada.

• Aspa: Para tachar con un aspa el contenido de la celda seleccionada. 

Figura 14: Pestaña de Bordes con más de una celda seleccionada

En este caso las opciones predefinidas en las cinco casillas son las siguientes:

• Ninguno: Para quitar cualquier borde existente en las celdas seleccionadas. 

• Contorno: Solo crea un borde exterior al rango de celdas seleccionadas. 

• Borde exterior y lineas horizontales: Añade un contorno eterno al rango de  celdas y líneas horizontales entre las distintas filas del rango de celdas. 

• Arriba/abajo: Añade un contorno eterno al rango de celdas y líneas horizontales  y verticales interiores. 

• Borde exterior: Añade un contorno eterno pero manteniendo el formato de las  líneas interiores, si hubieran, del rango de celdas seleccionado. 

En uno y otro caso las opciones elegidas se muestran en la imagen  Definido por el  usuario, sobre el cuál se actuará cuando se desea personalizar más los bordes y  las  opciones predefinidas no son adecuadas (con un círculo en rojo en la Figura 14). Para actuar sobre esta imagen y dependiendo del borde a poner o quitar (superior,  inferior, izquierdo, derecho o diagonal) se hará clic sobre el espacio correspondiente en  esta imagen de muestra. El borde que se establezca será del estilo y color 

seleccionados en la sección Linea de esta pestaña (enmarcado en verde en la Figura  14). Si no se ha actuado sobre estos dos parámetros. previamente, el borde será el  determinado.

• Estilo: Se elige de la lista de estilo moviéndose por la barra de desplazamiento  y seleccionado con el puntero el deseado. Este aparecerá remarcado en azul. 

• Color: Por defecto el color activo es  el negro, pero desplegando la lista de  colores haciendo clic sobre la flecha de la derecha se puede elegir otro color.  En la sección Sombra (enmarcado en azul en la Figura 14) se puede definir una 

sombra para los bordes exteriores de un marco, su posición, su distancia al mismo y el  color de la sombra. En concreto, las opciones que presenta son las siguientes:

• Posición: En este apartado se puede elegir entre cinco opciones haciendo clic  sobre la casilla correspondiente: no sombra para quitar una sombra; sombra  inferior derecha; sombra superior derecha; sombra inferior izquierda y sombra  superior izquierda. Cuando se selecciona una de estas cuatro sombras, se  activan los apartados Distancia y Color.

• Distancia: Permite colocar una distancia, en milímetros entre el marco y el  comienzo de la sombra. Por defecto el valor es de 1,76 mm.

• Color: Su funcionamiento es similar a la opción Color de la sección Línea. 

Modifica el color de la sombra, que por defecto es el gris claro, eligiendo un color  de la paleta de colores que se despliega.  La última sección, denominada Distancia al texto, permite es modificar la distancia  derecha, izquierda, superior e inferior del borde con relación al texto. El efecto  práctico es una disminución del tamaño de la celda o celdas. Para crear marcos sencillos, la Barra de Formato dispone del  botón  que  permite añadir, quitar y modificar los bordes de las celdas. En concreto, las opciones  que presenta este botón se  muestran en la Figura 15. Solo habría que seleccionar la  opción haciendo clic dentro del marco correspondiente. Figura 15: Opciones de bordes del botón Bordes de la barra de Formato. EJERCICIO GUIADO 3 Como unir celdas, orientar texto, colocar bordes y poner fondo a una hoja de cálculo. 1. Activar la Hoja1 del libro  cursocalc2.

2. Darle nombre a la hoja de la forma que ya se ha practicado y que recordamos 

eligiendo a continuación, en el panel de opciones que se despliega, la opción  Cambiar nombre a la hoja.

3. Escribir Calificaciones 1º B dentro de la casilla de texto del cuadro de diálogo  que se abre (Figura 16)

4. Pulsar sobre el botón Aceptar de ese mismo cuadro de diálogo. .

Figura 16: Cuadro de diálogo para cambiar el nombre a una hoja

5. Crear una nueva fila haciendo, en primer lugar, clic sobre el identificador de la 

fila 5, a continuación activar el menú Insertar y seleccionar la opción Fila. El  resultado es que se crean una nueva fila delante de la antigua fila 5 que pasa a  ser la fila 6.

6. Introducir un nuevo rótulo escribiendo en la celda D4 el texto 

CALIFICACIONES FINALES. Este texto deberá estar en mayúsculas,en tipo  de letra Lucida, tamaño 14, en azul y con sombra (Figura 17). Para ello 

seleccionaremos las correspondientes opciones en las pestaña Fuente y Efectos  de Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas.  

Figura 17: Rótulo introducido con su formato

7. Unir las celdas que ocupa el nuevo rótulo. Para ello seleccionar el rango de  celdas D4:J4, abrir el menú Formato y hacer clic sobre la opción Combinar  celdas. Estas se unen tal como muestra la Figura 17.

8. Cambiar la orientación de los nombres de las asignaturas tal como aparecen en 

la Figura 18. El procedimiento será el siguiente: a) Seleccionar el rango de celdas D4:H6. 

b) Abrir el menú Formato y hacer clic sobre la opción Celdas. En el cuadro  de diálogo seleccionar la pestaña Alineación. 

d) Hacer clic sobre el selector de la rueda ABCD de Orientación del texto  (un pequeño circulo con fondo azul claro en las marcas de la rueda) y  manteniéndolo pulsado el botón del ratón, girar hacia arriba hasta que se  ponga a 46ª de la horizontal. (enmarcado en rojo) 

e) Si el usuario no desea actuar sobre la rueda, puede directamente 

seleccionar la inclinación con las flechas arriba/abajo de la casilla Ángulo.

f) Pulsar sobre el botón Aceptar.

      Figura 18:  Nueva orientación (en fonio negro) del nombre de las asignaturas

7. Colocar bordes a determinado texto. Para ello:

a) Seleccionar en primer lugar el rango de celdas A1:D3.

b) Pulsar sobre el botón de Borde de la Barra de Formato.

c) Hacer clic sobre el borde completo (Figura 15 dentro de un círculo)

d) Colocar sombra activando la pestaña Borde del cuadro de diálogo 

Formato de celdas que se activa seleccionando la opción Celdas del menú 

Formato. 

f) Seleccionar el rango de celdas C5:I6.

g) Proceder igual que en el rango anterior (Figura 19).

Figura 19:  Bordes creados.

8. Guardar el libro cursocalc2. 

4. E

Desde la pestaña Fondo del cuadro de diálogo Formato de Celdas se puede colocar una  sombra a una celdas o a un rango de celdas previamente seleccionadas de forma que  destaquen de las demás.

Rellenar con un  color en fondo una o varias celdas es muy sencillo: a) Se seleccionan las celdas a la que hay que colocar un fondo.

b) Se   abre   el   cuadro   de   diálogo  Formateo   de   celdas  mediante   la   siguiente  secuencia:  Menú  Formato  >   opción  Celdas  >   activar   la   pestaña  Fondo  del  cuadro de diálogo (Figura 20).

c) Seleccionar el color haciendo clic dentro del mismo en la paleta de colores que  se muestra. En el marco de la derecha aparece el color seleccionado.

Figura 20: Pestaña para colocar fondo a las celdas

5. N

En la pestaña Números se puede seleccionar él tipo de valores numéricos que van a  contener nuestras celdas, así como su formato. (Figura 21).

Al igual que en los apartados anteriores, previamente a activar esta pestaña se deben  seleccionar la celda o rango de celdas a los que se quiere dar formato numérico. Por defecto, el formato de una celda con contenido numérico es el que muestra la  Figura 21. Es decir, en el apartado Categoría se encuentra activa la opción Número y  en el apartado Formato el Estándar, que equivale a cifras en color negro, sin  separador de miles y con dos decimales. Dentro de las Categorías se puede elegir muchos formatos: Porcentajes, Moneda,  Fecha, etc. y dentro de cada categoría varios formatos. Lo interesante son las opciones que incluye esta pestaña (enmarcadas en verde en la  Figura 21) que configuran de forma más precisa la categoría y el formato seleccionado: • Decimales añade el número de cifras decimales, que el usuario seleccione con el  juego de teclas arriba/abajo, al conjunto de valores de las celdas seleccionadas.

• Cero a la izquierda fuerza la aparición, a la izquierda del conjunto de valores de  las celdas seleccionadas, del número de ceros que el usuario seleccione con el  juego de teclas arriba/abajo.

• Negativo en rojo. Activando esta casilla los valores negativos de las celdas 

seleccionadas aparecerán en rojo.

• Separador de miles. Activando esta casilla, los valores mayores a 999 en las 

celdas seleccionadas se mostrarán con el separador de miles.

Al terminar el formateo de las celdas, aparecerá en la parte derecha del contenido de  la pestaña la imagen de como quedará el formato en las celda o celdas seleccionadas  (Con un círculo en rojo en la Figura 21) y en el cuadro de texto de Código del formato,  en la parte inferior del cuadro de dialogo, el código de OpenOffice.org Calc 2.0 para  el formato elegido.

6. F

Sin embargo OpenOffice.org Calc 2.0 posee varios métodos para ajustar el alto de  las filas y en ancho de las columnas de una hoja de cálculo.

6.1. M

Como en otras muchas opciones, el cambio en la altura de una fila o conjunto de filas  se puede hacer utilizando las opciones correspondientes del menú Formato, o bien 

haciendo clic en el selector de filas.

Para utilizar el menú Formato se procederá del siguiente modo (Figura 22):

Figura 22: Opciones para seleccionar la altura de una fila o filas

a) Seleccionar la fila o filas a las que hay que modificar su altura. (Sino se  selecciona ninguna el cambio se producirá en la fila activa. Es decir, la  que contenga la celda activa)

b) Abrir el menú Formato y elegir  la opción Fila. 

c) En el panel de opciones que se abre, seleccionar Alto... para abrir el  cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 23. Más adelante se verá  en que consisten el resto de opciones. 

Figura 23: Cuadro de dialogo donde escribir el alto de una fila o filas

d) Escribir en el cuadro de texto Altura la altura deseada o pulsar sobre las 

flechas arriba/abajo hasta que se muestre el valor deseado. 

f) Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos. El segundo método consiste en utilizar el ratón. de la siguiente forma:

a) Colocar el puntero del ratón en la entrelínea situada debajo del número  de la fila cuya altura se quiere modificar. 

b) El puntero del ratón adopta la forma de una flecha negra de dos puntas,  lo que significa que estamos en la posición correcta para arrastrar el  ratón hacia abajo o hacia arriba y de este forma aumentar o disminuir la  altura de la fila.

c) Pulsar sobre el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado,  arrastrar hacia abajo o hacia arriba hasta obtener la altura deseada. d) Una vez lograda la altura deseada dejar de pulsar el botón del ratón.

Autoajustar  

Al igual que en la opción anterior, también OpenOffice.org Calc 2.0 provee de dos  métodos para realizar esta operación.  Esta opción es útil si se ha modificado la altura de una fila y se desea  redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila. La primera forma consiste en utilizar  la secuencia de opciones que recoge la Figura  22, pero seleccionando la opción Alto optimo...  a) Con ello se abre el cuadro de diálogo de la Figura 24 que tiene activada la  casilla de Valor predetermin. Figura 24: Cuadro de diálogo para obtener la altura ideal

b) Si la altura es la correcta pulsar sobre el botón Aceptar. 

c) En caso contrario pulsar sobre las flechas arriba/abajo de la casilla 

Adicional para añadir a restar a la altura correcta el valor especificado en  esta la casilla. 

puntero se halla convertido en una flecha negra de dos puntas, hacer doble clic con el  botón izquierdo de ratón. La altura de esta fila se ajustará automáticamente.

6.2 O

Para completar el panel de opciones que se abre al seleccionar Filas en el menú  Formato, se van a tratar dos sencillos procedimientos para ocultar filas y volver a  mostrarlas pero con la particularidad de no perder el contenido de las mismas Ocultar filas Ocultar filas es otra de las posibilidades que se puede activar en OpenOffice.org  Calc 2 si, en algún momento, el usuario desea ocultar datos o fórmulas intermedias  que no desea que se visualicen. Para ello:

a) Seleccionar la fila o filas a ocultar haciendo clic sobre el número  identificador.

 Aprender más

Si son varias las filas a seleccionar y además adyacentes, se hará clic sobre el identificador numérico de la  primera fila arrastrando a continuación el puntero del ratón hasta la última.

Si son alternas las filas a seleccionar, se deberá pulsar previamente la tecla <Ctrl> y, manteniendo esta tecla  pulsada, hacer clic en cada número identificador de las filas que queremos ocultar. 

Esta opción es común en OpenOffice.org Calc 2.0 para seleccionar celda, filas y columnas. 

b) Abrir el menú Formato y elegir  la opción Fila. 

c) Seleccionar Ocultar para ocultar las filas marcadas.

Mostrar filas 

Para revertir la situación anterior. Es decir, para volver a visualizar la filas  previamente ocultadas Se procederá del siguiente modo:

a) Seleccionar entre que filas se encuentran la fila o filas a mostrar. Por  ejemplo, si se desea mostrar las filas ocultas 2, 3, 4 y 5, habrá que  seleccionar desde la fila 1 hasta la 6. Las filas siempre deben ser  adyacentes. 

b) Abrir el menú Formato y elegir  la opción Fila. 

7. F

Con las columnas se puede proceder del mismo modo que con las filas de una hoja de  cálculo. OpenOffice.org Calc 2.0 permite modificar el ancho por defecto de una o  varias columnas ajustándolas al contenido, autoajustar, ocultar y mostrar columnas.  Puesto que la operatoria y opciones son similares a las ya explicadas , vamos a  comentarlas de forma sintética.

7.1 M

Ya se ha comentado que la anchura por defecto de una columna es de 2,27cm. A  nuestro entender esta anchura es, en la mayoría de los casos, insuficiente para  visualizar el contenido de las celdas, produciéndose efectos no deseados: 

sobreimpresión de texto o la aparición de # cuando los números no caben en la celda.

 Para modificar la anchura de las columnas de nuestra hoja se puede actuar  de dos  formas: utilizando las opciones del menú Formato o, de forma más rápida, actuando  directamente sobre las líneas verticales que separan las letras de encabezamiento de  las columnas. 

En el primer caso se actuará del siguiente modo:

a) Seleccionar la columna o columnas a las que se desea modificar la 

anchura. Si son varias columnas adyacentes a las que hay que modificar  su anchura, se debe hacer clic sobre la letra identificativa de la primera y  arrastrar el puntero del ratón hasta la última. Si por el contrario, son  columnas no adyacentes se actuará igual que con las filas, pulsando la  tecla <Ctrl> y, manteniéndola pulsada, hacer clic sobre las letras  identificativas de las columnas. En el supuesto de no seleccionar  ninguna, se realizará la operación en la columna en la que se encuentre  la celda activa.

b) Abrir el menú Formato y elegir  la opción Columna. 

c) En el panel de opciones que se abre seleccionar Alto... para abrir el  cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 24.

d) Escribir en el cuadro de texto Altura la altura deseada o pulsar sobre las  flechas arriba/abajo hasta que se muestre el valor deseado. 

e) Si lo que se desea es activar la altura predeterminada (2,27 cm) hacer clic  sobre la casilla de selección Valor predetermin.

f) Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos. En el segundo caso: 

a) Situar el puntero del ratón en la línea vertical situada a la derecha de la  letra identificadora de la columna que se desea modificar en la cabecera  de la columna. 

b) Con esta acción el puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos 

puntas que muestra la imagen 

c) Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastrar la línea a la  derecha o a la izquierda, según se desee la columna más ancha o más  estrecha. La anchura de la columna va cambiando en un sentido u otro.  d) Cuando el ancho de la columna sea el deseado soltar el botón del ratón 

Autoajustar columnas  Al igual que ocurría con las filas, se puede autoajustar la anchura de una columna  para adecuarla al tamaño del valor más ancho.  Dos son las formas de hacerlo. La primera consiste en utilizar las opciones de menú y  la segunda mediante acciones con el puntero del ratón.  En el primer caso habrá que seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar la columna o columnas a las que se quiere modificar su 

anchura. 

b) Abrir el menú Formato y elegir la la opción Columna. 

c) Elegir, en el panel de opciones que se despliega la opción Ancho óptimo... 

El segundo caso: 

que deseas modificar. El puntero del ratón se convertirá en una flecha de  dos puntas. 

b) Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al  mayor texto que se haya introducido en las celdas de la columna.

7.2 O

Al igual que se ha explicado el tratar el formateo de filas, las columnas se pueden  ocultar a la vista de los usuarios sin perder por ello la información que contienen. Una  vez ocultas se puede volver a visualizar. Veamos como.  Ocultar columnas Ocultar columnas es útil cuando se desea no hacer visible los contenidos de las  columnas. Por ejemplo, para evitar que se borren de forma fortuita fórmulas o  funciones para cálculos intermedios de la hoja de cálculo.  La forma de hacerlo es idéntica que para las filas. 

a) Seleccionar, como se ha explicado, las columnas a ocultar.  b) Abrir el menú Formato y elegir la opción Columna.

c) En el panel de opciones que se despliega seleccionar la opción Ocultar. 

Mostrar columnas ocultas 

a) Seleccionar entre que columnas se encuentran las columnas o mostrar. Es 

decir, si queremos mostrar la columna B que se encuentra oculta, habrá  que seleccionar desde la columna A hasta la C. 

b) Abrir el menú Formato y elegir la opción Columna.

c) En el panel de opciones que se despliega seleccionar la opción Mostrar. 

EJERCICIO GUIADO 4

Formateo de filas y columnas.

Figura 25: Hoja de cálculo Calificaciones 1ºB al principio de la práctica

2. Combinar las celdas de los apellidos y nombres de los alumnos, para lo cual: a)  Ir  alumno a alumno marcando las celdas que ocupan en las columnas B 

y C, tal como se muestra en la Figura 26. 

b) Para cada alumno abrir el menú  Formato y elegir la opción Combinar  celdas. Realizar este trabajo desde la fila 8 a la 29. 

Figura 26: Selección de celdas a combinar

 Aprender más

También se pueden combinar las celdas pulsando sobre el botón de la Barra de  Formato  una   vez  seleccionadas las celdas a combinar. 

Este botón solo se activa cuando hay dos  más celdas seleccionadas.

Si se ha cometido un error y queremos deshacer la operación, se puede pulsar sobre el botón Deshacer de la 

Barra de Herramientas. 

3. Aumentar la anchura de la columna C para que se puedan visualizar todos los 

nombres dentro de las celdas combinadas. Operar tal como se ha explicado en el  apartado 7.1. El resultado se muestra en la Figura 27.

Figura 28: Notas a introducir en la hoja de cálculo

5. Colocar color de fondo al marco del IES. Para realizar esta operación se actúa  del siguiente modo:

a) Marcar el rango de celdas A1:C6 que contiene el marco. b) Abrir el menú Formato y elegir la opción Celdas...

c) En el cuadro de diálogo que se abre elegir la pestaña Fondo.

d) Seleccionar en la paleta de colores que se abre a continuación el color  Amarillo pastel (Figura 29).

Figura 29: Paleta de colores de la pestaña fondo con el color amarillo pastel seleccionado

6. Cambiar el color de las sombras de los marcos. Por defecto, cuando colocamos 

sombra a un marco está se muestra en color gris. Para cambiar el color de la  misma se procederá del siguiente modo:

a) Marcar el rango de celdas A1:C6 que contiene el primer marco. b) Abrir el menú Formato y elegir la opción Celdas...

c) En el cuadro de diálogo que se abre elegir la pestaña Borde.

d) Seleccionar en la paleta de colores que se despliega al pulsar sobre el  botón del cuadro de colores (esquina inferior derecha del cuadro de  diálogo enmarcado en rojo) el color Azul 1. (Figura 30) 

e) Pulsar sobre el botón Aceptar.

Figura 30: Cuadro de diálogo para cambiar el color de la sombra de un marco

7. Introducir un símbolo en una celda. OpenOffice.org Calc 2.0 permite 

introducir en la celdas símbolos, imágenes, fórmulas, hiperenlaces, etc. Todas  estas posibilidades se encuentra en el menú Insertar. 

Dado que por defecto no se encuentran imágenes disponibles, vamos a  introducir un símbolo en la celda A7. Para lo cuál:

a) Seleccionar la celda A7.

b) Abrir el  menú Insertar y elegir la opción Símbolos...

c) En el cuadro de diálogo que se abre (Figura 31) elegir la Fuente Wine  Marlett

d) Hacer clic sobre el símbolo U+F070

e) Pulsar el botón Aceptar.

8. Cambiar el color del símbolo y su tamaño. Para lo cuál: a) Seleccionar de nuevo la celda A7

b) En la Barra  de Formato hacer clic sobre la flecha del botón de  cambio de  color de texto

c) Hacer clic, en la paleta de colores que se despliega, sobre el color Azul1.  d) En la Barra de Formato hacer clic sobre la flecha del botón de cambio de 

tamaño de texto  y seleccionar el tamaño 14 en el panel que  se despliega. 

e) El resultado de las últimas actividades se muestra en la Figura 32.

Figura 32: Resultado de aplicar fondo y nuevo borde a los marcos e introducir un símbolo en  nuestra hoja de cálculo.

9. Ocultar columna. Para ocultar la columna J se hará lo siguiente: 

a) Seleccionar la columna J haciendo clic sobre la letra identificativa. b) Abrir el menú Formato y elegir la opción Columna.

c) En el panel de opciones que se despliega seleccionar la opción Ocultar. 

10.Autoajustar columnas. Se van a autoajustar las columnas que contienen los 

nombres de las asignaturas. Para realizar esta operación se procederá del  siguiente modo:

a) Seleccionar las columnas de la D a la I.

b) Abrir el menú Formato y elegir la la opción Columna.  c) Elegir del panel desplegable la opción Valor optimo.

d) En el cuadro de diálogo que se abre (Figura 33), seleccionar la casilla  Valor predetermin. y mantener un valor Adicional de 0,2 cm.

Figura 33: Cuadro de diálogo para autoajustar columnas.