INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE
AFILIACIONES Y CONTRATOS ONLINE
REGISTRA EL CLIENTE O ASESOR
Haz click en la opción que corresponda
Paso 1
Haz click en la opción Transacciones en línea
Haz click en la opción Oficina Privada
Elige el asesor que hace la venta o el reclutador del nuevo asesor, haciendo click en
el link señalado:
Para optimizar la búsqueda del reclutador/asesor se sugiere buscar por el código,
siguiendo las instrucciones mostradas en la página:
Para seleccionar al reclutador/asesor, solo haz click sobre el nombre e
inmediatamente será asignado al cliente/nuevo recluta:
Haz click
Una vez seleccionado el reclutador/asesor, diligencia completamente el siguiente formulario:
Nota: Cuando el cliente u asesor que estés registrando, haya estado vinculado anteriormente como ASESOR, aparecerá una alerta de que esa cedula ya existe en el sistema. Solo en estos casos debes comunicarte con nuestra mesa de servicio al
teléfono 6376088 o a nuestra línea gratuita nacional 01-8000-129594 para poder continuar con el proceso. En el tipo de persona es “Individual”
para personas naturales o “corporación” para personas jurídicas
Aquí ves el reclutador/asesor asignado
Para el registro de asesores es necesario diligenciar el campo del Rut. Lo debes escribir con el dígito de
verificación. Ejemplo: 3216547-9
Si el asesor no presenta Rut, solo escribe el numero de cédula La dirección se debe escribir según las indicaciones de la siguiente página
Si el cliente ya existe en el sistema, sin importar quien le había vendido anteriormente, puedes
registrarlo sin ninguna restricción. Es decir, el sistema te permitirá registrar cualquier numero de
TIP N°1 ¿Cómo diligenciar la dirección?
La dirección se debe diligenciar utilizando las siguientes abreviaturas:
Cl: Calle AC: Avenida calle BRR: Barrio
CR: Carrera AK: Avenida Carrera CA: Casa
AP: Apartamento AUT: Autopista CON: Conjunto residencial
AV: Avenida BL: Bloque DG: Diagonal
ED: Edificio ET: Etapa IN: Interior
MZ: Manzana SEC: Sector TO: Torre
TV: Transversal UN: Unidad URB: Urbanización
VRD: Vereda VTE: Variante ZN: Zona
No se deben escribir símbolos como: N°, #, - , entre otros, sino que se deben separar los
números con espacios. El barrio se separa de la dirección con el separador pai |
Ejemplos:
Separador Pai en el teclado, también puedes usar slash /
Registra la fecha de nacimiento en el orden indicado
Revisa que ingresaste
correctamente toda la información
y haz click en el botón Validar
Para finalizar el registro del cliente/asesor debes
diligenciar los siguientes datos:
Registra los números telefónicos en el
Confirma que toda la información está correcta y haz click en el
botón la información es correcta:
Haz click para confirmar que la información esta CORRECTA y finalizar el registro del cliente/asesor
La información del cliente/asesor será guardada en
el sistema de forma permanente
Si debes corregir algo antes de continuar, haz
clic en el botón NO – Deseo modificar la
Ahora, podrás observar el código asignado automáticamente por el
sistema al nuevo asesor:
Para este asesor el código es 178139 / Para los clientes no es necesario tener en cuenta este dato
Para registrar el contrato de mercancía o la orden de cartapacio, haz clic en el link indicado. Para este ejemplo se registró un asesor y el link de la imagen te llevará a la orden
de cartapacio. Si registras un cliente , el link te llevará a la orden de mercancía y aparecerá el siguiente link:
IMPORTANTE
Haz click en el botón actualizar para fijar el numero de la orden
Registra el numero del contrato pre-impreso en el contrato de venta o de afiliación. (Para las afiliaciones debes incluir la letra C
y no dejar espacios)
Haz click en la opción Lista de Precios para agregar a la orden los productos o cartapacio
según corresponda
Paso 2
Ahora haz clic en el link Mostrar Todos y selecciona los productos escribiendo en el
campo de cantidad las unidades deseadas para cada ítem. Para cartapacios solo
debes seleccionar uno:
Haz click en el botón Agregue los Productos al Contrato Podrás organizar la
lista de precios en orden alfabético o
por código haciendo clic en las
Si deseas grabar un filtro de agua Nano, debes conocer si es para presión normal (CC) o baja
(LP) y si es para una o dos fuentes (agua fría y/o caliente) para el UCU.
Para seleccionar los componentes variables, haz click en el link indicado:
Escribe 1 en la cantidad del cartucho y grifo requeridos según las
especificaciones del filtro y haz clic en el botón Actualizar
Ahora, podrás observar las especificaciones del producto y el precio
con las que quedará el contrato.
Asegúrate de que el precio total es el mismo registrado en el contrato
físico firmado por el cliente.
Ahora, registra los pagos del contrato…
Una vez el contrato tenga asignado: 1- El Cliente, 2- El numero del contrato, y 3- Los
Productos, valida que el valor total de la venta corresponda al valor registrado en el
contrato físico y haz click en el botón Realizar Pago:
1
3
Registra el valor de la cuota inicial o del valor de contado
sin puntos ni espacios
Haz clic en el link Registrar Consignaciones para registrar la
información de la cuota inicial
Una vez registrado este pago haz clic en el botón Guardar la Información Registrada para registrar la financiación
Ingresa las referencias del comprobante de pago como se
indica en el siguiente TIP informativo
selecciona el banco en el que se realizó el pago. Para traslados de cuota inicial
selecciona “Traslado Depósito”, para pagos online, venta no presencial o datafono
selecciona “Pagos con Tarjeta”
Recaudo con código de barras
• No. Ref: Referencia 1 (N° Contrato) | Referencia 2 (N° C.C. Cliente)
• Banco: El banco en que se realizó el pago (Davivienda – Caja social – Banco de Bogotá)
TIP N°3
¿Cómo diligenciar los datos de la consignación?
La información de la
consignación es muy
importante que se
registre exactamente
como se encuentra en
el comprobante de
pago, teniendo en
cuenta las siguientes
indicaciones:
Pagos Online / No presenciales / Datafono
• No. Ref: Referencia 1 (N° de aprobación) Referencia 2 (N° Contrato)
El valor de la cuota inicial aparece registrado y ahora puedes registrar la financiación
o el saldo contra entrega haciendo clic en la opción
correspondiente
Para la financiación, digita el numero de las cuotas mensuales y haz clic en el botón
Recalcular Pagos para definir el valor de las cuotas mensuales
Para guardar el pago, haz clic en el botón Guardar la Información Registrada
Cuando el saldo pendiente por pagar sea cero, podrás finalizar el registro de la orden haciendo
clic en el botón Enviar Contrato
Ahora, podrás observar el
contrato como quedó
registrado en el sistema
Haz click en este link
ADJUNTA LAS IMÁGENES
Anexa todas las imágenes correspondientes a los documentos de la vinculación (formulario de
inscripción y comprobante de pago. Opcional: Rut, foto, autoevaluación RW-32 y declaración de
ingresos) o del contrato (Contrato, Pagaré y comprobante de pago) mediante el Segundo Poder
de la Web:
Paso 3
Haz click en el botón Selecciona
Ubica el sitio donde tienes almacenada la imagen, la seleccionas y luego haces click en el botón “Cargar
archivo”
Aquí ya puedes ver el nombre del archivo seleccionado, ahora si puedes hacer click en el
Se mostrará este mensaje con la confirmación de la carga o la
descripción del error si se llegara a presentar
También puedes validar que la imagen cargó correctamente haciendo click en el botón “ver
Archivo”
Para ver las imágenes después de realizado el
cargue, en cualquier momento que desees hacerlo, solo debes ingresar al contrato y hacer click en el
Durante la grabación no utilice los botones de “atrás” y “adelante” del navegador, ya que esto hace que la sesión no finalice exitosamente.
Las imágenes que adjuntes deben ser iguales a las que se envíen originales a la compañía y a la copia del cliente.
En caso de no adjuntar las imágenes, el registro realizado en el sistema será borrado ya que este se considera un registro errado al no tener soportes.
El contrato entrará en proceso de validación por parte del Departamento de Procesamiento de Datos, simultáneamente con el proceso de estudio por parte del Departamento de Crédito (para pagos con financiación) y posteriormente al proceso de despacho.
Solo puedes grabar Contratos Online de tus ventas personales y de los asesores de tu línea descendente.
Los contratos o afiliaciones que presenten alguna novedad para su proceso, se identifican en los estados Comisionable y Listo para despacho con la letra S y en el Cuadro de notas público podrás observar la novedad que presenta.
Debes realizar el reporte utilizando un solo medio, no es correcto que grabes la orden vía web y luego reportes las imágenes por e-mail o radiques el contrato en la oficina administrativa para que se adjunten las imágenes, hacer esto conlleva a errores y demoras en el proceso.
La documentación original se debe reportar semanalmente a la oficina administrativa más cercana, de no reportarse en los siguientes 5 días hábiles genera la retención de los pagos del asesor.
