MANUAL DE USUARIO
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TABLA DE CONTENIDO
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1. PRIMEROS PASOS ... 4
1.1. Acceso ... 4
1.2. Navegación ... 5
1.3. Datos de tu Negocio ... 6
1.4. Contratos ... 8
1.5. Personal de tu Empresa y Colaboradores ... 9
1.6. Herramientas de Empresa ... 10
1.6.1. Productos ... 10
1.6.2. Packs ... 12
1.6.3. Ubicaciones ... 14
1.6.4. Materiales ... 15
2. OPERACIONES COMUNES A TODOS LOS MÓDULOS ... 16
2.1. Buscar y Filtrar ... 16
2.2. Imprimir datos de un Registro ... 17
2.3. Añadir un Registro ... 18
2.4. Duplicar un Registro ... 18
2.5. Exportar Datos... 19
2.6. Borrar un Registro ... 20
2.7. Recuperación de un Registro Borrado... 20
3. MÓDULO DE VENTAS Y MARKETING ... 21
3.1. Posibles Clientes ... 21
3.2. Presupuestos de Posibles Clientes ... 23
3.3. Seguimiento de Posibles Clientes ... 25
3.4. Clientes ... 26
3.5. Presupuestos de Clientes ... 28
3.6. Listados de Clientes para Marketing ... 32
3.7. Informe de Clientes por Procedencia ... 33
3.8. Informe de Presupuestos ... 33
4. MÓDULO DE TRABAJOS Y AGENDA ... 34
4.1. Pedidos ... 34
4.2. Sesiones... 39
4.3. Citas ... 42
4.4. Agenda ... 43
4.5. Informe de Pedidos ... 44
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5. MÓDULO DE FACTURAS Y CUENTAS ... 45
5.1. Facturas de Clientes ... 45
5.2. Proveedores ... 48
5.3. Facturas de Proveedores ... 49
5.4. Gastos sin Facturas ... 50
5.5. Informe de Ingresos por Procedencia ... 50
5.6. Informe de Ingresos por Acontecimiento ... 50
5.7. Informe de Ingresos por Pack / Producto ... 51
5.8. Informe de Ingresos y Gastos ... 51
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1. PRIMEROS PASOS
1.1. Acceso
Una vez te hayas dado de alta en el sistema, deberás visitar la siguiente URL:
http://software.adminphoto.com/es
E introducir tus datos de acceso:
Si has olvidado tu contraseña, puedes pulsar en “Olvidó su password? Pulse aquí” y se te enviará un mail de forma automática para que puedas recuperarla.
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1.2. Navegación
Una vez accedas al software, te aparecerá este Menú:
En este Menú puedes encontrar todas las secciones de la Aplicación:
Mi Empresa: con los datos relativos a tu empresa, los contactos relacionados directamente con tu negocio (Socios, Empleados y Fotógrafos) y con la zona de Contratos.
Herramientas de Empresa: con opciones importantes de configuración, como los Productos y Packs de tu negocio, las Ubicaciones en las que desarrollas tu actividad y los Materiales fotográficos que utilizas en tu negocio.
Ventas y Marketing: con todo lo relacionado con tu actividad comercial:
Posibles Clientes, Clientes, Presupuestos, Seguimiento, etc.
Trabajos y Agenda: con todo lo relacionado con la organización de tu día a día:
Pedidos, Sesiones, Citas, Agenda.
Facturas y Cuentas: con todo lo relacionado con la facturación de tu empresa:
Facturas, Proveedores, Ingresos y Gastos, etc.
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Podrás ir desplegando estas secciones y accediendo a cada uno de los diferentes módulos. También, una vez dentro de cualquiera de los módulos, dispones de un Menú desplegable en la parte superior de la aplicación, como puedes ver en la siguiente imagen:
Y si quieres regresar al Menú de Inicio, lo puedes hacer en todo momento, haciendo click en Photogest:
A continuación, vamos a proceder a configurar los datos iniciales para empezar a trabajar con tu aplicación AdminPhoto de forma correcta.
1.3. Datos de tu negocio (Mi Empresa)
Lo primero que tendrás que hacer para configurar correctamente tu empresa es introducir los datos que falten en el módulo Mi Empresa. Para ello, accede a dicho
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módulo por el Menu de Inicio o el Menú desplegable superior: Mi Empresa Mi Empresa.
Selecciona tu empresa y actualiza tus datos:
Puedes añadir tu logo en el campo Logo. El sistema toma este logo para colocarlo en los presupuestos, pedidos y facturas en PDF, y hacerlos así más vistosos, por lo que te recomendamos subir siempre tu logo a este campo.
Un aspecto importante es que el número de teléfono lo debes introducir todo junto, sin espacios ni guiones. Por ejemplo: 911413340.
Por defecto aparece la pestaña Datos de la Empresa, pero hay otras tres pestañas más con datos: Dirección, Datos de Facturación y Ajustes en PDF.
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Los datos de facturación son los que irán posteriormente en las Facturas en PDF. Si hay alguien que se encargue del seguimiento de tus facturas (departamento de
administración, empresa externa, etc.) pon ahí sus datos de contacto. Pero si gestionas tú mismo tus facturas, repite ahí tus datos de contacto.
Por último, puedes ajustar algunos parámetros de los Presupuestos, Pedidos y Facturas en PDF:
- Una frase adicional común que se introducirá en todos tus PDF’s.
- El color (en hexadecimal para HTML) de los detalles de los PDF’s.
Si quieres buscar un color concreto en hexadecimal para HTML visita esta página:
http://html-color-codes.info/codigos-de-colores-hexadecimales/
No te olvides de guardar los cambios cuando termines (botón verde de Guardar cambios)
1.4. Contratos
Si dispones ya de contratos para tus clientes (de prestación de servicios fotográficos, de cesión de derechos, de uso de imágenes, etc) puedes añadirlos al Módulo Contratos (Mi Empresa Contratos)
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Si tienes el contrato subido a Internet (Dropbox, Google Drive, etc), añade el enlace en Guardado en. O si prefieres, pon ahí la ubicación física en tu PC principal o servidor.
1.5. Personal de tu empresa y colaboradores
El siguiente paso recomendado es guardar los datos de tus empleados y socios (si los tienes) y de los fotógrafos que colaboran habitualmente contigo. Lo puedes hacer accediendo desde el Menú: Mi Empresa Empleados / Socios / Fotógrafos.
Una vez en esos módulos, puedes acceder a datos de empleados/socios/fotógrafos ya guardados o crear uno nuevo clicando en Añadir. Para todos ellos, puedes guardar tanto datos de contacto como su dirección.
Para los fotógrafos podrás agregar también su Especialidad:
Y una vez que tengas al menos un fotógrafo creado, lo podrás asignar a las sesiones fotográficas que vayas guardando en la aplicación. Estas sesiones te aparecerán abajo, en Sesiones del Fotógrafo:
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1.6. Herramientas de Empresa
1.6.1. Productos
Antes de crear ningún presupuesto, pedido o factura, debes guardar al menos un producto.
Para acceder, clica en Herramientas de Empresa Productos. Y después clica en Añadir para crear nuevos productos.
A continuación rellena los campos del producto:
- Referencia Producto: no hay que rellenarlo, pues el sistema lo asigna automáticamente.
- Nombre (Obligatorio): ponle un nombre al producto. Ejemplos: Fotografía en 15x20, Álbum, Lienzo, etc.
- Descripción: añade una descripción del producto si lo deseas.
- Proveedor: si ya has dado de alta algún proveedor, te aparecerá una lista de proveedores. Si no, puedes crear uno nuevo pulsando en el botón +
- Producto / Servicio (Obligatorio): elige si se trata de un Producto o un Servicio.
Por defecto, el sistema lo marca como un producto.
Y en la parte inferior tendrás que completar un dato importante: el Precio de Venta con IVA. Este es el precio al que vas a vender el producto a los clientes y lo puedes cambiar en cualquier momento. El resto de campos se rellena automáticamente.
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Importante: todos los importes con valores decimales hay que introducirlos con punto (.) en lugar de coma (,). Por ejemplo: 10.25 € en lugar de 10,25 €.
Para guardar el Producto, clica en Grabar. Y una vez guardado, en la parte inferior te aparecerá una pestaña nueva: Gastos de Producto. Esta pestaña te servirá para añadir los diferentes gastos que te suponga dicho producto, por ejemplo: el coste de
adquirirlo a tu proveedor, los gastos de envío, etc.
Al clicar en Añadir o al visualizar un gasto ya creado , te aparecerá esta pantalla:
En ella tendrá que introducir el Concepto del gasto y darle valor solamente a uno de estos campos: Importe con IVA o Importe sin IVA. El sistema calcula automáticamente el valor del otro campo. Como siempre, introduce los valores con punto (.) en lugar de con coma (,).
ProductoID se asigna también automáticamente por el sistema.
Una vez tengas los datos correctos introducir pulsa en Guardar Cambios. Al guardar, automáticamente se actualizarán los valores con IVA sin IVA de Gastos y Margen.
De esta forma podrás fijar el Precio de Venta con IVA que más te convenga para un Producto, en función del Margen que quieras tener.
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1.6.2. Packs
Una vez has creado al menos un Producto, puedes proceder a crear tu primer Pack (Herramientas de Empresa Packs). Los packs son conjuntos de productos que agrupas para ofrecer a tus clientes una opción más asequible o para que tu oferta sea más fácil de comprender. También, al ofertar diferentes packs puedes crear niveles en función de la capacidad de compra de tus clientes.
Por ejemplo, si en tu oferta de productos cuentas con fotografías impresas, fotografías digitales y álbumes, un posible pack sería el formado por 15 fotografías impresas, 15 fotografías digitales y 1 álbum. Este pack se podría llamar “Pack Básico”. Y luego puedes completar tu oferta con otro “Pack Intermedio” que contenga más fotos, por ejemplo. Y también puedes crear un tercer pack llamado “Pack Avanzado” con el mismo número de fotos, pero añadiendo también un vídeo.
Para crear un nuevo Pack, clica en Añadir. A continuación rellena los campos del pack:
- Nombre (Obligatorio): asígnale una denominación al Pack. Por ejemplo: Pack Básico.
- Descripción: describe en qué consiste el Pack. Este valor es importante porque aparecerá en tus Presupuestos, Pedidos y Facturas en PDF para enviar a
clientes.
- Precio de Venta con IVA: es el valor al que quieres vender el Pack. Introdúcelo siempre con punto (.) en lugar de coma (,).
Una vez rellenados estos campos, pulsa en Grabar.
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Al pulsar en Grabar te aparecerán dos nuevas pestañas en la parte inferior: Productos Asociados al Pack y Gastos de Pack. Como hemos comentado, los packs son conjuntos de productos, por lo que antes de guardar tu nuevo pack, has de crear todos los productos que formen parte de él. Una vez creados, vuelve al Pack y asócialos al mismo pulsando en Añadir.
En esta pantalla sólo has de completar dos campos, pues el resto se calcula de forma automática:
- Producto: elige el producto concreto que quieres asociar a este pack.
- Unidades: elige el número de unidades de dicho producto que forman parte del pack.
Al seleccionar el producto, los valores unitarios de precio, gastos y margen se rellenarán automáticamente. Y al definir un número de unidades, se rellenarán los campos de valores totales.
Cuando termines, pulsa Grabar.
Una vez grabado el Producto asociado al Pack, verás que los valores gastos y márgenes se han rellenado automáticamente. Estos valores los calcula el sistema en función de los gastos de producto y el precio de venta con IVA que hayas definido. Pero también pueden cambiar si añades gastos propios del Pack.
Los Gastos de Pack son los gastos asociados al paquete, diferentes de los propios de productos, por ejemplo: gastos de desplazamiento, gastos de envío al cliente, etc.
Puedes añadirlos en la pestaña Gastos de Pack, clicando Añadir.
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Rellena el campo Concepto (por ejemplo: desplazamiento, gastos de envío, etc.) y otorga un valor a Importe con IVA o sin IVA. El otro valor se calculará de forma automática.
Cuando termines pulsa en Grabar. Y una vez guardado, aparecerá de nuevo la pantalla de Pack, con los datos de Gastos y Márgenes actualizados. Concretamente los gastos serán la suma de Gastos de Producto y Gastos de Pack, así que ten eso en cuenta para fijar el Precio de Venta con IVA en función del margen que quieras conseguir.
1.6.3. Ubicaciones
En este módulo podrás introducir las Ubicaciones habituales en las que quedarás con tus clientes para las Sesiones fotográficas y las Citas, por ejemplo el Parque del Retiro, el Parc Güell, tu Estudio, etc. Para crear una sesión o una cita tendrás disponer al menos de una ubicación, por lo que se recomienda crear al menos una al principio.
Para añadir una Ubicación nueva, ve a Herramientas de Empresa Ubicaciones y clica en Añadir.
Introduce el Nombre que le quieres dar, la Dirección, la Población y la Provincia. Y también puedes introducir un enlace con la URL de Google Maps en Cómo Llegar.
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Para conseguir esta URL busca la dirección en Google Maps, clica en Cómo Llegar y copia el enlace que aparece en el navegador. Pega ese enlace en el campo Cómo Llegar de la Ubicación y ya tendrás tu enlace directo para llegar al destino. Si estás usando la aplicación con un móvil, esta opción es ideal, pues te permitirá en un solo click abrir Google Maps y empezar la navegación hacia tu destino.
1.6.4. Materiales
El último paso para configurar correctamente tu aplicación es introducir los Materiales fotográficos que vas a usar en tu trabajo diario (cámaras, objetivos, focos, drones, etc.). Estos materiales los podrás agregar posteriormente a las Sesiones Fotográficas, para saber qué tienes que llevar en cada caso. Por ejemplo, si una boda requiere de dron porque así lo han contratado, podrás añadir dicho dron a la sesión concreta.
Para añadir un nuevo Material, ve a Herramientas de Empresa Materiales y clica en Añadir. Deberás introducir los datos del material, seleccionar el tipo de material
concreto y pulsar en Grabar.
Con esto habrás concluido la configuración inicial de tu aplicación y podrás empezar a trabajar con ella.
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2. OPERACIONES COMUNES A TODOS LOS MÓDULOS
2.1. Buscar y Filtrar
Para Buscar registros de un determinado Módulo (Clientes, Posibles Clientes,
Presupuestos, etc.), clica en el cuadro de búsqueda rápida e introduce el valor por el que quieres buscar (nombre, apellido, NIF, teléfono…):
También puedes Filtrar en función de los campos de Posibles Clientes. En ese caso, te aparecerá esta pantalla:
En ella puedes realizar un filtrado avanzado por diferentes campos y valores. El
operador de comparación definirá si un valor es igual, mayor, inferior, etc. al valor del campo de el/los registro/s filtrado/s.
Pulsa Aplicar Filtros y te aparecerá la tabla de registros ya filtrada.
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2.2. Imprimir datos de registros
Si quieres imprimir los datos de varios registros, selecciona los registros de tu interés y clica en Vista Previa de impresión:
También puedes imprimir los datos de cada registro, dentro del registro, clicando de nuevo en Vista Previa de impresión:
En la siguiente pantalla deberás pulsar Imprimir para terminar con la impresión.
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2.3. Añadir un Registro
Para añadir un registro, debes clicar en el botón verde Añadir:
2.4. Duplicar un registro
Esta opción es muy útil cuando tienes que introducir varios registros a la vez. Sólo tienes que clicar en Guardar copia en la pantalla de detalles del registro:
Editas los campos con los valores del nuevo registro y clicas en Guarda cambios.
2.5. Exportar Datos
Para exportar datos de cualquier módulo, puedes hacerlo seleccionando los registros que quieres exportar y clicando en Guardar CSV
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Esta operación, exportará los datos en formato csv (valores separados por comas).
Puedes guardar el archivo o abrirlo con Microsoft Excel o algún programa similar. Si quieres convertir el archivo a formato Excel, te recomiendo que sigas los pasos definidos en este enlace:
http://www.portalprogramas.com/milbits/informatica/csv-xls-excel.html
2.6. Borrar un registro
El sistema no permite el borrado de múltiples registros para evitar errores indeseados.
Por ello, cada vez que quieras borrar registros, deberás hacerlo uno por uno clicando en Borrar:
Si borras algún registro por error, no te preocupes, podremos recuperarlo. Para ello, sigue el procedimiento indicado a continuación en Recuperación de Registros Borrados.
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2.7. Recuperación de registros borrados
En caso de que borres un registro por error, el procedimiento a seguir para recuperarlo será el siguiente:
1) Ve a la sección Ayuda.
2) Clica en Solicitar Recuperación de Registro.
3) Indica qué tipo de registro has borrado (Cliente, Presupuesto, Pedido, Sesión, etc.) y algún valor que recuerdes sobre el registro.
En el plazo de 24 horas recuperaremos tu registro y te informaremos por mail de la recuperación. En caso de no haber podido recuperarlo con los datos que nos indicas, te enviaremos el listado de los últimos registros que hayas borrado para que nos indiques cuál o cuáles hay que recuperar concretamente.
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3. MÓDULO DE VENTAS Y MARKETING
3.1. Posibles Clientes
Posibles Clientes son aquellas personas o empresas que han contactado contigo por alguna vía (Internet, mail, teléfono, etc.) y que aún no te han comprado nada, por lo que todavía no pueden ser considerados clientes. Los especialistas en Marketing y Ventas los denominan también clientes potenciales o potenciales directamente.
Podrás visualizar tus Posibles Clientes en la tabla o Añadir nuevos.
Dentro de los detalles de cada posible cliente te encontrarás con tres pestañas diferentes: Datos de Contacto, Dirección y Opciones de Posible Cliente.
En datos de contacto es importante que el Teléfono lo rellenes todo junto, sin espacios ni guiones entre medias. Por ejemplo: 911413340.
Y en Opciones de Posible Cliente puedes guardar la Procedencia de ese posible cliente (Internet, Recomendación, Amigo, Familiar, Buzoneo, etc.). Pincha en el desplegable y elige la opción que más te interese. Gracias a este campo podrás conocer
posteriormente la procedencia de tus clientes e ingresos en los informes que tienes disponibles en el Menú.
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En la parte inferior de la pantalla de Detalles podrás encontrar los Presupuestos asociados al Posible Cliente, así como las acciones de Seguimiento del Posible Cliente.
En ambos casos, puedes visualizar los registros ya creados o añadir nuevos.
Pasar un Posible Cliente a Cliente
Esta es una opción muy interesante para no perder ni un solo dato de tus clientes y potenciales. Una vez que el Posible Cliente haya aceptado tu Presupuesto, lo puedes pasar a Cliente de manera muy sencilla. Sólo tienes que ir a la pantalla de detalles del Posible Cliente y clicar en Pasar a Cliente:
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De esta forma, pasarás a Clientes todos los datos del Posible Cliente, incluidos los Presupuestos que hayas generados. Únicamente perderás el Seguimiento Comercial de dicho Posible Cliente, pues ya no tendrá sentido conservarlo ahora que es cliente.
3.2. Presupuestos de Posibles Clientes
A cada Posible Cliente se le podrá asociar uno o más diferentes Presupuestos. Podrás consultarlos desde la pantalla de detalles de cada Posible Cliente o si quieres consultar todos, puedes hacerlo desde Ventas y Marketing Presupuestos Posibles Clientes.
Al añadir un nuevo presupuesto de posible cliente, deberás tener en cuenta que los valores de los importes procederán de los Packs y Productos que asignes al
presupuesto. Inicialmente esos valores aparecerán con el valor 0.00, pero una vez que guardes el presupuesto y añadas algún Pack o Producto, los importes se actualizarán también de forma automática.
Si añades el Presupuesto desde la pantalla de Detalles de un Posible Cliente, el campo Posible Cliente se rellenará de forma automática. Pero en caso de que lo añadas desde Presupuestos de Posibles Clientes, tendrás que elegir el posible cliente para el que estás elaborando el presupuesto. Hazlo con ID Posible Cliente.
Después tendrás que completar los valores del Acontecimiento (Boda, Bautizo, Sesión Familar, etc.) y del Estatus de Presupuesto (Pendiente de Enviar, Pendiente de
Aprobación, Aprobado, etc.). El estatus de presupuesto es ideal para hacer
seguimiento comercial, pudiendo saber en cada momento qué decisión tomar con
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Una vez guardado, te aparecerán dos pestañas en la parte inferior para añadir Packs y/o Productos al Presupuesto.
Al añadir nuevos packs o productos tendrás que seleccionar el pack o producto concreto, las unidades que van en el presupuesto y el descuento que quieres aplicar a esta línea. Recuerda que si quieres guardar un descuento con decimales, deberás introducir el valor con punto (.) en lugar de coma (,).
Generar PDF del Presupuesto
Con esta opción podrás generar un vistoso PDF con los datos del Presupuesto, listo para enviar al cliente. Sólo tienes que clicar en Generar PDF y se generará de forma automática.
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Después puedes guardarlo, pulsando el botón derecho del ratón y clicando en Guardar como…
Si quieres cambiar tu logo, tus datos de contacto, los colores o los datos adicionales del presupuesto, puedes hacerlo en Mi Empresa Mi Empresa. Una vez cambiados, vuelve a generar el PDF y aparecerán ya de forma correcta.
3.3. Seguimiento de Posibles Clientes
Este módulo sirve para realizar seguimiento de comercial de tus potenciales o posibles clientes. En él podrás definir las próximas acciones a llevar a cabo con ellos, como por ejemplo: enviarles un mail, llamarles o enviarles un presupuesto.
Puedes crear una nueva acción de seguimiento de dos formas diferentes: desde la pantalla de Detalles del Posible Cliente (en la pestaña inferior, donde pone
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Seguimiento Posible Cliente) o desde Ventas y Marketing Seguimiento Posibles Clientes. En el primer caso, el sistema toma automáticamente el nombre del posible cliente, mientras que en el segundo tendrás que elegir el posible cliente concreto.
Selecciona la Acción a llevar a cabo y la Fecha Límite para su realización y pulsa en Grabar. El teléfono y el email los toma automáticamente el sistema de los datos del posible cliente.
Si quieres hacer seguimiento de todas las próximas acciones que tendrás que llevar a cabo, en la tabla de Seguimiento Posibles Clientes puedes verlas todas:
Además, las puedes ordenar por fecha o por cliente, pulsando en la cabecera de la columna correspondiente.
3.4. Clientes
Clientes son aquellas personas o empresas que ya han aceptado algún presupuesto tuyo. Podrás visualizar tus Clientes en la tabla o Añadir nuevos.
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Dentro de los detalles de cada cliente te encontrarás con tres pestañas diferentes:
Datos de Contacto, Dirección y Opciones de Posible Cliente.
En datos de contacto es importante que el Teléfono lo rellenes todo junto, sin espacios ni guiones entre medias. Por ejemplo: 911413340.
Y en Opciones de Cliente puedes guardar o actualizar la Procedencia de ese posible cliente (Internet, Recomendación, Amigo, Familiar, Buzoneo, etc.). Pincha en el desplegable y elige la opción que más te interese. Gracias a este campo podrás conocer posteriormente la procedencia de tus clientes e ingresos en los informes que tienes disponibles en el Menú.
En la parte inferior de la pantalla de Detalles podrás encontrar los Presupuestos, Pedidos, Facturas, Contratos Asociados, Participantes en Sesiones y Citas asociadas al Cliente.
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En todos los casos, puedes visualizar los registros ya creados o añadir nuevos.
3.5. Presupuestos de Clientes
A cada Cliente se le podrá asociar uno o más diferentes Presupuestos. Podrás
consultarlos desde la pantalla de detalles de cada Cliente o si quieres consultar todos, puedes hacerlo desde Ventas y Marketing Presupuestos de Clientes.
Al añadir un nuevo presupuesto de cliente, deberás tener en cuenta que los valores de los importes procederán de los Packs y Productos que asignes al presupuesto.
Inicialmente esos valores aparecerán con el valor 0.00, pero una vez que guardes el presupuesto y añadas algún Pack o Producto, los importes se actualizarán también de forma automática.
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Si añades el Presupuesto desde la pantalla de Detalles de un Cliente, el campo Cliente se rellenará de forma automática. Pero en caso de que lo añadas desde Presupuestos de Clientes, tendrás que elegir el cliente para el que estás elaborando el presupuesto.
Hazlo con ID Cliente.
Después tendrás que completar los valores del Acontecimiento (Boda, Bautizo, Sesión Familar, etc.) y del Estatus de Presupuesto (Pendiente de Enviar, Pendiente de
Aprobación, Aprobado, etc.). El estatus de presupuesto es ideal para hacer
seguimiento comercial, pudiendo saber en cada momento qué decisión tomar con cada Presupuesto.
Una vez guardado, te aparecerán dos pestañas en la parte inferior para añadir Packs y/o Productos al Presupuesto.
Al añadir nuevos packs o productos tendrás que seleccionar el pack o producto concreto, las unidades que van en el presupuesto y el descuento que quieres aplicar a esta línea. Recuerda que si quieres guardar un descuento con decimales, deberás introducir el valor con punto (.) en lugar de coma (,).
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Generar PDF del Presupuesto
Con esta opción podrás generar un vistoso PDF con los datos del Presupuesto, listo para enviar al cliente. Sólo tienes que clicar en Generar PDF y se generará de forma automática.
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Después puedes guardarlo, pulsando el botón derecho del ratón y clicando en Guardar como…
Si quieres cambiar tu logo, tus datos de contacto, los colores o los datos adicionales del presupuesto, puedes hacerlo en Mi Empresa Mi Empresa. Una vez cambiados, vuelve a generar el PDF y aparecerán ya de forma correcta.
Pasar Presupuesto a Pedido
Una vez que el Presupuesto ha sido aprobado por tu cliente, puedes generar un Pedido con los mismos datos del Presupuesto. Para ello, solamente tienes que clicar en Crear Pedido.
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Ver Pedido asociado a Presupuesto
En caso de que ya hayas generado un Pedido a partir de un Presupuesto, cuando estés en la pantalla de detalles de Presupuesto, en lugar del botón de Crear Pedido, verás el de Ver Pedido Asociado. Si lo pulsas, accederás al pedido ya creado.
3.6. Listados de Clientes para Campañas de Marketing
En este módulo de la aplicación podrás realizar segmentaciones de Clientes por los Packs o Productos que hayan contratado (o no) en un determinado período de
tiempo, y posteriormente exportarlos a una hoja CSV, convertible a Excel (como vimos en 2.5. Exportar Datos). De esta forma, los tendrás disponibles para realizar sobre ellos algún tipo de campaña de Marketing por tu cuenta, como enviarles un mail o hacer una campaña de TeleMarketing.
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Ejemplo Práctico: Quieres saber qué clientes no han contratado ningún producto el último mes, es decir, que sólo han contratado un determinado pack sin ningún tipo de extra. Realizas la segmentación, los exportas a CSV, conviertes el fichero a Excel y después lo cargas en una herramienta de envío masivo de emails como MailChimp, AcumbaMail o MailRelay. De esta forma, podrás realizar un envío de mailing sobre estos clientes, invitándoles a comprarte alguno de los extras que tienes disponible:
fotos extra, lienzos, álbumes, etc.
3.7. Informe de Clientes por Procedencia
AdminPhoto te permite poder evaluar de un solo vistazo el número de clientes y el porcentaje sobre el total para cada procedencia preestablecida: Internet, Amigo, Familiar, etc. De esta forma, podrás conocer también la efectividad de tus acciones de Marketing.
3.8. Informe de Presupuestos
AdminPhoto te proporciona esta herramienta que muestra el estatus actual de todos tus presupuestos, organizdos por estatus actual de los mismos: Pendiente, Aprobado o Rechazado. En este informe puedes ver los valores tanto de número de presupuestos como de importes de los mismos. De esta forma, puedes hacerte una idea mes a mes de la efectividad y evolución de los presupuestos que envías.
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4. MÓDULO DE TRABAJOS Y AGENDA
4.1. Pedidos
Los pedidos tienen dos cometidos:
1) Servir de orden de compra para enviar al cliente y, si se desea, que la devuelva firmada. Esto se lleva a cabo pasando un presupuesto a pedido o bien creando uno nuevo con sus correspondientes packs y productos, y generando el PDF del pedido para enviárselo al cliente.
2) Hacer seguimiento de los trabajos en curso o evaluación de los ya realizados.
La clave para hacer seguimiento de los pedidos es el campo Estatus de Pedido.
En la tabla de Pedidos se puede ordenar por dicho campo para controlar en todo momento qué pedidos están pendientes y qué falta en cada caso
(Pendiente de Sesión, Edición, Impresión, Visionado y Selección por el Cliente o Entrega).
A cada Cliente se le puede asociar uno o más diferentes Pedidos. Podrás consultarlos desde la pantalla de detalles de cada Cliente o si quieres consultar todos, puedes hacerlo desde Trabajos y Agenda Pedidos.
Al añadir un nuevo pedido de cliente, deberás tener en cuenta que los valores de los importes procederán de los Packs y Productos que asignes al pedido. Inicialmente esos valores aparecerán con el valor 0.00, pero una vez que guardes el pedido y añadas algún Pack o Producto, los importes se actualizarán también de forma automática.
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Si añades el Pedido desde la pantalla de Detalles de un Cliente o si lo generas a partir de un Presupuesto, el campo Cliente se rellenará de forma automática. Pero en caso de que lo añadas desde Pedidos, tendrás que elegir el cliente para el que estás elaborando el presupuesto. Hazlo con Id Cliente.
Después tendrás que completar los valores del Acontecimiento (Boda, Bautizo, Sesión Familar, etc.) y del Estatus (Pendiente de Sesión, Edición, Impresión, Entregado y Pagado, etc.). El estatus de pedido es ideal para hacer seguimiento de tus trabajos, pudiendo organizar tu día a día en base a ello.
También puedes definir el valor de otros dos campos importantes:
1) Regalo: si se trata de un regalo que una persona le hace a otra, puedes definirlo marcado SI en este campo. Posteriormente podrás añadir los datos de la
persona que lo regala (Regalador)
2) Facturado: Inicialmente se marca como NO, pero una vez que lo hayas facturado lo puedes marcar como SI. De esta forma controlarás también la facturación de tus pedidos.
Una vez guardado, te aparecerán dos pestañas en la parte inferior para añadir Packs y/o Productos al Pedido.
Al añadir nuevos packs o productos tendrás que seleccionar el pack o producto concreto, las unidades que van en el presupuesto y el descuento que quieres aplicar a esta línea. Recuerda que si quieres guardar un descuento con decimales, deberás introducir el valor con punto (.) en lugar de coma (,).
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Generar PDF del Pedido
Con esta opción podrás generar un vistoso PDF con los datos del Pedido, listo para enviar al cliente. Sólo tienes que clicar en Pedido en PDF y se generará de forma automática.
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Después puedes guardarlo, pulsando el botón derecho del ratón y clicando en Guardar como…
Si quieres cambiar tu logo, tus datos de contacto, los colores o los datos adicionales del pedido, puedes hacerlo en Mi Empresa Mi Empresa. Una vez cambiados, vuelve a generar el PDF y aparecerán ya de forma correcta.
Generar Factura
Puedes generar en cualquier momento una Factura con los datos del Pedido. Para ello, solamente tienes que clicar en Generar Factura.
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Ver Factura asociada a Pedido
En caso de que ya hayas generado una Factura a partir del Pedido, cuando estés en la pantalla de detalles de Pedido, en lugar del botón de Generar Factura, verás el de Ver Factura Asociada. Si lo pulsas, accederás a la factura ya creada.
Sesiones y Citas del Pedido
Desde la pantalla de Detalles de Pedido podrás consultar las Sesiones y Citas asociadas al mismo. Lo puedes hacer en la parte inferior, en las pestañas de Sesiones y Citas asociadas al Pedido. Y para añadir una nueva sesión o cita, ve a la pestaña concreta y clica en el botón Añadir. Si quieres saber cómo crear una sesión, visita el apartado 4.2 y para una cita, el 4.3.
Regalador del Pedido
En esta pestaña podrás añadir o consultar los datos de la persona que regala el pedido.
Si has marcado que es un Regalo y si has añadido un Regalador, la factura saldrá a nombre de dicha persona, en lugar de los datos del Cliente.
Para añadir un nuevo Regalador, ve a la pestaña y clica en Añadir.
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Rellena sus datos y pulsa en Grabar.
4.2. Sesiones
Gracias a apartado de la aplicación podrás controlar el estatus de tus sesiones fotográficas. Puedes consultarlas en Trabajos y Agenda Sesiones.
Para añadir una nueva Sesión, lo puedes hacer de dos formas diferentes: desde un Pedido o desde la zona de Sesiones. En ambos caso, pulsa el botón de Añadir.
Si añades la sesión desde un Pedido, el Cliente y el número de Pedido aparecerán por defecto. Sin embargo, si lo haces directamente desde Sesiones, tendrás que
seleccionar el valor de ambos.
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Edita los campos restantes, definiendo Fecha, Hora y Tipo de Sesión. El campo Pendiente de Realizar te servirá para llevar a cabo un seguimiento de tus sesiones, y una vez que las vayas realizando lo puedes marcar como SI.
Una vez hayas editado los campos, pulsa Grabar. En ese momento, te aparecerán nuevas pestañas abajo, con las que podrás definir la/s Ubicación/es, los Participantes, los Fotógrafos y los Materiales que asignes a la sesión.
Ubicaciones de la Sesión
Puedes añadir uno o varios lugares donde vas a realizar tu Sesión. Puedes añadir una nueva ubicación desde Detalles de Sesión en la pestaña Ubicaciones, pulsando Añadir.
Ten en cuenta antes de añadirla, que la ubicación ha de estar previamente creada, así que, si e un sitio nuevo, ve primero a Herramientas de Empresa Ubicaciones y añádela.
Al añadir una ubicación a una Sesión, la Dirección se define de forma automática tras elegir la ubicación concreta y grabar.
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Participantes en Sesión
Puedes añadir otros participantes a la sesión, como la pareja, los hijos, los padres…
Desde Detalles de Sesión, ve a la pestaña Participantes en Sesión y pulsa en Añadir.
Elige la Relación con el Cliente (Pareja, Hijo/a, Padre/Madre, etc.), rellena los datos y clica en Grabar.
Fotógrafos asignados a Sesión
Si cuentas con varios fotógrafos propios o colaboradores autónomos, puedes
agregarlos a las sesiones. Así tendrás controlado en todo momento quién va a realizar cada trabajo. Para asignar un nuevo fotógrafo, desde Detalles de Sesión, ve a la pestaña Fotógrafos asignados a Sesión y pulsa en Añadir. Eso sí, ten en cuenta antes de añadirlo, que si no está creado tendrás que ir primero a Mi Empresa Fotógrafos.
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Materiales asignados a Sesión
Por último, podrás agregar diferentes materiales (cámaras, objetivos, drones, iluminación, etc.) a la sesión. De esta forma podrás recordar el día de la sesión que materiales tienes que llevar. Para asignar un nuevo material, desde Detalles de Ubicación, ve a la pestaña Materiales asignados a Sesión y pulsa en Añadir. Eso sí, ten en cuenta antes de añadir un material, que si no está creado tendrás que ir primero a Herramienta de Empresa Materiales.
4.3. Citas
Las citas sirven para definir una reunión con un cliente para una presentación
comercial, para revisar las fotos o para entregar el pedido. Se pueden crear y consultar desde Ventas y Marketing Clientes, Trabajos y Agenda Pedidos y Trabajos y Agenda Citas. En el primer caso, el Cliente se define de forma automática, pero hay que elegir el pedido concreto. El el segundo caso, pedido y cliente se definen de forma autónmatica. Y en el tercero, hay que elegir el cliente y el pedido concreto a los que va asociada la cita.
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En cualquier caso, hay que elegir el Tipo de Cita y la Ubicación. De nuevo, en caso de no estar creada la ubicación de la cita, ve a Herramientas de Empresa Ubicaciones y añade una nueva.
4.4. Agenda
La Agenda es la herramienta más útil de la que puedes disponer para organizar tu trabajo. Para visualizar tu agenda ve a Trabajos y Agenda Agenda.
Los datos que aparecen en la agenda provienen de Sesiones y de Citas. Las sesiones van siempre en color verde y llevan la letra S entre paréntesis, mientras que las citas en amarillo y llevan la letra C entre paréntesis.
Para consultar los detalles de una Sesión o Cita, clica en ella.
Y para añadir Sesiones o Citas nuevas a la agenda, deberás ir a Trabajos y Agenda –>
Sesiones / Citas.
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También puedes consultar los datos de tu agenda más próximos en el tiempo en la Página de Inicio del software. En la parte inferior aparecen los datos de citas y sesiones programadas para el día de Hoy y de Mañana.
4.5. Informe de Pedidos
En este informe podrás visualizar de el estatus de tus Pedidos mes a mes. Puedes conocer tanto el número de pedidos como el importe en función del estatus de cada uno (Pendientes, Entregados y Pagados, Facturados).
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5. MÓDULO DE FACTURAS Y CUENTAS
5.1. Facturas de Clientes
En este apartado podrás visualizar y añadir las Facturas de tus clientes. Una Factura de Cliente se pueden generar a partir de un Pedido (Trabajos y Agenda Pedidos) o directamente desde Facturas y Cuentas Facturas de Clientes. Si lo haces a partir de un pedido, tomará todos los datos de este de forma automática. Pero si quieres generar la factura desde cero, tendrás que completarlos por ti mismo.
Al añadir una nueva factura de cliente, deberás tener en cuenta que los valores de los importes procederán de los Packs y Productos que asignes a la factura. Inicialmente esos valores aparecerán con el valor 0.00, pero una vez que guardes la factura y añadas algún Pack o Producto, los importes se actualizarán también de forma automática.
Si añades la Factura desde la pantalla de Detalles de un Pedido o si la generas a partir de un Pedido, el campo Cliente se rellenará de forma automática. Pero en caso de que lo añadas desde Facturas, tendrás que elegir el cliente para el que estás elaborando la factura. Hazlo con Id Cliente.
Después tendrás que definir si la factura está pagada o no en Pagado.
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Una vez guardado, te aparecerán dos pestañas en la parte inferior para añadir Packs y/o Productos a la Factura.
Al añadir nuevos packs o productos tendrás que seleccionar el pack o producto concreto, las unidades que van en el presupuesto y el descuento que quieres aplicar a esta línea. Recuerda que si quieres guardar un descuento con decimales, deberás introducir el valor con punto (.) en lugar de coma (,).
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Generar PDF de la Factura
Con esta opción podrás generar un vistoso PDF con los datos de la Factura, listo para enviar al cliente. Sólo tienes que clicar en Factura en PDF y se generará de forma automática.
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Después puedes guardarlo, pulsando el botón derecho del ratón y clicando en Guardar como…
Si quieres cambiar tu logo, tus datos de contacto, los colores o los datos adicionales de la factura, puedes hacerlo en Mi Empresa Mi Empresa. Una vez cambiados, vuelve a generar el PDF y aparecerán ya de forma correcta.
5.2. Proveedores
Puedes visualizar y añadir nuevos proveedores desde Facturas y Cuentas
Proveedores. A estos proveedores les puedes añadir luego las diversas facturas que vayas teniendo con ellos.
Para crear un nuevo Proveedor, clica Añadir.
Inserta los datos del proveedor en las dos pestañas (Datos de Contacto y Dirección) y pulsa en Grabar. Al guardarlo, te aparecerá abajo una pestaña de Facturas de
Proveedores. Ahí podrás ir añadiendo las facturas que te vaya generando ese proveedor.
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5.3. Facturas de Proveedores
En este apartado vas a poder ir guardando los datos de las facturas de tus
proveedores. Puedes visualizar todas las facturas de proveedores y su estado (fecha de vencimiento, pagada o no) en Facturas y Cuentas –> Facturas de Proveedores. Y para añadir una nueva, lo puedes hacer desde ahí o también desde el Proveedor concreto.
Tendrás que introducir el Importe con IVA en decimales con punto (.) en lugar de coma (,).
Introducir las Facturas de Proveedores cada mes es muy importante para conocer el estatus global de tu negocio. En el Informe de Ingresos y Gastos, podrás conocer el resultado de tu negocio mes a mes en función de:
1) Los ingresos procedentes de los Pedidos que te hayan pagado cada mes.
2) Los gastos procedentes de Facturas de Proveedores y de Gastos sin Factura.
Así, podrás tener una foto muy apropiada de tu negocio en cada momento.
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5.4. Gastos sin Factura
Aquí podrás controlar todos los gastos que vayas teniendo de los que no tengas
factura, como tickets de parking o de hostelería. Puedes acceder a ver todos tus gastos sin factura en Facturas y Cuentas Gastos sin Factura. También ahí puedes crear nuevos gastos sin factura clicando en Añadir.
De nuevo, recuerda introducir el Importe en decimales con punto (.) en lugar de coma (,).
Como en el caso de las Facturas de Proveedores, es muy importante ir añadiendo cada mes los gastos sin factura que vayas teniendo, para así poder conocer de primera mano cuál es resultado (o beneficio) de tu negocio mes a mes.
5.5. Informe de Ingresos por Procedencia
Con este Informe podrás analizar la Procedencia de tus Ingresos, algo muy interesante para saber si tus acciones de Marketing están funcionando o no, y también para tener en cuenta en qué acciones invertir más o menos.
Los datos mostrados en este informe se refieren a la suma de importes de Pedidos marcados como "Entregado y Pagado".
5.6. Informe de Ingresos por Acontecimiento
Este informe te muestra la relación de Ingresos por Acontecimiento (Bodas, Bautizos, Sesiones Familiares, etc.). Es interesante para saber qué acontecimientos contribuyen más a tu cuenta de resultados.
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Nuevamente los datos mostrados en este informe se refieren a la suma de importes de Pedidos marcados como "Entregado y Pagado".
5.7. Informe de Ingresos por Pack/Producto
En este informe podrás consultar los Ingresos por cada Pack y por cada Producto que tengas disponible. También te muestra la relación entre ingresos por packs e ingresos por producto, para saber si tu balance entre packs y extras es bueno (se recomienda tener un balance de 75%-25%).
Otra vez, los datos mostrados en este informe se refieren a la suma de importes de Pedidos marcados como "Entregado y Pagado".
5.8. Informe de Ingresos y Gastos
Este es sin duda alguna el informe más importante de todos. En él vas a poder encontrar de un solo vistazo los ingresos, gastos y el resultado de tu negocio mes a mes.
Los datos mostrados en este informe se refieren a:
- Ingresos: Suma de importes de Pedidos marcados como "Entregado y Pagado".
- Gastos: Suma de importes de Facturas de Proveedores marcadas como
"Pagada" más los importes de Gastos sin Factura.
- Resultado: Diferencia entre Ingresos y Gastos.
