Manual de Empleado
Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados
Revisión 2.1
Tabla de Contenido
1 ¿Qué es el Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados? ... 7
2 Terminología ... 8
3 Como usar este manual ... 9
4 Estatus de una Solicitud ... 9
5 Entrada al Sistema ... 10
6 ¿Olvido su contraseña? ... 10
7 Configuración Inicial del Sistema ... 12
8 Página de Inicio ... 15
8.0.1 Encabezado ... 15
8.0.2 Página de inicio ... 16
9 Módulo de Reembolsos ... 19
9.0 Mis Reembolsos ... 20
9.0.1 Lista de solicitudes en proceso por categoría ... 20
9.0.2 Lista de solicitudes ... 21
9.0.3 Solicitudes marcadas ... 22
9.0.4 Eliminar solicitudes ... 22
9.1 Reembolsos Generales ... 23
9.1.1 Toolbar ... 24
9.1.2 Barra lateral izquierda ... 24
9.1.3 Estatus de la Solicitud ... 25
9.1.4 Totales ... 25
9.1.5 Controles adicionales ... 25
9.1.6 Contenido ... 26
9.1.7 Crear nueva solicitud ... 26
9.1.8 Añadir concepto de millaje sin pasajeros ... 27
9.1.9 Añadir concepto de millaje con pasajeros ... 28
9.1.10 Añadir concepto de dieta ... 29
9.1.11 Añadir concepto de peaje ... 29
9.1.12 Someter solicitud para aprobación ... 31
9.1.13 Anejos... 32
9.1.14 Notas ... 32
9.1.15 Historial ... 33
9.2 Reembolsos de Licencias y Adiestramientos ... 34
9.2.1 Toolbar ... 34
9.2.2 Barra lateral izquierda ... 35
9.2.3 Estatus de la Solicitud ... 36
9.2.4 Totales ... 36
9.2.5 Controles adicionales ... 36
9.2.6 Contenido ... 37
9.2.7 Crear nueva solicitud ... 37
9.2.8 Agregar un concepto a la solicitud ... 38
9.2.9 Someter solicitud para aprobación ... 39
9.2.10 Anejos... 40
9.2.11 Notas ... 40
9.2.12 Historial ... 41
9.3 Reembolsos de Otros Gastos Misceláneos ... 42
9.3.1 Toolbar ... 42
9.3.2 Barra lateral izquierda ... 43
9.3.3 Estatus de la Solicitud ... 43
9.3.4 Totales ... 44
9.3.5 Controles adicionales ... 44
9.3.6 Contenido ... 44
9.3.7 Crear nueva solicitud ... 45
9.3.8 Agregar un concepto a la solicitud ... 45
9.3.9 Someter solicitud para aprobación ... 46
9.3.10 Anejos... 47
9.3.11 Notas ... 47
9.3.12 Historial ... 48
9.4 Rendición de Gastos de Viajes al Exterior ... 49
9.4.1 Toolbar ... 49
9.4.2 Barra lateral izquierda ... 50
9.4.3 Estatus de la Solicitud ... 50
9.4.4 Totales del anticipo ... 51
9.4.5 Totales de rendición de gastos ... 52
9.4.6 Controles adicionales ... 52
9.4.7 Contenido ... 52
9.4.8 Añadir una rendición de gastos a un anticipo existente ... 52
9.4.9 Añadir una rendición de gastos sin anticipo ... 54
9.4.10 Someter rendición de gastos para aprobación ... 55
9.4.11 Anejos... 55
9.4.12 Notas ... 56
9.4.13 Historial ... 56
9.5 Reembolso de Estudios Académicos ... 57
9.5.1 Toolbar ... 58
9.5.2 Barra lateral izquierda ... 58
9.5.3 Estatus de la Solicitud ... 59
9.5.4 Controles adicionales ... 59
9.5.5 Contenido ... 59
9.5.6 Crear nueva solicitud ... 60
9.5.7 Agregar cursos al periodo ... 61
9.5.8 Someter solicitud para aprobación ... 62
9.5.9 Anejos... 62
9.5.10 Notas ... 63
9.5.11 Historial ... 63
9.6 Reembolso de Cuido de Niños ... 64
9.6.1 Toolbar ... 65
9.6.2 Barra lateral izquierda ... 65
9.6.3 Estatus de la Solicitud ... 66
9.6.4 Controles adicionales ... 66
9.6.5 Contenido ... 66
9.6.6 Crear nueva solicitud ... 67
9.6.7 Someter solicitud para aprobación ... 68
9.6.8 Anejos... 69
9.6.9 Notas ... 69
9.6.10 Historial ... 70
9.7 Pagos de Standby ... 71
9.7.1 Toolbar ... 71
9.7.2 Barra lateral izquierda ... 72
9.7.3 Estatus de la Solicitud ... 72
9.7.4 Controles adicionales ... 73
9.7.5 Contenido ... 73
9.7.6 Crear nueva solicitud ... 73
9.7.7 Someter solicitud para aprobación ... 75
9.7.8 Anejos... 76
9.7.9 Notas ... 76
9.7.10 Historial ... 77
10 Módulo de Autorizaciones ... 78
10.0 Mis Autorizaciones ... 78
10.0.1 Lista de solicitudes en proceso por categoría ... 79
10.0.2 Lista de solicitudes ... 79
10.0.3 Solicitudes marcadas ... 80
10.0.4 Eliminar solicitudes ... 80
10.1 Solicitud de Autorización de Estudios Académicos ... 81
10.1.1 Toolbar ... 82
10.1.2 Barra lateral izquierda ... 82
10.1.3 Estatus de la Solicitud ... 83
10.1.4 Contenido ... 83
10.1.5 Crear nueva solicitud ... 83
10.1.6 Someter solicitud para aprobación ... 85
10.1.7 Anejos... 86
10.1.8 Comentarios ... 86
10.1.9 Historial ... 87
10.2 Solicitud de Autorización de Cuido de Niños ... 88
10.2.1 Toolbar ... 89
10.2.2 Barra lateral izquierda ... 89
10.2.3 Estatus de la Solicitud ... 90
10.2.4 Contenido ... 90
10.2.5 Crear nueva solicitud ... 90
10.2.6 Someter solicitud para aprobación ... 92
10.2.7 Anejos... 93
10.2.8 Comentarios ... 93
10.2.9 Historial ... 94
11 Mi Perfil del Empleado ... 95
11.0.1 Cambiar mi información ... 96
11.0.2 Cambiar mi contraseña ... 96
1 ¿Qué es el Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados?
Es un sistema automatizado para la administración del pago de reembolsos y otros conceptos a empleados, integrando los requisitos y procedimientos para agilizar el proceso y minimizar los riesgos de pagos incorrectos
Los siguientes conceptos de reembolsos y solicitudes serán procesados a través de SIRE:
Reembolsos Generales
En el módulo de Reembolsos Generales puede solicitar reembolsos por los conceptos de Dieta, Millaje y Peaje.
Licencias y Adiestramientos
En este módulo puede solicitar reembolso por los gastos incurridos en renovación de licencias profesionales, certificaciones, adiestramientos o cursos relacionados a su profesión.
Otros Gastos y Misceláneos
En este módulo puede pedir reembolso por gastos misceláneos incurridos por empleados en gestiones oficiales, incluyendo hospedaje, pasaje y estacionamiento.
Estudios Académicos
Solicitudes de reembolso por concepto de estudios conducentes a Grado Asociado, Bachillerato, Maestría o Doctorado. Estos requieren una autorización previa la cual debe haber sido aprobada en el sistema.
Cuido de Niños
Solicitudes de reembolso por concepto de cuido de niños menores de cinco años. Este reembolso requiere una solicitud previa aprobada en sistema.
Viajes al Exterior
Este módulo le permite al empleado hacer la rendición de gastos del viaje realizado. . Este reembolso requiere una solicitud previa aprobada en sistema.
Standby
Comprende el proceso de solicitud de pago del incentivo por standby. Para realizar la solicitud se
requiere que el empleado este incluido en el itinerario de standby para la semana que realiza la
solicitud.
2 Terminología
Término Definición
AAA Autoridad de Acueductos y Alcantarillados
SIRE Sistema Integrado de Reembolsos de Empleados Reembolsos
Generales Comprende los siguientes conceptos de reembolsos: Dieta, Millaje, Peaje.
Licencias y
Adiestramientos Comprende los conceptos de Licencias, Colegiaciones y Adiestramientos.
Otros Gastos y Misceláneos
Aquellas compras de todo concepto que no esté contemplado en las demás categorías incluyendo gastos de hospedaje, estacionamiento y pasaje.
Suplidor Se entiende como cualquier proveedor de servicios externos a la AAA.
Viajes al Exterior Concepto que se utiliza cuando el empleado realiza un viaje fuera de Puerto Rico Estudios
Académicos
Concepto utilizado cuando el empleado interesa estudiar algún grado que esté relacionado con el puesto que ocupa
Cuido de Niños Concepto utilizado cuando el empleado interesa solicitar para que la AAA autorice el reembolso del cuido del menor de quien el empleado es custodio
Standby Concepto utilizado cuando el empleado es activado en itinerario de Standby, por un periodo determinado de días
Área de Nóminas Se refiere a Grupo Laboral al cual pertenece el empleado
Usuario Persona que entra su número de empleado y contraseña y utiliza el sistema.
Empleado Persona a quien le corresponde la solicitud realizada en el sistema
Perfil del Empleado Información que tiene el sistema del empleado que se muestra en la pantalla cuando el empleado ingresa al sistema.
Dieta Fija Compensación mensual para el pago de dieta y millaje a empleados a quienes se le requiera trabajar fuera de su estación oficial de trabajo durante un periodo de tiempo de 30 días o más
Autorización Activa Toda autorización que no esté terminada o cancelada. Una autorización activa puede tener conceptos aprobados y denegados.
Número de Solicitud
El número de solicitud tiene el siguiente formato: CCAAAAMM#####.
CC = Categoría: Reembolsos Generales (RG), Dieta Fija (DF), Licencias y Adiestramientos (LA), Otros Gastos Misceláneos (OM), Viajes al Exterior (VE), Estudios Académicos (EA), Cuido de Niños (CN), Estipendios (EE), Standby (SB), Planes Médico(PM).
AAAA = Año de Fecha de Registro MM = Mes de Fecha de Registro
##### = Número secuencial por concepto; reinicializa mensualmente.
3 Como usar este manual
Este manual está dividido en temas idénticos a las secciones principales del sistema con el propósito de demostrar las capacidades de cada módulo. En cada sección le presenta un resumen del módulo seguido de los procesos, paso a paso, que se pueden realizar en dicho módulo. Aunque es recomendable leer todo el manual pare tener un mejor entendimiento del sistema, no es necesario para el entendimiento de un módulo específico.
4 Estatus de una Solicitud
Toda solicitud de reembolso o autorización viaja por un flujo de aprobación por parte del personal administrativo de la AAA. El siguiente diagrama muestra los estados por los que pasa una solicitud:
Borrador: Solicitud que ha sido generada y no se ha enviado para pago. En este estatus se puede realizar cualquier modificación.
En Proceso: Solicitud fue generada y enviada y está siendo revisada por el personal administrativo quienes decidirán su estatus final de aprobación.
Terminado de una solicitud cuando paso por todos los roles de aprobación.
o Aprobada: Solicitud que cumplió con todos los requisitos para ser aprobada y en espera para ser procesada para pago.
o Denegada: Estatus de una solicitud cuando no cumple o cubre los requisitos por lo que es rechazada.
o Cancelada: Estatus de una solicitud cuando fue cancelada por el empleado estar inactivo.
Enviada a SAP: Conceptos en la solicitud fueron enviados a SAP para pago.
•Empleado
•Solicitud no sometida
Borrador
•Solicitud sometida
•Aprobaciones administrativas
En Proceso
•Aprobado
•Denegada
•Cancelada
Terminado
•Solicitud enviada para pago
Enviado a SAP
5 Entrada al Sistema
Para utilizar el sistema, el empleado deberá entrar su código de usuario y contraseña. El código de usuario en el sistema será el número de empleado de AAA y su contraseña por defecto serán los dígitos del 1 al 8. Una vez entrado su usuario y contraseña presione el botón “Ingresar”. De olvidar o no saber su contraseña presione el enlace “¿Olvido su contraseña?”
6 ¿Olvido su contraseña?
De olvidar su contraseña puede presionar el enlace “¿Olvido su contraseña?” en la pantalla de entrada.
La nueva contraseña debe cumplir con los siguientes requerimientos:
1. El largo de la contraseña debe ser 8 caracteres o más.
2. La contraseña debe contener dígitos, letras mayúsculas y minúsculas.
3. La contraseña no puede repetirse dentro del periodo de 1 año.
Para realizar el cambio de contraseña siga los siguientes pasos:
1. Nombre de usuario: Escriba su número de empleado
2. Últimos 4 números del seguro social: Escriba los últimos 4 números de su seguro social 3. Nueva contraseña: Escriba la nueva contraseña
4. Confirmar contraseña: Escriba nuevamente la nueva contraseña 5. Presione “Cambiar contraseña”
Si no desea cambiar la contraseña y volver a la pantalla de entrada presiona “Cancelar”.
7 Configuración Inicial del Sistema
El sistema importará los empleados de AAA mediante cargas provenientes de SAP. Por tal razón, los empleados tendrán sus credenciales de seguridad autogeneradas por el sistema. Debido a esto, todo usuario deberá pasar por una configuración inicial la cual le pedirá la siguiente información:
Validación de usuario
Cambio de contraseña
Información básica
Cuando entra al sistema por primera vez será recibido por la configuración inicial de sistema. Si el nombre del usuario no corresponde al usuario del Sistema, presione el enlace “Presione aquí para salir y
comenzar nuevamente”. De esta manera podrá salir del sistema y entrar nuevamente con suscredenciales.
Para comenzar el proceso de configuración inicial presione “Próximo”.
El primer paso es configurar su nueva contraseña. Esta nueva contraseña debe cumplir con los siguientes requerimientos:
El largo de la contraseña debe ser 8 caracteres o más.
La contraseña debe contener dígitos, letras mayúsculas y minúsculas.
La contraseña no puede repetirse dentro del periodo de 1 año.
Para realizar el cambio de contraseña siga los siguientes pasos:
1. Últimos 4 números del seguro social: Escriba los últimos 4 números de su seguro social 2. Nueva contraseña: Escriba la nueva contraseña
3. Confirmar contraseña: Escriba nuevamente la nueva contraseña 4. Presione “Próximo”
El último paso es configurar su lugar de residencia y lugar de trabajo. Para esto escoja el municipio para
cada uno de estos y presione “Finalizar”.
8 Página de Inicio
La pantalla de Inicio contiene todos los enlaces a las funcionalidades del sistema. Esta pantalla inicial del sistema puede ser accedida desde cualquier pantalla en la aplicación presionando el enlace “Inicio” en el menú principal del encabezado. La pantalla principal del sistema consta de dos secciones principales:
1. Encabezado 2. Menú Rápido
8.0.1 Encabezado
El encabezado contiene un menú escondido el cual tiene como propósito mostrar la navegación del sistema de una manera fácil, rápida e informativa desde cualquier página en el sistema. Para ver este menú presione “Reembolsos” para ver el listado de solicitudes de reembolsos disponibles o
“Autorizaciones” para ver las posibles solicitudes de autorización. Para su conveniencia cada enlace
contiene una breve descripción del módulo. El presionar un enlace lo redirigirá al módulo seleccionado.
Note que su nombre aparece en la esquina derecha superior acompañado del enlace “Salir”.
Presionar este enlace lo redirigirá al “Perfil del Empleado” (Ver sección Mi Perfil del Empleado). Presionar
“Salir” cierra las sesiones del usuario y lo redirige a la pantalla de “Entrada al Sistema”.
8.0.2 Página de inicio
La pantalla de inicio muestra enlaces a todos los reembolsos y autorizaciones que tiene disponible. El siguiente es un resumen de los mismos:
Mis Reembolsos
Permite acceder las solicitudes de reembolso entradas en sistema para el usuario conectado.
Tiene la funcionalidad de filtrar por varios criterios.
Reembolsos Generales
Permite crear solicitudes para los conceptos de dieta, millaje y peaje.
Otros Gastos y Misceláneos
Permite crear solicitudes de algún gasto misceláneo incluyendo hospedaje, pasaje y estacionamiento que haya incurrido el empleado.
Licencias y Adiestramientos
Abarca solicitudes de reembolsos por gastos incurridos en renovación de licencias profesionales, certificaciones, adiestramientos o cursos relacionados a su posición de la AAA.
Estudios Académicos
Comprende las solicitudes de reembolsos por concepto de estudios conducentes a Grado Asociado, Bachillerato, Maestría o Doctorado. Reembolsos de este tipo necesitan una autorización previa la cuál debe ser realizada en el sistema.
Cuido de Niños
Solicitudes de reembolso por concepto de cuido de niños menores de cinco años. Este reembolso requiere una solicitud previa aprobada en sistema.
Standby
Solicitud de pago del incentivo por standby. Para realizar la solicitud se requiere que el empleado este incluido en el itinerario de Standby para la semana que realiza la solicitud
Viajes al Exterior
Permite al empleado hacer la rendición de gastos del viaje realizado. Estos reembolsos requieren una solicitud previa aprobada en sistema.
Mis Autorizaciones
Permite acceder las solicitudes de autorizaciones entradas en sistema para el usuario conectado.
Tiene la funcionalidad de filtrar por varios criterios.
Cuido de Niños (Autorizaciones)
Permite crear solicitudes de autorizaciones por concepto de cuido de niños. Sin esta autorización
aprobada no es posible crear solicitudes de reembolsos de este tipo, este es el primer paso a
seguir en caso de querer solicitar reembolso de cuido de niños.
Estudios Académicos (Autorizaciones)
Permite crear solicitudes de autorizaciones por concepto de estudios conducentes a Grado
Asociado, Bachillerato, Maestría o Doctorado. Sin esta autorización aprobada no es posible crear
solicitudes de reembolsos de este tipo, este es el primer paso a seguir en caso de querer solicitar
reembolso de cuido de niños.
9 Módulo de Reembolsos
El módulo de reembolso está dirigido a todo empleado de la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados.
El mismo le permite crear solicitudes de reembolso, someterlos para aprobación y posteriormente ser pagados automáticamente por el proceso normal de nómina o cuentas a pagar.
Los siguientes módulos le permiten solicitar reembolsos sin una autorización previa:
Reembolsos Generales
Otros Gastos y Misceláneos
Licencias y Acreditaciones
Los siguientes módulos necesitan una autorización previa a la solicitud de reembolso:
Viajes al Exterior
Estudios Académicos
Cuido de Niños
Aunque los pagos de Standby no necesitan un récord de autorización, el empleado debe estar incluido en
el itinerario para el periodo que está solicitando pago. Si el empleado no está en un itinerario deberá
comunicarse con su supervisor o persona responsable a la mayor brevedad.
9.0 Mis Reembolsos
Esta pantalla le provee la información de las solicitudes de reembolsos que ha entrado al sistema. Para agilizar el sistema y facilitar la experiencia al Usuario, aparecen de manera inicial todas las solicitudes entradas en sistema hasta un máximo de 100 records. Puede cambiar los filtros para ver otras solicitudes si así lo desea.
9.0.1 Lista de solicitudes en proceso por categoría
Presenta al empleado todas las solicitudes de reembolso categorizado por concepto. A la derecha de cada
concepto le muestra el total de solicitudes para esa categoría. Al presionar la categoría filtra el listado de
la derecha con el detalle de las solicitudes que comprenden el total mostrado a la izquierda.
9.0.2 Lista de solicitudes
Le permite al usuario filtrar por todas sus solicitudes. La pantalla cuenta con los siguientes criterios para filtrar:
1. Número de Solicitud 2. Categoría de reembolso 3. Estatus
4. Fecha desde y hasta de la solicitud
Ilustración 1 - Mis reembolsos
Note que los filtros son acumulativos, es decir, al seleccionar la categoría “Reembolsos Generales” y estatus “En Proceso” al presionar filtrar mostrará solamente las solicitudes de reembolsos generales en procesos de aprobación (Ilustración 1).
Los resultados le mostrarán un resumen de la solicitud con los siguientes campos:
Número de solicitud
Fecha de la solicitud
Categoría de la solicitud
Estatus de la solicitud
Total de conceptos de reembolso dentro de la solicitud
Total de conceptos aprobados dentro de la solicitud
Monto total de la solicitud
Monto total aprobado de la solicitud
Una vez encontrada la solicitud deseada, presione el botón de abrir la solicitud ( ) para ver el estatus
de la misma.
9.0.3 Solicitudes marcadas
Durante el proceso de aprobación es posible que el personal administrativo encuentre una anomalía con los documentos o proceso (Ej. Digitalización de un documento borroso). Para este fin se le permite al personal administrativo pausar el proceso para el concepto o solicitud en cuestión. En su listado de solicitudes aparecerán marcadas en color naranja ( ) aquellas solicitudes que requieren su atención.
Una vez atienda el problema y marque el concepto como corregido la solicitud quedará marcada en amarillo ( ) para la atención del personal administrativo.
9.0.4 Eliminar solicitudes
El sistema le permite eliminar solicitudes que no han sido sometidas. Para eliminar una solicitud:
1. Presione el botón al extremo derecho de la solicitud.
2. Presione “Si” en la confirmación “¿Seguro que desea eliminar esta solicitud?”.
9.1 Reembolsos Generales
En este módulo se agrupan los conceptos de dietas, millaje y peaje. Por favor note los siguientes criterios del sistema:
1. El sistema no permite entrar millaje si ya hay un concepto de millaje para el mismo día en otra solicitud previamente entrada.
2. El sistema calculará el millaje más económico para la AAA en el primer y último viaje por día del empleado. Es decir, el sistema calculará las millas entre el lugar de residencia y el destino y comparará contra el cálculo de lugar de trabajo a destino. (Ej. Empleado trabaja en San Juan, reside en Caguas y viaja a Ponce, Se calcula desde Caguas a Ponce ida y de Ponce a Caguas vuelta).
El supervisor puede modificar la entrada para reflejar que salió del lugar de residencia en lugar del trabajo o viceversa y deberá entrar un comentario para justificar el cambio.
3. Estos cálculos son utilizados para levantar alertas a los supervisores. El sistema no cambiará o afectará los cálculos entrados por el empleado. Queda a discreción del supervisor el resultado final.
4. En el caso de pasajeros, se calculará el millaje a una tarifa de + $0.05 por pasajero, hasta un máximo de tres (3) pasajeros.
5. El total de millaje para un mes, puede exceder el millaje autorizado de 500 millas para ese mes pero será escalado automáticamente al Director Regional (Regiones) o Director de Finanzas (Sede) una vez aprobado por el supervisor.
6. Solo se paga dieta si el total de millas es 5 millas o más de viaje entre todos los viajes reportados en el día en cuestión.
7. El sistema no permite entrar la misma dieta para el mismo día.
8. Se añade concepto de desayuno si la primera entrada de viaje del día es previo o igual a las 6:00am y la última entrada del día es posterior o igual a las 7:30am.
9. Se añade concepto de almuerzo si la primera entrada de viaje del día es previo o igual a las 11:30am y la última entrada del día es posterior o igual a las 12:30pm.
10. Se añade concepto de cena si la última entrada del día es posterior o igual a las 6:00pm.
11. El Usuario seleccionará el peaje tomado y el sistema calculará la tarifa automáticamente.
De forma general, la solicitud de reembolso está dividida en las siguientes áreas principales:
9.1.1 Toolbar
Centralizar los comandos más comunes y generales del sistema.
Nueva solicitud: Presenta solicitud en blanco.
Guardar: Guarda la información entrada.
Regresar: Regresa a la pantalla anterior.
Agregar conceptos: Agrega conceptos de reembolso a la solicitud
Someter solicitud: Una vez terminada la solicitud, presione para someter la solicitud a aprobación.
9.1.2 Barra lateral izquierda
Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los campos son:
Nombre Empleado
Numero de Empleado
Nombre del Supervisor
Región
Área
Municipio de Residencia
Municipio de Trabajo
Área de Nominas
Posición Oficial
“Número de Suplidor”
9.1.3 Estatus de la Solicitud
Estatus actual de la solicitud que se está realizando. Los estados de la solicitud son los siguientes:
Borrador: Estado inicial
En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación
Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de ambos
Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.
Ilustración 2 - Estatus de la solicitud
9.1.4 Totales
Aparecerán el total de conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada para reembolso.
9.1.5 Controles adicionales
El siguiente listado presenta los botones encontrados en la forma y su propósito.
Imagen Propósito
Permite editar el record seleccionado del listado.
Permite ver el listado de anejos.
Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.
Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea
sometida.
9.1.6 Contenido
Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:
Solicitud
Anejos
Notas
Historial
9.1.7 Crear nueva solicitud
Esta sección le provee al empleado para entrar sus solicitudes de reembolso por día. El estatus por defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:
1. Entre una fecha de solicitud
2. Entre el horario apropiado
3. Seleccione Vehículo
4. Presione “Guardar”
9.1.8 Añadir concepto de millaje sin pasajeros
1. Presione “Agregar Conceptos” en el Toolbar para presentar popup de conceptos.
2. Seleccione millaje en listado
3. Seleccione la siguiente información:
a. Municipio origen b. Municipio destino
c. Marque “Round-Trip” si hizo el mismo viaje de vuelta. Esto creará el viaje de vuelta automáticamente.
d. Marque no tuvo pasajeros
e. Presione “Guardar” para completar el concepto de millaje.
9.1.9 Añadir concepto de millaje con pasajeros
1. Presione “Agregar Conceptos” en el Toolbar para presentar popup de conceptos.
2. Seleccione millaje en listado
3. Seleccione la siguiente información:
a. Municipio origen b. Municipio destino
c. Marque “Round-Trip” si hizo el mismo viaje de vuelta. Esto creará el viaje de vuelta automáticamente.
d. Marque si tuvo pasajeros para presentar sección de pasajeros
4. Escriba el nombre o número de empleado del pasajero, el sistema buscará mientras escribe
aquellos empleados que pareen con la información entrada.
5. Presione “Agregar Pasajero” para añadir el empleado a la solicitud.
6. Para remover un pasajero presione la “X” a la derecha de su nombre.
7. Presione “Guardar” para completar el concepto de millaje.
9.1.10 Añadir concepto de dieta
1. Presione “Agregar Conceptos” en el Toolbar para presentar popup de conceptos.
2. Seleccione la dieta deseada del listado. Note que solo salen las dietas permitidas según el horario seleccionado.
3. Presione Guardar para completar el concepto de dieta
9.1.11 Añadir concepto de peaje
1. Presione “Agregar Conceptos” en el Toolbar para presentar popup de conceptos.
2. Seleccione peaje del listado.
3. Seleccione el peaje deseado del listado de “Peajes Disponibles” y presione para añadir al listado de “Peajes Seleccionados”.
4. Presione “Guardar” para completar el concepto de peaje.
9.1.12 Someter solicitud para aprobación
1. Presionar el enlace “Someter Solicitud”
2. El sistema le dará una alerta explicando que no podrá editar la solicitud una vez sometida.
Presione Si para someter la solicitud a aprobación.
9.1.13 Anejos
Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud aun cuando la solicitud ha sido sometida a aprobación.
Para anejar un documento siga los siguientes pasos:
1. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
2. Presione “Subir Archivo”
9.1.14 Notas
En esta pantalla aparecerán todos los comentarios correspondientes a la solicitud. El usuario podrá entrar
anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la misma no
podrá ser borrada.
Para hacer un comentario siga los siguientes pasos:
1. Escriba su comentario en el encasillado “Comentarios.
2. Presione “Agregar Comentario”
9.1.15 Historial
Esta pantalla provee al usuario con todos los mensajes de sistema relacionados a la solicitud abierta. Estos
mensajes de auditoría no pueden ser editados ni entrados manualmente, los mismos son creados
automáticamente por el sistema durante eventos específicos de las transacciones. Este historial solo
podrá ser leído por el usuario o el rol autorizado.
9.2 Reembolsos de Licencias y Adiestramientos
Este módulo agrupa los conceptos de gastos incurridos en licencias profesionales, certificaciones, revalidas, educación continua o adiestramientos. A diferencia del concepto de Estudios Académicos, Licencias y Adiestramientos abarca conceptos relacionados a la profesión del empleado o puesto, no conducentes a un grado académico en particular. El empleado podrá solicitar reembolso de gastos incurridos en alguno de los conceptos antes mencionados, siempre y cuando someta evidencia del periodo de vigencia de la licencia, aneje evidencia de la licencia o concepto y del recibo de pago. Por favor note los siguientes criterios del sistema:
1. No permite entrar una solicitud de reembolso para un periodo entrado previamente.
2. El primer mes del periodo de una licencia nueva puede cubrir el último mes de la licencia anterior.
3. Solo se reembolsan licencias vigentes.
De forma general, la solicitud de reembolso está dividida en las siguientes áreas principales:
9.2.1 Toolbar
Centralizar los comandos más comunes y generales del sistema.
Nueva solicitud: Presenta solicitud en blanco.
Guardar: Guarda la información entrada.
Regresar: Regresa a la pantalla anterior.
Agregar conceptos: Agrega conceptos de reembolso a la solicitud
Someter solicitud: Una vez terminada la solicitud, presione para someter la solicitud a aprobación.
9.2.2 Barra lateral izquierda
Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los campos son:
Nombre Empleado
Numero de Empleado
Nombre del Supervisor
Región
Área
Municipio de Residencia
Municipio de Trabajo
Área de Nominas
Posición Oficial
“Número de Suplidor”
9.2.3 Estatus de la Solicitud
Estatus actual de la solicitud que se está realizando. Los estados de la solicitud son los siguientes:
Borrador: Estado inicial
En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación
Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de ambos
Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.
9.2.4 Totales
Aparecerán el total de conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada para reembolso.
9.2.5 Controles adicionales
El siguiente listado presenta los botones encontrados en la forma y su propósito.
Imagen Propósito
Permite editar el record seleccionado del listado.
Permite ver el listado de anejos.
Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.
Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea
sometida.
9.2.6 Contenido
Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:
Solicitud
Anejos
Notas
Historial
9.2.7 Crear nueva solicitud
Esta sección le provee al empleado para entrar sus solicitudes de reembolso por día. El estatus por defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:
1. La Fecha es escogida automáticamente para el día corriente.
2. Puede entrar una descripción si desea ya que es opcional.
3. Puede presionar “Guardar”
9.2.8 Agregar un concepto a la solicitud
1. Presione Agregar Conceptos ( ) 2. Llene la siguiente información:
3. Seleccione “Tipo de Licencia/Certificación”
4. Seleccione fecha “Desde”
5. Seleccione fecha “Hasta”
6. Entre el Número de licencia (si aplica) 7. Entre una breve Descripción
8. Entre el costo del adiestramiento o certificación
9. Presionar “Guardar” para presentar sección de anejos al concepto.
10. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
11. Puede entrar una descripción del archivo en el campo “Descripción”
12. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto.
13. Presione “Guardar” para agregar el concepto a la solicitud.
14. Al agregar el concepto, tiene la opción de editarlo mediante el icono del lápiz ( ) en el lado
izquierdo o borrar el concepto mediante el icono de la “x” en el lado derecho.
9.2.9 Someter solicitud para aprobación
1. Presionar el enlace “Someter Solicitud”
2. El sistema le dará una alerta explicando que no podrá editar la solicitud una vez sometida.
Presione Si para someter la solicitud a aprobación.
9.2.10 Anejos
Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud aun cuando la solicitud ha sido sometida a aprobación.
Para anejar un documento siga los siguientes pasos:
1. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
2. Presione “Subir Archivo”
9.2.11 Notas
En esta pantalla aparecerán todos los comentarios correspondientes a la solicitud. El usuario podrá entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la misma no podrá ser borrada.
Para hacer un comentario siga los siguientes pasos:
1. Escriba su comentario en el encasillado “Comentarios.
2. Presione “Agregar Comentario”
9.2.12 Historial
Esta pantalla provee al usuario con todos los mensajes de sistema relacionados a la solicitud abierta. Estos
mensajes de auditoría no pueden ser editados ni entrados manualmente, los mismos son creados
automáticamente por el sistema durante eventos específicos de las transacciones. Este historial solo
podrá ser leído por el usuario o el rol autorizado.
9.3 Reembolsos de Otros Gastos Misceláneos
Como regla general, se considera los conceptos de “otros” aquellas compras de todo concepto que no esté contemplado en las demás categorías incluyendo gastos de hospedaje, estacionamiento y pasaje. El empleado podrá solicitar reembolso por gastos incurridos en algún otro concepto que no haya sido mencionado en otros módulos, siempre y cuando aneje evidencia del recibo de pago.
De forma general, la solicitud de reembolso está dividida en las siguientes áreas principales:
9.3.1 Toolbar
Centralizar los comandos más comunes y generales del sistema.
Nueva solicitud: Presenta solicitud en blanco.
Guardar: Guarda la información entrada.
Regresar: Regresa a la pantalla anterior.
Agregar conceptos: Agrega conceptos de reembolso a la solicitud
Someter solicitud: Una vez terminada la solicitud, presione para someter la solicitud a aprobación.
9.3.2 Barra lateral izquierda
Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los campos son:
Nombre Empleado
Numero de Empleado
Nombre del Supervisor
Región
Área
Municipio de Residencia
Municipio de Trabajo
Área de Nominas
Posición Oficial
“Número de Suplidor”
9.3.3 Estatus de la Solicitud
Estatus actual de la solicitud que se está realizando. Los estados de la solicitud son los siguientes:
Borrador: Estado inicial
En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación
Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de ambos
Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.
9.3.4 Totales
Aparecerán el total de conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada para reembolso.
9.3.5 Controles adicionales
El siguiente listado presenta los botones encontrados en la forma y su propósito.
Imagen Propósito
Permite editar el record seleccionado del listado.
Permite ver el listado de anejos.
Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.
Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea sometida.
9.3.6 Contenido
Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:
Solicitud
Anejos
Notas
Historial
9.3.7 Crear nueva solicitud
Esta sección le provee al empleado para entrar sus solicitudes de reembolso por día. El estatus por defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:
1. La Fecha es escogida automáticamente para el día corriente.
2. Puede entrar una descripción si desea ya que es opcional.
3. El sistema trae por defecto el centro de costo del empleado y puede ser editado de ser necesario.
4. Puede presionar “Guardar”
9.3.8 Agregar un concepto a la solicitud
1. Presione Agregar Conceptos ( ) 2. Llene la siguiente información:
3. Seleccione fecha de gasto 4. Entre la cuenta contable 5. Entre el costo
6. Presionar “Guardar” para presentar sección de anejos al concepto.
7. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
8. Puede entrar una descripción del archivo en el campo “Descripción”
9. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto.
10. Presione “Guardar” para agregar el concepto a la solicitud.
11. Al agregar el concepto, tiene la opción de editarlo mediante el icono del lápiz ( ) en el lado
izquierdo o borrar el concepto mediante el icono de la “x” en el lado derecho.
9.3.9 Someter solicitud para aprobación
1. Presionar el enlace “Someter Solicitud”
2. El sistema le dará una alerta explicando que no podrá editar la solicitud una vez sometida.
Presione Si para someter la solicitud a aprobación.
9.3.10 Anejos
Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud aun cuando la solicitud ha sido sometida a aprobación.
Para anejar un documento siga los siguientes pasos:
1. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
2. Presione “Subir Archivo”
9.3.11 Notas
En esta pantalla aparecerán todos los comentarios correspondientes a la solicitud. El usuario podrá entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la misma no podrá ser borrada.
Ilustración 3 - Sección de Comentarios
Para hacer un comentario siga los siguientes pasos:
1. Escriba su comentario en el encasillado “Comentarios.
2. Presione “Agregar Comentario”
9.3.12 Historial
Esta pantalla provee al usuario con todos los mensajes de sistema relacionados a la solicitud abierta. Estos
mensajes de auditoría no pueden ser editados ni entrados manualmente, los mismos son creados
automáticamente por el sistema durante eventos específicos de las transacciones. Este historial solo
podrá ser leído por el usuario o el rol autorizado.
9.4 Rendición de Gastos de Viajes al Exterior
El concepto de Viajes al Exterior se refiere a los viajes realizados fuera de Puerto Rico relacionados a las responsabilidades de la empresa o del empleado. Para poder crear una solicitud de rendición de gastos debe haber una solicitud de autorización de viaje al exterior aprobada en sistema.
De forma general, la solicitud de reembolso está dividida en las siguientes áreas principales:
9.4.1 Toolbar
Centralizar los comandos más comunes y generales del sistema.
Regresar: Regresa a la pantalla anterior.
Agregar gasto: Agrega gasto sin anticipo a la solicitud
Someter solicitud: Una vez terminada la solicitud, presione para someter la solicitud a aprobación.
9.4.2 Barra lateral izquierda
Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los campos son:
Nombre Empleado
Numero de Empleado
Nombre del Supervisor
Región
Área
Municipio de Residencia
Municipio de Trabajo
Área de Nominas
Posición Oficial
“Número de Suplidor”
9.4.3 Estatus de la Solicitud
Estatus actual de la solicitud que se está realizando. Los estados de la solicitud son los siguientes:
Estatus de la Autorización a. Borrador: Estado inicial
b. En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación
c. Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de
ambos
Estatus de la solicitud de rendición de gastos a. Borrador: Estado inicial
b. En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación
c. Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de ambos
d. Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.
9.4.4 Totales del anticipo
Aparecerán el total de conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada de anticipos.
9.4.5 Totales de rendición de gastos
Aparecerán el total de conceptos entrados en la solicitud y la cantidad total entrada para rendición de gastos.
9.4.6 Controles adicionales
El siguiente listado presenta los botones encontrados en la forma y su propósito.
Imagen Propósito
Permite editar el record seleccionado del listado.
Permite ver el listado de anejos.
Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.
Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea sometida.
9.4.7 Contenido
Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:
Solicitud
Anejos
Notas
Historial
9.4.8 Añadir una rendición de gastos a un anticipo existente
1. Presione el botón de editar ( ) rendición de gastos para el anticipo deseado para presentar el
popup de rendición de gastos.
2. Entre la cantidad del gasto incurrido.
3. Presione “Continuar” para presentar la sección de anejos del concepto
4. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
5. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto.
6. Presione “Cerrar” para hacer los cambios a la solicitud.
9.4.9 Añadir una rendición de gastos sin anticipo
1. Presione el botón “Agregar Gasto” ( ) para presentar el popup de rendición de gastos.
2. Entre la siguiente información:
a. Seleccione un concepto del listado de conceptos b. Entre el costo del gasto
3. Presione “Continuar” para presentar la sección de anejos del concepto
4. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
5. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo al concepto.
6. Presione “Cerrar” para agregar el gasto a la solicitud.
9.4.10 Someter rendición de gastos para aprobación
1. Presionar el enlace “Someter Solicitud”
2. El sistema le dará una alerta explicando que no podrá editar la solicitud una vez sometida.
Presione Si para someter la solicitud a aprobación.
9.4.11 Anejos
Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud aun cuando la solicitud ha sido sometida a aprobación.
Para anejar un documento siga los siguientes pasos:
1. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
2. Presione “Subir Archivo”
9.4.12 Notas
En esta pantalla aparecerán todos los comentarios correspondientes a la solicitud. El usuario podrá entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la misma no podrá ser borrada.
Para hacer un comentario siga los siguientes pasos:
1. Escriba su comentario en el encasillado “Comentarios.
2. Presione “Agregar Comentario”
9.4.13 Historial
Esta pantalla provee al usuario con todos los mensajes del sistema relacionados a la solicitud abierta. Estos
mensajes de auditoría no pueden ser editados ni entrados manualmente, los mismos son creados
automáticamente por el sistema durante eventos específicos de las transacciones. Este historial solo
podrá ser leído por el usuario o el rol autorizado.
9.5 Reembolso de Estudios Académicos
Antes de estudiar, el empleado debe hacer una solicitud de autorización para estudios académicos. Esta solicitud de Estudios es llenada por concepto de estudio y le permite al personal administrativo revisar si en efecto estos estudios son relevantes para la AAA. Por favor tome en consideración lo siguiente:
La Solicitud de Estudios se llena por concepto de estudio (grados asociados, bachillerato, maestría, etc.).
Se utilizará concepto de Periodo de estudio (desde-hasta) en lugar de semestre, trimestre, etc.
Al registrar el reembolso se debe anejar notas y recibo de pago oficial con sello de la institución, o desglose de gastos certificado por la universidad, para el periodo de estudio reclamado.
Para poder aprobar el reembolso, el empleado debe tener un promedio general mínimo en el periodo de estudio:
o Grado asociado: 2.00 o Bachillerato: 2.00 o Maestría: 2.50
No se aprobará el reembolso por los créditos con una calificación de menos de 2.00.
Los empleados que tienen becas por estudios se le reembolsará solamente el gasto incurrido por el empleado.
Se pagará por periodo de estudio hasta el máximo definido por las tarifas de pago según el grupo
laboral.
De forma general, la solicitud de reembolso está dividida en las siguientes áreas principales:
9.5.1 Toolbar
Centralizar los comandos más comunes y generales del sistema.
Nueva solicitud: Presenta solicitud en blanco.
Regresar: Regresa a la pantalla anterior.
Agregar Periodo: Agregar un periodo de estudio una vez confirmado el permiso. Desaparece una vez agregado el periodo.
Agregar Cursos: Agregar cursos tomados durante el periodo de estudio en cuestión. Será visible una vez haya agregado un periodo de estudio a la solicitud.
Someter solicitud: Una vez terminada la solicitud, presione para someter la solicitud a aprobación.
9.5.2 Barra lateral izquierda
Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los campos son:
Nombre Empleado
Numero de Empleado
Nombre del Supervisor
Región
Área
Municipio de Residencia
Municipio de Trabajo
Área de Nominas
Posición Oficial
“Número de Suplidor”
9.5.3 Estatus de la Solicitud
Estatus actual de la solicitud que se está realizando. Los estados de la solicitud son los siguientes:
Borrador: Estado inicial
En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación
Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de ambos
Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.
9.5.4 Controles adicionales
El siguiente listado presenta los botones encontrados en la forma y su propósito.
Imagen Propósito
Permite editar el record seleccionado del listado.
Permite ver el listado de anejos.
Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.
Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea sometida.
9.5.5 Contenido
Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:
Solicitud
Anejos
Notas
Historial
9.5.6 Crear nueva solicitud
Esta sección le provee al empleado para entrar sus solicitudes de reembolso importante recalcar que para poder solicitar un reembolso el empleado debe aprobada en sistema. De no tener una autorización puede crear una en la sección de autorización -
Solicitud de Autorización de Estudios Académicos. El estatus por defecto de la solicitud es “Borrador”, el mismo se mantendrá hasta que el empleado someta la solicitud a aprobación. Para crear una solicitud siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la autorización de estudio por la que solicita reembolso.
2. Al seleccionar una autorización aparece un recuadro para confirmar la información de la autorización. Si desea ver la autorización en detalle puede hacer click en el número de autorización para ver la misma.
3. Presione “Agregar Periodo” para agregar un periodo de estudio a la solicitud.
4. Entre fecha de comienzo del periodo de estudio a reembolsar 5. Entre fecha final del periodo de estudio a reembolsar
6. Entre el monto aprobado de beca para el periodo de estudio a reembolsar 7. Marque “Certifico que estuve activo trabajando durante el periodo de estudio.”
8. Marque “Certifico que no estuve bajo licencia por accidente del trabajo durante el periodo de estudio.”
9. Puede presionar “Guardar” para presentar la sección de anejos.
10. Como parte de la solicitud es requerido que aneje la matrícula del centro de estudio. El no hacerlo puede retrasar o ser motivo de denegación de su reembolso.
11. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
12. Puede entrar una descripción del archivo en el campo “Descripción”
13. Presione “Subir Archivo” para añadir el mismo a la solicitud.
14. Repita el paso 11 si desea añadir más documentos.
15. Presione “Guardar” para agregar el concepto a la solicitud
9.5.7 Agregar cursos al periodo
Una vez entrada la información del periodo de estudio a la solicitud de reembolso, tendrá disponible el botón “Agregar Cursos”. Para agregar un curso siga los siguientes pasos:
1. Presione “Agregar Cursos” para presentar el popup de cursos.
2. Entre número de curso 3. Entre nombre de curso
4. Entre la nota (calificación) que obtuvo en el curso 5. Indique su horario de estudio
6. Entre la cantidad de créditos del curso 7. Entre el costo por crédito
8. Presione “Guardar” para añadir el curso al periodo de estudio.
Agregar Curso
Note que para propósitos de validación y agilizar el proceso de la aprobación, es necesario que entre todos los cursos tomados durante el periodo de estudio.
9.5.8 Someter solicitud para aprobación
1. Presionar el enlace “Someter Solicitud”
2. El sistema le dará una alerta explicando que no podrá editar la solicitud una vez sometida.
Presione Si para someter la solicitud a aprobación.
9.5.9 Anejos
Esta pantalla provee la opción de anejar documentación pertinente a la solicitud aun cuando la solicitud
ha sido sometida a aprobación.
Para anejar un documento siga los siguientes pasos:
1. Presione “Choose File” y localice el documento que desea anejar.
2. Presione “Subir Archivo”
9.5.10 Notas
En esta pantalla aparecerán todos los comentarios correspondientes a la solicitud. El usuario podrá entrar anotaciones y leer las que ya están entradas en la pantalla. Una vez entrada la anotación, la misma no podrá ser borrada.
Para hacer un comentario siga los siguientes pasos:
1. Escriba su comentario en el encasillado “Comentarios.
2. Presione “Agregar Comentario”
9.5.11 Historial
Esta pantalla provee al usuario con todos los mensajes de sistema relacionados a la solicitud abierta. Estos
mensajes de auditoría no pueden ser editados ni entrados manualmente, los mismos son creados
automáticamente por el sistema durante eventos específicos de las transacciones. Este historial solo
podrá ser leído por el usuario o el rol autorizado.
9.6 Reembolso de Cuido de Niños
Antes de poder solicitar reembolso por cuido de niños, el empleado debe tener una solicitud de autorización para cuido previamente aprobada. Esta solicitud de Cuido de Niños es llenada una sola vez por niño y le permite al personal administrativo revisar si en efecto el centro de cuido cumple con las regulaciones establecidas. Por favor tome en consideración lo siguiente:
Los menores por los que se pedirán los reembolsos deben ser registrados en el sistema.
Un niño por solicitud de cuido.
El periodo de autorización comienza el día que crea la solicitud de autorización y termina el día de cumpleaños número 5 del menor.
El empleado puede pedir reembolso retroactivo hasta un máximo de 3 meses.
Solo cualifican niños menores de 5 años.
Se requieren los siguientes anejos:
1. Certificado de nacimiento 2. Foto 2x2 del niño
3. Certificación de trabajo o estudio de mamá o papá a tiempo completo
4. Copia de licencia de centro de cuidado diurno o certificación del Departamento de Educación
5. Forma de certificación de servicios.
6. Declaración Jurada o Sentencia de Divorcio que acredite que tiene la Patria Potestad y Custodia del menor. (Solo si empleado no es casado)
7. Máximo de pago son $75 por niño por mes.
De forma general, la solicitud de reembolso está dividida en las siguientes áreas principales:
9.6.1 Toolbar
Centralizar los comandos más comunes y generales del sistema.
Nueva solicitud: Presenta solicitud en blanco.
Guardar: Guarda la información entrada.
Regresar: Regresa a la pantalla anterior.
Someter solicitud: Una vez terminada la solicitud, presione para someter la solicitud a aprobación.
9.6.2 Barra lateral izquierda
Muestra información del Usuario y estatus de la solicitud trabajada. En este recuadro aparecerán los campos automáticos provenientes de SAP relacionados con la información básica del empleado. Los campos son:
Nombre Empleado
Numero de Empleado
Nombre del Supervisor
Región
Área
Municipio de Residencia
Municipio de Trabajo
Área de Nominas
Posición Oficial
“Número de Suplidor”
9.6.3 Estatus de la Solicitud
Estatus actual de la solicitud que se está realizando. Los estados de la solicitud son los siguientes:
Borrador: Estado inicial
En Proceso: Una vez sometido por el empleado está en proceso de aprobación
Terminado: Todos los conceptos han sido aprobados, denegados o combinación de ambos
Enviado a SAP: Todos los conceptos aprobados han sido enviados a SAP para pago.
9.6.4 Controles adicionales
El siguiente listado presenta los botones encontrados en la forma y su propósito.
Imagen Propósito
Permite editar el record seleccionado del listado.
Permite ver el listado de anejos.
Permite ver el historial del concepto seleccionado del listado.
Elimina el record seleccionado. Note que no podrá eliminar una vez la solicitud sea sometida.
9.6.5 Contenido
Sección principal de la solicitud y es donde la mayoría del trabajo es realizada. Esta área está dividida en 4 secciones:
Solicitud
Anejos
Notas
