PROCESO DE SOLICITUD SIMPLIFICADA DE OFERTAS No. 707 de 2015

(1)

Página 1 de 10

Avenida Calle 26 No 69 D – 91 Torre 1, Oficina 901. PBX (57) 1 222 06 01 FAX: 295 9870

Línea Gratuita Nacional 01800 911 729

www.upme.gov.co

PROCESO DE SOLICITUD SIMPLIFICADA DE OFERTAS

No. 707 de 2015

FECHA Julio de 2015 DENDENCIA QUE PRESENTA LA NECESIDAD Secretaría General FUNDAMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

La modalidad de contratación es de Solicitud Simplificada de Ofertas, conforme la Resolución UPME No. 0036 del 1° de marzo de 2013, artículo 43 numeral 43,2,1, que cobija la "adquisición de bienes y servicios cuya cuantía sea mayor a 28 SMMLV e inferior o igual a 100 SMMLV".

OBJETO DE LA ORDEN Adquirir tóner originales para impresoras y fotocopiadoras.

OBLIGACIONES GENERALES

Del contratista:

1. Cumplir el objeto de la orden.

2. Ejecutar la orden dentro del plazo establecido, y bajo las condiciones técnicas y financieras definidas en el presente proceso.

3. Cumplir con las condiciones y lineamientos ofertados en la propuesta.

4. Mantener vigente y al día durante la ejecución de la presente orden la afiliación y aportes al sistema Integral de Seguridad Social Integral, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales.

5. Las demás que le sean asignadas por el supervisor de la orden. De la UPME:

1. Efectuar un seguimiento efectivo al cumplimiento de las obligaciones del contratista a través del supervisor de la orden.

2. Autorizar el pago del valor de la orden de acuerdo con la forma establecida.

3. Verificar el cumplimiento de las obligaciones del Contratista frente al sistema General de Seguridad Social.

4. Proporcionar toda la información que el Contratista requiera para el cumplimiento de sus actividades contractuales.

5. Designar el supervisor de la orden, que se encargue de ser el enlace entre la CONTRATANTE y el CONTRATISTA para coordinar internamente las actividades del contratista.

(2)

Página 2 de 10

www.upme.gov.co NATURALEZA JURÍDICA DE LA ORDEN Compraventa ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

La UPME desea adquirir los elementos descritos en el Anexo No. 1.

El contratista a quien se le adjudique el presente proceso se obliga con la UPME a ejecutar el objeto de la orden de conformidad con las especificaciones técnicas descritas en el Anexo No. 3 del presente proceso.

PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN

La orden tendrá una duración de diez (10) días hábiles, contados a partir de la expedición del registro presupuestal.

PRESUPUESTO OFICIAL

Cuarenta y ocho millones trescientos mil pesos ($48.300.000,oo) m/cte. incluido IVA y demás costos asociados, directos e indirectos a que haya lugar, conforme al CDP No. 16115 del 22 de julio de 2015 del presupuesto de funcionamiento de la UPME.

FORMA DE PAGO

La UPME pagará el valor de la orden en un (1) ÚNICO pago, previo cumplimiento de los siguientes requisitos: certificado de recibo a satisfacción expedido por el supervisor de la Orden, donde conste el ingreso a almacén y, presentación de la factura, acompañada del certificado del pago de los aportes a loa seguridad social integral y parafiscales, expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal, según sea el caso.

CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA

Sin perjuicio de lo establecido en la Ley aplicable, será rechazada la oferta cuando por su contenido impidan la selección objetiva, especialmente en los siguientes casos:

a. Cuando se compruebe confabulación entre los proponente.

b. Cuando el proponente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las propuestas.

c. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes.

d. Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea.

e. Cuando el plazo máximo de entrega del servicio (informes) o instalación del objeto de la propuesta, exceda el exigido en estos términos de referencia.

f. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso.

g. Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad.

h. En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de sus integrantes.

(3)

Página 3 de 10

www.upme.gov.co

i. El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley.

j. No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en el presente proceso.

k. Cuando no se subsanen los requisitos dentro del término indicado por la UPME, o en la forma solicitada por la UPME.

l. Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes.

m. Cuando el proponente exceda el presupuesto oficial estipulado en el presente proceso. n. Cuando la propuesta sea presentada por fax o vía e-mail.

o. Presentar propuestas alternas, parciales o establezca condiciones contractuales diferentes a las indicadas en los presentes términos de referencia.

p. Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento de Términos de Referencia.

DECLARATORIA DE DESIERTA

Se entenderá desierto el proceso cuando (i) no se presente ofertas; (ii) ninguna de las propuestas se ajuste a los requerimientos del presente proceso, o (iii) por motivos o causas que impidan la selección objetiva.

EMPATE En caso de empate a menor precio, la UPME adjudicará a quien haya radicado primero la _{oferta entre los empatados.}

CRONOGRAMA DEL PROCESO

SIMPLIFICADO

Concepto Desde Hasta

Fecha de publicación de la Ficha del Proceso de Solicitud Simplificado

27-jul-2015

Fecha de entrega de propuestas 30-jul-2015 a las 11:00 am Periodo de verificación y evaluación de las propuestas 31-jul-2015 3-ago-2015 Publicación de la evaluación y periodo de recepción de

observaciones

4-ago-2015 6-ago-2015 Selección de la oferta ganadora 10-ago-2015

Nota: Es responsabilidad del oferente acudir con la debida antelación al lugar, fecha y hora establecida para el cierre. Lo anterior teniendo en cuenta las medidas de seguridad establecidas para el ingreso a las instalaciones del Edificio Arrecife Torre 1, las cuales son totalmente independientes al proceso de contratación.

MODIFICACIONES Toda modificación se hará mediante ADENDAS numeradas, las cuales formarán parte _{integral de la presente ficha.}

PRESENTACIÓN DE

LAS PROPUESTAS La oferta debe radicarse con el número No. 707-2015 de acuerdo con la fecha y hora establecida en el cronograma, en la oficina de Correspondencia de la Entidad, ubicada en la avenida calle 26 No. 69 D – 91 torre 1, oficina 901.

(4)

Página 4 de 10

www.upme.gov.co

No se aceptarán propuestas enviadas por correo electrónico o fax ni con posterioridad a la fecha y hora señaladas para su presentación, ni en sitios o condiciones diferentes de los que se han previsto en el presente proceso.

Las propuestas se deberán presentar así:

- Un (1) sobre que contenga la propuesta ORIGINAL, que contendrá los documentos mínimos habilitantes, las especificaciones técnicas sin alteraciones y la oferta económica exigidos en el presente proceso.

- Un (1) sobre que contenga en forma respectiva la primera copia, exacta a la propuesta original.

Los documentos se presentarán legajados y completamente foliados (incluso las hojas en blanco o de presentación).

OFERTA ECONOMICA

La oferta económica debe presentarse en medio escrito con los valores expresados en Moneda Legal Colombiana, teniendo en cuenta los precios fijos unitarios, incluido IVA, en caso que no lo especifique expresamente se tendrá por incluido dentro del valor ofertado. Para el efecto, el proponente deberá diligenciar el Anexo No. 3 en su totalidad sin omisiones ni modificaciones ni condicionamientos so pena de ser rechazada.

Nota: La propuesta económica que se modifique o se presente incompleta o condicionada será rechazada.

ORDEN DE

ELEGIBILIDAD Por oferta hábil, entiéndase, aquellas que han cumplido en su totalidad con los requisitos jurídicos y técnicos (Anexo No. 2) exigidos en el presente proceso y la selección recaerá sobre la oferta que sea la de menor precio.

PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LA ORDEN

La Orden se perfecciona con la firma del Ordenador del Gasto. Para su ejecución se requiere la expedición del registro presupuestal.

GARANTÍA ÚNICA No se requiere.

(5)

Página 5 de 10

www.upme.gov.co

Anexo No. 1

Carta de Presentación de la Oferta

Señor DIRECTOR UPME Ciudad

identificado(a) con la C.C. No. --- expedida en ---, en mi calidad de representante legal (o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ---, legalmente constituida y domiciliada en--- de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para “_______________” (objeto del presente proceso).

En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete / me comprometo a dar cumplimiento de la orden correspondiente.

Declaramos así mismo:

1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en la orden probable

que de ella se derive.

3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir la orden. Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar.

4. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas.

5. Que conocemos el contenido de la Ficha del Proceso de Solicitud Simplificado de Ofertas y sus anexos y que aceptamos sus condiciones.

6. Que el término de duración de la orden será de ___________ días/semanas/meses.

7. Que si se nos adjudica la orden, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas, en caso a que haya lugar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de ésta.

8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación.

9. Que el valor total de mi propuesta económica es de: $ ______________________, conforme al Anexo 3 “Propuesta Económica”.

10.Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados.

El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones personales y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes:

Nombre de la Empresa --- Dirección --- Teléfono --- Fax --- Ciudad --- Correo Electrónico ---

(6)

Página 6 de 10

www.upme.gov.co

Atentamente,

--- Nombre del Representante Legal

--- Firma del Representante Legal

(7)

Página 7 de 10

www.upme.gov.co

Anexo 2

Requisitos Habilitantes y Documentos de Verificación

La UPME exige los siguientes requisitos habilitantes y documentos de verificación que el oferente deberá presentar con su propuesta:

1. Requisitos jurídicos Habilitantes:

1.1. Carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1). 1.2. Poder.

Cuando el oferente actúe a través de apoderado deberá acreditar mediante documento legalmente expedido, con anterioridad a la presentación de la oferta, que su apoderado está expresamente facultado para presentar la oferta. 1.3. Certificación de existencia y representación legal o certificado de existencia de establecimiento de comercio, según

el caso, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a 30 días con antelación a la fecha de cierre, donde conste el objeto de la sociedad o la actividad mercantil esté directamente relacionada con el objeto del presente proceso.

1.4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del oferente o representante legal o apoderado, según corresponda.

1.5. Constancia de cumplimiento de aportes al sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales y cumplimiento al sistema de riesgos laborales.

1.6. Consulta en el boletín de responsables fiscales de la contraloría general de la república.

1.7. Consulta en el sistema de información de registro inhabilidades (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. 1.8. Identificación tributaria y certificación bancaria adicional.

2. Requisitos técnicos

2.1. Dos (2) certificaciones que demuestren experiencia en la venta o suministro de tóneres originales y cuya sumatoria de ventas resultante sea del 100% o más del valor del presupuesto oficial del presente proceso.

2.2. Certificación de ser distribuidor autorizado o autorización de venta de los elementos objeto del presente proceso, donde conste su calidad y se aclare que los tóner son nuevo y no re manufacturados. Dicha certificación debe tener una fecha de expedición no superior a 3 meses a la fecha de cierre del presente proceso.

2.3. El proponente deberá presentar carta de garantía por un (1) año de los tóner solicitados. 2.4. El proponente deberá garantizar la entrega de los siguiente tóner:

DESCRIPCION EQUIPO TÓNER CANTIDAD

IMPRESORA HP LASER JET Q5950 TONER NEGRO 3

4700 COLOR Q5951 TONER AZUL 2

Q5952 TONER AMARILLO 2

Q5953 TONER ROJO 2

IMPRESORA HP LASERJET CE390XD 4

600 M603

IMPRESORA HP LASERJET CC364X TONER 4

P4015

IMPRESORA HP LASERJET CB436A TONER 2

P1505 COLOR NEGRO

IMPRESORA HP COLOR Q6470A TONER COLOR NEGRO -

LASERJET CP3505 Q7582A TONER COLOR AMARILLO -

Q7581A TONER COLOR AZUL 1

Q7583A TONER COLOR ROJO -

(8)

Página 8 de 10

www.upme.gov.co

LASERJET CP-2025 CC531A COLOR AZUL 5

CC532A COLOR AMARILLO 4

CC533A COLOR ROJO 4

IMPRESORA HP COLOR CB380A TONER COLOR NEGRO 3

LASERJET CP-6015dn CB381A TONER COLOR AZUL 4

CB382A TONER COLOR AMARILLO 3

CB383A TONER COLOR ROJO 3

CONSUMIBLES CB384A NEGRO 2

LASERJET CP6015 CB385A AZUL 1

CB387A ROJO 1

CB386A AMARILLO 1

FOTOCOPIADORA KONICA TONER BIZHUB 363/423 (TN414) 3

MINOLTA BIZHUB 363

IMPRESORA HP LASERJET CE342A TONER COLOR AMARILLO 2

700 COLOR CE343A TONER COLOR ROJO 2

MFP-M775 CE341A TONER COLOR AZUL 2

CE340A TONER COLOR NEGRO 4

(9)

Página 9 de 10

www.upme.gov.co Anexo 3 Propuesta Económica Señores UPME Ciudad.

Asunto: Proceso de Solicitud Simplificada de Ofertas No. ____ de 2015.

El suscrito (diligenciar) obrando en nombre y representación de (diligenciar) conforme lo establecido en el presente proceso, adelantado por la UPME, oferto en firme, irrevocablemente y como precio fijo y global, con destino a la aceptación de oferta objeto de este proceso, y en consecuencia, ofrezco proveer los bienes y/o servicios correspondientes relacionados en la presente invitación, en los términos y conforme a las condiciones previstas para tal efecto, los siguientes valores:

DESCRIPCION EQUIPO TÓNER CANTIDAD _UNITARIOVALOR VALOR _TOTAL

IMPRESORA HP LASER JET Q5950 TONER NEGRO 3

4700 COLOR Q5951 TONER AZUL 2

Q5952 TONER AMARILLO 2

Q5953 TONER ROJO 2

IMPRESORA HP LASERJET CE390XD 4

600 M603

IMPRESORA HP LASERJET CC364X TONER 4

P4015

IMPRESORA HP LASERJET CB436A TONER 2

P1505 COLOR NEGRO

IMPRESORA HP COLOR Q6470A TONER COLOR NEGRO -

LASERJET CP3505 Q7582A TONER COLOR AMARILLO -

Q7581A TONER COLOR AZUL 1

Q7583A TONER COLOR ROJO -

IMPRESORA HP COLOR CC530A COLOR NEGRO -

LASERJET CP-2025 CC531A COLOR AZUL 5

CC532A COLOR AMARILLO 4

CC533A COLOR ROJO 4

IMPRESORA HP COLOR CB380A TONER COLOR NEGRO 3

LASERJET CP-6015dn CB381A TONER COLOR AZUL 4

CB382A TONER COLOR AMARILLO 3

CB383A TONER COLOR ROJO 3

CONSUMIBLES CB384A NEGRO 2

LASERJET CP6015 CB385A AZUL 1

CB387A ROJO 1

CB386A AMARILLO 1

FOTOCOPIADORA KONICA TONER BIZHUB 363/423 (TN414) 3

MINOLTA BIZHUB 363

IMPRESORA HP LASERJET CE342A TONER COLOR AMARILLO 2

700 COLOR CE343A TONER COLOR ROJO 2

MFP-M775 CE341A TONER COLOR AZUL 2

CE340A TONER COLOR NEGRO 4

HP LASERJET P2055dn CE505A 3

SUBTOTAL VALOR DEL IVA VALOR TOTAL

(10)

Página 10 de 10

www.upme.gov.co

Nota 1: El valor correspondiente al IVA y al bien/servicio se debe presentar sin decimales.

Nota 2: La UPME se reserva el derecho de realizar la corrección aritmética de las cifras contenidas en el presente anexo, si a ello hubiere lugar.

Nota 3: El valor de las ofertas debe presentarse en moneda legal colombiana.

Nota 4: Si el proponente no discrimina el impuesto al valor agregado IVA y el servicio y/o bien causa dicho impuesto, la entidad lo considerara incluido en el valor total de la propuesta y así lo aceptara el proponente.

Nota 5: El valor total del presente anexo económico se tendrá en cuenta solo para efectos de determinar el menor valor de cada una de las propuestas presentadas.

Atentamente,

--- Nombre del Representante Legal

--- Firma del Representante Legal