UNIVERSIDAD NACIONAL VICERRECTORIA DE DOCENCIA DEPARTAMENTO DE REGISTRO

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UNIVERSIDAD NACIONAL

VICERRECTORIA DE DOCENCIA

DEPARTAMENTO DE REGISTRO

DE EMPADRONAMIENTO A CARRERAS DE

POSGRADO EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

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Contenido

1. Propósito ...2

2. Alcance ...2

3. Documentos normativos y de referencia ...3

4. Glosario de terminos ...3

5. Descripción del procedimiento ...4

6. Firmas de autorización ...11

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1. Propósito

Establecer un procedimiento con los requisitos generales de empadronamiento que deben ser presentados ante el Departamento de Registro por parte de la Unidad Académica.

Cada Unidad Académica determinará los diferentes requisitos específicos de ingreso, según lo establecido en su plan de estudios.

2. Alcance

El procedimiento de empadronamiento de las personas estudiantes de posgrados de la Universidad Nacional, comprende la coordinación con las unidades académicas, el Departamento de Registro, las Oficinas de Registro de las Sedes Regionales, Interuniversitarias o Secciones Regionales.

El Departamento de Registro y las Oficinas de Registro de las Sedes Regionales, Interuniversitarias o Secciones Regionales, son los entes responsables de analizar, verificar y procesar la Solicitud de Empadronamiento en el Sistema de Gestión Académica, para que sea efectivo el ingreso y la matrícula al posgrado ofrecido por la Universidad Nacional.

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3. Documentos normativos y de referencia

El Procedimiento de Empadronamiento a Carreras de Posgrado de la Universidad Nacional se operacionaliza, en lo conducente, bajo el siguiente marco normativo:

 Estatuto Orgánico de la Universidad Nacional.

 Ley General de la Administración Pública N°6227, del 2 mayo de 1978.

 Ley Simplificación Trámites N°8220, del 11 de marzo de 2002.

 Ley sobre la Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad N° 7600, del 29 de mayo de 1996.

 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N°8131, del 16 de octubre de 2001.

 Reglamento General y Procedimiento de los Procesos de Enseñanza Aprendizaje de la Universidad Nacional.

 Reglamento General de Admisión, Seguimiento y Permanencia de la Universidad Nacional.

 Reglamento del Sistema de Estudios de Posgrado (SEPUNA).

 Calendario Universitario.

4. Glosario de terminos

Estudiante regular:. Es aquel admitido y matriculado en la Universidad Nacional con objeto de adquirir formación conducente a la obtención de un grado académico o título que otorgue la Universidad, independientemente del tipo de financiamiento. Incluye asimismo a aquellos estudiantes que se encuentran activos en la elaboración del trabajo final de graduación, sea cual fuere su modalidad, hasta por el plazo estipulado en este reglamento.Reglamento general sobre los procesos de enseñanza y aprendizaje de la Universidad Nacional.

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5. Descripción del procedimiento

Secuencia de Etapas Actividad Responsable

1. Empadronamiento de estudiantes de nuevo ingreso.

1.1 Cumplir con el procedimiento de admisión interno establecido por cada Unidad Académica y presentar para el trámite de empadronamiento los siguientes requisitos:

Estudiante

1.1.2 Original y dos fotocopias de: título universitario extendido en Costa Rica o título obtenido en el extranjero, este debe estar autenticado o apostillado en caso en que el título este en un idioma diferente al español debe estar traducido al español, por parte de un traductor oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica. El título debe corresponder al plan de estudios requerido para el ingreso al posgrado.

1.1.3 Original y fotocopia de la identificación vigente (cédula de identidad, cédula de residencia, pasaporte o cédula de refugiado), DIMEX. La persona estudiante extranjera que presentó pasaporte deberá presentar posterior a la matrícula, original y fotocopia de la visa de estudiante.

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1.1.5 Formulario de Solicitud de Empadronamiento

completo en cada uno de sus espacios, firmado y sellado por la Unidad Académica.

Estudiante

1.2 Los títulos universitarios que no están contemplados explícitamente por ser de otras áreas disciplinarias afines y esto se especifica en los requisitos de ingreso, la Unidad Académica debe adjuntar el acuerdo del Consejo de Gestión Académica donde se indica que cumple con el requisito de ingreso, para proceder con el trámite de empadronamiento. Dirección, Unidad Académica 2. Empadronamiento de estudiantes regulares.

2.1 La persona estudiante regular que ingresa a un posgrado y es graduado de la Universidad Nacional, deberán presentar únicamente el formulario de Solicitud de Empadronamiento, no obstante si el título requisito de ingreso al posgrado fue obtenido en otra Universidad, deberá presentar original y dos fotocopias del título.

Estudiante

2.2 Las carreras de posgrado bajo la modalidad virtual deben de cumplir con los siguiente aspectos:

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2.2.1 Solicitar ante la Unidad Académica su ingreso ó reingreso.

2.2.2 Tramitar ante el Departamento de Registro, el Formulario de Solicitud de Empadronamiento completo en cada uno de sus espacios, firmado y sellado por la persona responsable de la Unidad Académica.

Dirección, Unidad Académica

2.2.3 Enviar mediante correo electrónico la autorización firmada y escaneada para el trámite de empadronamiento, la cual debe ser adjuntada al formulario de Solicitud de Empadronamiento. Si el estudiante posee firma digital envía el formulario de Solicitud de Empadronamiento firmada digitalmente.

Estudiante

2.2.4 Remitir al Departamento de Registro la documentación, para el trámite correspondiente.

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3. Matrícula condicionada

3.1 Tramitar la matrícula de forma condicionada en los siguientes casos:

3.1.1 Cuando se presenta una certificación del título universitario.

Coordinadora, Proceso de Empadronamiento

3.1.2 Cuando se presenta una constancia de conclusión del plan de estudios, emitida por la Unidad Académica, una verificación de graduación o que lo reporten en el acta de graduando.

3.1.3 Cuando el título universitario no cuenta con la autenticación o apostilla.

3.1.4 Cuando el título obtenido en el extranjero esta en un idioma diferente al español y no presenta la traducción oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica.

3.1.5 Cuando el título obtenido en el extranjero esta en un idioma diferente al español y no presenta la traducción oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica

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3.1.6 Cuando la persona estudiante extranjera presenta pasaporte como identificación, deberá entregar la visa estudiantil en el lapso del primer periodo lectivo del año de su empadronamiento. Esto aplica para las carreras en modalidad presencial.

Estudiante

3.2 Cualquier otro tipo de solicitud de matrícula condicionada debe ser analizada y autorizada por la Dirección del Departamento de Registro.

Director, Departamento de

Registro

3.3 La persona estudiante con matrícula condicionada deberá presentar en el período siguiente a su empadronamiento la documentación pendiente, caso contrario no podrá efectuar su matrícula.

Estudiante

3.4 Dar seguimiento al cumplimiento de los requisitos, en los casos de matricula condicionada.

3.5 La Sección de Matrícula e Historia Académica, incluye una retención en el sistema, lo cual no permite que la persona estudiante realice ningún trámite de matrícula en el siguiente periodo lectivo, hasta que cumpla con la formalización del pendiente ante el Departamento de Registro.

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3.6 A solicitud de la persona interesada o de la Unidad Académica, previo análisis se podrá hacer el levantamiento de forma temporal de los pendientes ante el Departamento de Registro, para que la persona estudiante pueda matricular.

Dirección, Departamento de

Registro

3.7 La solicitud de prórroga de la visa estudiantil o DIMEX será analizada por la Dirección del Departamento de Registro, para el levantamiento del pendiente.

Estudiante

3.8 Transitorio: En apego a las medidas de prevención que la Universidad Nacional ha promovido, debido a la presencia del COVID-19 en el país, temporalmente la solicitud de empadronamiento y requisitos, se recibe por medio del: correo electrónico [email protected], una vez que se reestablezca la presencialidad se debe presentar los documentos originales. El Departamento de Registro realiza un empadronamiento condicionado e incluye pendiente de matrícula para el próximo periodo.

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3.9 Se recibirá un solo archivo en formato PDF por persona estudiante, el cual debe contener, el formulario de Solicitud de Empadronamiento firmado y los requisitos establecidos en el Plan de Estudios. El archivo debe ser identificado con el nombre de la persona estudiante y la cédula de identificación o identificación de Banner en caso de ser extranjeros. El formato debe ser EMP-apellidos-nombre-identificación por ejemplo: EMP-AlvarezCarvajalXinia-401200321.

3.10 Las solicitudes firmadas digitalmente, deben ser remitidas de tal forma que el Departamento de Registro pueda realizar la verificación de la firma.

3.11 En caso de omisión o error en algún requisito se

procederá a realizar la

devolución de la documentación mediante correo electrónico.

3.12 Tramitar si corresponde la solicitud de matrícula condicionado hasta que se programe la recepción presencial de los documentos que acompañan el trámite. Si no se le estará incluyendo una retención a la persona estudiante.

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6. Firmas de autorización

Nombre y cargo Firma Fecha

Elaboró:

Mag. Sylvia Alpízar Castillo, Profesional Analista en Servicios Administrativos

02/07/2020

Licda. Xinia Alvarez Carvajal, Profesional Ejecutiva en Servicios Administrativos

02/07/2020

Revisó: Ing. Robert Supuy Rojas 02/07/2020

Aprobó: Dra. Laura Bousa Mora,

Vicerrectora de Docencia 02/07/2020

7. Revisión o modificación

Número de Revisión Fecha de Actualización Descripción de la modificación

1 24/06/2020 Elaboración del Procedimiento.

1 26/06/2020 Revisión del Procedimiento por parte del Consejo de Registro.

1 02/07/2020 Aprobación del Procedimiento por parte de la Vicerrectoría de Docencia.