1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA RECTORIA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
INSTRUCTIVO:
ELABORACIÓN Y CONSIGNACIÓN DEL
INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL
2 CONTENIDO
PRESENTACIÓN OBJETIVO
BASE LEGAL VIGENTE
DEFINICIONES PARA EL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL Informe de gestión trimestral
Logros Dificultades Variable
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL
Logros Dificultades
Registro trimestral de variables (RTV) Cumplimiento trimestral de metas físicas
INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL
Instrumentos de evaluación
Responsabilidades
Requisitos de entrega
Recomendaciones para las Unidades de Panificación
VALIDACIÓN CRONOLOGIA
CONSULTAS Y ACLARATORIAS
ANEXOS
Anexo N° 1. Registro trimestral de variables
Anexo N° 2. Cumplimiento trimestral de metas físicas
Anexo N° 3. Metodología referencial para la rendición de logros de la gestión trimestral
3 PRESENTACIÓN
Con el propósito de garantizar uniformidad, coherencia y consistencia en el suministro de la información para la rendición trimestral de la gestión universitaria, se presenta la actualización del Instructivo “Elaboración y Consignación del Informe de Gestión Trimestral” de la Universidad del Zulia (LUZ)
Queda bajo la responsabilidad de la DGPlaniluz la respectiva revisión, análisis, consolidación y presentación del Informe de Gestión Trimestral de LUZ ante el Consejo Universitario, máximo organismo de esta Institución. Así como, su envío oportuno a los entes gobernantes: Ministerio del Poder Popular de Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología (Mppeuct), Oficina Nacional de Presupuesto (Onapre), Oficina Nacional de Contabilidad Pública (Oncop), Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (Sunai) y Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional.
Es importante señalar que las nuevas adecuaciones introducidas en el contenido del Informe de Gestión trimestral buscan mejorar el seguimiento y evaluación de los resultados generados en la gestión universitaria. Además, de responder a los nuevos lineamientos impartidos por el MPPEUCT, a través de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) y demás entes gubernamentales en materia de rendición.
OBJETIVO
Establecer los lineamientos metodológicos y técnicos a ser aplicados por las facultades, núcleos, dependencias, fundaciones y empresas réntales que conforman la estructura organizativa y presupuestaria de LUZ, en la elaboración y consignación del Informe de Gestión Trimestral.
BASE LEGAL VIGENTE
La obligatoriedad de la elaboración y consignación del Informe de Gestión se encuentra establecida en el siguiente marco legal:
- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Art. 106, 109 y 141. - Ley Orgánica de Educación. Art. 6, 34, 43 y 45.
- Ley de Universidades. Art. 16, 36 y 183.
- Reglamento Orgánico del MPPEUCT. Art. 21, 24, 52, 53, 57, 58, 63,69 y 70 - Resoluciones del CNU y CU respectivamente.
- Ley Orgánica de la Administración Pública. Principio de rendición de cuentas. Art. 14
- Decreto N° 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública. N° 5.890 Extraordinario de la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 31 de julio de 2008 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Art. 51
4 DEFINICIONES PARA EL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL
Informe de Gestión Trimestral. Documento de obligatorio cumplimiento que registra en una síntesis descriptiva-cuantitativa los logros alcanzados en los procesos medulares y de apoyo de la Institución: pregrado, postgrado, investigación, extensión, estudiante, tecnología e infraestructura física, entre otros. Así como, describe las principales dificultades que hayan impedido o coartado el cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Plan Operativo Anual (POA), durante el trimestre evaluado. Se constituye en el insumo fundamental que complementa la información suministrada para la rendición de cuenta institucional: Seguimiento Trimestral Nueva Etapa (Ejecución física), Informe de Ejecución Trimestral (físico-presupuestario) del POA-Presupuesto, Informe de Gestión Anual y Memoria y Cuenta.
Logro. Consiste en la descripción y cuantificación de los resultados alcanzados de la gestión de conformidad a los objetivos y metas previstas en el Plan Operativo Anual (POA) establecidas en el trimestre a ser evaluado.
Producto. Se refiere al bien o servicio alcanzado en el trimestre a ser evaluado. Responde a las siguientes interrogantes: ¿Qué producto se alcanzó?, ¿En qué cantidad? El producto (bien o servicio) evaluado debe estar concluido en un 100% con relación a lo programado en el Plan Operativo Anual (POA) en el trimestre. En caso de que el mismo no esté concluido en 100%, debe tener un nivel de avance parcial sumamente relevante (80% como mínimo) de manera que demuestre o evidencie su beneficio o impacto positivo sobre la comunidad intra y extra universitaria.
Población beneficiada. Se refiere al número de personas, familias, población o comunidad beneficiada con el producto (bien o servicio) alcanzado en el trimestre evaluado.
Impacto. Breve descripción del cambio o mejora que genera el producto (bien o servicio) en el trimestre evaluado.
Ubicación del producto. Se refiere a la localización donde se desarrolla, impacta o beneficia con el bien o servicio alcanzado en el trimestre evaluado.
Variable: Condición o atributo susceptible de ser medido, usando alguna escala de medición conocida y que puede adoptar diversos valores a los ojos del observador. En este sentido, se considerará como el dato real, definitivo, parcial que evidencia el logro alcanzado en el trimestre evaluado, sustentado en soportes confiables y validos.
Dificultades. Consiste en la descripción de las principales limitaciones que hayan impedido o coartado el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en el Plan Operativo Anual (POA) durante el trimestre evaluado. Estas limitaciones pueden ser técnicas, presupuestarias- financieras, políticas o de cualquier otra índole.
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL
El contenido del informe de gestión trimestral se estructura en tres puntos de la siguiente manera:
5 - Logros
- Dificultades
- Registro trimestral de variables (RTV) - Cumplimiento trimestral de metas físicas
INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL
La elaboración del Informe de Gestión Trimestral se soporta en los instrumentos siguientes:
Registro trimestral de variables (RTV). Establece un conjunto de
variables cuantificables que servirán de insumo para la elaboración de los logros de la gestión trimestral. (Ver Anexo nº 1).
Para la elaboración del Registro Trimestral de Variables se presentan las siguientes formas:
o RTV-02: Formación de Estudiantes en Carreras.
o RTV-03. Formación en Postgrado o Estudios Avanzados. o RTV-04. Investigación, Innovación y Gestión del Conocimiento. o RTV-05. Sistema de Recursos para la Formación e Intercambio
Académico.
o RTV-06. Sistemas de Apoyo al Desarrollo Estudiantil.
o RTV-07. Intercambio y Gestión del Conocimiento con la Sociedad. o RTV-08. Desarrollo y Mantenimiento de la Infraestructura Física. Para el llenado del Registro Trimestral de Variables se deben considerar las siguientes instrucciones:
o Consolidar la información por facultad, núcleo, dependencia, fundación o empresa rental.
o La variable objeto de medición que no generó valor durante el
trimestre evaluado, se deberá indicar “0” en la celda respectiva.
o Si la variable no corresponde con la naturaleza de la facultad, núcleo, dependencia, fundación o empresa rental, se debe indicar la sigla NA (No Aplica) en la forma respectiva del Registro Trimestral de Variables.
o Si la data no se encuentra disponible, mostrar la sigla SI (Sin Información) en la forma respectiva del Registro Trimestral de Variables.
o Evalúe la posibilidad de incluir otras variables relacionadas con cada proyecto operativo.
6 Cumplimiento trimestral de metas físicas. Establece el registro de las metas físicas ejecutadas en concordancia con las metas físicas programadas de los proyectos y acciones operativos del Plan Operativo Anual (POA), en el trimestre en evaluación. (Anexo N° 2).
Metodología referencial para la rendición de logros de la gestión trimestral. Documento que contiene un conjunto de logros estandarizados que deben ser reflejados textualmente en el Informe de Gestión Trimestral (IGT), considerando la ejecución trimestral de los proyectos y acciones operativas del POA programado. (Ver Anexo Nº 3.)
Los logros establecidos se constituyen como referencia para expresar los resultados generados durante la gestión por las facultades, núcleos, dependencias, fundaciones y empresas rentales, expresados en el producto, descripción, efecto o impacto y beneficiarios, procesos y variables.
En este sentido, es necesario considerar las siguientes instrucciones: o Los logros deberán ser reflejados textualmente en el informe de gestión
trimestral, como se indica en el documento Metodología Referencial para la Rendición de Logros de la Gestión Trimestral.
o Se debe sustituir el valor cuantitativo del producto, actividades, beneficiarios que indica el logro, en concordancia con la data reflejada en el Registro Trimestral de Variables, asimismo, las descripciones como denominaciones o nombres.
o Considerar los logros que aplican para cada proyecto en la facultad, núcleo o dependencia a evaluar.
o Desincorporar los logros del Informe de Gestión Trimestral, en los casos; donde no aplique, no se encuentre disponible la información o que no genere resultado durante el periodo evaluado.
- Responsabilidad
Los responsables de proyectos tienen la obligación de registrar, actualizar y entregar la información del Registro de Variables Trimestral.
La información del Registro Trimestral de Variables debe ser confiable, veraz, y oportuna, para su posterior envio a la Unidad de Planificación de la facultad, núcleo, dependencia, fundación o empresa rental.
Los responsables de proyectos deberán avalar con su firma las formas del
“Registro Trimestral de Variable” bajo su responsabilidad.
La Unidad de Planificación revisará, analizará y consolidará los
instrumentos enviados por los responsables de proyectos operativos para la elaboración del Informe de Gestión Trimestral de la facultad, núcleo, dependencia, fundación o empresa rental
7 La Unidad de Planificación con el aval de los responsables de proyectos expondrá Informe de Gestión Trimestral ante el Consejo de Facultad, Núcleo, Técnico o Directivo; para su aprobación respectiva.
El Consejo de Facultad, Núcleo, Técnico o Directivo tendrá la
responsabilidad de aprobar el Informe de Gestión Trimestral, emitiendo un “Acta de Aprobación”
Los responsables de proyectos operativos que incumplan con la entrega de
la información requerida, deberá indicarse en el Informe de Gestión Trimestral y posteriormente enviar en nota de separata, vía oficio con la información faltante avalada por el Decano, Director o Presidente en un plazo de 1 día después de la fecha de recepción establecida por la DGPlaniluz.
Las correcciones adicionales solicitadas por el Consejo Universitario, deben ser elaboradas y entregadas por las facultades, núcleos, dependencias, fundaciones y empresas rentales como nota separata mediante comunicación avalada por la autoridad.
La DGPlaniluz revisará, analizará y consolidará los Informes de Gestión Trimestral remitidos por facultades, núcleos, dependencias, fundaciones y empresas rentales, con el propósito de construir el Informe de Gestión Institucional para su posterior presentación ante el Consejo Universitario El Consejo Universitario considerará el Informe de Gestión Trimestral
Institucional para su aprobación.
- Requisitos de Entrega
El Informe de Gestión Trimestral (IGT) de facultades, núcleos,
dependencias, fundaciones y empresas réntales debe ser considerado y aprobado por el Consejo de Facultad, Núcleo, Técnico o Directivo según aplique, como requisito indispensable para su entrega ante la DGPlaniluz. Debe ser remitido a la DGPlaniluz mediante comunicación avalada por la
máxima autoridad de la facultad, núcleo, dependencia, fundación o empresa réntal.
El documento debe ser consignado ante la DGPlaniluz, en digital (CD) y vía electrónica al correo planificació[email protected] y del analista asignado, en formato Word (97 – 2003) y Excel, en letra Arial tamaño 12, imágenes en archivos JPG.
Para validar la recepción oficial del informe de gestión ante la DGPlaniluz debe hacerse en una única entrega que contemple los logros, anexos 1 y 2 y acta de aprobación respectiva.
La entrega debe efectuarse antes de los 10 días posteriores a la culminación de cada trimestre evaluado.
- Plan de acción para las Unidades de Planificación
8 Solicitar el informe de gestión trimestral con sus instrumentos a los responsables de proyectos operativos de la facultad, núcleo, dependencia, empresa o fundación, programando fechas de entrega acorde con el cronograma establecido por la DGPlaniluz.
Desarrollar un taller de sensibilización sobre la elaboración del Informe de Gestión Trimestral para los responsables de proyectos operativos de su facultad, núcleo, dependencia, empresa o fundación respectiva, considerando los lineamientos impartidos por la DGPlaniluz.
Asesorar y acompañar mediante asistencia técnica a los responsables de proyectos operativos.
Presentar el Informe de Gestión Trimestral ante el Consejo de Facultad, Núcleo, Técnico o Directivo para su aprobación.
Entregar oficialmente el Informe de Gestión Trimestral ante la DGPlaniluz en la fecha establecida.
VALIDACIÓN
La aprobación metodológica por la DGPlaniluz y las Unidades de Planificación, se ejecutará considerando los siguientes aspectos:
Correlación entre las cifras expresadas en los logros, variables y metas ejecutadas (Ver anexo 1 y 2).
Llenado de todas las variables del Registro Trimestral de Variables (RTV).
Contenido textualmente establecido en la Metodología Referencial para la
Rendición de Logros de la Gestión Trimestral. (Ver anexo 3)
Cambios en la redacción y nuevos logros o variables presentados.
Rendición de todos los proyectos del Plan Operativo Anual (POA).
Causas del incumplimiento o limitaciones donde no se detecte resultado o
avance significativo de metas.
CRONOLOGIA
Fechas a considerar para la entrega oportuna del informe de gestión trimestral durante el año 2016:
I 08/03/16 11/04/16 Antes del 22/04/16
II 08/07/16 11/07/16 25/07/16
9
IV 09/10/16 12/09/16 21/10/16 (Proyectado)
CONSULTAS Y ACLARATORIAS
Para consulta y aclaratorias, pueden comunicarse con el personal técnico del Dpto. de Planificación Estratégica y Operativa de la DGPlaniluz, a través del teléfono 0261-4124204 o mediante los siguientes correos electrónicos:
Departamento de planes
estratégicos y operativo planificació[email protected]
Ana Karina Prieto [email protected]
Edwin Hernández [email protected]
Marianela Herrera [email protected]
Migdalia Velazco [email protected]
Gilbert salas [email protected]
Departamento de planes
