Word XP
(Continuación)
Salto de página
vs.
Salto….
Salto de página
n
Cuando se llena una
página con texto o
gráficos, Microsoft
Word inserta un
salto
de página
automático y
comienza una nueva
página. Para forzar un
salto de página en un
lugar específico, puede
insertar un salto de
Saltos de sección
Índice
vs.
Tabla de Contenidos
¿cómo crear una tabla de contenido?
Luego insertamos referencia , índices y tablas,
TABLA DE CONTENIDO:
Tablas
vs.
Tablas
n
Las tablas permiten organizar la información en filas
y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre las filas y
columnas
n
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el
diseño de los documentos ya que facilitan la
distribución de los textos y gráficos contenidos en
sus casillas
n
Una tabla está formada por
celdas
o casillas,
agrupadas por
filas
y
columnas
, en cada casilla se
puede insertar texto, números o gráficos
Creación de tablas: 3 maneras
n Para insertar una tabla debemos
ir al menú Tabla, Insertar, opción Tablay se abrirá un cuadro de diálogo como este, en el que debemos indicar:
n Número de columnas.
n Número de filas.
n Autoajuste.Aquí tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la tabla.
Autoajuste de la Tabla
n
Ancho de columna fijo: Automático:
Si lo
dejamos en automático ajustará el ancho para que
la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes
de la página.
n
Autoajustar al contenido.
El ancho dependerá de
la cantidad de texto o gráficos que contenga cada
columna.
n
Ajustar a la ventana
. El tamaño se ajusta al
tamaño de la ventana del visualizador Web, si
cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta
al nuevo tamaño
Autoformato de tablas:
n
Mediante este botón
podemos elegir entre
varios formatos ya
establecidos, como,
por ejemplo, tabla
clásica 2
que es el
que se ve en la
imagen. Word aplicará
las características del
formato elegido a
nuestra tabla.
nAl hacer clic en el icono tabla de la barra estándar se abre una
ventana como la que se muestra a la derecha. Moviendo el ratón dentro de la rejilla, podremos seleccionar el número de filas y columnas fácilmente.
nPor ejemplo, en el caso que se muestra se va a crear una tabla de
2 x 3 (dos filas y tres columnas ). Este método es el más sencillo y no permite opciones de formato, opciones que se pueden aplicar más adelante si lo creemos conveniente.
Icono
.
Dibujándola
.
Ir a menú Tablay seleccionar
Dibujar tablao hacer clicen el icono del lápiz de la barra de
Tablas y bordes, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clicy arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la barra de Tablas y bordes tenemos iconos para trabajar con las tablas que veremos más adelante. Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.
Barra de herramientas: Tablas y Bordes
Dibujar la tabla Borrador Estilo y Grosor de la línea
Insertar Tabla
Combinar y dividir Alinear
Distribuir uniformemente Autoformato
Menú contextual de Tablas
n
Haciendo clic con el
botón derecho
del
ratón
sobre una tabla
se abre el menú
contextual de
Tablas
como muestra esta
imagen
Configurar la página:
Números de página
n
Para insertar números de página debemos ir al
menú
Insertar
,
Números de página...
y aparecerá
un cuadro de diálogo como este :
Posición.En este campo debemos elegir si queremos que los números de página aparezcan en la parte superior o inferior de la página. Haciendo clic en el botón del triángulo podemos
Alineación
. En este campo elegiremos entre las cinco
que se nos muestran cuando hacemos clic en el
botón del triángulo, como vemos en esta imagen.
En la zona de la derecha podemos ver en Vista
previa
cómo quedan alineados los números de
página en cada caso. El pequeño cuadrado
representa la posición del número de página.
n Formato.Este botón
permite elegir el formato de los números de página. Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de númerose despliega una lista como la que vemos en esta imagen para que seleccionemos el formato que más nos guste.
Encabezados y pies de página
n Un encabezado es un texto que
se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está
escribiendo, el autor, la fecha, etc.
n El pie de páginatiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página
n Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al menú Ver, y hacer clic en
Impresión
n
Se puede imprimir de dos formas:
n
a) Desde el
icono
imprimir de la barra
estándar. Se utiliza cuando no queremos cambiar
ninguna característica de impresión.
n
b) Desde el menú
Archivo
,
Imprimir
( CTRL + P )
. Cuando queremos cambiar alguna característica
de impresión. Por ejemplo, el número de copias,
imprimir sólo alguna página del documento, etc...
Desde el icono imprimir
n
Se pincha en el icono de la barra estándar y
nuestro documento se imprime directamente. En
este caso se imprimen todas las páginas del
documento, con las opciones definidas en ese
momento.
n
Antes de mandar la primera impresión del
documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que
utilizar el menú
Imprimir
.
Desde el menú Imprimir
n Desde el menú Archivo, seleccionar Imprimiro bien directamente ( CTRL + P ), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a
continuación.
Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.
Vista preliminar
n
Antes de imprimir un documento podemos ver
como quedará en el papel:
q Para desplegar la vista preliminar ir al menú Archivoy
elegir Vista preliminar.
q Aunque la forma más fácil de ir a la vista preliminar es
con el icono vista preliminar de la barra estándar.
q ¿para que sirve?
Con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una página con una sola línea y así poder corregirlo. Al ver la página completa también podemos ver que el texto o los gráficos quedan mal centrados,
Combinar correspondencia
n
Mediante la opción
Combinar
correspondencia
Word nos permite
incluir
en un documento,
datos almacenados en
otro sitio
n
De esta forma podremos obtener copias de
un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
Ejemplos:
n
Escribir cartas personalizadas
n
Generación de etiquetas
n
Impresión de sobres
n
Confección de recibos
n
Elaborar estados de deudas de nuestros
clientes
nEtc.
Elementos: Documento principal y Origen
de Datos
Cuando “combinamos correspondencia”, estamos utilizando dos elementos fundamentales:
n Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijoy los campos variablesque toman su valor del origen de datos.
n Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
Crear el documento principal
n
Seleccionar del menú
Herramientas
, el submenú
Cartas y correspondencia
, la opción
Asistente
para combinar correspondencia...
Paso 1:
n
Combinar
correspondencia
del
panel de tareas :elegir
el tipo de documento
n
Paso 2: definimos el
documento inicial.
n
Éste
es el documento
que contiene la parte
fija a partir de la cual
crearemos el
documento combinado
Paso 2:
Paso 3:
nseleccionamos el
origen de datos
n
Destinatarios de combinar
correspondencia
Paso 4:
n En este paso redactamosen el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
n Podemos insertar un Bloque de
direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico...
(si tenemos la utilidad instalada), o
Más elementos.... En la opción Más elementos...aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el
Paso 5:
n En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán
con los valores concretos del origen de datos.
n Podemos utilizar los botones <<
y >>para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos
Buscar un destinatario...
concreto, Excluir al
destinatario(en el que nos encontramos) oEditar lista de destinatarios...para corregir algún error detectado.
Paso 6:
n Para enviar las cartas a la
impresora hacer clic en la opciónImprimir....
n Si nos queremos guardar las
cartas en un nuevo
documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en
