Control administrativo para la empresa SU LIBRO S.A. de la ciudad Babahoyo

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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

UNIANDES

FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

TEMA: CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA

SU LIBRO S.A. DE LA CIUDAD DE BABAHOYO

AUTOR: VILLANUEVA VILLAMAR RONNIE ARTURO

TUTOR: ING. GALARZA VILLALBA MIGUEL FRANCISCO, MSC.

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CERTIFICADO DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por el señor Ronnie Arturo Villanueva Villamar, estudiante de la carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, con el tema: “CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA SU LIBRO S.A. DE LA CIUDAD DE BABAHOYO”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes – UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.

Babahoyo, Enero del 2019

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DECLARACION DE AUTENTICIDAD

Yo, Ronnie Arturo Villanueva Villamar, estudiante de la carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERO EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad

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CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo, Ec. Luis de Lucas Coloma en calidad de Lector del Proyecto de Titulación.

CERTIFICO:

Que el presente trabajo de titulación realizado por el estudiante Ronnie Arturo Villanueva Villamar, sobre el tema: “CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA SU LIBRO S.A. DE LA CIUDAD DE BABAHOYO”, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.

Babahoyo, Enero del 2019

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DERECHOS DE AUTOR

Yo, Ronnie Arturo Villanueva Villamar, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal (d) del art. 85 del estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo al igual que todos los días de mi vida y el haber logrado esta meta a Dios y a mi madre Lcda. Marcia Villamar Guerrero, que con paciencia, amor y perseverancia supieron estar siempre conmigo apoyándome en todo momento, ya que sin ello no lo hubiera logrado, siendo este un gran logro de perseverancia se los dedico como muestra de ser un hijo que lleva en su mente y corazón todas sus buenas enseñanzas.

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AGRADECIMIENTOS

Expreso mis agradecimientos a todos y cada uno de los docentes que durante toda mi carreara Universitaria depositaron en mi la semilla del conocimiento, que de ahora en adelante dará sus frutos en favor de la sociedad de mi país como un ente dispuesto a dar todo lo aprendido.

Al MSc. Miguel Galarza, por su enseñanza y su paciencia a lo largo de la elaboración de este proyecto.

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RESUMEN EJECUTIVO

El presente proyecto se enfoca principalmente en mejorar el desempeño laboral del personal en la librería Su Libro S.A. por medio de la implementación de un control administrativo el cual ayudará a mejorar la problemática actual que existe en relación con el nivel de desempeño laboral de la empresa. Para esto se planteó la realización de este proyecto el cual tiene como objetivo realizar un manual de control administrativo para la empresa Su Libro S.A. Los pasos para alcanzar este objetivo son: en el capítulo uno se realizó una investigación sobre los modelos de control administrativo. En el capítulo dos se aplicó la metodología con enfoque inductivo–deductivo luego obteniendo los resultados de las encuestas realizada a los empleados de la empresa. En el capítulo tres se realizó el diseño de la propuesta de control administrativo enfocándose en el rendimiento y optimización del desempeño laboral planteando a la empresa un mejor manejo y optimización de los trabajadores que tiene.

El control administrativo es una parte fundamental en toda empresa ya que estos le ayudan a controlar mejorar y alcanzar los objetivos planteados, cabe mencionar que el proyecto presente se realizó en base a la situación actual de la empresa Su Libro S.A.

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ABSTRACT

The present project focuses mainly on improving the work performance of the staff in the bookstore Su Libro S.A. through the implementation of an administrative control which will help to improve the current problem that exists in relation to the level of work performance of the company. For this, the realization of this project was proposed, which aims to make an administrative control manual for the company Su Libro S.A. The steps to achieve this goal are: in chapter one an investigation was made on the models of administrative control. In chapter two, the methodology was applied with an inductive-deductive approach, obtaining the results of the surveys made to the employees of the company. In chapter three, the design of the administrative control proposal was focused on the performance and optimization of work performance, proposing to the company a better management and optimization of the workers it has.

The administrative control is a fundamental part in every company since these help you to control improve and reach the proposed objectives, it is worth mentioning that the present project was made based on the current situation of the company Su Libro S.A.

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INDICE

CARATULA

CERTIFICADO DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACION DE AUTENTICIDAD

CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DERECHOS DE AUTOR

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTOS RESUMEN EJECUTIVO ABSTRACT

INTRODUCCIÓN ... 1

Capítulo 1. FUNDAMENTACION TEORICA ... 6

1.1. Antecedentes de la investigación. ... 6

1.2. Actualidad del objeto de estudio de la investigación. ... 11

1.3. Aportes y Limitaciones en el análisis de la teoría ... 23

1.4. Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto ... 23

Capítulo 2. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO ... 25

Metodología de la Investigación ... 25

Métodos, Técnicas e Instrumentos ... 26

Población y muestra de resultados. ... 29

Resultados del diagnóstico de la situación actual. ... 29

Análisis e interpretación de datos ... 30

Conclusiones del estudio ... 43

Capítulo 3. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA ... 44

Elementos: ... 44

Explicación de la propuesta en la contribución a solucionar las insuficiencias identificadas en el diagnóstico. ... 45

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 63

Conclusiones ... 63

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Bibliografía

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INTRODUCCIÓN

La presente investigación se desarrolla en la empresa “Su Libro” de la ciudad de Babahoyo, y procura facilitar el manejo del control interno con procesos más eficaces que fortalezcan las relaciones interpersonales entre los miembros de la organización, lo que mejoraría la imagen a nivel interno y externo de la empresa que en varias ocasiones se despliega en un ambiente tenso entre los empleados y sus jefes, pero no provoca conflicto al contrario mejora el trabajo institucional, y con mayor éxito implementado este proyecto investigativo.

Mediante esta investigación se verificarán los cambios organizacionales que se producen en la Empresa “Su Libro” y las bases sólidas para el crecimiento de la empresa, teniendo siempre como referencia la estabilidad y confianza del personal que en ella labora. Los controles administrativos mejoran el manejo interno de las empresas mediante las mejoras en el desempeño laboral que actualmente en “Su Libro” no se encuentra en los niveles requeridos por sus propietarios por lo cual es importante implementar este proyecto de estudio.

A pesar de tener ya un reconocimiento y posicionamiento en el mercado Su Libro S.A. presenta problemas en el área Administrativa por la falta de una estructura organizacional y de control que no ayuda a incrementar la calidad de su servicio, y distribución de trabajo del personal administrativo. Para afrontar esta situación y las necesidades de mejoramiento en las cuales tienen que desenvolverse las organizaciones, se hace necesario reforzar el sistema administrativo, basándose en la utilización de estrategias dirigidas a conseguir el cumplimiento eficiente de los objetivos y metas organizacionales.

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mantener una buena comunicación entre compañeros de trabajo y así se sientan comprometidos para asegurar el éxito de la empresa.

Plan Nacional de Desarrollo.

La presente investigación se desarrolla dentro del marco que dispone Senplades (2017) la cual tiene como objeto Planificar la acción pública de corto y mediano plazo, con la visión de largo plazo mediante el direccionamiento de los recursos y las políticas públicas, y el ordenamiento físico del territorio con la estrategia territorial nacional.

Esta planificación presenta entre sus objetivos, uno que se enmarca dentro del tema de estudio:

 Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento

económico sostenible de manera redistributiva y solidaria

A su vez, dentro de lo que cumple con el Plan Nacional del Desarrollo se enmarca en:

Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria

Lineamientos:

 Generar trabajo y empleo dignos fomentando el aprovechamiento de las infraestructuras construidas y las capacidades instaladas.

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sectores productivos con enfoque a satisfacer la demanda nacional y de exportación.

 Fomentar el desarrollo industrial nacional mejorando los encadenamientos productivos con participación de todos los actores de la economía.

 Incrementar la productividad y generación de valor agregado creando incentivos diferenciados al sector productivo, para satisfacer la demanda interna, y diversificar la oferta exportable de manera estratégica.

 Promover la investigación, la formación, la capacitación, el desarrollo y la transferencia tecnológica, la innovación. y el emprendimiento, la protección de la propiedad intelectual, para impulsar el cambio de la matriz productiva mediante la vinculación entre el sector público, productivo y las universidades.

Situación Problemática

La situación problemática de la empresa Su Libro S.A. es que el desempeño laboral actualmente se encuentra en niveles muy por debajo de lo que sus propietarios esperan, lo que puede ser causado porque no existen controles administrativos que permitan administrar la empresa de mejor manera y elevar el nivel de desempeño laboral.

Los bajos niveles de desempeño laboral generan inconvenientes a nivel administrativo especialmente en el talento humano, lo cual puede generar fácilmente pérdidas monetarias y conflictos en el establecimiento lo que provocaría además un mal ambiente laboral.

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Las instalaciones inadecuadas es otro factor por el cual se genera un nivel de desempeño laboral bajo, ya que este ocasiona un mal ambiente e incomodidad entre todos los empleados del establecimiento debido a causas de infraestructura y organización.

Lo indicado conlleva a la formulación de la siguiente pregunta de investigación: ¿Cómo incrementar el nivel de desempeño laboral en la empresa Su Libro S. A. de la ciudad de Babahoyo provincia de los Ríos?

CAUSAS

EFECTOS La falta de

capacitación

La mala ubicación laboral por perfiles

Áreas de trabajo sin implementación

adecuada

Desconocimiento de las funciones a cumplir

Desempeño poco eficiente

Mal ambiente

laboral

Bajo nivel de desempeño

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Objetivos de Investigación

Objetivo General.

Diseñar un manual de control administrativo que incremente el nivel de desempeño laboral en la empresa Su Libro S.A de la ciudad de Babahoyo.

Objetivos Específicos:

 Fundamentar teóricamente acerca del control administrativo y el desempeño laboral

 Diagnosticar la situación actual de la empresa en cuanto al desempeño laboral

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Capítulo 1. FUNDAMENTACION TEORICA

1.1. Antecedentes de la investigación.

Entre los antecedentes de la investigación se realizó una revisión de investigaciones que contienen similitud con el tema estudiado, permitiendo de esta manera tener fuentes que direccionen el desarrollo del presente trabajo y que eviten así la similitud, asegurando un aporte original y novedoso. Entre los principales documentos previamente revisados se encuentran:

"Diseño de un sistema de control interno administrativo, financiero y contable para la Ferretería My Friend, ubicada en el sector Los Ceibos de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura", realizado por Torres (2014). En este proyecto se identifica como objetivo general: optimizar el proceso de gestión en los procedimientos administrativos para la ferretería “My Friend”. Se plantea en la situación problemática la falta de documentos esenciales que se manejen bajo la confianza, el respeto y honestidad por parte de los integrantes del negocio. La propuesta final permitirá a la empresa contar con una herramienta administrativo-contable que contribuya específicamente a la gestión interna, planificar las necesidades además de cumplir con el logro de objetivos estratégicamente planteados.

Este proyecto de investigación servirá de pauta para la orientación del marco teórico de la presente investigación, dado que aporta teorías muy notables que aportarán al tema de control administrativo.

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para así poder ayudar al incremento y producción. Se establece como situación problemática que la mayoría de pequeñas y medianas empresas no poseen un control interno debido a que la mayoría de estas empresas son de ámbito familiar, además de no contar con gente profesional que oriente como debe llevarse el control interno de la misma. La propuesta final del autor propone un esquema de control el cual puede ser usado por las pequeñas y medianas empresas.

Esta investigación aportará positivamente en el diseño de la propuesta del presente trabajo de tesis dado su contenido y originalidad.

Otro proyecto que se analizó fue Modelo de gestión para mejorar los procesos administrativos de la empresa bananera “San Miguel”, realizado por González (2014) en el cual se identifica como objetivo general es elaborar un modelo de gestión administrativa que mejore los niveles de eficiencia financiera para la empresa bananera “San Miguel” en la situación de la problemática se basa en que la empresa ha estado experimentado desde el principio problemas en cuanto a la planificación y proyecciones futuras, además de poseer una inadecuada integración con el personal, limitación del control y falta de comunicación. La propuesta final que propone el autor es el brindar alternativas de solución de problemas de la organización y apoyarse bajo el modelo de gestión con compromiso en todos los aspectos generales para obtener una mayor productividad, servicio y mejorar el posicionamiento en el mercado con el fin de atraer a una gran cantidad de clientes potenciales.

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Atención y Cuidado Diario “El Pedregal” de Guayaquil, a través de principios, normas y procedimientos de verificación de la gestión para garantizar que cada uno de los procesos se cumplan de acuerdo a la misión del Centro de Atención, se define como situación problemática en que los centros de atención y cuidado diario es muy común encontrar una estructura de control interno deficiente lo que ocasiona a su vez distribución o reasignación inadecuada de recursos materiales y financieros, duplicidad de funciones, falta de sistema para mejorar las funciones y la gestión, falta de planificación al no existir políticas y la propuesta final que da el autor es que con un sistema de control interno mejorara la gestión administrativa y financiera de los centros de atención y cuidado diario con la optimización del servicio y la atención a los usuarios.

Este proyecto de investigación aportará modelos de control para la elaboración del presente proyecto

Chambi (2012), realizó un análisis sobre las causa que afectan a las empresas y que conlleva a un cierre, Chambi con la ayuda de estudiantes de la Universidad de Aquinto Bolivia realizaron estudio a 100 empresas, de las cuales se observaron lo siguiente: De ellas 37 cerraron antes de cumplir su primer año de vida, adicionalmente 32 negocios cerraron en su segundo año de existencia, 26 empresas perecieron al finalizar su tercer año de vida y desafortunadamente solo 5 lograron subsistir al quinto año de existencia y la mayoría de estas no evolucionaron en el tiempo, es decir permanecen en negocio pequeños. ¿Cuáles son las causas que provocan el estancamiento, el fracaso, la quiebra y el cierre de las empresas en Bolivia? Muchos análisis forenses revelan que la mayoría de las causas corresponden a patrones similares de comportamiento en las empresas que cerraron y son las siguientes:

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 Escaza capacitación y actualización de conocimientos por parte de su propietario y administradores en:

 Gestión administrativa y financiera.

 Gestión de recursos humanos.

 Planificación estratégica.

 Marketing y ventas.

 Tendencias de consumo.

Orozco (2015) determina cuáles son las causas que generalmente afectan a las empresas y por ende implica el cierre de las mismas, realizando un estudio con varios estudiantes de una determinada universidad quienes tuvieron en su estudio determinaron que algunas de esas empresas no cumplieron el primer año y cerraron, varios de esos aspectos sin lugar a dudas se debía a un poco o nada de planificación en la administración adecuada de sus negocios.

De acuerdo a Santillán y Villanueva (2013), las personas toman en cuenta el servicio y el producto que reciben de una empresa y así analizar la forma como fueron atendidos por eso es muy importante el contar con un adecuado Sistema de Gestión Administrativo, para lograr la satisfacción del cliente y mantener su fidelidad.

Algunas organizaciones se preocupan en resolver los inadecuados Sistemas que, al ser parte fundamental del desarrollo de las mismas, reflejan los resultados en los clientes, y así logran un mayor y mejor posicionamiento en el mercado y no son susceptibles para la competencia.

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La misión y visión tienen como principal actor al cliente, sociedad, empresa y accionistas, los cuales ayudaran al crecimiento económico y social de la institución, aplicando nuevos sistemas adaptándose a los cambios necesarios para un buen funcionamiento.

Villanueva (2015) manifiesta que todo cliente analiza la forma de cómo fue atendido en sus diversas fases que ingreso a la organización como una persona que requiere un producto o servicio, es por ello que es de vital importancia contar con un adecuado sistema de control administrativo en donde el principal ente sea el cliente; esto permitirá a la empresa mejorar su imagen e incluso reducir riesgos de la competencia.

De acuerdo al criterio de García y Ubilla (2012), sobre el Desarrollo de un manual de procedimientos para mejorar el proceso de control interno en la empresa INTERVISATRADE S.A, dedicada a la generación de energía y potencia eléctrica, después de realizar un análisis de los procesos internos de la empresa, llegaron a la conclusión que el manual de procedimientos internos es de vital importancia para facilitar el control de las operaciones de la empresa.

Este autor en este párrafo deduce que lo más importante para un adecuado y eficaz manejo de los procesos y operaciones de la empresa es manejar eficazmente el manual de procedimientos internos de la gestión y control administrativo.

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razón, considera necesario la implementación de un manual de procedimientos, que permita mejorar la calidad de las actividades realizadas por el personal de la entidad.

A su vez este autor en su teoría manifiesta que las competencias personales de los empleados de la empresa no se ajustan a sus perfiles profesionales, por lo tanto, recomienda el diseño e implemento de un manual de procesos internos de control administrativa

Andrade y Bustamante (2012) manifiestan sobre el diseño de un sistema de gestión por procesos, para la empresa WIFITEL, dedicada a la venta de servicios de Internet Banda Ancha, Video Vigilancia y Telefónica IP, luego de realizar un análisis de sus procesos y respectivos procedimientos, llegaron a la conclusión de que es importante que éstos se encuentren estructurados y documentados adecuadamente, para evitar que el cumplimiento de las tareas que se realizan en la empresa se vea afectado. Por tal razón, hacen énfasis en la aplicación del manual de procesos, el mismo que permite guiar a la empresa en la realización de sus actividades con eficiencia.

Considerando los casos anteriores estos dos autores resumen su trabajo en que es importante que todos los procesos administrativos se encuentren debidamente documentados y manejados por una manual de procesos de control administrativo, el cual permitirá guiar a la organización al desarrollo de sus actividades de manera eficaz y eficiente.

1.2. Actualidad del objeto de estudio de la investigación.

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objetivos empresariales, siendo la base de la teoría, normas y estándares de la actualidad, como las normas ISO, y demás modelos administrativos similares.

El proceso administrativo expuesto y explicado por Fayol en líneas anteriores ha sido hasta el día de hoy la base fundamental del conjunto de conocimientos sobre la administración y las normas relacionadas con esta, por tal razón, su aporte al conocimiento del ser humano, lo convierte en uno de los principales filósofos de esta ciencia social.

Fayol (2013) en su argumento explica que toda administración en una determinada empresa, aplicada correctamente y basada en una serie de fases etapas o procesos adecuados, facilita el cumplimiento en un gran porcentaje de los objetivos planteados al inicio de sus actividades y que todo ello engloba el éxito de sus funciones administrativas empresariales

Principales Conceptos

Control Administrativo

Según Robbins (1996) señala que el control puede precisarse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”.

Según el criterio de Stoner (1996) “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”.

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Según Michelle (2015) el control administrativo, los errores y fraudes tienen mayor probabilidad de ocurrencia en situaciones de excesiva concentración de poder y/o ausencia de control; y para que se produzcan deberían sortear una serie de controles que son: Control de acceso que debe habilitar la posibilidad de registrar determinadas transacciones específicamente a las personas autorizadas, la intervención de la auditoria interna, y por último la auditoria externa.

Control Interno

SegúnTobar (2017) el control interno en cada una de las empresas se identifica con la gran asociación metódica que la parte gerencial crea en las estrategias que aplica día a día dentro de la organización, con el único punto de mantener lejos los riesgos de fraude que dentro de las empresas hay trucos y errores relacionados con el dinero. Las razones para el control interno son fundamentalmente en el impedimento, preventivo y, por último, remedial. Es por ello que el Control Interno es un dispositivo principal para el mejor funcionamiento posible de un elemento, ya que puede disminuir completamente el nivel de peligros a los que las organizaciones son expuestas. La razón del sistema de control interno es disminuir el nivel de extorsión y robo de activos en organizaciones que, debido a la ausencia de control en sus operaciones, esto puede superarse aplicando una serie de propuestas que se suman a mejorar y perfeccionar sus ejercicios operativos.

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objetivo, por lo tanto, es que cada organización identifique, evalúe y entienda sus riesgos para aminorarlos por medio del diseño e implantación de controles efectivos, de forma tal que le permitan mantener la calidad de sus productos o servicios.

A criterio de la Universidad Andina (2013), en la actualidad las instituciones del sistema financiero ecuatoriano, que pretenda alcanzar el éxito, deben identificar y administrar los riesgos eficientemente a través de un adecuado control interno.

Los autores Serrano, Señalin, Vega y Herrera (2015) definen como control interno al contexto en el que se desenvuelven las organizaciones, como un proceso mediante el cual se asienta el estilo de gestión con el que deberán ser administradas, permiten detectar posibles inconvenientes dentro de los procesos organizacionales, convirtiéndose en una ayuda dentro de la toma de decisiones, garantizando de esta manera un adecuado cumplimiento de los objetivos inicialmente establecidos.

Para Gutiérrez y Católico (2015), el término control, en su acepción más extendida, hace referencia a “comprobación, inspección, fiscalización o intervención”, es decir, consiste en contrastar si unas actuaciones están o no en consonancia con normas o criterios dados que marcan cómo se debe hacer; todos estos conceptos son aplicables a la gestión de la actividad económica-financiera.

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objetivos inicialmente planteados, minimizando los riesgos y evitando los impactos negativos

Componentes del Control Administrativo Interno

Según Coopers y Lybrand (1997) El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Estos se derivan del estilo de dirección del negocio y están integrados en el proceso de gestión. Los componentes son los siguientes:

 Ambiente de Control  Evaluación de Riesgos  Actividades de Control  Información y Comunicación  Supervisión o Monitoreo

Ambiente del control. – Como menciona Camacho (2017) el núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en el que trabaja. Los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo

Evaluación de los riesgos. – Según. Gil (2017) la entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta. Ha de fijar objetivos, integrados en las actividades de ventas, producción, comercialización, finanzas, etc., para que la organización funcione de forma coordinada. Igualmente debe establecer mecanicismo para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes

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razonable de que se llevan a cabo de forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la entidad.

Sistemas de información contable. – Según Camacho (2017) tiene relación con los sistemas e informes que posibilitan que la gerencia cumpla con sus responsabilidades, y los mecanismos de comunicación en la organización.

Monitoreo de actividades. – Según Gil (2017) es un proceso que evalúa la calidad del control interno en la organización y su desempeño en el tiempo.

Ambiente de Control

Paredes (2017) indica que el Ambiente de Control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

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La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deberá mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución.

Evaluación del Riesgo.

La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos.

Según Gil (2017), la máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.

Actividades de Control.

Paredes (2017) indica que las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

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para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener.

Información y Comunicación: Gil (2017) indica que el sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable.

El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.

Camacho (2017) señala que la comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento.

La obtención de información interna y externa, facilita a la alta dirección preparar los informes necesarios en relación con los objetivos establecidos.

Espinoza (2017), manifiesta que el suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitirá cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.

Seguimiento.

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periódicas (para enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado) o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno.

Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

Método del Análisis de la Gerencia basado en Guías de Control.

Para Espinoza (2017), este método se basa en que son las gerencias de línea quienes efectúan un estudio del personal y los controles existentes en las actividades o procesos de su área de competencia, apoyadas por guías que las orientan sobre cómo hacerlo y sobre los aspectos a considerar.

Estructura de la actualidad ecuatoriana donde se desarrolla el proyecto.

Plan de organización

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El organigrama describe la estructura formal de la entidad. Involucra, por lo tanto:

 Determinación de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la entidad.

 Integración de las funciones y actividades en unidades orgánicas.

 La jerarquización de la autoridad de manera que los grupos o individuos separados por la división de funciones en el trabajo actúen coordinadamente y enmarcados en claras líneas de responsabilidad.  Identificación de áreas clave y líneas de información.

Un plan de organización adecuado se sustenta principalmente en lo siguiente:

 Independencia entre unidades operativas, sin que esto signifique ruptura de los canales de comunicación.

 Efectividad y eficiencia de las operaciones.  Confiabilidad de los reportes financieros.

 Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables.

 Reconocimiento de la necesidad de una efectiva segregación de funciones (operación, registro y custodia).

 Fijación de líneas de responsabilidad y delegación de autoridad apropiadas.

Algunos factores a considerar para evaluar el plan de organización institucional se resumen a continuación:

 La estructura organizacional debe ser lo más simple posible.

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 Cada funcionario debe estar facultado para tomar decisiones y cumplir efectivamente con sus atribuciones con lo cual se evitan atrasos o inercia en la entidad.

 La responsabilidad de cada persona debe estar definida en forma precisa para que no pueda ser evadida o excedida en su ejercicio.

 La delimitación de responsabilidad permite evitar transferir las deficiencias incurridas a otras personas por inacción o acción inapropiada.

 Un funcionario que asigna funciones y delega autoridad a sus subordinados debe implementar mecanismos adecuados de control, con el fin de determinar si las tareas asignadas vienen cumpliéndose satisfactoriamente.

 Los empleados a quienes se les ha delegado autoridad están obligados a operar según los términos del encargo, debiendo consultar a su superior en casos de excepción.

 Toda persona está obligada a informar a su superior por la manera en que cumplió con sus tareas y por los resultados obtenidos en relación con lo que debió lograrse.

Personal

La operatividad del sistema de control interno no depende exclusivamente del diseño apropiado del plan de organización, políticas y procedimientos, sino también de la selección de funcionarios con habilidad y experiencia y de empleados capaces de poder ejecutar sin dificultad los procedimientos establecidos por la administración.

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Entrenamiento continúo

Cuanto mejores sean los programas de capacitación, más apto será el personal. Esto permitirá la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado y reducirá la ineficiencia y el desperdicio.

Eficiencia

Después de la capacitación, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado a cada actividad. El interés de la administración por medir y alentar la eficiencia constituye una forma de contribuir al logro de los objetivos del control interno

Integridad y ética

Constituye una de las columnas principales en que descansa la estructura del control interno.

Retribución

Es un factor importante a considerar, dado que el personal que es compensado adecuadamente está dispuesto a lograr los objetivos de la entidad con entusiasmo y concentrar su atención en prestar con más eficiencia sus funciones y responsabilidades.

Análisis de la Gerencia basado en Guías de Control

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1.3. Aportes y Limitaciones en el análisis de la teoría

Tomando en cuenta la trayectoria de las propuestas se basan principalmente en las líneas de pensamiento de Santillán (2013) y Fayol (2013) mencionados anteriormente los cuales indicaron la importancia y el manejo de un control administrativo ya que de este depende en una gran parte que los ideales y metas que se planteó la empresa al inicio sean seguidas correctamente además de siempre mantener una guía y control de las actividades que se realizaran en el trayecto de esta misma en las cuales también se observara y seguirá de mejor manera la evaluación del personal en conocimientos, capacitaciones, atención y su rendimiento de manera óptima dentro de la empresa.

1.4. Actualidad ecuatoriana del sector donde se desarrolla el proyecto

Las principales empresas que domina el mercado de útiles escolares en el Ecuador en general aparecieron en el año 1953 en Quito con la empresa de nombre PACO, esta misma tiene entre su clientela industrias gráficas, empresas públicas y privadas.

En el año de 1970 un señor de nombre José Miranda incursiona en este mercado con un pequeño negocio ubicado en la ciudad de Guayaquil y luego de 3 décadas da como resultado la creación de la empresa PAPELESA que hoy en día es reconocida ampliamente en el mercado Ecuatoriano.

En el año 1976 llega al país un grupo de empresas colombianas llamadas Carvajal S.A. con una oferta de productos escolares, formularios, y demás artículos.

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Para el año de 1986 se crea la empresa Dilipa la cual está enfocada en la comercialización de productos y útiles de oficina y escolares. Tiene como principal enfoque la distribución y venta al consumidor final y también tiene entre sus principales competidores a las empresas de nombre como lo son PACO, ECUAPAPEL, JUAN PABLO y PROMAP.

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Capítulo 2. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO

Metodología de la Investigación

Modalidad de la Investigación.

Este trabajo investigativo se ejecuta en beneficio toda la organización a la cual pertenece la empresa “Su Libro” S.A., con el propósito de verificar los cambios organizacionales que se producirán en la empresa que es la principal razón de la implementación de este proyecto. Se desea fortalecer bases sólidas para el crecimiento de la empresa y teniendo siempre como referencia prioritaria la estabilidad y confianza del personal que labora en la institución. Esto basado en un enfoque cualitativo y cuantitativo de la información proporcionada por directivos y empleados de la empresa

Tipos de Investigación

A continuación, se mencionan tipos de investigación que se han utilizado:

Investigación de campo. Esta investigación se la realiza por el contacto directo de con los directivos y empleados de la empresa, a quienes se les aplicaron los instrumentos utilizados con el fin de hacer descripciones, interpretaciones y evaluaciones críticas de los mismos y luego obtener conclusiones.

Investigación descriptiva. Fase en la cual se inicia con el proceso de colección de información, que luego será leída, analizada y finalmente interpretada todos los datos recopilados, para luego determinar (describir) el problema encontrado en esta etapa de investigación realizada.

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producen los problemas o fenómenos descubiertos en la investigación de la fase inicial.

Investigación documental. Toda Investigación se basa en el uso de documentos o materiales diseñados e impresos como libros, folletos, revistas, tutoriales reglamentos y demás materiales que se utilizan como soporte para una buena investigación, estos ayudan en el análisis interpretativo del problema a investigar y da claridad para proyectar una gran propuesta de trabajo, que por supuesto va dirigido específicamente al desempeño laboral.

Métodos, Técnicas e Instrumentos

Métodos

Como todo trabajo investigativo se utilizan métodos y técnicas de investigación que permiten ver con claridad el problema a solucionar, se utilizaron los siguientes métodos:

 Método inductivo

Permite obtener conclusiones generales a partir de antecedentes particulares. Es el método científico más común que se utiliza en casi toda investigación, y del cual el proyecto lo toma como parte esencial de la investigación.

 Método deductivo

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a su asistencia, se llegan a conclusiones finales partiendo de ciertos enunciados o premisas.

Técnicas.

En este proyecto se utilizaron las siguientes técnicas en la obtención y proceso de la información:

 Recopilación de información.

Aquí comprende básicamente el diseño y la elaboración de los instrumentos de recopilación de datos, esto permitió realizar ajustes en varios de los instrumentos tomando en consideración cercana a la población que es la base y cuerpo principal del proyecto de estudio (empleados de la empresa “Su Libro” S.A.) Con ello se pudo obtener una adecuada clasificación de una muestra parcial el cual fue el objeto de estudio, y por ende se emplearon los instrumentos con los resultados posteriores.

 La observación.

Desde este punto de vista de las técnicas de investigación social, la observación es un procedimiento de recolección de datos e información que consiste en utilizar los sentidos para observar hechos y realidades sociales presentes y a la gente donde desarrolla normalmente sus actividades. En otras palabras, todo lo que se observa puede ser tomado como forma de aprendizaje y aplicado al objeto de estudio para obtener propias conclusiones.

 Entrevistas.

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un fin determinado). Las entrevistas pueden ser de tipo científicas, cuya intención es promover la investigación sobre algún tema relacionado con la ciencia y que supone la obtención de información en torno a la labor de un individuo o grupo para poder influir sobre las opiniones y sentimientos que las personas a la que vaya dirigida la entrevista tenga sobre ese tema. La entrevista será dirigida al gerente general de la empresa

De igual manera se puede utilizar esta herramienta para con el directivo o empleados que nos faciliten información elaborada a base de preguntas sobre que técnicas de mejoramiento en el proceso administrativo serían las más apropiadas para mejorar las actividades de control interno y externo de la organización.

 Encuestas.

Es una técnica de recogida de datos mediante la aplicación de un cuestionario a una muestra de individuos. A través de las encuestas se pueden conocer las opiniones, las actitudes y los comportamientos de los ciudadanos.

Se utiliza este instrumento para aplicar a 20 empleados de la empresa, cuya finalidad es que se proporcione información de gran importancia lo cual facilita la tarea más clara y eficaz de los componentes que intervienen en el tema de investigación propuesto sobre Control Administrativo para el mejoramiento de los procesos internos en la empresa “Su Libro” S.A y la armonía en el personal de la organización antes mencionada.

Instrumentos de Diagnóstico

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conocimientos y experiencias de los problemas administrativos que se presentan día a día en la empresa en la cual laboran. En los siguientes párrafos, se muestra una rápida descripción de algunos de estos instrumentos:

 Cuestionario

Cuestionario es un conjunto de preguntas que se confecciona para obtener información con algún objetivo en concreto. Existen numerosos estilos y formatos de cuestionarios, de acuerdo a la finalidad específica de cada uno. Por lo tanto, este instrumento nos facilitaría mucho el trabajo no solo en la investigación, sino que al directivo que manejara el grupo de empleados, ya que se elaboraría un grupo de preguntas en las cuales se mencionen los posibles principales problemas de índole administrativo que se notan a simple vista en la organización.

Población y muestra de resultados.

Población.

La población está constituida por 20 representantes de empleados y directivos de la empresa “Su Libro” S.A ubicada en la parroquia Camilo Ponce del Cantón Babahoyo, Provincia Los Ríos.

Muestra.

Debido a que la población es pequeña no se calcula muestra de la población.

Resultados del diagnóstico de la situación actual.

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30

Dentro de la empresa se evidencian problemas como conflictos laborales, mal desempeño por parte de los empleados, escasas capacitaciones entre otros aspectos.

Existe disgusto de los empleados al no encontrar maneras de mejorar y desenvolverse mejor en el área a la cual les fue asignada así como también se desconocen maneras por parte de la gerencia de optimizar mejor al talento humano que trabaja en la empresa; estos problemas traen consigo varios conflictos y estos a su vez perjudican la imagen y reputación de la compañía, lo que repercute en la manera en cómo los clientes ven a la empresa y sus opciones de elección a la hora de adquirir productos escolares, útiles de oficina y papelería en general.

Los escasos controles afectarían el desenvolvimiento del personal, lo que su vez incide en la satisfacción de los clientes ya que preferirían a alguna otra compañía de la competencia que a ellos mismos con lo cual esto acarrea pérdidas monetarias para la empresa y sus propietarios en general dando como esto un declive en el proceso de crecimiento de la empresa y probablemente disminución de la misma o posible disolución de Su Libro S.A. en el mercado en futuros años.

Análisis e interpretación de datos

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31 5%

80% 10%

5%

Conoce si existen Controles en la empresa

si

No

desconozco

Tal vez

1.- ¿Existen controles implementados para los procesos en el área Control Administrativo de la organización?

Tabla1: Manuales para Control Interno

Alternativas Número %

Si 1 5

No 16 80

Desconozco 2 10

Tal vez 1 5

Total 20 100

Fuente: Personal Empresa “Su Libro” S.A

Elaborado Por: Ronnie Villanueva Villamar

Grafico 1: Manuales o Controles en la Empresa

Interpretación de los Resultados

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32

2.- ¿Considera necesario el desarrollo de un manual de control administrativo interno para la empresa?

Tabla2: Desarrollo de Manual Control Administrativo

Si 18 90

No 1 5

Tal vez 1 5

Total 20 100

Grafico 2: Implementar Manual Interno

(44)

33 75% 25%

Controles de Desempeño

No

Si

Tal vez

3.- ¿Conoce usted si hay controles para medir el cumplimiento de su rol o desempeño?

Tabla 3: Controles para medir cumplimiento de desempeño

No 15 75

Si 5 25

Tal vez 0 0

Total 20 100

Grafico 3: Medir controles de desempeño

(45)

34 90% 5% _5%

Mejor manejo de informacion de control Administrativo

Si No Tal vez

4.- ¿Considera que el establecimiento de controles le permitirá a la empresa un mejor manejo de la información administrativa y un mejor funcionamiento general?

Tabla 4: Establecer Controles para manejo de la Empresa

Si 18 90

No 1 5

Tal vez 1 5

Total 20 100

Grafico 4: Medir controles de desempeño

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35 85% 5% 10%

Relaciones Interpersonales

Si

No

Tal vez

5.- ¿Considera usted que la implementación de estos controles administrativos mejoraría las relaciones interpersonales entre los miembros de la organización?

Tabla 5; Implementar controles mejorar relaciones interpersonales

Alternativas Número %

Si 17 85

No 1 5

Tal vez 2 10

Total 20 100

Grafico 5: Relaciones Interpersonales

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36 80% 10% 10%

Tipos de controles

No conoce

Indicadores

Reportes

6.- ¿Qué tipos de controles existen para medir el cumplimiento de su rol o desempeño?

Tabla 6; Tipos de controles para medir desempeño

Alternativas Número %

Reportes 2 10

Indicadores 2 10

No conoce 16 80

Total 20 100

Grafico 6: Tipos de controles medir desempeño laboral

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37 90%

5% 5%

Frecuencia de Capacitaciones

De manera Constante

Cada cierto tiempo

No brinda

7.- ¿Brinda capacitaciones la empresa y con qué frecuencia?

Tabla 7; Brinda capacitaciones la empresa

Alternativas Frecuencia Número %

De manera constante 1 vez al mes 1 5

Cada cierto tiempo 1 vez al año 18 90

No brinda capacitaciones Nunca 1 5

Total 20 100

Grafico 7: Frecuencia de capacitaciones al personal

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38 5%

80% 10%

5%

Conoce si existen Manuales en la empresa

si

No

desconozco

Tal vez

8.- ¿Existen manuales para los procesos en el área Control Administrativo de la organización?

Tabla 8: Manuales para Control Administrativo

Si 1 5

No 16 80

Desconozco 2 10

Tal vez 1 5

Total 20 100

Grafico 8: Manuales para Control Administrativo

(50)

39

9.- ¿Con qué frecuencia se deben realizar las actualizaciones a los procesos administrativos?

Tabla 9: Frecuencia de Actualización

Cada 6 meses 1 5

Cada año 2 10

Cada 3 años 16 80

Cada 5 años 1 5

Total 20 100

Grafico 9: Frecuencia de Actualización

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40

10.- ¿Se debe ejercer una corrección de falla y errores en los procesos administrativos?

Tabla Corrección de Fallas y Errores

Si 16 80

No 1 5

Desconozco 2 10

Tal vez 1 5

Total 20 100

Grafico 10: Corrección de Fallas y Errores

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41

11.- La aplicación de la corrección de fallas y errores debe aplicarse en forma lenta o rápida para obtener mejores resultados,

Tabla Corrección de Fallas y Errores

Lenta 1 5

Rápida 16 80

Desconozco 2 10

Tal vez 1 5

Total 20 100

Grafico 11: Corrección de Fallas y Errores

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Entrevistas:

La entrevista se la realizó al gerente de la compañía Su Libro S.A.

 ¿Cree que el rendimiento actual de la empresa se encuentra dentro de los estándares óptimos?

No actualmente la empresa se encuentra por debajo del rendimiento previsto.

 ¿Considera que la implementación de un manual de control administrativo ayudará a solventar las deficiencias que tiene actualmente la empresa?

Si ayudará en gran medida a la resolución de problemas que tiene la empresa Su Libro S.A.

 ¿Tenía conocimiento acerca de un manual de control administrativo ya implementado en la empresa?

Nunca se ha contado con la ayuda de un manual de control administrativo en la empresa.

 ¿Cree que el personal de la empresa debería estar mejor calificado o capacitado?

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Conclusiones del estudio

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Capítulo 3. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA

Tema:

CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA “SU LIBRO” S.A DE LA CIUDAD DE BABAHOYO PROVINCIA DE

LOS RIOS.

Objetivo:

Incrementar el nivel de desempeño laboral en la empresa Su Libro S.A. hasta en un mínimo del 80% ya que actualmente el desempeño laboral de esta misma se encuentra en un 40%

Elementos que constituyen la propuesta:

 Introducción

 Importancia

 Justificación

 Alcances y Limitaciones

 Responsabilidades y funciones por cargo

 Procesos

 Indicadores de Gestión

 Monitoreo

o Evaluación

o Análisis de resultados

 Retroalimentación

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45

Explicación de la propuesta en la contribución a solucionar las insuficiencias identificadas en el diagnóstico.

Con el diseño de la propuesta se contará con un documento cuya aplicación podrá generar un incremento en el desempeño del área de administración de recursos humanos ya que esta es una parte fundamental de toda empresa para garantizar su correcto funcionamiento, crecimiento, cumplimiento de objetivos y metas.

Con este manual de control administrativo la empresa Su Libro S.A. tendrá una herramienta de control del talento humano que le permita:

 Asignar de manera correcta cada uno de los perfiles laborales de acuerdo a un lugar en que el empleado se desenvuelva de manera correcta

 Mejorar la manera en que los trabajadores de la empresa cumplen y desempeñan su rol dentro de la empresa.

 Brindarles a los empleados capacitaciones, charlas, crecimiento y experiencia en su perfil a nivel profesional y sobre todo el conocimiento de todas sus funciones dentro de la empresa.

 Evaluar de manera adecuada a cada uno de los empleados que laboran dentro de ella con controles cada cierto tiempo para medir el nivel de progreso que se tiene en la empresa y el nivel de satisfacción general dentro de la misma

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Aplicación práctica parcial o total de la propuesta.

INTRODUCCION

El presente documento de apoyo para la empresa surge por la gran necesidad de facilitar a los usuarios dentro y fuera de la localidad una herramienta que facilite al acceso a la información relacionada al control administrativo de la Empresa “Su Libro” S, A.

Toda organización, constituye un sistema que está dividido en subsistemas que generalmente son los departamentos que incluye la empresa en su organigrama estructural, que en grupo forman el conglomerado de la organización en mención. Una Empresa de estas características siempre orientada a la satisfacción del cliente que es su principal objetivo. La Empresa “Su Libro”, es uno de los principales lugares de distribución y ventas de útiles escolares y accesorios de oficina. Por lo cual es importante que cada uno de sus departamentos trabaje coordinadamente y establezcan la mejor forma de prestar sus servicios, contando con una planificación y organización bien estructurada que mantenga los procesos administrativos controlados y efectivos.

La planificación, organización, dirección y control es importante para cualquier tipo de empresa ya que es la base del éxito corporativo, actualmente existe ausencia de estas herramientas gerenciales dentro de algunas empresas de este tipo, es por ello que se crea un conflicto a nivel estructural que no puede garantizar la medición de la efectividad de sus procesos administrativos.

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todos aquellos procesos que se realizan, conocer las fortalezas y debilidades de la misma, con el propósito de proponer un sistema para mejorar el control administrativo de este mismo.

La propuesta de diseño de un Control Administrativo para la empresa en estudio tiene como objetivo proporcionar una herramienta que permita mejorar la eficiencia en las operaciones por medio de la aplicación de indicadores de gestión a los procesos, garantizando así el cumplimiento de los objetivos de la misma.

El Sistema de Gestión de Calidad que se diseña en este proyecto se ha de ajustar a los objetivos que persigue el área que lo aplique, en este documento se muestra la aplicación en la Administración del talento humano, como punto de partida para las demás áreas.

IMPORTANCIA

El presente proyecto se considera de suma importancia para la librería “Su Libro” de la ciudad de Babahoyo, por los beneficios que la misma puede obtener con la implementación del sistema de control administrativo, tales como:

 El sistema de control administrativo proporciona detalles de resultados en formatos estandarizados y de fácil manejo, bajo indicadores establecidos para determinar posibles desviaciones de las metas u objetivos que se implantaron, permitiendo de esta forma, establecer un sistema de medición de eficiencia en las diferentes actividades de cada departamento y principalmente en el de Talento Humano que es el eje principal del funcionamiento de la empresa.

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provocan atrasos en el proceso de información; este proporciona la información necesaria dependiendo del nivel al que esta vaya dirigida, y aumentando la eficiencia de las actividades.

 Al plantear el control administrativo como un sistema, se logra la continua interrelación y mejor flujo de información entre los diferentes departamentos desde el administrativo hacia los demás, permitiendo la participación de todos los empleados en el mejoramiento de los servicios.

 El sistema de control administrativo facilita la implantación de medidas tendientes a proteger y controlar el uso de los bienes y recursos con los que cuenta la librería, obteniendo como resultado, la optimización de los mismos.

 Por último, el sistema de control administrativo proporcionara métodos, herramientas y procesos definidos para medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa y registros que faciliten su manejo.

JUSTIFICACIÓN

Se justifica la creación de una propuesta de un sistema de Control administrativo para el manejo de los recursos y mejoramiento de los servicios en las diferentes áreas de la librería “Su Libro” de la ciudad de Babahoyo, Provincia de los Ríos, por las siguientes necesidades básicas:

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 Falta de un sistema de Información estándar que procese los datos y resultados, tanto del área administrativa como de los demás departamentos, en información clara y precisa según los requerimientos de cada sección de la empresa.

 Falta de un sistema administrativo que integre los objetivos de cada departamento, buscando el control de la ejecución de sus actividades, del costo de tales actividades, la seguridad de los bienes y los recursos involucrados, y de las necesidades de información para la toma de decisiones. Además, se justifica por presentar las siguientes oportunidades:

 La empresa “Su Libro”, tiene la oportunidad de ser más competitiva, ya que podrá cumplir con las necesidades demandadas por los clientes en forma eficaz y eficiente, a través de la identificación de sus procesos claves, que ayudan a que sus actividades sean más rápidas y en consecuencia se brinde mayor satisfacción en la prestación de los servicios de la misma.

 Un sistema de control administrativo como el que se diseñará puede servir de base para que otras empresas puedan adaptar sistemas similares mejorando así la competitividad que posee la librería “Su Libro” actualmente dentro del ámbito local y provincial.

ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES

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satisfacción de los clientes, tanto internos como externos, en cuanto a la calidad de los servicios brindados.

 Este trabajo comprende desde la definición de los requerimientos del Sistema de control administrativo para la librería, seguido del Diseño del sistema que se implementará y las evaluaciones de este proyecto.

 El sistema de Información que se propondrá, incluye los procedimientos, recursos, y lineamientos para la implementación del sistema, esto podrá servir para que posteriormente en otra institución o empresa la puedan utilizar como referencia.

 El plan de implementación incluye únicamente los módulos que se utilizarán en la librería, especialmente en la parte administrativa para el personal que labora en estos lineamientos para la satisfacción del cliente.

 Una vez implementado el sistema, únicamente se plantearán los lineamientos generales de cómo ejecutar los procesos de control interno dentro de la organización, y su beneficio en la parte administrativa.

LIMITACIONES

 Cualquier propuesta que indique alguna modificación a la estructura organizativa, métodos y procesos en la librería estará sujeta a la normativa legal y las políticas propias de la empresa.

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Responsabilidades y funciones por cargo

 Gerente General

Objetivo principal: El crecimiento de la empresa por medio de una correcta administración.

Perfil necesario: Titulo de tercer nivel en estudios relacionados con contabilidad, comercio o administración además de experiencia previa en estos cargos.

Funciones principales: Controlar el uso de los activos en la empresa y el rendimiento de los trabajadores, organizar y planificar las metas, objetivos de la empresa a corto, mediano y largo plazo, supervisión del contrato del personal adecuado además de sus responsabilidades como supervisor, responsabilidades por decisiones, contactos y representación de la empresa donde se enmarca bancos instituciones públicas o privadas, planeación e intermediación de la publicidad que se va a realizar para la empresa.

 Contador

Objetivo principal: Es el encargado de manejo e interpretación de toda la contabilidad de la empresa

Perfil necesario: Titulo de tercer nivel en el área de contador, experiencia en cargos similares previos y conocimientos de las tributaciones

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cobranzas a fin de evitar la mora por parte de los adquisidores, registrar de acuerdo a las normativas contables de la empresa para poder publicar estos resultados a los accionistas, inversores o proveedores, Realizar los roles de pago a todos los empleados de la empresa con la supervisión del gerente, realizar la elaboración de los registros de las contribuciones realizadas al IESS y demás aportes públicos, es el encargado de hacer los pedidos de productos previa aprobación del gerente general.

 Cajero

Objetivo principal: Recibo y entrega de dinero en efectivo, cheques, depósitos bancarios u otro tipo de documentos

Perfil necesario: Conocimiento de contabilidad y manejo tributario básico, disponibilidad de trabajar bajo presión y manejo básico o intermedio de programas informáticos y computación en general.

Funciones principales: Realizar arqueos de caja, sellar recibos de ingreso mediante caja u otros documentos, receptar abonos y respectivas cancelaciones de pagos así como el respectivo archivamiento e ingreso de los documentos de cobranza en el sistema, realizar arqueos de caja e informar los movimientos diarios a su superior al final de cada día.

 Vendedor

Objetivo principal: Establecer una buena conexión entre los clientes y la empresa

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Funciones principales: Contribuir de manera activa a la solución de problemas, coordinación con el resto del personal dentro de la empresa para brindar un servicio oportuno y de calidad, dar asesoría a los clientes sobre los productos, ofertas y servicios que ofrece la compañía actualmente, responsabilidad por el inventario en el caso de que haya perdidas de formas injustificables, conocimiento del estado y stock de todos los productos o servicios que se encuentren en vigencia, realizar el pedido de los clientes y llenarlos de manera óptima, llevar el manejo y relación del feedback del cliente con la empresa después de la realización de la venta.

 Bodeguero

Objetivo principal: Es el encargado principal del stock que entra o sale de bodega

Perfil necesario: Conocimientos básicos de administración y contabilidad, trabajar bajo presión