Universidad Tecnológica Equinoccial
Sistema de Educación Presencial
Carrera de Finanzas y Auditoría C.P.A
Tesis de grado previa la obtención del título de
Ingeniera en Finanzas y Auditoría C.P.A
Tema:
“Implementación de un Sistema Contable en el Colegio Electrónico
Pichincha 2011”
Autora:
Daniela Rocío Coba Lastra
Director de Tesis:
Ing. Harold Muñoz
Certificación de Tutoría
Por medio de la presente certifico, que la Srta. Daniela Rocío Coba Lastra. Ha realizado bajo mi tutoría la Tesis “Implementación de un sistema contable en el Colegio
Electrónico Pichincha 2011”
Cumpliendo los objetivos y lineamientos planteados para la ejecución de la misma, en base a los requisitos que expide la Universidad Tecnológica
Equinoccial, para la obtención del título de Ingeniera en Finanzas, auditoría y C.P.A.
Atentamente:
Ing. Harold Muñoz
Declaración de Autenticidad
La responsabilidad del contenido de la presente tesis de grado, corresponde a su autora:
________________________ Daniela Rocío Coba Lastra
Dedicatoria:
“Dedico esta tesis y toda mi carrera Universitaria primeramente a Dios por
ser quien ha estado en todo momento a mi lado dándome las fuerzas
necesarias para luchar día tras día rompiendo todas aquellas barreras que se
han presentado. A mi padre Rubén Ernesto Coba Alvear y a mi madre
Yolanda Magdalena Lastra Montalvo ya que gracias a ellos soy quien soy
hoy en día,fueron los que me dieron ese cariño y calor humano necesario, son
los que han velado por mi salud, mis estudios, mi educación, alimentación
entre otros, son a ellos a quien les debo todo, horas de consejos, de regaños,
de tristezas y de alegrías de las cuales estoy muy segura que las han hecho
con todo el amor del mundo para formarme como un ser integral y de las
cuales me siento extremadamente orgullosa. Y a su vez a mis hermanas
Yadira y Johanna Coba y a mi hermanito menor Rubén Coba quienes han
estado a mi lado y han compartido todos aquellos secretos que solo entre
hermanos se puede vivir y sobre todo han estado en esos momentos tan
difíciles que hemos pasado y que gracias a la unión que ha existido entre
nosotros estamos hoy en día donde estamos.”
Agradecimiento:
Para poder realizar esta tesis de la mejor manera, fue necesario e
indispensable el apoyo y la ayuda de muchas personas a las cuales quiero
agradecer.
A Dios por ser mi guía siempre, a mis padres por ser las personas quienes me
dieron la vida y han hecho posible este momento.
A mis hermanos y amigos por ayudarme y apoyarme sin condiciones.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial por darme la oportunidad de
realizar mis estudios, y a su vez a mis profesores por brindarme sus
conocimientos.
Y un agradecimiento muy especial a mi Director de tesis Ing. Harold
Muñoz por su dirección, paciencia, entrega y valiosos consejos.
INDICE
CAPITULO I ... 1
INTRODUCCION ... 1
1.1. Planteamiento y Formulación del Problema: ... 2
1.2. Justificación: ... 2
1.3. Objetivos: ... 3
1.4. Hipótesis (Idea a defender): ... 4
1.5. Variables de la investigación: ... 4
1.6. Marco Referencial: ... 5
1.7. Metodología de la Investigación: ... 18
CAPITULO II: ... 22
SITUACIÓN ACTUAL ... 22
2.1. Antecedentes Históricos: ... 22
2.2. Misión del Colegio Electrónico Pichincha ... 23
2.3. Visión del Colegio Electrónico Pichincha ... 23
2.4. Análisis FODA ... 24
2.5. Problemas y Necesidades Detectadas: ... 25
2.6. Priorización de los problemas: ... 26
2.7. Análisis de Causas y Efectos:... 27
2.8. Identificación de áreas críticas del Colegio Electrónico Pichincha: ... 28
2.9. Establecimiento de Necesidades Contables del Colegio Electrónico Pichincha: ... 29
CAPITULO III ... 31
MANEJO OPERATIVO DEL COLEGIO ELECTRÓNICO PICHINCHA ... 31
3.1. Organigramas Colegio Técnico Electrónico Pichincha ... 31
3.2. Funciones del Personal del Colegio Electrónico Pichincha ... 34
3.3. Diagramas de trabajo del Colegio Electrónico Pichincha. ... 46
CAPITULO IV ... 60
PROPUESTA ... 60
4.1. Propuestas de sistemas contables a aplicar ... 60
4.2. Propuesta de implementación del sistema contable fénix en el colegio electrónico pichincha ... 74
4.3. Desarrollo del Sistema Contable Fénix ... 81
4.3.1 Seguridad y Control Interno de Inicio ... 81
4.3.2 Formas de Ingresar a la Aplicación ... 81
4.3.3 Consulta en el Manual ... 82
4.3.5 Consulta de una Empresa ... 84
4.3.6 Para ingresar a la empresa... 85
4.3.7 Instalar el Manual ... 86
4.3.8 Lista de Matriculas ... 87
4.3.9 Definir las zonas ... 87
4.3.10 Actividad Económica... 87
4.3.11 Terceros... 88
4.3.12 Caja Bancos ... 88
4.3.13 Concepto de Retención ... 89
4.3.14 Tipos de Documentos ... 89
4.3.15 Configuración Tributaria ... 89
4.3.16 Movimiento Contable ... 91
4.3.17 Pos ... 93
4.3.18 Periodos... 94
4.3.19 Impresión Bloques ... 95
4.3.20 Consultas y Reportes ... 95
4.3.21 Restricción de Niveles ... 96
4.3.22 Copia de Seguridad ... 96
4.3.23 Restaurar Archivos ... 97
4.3.24 Diseño de Informes ... 97
4.3.25 Proceso de Interface ... 98
4.3.26 Configuración Periódica ... 98
4.3.27 Modulo Gerencial ... 99
4.3.28 Informe Final del Contador ... 100
4.3.29 Manual de procedimientos ... 100
4.3.30 Personal con Acceso al Sistema Contable por niveles: ... 102
4.3.31 Objetivos de Colecturía ... 102
4.3.32 Políticas Generales ... 103
4.3.33 Determinación de Flujos de Procesos: ... 106
4.3.34 Elaboración del formato para la evaluación de eficiencia del desempeño en el Área Contable: ... 111
4.4. Ejercicio Práctico: ... 113
CAPITULO V ... 163
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 163
5.1. Conclusiones ... 163
5.2. Recomendaciones ... 164
Bibliografía y Páginas Web:... 165
1
CAPITULO I
INTRODUCCION
En la actualidad las empresas e instituciones requieren estar bien organizadas y poseer sistemas de contabilidad efectivos que les permita controlar las operaciones que realice y obtener información precisa y confiable que les sirva tanto para uso interno como externo, y así les facilite tomar decisiones acertadas que conlleven al logro de las metas organizacionales y alcanzarlas con mayor eficiencia y eficacia y tener un mayor control de sus cuentas y definir todas las características de dichas cuentas.
Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, la información es un recurso importante para las organizaciones y podemos decir que la información contable esta principalmente referida por el patrimonio y sus variaciones.
La ejecución de todo sistema contable computarizado tiene como punto de partida un plan o catalogo de cuentas el cual debe estar estructurado correctamente y adecuados a los requerimientos de la institución educativa, debido a que es a través de este plan que se alimentará este sistema para realizar los respectivos registros contables.
Es así que se presenta la importancia de manejar un correcto sistema contable para que la institución o empresa no se vea perjudicada por malos manejos de todo lo que comprende la institución.
2
1.1. Planteamiento y Formulación del Problema:
La institución educativa durante mucho tiempo no ha tenido un control contable adecuado ni a mantenido políticas de manejo de sus ingresos y tiene poco conocimiento de sus gastos.
Por esta razón puede verse en un futuro en serios problemas contables si no aplica a tiempo un sistema de control mediante el cual pueda observar claramente el correcto uso de los recursos ya que podría presentar pérdidas, podrá presentar incompetencia frente a su sector y esto conllevar al poco crecimiento económico.
Por esta razón se planteó el crear un sistema contable para el Colegio Electrónico Pichincha que le proporcione información veraz en cuanto a Estados Financieros, es decir que les proporcione información de los resultados obtenidos por sus operaciones y de su situación contable.
1.2. Justificación:
La manera que se puede conocer lo que está ocurriendo y lo que ha sucedido en la institución es a través de un proceso de traducción de los hechos con información comprensible, ya que mientras mayor sea su tamaño va a existir mayor complejidad y por ende se hace más difícil, es por eso que se hace necesario tener información comprensible para facilitar la interpretación de datos.
La razón fundamental por la que se quiere implementar un sistema contable es para tener un mejor control interno de la institución educativa; permitiendo diagnosticar, detectar, evitar percances dentro de cada una de las áreas y de esta manera que dicha institución tenga conocimiento de los diferentes movimientos económicos y a su vez sepa administrar correctamente sus recursos.
3 Esta situación hace necesario y obligatorio el generar un flujo de información que circule por cada una de las áreas de la institución informando y dando a conocer los objetivos, políticas, variables que puedan presentarse entre otras que son necesarias para la institución educativa ya que es importante que todos conozcan y tengan en claro lo que es la institución y dónde quiere llegar para todos colaboren y trabajen es esto. El principal sistema de información es el sistema de contabilidad cuya finalidad va depender de los diferentes fines asignados que se vaya a cumplir.
1.3. Objetivos:
1.3.1. Objetivo General
Implementar un sistema contable a fin de mejorar el sistema de control interno institucional.
1.3.2. Objetivos Específicos:
Identificar las áreas críticas de la institución educativa. Establecer las necesidades contables de la institución.
Determinar y establecer responsabilidades del personal contable, administrativo y docente de la institución.
Elaborar un plan de cuentas. Determinar el flujo de procesos.
Elaborar un formato para la evaluar de la eficiencia del personal dentro del área contable.
4
1.4. Hipótesis (Idea a defender):
La implementación de un sistema contable garantizara la eficiencia en el control y la utilización óptima de los recursos del Colegio Electrónico Pichincha.
1.5. Variables de la investigación:
1.5.1. Variables Dependientes:
Organización estructura contable.- El llevar un adecuado control le permite a la institución tener una estructura que le permita ver con claridad los movimientos de dicha institución de una manera clara.
Aplicación de las NEC, NIC.- la aplicación y el cumplimiento de las respectivas normas está en manos de la institución que será la encargada de verificar dicho cumplimiento.
Aplicación de las NIIF.- A partir del año 2012 se deberá ajustar todos los movimientos de la institución a la aplicación de las normas ya mencionadas.
1.5.2. Variables Independientes:
Precios.- El precio también es un factor que no se puede controlar ya que con todas las mediadas que se dan en el mercado este no se da por si solo sino depende de otros factores.
Disposiciones Gubernamentales Educativas.- Estas disposiciones afectan directamente al sector educativo por lo cual la institución se ve directamente relacionada con dichas disposiciones y por lo cual está obligada a cumplir y no depende de la institución el controlar las disposiciones dictadas por el gobierno en el ámbito contable.
5
1.6. Marco Referencial:
1.6.1. Marco Teórico:
Hay textos que definen a la eficiencia y eficacia en la implementación de un sistema de contabilidad depende de su implementación dentro de la empresa.1
Ya que el implementar un sistema contable de una manera correcta es decir con eficiencia y eficacia este puede garantizar la realización correcta del manejo de los recursos de una empresa a si como también la optimización de los recursos.
Es por esta razón que es importante el tener un sistema contable que nos ayude a saber y entender cada uno de los registros, procesos y transacciones que se realizan en la empresa.
Este debe estar hecho con base en los objetivos organizacionales y debe estar ligado con los programas y procedimientos que integran el esquema funcional de la empresa.
Con esto queremos decir que todo parte de una estructura organizacional, un objetivo y por supuesto de las necesidades que se han ido detectando al no disponer de una información veraz que nos proporcione un sistema contable el mismo que será implantado en base a lo ya mencionado anteriormente.
Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa, pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.
Los diseños de sistemas contables para la aplicación de las organizaciones se orientan hacia la necesidad interna que genera la empresa en el mundo moderno, para asegurar el correcto manejo del dinero con seguridad y con registros exactos de las transacciones, pero con el paso del tiempo y la evolución del conocimiento en la utilización de nuevas
1
6 herramientas del control contable , las empresas y demás organismos están adaptándose a los nuevos cambios donde se prioriza la optimización de recursos económicos.2
En el mercado existen muchos modelos, diseños de sistemas contables pero como se ha venido diciendo hay que tomar en cuenta ciertos aspectos para la correcta elección del sistema contable que permita establecer las necesidades de la empresa y a su vez evaluar todos los procesos de dicha empresa para que de esta manera detectar las fallas que existe en dicha empresa.
Entonces, para adaptar la información a nuevos sistemas de contabilidad en grupos organizados, se debe conllevar la utilización de procesos contables en forma confiable y exacta, además utilizar herramientas que ofrece la contabilidad, todo esto con la finalidad de obtener información contable precisa, completa, verificable, y comprensible a los lectores económicos.
La información contable es útil para cualquiera que quiera omitir juicios y tomar decisiones que generen consecuencias económicas , la contabilidad ayuda a la toma de decisiones mostrando cómo y dónde se ha gastado el dinero o se han contraído compromisos, evaluando en desempeño indicando las implicaciones financieras de escoger un plan de otro: además , ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los problemas , las imperfecciones actuales , como hacia las oportunidades futuras3
Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad, es decir, hay que tener un poco de conocimiento de estos sistemas para la correcta aplicación del mismo y de esta manera poder tomar las decisiones correctas en el presente y por ende en un futuro.
Los sistemas de contabilidad han de ser diseñados a partir de los tipos de información que desean los gerentes y otros usuarios. Los contadores estudian las necesidades de estos y crean el sistema contable que mejor se adapte a esas necesidades.
2
Análisis e interpretación de la administración financiera de Acosta Altamirano Jaime 3
7 Aunque algunos sistemas contables resultan complejos en extensión y requieren las habilidades y talentos de mucha gente, su verdadero valor radica en la información que suministra.4
Los sistemas de contabilidad han sido creados para el correcto funcionamiento de empresas, instituciones, etc., es por esto que se los crea en función de las necesidades de las mismas empresas para lo cual toman en cuenta todo aquello que está relacionado con la empresa.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. 4
Las diferentes áreas de cada empresa se correlacionan en un sistema que permita a la empresa desenvolverse en cualquier ámbito y en cada área como se menciono anteriormente con esto se garantiza que la empresa, entidad, institución se encuentre en buen estado y en un buen funcionamiento.
Con el sistema contable podemos proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios.5
El sistema contable es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
4
Econ. Víctor Molina. (1999) Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas 5
8
La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es
fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las negociaciones
mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información
para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos. 5
En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.
Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la información que de necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información legal, financiera y tributaria de la compañía.
La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene
la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los
procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos
empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así
informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas
según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador.6
En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la necesidad de
información por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que
este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos económicos
que ocurren en el negocio. 7
Teniendo en cuenta la relevancia de la contabilidad como herramienta para el desarrollo de una empresa, debemos destacar que la creación de los sistemas contables eficientes surgió de la necesidad de información que los actores que componen la empresa
6
Contabilidad III de Sr. Sergio Wals
7
9 necesitaban. En este sentido, un sistema debe encontrarse estructurado y especialmente diseñado para que sea capaz de clasificar todas las acciones económicas
Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para
llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo
rendimiento económico que implica el constituir una empresa. 7
Dentro de una organización empresarial el sistema de contabilidad se constituye como
una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información
necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de
todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los
directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que
le ayuden a la gestión del negocio.
Estos sistemas se basan en los principios, normas, reglamentaciones y procedimientos
establecidos por la profesión para controlar las operaciones y suministrar información
financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación
de las informaciones administrativas y financieras.
10
1.6.2. Marco Conceptual:
Contabilidad:
Es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad. 8
Organización:
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. 9
Control Interno:
Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos.10
Estructura Organizacional:
La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.11
Sistema de Contabilidad:
Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios,
8
Contabilidad III de Sr. Sergio Wals Fundamentos de Administración Financiera
9
La organización administrativa, tendencias y situación actual, Alberto Palomar Olmeda.
10
Los nuevos conceptos de control interno, Coopers & Lybrand, Editorial Díaz de Santos S.A.
11
11 reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.12
Plan de Cuentas:
Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de
sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas
que realice.13
Costos:
Egresos y Cargos asociados con la adquisición o la producción de los Bienes o la Prestación de los Servicios.14
Finanzas:
Rama de la administración de empresas que se preocupa de la obtención y determinación de los flujos de fondos que requiere la empresa, además de distribuir y administrar esos fondos entre los diversos activos, plazos y fuentes de financiamiento con el objetivo de maximizar el valor económico 15
Estados Financieros:
Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado. Ésta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.16
Auditoría Financiera:
Examen y comprobación de que las operaciones, registros, informes y los estados financieros de una entidad correspondiente.17
12
Fundamentos de Administración Financiera de Gitman Laurense
13
Diccionario de Contabilidad, Eduardo M. Franco Díaz 14
Contabilidad de Costos, Aldo S Torres. 15
Finanzas en Administración, Fred Weston Eugene Brigham, 7ma Edición 16
es.wikipedia.org/wiki/Estados financieros 17
12
Colegio:
Establecimiento de enseñanza. Comunidad de personas que viven en una casa de enseñanza. Sociedad de personas de la misma dignidad o profesión.18
Colecturía:
Ministerio de recaudar algunas rentas, oficina donde se reciben las rentas y se guardan
los papeles relacionados con ellas19
Colector/a:
Recaudador: colector de contribuciones.20
Pensión:
Pago regular de un organismo por una razón determinada21
Matricula:
Lista o registro oficial de personas o entidades, hecho con un fin determinado. En el contexto escolar se aplica al registro de alumnos.22
Sistema Contable:
Los métodos, procedimientos y mecanismos que una entidad utiliza para seguir la huella
de las actividades financieras y resumir estas actividades en una forma útil para quienes
toman las decisiones.23
Sistema de información Contable:
La combinación de personal, registros y procedimientos que utiliza un negocio para
cumplir con su necesidad de información financiera.24
13
Valor:
Relación a la cual se intercambia un producto o servicio; el poder de un producto o un
servicio para demandar, a cambio, otros bienes o servicios. En todos los países, por
cuestión de conveniencia, el dinero se utiliza como un denominador común, medio de
cambio, o medida de valor, de modo que los valores de otros bienes y servicios se
expresen en relación al dinero patrón. El precio difiere del valor en que el primero
representa el valor en términos de dinero; además, una cosa puede tener valor sin que
tenga un precio, por ejemplo, algo a lo que no se le ha fijado precio para la venta. 25
Áreas de Responsabilidad:
Se define como un centro de actividad que desarrolla un conjunto de funciones, al frente
de la cual se encuentra un responsable facultado para desplegar acciones de control
encaminadas a que las tareas asignadas al área se desarrollen de forma eficiente. El área
de responsabilidad constituye la base del esquema de dirección de las empresas, por lo
cual deben estar bien definidas en cada entidad. Una premisa básica para la
determinación de un área de responsabilidad es que su jefe pueda controlar y accionar
sobre los gastos que en la misma se originan y consecuentemente responder por su
comportamiento.26
Ciclo Contable:
La secuencia de procedimientos contables aplicados al registro, clasificación y resumen
de la información contable. El ciclo comienza con el surgimiento de las transacciones
comerciales y concluye con la preparación de los estados financieros. La secuencia de
procedimientos contables, incluyen el registro de las transacciones en el diario, la
mayorización, la preparación de una hoja de trabajo y Estados Financieros, el ajuste y
cierre de las cuentas y la preparación del Balance de Comprobación después del cierre.
En resumen, es el proceso mediante el cual los contadores elaboran los estados
financieros de una entidad para un periodo específico.27
14 Factura:
Comprobante de venta; cuenta detallada que el vendedor entrega al comprador y que
muestra todos los detalles de la venta, por ejemplo, la fecha, nombre del comprador y
del vendedor, número del vendedor, cantidad y descripción de los artículos, precio
unitario, prórrogas, descuentos, si los hubiere, importe total, etc. La factura es en
realidad un documento de entrada original y como quiera que se haya generalizado el
sistema de cuentas, con frecuencia se retiene por el vendedor un duplicado de cada
factura con el fin de preparar el estado de cuenta mensual. Es una solicitud de pago que
le hace el vendedor al comprador. También se le conoce como una cuenta. Contiene la
Relación pormenorizada de las mercancías que se compran o venden. Muestra las
cantidades, precios y condiciones del crédito. Sirve como base para el asiento en los
registros contables del vendedor y del comprador puesto que evidencia la transferencia
de la propiedad de la mercancía.28
Recibo:
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función de control fiscal. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.29
Registro Contable:
Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.30
Procesos:
Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.31
15
Transacción:
Cuando hablamos de transacción estamos hablando de una operación de diverso tipo
que se realiza entre dos o más partes y que supone el intercambiode bienes o servicios a cambio del capital correspondiente. Si bien el término se puede aplicar a muchas
situaciones y ámbitos de la vida cotidiana, normalmente se lo utiliza para señalar
operaciones de tipo económico que implican el uso de capital o dinero para pagar el
costo del bien o servicio adquirido.32
Evaluación:
Valoración de los conocimientos que se da sobre una persona o situación basándose en una evidencia constatable33
Flujo de Procesos:
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.34
Lista de chequeo:
Es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social,
ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital,
datos generales, etc. 35
16
Libros oficiales contables:
Lo s libro s o fic ia le s so n aqu e llo s o blig at or io s d e bida me nt e reg ist rado s, y de be n est ar co nfo r mado s y d ilige nc ia do s e n fo r ma t a l que gara nt ice s u aut ent ic idad e int egr idad.
La s e nt ida des vig ila da s po drán lle var lo s libro s de co nt a bilid ad qu e co ns id ere n nece sar io s para est a ble cer lo s act ivo s, pas ivo s, e l p at r imo nio , lo s ingre so s, lo s ga st o s y lo s co st o s, las cu e nt as co nt inge nt es y la s cue nt as d e o rde n que s e der ive n d e la s a ct ivida de s pro p ia s d e c ad a e nt idad so lidar ia.36
Libro Diario:
El Diario o Jornales un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.37
Mayor y balance:
Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite elaborar los estados financieros de propósito general. La información se obtiene a nivel de cuentas mayores y produce una síntesis de los movimientos débitos y créditos que afectaron cada una de las cuentas de mayor, codificadas como ya se dijo con cuatro dígitos. El Mayor y Balances contienen todas las cuentas mayores del PUC que utiliza el ente económico. La información analítica de las cuentas se obtiene de los libros auxiliares.38
Inventario y balance:
17 Dinero, valores, créditos, efectos por cobrar, Bienes muebles e inmuebles, mercaderías, etc., que constituyen el Activo; la relación exacta de las deudas y la diferencia exacta entre el Activo y el Pasivo que será el Capital con que se dio principio a las operaciones.39
Estado de resultados:
Es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.
El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones.40
Balance general:
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa.41
Cuentas por Cobrar:
18 1.7. Metodología de la Investigación:
Mediante la metodología de la investigación científica se puede describir, analizar y tener la valoración crítica de los métodos de investigación. La metodología es un instrumento que enlaza el sujeto con el objeto de la investigación es por esta razón que se ha escogido el aplicar los siguientes tipos de investigación:
1.7.1. Tipos de investigación:
Histórico:
La aplicación de este método es importante ya que en base a datos históricos y a la recopilación de éstos se pude dar cuenta de las fallas y errores que se han venido acentuándose desde varios años atrás ocasionado conflictos internos y externos por no disponer de un sistema contable financiero en tiempo real que permita determinar las diferentes transacciones contables financieras que se realizan diariamente en el Colegio Electrónico Pichincha.
Documental:
Está investigación se podrá llevar a cabo al revisar libros, revistas, documentos especializados relacionados con la creación del Colegio Electrónico Pichincha, su funcionamiento administrativo, financiero y académica, de nómina, de personal entre otras; ya que esto permitirá realizar un diagnóstico de la situación actual que atraviesa la institución.
Explicativo:
19
Descriptivo:
Se va a describir algunas características fundamentales del modelo contable financiero que se implementaría en el Colegio Electrónico Pichincha utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de manifiesto su estructura, módulos y funcionamiento. Este modelo contable financiero estará compuesto por dos etapas: la primera que se realizara de manera manual y consiste en ingresar una base de datos (plan de cuentas) que servirá de base para la segunda etapa, el modelo contable financiero a implementarse generara de manera automática reportes contables financieros de control interno los mismos que serán útiles para la toma de decisiones de los directivos y autoridades del Colegio Electrónico Pichincha.
1.7.2. Métodos de Investigación:
Método Analítico:
El análisis es la descomposición de un todo en sus elementos. Es decir se observará las características del modelo contable financiero a través de una descomposición de las partes que integran su estructura y se analizara cuales de estas partes se aplican en la institución.
Método Sintético:
Esto se logra cuando se reestructura un todo en forma condensada a través de un proceso progresivo y sistemático, este método se utilizará en todas las partes de este estudio de un modelo contable financiero.
Deductivo:
20
Inductivo:
Es el que va de lo particular a lo general, es decir a partir del sistema contable financiero que se va a implementar en el Colegio Electrónico Pichincha se trata de llegar a establecer relaciones con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)
1.1.Técnicas de Investigación:
Las técnicas de investigación es un conjunto de instrumentos y medios a través de los cual se efectúa los métodos antes mencionados.
Entrevista:
Esta técnica consiste en un dialogo por lo cual recurriremos a entrevistar a la máxima autoridad de la institución educativa que será la persona más idónea para el caso y para poder obtener información sobre el tema que se está tratando.
Observación:
En este caso utilizaremos esta técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, para tomar información y registrarla para el análisis de dicho caso ya que es fundamental en todo proceso investigativo por que nos permitirá también obtener mayor numero de datos aplicando tanto la observación directa como indirecta ya que la directa será personalmente y la indirecta mediante terceros relacionados con la institución educativa.
Encuestas o Cuestionario:
21
Internet:
22
CAPITULO II:
SITUACIÓN ACTUAL
2.1.Antecedentes Históricos:
El Colegio Electrónico Pichincha fue fundado en el año de 1972 por el Ingeniero Rubén Ernesto Coba Alvear en un principio era llamado Escuela Electrónico Pichincha y estaba ubicado en las calles García Moreno y Olmedo donde ahora funciona la radio Tarqui.
Este colegio contaba con las especialidades de Electrónica y Electricidad siendo a nivel artesanal es decir de 1er curso a 3er curso de educación básica funcionando como sección nocturna.
Con el pasar del tiempo se traslado a las calles Mejía y García Moreno logrando en estos años más o menos por el año 1975 ser uno de los mejores colegios a nivel artesanal por las altas calificaciones reflejando así los buenos conocimientos que obtuvieron en esta institución, por esta razón la Junta Nacional de Defensa del Artesano otorgo un certificado de reconocimiento de la buena enseñanza de la institución.
En el año de 1999 se realizo todos los documentos y resoluciones para elevar la Escuela Electrónico Pichicha a Colegio Electrónico Pichincha y con esto se da apertura a una nueva especialidad que es Mecánica Automotriz y de esta manera fue elevado a nivel técnico y con esto funcionando hasta el 3er curso de bachillerato en todas las especialidades ya mencionadas.
Actualmente funciona en las calles Vargas N11-28 y Galápagos brindando una educación que les ofrece un brillante porvenir, una profesión técnica de inmediatos resultados.
23 y por ende ahora nace la necesidad de implementar dicho sistema que le permita conocer todos los movimientos tanto contables como financieros y de esta manera que no exista un desvío de recursos para que en un futuro no exista ninguna clase de problemas institucionales.
2.2.Misión del Colegio Electrónico Pichincha
Una Institución Educativa que proporcione una educación integral y con sólida
formación técnica, tecnológica y científica mediante la aplicación de la Educación
Personalizada y Comunitaria basada en la creatividad, actividad, libertad, individualidad
y sociabilidad con capacidades para saber conocer, hacer, ser, compartir y emprender
para integrarse al mundo laboral, seguir estudios universitarios.
2.3.Visión del Colegio Electrónico Pichincha
Ser una institución reconocida como líder en educación técnica, capacitación, certificación y
24
25
2.5.Problemas y Necesidades Detectadas:
Fallas en el Control interno
Al evaluar en forma integral los procesos de control interno que existen en el Colegio Electrónico Pichincha se encuentra que hay incompatibilidades, conflictos de intereses, reserva de la información, y riesgos de fraudes, errores contables que ponen en riesgo su patrimonio.
Por ello se requiere fomentar el auto-control mediante la concientización, la motivación y la ética empresarial, que en la actualidad se denomina ambiente de control, porque el control interno comprende el plan de la institución y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos (Activos), verificar la exactitud y veracidad de su información contable promover la eficiencia, eficacia, y efectividad en las operaciones, estimula la observación de las políticas prescrita e impulsa el cumplimiento de las metas y objetivos programados; ya que el control interno es una responsabilidad de todos los integrantes del colegio.
Falta de un sistema contable
La ausencia de un sistema apropiado que sea utilizado exclusivamente para fines
contables en el Colegio Técnico Electrónico Pichincha crea una serie de problemas como: no hay información en tiempo real del flujo de caja, no se tiene
estados financieros confiables, errores en las transacciones contables y multas por la falta de entrega oportuna de los impuestos; si esta situación persiste la supervivencia del colegio se vería amenazada.
Desvío de recursos
26 Falta de gestión administrativa
Los avances tecnológicos y el desarrollo del conocimiento humano por si solos no producen efectos si la calidad de la administración de grupos organizados de personas no permiten una aplicación efectiva de los recursos humanos y materiales. Hacer de la educación algo funcional en la vida de los estudiantes se debe a la gestión administrativa con que un centro educativo puede contar y el Colegio Electrónico Pichincha no es la excepción, se vuelve indispensable la administración eficaz y eficiente del Colegio de parte de su Rector para ello requiere soporte para la toma de decisiones (Sistema Contable)que proporcionen información válida y confiable para coordinar y supervisar la labor, a fin de garantizar el logro de los objetivos que se persiguen.
Falta de personal calificado
Para suplir la falta de personal calificado en el Colegio Técnico Electrónico Pichinchase requiere de una fuerte política de capacitación, especialmente del personal de contabilidad en el uso y manejo del sistema contable así como también de los nuevos integrantes que se contraten en el futuro que en muchos casos son jóvenes profesionales recién graduados con gran capacidad, pero sin la experiencia necesaria.
2.6.Priorización de los problemas:
La falta de un sistema contable organizado (Computarizado), impide tener un control y registro de los proveedores, clientes, gastos, costos e inventarios que permita la toma de decisiones del Rector del Colegio Electrónico Pichincha lo que genera consecuencias tales como:
Mala asignación de registros de las instituciones o personas. Problemas de mal ingreso de fechas de los comprobantes. Errores en los parámetros y datos de un documento Creación de cuentas repetidas.
Asientos contables que no cuadran.
Modificación de asientos realizados luego de su registro
27 cuentas).
Falta de parámetros en las cuentas contables
Utilización incorrecta de algunos tipos de documento. Errores en los estados financieros
Flujo de caja incorrectos y desactualizados
2.7.Análisis de Causas y Efectos:
Diagrama de Ishikawa
FALTA DE UN SISTEMA CONTABLE
Asientos contables que no cuadran.
Mala asignación entre cuentas y subcuentas
Errores en los Estados Financieros
FALTA DE PERSONAL CALIFICADO
No se tiene la capacitación adecuada
No se contrata con el perfil adecuado
El personal no tiene la experiencia necesaria
NO HAY CONTROL INTERNO
Conflicto de Intereses
Reserva de la información
Riesgo de fraudes y errores
MALA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Centralización en la toma de decisiones
Falta de liderazgo
Conflicto de Intereses
28
2.8. Identificación de áreas críticas del Colegio Electrónico Pichincha:
Dentro de una empresa o institución existen áreas críticas donde dicha institución está fallando por un mal manejo de la misma; donde es necesario revisar y evaluar varios aspectos para de esta manera dar solución a los diferentes problemas en cada una de las áreas críticas ya que dichos problemas no permiten que la institución funcione correctamente.
A continuación detallamos algunas de las áreas críticas identificadas dentro de la institución educativa:
Área de Atención al cliente: satisfacción de la clientela tanto con la atención que se les brinda como con la calidad de la educación ya que hoy en día toda persona busca la superación personal, profesional, etc.
Área de Contabilidad: Esta es el área más crítica de la institución ya que en la actualidad no cuenta con un sistema contable que le ayude a tener en claro los gastos e ingresos de la misma por lo cual puede existir desviación o malversación de fondos.
29
2.9. Establecimiento de Necesidades Contables del Colegio Electrónico Pichincha:
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los dueños, accionistas, etc., van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas por esta razón que se establece las siguientes necesidades contables en el Colegio Electrónico Pichincha:
Registro de la actividad contable
Se debe llevar un registro sistemático de las actividades en términos contables ya que en una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.
Clasificación de la información:
Un registro completo de todas las actividades contables implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información:
30 Control en el área contable:
31
CAPITULO III
MANEJO OPERATIVO DEL COLEGIO ELECTRÓNICO
PICHINCHA
3.1. Organigramas Colegio Técnico Electrónico Pichincha
32
33
34
3.2. Funciones del Personal del Colegio Electrónico Pichincha
3.2.1. CARGO DE RECTOR
DENOMINACION DEL CARGO: Rector
DESCRIPCION DEL CARGO:
Trabajo profesional de Dirección, Administración, Gestión y Evaluación de la Política Institucional, en el marco del Estatuto Orgánico del Colegio Electrónico Pichincha y demás disposiciones legales en vigencia.
DEPENDENCIA: Rectorado
AUTORIDAD:
Ejerce autoridad lineal sobre: a) Vicerrector
b) Coordinador general c) Inspector General
d) Los Jefes de Área de: Mecánica Eléctrica, Electrónica Aplicada, Mecánica Automotriz, Ciencias Exactas y Ciencias Sociales.
e) Docentes
FUNCIONES:
Representación judicial y extrajudicial del Colegio Electrónico Pichincha.
Dirigir el funcionamiento general del Colegio Electrónico Pichincha, trabajar por su engrandecimiento y para lograr los objetivos institucionales.
Disponer las medidas indispensables para mantener la disciplina, el orden jerárquico y la continuidad de trabajo.
Elaboración de la Planificación Operativa Anual y supervisar su cumplimiento. Requerir informes periódicos de autoridades y funcionarios administrativos y
académicos.
35
RESPONSABILIDAD
Por su jerarquía asume la responsabilidad total por la conducción del Colegio Electrónico Pichincha y por el cumplimiento de las disposiciones legales internas y externas en vigencia.
3.2.2. CARGO DE VICERRECTOR
DENOMINACION DEL CARGO: Vicerrector
DESCRIPCION DEL CARGO:
Trabajo profesional de Dirección, y Apoyo al Rectorado, Evaluación de la Política Institucional, en el marco del Estatuto Orgánico del Colegio Electrónico Pichincha y demás disposiciones legales en vigencia.
DEPENDENCIA: Rectorado
AUTORIDAD:
Ejerce autoridad lineal sobre: a) Coordinador general b) Inspector General
c) Los Jefes de Área de: Mecánica Eléctrica, Electrónica Aplicada, Mecánica Automotriz, Ciencias Exactas y Ciencias Sociales.
d) Docentes.
FUNCIONES:
Apoyar la gestión académica y administrativa del Colegio. Coordinar la actividad pedagógica del Colegio.
Cuidar el mantenimiento del edificio y de los inventarios de sus dependencias, especialmente de la biblioteca y de los laboratorios, cuyos resultados informará al Director.
36
RESPONSABILIDAD
Por su jerarquía asume la responsabilidad parcial por la conducción del Colegio Electrónico Pichincha y por el cumplimiento de las disposiciones legales internas y externas en vigencia.
3.2.3. CARGO DE COORDINADOR GENERAL
DENOMINACION DEL CARGO: Coordinador General
DESCRIPCION DEL CARGO:
Trabajo profesional en el seguimiento y evaluación de proyectos académicos y administrativos del Colegio, referidos a captación de recursos para elevar el nivel de la calidad del proceso de enseñanza- aprendizaje y modernizar los procesos de administración de la educación técnica.
DEPENDENCIA: Rectorado
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal: Jefes de Área, Inspector General.
FUNCIONES:
Coordinar las actividades sociales, culturales y deportivas del Colegio
Asesorar, elaborar y evaluar proyectos institucionales que busquen financiamiento interno y externo.
Controlar el cumplimiento de los horarios y comisiones. Vigilar el mantenimiento del orden y la disciplina generales Las misiones que le encargue el Director.
RESPONSABILIDAD:
Por el desempeño oportuno y eficiente de sus funciones.
Por conservar la confidencialidad de documentación e información a que tiene acceso.
Por el equipo y mobiliario a su cargo
37
DENOMINACION DEL CARGO: Inspector General
DESCRIPCION DEL CARGO:
Trabajo profesional de planificación y coordinación en la aplicación de técnicas pedagógicas, planes y programas académicos relativos al mejoramiento del proceso enseñanza-aprendizaje, la investigación y la pertinencia de los planes de estudio.
DEPENDENCIA: Vicerrectorado
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal: Jefes de Área y Docentes.
FUNCIONES:
Planificar, organizar, dirigir y controlar el proceso de desarrollo curricular de los programas.
Decidir la permanencia del personal docentes, ante faltas reglamentarias graves. Dirigir y supervisar la elaboración de nuevos perfiles profesionales para las carreras
Técnicas y que respondan al avance de la ciencia y el conocimiento.
Dirigir y supervisar la elaboración de programas académicos de cada carrera técnica, de forma que contribuyan a una formación integral de los estudiantes.
Decidir en el ámbito general, sobre la disciplina del alumnado y sus hábitos de aseo y presentación personal.
RESPONSABILIDAD:
Por el rediseño de perfiles profesionales y programas académicos.
Por la confidencialidad de los documentos e información a que tiene acceso. Por el equipo y mobiliario a su cargo.
38
DENOMINACION DEL CARGO: Jefe de Área de Mecánica Eléctrica
DESCRIPCION DEL CARGO:
Trabajo profesional relacionado con el seguimiento y supervisión a la aplicación de diseños curriculares y programas académicos.
DEPENDENCIA: Vicerrectorado
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal docente de su área.
FUNCIONES:
Supervisar la aplicación de diseños curriculares y programas académicos. Efectuar seguimiento al cumplimiento del calendario de la gestión académica. Procesar, organizar y archivar la información académica, tales como programas,
planes de estudio, diseños curriculares, etc.
Controlar el desenvolvimiento apropiado de los profesores del área correspondiente Las misiones que le encargue el Vicerrector
RESPONSABILIDAD:
Por el seguimiento y supervisión a la implantación de diseños curriculares y programas académicos.
Por la confidencialidad de los documentos e información a que tiene acceso. Por el equipo y mobiliario a su car
3.2.6. CARGO DE JEFE DE ÁREA DE ELÉCTRICA APLICADA
39
DESCRIPCION DEL CARGO:
Trabajo profesional relacionado con el seguimiento y supervisión a la aplicación de diseños curriculares y programas académicos.
DEPENDENCIA: Vicerrectorado
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal docente de su área.
FUNCIONES:
Supervisar la aplicación de diseños curriculares y programas académicos. Efectuar seguimiento al cumplimiento del calendario de la gestión académica. Procesar, organizar y archivar la información académica, tales como programas,
planes de estudio, diseños curriculares, etc.
Controlar el desenvolvimiento apropiado de los profesores del área correspondiente Las misiones que le encargue el Vicerrector
RESPONSABILIDAD:
Por el seguimiento y supervisión a la implantación de diseños curriculares y programas académicos.
Por la confidencialidad de los documentos e información a que tiene acceso. Por el equipo y mobiliario a su cargo.
3.2.7. CARGO DE JEFE DE ÁREA DE MECÁNICA AUTOMOTRIZ
40
DESCRIPCION DEL CARGO:
Trabajo profesional relacionado con el seguimiento y supervisión a la aplicación de diseños curriculares y programas académicos.
DEPENDENCIA: Vicerrectorado
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal docente de su área.
FUNCIONES:
Supervisar la aplicación de diseños curriculares y programas académicos. Efectuar seguimiento al cumplimiento del calendario de la gestión académica. Procesar, organizar y archivar la información académica, tales como programas,
planes de estudio, diseños curriculares, etc.
Controlar el desenvolvimiento apropiado de los profesores del área correspondiente Las misiones que le encargue el Vicerrector
RESPONSABILIDAD:
Por el seguimiento y supervisión a la implantación de diseños curriculares y programas académicos.
Por la confidencialidad de los documentos e información a que tiene acceso. Por el equipo y mobiliario a su cargo.
3.2.8. CARGO DE JEFE DE ÁREA DE CIENCIAS EXACTAS
DENOMINACION DEL CARGO: Jefe de Área de Ciencias Exactas
41 Trabajo profesional relacionado con el seguimiento y supervisión a la aplicación de diseños curriculares y programas académicos.
DEPENDENCIA: Vicerrectorado
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal docente de su área.
FUNCIONES:
Supervisar la aplicación de diseños curriculares y programas académicos. Efectuar seguimiento al cumplimiento del calendario de la gestión académica. Procesar, organizar y archivar la información académica, tales como programas,
planes de estudio, diseños curriculares, etc.
Controlar el desenvolvimiento apropiado de los profesores del área correspondiente Las misiones que le encargue el Vicerrector
RESPONSABILIDAD:
Por el seguimiento y supervisión a la implantación de diseños curriculares y programas académicos.
Por la confidencialidad de los documentos e información a que tiene acceso. Por el equipo y mobiliario a su cargo.
3.2.9. CARGO DE JEFE DE ÁREA DE CIENCIAS SOCIALES
DENOMINACION DEL CARGO: Jefe de Área de Ciencias Sociales
42 Trabajo profesional relacionado con el seguimiento y supervisión a la aplicación de diseños curriculares y programas académicos.
DEPENDENCIA: Vicerrectorado
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal docente de su área.
FUNCIONES:
Supervisar la aplicación de diseños curriculares y programas académicos. Efectuar seguimiento al cumplimiento del calendario de la gestión académica. Procesar, organizar y archivar la información académica, tales como programas,
planes de estudio, diseños curriculares, etc.
Controlar el desenvolvimiento apropiado de los profesores del área correspondiente Las misiones que le encargue el Vicerrector
RESPONSABILIDAD:
Por el seguimiento y supervisión a la implantación de diseños curriculares y programas académicos.
Por la confidencialidad de los documentos e información a que tiene acceso. Por el equipo y mobiliario a su cargo.
3.2.10.CARGO DE COLECTOR
DENOMINACION DEL CARGO: Colector
43 Trabajo de recaudación y custodia de valores; dinero, especies y de la documentación sujeta a la aprobación del Rector, enmarcada a la ley y normas en vigencia.
DEPENDENCIA: Colecturía
AUTORIDAD: No ejerce autoridad.
FUNCIONES:
Recibir, guardar y depositar diariamente en las respectivas cuentas bancarias del Colegio los valores que por pensiones, y derechos, o cualquier otra razón, ingresen a su caja.
Decidir las inversiones en la Bolsa de Valores que más convenga a la institución Elaborar flujos de caja de un determinado periodo de tiempo.
Verificar la correcta apropiación, aprobación y distribución de los gastos Custodia y transporte de valores, dinero y especies monetarias
Coadyuvar en el cumplimiento de objetivos institucionales.
RESPONSABILIDAD:
Por los valores recibidos en dinero y en especies
Por conservar la confidencialidad de la documentación e información a la que tiene acceso.
Por el equipo y mobiliario a su cargo.
3.2.11.CARGO DEL SECRETARIO GENERAL
DENOMINACION DEL CARGO: Secretario General
44 Trabajo profesional de apoyo y asesoramiento al Rector y Vicerrector, es un cargo de coordinación y supervisión de los sistemas de trámites e informaciones.
DEPENDENCIA: Rector
AUTORIDAD: Ejerce autoridad sobre el siguiente personal: secretarias, personal de archivo.
FUNCIONES:
Suscribir los diplomas, títulos otorgados por el Colegio Electrónico Pichincha, las resoluciones y demás certificados.
Planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar las funciones de Secretaría, trámites, archivos y relaciones públicas.
Ejecutar y supervisar la administración de los sistemas de documentación, información y archivo.
Conservar en condiciones adecuadas y custodiar debidamente los archivos que correspondan al Colegio.
Dirigir y controlar las unidades a su cargo, estableciendo deberes y responsabilidad de acuerdo al Reglamento Específico.
Atender y despachar en forma oportuna la correspondencia de la Secretaría General y la asignada por el Rector.
RESPONSABILIDAD:
Por el cumplimiento y la correcta aplicación de las resoluciones Rectorales y del Consejo Directivo.
Por el efectivo desempeño de sus funciones. Por el correcto y fiel levantamiento de actas.
Por la conservación y confidencialidad de los documentos e información a su cargo.
3.2.12.CARGO DE DIRECTORA DEL DOBE
DENOMINACION DEL CARGO: Directora del DOBE
45 La acción del DOBE es indispensable para el cumplimiento de la obra educativa, especialmente formativa de la personalidad de los Maestros de Taller y alumnos que pretende modelar el Colegio.
DEPENDENCIA: Vicerrectorado
AUTORIDAD: No ejerce autoridad.
FUNCIONES:
Coordinar y asesorar al cuerpo docente de la Educación Técnica-Básica y a los profesores Dirigentes, la aplicación del Programa de educación en valores y orientación sexual, para garantizar la efectividad de sus resultados.
Realizar investigaciones diagnósticas integrales sobre aspectos psicológicos. sociales, económicos, de salud, educativos, vocacionales y profesionales.
Programar actividades encaminadas a lograr la adaptación y bienestar de las estudiantes en el medio familiar, escolar y social.
Realizar diagnósticos y tratamiento específicos de acuerdo a las áreas que abarca la Orientación y Bienestar.
Desarrollar actividades para prevenir problemas de comportamiento, rendimiento escolar y de salud de los estudiantes,
Las demás que señale el Rector y otras autoridades
RESPONSABILIDAD:
Por el seguimiento, supervisión de docentes y alumnos en la Orientación y Bienestar.
Por la confidencialidad de los documentos e información a que tiene acceso. Por el equipo y mobiliario a su cargo.
3.2.13.CARGO DE CONTADOR
DENOMINACION DEL CARGO: Contador
46
REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL DEL COLEGIO ELECTRÓNICO
PICHINCHA INICIO
Trabajo profesional de administración de recursos económicos, financieros y humanos, relacionado con la planificación, organización y coordinación de las actividades del Colegio.
DEPENDENCIA: Contabilidad
AUTORIDAD: No ejerce autoridad
FUNCIONES:
Planificar, organizar, ejecutar y controla las actividades administrativas, económica y presupuestarias del Colegio.
Procesar, registrar y controlar el movimiento contable, presupuestario del Colegio. Controlar la asistencia del personal contable y administrativo.
Elaborar mensualmente informes presupuestarios. Elaborar Estados Financieros de fin de gestión.
RESPONSABILIDAD:
Por el correcto y eficiente desempeño de sus funciones.
Por guardar la confidencialidad de la documentación e información a la que tiene acceso.
Por el equipo y mobiliario a su cargo.
3.3. Diagramas de trabajo del Colegio Electrónico Pichincha.
47 APOYAR LA GESTIÓN
ACADÉMICA Y ADMINISTRATIVA DEL
COLEGIO
INICIO
COORDINAR LA ACTIVIDAD PEDAGÓGICA DEL COLEGIO
CUIDAR EL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO Y DE LOS
INVENTARIOS
PRESIDIRÁ LAS JUNTAS DE PROFESORES DE CURSO
FINAL
LAS MISIONES QUE LE ENCARGUE EL RECTOR
48
COORDINAR LAS ACTIVIDADES SOCIALES ,
CULTURALES Y DEPORTIVAS
INICIO
ASESORAR, EVALUAR Y EVALUAR PROYECTOS
INSTITUCIONALES
CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS HORARIOS Y COMISIONES
FINAL
LAS MISIONES QUE LE ENCARGUE EL RECTOR
VIGILAR EL MANTENIMIENTO DEL ORDEN Y LA DISCIPLINA
GENERAL
49
PLANIFICAR, ORGANIZAR DIRIGIR Y CONTROLAR EL PROCESO DE DESARROLLO
CURRICULAR. INICIO
50 INICIO
SUPERVISAR LA APLICACIÓN DE DISEÑOS
CURRICULARES Y PROGRAMAS ACADÉMICOS
EFECTUAR EL
51
52
53 INICIO
SUPERVISAR LA APLICACIÓN DE DISEÑOS
CURRICULARES Y PROGRAMAS ACADÉMICOS
EFECTUAR EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL CALENDARIO DE LA GESTIÓN ACADÉMICA
PROCESAR, ORGANIZAR Y ARCHIVAR LA INFORMACIÓN
ACADÉMICA TELES COMO PROGRAMAS, PLANES DE
ESTUDIO, DISEÑOS CURRICULARES
CONTROLAR EL DESENVOLVIMIENTO
APROPIADO DE LOS PROFESORES DEL ÁREA
LAS MISIONES QUE LE ENCARGUE EL VICERRECTOR
FIN
