i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Extensión Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA
Tesis de grado previo a la obtención del título de: INGENIERO EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL SECAP SANTO DOMINGO, 2010.
Estudiante: ROBERTO CARLOS CEDEÑO CEDEÑO
Directora de Tesis: Lic. Msc. Marisol Angulo
ii
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL SECAP SANTO DOMINGO, 2010.
Lic. Msc. Marisol Angulo
DIRECTOR DE TESIS ________________________________
APROBADO
Ing. MBA. Patricio Analuisa
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ________________________________
Dra. Clemencia Carrera
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
Ing. Jaime Merizalde
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
iii
El contenido del presente trabajo, esta bajo la responsabilidad del autor.
_________________________________
Roberto Carlos Cedeño Cedeño 172310396-4
Autor: ROBERTO CARLOS CEDEÑO CEDEÑO
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL. Título de Tesis: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL SECAP SANTO DOMINGO, 2010.
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Extensión Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo…....de………del 2012.
Ingeniero
Patricio Analuisa
COORDINADOR DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA
Estimado Ingeniero
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por el señor: ROBERTO CARLOS CEDEÑO CEDEÑO, cuyo tema es: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL SECAP SANTO DOMINGO, 2010.”, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes
Atentamente.
____________________________ Lic. Msc. Marisol Angulo Haro
v
Dedicatoria
Dedicatoria
Dedicatoria
Dedicatoria
Dedico este trabajo con gran orgullo a mi madre Betty y a
toda mi familia que con mucho cariño y esfuerzo han
logrado cristalizar uno de mis más anhelados sueños, ser
un profesional.
A todos quienes creyeron en mí, por esas palabras de
apoyo e incentivo para que continúe hacia adelante en los
años de la vida universitaria; y a ti Janeth por brindarme tu
apoyo incondicional.
vi
Agradecimiento
Agradecimiento
Agradecimiento
Agradecimiento
Mi agradecimiento a Dios por darme salud, fortaleza y guiarme en cada
paso que doy en la vida.
A mis padres Betty y Ramón por ese apoyo incondicional en todos los
momentos que lo necesite, no defraude su confianza, gracias por hacer que
mis sueños sean también los suyos.
A mi Universidad y profesores que supieron impartir sus conocimientos
con todos quienes estábamos dispuestos a aprender.
A mí estimada directora de tesis Licenciada Marisol por su apoyo y
paciencia en el desarrollo del trabajo de investigación.
A mi amiga Daniela y demás compañeros de clases que con el tiempo nos
convertimos en buenos amigos, por estar ahí en los buenos y malos
momentos de la vida universitaria.
Y a ti Janeth por estar pendiente de todos los grandes y pequeños detalles
de mi vida.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada……….…...i
Sustentación y Aprobación de los Integrantes del Tribunal.………..…………...…ii
Responsabilidad del Autor………..………..………...……iii
Aprobación del Director de Tesis……….………iv
Dedicatoria……….……….………...v Agradecimiento………...vi Índice………...vii Resumen Ejecutivo.………...………..xii Executive Summary…..……….xiii CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN Págs. 1.1. Antecedentes ... 1
1.2. Importancia del Estudio ... 3
1.3. Limitaciones ... 4
1.4. Alcance del estudio ... 4
1.5. Objetivo General ... 5
1.5.1. Objetivos Específicos ... 5
1.6. Justificación de la Investigación ... 5
1.7. Hipótesis ... 6
1.8. Operacionalización de Variables ... 6
1.8.1. Variables ... 6
1.8.2. Indicadores ... 8
CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL Págs. 2.1. Marco Teórico ... 9
2.1.1. Manual ... 9
2.1.1.1. Objetivo del Manual ... 11
2.1.2. Control Interno ... 11
2.1.2.1. Clases de Control Interno ... 12
2.1.3. Activos ... 13
2.1.4. Activos Fijos ... 15
2.1.4.1. Requisitos para ser considerados Activos Fijos ... 16
2.1.4.2. Valoración ... 17
2.1.4.3. Contabilización ... 17
2.1.4.4. Ventas, canje, baja y donación de activos fijos ... 18
2.1.4.4.01 Venta de Activos Fijos ... 18
2.1.4.4.02 Canje de Activos Fijos ... 19
2.1.4.4.03 Baja de Activos Fijos ... 19
2.1.4.4.04 Donación de Activos Fijos ... 20
viii
2.1.4.6. Erogaciones Capitalizables ... 22
2.1.4.7. Identificación y protección ... 23
2.1.4.8. Custodia ... 23
2.1.4.9. Uso de los bienes de larga duración ... 24
2.1.4.10. Constatación física de existencias y bienes de larga duración ... 25
2.1.4.11. Mantenimiento de bienes de larga duración ... 26
2.1.4.12. Control de vehículos oficiales ... 26
2.1.4.13. Depreciación de Activos Fijos ... 28
2.1.4.13.01 Métodos de Depreciación ... 29
2.1.4.13.02 Especificaciones técnicas de la depreciación en el Sector Público ... 34
2.1.5. Bienes no Considerados Activos Fijos Sujetos a Control Adminis ... 34
2.2. Marco Conceptual ... 35
2.3. Marco Legal ... 36
2.3.1. Constitución Política del Ecuador ... 36
2.3.1.1. El Presupuesto General del Estado ... 37
2.3.2. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado ... 37
2.3.3. Normas de Control Interno aplicadas en entidades y organismos del Sector Público. ... 38
2.3.4. Manual General de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público. ... 39
2.3.4.1. Área Encargada de la Administración y Control de los Activos Fijos en las Entidades del Sector Público. ... 39
2.3.5. Manual General de Contabilidad Gubernamental ... 40
2.3.6. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control LOAFYC ... 41
2.3.7. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 16) ... 42
CAPÍTULO III METODOLOGÍA Págs. 3.1. Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP) ... 43
3.1.1. Antecedentes del SECAP en Santo Domingo ... 44
3.1.2. Misión ... 45
3.1.3. Visión ... 45
3.1.4. Funciones ... 46
3.1.5. Procesos ... 46
3.1.6. Actividades que realiza en la provincia ... 47
3.1.7. Servicios de Capacitación que brinda el SECAP De Santo Domingo .... 48
3.1.8. Objetivos ... 49
3.1.8.1. Institucionales ... 49
3.1.8.2. Estratégicos ... 50
3.1.8.3. Operativos ... 50
3.1.9. Políticas ... 51
3.1.10. Logotipo de la institución ... 51
3.1.11. Ubicación geográfica de la institución ... 52
3.1.11.1. Macro localización ... 52
3.1.11.2. Micro localización ... 53
ix
3.1.13. Listado de Activos del SECAP ... 54
3.1.14. Convenios ... 54
3.1.14.1. Nacionales ... 54
3.1.14.2. Internacionales ... 56
3.1.15. Estructura Orgánica ... 57
3.1.16. Distribución del Personal del SECAP en Santo Domingo. ... 57
3.2. Situación Actual del SECAP ... 58
3.2.1. Unidad de Análisis ... 58
3.2.1.1. Tipo y/o Nivel de Investigación ... 59
3.2.1.1.01 De acuerdo a la profundidad de estudio ... 59
3.2.1.1.02 De acuerdo a la intervención del investigador en la investigación ... 59
3.2.1.1.03 De acuerdo a la conducta de variables ... 59
3.2.1.2. Métodos de Investigación ... 60
3.2.1.2.01 Método Deductivo ... 60
3.2.1.2.02 Método de Análisis ... 60
3.2.1.2.03 Método de Síntesis ... 60
3.2.1.2.04 Método Estadístico ... 60
3.2.1.3. Población de Estudio y sus Características ... 60
3.2.1.3.01 Encuesta ... 61
3.2.1.4. Fuentes, Técnicas e Instrumentos de Investigación ... 61
3.2.1.4.01 Fuente ... 61
3.2.1.4.02 Técnicas de Investigación ... 61
3.2.1.5. Organización y tratamiento de la Investigación ... 62
3.3. Análisis e Interpretación de Datos ... 62
3.3.1. Población ... 62
3.3.2. Muestra ... 62
3.3.3. Análisis de Datos ... 63
3.4. Resumen de la Encuesta ... 83
CAPÍTULO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL SECAP SANTO DOMINGO Págs. 4.1. Introducción ... 84
4.2. Objetivo ... 84
4.3. Objetivos Específicos ... 84
4.4. Gráficos o Símbolos Utilizados ... 85
4.5. Desarrollo de la Propuesta ... 86
4.5.1. Proceso para el Control Interno de Activos Fijos ... 86
4.5.1.1. Manual del Primer proceso ... 86
4.5.1.2. Manual del Segundo proceso ... 91
4.5.1.3. Manual del Tercer proceso ... 94
4.5.1.4. Manual del cuarto proceso ... 98
4.5.1.5. Manual del Quinto Proceso ... 101
4.5.2. Caracterización Del Proceso ... 106
4.5.3. Formularios básicos de control de activos fijos ... 108
x
4.5.3.2. Clases de formularios ... 109
4.5.3.2.01. Acta de Entrega - Recepción ... 109
4.5.3.2.02. Formulario de Constatación Física de Activos Fijos ... 110
4.5.3.2.03. Hoja de Vida – Registro de Ingresos de Activos Fijos ... 111
4.5.3.2.04. Formulario para el Movimiento Interno de Activos Fijos ... 112
4.5.3.2.05. Formulario para el control de vehículos oficiales ... 113
4.5.3.2.06. Formulario de Registro de Egresos de Activos Fijos ... 114
4.5.3.2.07. Formulario para la Autorización de Salida del Activos Fijos ... 115
4.5.3.2.08. Formularios de Activos Fijos que no constan en el Inventario ... 116
4.5.3.2.09. Formularios de depreciación ... 117
4.5.3.2.10. Acta de baja de activos fijos ... 117
4.6. Plan Operativo de la Propuesta ... 119
4.7. Influencia de los Activos Fijos en los estados financieros ... 120
4.7.1. Balance general ... 120
4.7.2. Estado de resultados ... 121
4.8. Indicadores Financieros ... 121
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Págs. 5.1. Conclusiones ... 124
5.2. Recomendaciones ... 126
Bibliografía………127
xi
ÍNDICE DE CUADROS
Págs.
Cuadro No 1. Identificación de Indicadores………..8
Cuadro No 2. Porcentajes de Depreciación de Activos Fijos………..30
Cuadro No 3. Depreciación de Bienes de larga duración en el Sector Público………..34
Cuadro No 4. Especificaciones de Macro Localización……….. ………..52
Cuadro No 5. Listado de Activos del SECAP……….54
Cuadro No 6. Convenios Nacional SECAP……….55
Cuadro No 7. Convenios Internacionales………56
Cuadro No 8. Distribución de Departamentos del SECAP……….57
Cuadros No 9. – No 20. Encuestas Personal del SECAP………...64-75 No 21. – No 27. Encuestas Estudiantes del SECAP………..76-82 ÍNDICE DE GRÁFICOS Págs. Gráfico No 1. Logotipo de la institución……….51
Gráfico No 2. Mapa de Santo Domingo………..52
Gráfico No 3. Ubicación Micro Geográfica del SECAP……….53
Gráfico No 4. Organigrama del SECAP Santo Domingo………...57
Gráficos No 5. – No 16. Encuestas Personal del SECAP………...64-75 No 17. – No 23. Encuestas Estudiantes del SECAP………..76-82 Gráfico No 24. Flujograma del proceso para la adquisición de activos fijos…………..90
Gráfico No 25. Flujograma del proceso para la recepción e ingreso de activos fijos...94
Gráfico No 26. Flujograma del proceso para la entrega interna de activos fijos……...97
Gráfico No 27. Flujograma del proceso para el control y vida útil del activo fijo……101
Gráfico No 28. Flujograma del proceso para la baja de activos fijos………105
ÍNDICE DE ANEXOS Págs. Anexo No 1.Cuestionario dirigido al personal del SECAP.………..130
Anexo No 2. Cuestionario dirigido a estudiantes del SECAP………...133
Anexo No 3. Edificio del SECAP……….135
Anexo No 4. Estudiantes de Electromecánica del SECAP………...135
xii
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad proponer un Manual de Procedimientos para la Administración y Control de los Activos Fijos del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP). La aplicación de este manual permitirá mejorar la administración de bienes y obtener información real, relevante y oportuna de las condiciones en que se encuentran los activos Fijos de la institución. Esta investigación consta de los siguientes capítulos:
En el primer capítulo, se describe el problema de investigación, realizando una descripción del tema de estudio, limitaciones, alcance, objetivos, así también la debida justificación para implementar un Manual de Procedimientos para la administración y control de los Activos Fijos que permita mejorar su rendimiento y funcionalidad.
El segundo capítulo, trata la fundamentación científica del tema investigado a través de un análisis teórico de diferentes autores, que nos ayudará a entender los fines del manual.
En el tercer capítulo, iniciamos con la historia y situación actual de la institución, marco metodológico y todo lo referente al análisis e interpretación de resultados según la técnica de la encuesta aplicado a los funcionarios y estudiantes del SECAP.
El cuarto capítulo, contiene la propuesta de un Manual de Procedimientos, en el que se describe las normas y procedimientos a seguir para realizar un adecuado manejo y control de los Activos Fijos en la institución.
xiii
EXECUTIVE SUMMARY
This research aims to propose a Manual Procedures for Administration and Control of Fixed Assets of Professional Training Service (SECAP). The application of this manual will permit to improve the management of goods and gain real, relevant and timely information about the conditions of the fixed assets of the institution. This research consists of the following chapters:
The first chapter describes the research problem, performing a description of the subject of study, limitations, scope of the subject, objectives, and likewise adequate justification for implementing a Procedures Manual for Administration and Control of Fixed Assets to improve its performance and functionality.
The second chapter discusses the scientific basis of the research topic through a theoretical analysis of different authors, that to help us understand the manual purposes. In the third chapter, we begin with the history and current situation of the institution, methodological framework and everything related to the analysis and interpretation of results according to the survey technique applied to staff and students of SECAP.
The fourth chapter contains the proposal of a manual procedures, which describes the rules and procedures to be followed for proper management and control of fixed assets.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1. Antecedentes
La historia del control de bienes del sector público se remonta a la Ley Orgánica de Hacienda, la misma que fue dictada y promulgada en el Registro Oficial No. 753 del 27 de septiembre de 1928, siendo esta un instrumento para armonizar las numerosas y dispersas normas hacendarías y presupuestarias, cuerpo legal que en su parte correspondiente ya señalaba muy superficialmente algo sobre el control de los bienes del sector público.
La Ley Orgánica de Administración Financiera y Control fue derogada en sus Títulos VI, VII, VIII, IX, X, XI y XII en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio del 2002. Cada una de las leyes antes citadas han contribuido en su determinado momento para realizar un adecuado control de bienes del sector público, es así como se han redactado los reglamentos para el manejo de los bienes en el sector público, mediante Resolución No. 217 de 16 de junio de 1975, publicada en el Registro Oficial No. 829 de 29 de junio de 1975 se expidió el Reglamento de Bienes del Sector Público, para fortalecer los mecanismos de control y acatar las disposiciones que al respecto introdujo el Decreto 1065-A de 10 de octubre de 1974, publicado en el registro Oficial No. 668 de 28 de octubre de 1974, el mismo que reformo la Ley Orgánica de Hacienda que fue codificada mediante Decreto No. 606 de 17 de julio de 1975 publicado en Registro Oficial No. 855 del 29 de julio del mismo año.
El mencionado Reglamento de Bienes fue reformado mediante las resoluciones 010 de 19 de enero de 1977 y 001027 de 30 de septiembre del mismo año, publicado en los Registros Oficiales Nos. 261 de 24 de enero de 1977 y 442 de 13 de octubre de 1977, respectivamente. Mediante Decreto Supremo No. 1429 de 11 de mayo de 1977, publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977 se expidió la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y concordante con ella se actualiza el Reglamento de Bienes mediante acuerdo No. 385 de 26 de abril de 1978, publicado en el Registro Oficial 587 de 16 de mayo del mismo año, posteriormente se efectúan una serie de reformas al reglamento hasta que en el año de 1985 con Acuerdo No. 00918 de 27 de agosto de aquel año se expide el nuevo Reglamento General de Bienes del Sector Público, publicado en registro Oficial No. 258.
El Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional-SECAP, es una entidad de derecho público, eminentemente técnica, con autonomía administrativa y financiera, con patrimonio y fondos propios, autogestionaria, desconcentrada y especializada, sujeta a su Ley Constitutiva.
La institución posee una gran variedad de activos fijos que son utilizados en la capacitación de sus estudiantes; orientando al desarrollo de habilidades y destrezas para el eficiente desempeño con el afán de optimizar sus procesos y alinear toda su estructura a la atención de la ciudadanía para responder a los desafíos de la capacitación y formación profesional en diversas áreas que contribuyen al desarrollo productivo y estratégico de la ciudad, con tecnologías modernas y especializadas que genera la empleabilidad en los participantes y fortalece las capacidades emprendedoras de los mismos, y así ofrecer un servicio de calidad.
1.2. Importancia del Estudio
En la legislación ecuatoriana existe una variedad de leyes, reglamentos y manuales sobre diferentes temas legales, técnicos, administrativos, y económicos financieros, que orientan las decisiones y acciones de los funcionarios y servidores públicos, sin embargo no existe un Manual especifico que contenga las normas y procedimientos relacionados con la administración para el control de los bienes y activos fijos en el sector público ecuatoriano, por lo que se considera que el presente estudio constituirá un aporte para el mejoramiento de esta área considerada crítica en el sector público.
El control de activos fijos en el Ecuador ha sido deficiente, razón por la cual han ido creando leyes, reglamentos, manuales para superar esta deficiencia como es el caso del Manual General de Contabilidad Gubernamental, entre otros.
informáticos desarrollados para el efecto se ha dejado de administrar y controlar de manera manual y tradicional.
Actualmente el SECAP no cuenta con un manual que le facilite el control y administración de Activos Fijos generando dificultades operativas y de control, por lo cual se hace necesario la elaboración de un Manual de procedimientos para la administración y control de activos fijos del SECAP Santo Domingo.
1.3. Limitaciones
El estudio realizado abarca el accionar de los servidores públicos del SECAP Santo Domingo en materia de control y administración de activos fijos y bienes sujetos a control administrativo.
1.4. Alcance del estudio
A fin de llevar un buen control sobre los activos fijos es necesario tener inventarios actualizados y debidamente depurados, esto permite obtener información sobre varios aspectos como son:
Bienes de propiedad de la Institución Ubicación, custodio
Costo histórico, valor contable
Operaciones capitalizables y no capitalizables Depreciación
Movimientos
Estados Financieros, por lo que es necesario que se cumplan con todas las disposiciones legales que se encuentran en las normas, reglamentos e instructivos que sobre este aspecto se han publicado en el país.
1.5. Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos para la administración y control de activos fijos del SECAP Santo Domingo, considerando las leyes aplicables al sector que pertenece.
1.5.1. Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico de la situación actual de los activos fijos del SECAP. Investigar las falencias en la administración y control de los activos fijos. Estudiar la normatividad para el control de los activos fijos del sector público. Conocer y recomendar formas adecuadas de administración y control de activos
fijos en el SECAP.
Elaborar un manual de procedimientos.
1.6. Justificación de la Investigación
Un eficiente manejo de control de los activos fijos en el sector público es de vital importancia para la implementación de políticas que faciliten a un mejor aprovechamiento de los recursos tanto financiero, como humano y conocer al mismo tiempo como realizar una adecuada distribución de estos recursos, la cual permita mejorar la calidad del servicio prestado.
sobre los adelantos permanentes que se producen tanto para su control como para su manejo, cuya responsabilidad recae de manera directa sobre las diferentes autoridades de las Instituciones que conforman el Sector Público de acuerdo al Art. 118 de la Constitución Política de la Republica del Ecuador.
Lo manifestado en los párrafos anteriores justifica el desarrollo de este tema no únicamente como el cumplimiento de un requisito, sino como una investigación importante en el contexto de elaborar un instrumento de consulta y guía para los funcionarios públicos que tienen la tarea del control, manejo de los bienes y activos fijos, de cuyo adecuado registro se puede desprender la aplicación de políticas de estado que vayan en beneficio de todos.
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos en el estudio se utilizó herramientas de investigación, técnicas, métodos, como encuestas y entrevistas que sirvieron para la obtención de la información de la administración y control que se le realiza a los activos fijos dentro de la institución.
1.7. Hipótesis
La elaboración de un manual de procedimientos para la administración y control de los activos fijos mejorará significativamente el control de los bienes del SECAP Santo Domingo.
1.8. Operacionalización de Variables
1.8.1. Variables
Dependiente
Mejor control de los activos fijos.
Eficiencia y Eficacia en la administración. Valoración real de los activos.
1.8.2. Indicadores
CUADRO No. 1
IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES
Objetivos Específicos Variable Dependiente
Unidad de
Medida Instrumentos técnicas Tiempo
Realizar un diagnostico de la situación actual de los activos fijos del SECAP.
Valoración de
los activos fijos Cantidad
Entrevistas Encuestas Documentos
Inicio
Investigar las falencias en la administración y control de los activos fijos.
Aplicación de
normatividad Ponderación Fuentes Secundarias Documentos Durante el proceso
Estudiar la normatividad para el control de los activos fijos del sector público.
Mejor control de activos fijos
Ponderación Fuentes Secundarias Documentos
Durante el proceso
Conocer y recomendar formas adecuadas de administración y control de activos fijos en el SECAP.
Eficiencia y eficacia de la administración
Ponderación
Fuentes primarias, Secundarias y terciarias
Documentos
Durante el proceso
Elaborar un manual de procedimientos.
Mejor control de
los activos fijos Ponderación Documentos final
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1. Marco Teórico
2.1.1. Manual
“Los manuales son una herramienta en la administración, comenzando a utilizarse
durante el periodo de la Segunda Guerra Mundial, en virtud de que no se contaba con
personal capacitado en estrategias e instrucciones de guerra y fue mediante los
manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar
en campaña sobre ciertas formas de operar en un organismo (por ejemplo: circulares,
memorándums, instrucciones internas). Por ello surgió la necesidad de que el personal
esté capacitado durante la guerra y dio lugar a que se formularán manuales
detallados”.1
Con la creación de estos instrumentos fue posible llevar un control tanto del personal de una organización como de las políticas, estructura funcional, procedimientos y otras prácticas del organismo de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada.
Los primeros manuales adolecían de defectos técnicos, pero sin duda fueron de gran utilidad en el adiestramiento de nuevo personal. Con el transcurrir de los años los manuales se adaptaron para ser más técnicos, claros, concisos y prácticos, y comenzaron a aplicarse a diversas funciones operacionales (producción, ventas, finanzas, etc.) de las empresas.
Por lo tanto resulta un instrumento necesario que sirve de apoyo en el desarrollo de las funciones diarias de las empresas, instituciones y organizaciones modernas por cuanto
en estos se detallan en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa eficiente.
Según Graham Kellog nos dice que “El Manual nos presenta sistemas y técnicas
especificas. Señalando el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el
personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer
debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".2
El manual de procedimiento es un documento que contiene la descripción de cada puesto o unidad administrativa precisando la responsabilidad y participación que deben llevar a cabo en la realización de las funciones para el correcto desarrollo de las actividades; facilitando así las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Estos permiten a las organizaciones recopilar la información de forma adecuada, secuencial y detallada de cada una de sus operaciones que lleva a cabo, con el fin que en los puestos de trabajo aumente la eficiencia en sus labores para así ayudar a la coordinación y evitar la duplicidad de funciones en los departamentos existentes.
“Se los considera uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa
que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son
una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado”.3
Los manuales de activos fijos establecen y describen las normas, procedimientos, instructivos y más disposiciones tendientes a establecer una adecuada administración de los bienes, tanto de los activos fijos como de los inventarios de consumo interno.
2.1.1.1.Objetivo del Manual
El manual tiene por objetivo expresar en forma analítica los procedimientos, sistemas permitiendo ser una guía de vital importancia para la orientación del personal de acuerdo a las actividades que realiza para un mejor control en las operaciones de la empresa.
2.1.2. Control Interno
Según el Manual Básico de revisión y verificación contable dice que el Control Interno
“se le define como el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos
que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables
son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen
según las directrices marcadas por la Dirección.”4
De acuerdo a las Normas de control interno para las entidades y organismos del sector público “el control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el
logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos.
Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de
riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el
seguimiento.5
4
DE LARA, Bueno María Isabel, “Manual Básico de Revisión y Verificación Contable”, Tema 3: Proceso de la Auditoria, Pág. 54
5Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas
Según la Ley de la Contraloría General del Estado dice: “El control interno constituye
un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada
institución, que proporcionada seguridad razonable de que se protegen los recursos
públicos y se alcancen los objetivos institucionales.”6
El control interno comprende la organización, políticas y procedimientos adoptados por los funcionarios de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados.
El control interno tiene como objetivo salvaguardar los recursos de la entidad y así lograr el conocimiento de los objetivos institucionales, su cumplimiento es importante para que a futuro en la entidad no se presenten desfases.
2.1.2.1. Clases de Control Interno
Por la función
a) Control administrativo.- Se aplica a todas las actividades de la entidad; por ejemplo el control del personal, control financiero, control de producción y control de calidad.
b)Control financiero.- Se refiere a las operaciones que se miden en términos monetarios, estas son de carácter financiero, razón por la cual existe el control financiero.
Por la ubicación
a) Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que cuando es sólido y permanente resulta ser mejor.
b)Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no requeriría de otro control.
Otras clasificaciones
a) Control preventivo.- Es aquel que se da especialmente al equipo y maquinaria antes de que éstos se dañen.
b)Control detectivo.- Es el que se realiza para detectar oportunamente cualquier error, se da sobre todo en los sistemas computarizados en el cual, la computadora no procesa datos, es decir, responden al sistema o programa previamente diseñados.
c) Control correctivo.- Es aquel que se practica una medida correctiva por ejemplo rectificar un rol de pagos o reparar un vehículo que se ha dañado.
2.1.3. Activos
“Están constituidos por los bienes y derechos que tiene o posee la entidad, o son los
recursos que dispone y que han sido obtenidos a base de la deuda que ha contraído con
terceros y con el aporte del Estado”.7
De acuerdo a lo manifestado por el Código Civil los bienes se dividen:
Corporales
Aquellas que representan a un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos (sillas, escritorios), estos se subdividen en:
7Manual de Contabilidad Gubernamental, expedido mediante Acuerdo 320 del Ministerio de
a) Muebles.- Son aquellos activos que se pueden transportar de un lugar a otro por sí mismas o mediante la utilización de una fuerza física externa, como en el caso de los semovientes (animales). Estos a su vez se clasifican en:
Fungibles.- Aquellos que por su uso inevitablemente se destruyen, desaparecen o queden inutilizables para usos futuros.
No Fungibles.- Resisten cualquier cantidad de usos sin sufrir ningún deterioro, salvo que se vean afectados por elementos de la naturaleza en unión con el tiempo.
b) Inmuebles.- Aquellos activos que no pueden transportarse ni ser transportados de un lugar a otro, como el terreno.
Incorporales
Son los derechos reales o personales no perceptibles a los sentidos, como patentes, marcas, cuentas por cobrar, etc.
El Manual de Contabilidad Gubernamental para fines de presentación de la información contable, clasifica a los Activos en:
a) Activo Corriente.- También llamado circulante o líquido, es aquel que puede ser vendido o cobrado con rapidez a un plazo no mayor a un año. En una institución pública el activo corriente se compone de: las disponibilidades monetarias, los anticipos de fondos, cuentas por cobrar, inversiones y deudores financieros a corto plazo y existencias para producción y ventas.
c) Activo Fijo.- Son aquellas inversiones realizadas por la institución en bienes de larga duración cuyo valor contable es igual o superior a cien dólares.
d)Activo en Inversiones en Proyectos y Programas.- Está formado por los costos y las inversiones realizados en el desarrollo de proyectos y programas en ejecución.
e) Otros Activos. Están constituidos por las inversiones diferidas, las no recuperables, las existencias en bienes de consumo y las inversiones en productos en proceso.
La presente investigación tiene como fin desarrollar un Manual de procedimientos para la administración y control de activos fijos del SECAP en Santo Domingo, el cual es una institución pública, por lo que es necesario profundizar más este tema y determinar que dice la normativa al respeto.
2.1.4. Activos Fijos
Según José Orozco Cadena en su libro de Contabilidad General Teoría y Práctica Aplicada a al Legislación Nacional dice: “Se consideran a toda clase de bienes
materiales adquiridos por las entidades, exclusivamente para el uso y servicio en sus
actividades operativas durante un lapso superior a un año; que poseen costo unitario
contabilizable igual o mayor que un salario mínimo vital, para dejar un valor residual
a la terminación de su vida útil; y que no forman parte del inventario de mercaderías
para la venta”.8
Como se describe anteriormente de acuerdo al Manual de Contabilidad Gubernamental los activos fijos se componen por aquellas inversiones realizadas por la institución en bienes de larga duración cuyo valor contable es igual o superior a cien dólares; sin embargo la Norma Internacional de Contabilidad agrega que: “los elementos de
8
propiedad planta y equipo deben registrarse como activos cuando se obtenga un
beneficio económico del activo y su costo pueda calcularse con suficiente
confiablidad”.9
Los activos fijos son bienes de la empresa que tienen una vida relativamente larga y no están para la venta dentro de las actividades normales de la empresa, y solo están para su servicio, pasan por muchos tratamientos para llegar a su obsolescencia. Sin embargo se presentan casos en ciertas empresas en que contabilizan activos fijos obsoletos o a su vez a pesar de la pérdida de valor del activo fijo debido a la depreciación, siguen siendo utilizados. Esto refleja un pésimo control por parte de los responsables de las entidades.
2.1.4.1.Requisitos para ser considerados Activos Fijos
Las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental señalan que: “los muebles e
inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración, siempre y cuando
cumplan los siguientes requisitos:
Bienes de propiedad privativa Institucional
Destinados a actividades administrativas y/o productivas Generen beneficios económicos futuros
Vida útil estimada mayor a un año
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100)”.10
Según la NIC 16 “Para que sea considerado activo fijo deberá reunir las siguientes
condiciones:
Que sea tangible
Se espere dure más de un periodo
9Norma Internacional de Contabilidad N° 16
10Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, publicadas mediante acuerdo N°182 del Ministerio
Sea utilizado en la producción de bienes y servicios, para arrendamiento o sede
administrativa.”11
Según la NEC 12 “Para que sea considerados propiedad planta y equipo debe contar
con lo siguientes:
Que sea tangibles probable que fluyan hacia la empresa beneficios económicos
futuros asociados con el activo.
El costo del activo para la empresa puede ser cuantificado confiablemente.”12
El cumplimiento de cada uno de estos requisitos para la consideración de activos fijos es de vital importancia, de esta manera dichos activos podrán ser aceptados y gozarán de todos los beneficios.
2.1.4.2.Valoración
“Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de
compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no
rembolsables, costos de instalaciones, más cualquier valor directamente atribuible para
poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para el cual
fue adquirido.”13
2.1.4.3.Contabilización
De acuerdo a la Normativa de la Contabilidad Gubernamental: “Las adquisiciones de
bienes de larga duración se deberán registrar en la contabilidad, debitando la que
corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los subgrupos 141 ó 142,
11Normas Internacional de Contabilidad, (NIC) N° 16 12Normas Ecuatoriana de Contabilidad, (NEC) N° 12
para los bienes institucionales o en los subgrupos 151 ó 152 para los bienes adquiridos
para proyectos o programas específicos y acreditando, en cualquier de los casos, la
Cuenta por pagar 213.84 que corresponde al gasto presupuestario incurrido.”14
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
2.1.4.4.Ventas, canje, baja y donación de activos fijos
Las empresas suelen deshacerse de sus activos fijos por lo siguientes razones:
Requieren el dinero que se pudiera obtener de su venta. El bien ya no les ofrece el servicio esperado.
El bien está en malas condiciones.
Al realizar cualquiera de estos tipos de enajenación de activos, se debe calcular y registrar la depreciación acumulada del activo fijo hasta el momento de realizada la negociación. Por lo tanto definiremos los siguientes conceptos:
2.1.4.4.01 Venta de Activos Fijos
Según la Normativa de la Contabilidad Gubernamental: “La venta, permuta, entrega
como parte de pago u otra forma de traspaso de dominio, a título oneroso, de activos
fijos, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación
acumulada; la diferencia constituirá el costo del bien y se contabilizará en la cuenta
respectiva del subgrupo 638 Costo de Ventas y Otros.
Al realizar una venta de activos fijos se pueden presentar tres situaciones; que haya
utilidad, que haya pérdida o que se recupere el valor de los libros”.15
Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Los encargados responsables de organizar la junta de remates y demás procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias.
Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o servicios, emitirán su propia reglamentación que asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios prestados, la documentación de los movimientos y la facturación según los precios y modalidades de ventas.
2.1.4.4.02 Canje de Activos Fijos
Según la Normativa de la Contabilidad Gubernamental: “Es un intercambio por lo
general del activo usado por uno nuevo, para lo cual se paga una diferencia en
efectivo”.16
Es una negociación en la que se encuentra generalmente el activo usado a cambio de uno nuevo, para lo cual se paga una diferencia en efectivo, o viceversa.
2.1.4.4.03 Baja de Activos Fijos
Mercedes Bravo Valdivieso en su libro de Contabilidad General dice: “Cuando un
activo por su utilización en el transcurso del tiempo o por causas imprevistas se vuelve
inservible, peligrosos o riesgoso, la empresa procede a dar de baja este activo y a
eliminarlo de los registros contables, previa la autorización del Servicio de Rentas
Internas”.17
Aquellos bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna. Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final, debe ser declarada ante un Juez competente, luego se levantará el acta de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables.
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la unidad de administración financiera.
Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, a la persona responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.
2.1.4.4.04 Donación de Activos Fijos
Según la Normativa de la Contabilidad Gubernamental: “Se realizan por lo general a
instituciones benéficas; que ayudan a los demás, es decir, fundaciones, empresas o
personas relacionadas”.18
17
BRAVO, Mercedes, “Contabilidad General”, Editora Nuevo Día, Quinta edición, 2004, Pág. 250
Las donaciones se ofrecen a instituciones de carácter benéfico al sector privado, empresas o personas relacionadas. Obedecen a un proceso interno que va desde la autorización hasta la entrega del objeto a través de actas de donación autorizadas.
2.1.4.5.Control de Bienes de Larga Duración
“En el catálogo de cuentas institucional será obligatoria la apertura de los conceptos
contables, en términos que permitan su control e identificación y destino o ubicación.
El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de los
bienes de larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares bajo alguna
de las siguientes opciones:
Cada bien en forma individual.
Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o pieza que lo conforme sea diferente.
Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las partes o piezas de la compra conformen un todo.
Por el grupo de bienes, de similares características físicas, adquiridos en una
misma fecha, de igual valor unitario y destinados a una sola área física y misma
actividad administrativa o productiva”.19
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará
seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.
Como se ha señalado desde un inicio en esta investigación, existe una idea errada y generalizada con respecto a que los recursos públicos no deben ser sometidos a ningún control y por ello deben ser utilizados sin ningún control ni responsabilidad, sin embargo la realidad es que los estos recursos si bien no tienen un dueño personificado sabemos que a quienes se debe dar cuento por ellos es a todos los ciudadanos de una nación y por ende deben ser controlados con cuidado y seriedad.
Dentro de una entidad gubernamental los bienes representan la mayor parte del activo, por este motivo se ha emitido necesaria que regule los procesos asociados con el ingreso, custodia, manejo egreso, registro contable, verificación y control de los diferentes bienes, propiedad de la entidad o recibidos para su manejo o custodia.
2.1.4.6.Erogaciones Capitalizables
“Las adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias destinadas a aumentar la vida
útil estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga duración, de
conformidad con los criterios técnicos, deberán registrarse como erogaciones
capitalizables que aumentan el valor contable del bien.
Los costos asignados a las partes o piezas que se reemplacen o sustituyan, deberán
disminuir el valor contable respectivo; así también la correspondiente Depreciación
Acumulada. Los gastos en reparaciones ordinarias o periódicas, destinadas al
mantenimiento y conservación de la capacidad de uso del bien, deberán registrarse
como gastos de gestión.”20
2.1.4.7.Identificación y protección
Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos. La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad de cada servidor público.
La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
2.1.4.8.Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
2.1.4.9.Uso de los bienes de larga duración
En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente.
2.1.4.10.Constatación física de existencias y bienes de larga duración
La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración, las cuales se efectuarán por lo menos una vez al año.
El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación. Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.
De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.
2.1.4.11.Mantenimiento de bienes de larga duración
El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración. La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.
La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.
2.1.4.12.Control de vehículos oficiales
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.
Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los días y horas laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior.
Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables. Por ningún concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el carácter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada semana, exceptuándose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y servidores con rango a nivel de Ministros de Estado.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades. Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que pertenecen.
La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe, en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la entidad, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del Estado.
2.1.4.13.Depreciación de Activos Fijos
Según la Norma Ecuatoriana De Contabilidad N°13 nos dice que Depreciación “Es el
monto de la depreciación de un activo depreciable deberá ser asignado, sobre una base
sistemática, a cada uno de los períodos contables que alcance la vida útil del activo.
Algunas veces se expresa el parecer de que si el valor de un activo se ha incrementado
por encima del importe al cual se lleva en los estados financieros, no es necesario
hacer provisión para su depreciación. Sin embargo se considera que debe cargarse
depreciación en cada período contable sobre la base del importe depreciable
independientemente de que el valor del activo haya aumentado”.21
Según Principios de Contabilidad dice que la Depreciación “Es la causa del desgaste
natural, o de la caída de desuso (obsolescencia), ciertos activos pierden su valor con el
tiempo, por lo tanto disminuye su valor y es un gasto de las operaciones del negocio.”22
21Norma Ecuatoriana de Contabilidad N.13, Contabilización de la Depreciación
En el Ecuador la depreciación de los bienes de larga duración están sujetos a lo que manifiesta la Ley de Régimen Tributario Interno y expresamente en el numeral 7 del artículo 10 esta ley manifiesta: “Será deducible la depreciación y amortización,
conforme a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil, a la corrección
monetaria y a la técnica contable, así como las que se conceden por obsolescencia y
otros casos, en conformidad a lo previsto a esta ley y su Reglamento”.23
2.1.4.13.01 Métodos de Depreciación
“El método de depreciación elegido debe aplicarse consistentemente de un período al
otro a menos que circunstancias modificadas justifiquen un cambio. En el período
contable en el cual se modifique el método, el efecto del cambio debe cuantificarse y
revelarse y las razones para ello deben exponerse. Hay varios métodos sistemáticos
para distribuir los importes depreciables a cada período contable durante la vida útil
del activo.
Cualquiera que sea el método de depreciación elegido es necesario su uso consistente,
independientemente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones
fiscales, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la
empresa de un período a otro.” 24
Existen algunos métodos para calcular el desgaste del activo fijo en una fecha determinada, entre los más utilizados y difundidos en nuestro país tenemos:
a) Método Legal
Es el método que se efectúa de acuerdo a los porcentajes determinados por la Ley de Régimen Tributario Interno, los cuales se podrán considerar como base de los gastos
deducibles, para efectos de determinación de la utilidad gravable para el cálculo del Impuesto a la Renta.
Se aplican los siguientes porcentajes:
CUADRO No. 2
TABLA DE % DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Activos Fijos %Vida Útil
Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares.
5% Anual Instalaciones, maquinarias, equipos
y muebles 10% Anual
Vehículos, equipos de transporte y
equipo camionero móvil. 20% anual
Equipo de Computo y software 33% Anual
Fuente: Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Elaborado por: Cedeño C. Roberto / 2010
La fórmula para este sistema es:
ó = − %
b) Lineal o de Línea Recta
“Este método es el más utilizado y sencillo, que consiste en la distribución proporcional
de la depreciación total en partes iguales durante los períodos de vida estimada de
cada bien.”25
Para su mejor compresión definiremos los siguientes conceptos:
Costo de adquisición.-Es el valor original del activo fijo.
Valor residual.- Se considera de un 10 a 20%, en vista de que la ley no establece un porcentaje fijo. Es la cantidad neta que la empresa espera obtener por un activo al final de su vida útil, generalmente es insignificante y puede pasarse por alto al calcular el importe depreciable.
Años de vida útil.- Tiempo de duración normal del activo; de acuerdo a su naturaleza y lo estipulado por la ley.
Depreciación Anual.- Valor correspondiente al gasto por depreciación del respectivo periodo.
Depreciación Acumulada.- Valor acumulativo por depreciación de los años.
Valor en libros.- Valor que consta en libros; es decir el valor del periodo anterior menos su respectiva depreciación anual.
Este método utiliza la siguiente fórmula:
ó =Valor Actual −
!ñ # ú
c) Acelerado o Suma de Dígitos
“Este método se estima una depreciación más rápida en un momento, para luego ir
descendiendo o ascendiendo en intensidad. Se aplica en los vehículos y maquinaria
industrial”.26
Para su cálculo se tiene que seguir el siguiente procedimiento:
Se asigna a cada periodo de vida un digito, a partir de 1. Se suman estos dígitos.
Se establece un quebrado, cuyo denominador será la suma de los dígitos, y el numerador, el digito del año correspondiente o del año invertido.
Este quebrado se multiplica por aquella diferencia entre el valor actual menos el valor residual.
Valor Residual.- “Para los bienes de larga duración, se determinará un valor
residual equivalente al 10% de su valor contable”.27
Se establecerá utilizando el método de línea recta, en base a la siguiente fórmula:
%& = Valor Contable −
ú + ñ , =
n 12
En donde:
CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente al de su adquisición.
d) Método de unidades producidas
Dependerá del número de unidades que se produzcan en el tiempo a través de un activo fijo. Las unidades de producción representan la depreciación a las que se sujeta un bien las cuales no responden a un porcentaje ni vida útil establecida, la variación se establece directamente de acuerdo al uso, no es de base provisional, sino concurrente, es decir no permite provisionar.
Cuando se trate de bienes destinados para actividades productivas se utilizará la siguiente fórmula:
%& = Valor Contable −
/ + ó +, UTPE
Este método es improbable en las siguientes razones:
Es un método adoptable solamente a ciertos tipos de activos depreciables (máquinas, vehículos, etc.), y muchas compañías prefieren usar el mismo método de depreciación para todos los activos.
Algunas compañías hoy en día no necesariamente están interesadas en el método más razonable o lógico para contabilizar la depreciación, sino más bien en el más rápido disponible y aceptable para fines de impuesto.
El método de las unidades de producción puede o no resultar “rápido”, según su uso, los métodos de depreciación acelerada garantizan un cargo de depreciación relativamente rápido.
El método de unidades de producción a menudo exige que se lleven registros cuyo costo es superior al del método en sí.
“En los bienes de larga duración destinados a las actividades productivas, que por sus
características sea imposible emplear el método de unidades de tiempo o producción,
se aplicará el método de línea recta. La depreciación determinada bajo el método de
línea recta, preferentemente se registrará al término de cada ejercicio contable; por el
contrario, la calculada mediante el método de unidades de tiempo o de producción, se
contabilizará en función del proceso productivo”. 28
2.1.4.13.02 Especificaciones técnicas de la depreciación en el Sector Público
La vida útil de maquinarias, equipos, vehículos e instalaciones especializadas, será la establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante; la del software se establecerá en función de criterios técnicos.
En el Sector Público la tabla que rige actualmente para realizar la depreciación de bienes de larga duración destinadas a actividades administrativas, productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversión, es la siguiente:
CUADRO No. 3
TABLA DE DEPRECIACIÓN PARA BIENES DE LARGA DURACIÓN QUE RIGE EN EL SECTOR PÚBLICO
TIPO DE BIEN VIDA ÚTIL ESTIMADA (Años) Adm. Proyectos y
Programas
Producción
Edificaciones
• Hormigón Armado y Ladrillo 50 40
• Ladrillo (o Bloque) 40 35
• Mixto (Ladrillo o Bloque y Adobe o Madera) 35 30
• Adobe 25 20
• Madera 20 15
•Maquinaria y Equipos 10 UTPE*
Muebles y Enseres 10 10
Instalaciones 10 UTPE*
Equipos de Computación 5 5
Vehículos 5 UTPE*
UTPE. Unidades de Tiempo o de Producción Estimadas Fuente: Normativa de Contabilidad Gubernamental Elaborado por: Cedeño C. Roberto / 2010
2.1.5. Bienes no Considerados Activos Fijos Sujetos a Control Administrativo
El Reglamento de control de Bienes no considerados Activos Fijos en el artículo 2 manifiesta que “no se consideran como activos fijos pero si sujetos al control