M INISTERIO DE M EDIO A MBIENTE Y A GUA
R EGLAMENTO E SPECÍFICO DEL S ISTEMA DE P ROGRAMACIÓN DE
O PERACIONES
A NEXO II
M ANUAL PARA LA E LABORACIÓN DEL P LAN O PERATIVO A NUAL
D
IRECCIÓNG
ENERAL DEP
LANIFICACIÓNG 2015
l presente manual ha sido elaborado y analizado por la Dirección General de Planificación y aprobado por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua (MMAyA). Se considera como Anexo II del Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones del MMAyA, que norma la formulación, seguimiento y evaluación de los Programas Operativos Anuales de las diferentes unidades organizacionales y entidades desconcentradas dependientes del Ministerio. Por tanto, las partes manifiestan su conformidad con su contenido y aprueban el mismo según Resolución Ministerial N°XX.
E
Anexo II
MANUAL PARA LA ELABORACIO N DEL PROGRAMA
OPERATIVO ANUAL
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN ... 1
II. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL ... 1
Objetivo. 1 Alcance. 1 III. ASPECTOS TEÓRICOS Y CONCEPTUALES EN LA FORMULACIÓN DEL POA ... 2
3.1. Bases del Proceso de Planificación Integral del Estado 2 3.2. ¿Qué es el Plan Operativo Anual y como se relaciona con el SPIE? 2 3.3. El marco lógico como instrumento para la formulación del POA 3 IV. CARACTERÍSTICAS DE LA FORMULACIÓN DEL POA DEL MMAYA ... 4
4.1. Principios 4 4.2. Interrelación con los otros sistemas de la Ley 1178 5 4.3. Instrumentos para la elaboración del POA 6 V. DETALLE DE LOS FORMULARIOS DE ELABORACIÓN POA ... 7
5.1. Formulario Nº 1: Determinación de Objetivos y Metas de Corto Plazo 7 5.1.1. Características del Formulario 1 ... 7
5.1.2. Guía para llenar el Formulario 1 ... 10
Sección A ... 10
Sección B ... 11
Sección C ... 13
5.2. Formulario Nº 2: Análisis de Situación Interna y Externa 14 5.2.1. Características del Formulario 2 ... 14
5.2.2. Guía para llenar el Formulario 2 ... 16
5.2.2. Guía para llenar el Formulario 2 ... 16
Sección A ... 17
Sección B ... 17
Sección C ... 18
5.3. Formulario Nº 3: Objetivos de Gestión Anual y Específicos 18 5.3.1. Características del Formulario 3 ... 18
5.3.2. Guía para llenar el Formulario 3 ... 21
Anexo II
Sección A ... 21
Sección B ... 23
Sección C ... 26
5.4. Características del Formulario Nº 4: Operaciones - Actividades 26 5.4.1. Características del Formulario 4 ... 26
5.4.2. Guía para llenar el Formulario 4 ... 29
Sección A ... 29
Sección B ... 30
Sección C ... 33
5.5. Formulario Nº 5: Recursos Humanos (Permanente y/o Eventual) 33 5.5.1. Características del Formulario 5 ... 33
5.5.2. Guía para llenar el Formulario 5 ... 36
Sección A ... 37
Sección B ... 37
Sección C ... 39
5.6. Formulario Nº 6: Requerimiento de Servicios - Consultorías 39 5.6.1. Características del Formulario 6 ... 39
5.6.2. Guía para llenar el Formulario 6 ... 42
Sección A ... 43
Sección B ... 43
Sección C ... 45
5.7. Formulario Nº 7: Requerimiento de Bienes y Servicios 46 5.7.1. Características del Formulario 7 ... 46
5.7.2. Guía para llenar el Formulario 7 ... 48
Sección A ... 48
Sección B ... 48
Sección C ... 50
5.8. Formulario Nº 8: Transferencias 51 5.8.1. Características del Formulario 8 ... 51
5.8.2. Guía para llenar el Formulario 8 ... 53
Sección A ... 53
Sección B ... 54
Sección C ... 55
5.9. Formulario Nº 9: Presupuesto Consolidado por Estructura Programática 56 5.9.1. Características del Formulario 9 ... 56
5.9.2. Guía para llenar el Formulario 9 ... 58
Sección A ... 58
Sección B ... 59
Sección C ... 60
BIBLIOGRAFÍA ... 61
APÉNDICE ... 63
APÉNDICE I. ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA DEL PDES 63
APÉNDICE II. SECTORES ECONÓMICOS 65
APÉNDICE III. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 2014 - 2018 67
APÉNDICE IV ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA DEL POA 68
I. INTRODUCCIÓN
En primer lugar la Ley 1178, propone un enfoque de gestión pública basado en la implementación de ocho subsistemas interrelacionados entre sí con el objetivo de asignar los recursos públicos de manera eficiente y eficaz. Adicionalmente el Sistema Planificación Integral del Estado, al tener un carácter integral y articulador entre la planificación de largo plazo, mediano plazo y corto plazo. Aspectos que permiten observar la importancia del POA, en los procesos de planificación y en la gestión institucional.
En este plano, el POA, es el instrumento que permite establecer una visión clara de la dirección que se debe seguir; los resultados que la institución quiere lograr y las operaciones que se deben ejecutar. Por ello es necesario contar con instrumentos técnico metodológicos que apoyen en el proceso de elaboración del POA en las áreas y/o unidades organizacionales del MMAyA.
En este contexto la Dirección General de Planificación, en el marco de sus competencias ha elaborado el presente manual, teniendo en cuenta que el mismo, se constituye en el Anexo II, del Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones del MMAyA, aprobado mediante Resolución Ministerial XXX/2015.
II. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL
Objetivo.
El presente manual tiene por objetivo apoyar en la correcta formulación del Programa Operativo Anual (POA) del Ministerio de Medio Ambiente y Agua y de las entidades desconcentradas dependientes. En este sentido el POA del MMAyA, tiene como objeto:
Definir procesos y las operaciones necesarias.
Estimar el tiempo de ejecución.
Determinar los recursos, los cuales estarán dirigidos a programas y proyectos.
Designar los responsables para el desarrollo de las operaciones y establecer indicadores de eficiencia y eficacia de los resultados a obtenerse.
Determinar metas a conseguir y aportes a los planes nacionales, sectoriales e institucionales.
Alcance.
El alcance del presente manual rige para todas las áreas organizacionales y entidades desconcentradas dependientes del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.
III. ASPECTOS TEÓRICOS Y CONCEPTUALES EN LA FORMULACIÓN DEL POA
3.1. Bases del Proceso de Planificación Integral del Estado
El Proceso de Planificación Integral del Estado se rige por la Constitución Política del Estado, el Plan de Desarrollo Económico y Social (PDES), los Planes de Desarrollo Sectorial Integral (PSDI), los Planes de Territorios Autónomos de departamentos, regiones, municipios e indígena originario campesino, los Planes Estratégicos Institucionales y los Planes de corto plazo, en todos sus ámbitos de manera que este último englobe al presupuesto anual y la programación de inversiones.
3.2. ¿Qué es el Plan Operativo Anual y como se relaciona con el SPIE?
Los planes en Bolivia, bajo el marco del Sistema de Planificación Integral del Estado (SPIE), se realizan tomando un horizonte temporal de largo, mediano y corto plazo; que es lo que define su jerarquía. De los planes que conforman el SPIE, aquellos que están vinculados a las competencias del MMAyA son los siguientes:
i. La planificación de largo plazo, con un horizonte de quince (15) años está constituida por el Plan General de Desarrollo Económico y Social para Vivir Bien (PGDES).
ii. La planificación de mediano plazo, con un horizonte de cinco (5) años, está constituida por: El Plan de Desarrollo Económico y Social (PDES); Los Planes Sectoriales de Desarrollo Integral (PSDI), que a su vez integran a los Planes Estratégicos Institucionales, los Planes Estratégicos Empresariales y Planes Estratégicos Corporativos, de las entidades o empresas bajo su dependencia, tuición o sujeción.
iii. Por último la planificación de corto plazo está constituida por: Los Planes Operativos Anuales (POA).
Ahora en el marco de este esquema el Plan Operativo Anual (POA) “…es un instrumento de planificación de corto plazo, cuyo objetivo es programar la producción institucional que permitan lograr los cambios esperados y establecer sus costos y financiamiento.”1, caracterizándose además por ser un instrumento en el que se definen parámetros para comparar lo ejecutado con lo programado y ser difundido ampliamente en la institución para su conocimiento.
1 Contraloría General del Estado “Proceso de Formulación Estratégica del POA y Presupuesto del Estado Plurinacional Nivel Superior Directivo Nacional Departamental” Centro Nacional de Capacitación (CENCAP), Agosto 2012, Pág. 11.
3.3. El marco lógico como instrumento para la formulación del POA
El marco lógico del Plan Operativo Anual es un instrumento a través del cual los insumos que se necesitan para la formulación del POA como por ejemplo las directrices y clasificadores presupuestarios, el PEI, el PDES, etc., de los cuales se obtienen la clasificación de los sectores económicos, partidas presupuestarias, objetivos, metas a alcanzar, son combinados mediante procesos u operaciones para la consecución de los mismos permitiendo visualizar los resultados y procesos a conseguir.
A continuación se muestra un esquema que permite una mejor apreciación del marco lógico como instrumento para la formulación del Programa Operativo Anual:
Ilustración 1: Marco Lógico del Programa Operativo Anual
Fuente: Contraloría General del Estado “Proceso de Formulación Estratégica del POA y Presupuesto del Estado Plurinacional Nivel Superior Directivo Nacional Departamental” Centro Nacional de Capacitación (CENCAP), Agosto 2012.
Como se puede observar en el esquema una vez combinados los insumos dentro del proceso u operación estos pueden crear cambios en los usuarios que a su vez pueden estar acompañados de impactos generados en la población a través de la combinación de lo anteriormente mencionado.
7. COSTOS - Partidas
6. INSUMOS - RRHH
- Servicio - Materiales - Activos - Otros
5. OPERACIONES PROCESOS
4. PRODUCTOS - Bien
- Servicio - Norma
3. CAMBIOS INMEDIATOS EN EL
USUARIO
2. CAMBIOS INTERMEDIOS EN
EL USUARIO
1. CAMBIOS FINALES EN EL USUARIO
- Efectos (Situacion Actual) - Impactos (Situacion Deseada)
Todo este esquema lanza las siguientes preguntas:
- ¿Con que hacer? , - ¿Como hacer?
- ¿Que hacer?, - ¿Para que hacer?
- ¿Cuando hacer?, - ¿Donde hacer?
- ¿Quien debe hacer?
IV. CARACTERÍSTICAS DE LA FORMULACIÓN DEL POA DEL MMAYA
El Sistema de Programación de Operaciones (SPO) está regido por la Ley 1178 y las Normas Básicas del SPO, el cual establece un conjunto ordenado y coherente de principios, normas, procesos e instrumentos con el objeto de coadyuvar con la elaboración del POA, según los proyectos o programas definidos en el PDES. El SPO se divide en dos subsistemas: como se muestra en el siguiente esquema elaborado en base al libro de la Contraloría General del Estado “Proceso de Formulación Estratégica del POA y Presupuesto del Estado Plurinacional Nivel Superior Directivo Nacional Departamental” CENCAP:
Ilustración 2: Subsistemas del Sistema de Programación de Operaciones
Fuente: MMAyA – Dirección General de Planificación. Elaborado en base a la Ley N°1178 SAFCO y Las Normas Básicas del SPO.
Como se puede observar cada subsistema está conformado por diferentes procesos, el primer subsistema es el que se encuentra reflejado en los nueve formularios, diseñados por la Dirección General de Planificación del ministerio, que se mostraran posteriormente con las respectivas instrucciones para su llenado; por ello la importancia de la actualización y seguimiento del manual, conformándose en la parte metodológica del Sistema de Programación de Operaciones.
4.1. Principios
Los principios bajo los cuales se sustenta el Sistema de Programación de Operaciones establecidos en la Ley 1178 y en las Normas Básicas del SPO son:
Integralidad y Universalidad: El POA de cada entidad debe contemplar todos los objetivos resultantes del cumplimiento de las competencias asignadas.
•Análisis de Situación
•Determinación de los objetivos de gestión
•Definición de las operaciones
•Determinación de los indicadores de gestión
•Definición de los recursos requeridos para la ejecución de las operaciones previstas en el POA
Elaboracion del POA
•Seguimiento de la ejecución del POA
•Evaluación de los resultados
•Ajuste del POA
Seguimiento y Evaluacion del POA
Sostenibilidad: El POA de cada entidad debe sujetarse a las posibilidades reales de su financiamiento.
Transparencia: El POA de cada entidad debe ser expresado en términos claros, y difundido tanto al interior de cada entidad como para conocimiento público.
Flexibilidad: El POA de cada entidad, podrá ser objeto de ajustes o modificaciones.
4.2. Interrelación con los otros sistemas de la Ley 1178
El Sistema de Programación de Operaciones se interrelaciona con otros sistemas de la Ley 1178 como lo establece las Normas Básicas del SPO en su artículo 7 de la siguiente manera:
Ilustración 3: El Sistema de Programación de Operaciones y su relación con otros sistemas
Fuente: MMAyA – Dirección General de Planificación. Elaborado en base al manual de la Contraloría General del Estado
“Proceso de Formulación Estratégica del POA y Presupuesto del Estado Plurinacional Nivel Superior Directivo Nacional Departamental” Centro Nacional de Capacitación (CENCAP), Agosto 2012.
Con el Sistema Nacional de Planificacion por que definir objetivos, politicas, programas y proyectos de los planes sectoriales y PEIs sujetos en el POA.
Con el Sistema de Inversion Publica mediante la definicion de
proyectos de inversion consistentes con los planes sujeto en el POA.
Con el Sistema de Presupuesto por que
permite estimar los recursos disponibles a los
que debe sujetarse el POA.
Con el Sistema de Adminstracion de Bienes y Servicios que
permite concretar el requerimiento de bienes y servicios identificadas den
el POA.
Con el Sistema de Administracion de Personal por que permite concretar el requerimiento depuestos de trabajo para
el desarrollo del POA.
Con el Sistema de Organizacion Administrativa debido a que permite la definicion
de la estructura organizacional para la ejecucion de operaciones.
Con el Sistema de Tesoreria y Credito Publico debido a que permite la programacion de pagos y asignaciones para el desarrollo de las operaciones identificadas
en el POA.
Con el Sistema de Contabilidad Integrada porque posibilita el registro
financiero de la ejecucion de operaciones del POA.
Finalmente con el Sistema de Control Gubernamental debido a
que establece los mecanismos para introducir el cumplimiento
de objetivos de gestion.
4.3. Instrumentos para la elaboración del POA
Para que el proceso de formulación del Plan Operativo Anual del MMAyA, sea más óptimo y coherente con los planes, programas y proyectos, la Dirección General de Planificación, elaboro nueve formularios como instrumentos que permitirán programar, organizar, ejecutar las operaciones y actividades a fin de cumplir con las metas y objetivos de gestión.
A continuación se presenta un esquema donde se hace mención de los formularios a utilizar:
Ilustración 4: Formularios para la formulación del POA 2016
Fuente: MMAyA – Dirección General de Planificación.
De esa manera cada formulario tiene su respectivo objetivo, razón de ser y su denominación, además de que cada uno de ellos se encuentra relacionado, como se observara en el siguiente esquema, para que la formulación del Plan Operativo Anual se adecue a los planes previstos y permita representar y seguir los objetivos, operaciones, metas e indicadores respectivos a utilizar, como se puede observar a continuación:
Formulario Nº1:
Determinacion de Objetivos y Metas de Corto Plazo
Formulario Nº2: Analisis de Situacion Interna y Externa
Formulario Nº3: Objetivos de Gestion Anual y
Especificos
Formulario Nº4:
Operaciones - Actividades
Formulario Nº5: Recursos Humanos (Permanente y/o
Eventual)
Formulario Nº6:
Requerimiento de Servicios - Consultorias
Formulario Nº7:
Requerimiento de Bienes y Servicios
Formulario Nº8:
Transferencias
Formulario Nº9:
Presupuesto Consolidado por Estructura Programatica
Ilustración 5: Relación de los formularios para la formulación del POA
Fuente: MMAyA – Dirección General de Planificación.
V. DETALLE DE LOS FORMULARIOS DE ELABORACIÓN POA
5.1. Formulario Nº 1: Determinación de Objetivos y Metas de Corto Plazo
5.1.1. Características del Formulario 1
El objetivo del Formulario Nº 1 - Determinación de Objetivos y Metas de Corto Plazo es vincular los objetivos y las metas de gestión del Ministerio de Medio Ambiente y Agua a las políticas nacionales, sectoriales e institucionales, por ello es fundamental en la Programación de Operaciones. En base a ello, el formulario se divide en tres secciones, como se presenta en la Figura Nº 1, compuesta de la siguiente manera:
Seccion A 1. Entidad 2. Misión 3. Visión 4. Gestión
Seccion B 1. Estructura Programática del Plan de Desarrollo Económico y Social (PDES)
1.1. Pilar 1.2. Meta
1.3. Denominación del Programa 2. Objetivo Estratégico del PEI 2.1. Código PEI
2.2. Denominación
3. Objetivos de Gestión Institucional 3.1. Código POA
3.2. Denominación
4. Productos esperados (Bien, Norma o Servicio) 5. Indicador
5.1. Línea Base 5.2. Meta anual
6. Estructura Programática 6.1. Código Programa 6.2. Denominación
6.3. Presupuesto Corriente en Bs 6.4. Presupuesto Inversión en Bs 6.5. Presupuesto Total en Bs 7. Sector Económico
7.1. Código del sector 7.2. Denominación
8. Programación de ejecución trimestral en (%) 8.1. I: Primer Trimestre
8.2. II: Segundo Trimestre 8.3. III: Tercer Trimestre 8.4. IV: Cuarto Trimestre
Seccion C 1. Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) 2. Responsable de Planificación 3. Responsable de Presupuesto 4. Profesional que Elabora 5. Fecha: dia/mes/año
Figura 1: Formulario Nº1 – Determinación de Objetivos y Metas de Corto Plazo Fuente: MMAyA - Dirección General de Planificación
5.1.2. Guía para llenar el Formulario 1
Para el llenado del Formulario Nº 1, principalmente se necesita utilizar o tener conocimiento del Plan Estratégico Institucional del cual se obtendrá la misión, visión y objetivos estratégicos; las Directrices de Formulación Presupuestaria vigente para relacionar los objetivos estratégicos del PEI con el PDES mediante el pilar y la meta obtenidos de la Estructura Programática de las directrices; el Plan Operativo Anual para la obtención de los objetivos de gestión institucional y los productos esperados; el Clasificador Presupuestario vigente para la obtención de la clasificación de los sectores económicos.
Instrumentos que serán de mucha utilidad para el llenado de los formularios posteriores tomando en cuenta que el presente formulario se realiza al final del llenado de los restantes formularios debido a que muestra un resumen general de los demás, en base a estas referencias mencionadas se detallan las respectivas instrucciones para el llenado del mismo:
Sección A
1. Entidad: nombre completo de la Unidad Organizacional y su abreviación.
2. Misión: es la razón de ser de la entidad que expresa objetivos permanentes que determinan su creación y se obtiene del PEI, ministerial o institucional, como por ejemplo la misión del Ministerio de Medio Ambiente y Agua es:
3. Visión: es la declaración sobre lo que la institución aspira a ser en un periodo determinado sobre sus
expectativas para el futuro que pretende alcanzar, se obtiene del PEI, ministerial o institucional, como por ejemplo la visión del Ministerio de Medio Ambiente y Agua es:
4. Gestión: a la que corresponde (año).
“El Ministerio de Medio Ambiente y Agua promueve el desarrollo en equilibrio y en armonía con la Madre Tierra, mediante la gestión integral de recursos hídricos, para el acceso al agua potable, saneamiento, riego para la seguridad alimentaria así como el manejo integral del medio ambiente y los ecosistemas, con enfoque de cuencas, generando condiciones de equidad, transparencia y reciprocidad, con la participación de todos los actores, para el Vivir Bien.”
“En el 2018 el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, fortalecido institucionalmente, gestiona, de manera integral y sustentable los recursos hídricos y medioambientales, en todos los niveles nacionales de Gobierno, y ha garantizado condiciones para el Vivir Bien de las bolivianas y bolivianos, desarrollando, difundiendo y respetando los derechos de la Madre Tierra.”
Sección B
1. Estructura Programática del Plan de Desarrollo Económico y Social (PDES) En esta parte se coloca el código de la estructura programática del PDES correspondiente a las competencias del ministerio o entidad como se muestra en el Apéndice I.
1.1. Pilar, relacionado con la estructura programática del PDES.
1.2. Meta, relacionado con la estructura programática del PDES.
1.3. Denominación del Programa, copiar de forma literal el detalle de la estructura programática, en relación a los objetivos que pretende alcanzar la institución o que le corresponden del PEI.
2. Objetivo Estratégico del PEI
2.1. Código PEI, es un código propio institucional que se define en el PEI, en el caso de las entidades desconcentradas, debe anotar el objetivo estratégico de su propio PEI.
2.2. Denominación, hace mención al nombre del objetivo del Plan Estratégico del Ministerio que debe ajustarse a la misión y visión de la unidad organizacional, la denominación se ajustará cada que cambie el PEI.
3. Objetivos de Gestión Institucional
Corresponden a los objetivos fijados por la unidad organizacional para el año, en el marco de los objetivos fijados en el PEI, en directa relación con el objetivo estratégico.
3.1. Código POA, su código de llenado se realiza de acuerdo con la estructura aprobada para la gestión.
3.2. Denominación, se denomina, en forma literal, el objetivo definido para la gestión.
4. Productos esperados (Bien, Norma o Servicio)
Es lo que se va producir en la gestión conforme a los objetivos definidos, por ello son proposiciones o compromisos de orden cualitativo o cuantitativo a los bienes, normas o servicios que la entidad generara para lograr los cambios establecidos, en ese sentido los productos son generados por las operaciones.
5. Indicador
Corresponde a los criterios bajo los cuales se medirá la gestión.
5.1. Línea Base, es la situación antes de la gestión anterior; es decir, es la meta ya alcanzada; para su registro se deben tomar en cuenta la ejecución de los productos esperados y su redacción debe incluir la temporalidad (fecha) cuándo; lugar (departamento, municipio, comunidad); cuánto (número); qué (producto) y el criterio de calidad.
5.2. Meta anual, es el resultado que se alcanzará hasta fin de año indicando la cantidad de productos esperados en la siguiente gestión; para su redacción debe contener verbo, cuánto, el qué y el criterio de calidad y la temporalidad.
6. Estructura Programática
En base a los objetivos de gestión institucional identificados se deben de articular con el presupuesto a través de la estructura programática, que se presentara más adelante, que coadyuvaran a la ejecución de los objetivos.
6.1. Código Programa, corresponde a la asignación acordada entre planificación y presupuesto.
6.2. Denominación, es la explicación en literal del programa.
6.3. Presupuesto Corriente en Bs, es el monto total de gasto corriente en moneda nacional.
6.4. Presupuesto Inversión en Bs, es el monto total de la inversión en moneda nacional.
6.5. Presupuesto Total en Bs, es la suma del gasto corriente y la inversión pública.
¿Qué es un indicador?
Es una expresión concreta de los resultados, productos, procesos e insumos que permiten verificar el cumplimiento de los objetivos; algunas de sus características son: ser confiables, simples, independientes, razonables, verificables, además de expresarse en una unidad de medida y formula si corresponde.
7. Sector Económico
Corresponde especificar el sector de la economía al cual responde el programa como se muestra en el Apéndice II.
7.1. Código del sector, corresponde al código del sector al que se hace referencia.
7.2. Denominación, es la explicación en literal del sector.
8. Programación de ejecución trimestral en (%)
En esta sección se debe llenar la estimación los porcentajes de gasto previsto por cada trimestre, cuidando que su sumatoria sea igual que la unidad o el cien por ciento.
8.1. I: Primer Trimestre 8.2. II: Segundo Trimestre 8.3. III: Tercer Trimestre 8.4. IV: Cuarto Trimestre Sección C
Responsables de la información
1. Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE), debe incluirse en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
2. Responsable de Planificación, debe incluirse en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
3. Responsable de Presupuesto, debe incluirse en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
4. Profesional que Elabora, debe incluirse en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
5. Fecha: debe especificarse el día, mes y año.
5.2. Formulario Nº 2: Análisis de Situación Interna y Externa
5.2.1. Características del Formulario 2
El objetivo del Formulario Nº 2: Análisis de Situación Interna y Externa, es diagnosticar la situación de la unidad organizacional, para establecer las fortalezas y debilidades de la institución que pueden facilitar o dificultar el logro de los objetivos.
Por eso el análisis que se realiza en el presente formulario permite identificar los factores o circunstancias que hubieran incidido en el cumplimiento de los objetivos.
En base a ello la Figura Nº 2, muestra el formulario correspondiente dividido en tres secciones, junto su respectivo gráfico:
Sección A: 1. Viceministerio/Entidad
2. Código del Área Organizacional 3. Gestión
4. Fecha
Sección B: 1. Análisis de la Situación Interna 1.1. Fortalezas
1.2. Debilidades
Sección C: 1. Análisis de la Situación Externa 1.1. Oportunidades
1.2. Amenazas
Figura 2: Formulario Nº2 – Análisis de Situación Interna y Externa Fuente: MMAyA - Dirección General de Planificación.
5.2.2. Guía para llenar el Formulario 2
El gráfico 1, muestra de forma dinámica el análisis realizado en el Formulario 3. Por ello permite al área y/o unidad una mejor apreciación del análisis de los factores o variables tecnológico, financieros, humanos y capacidades organizacionales identificadas y su incidencia valorada en una escala del 1 al 5 en el formulario.
Grafico 1: Análisis de Situación Interna y Externa
Fuente: MMAyA - Dirección General de Planificación.
De acuerdo a la posición del punto se identifica en qué posición se encuentra la entidad, Por ejemplo en el primer cuadrante corresponde a la posición intermedia – factores internos desfavorables, el segundo cuadrante corresponde a la posición muy alta - factores internos y externos favorables, en el tercer cuadrante se identifica la posición muy baja – factores internos y externos desfavorables y finalmente el ultimo cuadrante corresponde a la posición intermedia – factores externos desfavorables.
5.2.2. Guía para llenar el Formulario 2
Principalmente para el llenado del formulario se necesita elaborar un diagnóstico en base a la matriz FODA identificando los factores correspondientes en componentes como recursos humanos, tecnológicos, financieros y capacidades organizacionales, siendo una herramienta muy importante a la hora de proporcionar información necesaria para la implantación de acciones o medidas correctivas.
A continuación se presenta las instrucciones para el respectivo llenado del formulario:
Sección A
1. Viceministerio/Entidad: nombre completo del Viceministerio, Entidad Desconcentrada o Descentralizada. Es necesario indicar que los Viceministerios deberán presentar su Programa de Operaciones Anual consolidado, que involucre los objetivos, metas, operaciones, actividades y presupuestos de sus direcciones, programas u proyectos.
2. Código del Área Organizacional: corresponde al código del clasificador institucional de las entidades presupuestadas del Clasificador Presupuestario vigente designado por el Ministerio de Planificación del Desarrollo y el Ministerio de Economía y Finanzas Publicas.
3. Gestión: debe indicar el año de presentación del formulario ante la Dirección General de Planificación del Ministerio.
4. Fecha: debe indicar el día y el mes de presentación del formulario ante la Dirección General de Planificación del Ministerio.
Sección B
1. Análisis de la Situación Interna
En esta sección se identifican factores que se pueden controlar o que surgen dentro de la institución.
1.1. Fortalezas, se refiere a factores positivos que pueden optimizar los procesos internos y permitir a la institución obtener ventajas de oportunidades presentadas, o protegerse de amenazas provenientes del contexto.
1.2. Debilidades, se refiere a factores negativos que obstaculizan los procesos internos, que hacen vulnerable a la entidad a factores externos y que no permiten el aprovechamiento de oportunidades que se presenten.
¿Qué es una matriz FODA?
La matriz FODA (por sus siglas Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es una herramienta de análisis que permite realizar un diagnóstico preciso para que se puedan tomar decisiones estratégicas conforme a los planes y políticas formuladas y las variables analizadas en un determinado tiempo.
Sección C
1. Análisis de la Situación Externa
En esta sección se identifican factores que no se pueden controlar o que son externos a la institución.
1.1. Oportunidades, corresponden a factores o hechos positivos, externos a la entidad, que contribuyen al cumplimiento y ejecución de los objetivos de gestión.
1.2. Amenazas, son factores externos a la entidad, que pueden generar desventajas, riesgos o dificultades externas que están relacionadas con el logro de los objetivos de gestión.
5.3. Formulario Nº 3: Objetivos de Gestión Anual y Específicos
5.3.1. Características del Formulario 3
El objetivo del formulario Nº 3: Objetivos de Gestión Anual y Específicos, es orientar las operaciones de la mejor manera posible para saber cómo trabajar o actuar, que resultados conseguir, entre otros.
Por ello su formulación es de vital importancia y requisito fundamental para la determinación de las operaciones y actividades.
Es importante tomar en cuenta que para la redacción de los objetivos se elabore con un verbo de acción o de logo en tiempo infinitivo (ar, er, ir, etc.) como por ejemplo:
incrementar, mantener, etc.
Además de responder a un conjunto de características que deben reflejar coherencia respecto a los objetivos de gestión como ser:
Viables y consistentes, que sean posibles de alcanzar y consistentes en función de las capacidades de las unidades.
Verificables, que permiten la utilización de indicadores.
Cuantitativo, que puedan ser traducidos a unidades medibles.
Cualitativo, que reflejen la calidad de los resultados obtenidos de cada unidad.
Temporales, deben referirse a un determinado periodo de tiempo.
Participativo, debe ser compartida y participativa entre el nivel jerárquico y los servidores públicos.
En base a las referencias mencionadas el formulario se divide en tres secciones, como lo muestra la Figura Nº 3, compuestas de la siguiente manera:
Seccion A 1. Viceministerio/Entidad
2. Código del Área Organizacional 3. Gestión
4. Fecha
Seccion B 1. Código Objetivos 1.1. Estratégico (PEI) 1.2. Gestión
1.3. Especifico
2. Descripción de Objetivos 3. Ponderación de los Objetivos 4. Indicador
5. Línea Base 6. Meta de Gestión 7. Medio de Verificación
8. Unidad Responsable (Código Institucional) 9. Programación Físico trimestral (Acumulado en %) 9.1. Primer Trimestre
9.2. Segundo Trimestre 9.3. Tercer Trimestre 9.4. Cuarto Trimestre
Seccion C 1. Elaborado por 2. Revisado por 3. Aprobado por
Figura 3: Formulario Nº3 – Objetivos de Gestión Anual y Específicos nte: MMAyA - Dirección General de Planificación.
5.3.2. Guía para llenar el Formulario 3
Para el llenado del formulario se necesitara específicamente el Plan Estratégico Institucional de la entidad o institución para la obtención de los objetivos estratégicos, de gestión y específicos, metas, etc., como se muestra en el Apéndice III, además de la ficha para la determinación de objetivos de gestión, elaborada por la Dirección General de Planificación, sirviendo de guía y apoyo en la formulación de objetivos.
Ilustración 6: Ficha para la Determinación de Objetivos de Gestión
A continuación se presentan las instrucciones del llenado del formulario:
Sección A
1. Viceministerio/Entidad: nombre completo del Viceministerio, Entidad Desconcentrada o Descentralizada. Es necesario indicar que los Viceministerios deberán presentar su Programa de Operaciones Anual consolidado, que involucre los objetivos, metas, operaciones, actividades y presupuestos de sus direcciones, programas u proyectos.
2. Código del Área Organizacional: Corresponde al código asignado a cada una de las áreas y/o unidades organizacionales (Viceministerios, Direcciones, Unidades, Unidades Desconcentradas, Unidades Coordinadoras de Programas o Proyectos) bajo dependencia del MMAyA.
El Sistema de Codificación del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, está conformado por cuatro dígitos numéricos, representando cada uno de ellos a un nivel de la estructura jerárquica. A continuación se describe el orden y significado de los dígitos:
Ilustración 7. MMAyA: Detalle del código organizacional
1º Dígito 2º Dígito 3º Dígito 4º Dígito Unidad Dirección General Viceministerio
Ministerio
Fuente: MMAyA – Manual de Organización y Funciones.
Este código permite articular el POA con el SOA (Sistema de Organización Administrativa) por tal razón se establece conforme el Manual de Operaciones y Funciones (MOF) y en relación de la estructura programática presentada para el POA, tal como se observara a continuación y de una manera más detallada en el Apéndice IV.
Ilustración 8: Código MOF de la Estructura Programática
Fuente: MMAyA - Dirección General de Planificación.
3. Gestión: debe indicar el año de presentación del formulario ante la Dirección General de Planificación del Ministerio.
4. Fecha: debe indicar el día y el mes de presentación del formulario ante la Dirección General de Planificación del Ministerio.
Sección B
1. Código Objetivos
Se registran los códigos de cada objetivo el cual se obtiene de acuerdo al objetivo y a la estructura programática del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual del MMAyA, respectivamente. En el caso de las Entidades Desconcentradas depende de la codificación de su propio Plan Estratégico Institucional.
1.1. Estratégico (PEI), corresponde al código del objetivo estratégico identificado en el Programa de Operaciones Anual, como por ejemplo en el caso del ministerio la codificación es la siguiente:
Ilustración 9: Codificación de los Objetivos Estratégicos
Fuente: Dirección General de Planificación - MMAyA
1.2. Gestión, corresponde al código que identifica a los objetivos de gestión, el cual debe estar en estrecha relación con el cumplimiento de un objetivo estratégico del Ministerio de Medio Ambiente y Agua o en su defecto de la Entidad Desconcentrada como se muestra a continuación:
Ilustración 10: Codificación de los Objetivos de Gestión
0.1 •Administración Central
1.2 •VAPSB
•VRHR
1.3 •VMABCCy GDF
Fuente: Dirección General de Planificación - MMAyA
1.3. Específico, corresponde al código que identifica a los objetivos específicos, el cual debe estar en estrecha relación con el cumplimiento de un objetivo de gestión y por ende del objetivo estratégico del Ministerio de Medio Ambiente y Agua o en su defecto de la Entidad Desconcentrada (Apéndice III).
2. Descripción de Objetivos
En esta casilla se debe describir, en forma literal, los objetivos que la unidad organizacional o entidad desconcentrada dependiente del MMAyA pretende alcanzar en la gestión, los mismos que irán a coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos en el PEI del Ministerio o de la Entidad Desconcentrada.
3. Ponderación de los Objetivos
Una vez definida la totalidad de los objetivos de gestión anual, se debe asignar a cada objetivo un porcentaje (%), que corresponde al grado de importancia que tiene cada objetivo. La sumatoria de las ponderaciones debe alcanzar el 100 por ciento.
4. Indicador
Obj. Estrategico 0.1
• Objetivo de Gestion 0.1
Obj. Estrategico 1.2
• Objetivo de Gestion 1.1
• Objetivo de Gestion 1.2
• Objetivo de Gestion 2.1
• Objetivo de Gestion 2.2
Obj. Estrategico 1.3
• Objetivo de Gestion 3.1
• Objetivo de Gestion 3.2
• Objetivo de Gestion 3.3
Objetivos de Gestión Estratégicos e Institucionales
Son proposiciones o compromisos de orden cualitativos o cuantitativos relacionado a los resultados inmediatos que se esperan alcanzar en el mediano plazo y corto plazo, respectivamente. Para su mención se consideran verbos en infinitivo sin admitir subjetividad ni el término “mediante, ni para”, además de establecer direccionalidad.
Están referidos al cumplimiento de la meta de la gestión de referencia, es decir se trata de una herramienta de verificación de cambio o resultado diseñada para contar con un estándar de evaluación, estimación y demostración del progreso con respecto a la meta. Se recomienda que para su redacción cuente con un nombre, unidad de medida, alguna fórmula si corresponde y la temática o sectores que abarca.
5. Línea Base
Es el indicador que muestra la situación actual del o los productos terminales relacionados a un objetivo de gestión, meta e indicadores de la unidad organizacional o entidad desconcentrada. Para su registro se debe tomar en cuenta la ejecución de los productos terminales.
6. Meta de Gestión
Se debe registrar el valor que se espera alcanzar en la gestión de referencia en el cumplimiento de los objetivos establecidos.
7. Medio de Verificación
Se refiere a los documentos o instancias en las que se podrá comprobar el cumplimiento de los objetivos estratégicos e institucionales.
8. Unidad Responsable (Código Institucional)
Debe registrarse el código del Viceministerio, Entidad Desconcentrada, o Direcciones y Jefaturas de Unidad dependientes del MMAyA que ejecutara el objetivo de gestión (Ver la ilustración 8).
9. Programación Físico trimestral (Acumulado en %)
Se debe llenar la estimación de los porcentajes previstos por cada trimestre correspondiente al avance físico de los objetivos de gestión institucionales en relación a los objetivos estratégicos con su respectiva meta programada, la sumatoria debe alcanzar el 100 por ciento (%).
9.1. Primer Trimestre 9.2. Segundo Trimestre 9.3. Tercer Trimestre 9.4. Cuarto Trimestre
Sección C
Responsable de la Información
1. Elaborado por, señala al responsable del llenado del formulario incluyendo en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
2. Revisado por, corresponde al responsable de la revisión de la información del formulario incluyendo en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
3. Aprobado por, menciona al responsable de la aprobación de la información del formulario realizada por la máxima autoridad incluyendo en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
5.4. Características del Formulario Nº 4: Operaciones - Actividades
5.4.1. Características del Formulario 4
Dentro de la Programación de Operaciones al establecerse objetivos de gestión específicos se debe considerar lo siguiente:
Operaciones de funcionamiento, preinversión, inversión y financieras necesarias para alcanzar los objetivos de gestión.
Identificar las unidades organizacionales responsables de la ejecución de las operaciones (actividades y tareas).
Establecer el periodo de tiempo para la ejecución de cada operación, señalando explícitamente las fechas programadas.
En base a ello el objetivo principal del formulario es definir las operaciones y actividades en función a los recursos existentes, considerando que:
Ilustración 11: Relación de las operaciones, actividades y objetivos
Un conjunto de actividades apoyan al
logro de una operacion
Un conjunto de operaciones ayudan
al logro de un objetivo especifico
Un conjunto de objetivos especificos apoyan al logro de un
objetivo de gestion
Y un conjunto de objetivos de gestion
coadyuvan al logro de un objetivo
estrategico
En base a ello el formulario se divide en tres secciones, como se muestra en la Figura Nº 4, desglosada de la siguiente manera:
Seccion A 1. Viceministerio/Entidad
2. Código del Área Organizacional 3. Gestión
4. Fecha
Seccion B 1. Código de Objetivos, Operaciones, Actividades 1.1. Gestión
1.2. Específicos 1.3. Operación 1.4. Actividad
2. Descripción de Operación – Actividad 2.1. Operación
2.2. Actividad
3. Ponderación Operación/Actividad 4. Indicador
5. Meta
6. Medio de Verificación 7. Responsable
8. Fechas 8.1. Inicio 8.2. Finalización
9. Programación Financiera
9.1. Monto Programado Gestión en Bs.
9.2. Monto Programado Específico en Bs.
9.3. Monto Programado Operación/Actividad en Bs.
9.4. Fuente
Seccion C 1. Elaborado por 2. Revisado por 3. Aprobado por
Figura 4: Formulario Nº4 – Operaciones-Actividades Fuente: MMAyA - Dirección General de Planificación.
5.4.2. Guía para llenar el Formulario 4
Para el llenado del formulario, se debe de registrar en forma literal las operaciones y actividades que la institución definirá y seguirá conforme a los objetivos y su consecución, además seguirá los lineamientos del formulario anterior conforme al código de los objetivos de gestión y específicos para luego arribar al código de las operaciones y actividades, como se muestra en el Apéndice IV, para ello también necesitara obtener la fuente de financiamiento del Clasificador Presupuestario vigente como se observa:
Ilustración 12: Fuentes de Financiamiento
Fuente: Clasificador Presupuestario 2015. Clasificador de Fuentes de Financiamiento. Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La instrucción para el llenado se presenta a continuación:
Sección A
1. Viceministerio/Entidad: nombre completo del Viceministerio, Entidad Desconcentrada o Descentralizada. Es necesario indicar que los Viceministerios
deberán presentar su Programa de Operaciones Anual consolidado, que involucre los objetivos, metas, operaciones, actividades y presupuestos de sus direcciones, programas u proyectos.
2. Código del Área Organizacional: Corresponde al código asignado a cada una de las áreas y/o unidades organizacionales (Viceministerios, Direcciones, Unidades, Unidades Desconcentradas, Unidades Coordinadoras de Programas o Proyectos) bajo dependencia del MMAyA, tal como se presentó en la Ilustración 8.
3. Gestión: Debe indicar el año de presentación del formulario ante la Dirección General de Planificación del Ministerio.
4. Fecha: Debe indicar el día y el mes de presentación del formulario ante la Dirección General de Planificación del Ministerio.
Sección B
1. Código de Objetivos, Operaciones, Actividades
1.1. Gestión, corresponde al código que identifica a los objetivos de gestión, el cual debe estar en estrecha relación con el cumplimiento de un objetivo estratégico del Ministerio de Medio Ambiente y Agua o en su defecto de la Entidad Desconcentrada.
1.2. Específicos, corresponde al código que identifica a los objetivos específicos, el cual debe estar en estrecha relación con el cumplimiento de un objetivo de gestión y por ende del objetivo estratégico del Ministerio de Medio Ambiente y Agua o en su defecto de la Entidad Desconcentrada.
1.3. Operación, corresponde al código que identifica a las operaciones, el cual debe estar en estrecha relación con el cumplimiento de un objetivo específico, de gestión y por ende del objetivo estratégico del Ministerio de Medio Ambiente y Agua o en su defecto de la Entidad Desconcentrada.
1.4. Actividad, corresponde al código que identifica las actividades, el cual debe estar en estrecha relación con el cumplimiento de una operación, un objetivo específico, de gestión y por ende del objetivo estratégico.
2. Descripción de Operación – Actividad
Describir en forma literal, las operaciones y dentro de ellas las actividades que pretende realizar en la gestión en relación a los objetivos específicos y los objetivos de gestión programados. Se recomienda diferenciar entre filas las operaciones de las actividades, por ello el fondo azul es el espacio donde debe llenarse las operaciones.
2.1. Operación
2.2. Actividad Actividad:
3. Ponderación Operación/Actividad, Una vez definidas las operaciones y las actividades, se debe asignar a cada una de ellas un porcentaje (%) el cual mostrara el grado de importancia que tienen las respectivas, la sumatoria de las ponderaciones de las operaciones debe ser igual a la ponderación de los objetivos de gestión institucionales y lo mismo sucede para las actividades.
4. Indicador, Están referidos al cumplimiento de la meta de la operación o de la actividad de referencia, es decir, es una herramienta de medida específica y objetivamente verificable de los resultados las cuales debe ser válidas y no deben sobrepasar el presupuesto planeado.
5. Meta, Se debe registrar el valor que se espera alcanzar o asume la entidad para la gestión de referencia en el cumplimiento de las operaciones y actividades.
Se recomienda que en su enunciado incluya cantidad, calidad y tiempo para una mejor comprensión y clarificación.
Operación
Es el puente entre la realidad actual y el objetivo que se pretende alcanzar, por esa razón es el medio y no el fin en sí mismo y no se puede lograr un objetivo sin operaciones. Por lo tanto es un proceso que se inscribe en el tiempo y espacio e insume recursos y su realización requiere de tiempo.
Actividad
Es la categoría programática que tiene por objeto producir bienes, servicios o normas.
6. Medio de Verificación, Se refiere a los documentos o instancias en las que se podrá comprobar el cumplimiento de las operaciones y actividades. Se recomienda, ser objetivos en la identificación de los medios de verificación para demostrar el cumplimiento de las metas de las operaciones y actividades programadas.
7. Responsable, Debe registrarse el código de las Jefaturas de Unidad de las Direcciones Generales, Coordinaciones de Programas de los Viceministerios, Unidad o Área Responsables de las Entidades Desconcentradas o Jefaturas de Unidad o Responsables de Áreas de las Direcciones dependientes del despacho del MMAyA que ejecutarán las operaciones y las actividades programadas.
8. Fechas
8.1. Inicio, se refiere al mes de la gestión programada que se pretende iniciar la operación o actividad.
8.2. Finalización, se refiere al mes de la gestión programada que se pretende finalizar la operación o actividad.
9. Programación Financiera
Comprende la codificación y la denominación correspondiente de la estructura programática – presupuestaria del MMAyA para la gestión que corresponde al Plan Operativo Anual realizado por la Dirección General de Planificación en coordinación con la Dirección General de Asuntos Administrativos.
Asimismo, se debe realizar el llenado del monto programado, por gestión, específico y su fuente de financiamiento respectivo.
9.1. Monto Programado Gestión (en Bs.), mencionar el monto programado correspondiente a los objetivos de gestión en moneda nacional en relación a las operaciones y actividades que cumplir.
9.2. Monto Programado Específico (en Bs.), mencionar el monto programado correspondiente a los objetivos específicos en moneda nacional en relación a las operaciones y actividades que cumplir.
9.3. Monto Programado Operación/Actividad (en Bs.), mencionar el monto programado correspondiente a las operaciones y actividades en moneda nacional.
9.4. Fuente, se registra la fuente de la que provienen los recursos financieros obtenido del clasificador presupuestario.
Sección C
Responsable de la Información
1. Elaborado por, señala al responsable del llenado del formulario incluyendo en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
2. Revisado por, corresponde al responsable de la revisión de la información del formulario incluyendo en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
3. Aprobado por, menciona al responsable de la aprobación de la información del formulario realizada por la máxima autoridad incluyendo en literal el nombre y el cargo, además de la firma respectiva.
5.5. Formulario Nº 5: Recursos Humanos (Permanente y/o Eventual)
5.5.1. Características del Formulario 5
El presente formulario tiene el objetivo de analizar la situación de los recursos humanos (profesionales, técnicos y personal de apoyo con que se cuenta y es requerido para el cumplimiento de las operaciones), por ese motivo se hace necesario programar los requerimientos de cada unidad organizacional y entidad desconcentrada.
En base a ello el formulario se divide en tres secciones como se muestran a continuación, en torno a la Figura Nº 5:
Seccion A 1. Viceministerio/Entidad
2. Código del Área Organizacional 3. Gestión
4. Fecha
Seccion B
1. Código Objetivos, Operaciones, Actividades 1.1. Gestión
1.2. Específicos 1.3. Operación 1.4. Actividad
2. Denominación del Puesto 3. Profesión/Oficio
4. Categoría Laboral (Permanente o eventual) 5. Número de Empleados
5.1. Existentes 5.2. Requeridos
6. Escala Salarial (nivel salarial en Bs.) 7. Tiempo Destinado a Funciones 7.1. De
7.2. Hasta 7.3. Meses
8. Monto Programado Anual (En Bs.) 9. Observaciones
Seccion C 1. Elaborado por 2. Revisado por 3. Aprobado por
Figura 5: Formulario Nº3 – Objetivos de Gestión Anual y Específicos Fuente: MMAyA - Dirección General de Planificación.
