SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
PROCESO
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO
DEL APLICATIVO WEB MI INVENTARIO
MAYO 30 DE 2016
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ... 3
OBJETIVO ... 4
ALCANCE ... 4
RESPONSABLE ... 4
DEFINICIONES ... 4
MARCO NORMATIVO... 6
GENERALIDADES ... 6
CONSULTA DE INVENTARIOS ... 8
CONSULTA POR NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN ... 9
CONSULTA DE UN ELEMENTO POR PLACA O SERIAL ... 10
SOLICTUD DE TRASPASO O REINTEGRO DE BIENES ... 12
TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS ... 17
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL CUENTADANTE INDIVIDUAL . 19
INGRESO PARA USUARIOS QUE NO TIENEN CORREO SENA. ... 25
CUENTADANTE CON MAS DE 100 BIENES A CARGO ... 27
ROL DE GESTOR EN MIINVENTARIO. ... 30
ATENCIÓN DE NOVEDADES DE LA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS 31
ESTADÍSTICAS E HISTÓRICOS DE LA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS
... 39
ESTADÍSTICAS ... 40
HISTORICOS ... 44
INTRODUCCIÓN
En conformidad con el compromiso institucional sobre el fomento e impulso del sentido de responsabilidad y pertenencia en lo concerniente con la cultura del cuidado de los bienes de propiedad y en custodia del SENA, en todos sus niveles y ubicaciones en el territorio nacional y por medio del ejercicio y realización continua de la Toma Física Nacional SENA en sus diferentes fases.
A continuación se da a conocer el aplicativo web creada por la Entidad para facilitar a los usuarios la interacción y comunicación con el almacén y todo lo relacionado con los bienes de la Entidad que se encuentran al servicio.
OBJETIVO
El presente documento tiene como objetivo informar sobre la utilización del aplicativo habilitado por la Entidad para la consulta del inventario cargado a cada Cuentadante y por el cual se realiza la Toma Virtual de Inventarios.
ALCANCE
El presente documento aplica para todos los Cuentadantes a nivel nacional que se encuentran activos en el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes y que tienen bienes cargados para su uso y custodia.RESPONSABLE
Dirección Administrativa y Financiera.DEFINICIONES
Almacén: Instalación que recibe bienes de fuentes externas para su resguardo, custodia,
control, y abastecimiento de materiales y productos a los destinatarios apropiados. Es la instalación general de bodegas, zonas de cargue, descargue, acceso y control.
Almacenista: Servidor Público, Trabajador Oficial o Contratistas encargado de administrar,
controlar y custodiar bienes de propiedad y en custodia de la Entidad.
Aplicativo: En el caso de la Toma Virtual de Inventarios, se refiere a la aplicación producto del
desarrollo que se ha realizado al Sistema de información Orions, que contiene actualmente dos módulos que soportan y facilitan las actividades de los Almacenes del SENA. El link de ingreso al aplicativo es: http://miinventario.sena.edu.co.
Atendidos: Estado en el aplicativo en el cual se determina que las novedades reportadas por
los Cuentadantes que realizaron la Toma Virtual de Inventarios ya fueron gestionados.
Atender Novedades: Mensaje de notificación emitido por el aplicativo que informa a los
Gestores que tienen una o varias novedades reportadas por los Cuentadantes durante la Toma Virtual de Inventarios. Bienes con Novedad: Corresponde a los bienes sobre los cuales el Cuentadantes (Usuarios) registro una observación durante la Toma Virtual de Inventarios. Cuenta de Responsabilidad: Acto Administrativo que corresponde a la transacción realizada
en el Sistema de Información suministrado por la Entidad para la administración de bienes cuando se presenta la perdida, robo o daño de bienes asignados a los Cuentadantes (Usuarios).
Cuentadante: Servidor Público (Funcionario o Contratistas) que tiene bajo su cargo y
responsabilidad bienes de propiedad y custodia del SENA y que le fueron asignados para el desarrollo de las funciones y actividades propias de su objeto contractual (usuario). Cuentadante Individual: Cuentadante (Usuario) que tiene a su cargo bienes al servicio que se encuentran activos en el sistema de información Orions. Cuentadante Múltiple: Figura creada en Orions en la que se asocian dos o más Cuentadantes (usuarios) con el fin de asignarles bienes de los cuales son responsables solidariamente por su manejo y custodia. Faltantes de Inventario: Son todos aquellos bienes registrados en los inventarios de la Entidad
que se encuentran a cargo y al cuidado de los Cuentadantes (Usuarios), que no fueron encontrados en el momento de la verificación de bienes en la Toma Virtual de Inventarios. Gestor: Perfil asignado en el en el aplicativo web miinventario al Servidor Público, Trabajador Oficial o Contratistas con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación para atender las solitudes de traspaso, reintegro y las novedades registradas. Inventario Físico: Es la verificación periódica sobre la existencia de los bienes de la Entidad, por medio del conteo uno a uno y su posterior comparación con los registros del sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de Bienes. Placa de Inventario: Número de identificación único a nivel nacional el cual es asignado por el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes para los bienes devolutivos. Este número facilita la ubicación física del bien, ver la trazabilidad de sus movimientos y Cuentadantes a cargo en su línea de tiempo y vida útil en la Entidad.
Plan de Trabajo: Desagregación ordenada de actividades correlacionadas que permiten
identificar el estado real y avance en el desarrollo de una actividad en una línea de tiempo determinada.
Reintegro: Acción mediante la cual un elemento devolutivo que se encontraba al servicio se
ingresa al Almacen y se hace el registro de esta acción en el sistema de información
suministrado por la Entidad para la administración de bienes.
Serial del Bien: Código alfanumérico asignado por el fabricante del elemento devolutivo para
identificar un bien y diferenciarlo de bienes con sus mismas características y especificaciones técnicas, de funcionamiento, etc.
Sobrantes de Inventario: Son todos aquellos bienes que se encuentran físicamente al cuidado de los Cuentadantes (Usuarios), pero que no están registrados en el Sistema de Información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes y sobre los cuales posteriormente se realizan las acciones que correspondan para su legalización.
Tercero o número de auxiliar: Número único a nivel nacional asignado a cada funcionario,
servidor público, trabajador Oficial, contratistas empresa o proveedor mediante el cual es identificado dentro del sistema de información Orions.
Toma Física: Es la verificación física y conteo de los bienes existentes en la Entidad para
identificarlos y confrontarlos contra la existencia registrada el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes. Toma Virtual de Inventarios: Verificación realizado por cada Cuentadantes que tiene bienes a cargo los cuales le han sido asignados para el desarrollo de sus funciones y objeto contractual. Se realiza por medios tecnológicos en un ambiente virtual. Traspaso: Acción en el sistema de información en la cual se registra el movimiento de bienes a cargo de un Cuentadante de la Dirección General, Regional o Centro de Formación a otro Cuentadante dentro de la misma.
MARCO NORMATIVO
Ley 42 de 1993, sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. La Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único.Resolución 2286 de 2006 del SENA, Manual de Procedimientos en Caso de Perdida y/o Deterioro de Bienes y Recursos de la Entidad. Resolución 1944 de 2009 del SENA, por la cual se suprime un Grupo de trabajo y se crean dos Grupos permanentes en la Dirección Administrativa y Financiera del SENA. Resolución 2668 de 2014, por la cual se ordena la reclasificación de bienes Devolutivos a Bienes de Consumo de inventario del Servicio Nacional de Aprendizaje‐SENA
GENERALIDADES
El aplicativo web MIINVENTARIO es una herramienta habilitada para realizar consulta de bienes a cargo de un Cuentadante, solicitudes de traspaso entre Cuentadantes o reintegro de elementos al almacén y realizar la Toma Virtual de Inventarios.
El aplicativo web MIINVENTARIO permite a los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o contratistas con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación a través del Rol de Gestor atender las solicitudes de traspasos entre Cuentadantes, reintegro de bienes al almacén, las novedades registradas durante la Toma Virtual de Inventarios y realizar seguimiento al cumplimiento de esta actividad en el Centro de Costo.
El acceso al aplicativo web MIINVENTARIO solo es permitido para para equipos que se encuentran dentro de la red SENA a nivel nacional.
CONSULTA DE INVENTARIOS
El acceso al aplicativo web MIINVENTARIO se realiza utilizando preferiblemente el navegador
Google Chrome, digitando http://miinventario.sena.edu.co o por el navegador Mozilla
digitando
http://miinventario.sena.edu.co.
La opción CONSULTA DE INVENTARIOS permite a un Cuentadante consultar el inventario que tiene a su cargo como se describe a continuación:
Ingresa a http://miinventario.sena.edu.co, y selecciona opción CONSULTA INVENTARIO que
se encuentra en la parte superior del menú. Al ingresar el sistema muestra las opciones de consulta habilitadas. Se puede consultar por número de identificación del Cuentadante, placa de inventario o por el serial del bien.
CONSULTA POR NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN
Para realizar la consulta por número de identificación digite el número en la opción CONSULTA POR DOCUMENTO y de click en la pestaña consultar.El aplicativo muestra una venta con la notificación que indica que se listaran los bienes asociados al número de identificación digitado. El usuario selecciona la opción “CONTINUAR”.
El aplicativo permite visualizar los bienes con datos como Regional, Centro de Costo, Descripción del elemento, placa SENA, serial, fecha de adquisición y valor de ingreso.
CONSULTA DE UN ELEMENTO POR PLACA O SERIAL
EL aplicativo permite consultar un elemento por el número de la placa SENA o por serial si este fue registrado al momento del ingreso del elemento en el sistema de información.Para realizar la consulta ingrese a http://miinventario.sena.edu.co y selecciona opción
CONSULTA INVENTARIO que se encuentra en la parte superior del menú.
En la pantalla se muestra la opción CONSULTA POR PLACA O SERIAL, seleccionar la pestaña BUSCAR ELEMENTO.
Al ingresar el sistema muestra un formulario el cual le solicita seleccionar el criterio a utilizar para consultar el elemento (placa o serial). Seleccione una de las opciones.
El formulario habilita un campo para digitar el número de la placa o el serial según la selección realizada. Digite la placa o el serial y del click en la pestaña BUSCAR.
El formulario muestra los datos del bien registrado: Regional, Centro de Costo, número de identificación y nombre del Cuentadante que tiene cargado el bien; descripción del bien, fecha y valor de ingreso.
SOLICTUD DE TRASPASO O REINTEGRO DE BIENES
Para realizar una solicitud de traspaso o reintegro ingrese a http://miinventario.sena.edu.co y seleccione la opción CONSULTA DE INVENTARIO, digite el número de identificación del Cuentadante y de click en la opción CONSULTAR.
El sistema muestra en la pantalla los datos del Cuentadante y la relación de bienes que tiene a cargo.
En parte superior izquierda del listado se encuentran las opciones TRASPASAR BIENES y REINTEGRAR BIENES, el usuario selecciona la opción según la solicitud que desea realizar.
Una vez el Cuentadante selecciona la accion que desea realizar, el sistema muestra una ventana de notificación la cual indica que seleccione los bienes que desea traspasar o reintegrar en el espacio habilitado para este fin.
Una vez seleccionados los bienes en la ventana de notificación se da click en la pestaña validar. La ventana muestra la opción GENERAR, la selecciona y el sistema muestra el formulario de solicitud. A continuación se evidencia el formulario el cual detalla los datos del Cuentadante y los datos del bien objeto de traspaso o reintegro. En el formulario se encuentran las celdas que permite detallar el motivo de la acción y el número de identificación del Cuentadante destino para el caso de los traspasos. Para el reintegro de bienes solo se diligencia el campo observaciones.
Una vez diligenciado el Formulario de click en la opción: “Validar”.
En la ventana que arroja el sistema seleccione “Finalizar”.
La solitud de traspaso o reintegro llega automáticamente al Servidor Público, Trabajador Oficial y/o Contratistas con funciones de almacenista en la Dirección Genera, Regional o Centro de Formación quien es el responsable de atender el requerimiento en el menor tiempo posible.
TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS
Aspectos a tener en cuentaLas Directrices para el manejo y control de los bienes son emitidas por la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General y la operatividad y cumplimiento de las mismas es responsabilidad de las Direcciones Regionales y los Centros de Formación. La Toma Virtual de Inventarios la realiza cada Cuentadante que tiene bienes a su cargo en el aplicativo miinventario.sena.edu.co. La Toma Virtual de Inventarios se realiza de manera periódica de acuerdo a las indicaciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General.
La Toma Virtual de Inventarios (TVI), se realiza con el fin de verificar que los elementos devolutivos que se encuentran registrados en el sistema de Información suministrado por la Entidad para la administración de bienes, coincida con el inventario físico que se encuentre a cargo de los Cuentadantes.
La verificación por medio de la Toma Virtual de Inventarios se realiza para la totalidad de Cuentadantes y de bienes que se encuentran al servicio y que están activos en el Sistema de
Información suministrado por la Entidad para la administración de bienes.
La Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General a través del Grupo de Almacenes e Inventarios informa las fechas programadas para esta actividad utilizando los medios tecnológicos con los que cuenta la Entidad; correo electrónico, comunicaciones internas, videos, volantes entre otros, en estas comunicaciones se informan los lineamientos para el cumplimiento de Toma Virtual de Inventarios, las fechas estipuladas para la realización,
la fecha de corte y la información necesaria para ingresar a miinventario.sena.edu.co y
proceder a la verificación de bienes.
Los lineamientos para la Toma Virtual de Inventarios (TVI), se encuentran en la GIL‐G‐003‐Guía para la Administración y Control de Bienes, la cual se encuentra socializada en la página
compromiso.sena.edu.co.
Cada Cuentadante al momento de realizar la Toma Virtual de Inventarios está certificando que tiene físicamente los bienes que se encuentran registrados a su cargo; si se presentan novedades estas se relacionan para que sean atendidas por el Almacen de la Dirección General, Regional o Centro de Formación según corresponda. La confiabilidad y veracidad de la información registrada en la Toma Virtual de Inventarios es responsabilidad únicamente del Cuentadante. Si el Cuentadante identifica que tiene a su cargo un elemento devolutivo que ha sido objeto de siniestro (pérdida, daño o robo), procede a reportar la novedad en el aplicativo y esta en la obligación aportar al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de Formación la documentación requerida para la creación de la Cuenta de Responsabilidad.
El Cuentadante que tiene cargado un elemento devolutivo que ha sido objeto de siniestro (pérdida, daño o robo) informa al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de formación si requiere los plazos establecidos para presentar o reponer el bien. En todos los casos, se deja registro de dichas novedades en el campo habilitado para tal fin. Para los bienes identificados como faltantes en la Toma Virtual de Inventarios de los cuales no se obtiene información, respuesta o reposición del elemento por parte del Cuentadante que lo tiene cargado en las condiciones y plazos establecidos, se procede a de acuerdo a la Guía para Administración y Control de Bienes‐GIL‐G‐003.
La Toma Virtual de Inventarios es guardada, validada y enviada por cada Cuentadante. Las Tomas finalizadas alimentarán las estadísticas e históricos en el aplicativo web MIINVENTARIO con los que posteriormente se podrán realizar los análisis e informes de dicha actividad.
Las novedades dejadas por los Cuentadantes en la verificación de bienes en la Toma Virtual de Inventarios, serán atendidas por los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación.
El sistema clasifica y diferencia el Cuentadante Individual y el Cuentadante Múltiple, dicha clasificación y desagregación de bienes se observara y verifica aparte en la Toma Virtual de Inventarios; es decir, cada Cuentadante verifica los bienes a cargo tanto como Cuentadante Individual o como Cuentadante Múltiple.
Para los Cuentadantes con más de 100 bienes a cargo, se creó la opción de verificación de sus inventarios por medio de un archivo en formato Excel, que facilita la Toma Virtual de Inventarios en caso de tener dificultad para realizarla en la pantalla principal.
Las solicitudes de traspaso entre Cuentadantes y reintegro de bienes se realizan por la opción
de Consulta del aplicativo miinventario.sena.edu.co.
La Toma Virtual de Inventarios contiene los campos de verificación en que se elegirá las opciones (SI) o (NO), refiriéndose a que los bienes estén o no a su cuidado.
La Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General a través del Grupo de Almacenes e Inventarios una vez finalizada la Toma Virtual de Inventarios elabora un informe final detallando el porcentaje de cumplimiento alcanzado por cada Centro de Costo, Regional y a nivel nacional, las acciones adelantadas para documentar la actividad y esta evidencia es guardada en medio físico y/o magnético para revisiones o consultas posteriores.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL CUENTADANTE INDIVIDUAL
Para la realización de la Toma Virtual de Inventarios por parte de los Cuentadantes con menos de 100 bienes, es importante tener en cuenta lo siguiente:El Cuentadante ingresa al aplicativo a través del link http://miinventario.sena.edu.co
utilizando el navegador Google Chrome. Al ingresar al aplicativo, se visualizan en las siguientes opciones en la parte superior de la pantalla: CONSULTA INVENTARIO y REALIZAR TOMA VIRTUAl. Con el mouse seleccionar la opción “REALIZAR TOMA VIRTUAL”.
Al ingresar el aplicativo muestra el siguiente formulario en el cual se digita el número de identificación del Cuentadante que desea realizar la Toma Virtual de Inventarios y se da click en la opción REALIZAR TOMA.
Una vez ingresado el número de identificación y con el fin de validar los datos del Cuentadante el sistema arroja el siguiente formulario en el cual se digita el usuario o correo SENA y la contraseña y se da click en CONFIRMAR. El sistema arroja una ventana en la que enuncia la responsabilidad administrativa y fiscal que como Cuentadante se tiene sobre los bienes a cargo y lo registrado en la actividad de Toma Virtual de Inventarios. El usuario lee detenidamente el texto y posteriormente selecciona la opción ACEPTAR.
A continuación en la pantalla se visualizan datos del Cuentadante, relación de bienes a cargo y los campos habilitados para la verificación:
Una vez revisados los datos, el Cuentadante procede a la verificación de los bienes en los campos habilitados para tal fin.
Marcar SI cuando el bien efectivamente se encuentra en posesión del Cuentadante al momento de realizar la Toma y NO cuando el Cuentadante no tiene físicamente el bien que se encuentra registrado a su cargo y es considerado como un faltante de inventario. En la
NOTA: En los casos en que la opción de selección para el campo verificación sea “NO”,
automáticamente se inhabilitan todas las opciones de selección para el campo Estado del Bien.
En la parte inferior de la pantalla se encuentra el campo AÑADIR INFORMACIÓN, en este espacio se puede dejar el registro breve y claro por la cual No se verifica el elemento, también se puede dejar registro si se tienen bienes sobrantes de inventario al momento de la verificación (bienes que se encuentran físicamente en su poder, pero que no están registrados dentro de su inventario), entre otros. Las novedades allí relacionadas serán atendidas por los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. Nota: Los movimientos de bienes (traspasos y reintegros), no son tenidos en cuenta en la Toma Virtual de Inventarios como novedades. Estos se relacionan y tramitan independientemente
En la parte inferior del campo se visualizan las opciones GUARDAR, VALIDAR DATOS y ENVIAR las cuales cumplen con las siguiente finalidad.
Opción Guardar: Esta opción permite al Cuentadante que una vez iniciada la actividad de
verificación de bienes, guardar la información diligenciada y continuar con la actividad en otro momento.
Opción Validar Datos: esta opción le informa al Cuentadante si le quedo algún bien sin
verificar.
NOTA: Si algún bien no fue verificado con las opciones Si o No, automáticamente el sistema arroja una alerta al respecto que no dejara de aparecer hasta que se seleccione la opción que corresponda. Opción Enviar: Una vez se han validado los datos y el sistema informa que no quedan bienes
pendientes por verificar el Cuentadante da Click en enviar y el sistema de información le informa que la Toma de Virtual de inventarios ya fue culminada.
Seguidamente aparece una ventana en la cual se enuncia que se ha finalizado la Toma (Favor leer detenidamente el texto). Posteriormente seleccionar la opción: “Aceptar”.
INGRESO PARA USUARIOS QUE NO TIENEN CORREO SENA.
Para los Cuentadantes que no tienen correo SENA el aplicativo permite hacer uso de otra cuenta de correo electrónico, incluidas cuentas personales.
Para este caso el Cuentadante ingresa a través de miinvetario.sena.edu.co, en la opción
realizar TOMA VIRTUAL, ingresa el número de identificación del Cuentadante, el sistema arroja el siguiente formulario en el cual se selecciona la opción INGRESAR CON UNA CUENTA PERSONAL.
El sistema arroja el siguiente formulario en el cual solicita ingresar una cuenta de correo electrónico, posteriormente procede a digitar el código de validación y da click en la opción VALIDAR y el sistema automáticamente envía una clave temporal al correo registrado.
El Cuentadante una vez conoce su clave temporal ingresa nuevamente a
miinvetario.sena.edu.co, en la opción Toma Virtual, digita el número de identificación y
nuevamente selecciona a la opción “INGRESAR CON UNA CUENTA PERSONAL”. El sistema arroja el siguiente formulario en el cual se evidencia el número de identificación del Cuentadante, el correo electrónico registrado y solicita la clave asignada por el sistema de información, se digita el código de validación y se da Click en la opción VALIDAR
Una vez diligenciado este formulario el sistema permite al Cuentadante realizar la verificación de la totalidad de sus bienes.
CUENTADANTE CON MAS DE 100 BIENES A CARGO
Para los Cuentadantes que tienen más de 100 bienes a cargo se habilitó la opción que permite descargar la relación de sus inventarios en formato Excel, con el objetivo de facilitar la verificación de los mismos y agilizar la actividad.
El Cuentadante procede a ingresar a través de miinvetario.sena.edu.co en la opción REALIZAR
TOMA VIRTUAL, digita el número de identificación, y valida los datos de correo y contraseña.
Una vez ingresado el sistema permite ver al Cuentadante sus datos y el listado de los bienes que tienen a su cargo y se visualiza el siguiente aviso.
El Cuentadante procede a dar click en la opción descargar listado de inventarios, y el sistema arroja el documento en formato Excel con los mismos campos informativos y de verificación que se visualizan en la pantalla. (Placa de inventario, Regional, Descripciones del Bien, Serial, Fecha de Adquisición y Valor Ingreso)
Nota: Los archivos de Excel NO son pueden ser modificados en ninguno de los campos
informativos de la Toma. La confiabilidad y veracidad de la información registrada es únicamente responsabilidad del Cuentadante. Descripción de los campos a diligenciar: El Cuentadante en el Archivo Excel únicamente procede a diligenciar los campos Verificación, Estado del Bien, Observación, Ubicación Fisica del Bien. Verificado: Se digita la opción que corresponda así: “Si” sí el bien efectivamente se encuentra en posesión del Cuentadante al momento de realizar la Toma y “No” en el caso contrario. Estado del bien: Es el estado físico en que se encuentran los bienes en el momento de la Toma hace referencia a que los bienes no se encuentren dañados, rotos, deteriorados, incompletos, etc.). Las opciones de selección son: Bueno, Regular o Malo. Observación: En este espacio registre de manera breve y clara el motivo por el cual el bien se reporta como “NO” verificado. Adicionalmente, en este campo se podrán dejar registro sobre
Placa
Regional Descripción
Descripción
Actual
Serial
Fecha de
adquision
Valor ingreso
Verificacion
(SI/NO)
Estado del Bien (BUENO,
REGULAR, MALO)
Observacion (BIENENS NO
VERIFICADOS ‐ No
encontrados)
Ubicación Fisica del
Bien (Regional
Centro)
físicamente en su poder, pero que no están registrados dentro de su inventario), entre otros. Las novedades allí relacionadas serán atendidas por Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas en los Centros de Costo. Ubicación Física del Bien: Digite el nombre del lugar donde se encuentra físicamente el bien en el momento de la verificación. El archivo Excel diligenciado completamente en todos sus campos el Cuentadante lo envía a
través de correo electrónico a la dirección [email protected] para ser cargado por
el área técnica en el aplicativo. Una vez recibido el archivo Excel el área técnica realiza la revisión, finalización y carga estos datos al sistema de información. Nota: Si el archivo presenta alguna inconsistencia al momento de la revisión, el Cuentadante será contactado para realizar las aclaraciones y correcciones a que haya lugar.
ROL DE GESTOR EN MIINVENTARIO.
Aspectos básicos del Gestor: El rol de gestor permite al Servidor Público, Trabajador Oficial y/o Contratistas con Funciones de Almacenista en la Direccion General, Regional o Centro de Formación atender las solicitudes de traspasos o reintegro de bienes realizados por los Cuentadantes a través demiinventario.sena.edu.co, atender las novedades registradas por los Cuentadantes durante la
Toma Virtual de Inventarios y generar reportes estadísticos e históricos de la Toma Virtual de Inventarios.
Tener presente que durante y después de la Toma Virtual de inventarios, los encargados de administrar el rol de Gestor en los almacenes, gestionan la atención de las novedades reportadas por los Cuentadantes en los plazos establecidos. El Rol Gestor permite realizar el seguimiento del desarrollo y cumplimiento de la Toma Virtual de Inventarios realizada por los Cuentadantes durante la actividad y después de la misma, por medio de los reportes, estadísticas e históricos que genera el aplicativo La atención de las novedades reportadas en la Toma Virtual de Inventarios son atendidas por El Servidor Público, Trabajador Oficial y/o Contratistas con Funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación que tiene creado el perfil de Gestor en el aplicativo. Cuando exista un cambio de almacenista se realiza la solicitud de cancelación del usuario del que sale y la creación del nuevo.
Al momento del cambio de almacenista se hace necesario que en el aplicativo web MIINVENTARIO no existan solitudes de traspasos, reintegros o novedades pendientes por atender.
La solicitud de creación de usuarios con el rol de Gestor la realiza el Coordinador de Grupo Mixto o quien haga sus veces en la Direcciones Regionales y Centros de Formación al Coordinador del Grupo de almacenes e Inventarios de la Dirección General, mediante correo electrónico adjuntando los siguientes datos. CÓDIGO REGIONAL NOMBRE REGIONAL CÓDIGO CENTRO NOMBRE CENTRO DE COSTO NOMBRE ALMACENISTA Y/O APOYO CÉDULA DE CIUDADANÍA TELEFONO IP CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
Relacionar todos los centros para los cuales
se requiere usuario
La contraseña asignada podrá ser cambiada en cualquier momento al ingresar al aplicativo web MIINVENTARIO.
Las personas que brindan apoyo al almacén en las labores administrativas y operativas tienen su propio usuario de gestor de almacén.
Las novedades registradas por los Cuentadantes en el aplicativo son atendidas en el menor tiempo posible por los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación.
ATENCIÓN DE NOVEDADES DE LA TOMA VIRTUAL DE
INVENTARIOS
Para la atención de novedades de registradas por lo Cuentadantes durante la Toma Virtual de
Inventaros ingrese a http://miinventario.sena.edu.co/ utilizando el navegador Google
Chrome. Ingrese por la opción INGRESO ALMACENSITA, ubicada en la parte superior del menú principal.
El sistema inmediatamente solicita ingresar el número de documento del Gestor y la contraseña. Una vez ingresados los datos de click en confirmar.
En pantalla se visualiza la definición de los conceptos que se usan con mayor frecuencia en este módulo: Solicitudes: Permite consultar y atender las solicitudes realizadas por los Cuentadantes que le han sido asignadas al Gestor de Almacén.
Toma de Inventarios: Permite al Gestor de Almacén visualizar y atender las novedades
registradas por los Cuentadantes durante la Toma Virtual de Inventarios.
Para atender las novedades reportadas por los Cuentadantes durante la Toma Virtual de Inventarios seleccione en el menú GESTIÓN, opción Toma de Inventarios y seleccione el Tipo
de Cuentadante (Cuentadante Individual o Cuentadante Múltiple) sobre el cual desea atender la novedad. A continuación el sistema muestra en pantalla la opción SELECCIONE TOMA VIRTUAL. En la lista el Gestor selecciona la jornada de Toma Virtual de Inventarios sobre la cual desea atender las novedades.
En la opción FILTRAR POR CENTRO, seleccione el Centro de costo sobre el cual el Gestor de Almacen desea visualizar las novedades.
El sistema muestra en pantalla la lista de los Cuentadantes que realizaron la Toma Virtual de Inventarios y que registraron novedades relacionadas con los bienes que tienen a cargo. Al lado izquierdo del nombre de cada Cuentadante se visualizan dos lupas las cuales muestran los siguientes detalles: Lupa Blanca: Permite visualizar al final de la lista el inventario completo de los Cuentadante seleccionado.
Lupa roja: Permite visualizar al final de la lista las novedades registradas por el Cuentadante seleccionado.
En la parte inferior de la pantalla se habilita la ventana SEGUIMIENTO ALMACÉN
,
la cual tiene un campo de nombre AGREGAR AVANCES,
en este espacio el Gestor de Almacen describe de forma corto las acciones realizadas para atender la novedad y selecciona GUARDAR.
Nota: Estos avances se pueden ir relacionando en la medida en que se vaya realizando cada acción o actividad por parte del Gestor. Es decir, el sistema va guardando el histórico de los avances de la gestión para la atención de cada novedad. Por tanto, después de digitar cada actividad de avance, se selecciona en todos los casos la opción: GUARDAR. Cuando se han relacionado todas las acciones realizadas para atender la novedad reportada por el Cuentadante y esta requiere darse por finalizada se selecciona la opción ATENDER. A continuación se habilita en la pantalla la opción PROCESAR SOLICITUD, en este espacio se relaciona por parte del Gestor de Almacén la solución definitiva en la atención a la novedad reportada por el Cuentadante. Después se da click en la opción VALIDAR
A continuación se habilita la ventana en la que solicita la confirmación del registro de la información, seleccione aceptar y el sistema automáticamente notifica al Cuentadante la gestión realizada al correo registrado en el sistema.
son relaciones consolidadas de datos registrados en el sistema durante y después de la ejecución de la Toma Virtual de Inventarios, también permiten realizar el seguimiento a los avances y cumplimiento alcanzado por el centro de costo. ESTADÍSTICAS Este reporte contiene la información de las Tomas Virtuales de Inventario en cuanto Usuarios y Bienes.
Para generar el reporte de estadísticas ingrese a miinventario.sena.edu.co, por el menú
ACCESO ALMACENISTA, opción Gestión/Toma de Inventarios/Estadísticas El sistema solicita que seleccione la jornada de Toma Virtual de Inventarios sobre la cual desea conocer las estadísticas
El sistema muestra en pantalla los datos a nivel nacional de la actividad hasta el momento de la consulta y solicita que seleccione si desea generar la estadística por Regional o por Centro de Costo.
El sistema posteriormente solicita que seleccione la Regional o el Centro de Costo sobre el cual desea generar la estadística. El sistema muestra el detalle de la actividad hasta el momento de la consulta en la Regional o el Centro de Costo seleccionado.
La grafica refleja los siguientes estados de los usuarios: Pendiente: Corresponde a los usuarios que realizaron la actividad y registraron novedades con relación al inventario que tienen cargado. Sin enviar: Corresponde a los usuarios que realizaron la actividad y la guardaron pero no la enviaron por lo tanto no está finalizada. Atendidos: Corresponde a las novedades registradas y que ya han sido atendidas por parte de los gestores de almacén.
Reportes: Usuarios con formato Excel en trámite: Este reporte muestra la información los Cuentadantes que tienen cargados más de 100 bienes y que ya iniciaron la toma Virtual de Inventarios. Reporte consolidado: Este reporte es un consolidado por el Centro de Costo seleccionado el
cual trae el listado de todos los Cuentadantes individuales activos que ya finalizaron la actividad y los que la iniciaron pero no la enviaron.
Consolidado Cuentadante Múltiple: Este reporte es un consolidado por el Centro de Costo
seleccionado el cual trae el listado de todos los Cuentadantes Múltiples activos que ya finalizaron la actividad y los que la iniciaron pero no la enviaron.
HISTORICOS
El Gestor de Almacén puede exportar la información registrada en las diferentes Tomas Virtuales por parte de los Cuentadantes Individuales y Múltiples. Esta información la genera el sistema por medio de reportes en formato Excel.
Una vez ingresado el sistema nos muestra en pantalla las opciones de reportes que puede arrojar el sistema, el Gestor de Almacen selecciona la jornada de Toma Virtual de Inventarios y el Centro de Costo sobre el cual desea conocer la informacion y selecciona el reporte, este se descargara en formato ecxel.
