Tema:
CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA “SU LIBRO” S.A DE LA CIUDAD DE BABAHOYO PROVINCIA DE
LOS RIOS.
Objetivo:
Incrementar el nivel de desempeño laboral en la empresa Su Libro S.A. hasta en un mínimo del 80% ya que actualmente el desempeño laboral de esta misma se encuentra en un 40%
Elementos que constituyen la propuesta:
Introducción
Importancia
Justificación
Alcances y Limitaciones
Responsabilidades y funciones por cargo
Procesos Indicadores de Gestión Monitoreo o Evaluación o Análisis de resultados Retroalimentación Mejoras
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Explicación de la propuesta en la contribución a solucionar las insuficiencias identificadas en el diagnóstico.
Con el diseño de la propuesta se contará con un documento cuya aplicación podrá generar un incremento en el desempeño del área de administración de recursos humanos ya que esta es una parte fundamental de toda empresa para garantizar su correcto funcionamiento, crecimiento, cumplimiento de objetivos y metas.
Con este manual de control administrativo la empresa Su Libro S.A. tendrá una herramienta de control del talento humano que le permita:
Asignar de manera correcta cada uno de los perfiles laborales de acuerdo a un lugar en que el empleado se desenvuelva de manera correcta
Mejorar la manera en que los trabajadores de la empresa cumplen y desempeñan su rol dentro de la empresa.
Brindarles a los empleados capacitaciones, charlas, crecimiento y experiencia en su perfil a nivel profesional y sobre todo el conocimiento de todas sus funciones dentro de la empresa.
Evaluar de manera adecuada a cada uno de los empleados que laboran dentro de ella con controles cada cierto tiempo para medir el nivel de progreso que se tiene en la empresa y el nivel de satisfacción general dentro de la misma
Mejorar y optimizar las áreas dentro de las cuales se tienen ubicados a los empleados para poder generar un buen ambiente de trabajo y poder incrementar de esta manera el desempeño de estos mismos en la empresa.
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Aplicación práctica parcial o total de la propuesta.
INTRODUCCION
El presente documento de apoyo para la empresa surge por la gran necesidad de facilitar a los usuarios dentro y fuera de la localidad una herramienta que facilite al acceso a la información relacionada al control administrativo de la Empresa “Su Libro” S, A.
Toda organización, constituye un sistema que está dividido en subsistemas que generalmente son los departamentos que incluye la empresa en su organigrama estructural, que en grupo forman el conglomerado de la organización en mención. Una Empresa de estas características siempre orientada a la satisfacción del cliente que es su principal objetivo. La Empresa “Su Libro”, es uno de los principales lugares de distribución y ventas de útiles escolares y accesorios de oficina. Por lo cual es importante que cada uno de sus departamentos trabaje coordinadamente y establezcan la mejor forma de prestar sus servicios, contando con una planificación y organización bien estructurada que mantenga los procesos administrativos controlados y efectivos.
La planificación, organización, dirección y control es importante para cualquier tipo de empresa ya que es la base del éxito corporativo, actualmente existe ausencia de estas herramientas gerenciales dentro de algunas empresas de este tipo, es por ello que se crea un conflicto a nivel estructural que no puede garantizar la medición de la efectividad de sus procesos administrativos.
El presente documento, pretende enfocarse en una propuesta de un sistema de Control Administrativo que mejore los recursos y distribución de servicios en las diferentes departamentos de la empresa “Su Libro” de la ciudad de Babahoyo, enfocando su aplicación en el área de Administración del talento humano, haciendo para ello un diagnóstico de la situación actual de la librería para conocer
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todos aquellos procesos que se realizan, conocer las fortalezas y debilidades de la misma, con el propósito de proponer un sistema para mejorar el control administrativo de este mismo.
La propuesta de diseño de un Control Administrativo para la empresa en estudio tiene como objetivo proporcionar una herramienta que permita mejorar la eficiencia en las operaciones por medio de la aplicación de indicadores de gestión a los procesos, garantizando así el cumplimiento de los objetivos de la misma.
El Sistema de Gestión de Calidad que se diseña en este proyecto se ha de ajustar a los objetivos que persigue el área que lo aplique, en este documento se muestra la aplicación en la Administración del talento humano, como punto de partida para las demás áreas.
IMPORTANCIA
El presente proyecto se considera de suma importancia para la librería “Su Libro” de la ciudad de Babahoyo, por los beneficios que la misma puede obtener con la implementación del sistema de control administrativo, tales como:
El sistema de control administrativo proporciona detalles de resultados en formatos estandarizados y de fácil manejo, bajo indicadores establecidos para determinar posibles desviaciones de las metas u objetivos que se implantaron, permitiendo de esta forma, establecer un sistema de medición de eficiencia en las diferentes actividades de cada departamento y principalmente en el de Talento Humano que es el eje principal del funcionamiento de la empresa.
Al obtener un mejor control y estandarización de la información a través de un sistema de control administrativo, se obtiene un completo registro y eficiente manejo de los documentos críticos y que generalmente
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provocan atrasos en el proceso de información; este proporciona la información necesaria dependiendo del nivel al que esta vaya dirigida, y aumentando la eficiencia de las actividades.
Al plantear el control administrativo como un sistema, se logra la continua interrelación y mejor flujo de información entre los diferentes departamentos desde el administrativo hacia los demás, permitiendo la participación de todos los empleados en el mejoramiento de los servicios.
El sistema de control administrativo facilita la implantación de medidas tendientes a proteger y controlar el uso de los bienes y recursos con los que cuenta la librería, obteniendo como resultado, la optimización de los mismos.
Por último, el sistema de control administrativo proporcionara métodos, herramientas y procesos definidos para medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa y registros que faciliten su manejo.
JUSTIFICACIÓN
Se justifica la creación de una propuesta de un sistema de Control administrativo para el manejo de los recursos y mejoramiento de los servicios en las diferentes áreas de la librería “Su Libro” de la ciudad de Babahoyo, Provincia de los Ríos, por las siguientes necesidades básicas:
Falta de un sistema que integre a todas las áreas administrativas y departamentos de la librería que ayude a concretar sus objetivos por medio de actividades debidamente organizadas, planeadas, y controladas.
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Falta de un sistema de Información estándar que procese los datos y resultados, tanto del área administrativa como de los demás departamentos, en información clara y precisa según los requerimientos de cada sección de la empresa.
Falta de un sistema administrativo que integre los objetivos de cada departamento, buscando el control de la ejecución de sus actividades, del costo de tales actividades, la seguridad de los bienes y los recursos involucrados, y de las necesidades de información para la toma de decisiones. Además, se justifica por presentar las siguientes oportunidades:
La empresa “Su Libro”, tiene la oportunidad de ser más competitiva, ya que podrá cumplir con las necesidades demandadas por los clientes en forma eficaz y eficiente, a través de la identificación de sus procesos claves, que ayudan a que sus actividades sean más rápidas y en consecuencia se brinde mayor satisfacción en la prestación de los servicios de la misma.
Un sistema de control administrativo como el que se diseñará puede servir de base para que otras empresas puedan adaptar sistemas similares mejorando así la competitividad que posee la librería “Su Libro” actualmente dentro del ámbito local y provincial.
ALCANCES Y LIMITACIONES
ALCANCES
El sistema de control administrativo que se desarrolla comprende el Control Administrativo de la Librería “Su Libro”, incluyendo todos aquellos departamentos, y procesos que tengan una incidencia directa con la
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satisfacción de los clientes, tanto internos como externos, en cuanto a la calidad de los servicios brindados.
Este trabajo comprende desde la definición de los requerimientos del Sistema de control administrativo para la librería, seguido del Diseño del sistema que se implementará y las evaluaciones de este proyecto.
El sistema de Información que se propondrá, incluye los procedimientos, recursos, y lineamientos para la implementación del sistema, esto podrá servir para que posteriormente en otra institución o empresa la puedan utilizar como referencia.
El plan de implementación incluye únicamente los módulos que se utilizarán en la librería, especialmente en la parte administrativa para el personal que labora en estos lineamientos para la satisfacción del cliente.
Una vez implementado el sistema, únicamente se plantearán los lineamientos generales de cómo ejecutar los procesos de control interno dentro de la organización, y su beneficio en la parte administrativa.
LIMITACIONES
Cualquier propuesta que indique alguna modificación a la estructura organizativa, métodos y procesos en la librería estará sujeta a la normativa legal y las políticas propias de la empresa.
Podría existir ciertas deficiencias al inicio de la implementación del sistema sino son capacitados adecuadamente el personal que manejara este sistema propuesto, y en todos los departamentos que tiene interrelación directa con el departamento de Control administrativo.
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Responsabilidades y funciones por cargo
Gerente General
Objetivo principal: El crecimiento de la empresa por medio de una correcta administración.
Perfil necesario: Titulo de tercer nivel en estudios relacionados con contabilidad, comercio o administración además de experiencia previa en estos cargos.
Funciones principales: Controlar el uso de los activos en la empresa y el rendimiento de los trabajadores, organizar y planificar las metas, objetivos de la empresa a corto, mediano y largo plazo, supervisión del contrato del personal adecuado además de sus responsabilidades como supervisor, responsabilidades por decisiones, contactos y representación de la empresa donde se enmarca bancos instituciones públicas o privadas, planeación e intermediación de la publicidad que se va a realizar para la empresa.
Contador
Objetivo principal: Es el encargado de manejo e interpretación de toda la contabilidad de la empresa
Perfil necesario: Titulo de tercer nivel en el área de contador, experiencia en cargos similares previos y conocimientos de las tributaciones
Funciones principales: Llevar el registro contable de manera actualizada y organizada de la empresa para proveer los informes correspondientes ya sea para la gerencia o personas terceras, realizar los diferentes tipos de
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cobranzas a fin de evitar la mora por parte de los adquisidores, registrar de acuerdo a las normativas contables de la empresa para poder publicar estos resultados a los accionistas, inversores o proveedores, Realizar los roles de pago a todos los empleados de la empresa con la supervisión del gerente, realizar la elaboración de los registros de las contribuciones realizadas al IESS y demás aportes públicos, es el encargado de hacer los pedidos de productos previa aprobación del gerente general.
Cajero
Objetivo principal: Recibo y entrega de dinero en efectivo, cheques, depósitos bancarios u otro tipo de documentos
Perfil necesario: Conocimiento de contabilidad y manejo tributario básico, disponibilidad de trabajar bajo presión y manejo básico o intermedio de programas informáticos y computación en general.
Funciones principales: Realizar arqueos de caja, sellar recibos de ingreso mediante caja u otros documentos, receptar abonos y respectivas cancelaciones de pagos así como el respectivo archivamiento e ingreso de los documentos de cobranza en el sistema, realizar arqueos de caja e informar los movimientos diarios a su superior al final de cada día.
Vendedor
Objetivo principal: Establecer una buena conexión entre los clientes y la empresa
Perfil necesario: Buena presencia, conocimiento en atención al cliente, experiencia en ventas
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Funciones principales: Contribuir de manera activa a la solución de problemas, coordinación con el resto del personal dentro de la empresa para brindar un servicio oportuno y de calidad, dar asesoría a los clientes sobre los productos, ofertas y servicios que ofrece la compañía actualmente, responsabilidad por el inventario en el caso de que haya perdidas de formas injustificables, conocimiento del estado y stock de todos los productos o servicios que se encuentren en vigencia, realizar el pedido de los clientes y llenarlos de manera óptima, llevar el manejo y relación del feedback del cliente con la empresa después de la realización de la venta.
Bodeguero
Objetivo principal: Es el encargado principal del stock que entra o sale de bodega
Perfil necesario: Conocimientos básicos de administración y contabilidad, trabajar bajo presión
Funciones principales: Revisión de los productos de bodega, el control de la rotación de los productos en bodega, así como el de verificar los productos que ingresan a la bodega para asegurar una calidad óptima de estos mismos, reporte y listado oportuno a los superiores sobre el estado del stock que hay actualmente en la empresa, junto con el contador es el encargado de recibir el stock.
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Procesos
Proceso de evaluación:
Objetivo: Analizar el crecimiento y rendimiento de los empleados dentro de la empresa
Responsable: Gerente y auditores externos
Desarrollo:
En este proceso se medirá el desempeño de los trabajadores que actualmente se encuentran en la empresa dichas evaluaciones serán realizadas por parte del gerente que será el responsable de contratar una compañía de auditoria externa ya que si se le llegase a asignar esta tarea a algún miembro del equipo que se encuentra dentro de la empresa esta misma no tendrá un resultado objetivo y esta persona asignada no tendrá la experiencia o capacitación profesional necesaria además de restar tiempo en sus obligaciones habituales dentro de la empresa, tomando como base el rendimiento actual de la compañía este es un proceso muy importante dentro de la empresa ya que con el cual se busca mitigar los riesgos que se enfrenta la empresa en el cumplimiento de objetivos, evaluando la eficiencia y eficacia de las operaciones se deberá realizar auditorías internas en intervalos de tiempo de 1 año en cada área en que los empleados trabajan actualmente en la empresa (gerente, contador, cajero, personal de ventas y bodeguero), cada área se evaluará en un día distinto para así no incomodar de manera drástica las labores diarias que se realizan en la empresa
Auditorías al personal: Entre los resultados del proceso de auditoria se busca de sobremanera el progreso de los empleados en el cumplimiento de las normativas generales de la empresa tales como el cumplimiento en los horarios de trabajo, cuidado y optimización de su área de trabajo, buenas relaciones interpersonales
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dentro de la compañía, cumplimiento debido con el programa de información y capacitación de los reglamentos implementados y actualización general de conocimientos en el área que se desempeña cada miembro de la empresa.
Gerente: Sus principales valores a revisar y analizar serán su capacidad de liderazgo en el manejo y dirección de la empresa en situaciones de presión, el crecimiento y avances de relaciones a nivel empresarial con otras empresas, actualización de estudios y mejoramiento, la capacidad comunicativa y de relación con su equipo de trabajo.
Contador: Los valores principales a revisar serán los de la correcta actualización de conocimientos sobre los manejos de contabilidad y manejo tributario, asesoramiento de manera correcta con el gerente para una toma de decisiones correcta.
Cajero: Sus valores importantes a revisar serán los de actualización de información y buen manejo de programas informáticos y el cumplimiento de sus actividades de actualización en conocimientos.
Personal de ventas: Entre sus valores a revisar se determinan el buen seguimiento y fidelización de los clientes habituales de la empresa así como de los potenciales clientes, actualización en áreas de atención los clientes y ventas.
Bodeguero: Sus principales valores importantes a revisar serán el buen control y manejo de la información en respecto a los productos que se encuentran en bodega para así poder brindar una respuesta rápida y segura de los productos que se encuentran actualmente en existencia
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Indicador:
100% de los empleados son evaluados de acuerdo a sus responsabilidades.
Procesos de análisis y socialización de los resultados:
Objetivo: El objetivo del proceso de análisis y socialización de los resultados es manejar la información de resultados de la auditoria y verificar los progresos de los trabajadores
Responsable: El encargado será el gerente general de la empresa
Desarrollo: Después de cada evaluación realizada por el auditor externo se realizará una tabla de comparaciones y desempeño laboral en la que se mostrará tanto el crecimiento o disminución del desempeño laboral y cumplimiento de normas, que se han obtenido en el transcurso del año los resultados serán publicados mediante memos a cada uno de los empleados y de manera general en una reunión oficial realizada por el gerente general, para el planeamiento de nuevas estrategias de mejoras de ser necesarias y la socialización de estas mismas.
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Proceso de atención a las inconformidades
Objetivo: Buscar una solución a los problemas encontrados durante la evaluación del personal
Responsable: Gerente general y auditores externos
Desarrollo: Una vez finalizado el proceso de auditorías que se lleva a cabo dentro de la empresa y socializados los resultados se enfocarán en los problemas e inconvenientes encontradas en estas evaluaciones, lo que dará paso al proceso de capacitación de ser necesario o de actualización del personal con mejores requerimientos y funciones para la empresa luego de la semana de haber hecho público los resultados con el personal el gerente con ayuda y asesoría del auditor y contador de la empresa se realizará un plan de mejoramiento para los inconvenientes encontrados desde la falta de capacitación que de ser necesario se enviará al empleado a respectivas charlas en actualización de conocimientos, de encontrarse malos rendimientos por parte del equipo en oficinas o instalaciones se buscará mejorar estas falencias en un periodo acordado de 1 mes.
Indicador: Mejoras a realizar en las inconformidades encontradas en un periodo de un mes luego de haber planificado sus métodos de mejoras se planea encontrar una mejora en un 80% en cuanto al problema actual.
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Indicadores de gestión:
La empresa SU LIBRO S.A. establece indicadores de gestión para el control interno de sus actividades, los mismos que son establecidos de acuerdo a las necesidades de control evidenciadas en la investigación.
Estos indicadores permitirán al personal saber sobre qué base se los controla, y al administrador tener una guía para el control.
Matriz de indicadores
INDICADORES Objetivo Frecuencia de
revisión Medios de Verificación Desempeño laboral general Mínimo el 90% de cumplimiento
Mensual Informe jefe inmediato Ventas Mínimo el 90% de cumplimiento Mensual Facturación, informe de ventas Satisfacción del cliente Mínimo el 90% de cumplimiento Mensual Resultados encuestas, quejas Proyectos de mejora 100% de las inconformidades cuentan con un proyecto de mejora Mensual Proyectos existentes Auditorías 100% de las auditorías programadas son realizadas
Semestral Informe auditorias
Gestión del talento humano
100% del personal es monitoreado
Mensual Informe talento humano
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Monitoreo
o Evaluación
Desempeño laboral general
Cómo se evalúa: Este será verificado por la cantidad de metas u objetivos cumplidos dentro del área de trabajo por lo que es importante que conozcan sus objetivos a largo y corto plazo con el fin de saber que se espera de ellos, que tan eficiente es en el trabajo o el área de desempeño, su calidad y productividad de trabajo, acato de las normas y reglas de la empresa, los conocimientos adquiridos en el ámbito de crecimiento laboral ya que es fundamental tener empleados capacitados para alcanzar las metas y objetivos que se establezca la empresa