INDICE
MANUAL PARA USUARIOS MAP V.7: ROL DE ENCARGADOS DE PERSONAL ... 1
Menú ASISTENCIA ... 2
Menú INASISTENCIAS ... 4
Menú LISTADOS ... 10
PARTES MÉDICOS Y PARTES POR ACCIDENTES ... 13
Observaciones generales ... 14
LICENCIA ANUAL ORDINARIA ... 16
Registro de Licencia Anual Ordinaria. ... 16
Adelanto de Licencia Anual Ordinaria. ... 18
Interrupción del período de Licencia Anual Ordinaria. ... 18
Listados. ... 18
Observaciones generales. ... 19
ANEXO I: PERFIL DE PUESTO DE TRABAJO ... 20
MANUAL PARA USUARIOS MAP V.7: ROL DE ENCARGADOS DE PERSONAL
• Ingreso al sistema completando Usuario y Clave. Presionar la opción Iniciar Sesión.
• Seleccionar la empresa con la cual se va a trabajar (ROSARIO RP MUNICIPALIDAD DE ROSARIO).
• Se desplegará el Menú de Encargado de Personal.
Menú ASISTENCIA
En este menú se visualizan las novedades de Asistencias donde se realizan cambios de horarios y correcciones de marcaciones.
Asistencia Æ Empleados Asist.
• En el campo Identificador, insertar el número de legajo del agente, o
• En el campo Apellido y Nombre escribir el apellido del agente.
• Presionar la opción Buscar.
Se visualizarán varias pestañas con información relativa a las marcaciones del agente.
• En la pestaña General se detallan la planificación del agente y el número de huella o de tarjeta asociada al agente. Es responsabilidad del Responsable de Personal informar al departamento de Trámites Descentralizados la planificación que tendrá el agente, definida por el/la Director/a, para que la misma sea registrada en MAP. Los valores de
Tarjeta de Reloj menores a 20.000 corresponden a tarjetas de marcación, mientras que los valores mayores a 20.000 corresponden a huellas digitales.
• En la pestaña Registración Reloj se detallan las marcaciones realizadas. En caso de que la información no aparezca correctamente, se debe controlar en la pestaña anterior que estén registradas correctamente la Planificación y el valor de Tarjeta de Reloj.
• En la pestaña Omisiones se detallan omisiones de marcación o letras mal seleccionadas en el reloj al momento de la marcación.
• En la pestaña Tarjeta asistencia se detallan las marcaciones, la planificación de cada día particular y los cambios de horarios realizados en tiempo (5 días corridos posteriores al cambio realizado).
• En la pestaña Análisis de tarjeta se detallan las horas trabajadas.
• En la pestaña Inasistencias se detallan las inasistencias generadas por el sistema y las registradas por algún agente (Responsables de Personal, agentes de Trámites Descentralizados, Medicina Laboral).
• En la pestaña Forzar turnos se detallan cambios de horarios realizados y se pueden incorporar nuevos cambios de horarios presionando el botón con la cruz celeste que se encuentra arriba a la derecha de la pantalla.
• Para cambiar de agente, presionar la opción Trabajar con Empleados en Asistencia en la parte superior derecha de la pantalla.
Realizar diariamente:
• Corrección de marcaciones Entrada / Salida de las registraciones en la pestaña Registración Reloj en caso de ser necesario (ver explicación en Menú LISTADOS, página 9).
• Cambios de horarios en la pestaña Turnos fijos.
Estas correcciones deben ser realizadas diariamente. En caso de no ser posible, se dispone de 5 días (posteriores al día en el cual ocurrió la novedad) para realizar los cambios detallados anteriormente.
Pasados los 5 días el sistema arma la tarjeta, la analiza y genera la inasistencia. A partir de allí el Responsable de Personal cuenta con 10 días corridos para modificar las novedades de inasistencia generadas por estos procesos (ASAH, LLTH, JINH, los cuales generan descuentos de días y de presentismo) y también para realizar cambios de horarios que se hayan omitido registrar en los 5 días previos.
Menú INASISTENCIAS
En este menú se visualizan las novedades generadas por MAP, las novedades que registre Medicina Laboral, las que sean registradas o modificadas los responsables de personal y/o en el departamento de Trámites Descentralizados. En este menú es donde se pueden visualizar las novedades que impactarán en la liquidación del haber.
INASISTENCIAS GENERADAS POR EL SISTEMA El sistema genera las siguientes inasistencias:
ASAH (ausente sin aviso en horas):
• cuando no hay registración;
• cuando falta una registración (o entrada o salida);
• cuando una letra está mal (2 entradas o 2 salidas);
• cuando hay 4 registraciones por alguna salida en medio de la jornada;
• cuando hay una cantidad impar de registraciones.
Aclaración: tener cuidado con planificaciones especiales (ej.: de 00 a 06 hs.) LLTH (llegada tarde mayor en horas):
• cuando llega después de su planificación horaria independientemente de la cantidad de minutos de demora.
Aclaración: el sistema no diferencia entre llegada tarde menor o mayor. No obstante hasta 15' después de su planificación es LTMH (llegada tarde menor), pasados los 15' es LLTH (llegada tarde mayor).
JINH (jornada incompleta en horas)
• cuando se retira antes de su planificación horaria.
TOL (tolerancia)
• cuando tiene planificación de inspector (las planificaciones 600)
Inasistencias Æ Modificar Inasist.
• Al ingresar a este menú se visualizan todos los agentes del centro de costo de la repartición más los que estén cumpliendo funciones allí a pesar de pertenecer a otro centro de costo.
• En el campo Identificador, insertar el número de legajo del agente, o
• En el campo Apellido y Nombre escribir el apellido del agente.
• Presionar la opción Buscar, o
• Buscar en el listado por orden de legajo ascendente, avanzando por página abajo a la derecha de la pantalla, y luego,
• Presionar sobre el apellido y nombre subrayado.
• Para modificar una Inasistencia se debe presionar el botón que tiene el lápiz amarillo a la izquierda del nombre del agente.
• Modificar la novedad ASAH, JINH o LLTH por la novedad que corresponda.
• Si la inasistencia modificada lo requiere completar también el campo Motivo.
• Presionar la opción Confirmar en esta pantalla y en la que aparece a continuación.
Ejemplos:
Modificar ASAH por FACH o FCOH o LXAH o LSAH, etc.
Modificar JINH por F3HH.
Modificar LLTH por LTMH.
Aclaración importante: se pueden modificar inasistencias generadas por el sistema (ASAH, JINH, LLTH) hasta 15 días hacia atrás. Las inasistencias de cada día se visualizan el sexto día posterior a la novedad.
Inasistencias Æ Informar Inasist.
Este menú se utiliza para registrar novedades conocidas previamente a que el sistema genere inasistencia (ej: licencia por examen) y para incorporar novedades de agentes sin planificación.
• Al ingresar a este menú se visualizan todos los agentes del centro de costo de la repartición más los que estén cumpliendo funciones allí a pesar de pertenecer a otro centro de costo.
• En el campo Identificación, insertar el número de legajo del agente.
• Presionar la opción Buscar.
Registro por período
Para realizar un registro por período se debe presionar el botón que contiene la flecha verde y que está ubicado en la parte izquierda del nombre del agente.
• En el campo Inasistencia, registrar la que corresponda (si no se recuerda el código de la inasistencia, desplegar el botón del cuadrado amarillo con la flecha azul para visualizar todos los códigos de inasistencias).
• Si la inasistencia lo requiere, completar el campo Motivo (para visualizar los posibles motivos de cada inasistencia desplegar el botón del cuadrado amarillo con la flecha azul).
• En el campo Cantidad, registrar el valor de 6 (día completo ya que es la jornada de seis horas).
• En los campos Fecha desde y Fecha Hasta registrar las fechas que correspondan. Aclarar seleccionando las opciones SI o NO si corresponden incluir sábados, domingos y feriados.
• Presionar la opción Confirmar.
Registro individual
Para realizar un registro de una novedad para un solo día, se debe presionar el botón que contiene la cruz celeste y que está ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
• En el campo Fecha registrar la fecha de la novedad o desplegar el almanaque para seleccionar el día.
• En el campo Inasistencia, registrar la que corresponda (si no se recuerda el código de la inasistencia, desplegar el botón del cuadrado amarillo con la flecha azul para visualizar todos los códigos de inasistencias).
• Si la inasistencia lo requiere completar el campo Motivo (para visualizar los posibles motivos de cada inasistencia desplegar el botón del cuadrado amarillo con la flecha azul).
• En el campo Tiempo ausente registrar 6 si corresponde a toda la jornada, de lo contrario se deberá realizar el cálculo exacto de la cantidad a registrar. Como el sistema está parametrizado en horas, se deben dividir los minutos ausentes por 60 para obtener la cantidad correcta.
Inasistencias Æ Aprobar Inasist.
En este menú se deben aprobar las inasistencias registradas o eliminar las que fueron registradas por error.
• Al ingresar a este menú se visualizan todos los agentes del centro de costo de la repartición más los que estén cumpliendo funciones allí a pesar de pertenecer a otro centro de costo.
• En el campo Identificación, insertar el número de legajo del agente.
• Presionar la opción Buscar.
• Para aprobar las inasistencias se debe presionar en el botón que tiene la flecha verde y está ubicado a la izquierda del nombre del agente.
• Si la inasistencia es correcta, presionar la opción Confirmar.
• Para eliminar inasistencias que se hubieran registrado erróneamente, presionar el botón con la cruz roja que se encuentra a la izquierda del nombre del agente.
• En el detalle de la inasistencia presionar la opción Confirmar.
Inasistencias Æ Comp. Francos
En este menú se registra si el franco fue devuelto. Si el franco no fue devuelto, el sistema genera ASJH en vez de ASAH.
• Buscar al agente por legajo.
• En los campos Fecha desde y Fecha hasta, colocar un rango de fecha con al menos 3 meses de anticipación.
• En el campo Fecha, registrar la fecha en la cual el franco fue devuelto.
• Presionar la opción Confirmar.
Menú LISTADOS
Listados Æ List. Sit. Corregir (listar situaciones a corregir)
Cuando un agente llega a su lugar de trabajo debe registrar su ingreso en el reloj a través de la marcación con tarjeta o con huella digital. Lo mismo debe ocurrir al momento que el agente se retira de su puesto de trabajo. Las marcaciones deben ser siempre pares, tantas veces como entre o salga de su oficina.
Este listado debe ser realizado todos los días (o en su defecto con un plazo MÁXIMO de hasta 5 días) para controlar los legajos que tienen mal la letra de Entrada o Salida.
• En el campo Fecha desde, se debe especificar la del día anterior (o hasta 5 días hacia atrás).
• En el campo Elegir Empleados por seleccionar la opción Todos.
• Presionar la opción Confirmar.
Asistencia Æ Empleados Asist. Æ Registración Reloj Presionar el botón del lápiz para editar el registro erróneo.
• Si la letra está equivocada (se marcó al momento de la entrada pero se presionó el botón
“S“ o viceversa), corregirlo seleccionando la opción correcta en el campo Marca de Entrada o Salida.
• Si hay un número impar de marcaciones por haber realizado erróneamente una marcación adicional se debe borrar la marcación sobrante. Seleccionar la opción “blanco”
en el campo Marca de Entrada o Salida.
• Presionar la opción Modificar.
Listados Æ Parte Sem. Inasist.
Este listado debe ser remitido a la Dirección General de Personal firmado por el responsable de personal y por el superior de la repartición donde quedan impresas las novedades que fueron registradas por Medicina Laboral, por los Responsables de Personal y por el Dpto. de Trámites Descentralizados. Además se deberán informar cambios en la planificación.
• En el campo Fecha, especificar una semana completa comenzando sí o sí en lunes.
• En el campo Centro de Costos, seleccionar Todos (aparece por defecto).
El Parte Semanal realizado con fecha de lunes a domingo de una semana debe ser entregado el día viernes de la semana siguiente.
Listados Æ Informes Inas. (listado de inasistencias ‐ códigos detallados)
Este listado debe ser remitido a la Dirección General de Personal adjunto al Parte Semanal de Inasistencias o en el reverso del mismo.
• En el menú Listar Inasistencias por, seleccionar la opción Código a la cual se accede desplegando la flecha donde se lee Empleado.
• En el campo Todos desplegar la flecha y presionar la opción Selección.
• En los campos Fecha Desde y Fecha Hasta especificar el mismo período que fue seleccionado en el Parte Semanal.
• En el campo Tipo de Reporte especificar Detallado.
• Presionar la opción Confirmar.
• En los casilleros de Códigos tildar las opciones de FACH, FCOH y OESH.
• Si existen FACH con prórroga autorizada escrita en el campo Motivo, aparecerán en este listado.
• Si existen OESH con motivo de justificación, aparecerán en este listado.
Existen otros listados que pueden facilitar el análisis y procesamiento de la información.
PARTES MÉDICOS Y PARTES POR ACCIDENTES
Si algún agente lo solicita, sea renovación o no, se debe remitir, vía e‐mail (con acuse de recibo para tener constancia del envío), el formulario con los datos correspondientes a [email protected].
Los datos a completar en el formulario pueden ser extraídos del menú:
Empleado Æ Datos empleado
• En el campo Identificación ingresar el número de legajo del agente.
• Presionar la opción Buscar.
El área de Medicina Laboral es la responsable del registro de las enfermedades (ECD, ELD, PRE y CFE) en MAP. No obstante si el registro no fue realizado, debe ser volcado por los usuarios de la repartición registrando el código de la enfermedad finalizado en “H”.
El Responsable de Personal sí debe registrar:
• Licencias por Maternidad (LMAH)
• Accidentes de trabajo (ACTH)
Al momento de que el/a agente se reintegre debe tener el alta escrita en el formulario. De lo contrario no tendrá permiso para trabajar solicitándole que se presente ante Medicina Laboral o la ART para recibir el alta.
Observaciones generales
• Cada dependencia debe arbitrar los circuitos internos que consideren más adecuados para que la oficina de personal cuente con las novedades en tiempo y forma para su posterior información a la Dirección General de Personal.
• Es responsabilidad de cada agente presentar en tiempo y forma las justificaciones correspondientes de las inasistencias o licencias gozadas.
• La responsabilidad de la justificación de las inasistencias arrojadas por el sistema es del usuario que realice el procedimiento y del responsable de la repartición que firme el Parte Semanal.
• Se deben informar inmediatamente las novedades que impliquen una interrupción en el haber del agente:
o Fallecimientos
o Inasistencias injustificadas de manera continua hasta la fecha de la liquidación o Renuncias por razones particulares
o Licencias sin goce de haberes (CCT, PPO, LEA) o Agentes detenidos/demorados
• Teniendo en cuenta el proceso de modernización y descentralización de la Dirección General de Personal autorizado y aprobado por Decreto Nº 2397/2009, y habiendo redefinido las tareas vinculadas a la desconcentración funcional y operativa de los trámites, se recuerda que son las Reparticiones las responsables de mantener toda la
documentación presentada por el agente. Solamente para el trámite de solicitud de Licencia por Maternidad, cada Responsable de Personal debe enviar una copia al Programa de Salud de los Trabajadores y Trabajadoras (Medicina Laboral) quien a su vez lo remite al departamento de Trámites Descentralizados de la Dirección General de Personal.
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LICENCIA ANUAL ORDINARIA
Registro de Licencia Anual Ordinaria.
Los Responsables de Personal deben registrar las licencias anuales ordinarias a ser gozadas por agentes de su repartición. Dicho registro debe realizarse siempre con anticipación al período de licencia. En caso contrario el sistema generará ausente al no tener la marcación correspondiente.
Enc. Personal Æ Inasistencias Æ Carga Vacaciones
• Buscar al agente por legajo completando el campo Identificación, o
• Buscar al agente por nombre y apellido completando el campo Apellido y Nombre.
Se visualizarán los días de licencia pendientes y los días de licencia gozados en períodos anteriores. En la parte inferior derecha de la pantalla se ve la cantidad total de días de licencias pendientes.
Presionando el año que se quiera consultar se puede ver el detalle de los días que fueron usufructuados para LAO. En el ejemplo siguiente se muestran los días de licencia correspondientes al año 2012, usufructuados entre noviembre de 2013 y diciembre de 2014.
Para mayor detalle, presionar el botón con la lupa que se encuentra a la izquierda de la fecha de inicio del período de licencia.
Para registrar un nuevo período de vacaciones, presionar el botón con la cruz celeste que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
El agente debe presentar siempre previamente el Formulario de Licencia Anual Ordinaria.
• Buscar al agente por legajo,
• En el campo Días, registrar la cantidad de días de LAO a tomar.
• En el campo Fecha Inicio, colocar la fecha de inicio del período de licencia.
• Presionar la opción Confirmar en esta pantalla y en la que aparece a continuación.
En caso de haber registrado erróneamente un período de licencia, eliminarlo presionando el botón con la cruz roja.
Adelanto de Licencia Anual Ordinaria.
Cuando el agente solicite un adelanto de su licencia, el Responsable de Personal deberá elevar a la Dirección General de Personal el Formulario de Adelanto de Licencia Anual Ordinaria (firmado por el responsable y por el Secretario o Subsecretario) a través del Sistema de Notas Web (o a través de Mesa de Entrada de su repartición para que el formulario sea registrado en el Sistema de Notas). El adelanto de licencia se generará proporcional a la fecha de solicitud del mismo siendo registrado en el sistema por el responsable del sector Licencias, quien a continuación devuelve el formulario a la repartición para ser archivado.
Interrupción del período de Licencia Anual Ordinaria.
En caso de que el agente deba acortar el período de licencia solicitado, se deberá borrar del sistema el registro realizado para registrar el período efectivamente usufructuado.
Si esta modificación se hace dentro de los 10 días siguientes al registro inicial de la licencia, puede ser realizada por el Responsable de Personal. Si transcurrieron más de 10 días del registro inicial de la licencia, el Responsable de Personal debe enviar un correo electrónico al sector de Licencias de la Dirección General de Personal para que la modificación sea realizada en este sector.
Son motivos de corte del período de licencia que ya está usufructuando:
• Necesidad de servicio,
• Enfermedad de corta o larga duración,
• Art. 50.
Listados.
Enc. Personal Æ Listados Æ List. Días Pend.
Regularmente realizar dicha consulta de manera de verificar que agentes tienen días pendientes de goce de LAO.
Observaciones generales.
• Las vacaciones integran el régimen general de descansos o pausas laborales respondiendo a consideraciones de tipo biológico, social y económico. El Programa de Salud de las Trabajadoras y Trabajadores de la Municipalidad de Rosario recomienda, en este sentido, el cumplimiento efectivo por parte de los agentes de los descansos anuales previstos en la legislación. El Responsable de Personal debe fomentar que los agentes usufructúen en tiempo y forma su licencia correspondiente.
• Para agentes que soliciten Reconocimiento de Servicios de años trabajados en otros ámbitos y una vez recibida la notificación correspondiente, el Responsable de Personal debe remitir la foja de Reconocimiento nuevamente la Dirección General de Personal para que la misma sea archiva en el legajo del agente.
ANEXO I: PERFIL DE PUESTO DE TRABAJO
Descripción del puesto: Encargado de Personal.
Agrupamiento: Administrativo. Categoría: Administrativo.
Misión / Objetivo General: Realizar la gestión de las actividades administrativas de personal del área en la que desempeña funciones respetando los procedimientos establecidos de acuerdo a criterios de calidad, eficiencia y transparencia.
Funciones:
• Asesorar e informar sobre las disposiciones en materia administrativa de personal.
• Notificar al personal sobre las nuevas reglamentaciones.
• Colaborar con el agente en la gestión de licencias y franquicias.
• Mantener actualizada la información del personal y las novedades de inasistencias.
• Realizar informes periódicos a los superiores inmediatos y a los responsables de personal.
• Articular acciones conjuntas con la Dirección General de Personal y el Departamento de Recursos Humanos de su secretaría para la implementación de políticas de personal.
Tareas / Responsabilidades Especiales:
• Apoyar en el proceso de rotación, reubicación y selección del personal de su repartición.
• Apoyar en el proceso de capacitación del personal de su repartición Reporta a: Supervisor Directo, Autoridad del área.
Interactúa con: Personal del área, Dirección General de Personal, Departamento de Recursos Humanos.
Supervisa a: posible personal administrativo de línea bajo su supervisión.
CONDICIONES INTELECTUALES CONDICIONES DE LA TAREA Formación mínima acreditable: secundario
completo.
Manejo de sistemas, equipos y/o herramientas especiales, MEGE, Notas, Munix, MAP (personal).
Formación sugerida: formación legal y/o contable, en recursos humanos y relaciones laborales.
Manejo de información confidencial: SI.
Conocimientos exigidos: procedimientos internos de personal. Legislación vigente, criterios de liquidación, estructura municipal.
Competencias:
• Autonomía: capacidad de desarrollar su tarea en forma autónoma y segura.
• Confiabilidad e integridad: establecer relaciones basadas en el respeto mutuo y la confianza. Asumir un compromiso con honestidad y confianza en cada faceta.
• Comunicación: habilidades para la comunicación con agentes y otras áreas.
• Perseverancia: dedicado y constante en el trabajo.
• Flexibilidad: capacidad de modificar la conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades o cambios en el medio.
