TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL NORTE DE SANTANDER
Presentado por: Oscar Gomez Latorre Gabriel Villamizar Villamizar
Julio Yordano Gelvez León Azucena Ascensio Nuñez
Tecnólogos Administración Documental
SAN JOSÉ DE CÚCUTA, NORTE DE SANTANDER AGOSTO, DE 2009
CONTENIDO
CONTENIDO 1
LISTA DE ANEXOS 3
INTRODUCCIÓN 5
METODOLOGÍA 6
1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y
FUENTES DOCUMENTALES 7
1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN 7
1.1.1 Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución 7
1.1.2 Aspectos Históricos 8
1.1.3 Estructura Organizacional del Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA, Regional Norte de Santander 8
2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN 24
2.1 CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES 24
2.1.1 Codificación 25
2.1.1.1 Codificación unidades administrativas 25
2.1.1.2 Codificación de series y subseries 28
2.2 VALORACIÓN DOCUMENTAL 32
2.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL
2.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 34 2.4.1 Normas básicas para la Transferencia de Documentos del
Archivo de Gestión al Archivo Central 35
2.5 DISPOSICIÓN FINAL 36
2.6 RETENCIÓN DOCUMENTAL 38
2.7 APLICACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 38
2.7.1 Procedimiento para la Actualización y Seguimiento de la
Tabla de Valoración Documental 39
2.8 EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL 39
3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE
LISTA DE ANEXOS
Anexo 01. Acta Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Aprobación Tablas de Valoración Documental.
Anexo 02. Resolución 001 de 2009 Por medio del cual se crea el Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander. Anexo 03. Decreto 249 del 2004. Por medio del cual se modificó la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Anexo 04. Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dicta otras disposiciones”
Anexo 05. Resolución No. 001156 del 30 de junio de 2005 “Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos y el Instructivo para la Elaboración, Codificación y Control de Documentos de los Procesos y Procedimientos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.”
Anexo 06. Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales. Anexo 07. Formato Único de Inventario Documental.
Anexo 08. Instructivo Formato Único de Inventario Documental. Anexo 09. Autorización de Eliminación en Archivo Central.
Anexo 10. Formato Tablas de Valoración Documental
Anexo 11. Decreto 2527 de 1950: Por el cual se autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio.
Anexo 12. Decreto ley No. 118 del 21 de junio de 1957: Por medio del cual se decretan aumentos de salarios, se establece el subsidio familiar y se crea el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Anexo 13. Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”
Anexo 14. Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”
Anexo 15. Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de conservación y organización de documentos”
Anexo 16. Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental”.
Anexo 17. Cuadro resumen de Normatividad Archivística: Normas Jurídicas, Normas Técnicas, Normas Administrativas.
INTRODUCCIÓN
A partir del cumplimiento a la Ley 594 de 2000, Articulo 24, surge la necesidad de desarrollo de la gestión documental al interior de la institución, creándose la necesidad de la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental; los directivos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander se proponen elaborar y aprobar las Tablas de Valoración Documental, siguiendo los parámetros y lineamientos archivísticos emanados por el Archivo General de la Nación, obedeciendo los principios metodológicos descritos en el Decreto 1382 de 1995, Acuerdo 11 de 1996, Acuerdo 038 de 2002 y demás disposiciones que reglamentan la producción y conservación de los documentos en las entidades públicas.
METODOLOGÍA
La elaboración de las Tablas de Valoración Documental se basó en la estructura orgánico funcional de la Institución, permitiendo el diagnóstico, la investigación, plan de acción y la propuesta de las Tablas de Valoración Documental.
A través del estudio cuantitativo y cualitativo a nivel archivístico y de conservación se identifica y analiza la situación real del archivo y la conservación de documentos frente a los diferentes factores internos y externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar. Dependiendo de características tales como tamaño de la organización, volumen documental, naturaleza y uso de la información.
Los Elementos a evaluar son el talento humano, recursos documentales y recursos locativos, procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información, conservación, cantidad, ubicación y estado físico.
Para el desarrollo del proceso de elaboración de las Tablas de Valoración Documental, el uso de fuentes documentales será siempre necesario. La identificación de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de la habilidad del Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los demás, este documento suministra algunos formatos que podrán ser modificados según las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los elementos más importantes dentro de la organización de los fondos acumulados.
La evaluación a nivel cualitativo permitirá visualizar, detectar y apreciar la situación real del Fondo Acumulado, identificando (Datos del Archivo, Planta física, Sistemas de Clasificación, Ordenación, Consulta e instrumentos de recuperación, Plazos de retención y Conservación). El Anexo A nos presenta un modelo para realizar el estudio de los recursos documentales y locativos.
La evaluación a nivel cuantitativo a través del Inventario, se puede identificar a nivel documental el estado físico, deterioro biológico y las unidades de conservación (Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros, paquetes entre otros. Puede ejecutarse aplicando el formato que se presentan el Anexo B.
Es importante en las instituciones reconstruir su estructura organizativa y averiguar cuales fueron sus funciones, actividades, teniendo en cuenta lo siguiente:
Fuentes Primarias: Esta se aplica en los casos en que la información se pueda
obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas más detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de organización del Fondo Acumulado.
Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento, mejorar la
comprensión y análisis del caso en estudio haciendo uso de información documental y bibliográfica. Este acercamiento se soporta en la búsqueda de Actos administrativos de creación de la entidad, Organigramas, Actos administrativos de codificación institucional, Legislación contemporánea de la entidad que se esta tratando y la relación histórica de funciones asignadas a cada de las unidades administrativas.
Con la recopilación de las fuentes primarias y secundarias, se diligenciará los cuadros de evolución de estructuras orgánicas del fondo acumulado, el cual brinda los siguientes resultados:
* Definir el nombre de la entidad orgánica, de donde provienen los documentos. * Reconstruir la organización jerárquica de la entidad orgánica.
* Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad orgánica y a cada una de sus partes.
* Definir con precisión los permanentes cambios, o modificaciones que durante diversos periodos históricos hayan afectado a la entidad.
* Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la entidad orgánica.
El cuadro de evolución de estructuras orgánicas debe diligenciarse por dependencia para mayor claridad e interpretación de los datos.
Así mismo se siguieron las directrices básicas e instructivos expresadas en el Mini-Manual No. 4 sobre Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales y se trabajaron las etapas para la elaboración de las mismas, enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (Ver anexo 16), así:
PRIMERA ETAPA.
Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.
Se realizó una compilación de la información institucional que incide en la producción, trámite, conservación y disposición final de los documentos, enmarcando las disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, tomando para la elaboración de las Tablas de Retención Documental el Organigrama vigente y las Resoluciones y/o Actos Administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimiento, ya que de éstos surgen las secciones y subsecciones a presentar con sus respectivas series documentales.
Para el conocimiento de las fuentes documentales se procedió a consultar los inventarios documentales que reposan en el Archivo Central y se aplicó a los productores de los documentos la Encuesta de Unidad Documental.
SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Partiendo del concepto que las TRD son la base para la elaboración del programa de gestión documental y que además son el resultado del análisis e interpretación de la investigación realizada sobre la Institución y su manejo documental, en esta etapa se efectuó un análisis responsable sobre la situación actual de los archivos de la Entidad y se entró a presentar una propuesta racional para su manejo, de tal
manera que se apliquen los principios y procesos archivísticos con el fin dar protección al patrimonio documental desde su producción hasta su disposición final.
Los documentos de apoyo no se registraron en la Tabla de Valoración Documental, ya que la información que contienen, no inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
La Tabla de Valoración Documental es una propuesta de reorganización del fondo acumulado de institución, de tal manera que se mejore la gestión documental y recuperación de la historia en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, por tal motivo, se planteó desde esta propuesta que la documentación original esté bajo la responsabilidad de las unidades administrativas que tienen las funciones de ejecutar y velar por el cumplimiento de las obligaciones adquiridas (productores de los documentos) y en las demás oficinas que reposen copias de los mismos documentos se manejen, si se considera necesario como documentos de apoyo (por tal motivo no se reflejan en la TRD).
Lo anterior con el fin de que la documentación de un expediente esté completa en la misma unidad de conservación, cuidando así no fraccionar las unidades documentales y aplicar los principios archivísticos de procedencia y orden original de los documentos.
Con el fin de revisar y confrontar el trabajo, en la medida en que se presentaron avances del proceso, se solicitó a los Jefes de las oficinas productoras de la documentación, su aprobación en primera instancia.
TERCERA ETAPA.
Elaboración y presentación de la Tabla de Valoración Documental para su aprobación.
En esta etapa se presentaron al Comité del Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, la propuesta de Tablas de Valoración Documental, acompañadas de la información resultante de las etapas uno y dos.
El Comité de Archivo de esta entidad hizo el estudio correspondiente y produjo el Acta 02 de julio 31 del 2009, avalando la propuesta (Anexo 01)
Después de aprobadas las TVD por el Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, el Director Regional las remite al Consejo Departamental de Archivos de Norte de Santander, para su correspondiente evaluación y aprobación.
El Consejo Departamental de Archivo después de revisar las Tablas de valoración Documental genera un concepto técnico de evaluación donde realiza observaciones que se deberán acatar para la aprobación final, dicho documento es entregado por el Secretario del Consejo Departamental de Archivos, mediante asesoría personalizada al Jefe de la Unidad Administrativa del Archivo.
1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES
1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
1.1.1 Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución
Actualmente el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander está ubicada en el Barrio Pescadero de la ciudad de Cúcuta, Calle 2N Avenida 4 y 5.
El SENA fue creado por el artículo 8º del Decreto 118 de 1957 y organizado por el Decreto 164 del mismo año, como “un organismo descentralizado, con personería jurídica y patrimonio propio”.
El decreto 164 de 1957, fue subrogado por el Decreto 3123 de 1968, que en su artículo 1º señaló que el SENA “es un establecimiento público con personería jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio del Trabajo, encargado de cumplir la política social del Gobierno en el ámbito de la promoción y de la formación profesional de los recursos humanos del país.”
El Decreto 3123 de 1968 fue derogado por el Decreto 2149 del 30 de diciembre de 1992, que mantuvo la naturaleza jurídica de la entidad y su adscripción al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Este Decreto 2149 de 1992 fue derogado por la ley 119 del 9 de febrero de 1994, que es la vigente; esta ley reestructuró la entidad manteniendo igualmente su
denominación y su naturaleza jurídica como establecimiento público del orden nacional con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, hoy de la Protección Social.
La organización y funcionamiento de la Entidad, también esta sometido a las disposiciones de la ley 489 del 29 de diciembre de 1998.
El SENA es un establecimiento público, con financiamiento propio derivado de los aportes parafiscales de los empresarios, que ofrece instrucción gratuita a millones de personas que se benefician con programas de formación complementaria y titulada y jalona el desarrollo tecnológico para que las empresas del país sean altamente productivas y competitivas en los mercados globalizados.
Busca la capacitación técnica del recurso humano; forma personas para vincularlas al mercado laboral, empleadas o subempleadas, y realiza actividades de desarrollo empresarial, comunitario y tecnológico.
1.1.2 Aspectos Históricos
Transcurría el año 1957 cuando Rodolfo Martínez Tono se embarcó en el sueño que se convertiría en la que sería la obra de su vida.
El no imaginaba que aquella idea concebida a la orilla del lago Leman, en Suiza, durante una cena con Francis Blanchard, director de la División de Formación, de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), se transformaría en el SENA. Blanchard le propuso crear una organización descentralizada del Estado y con financiación autónoma. El proyecto tomó forma en la mente de Martínez, quien lo expuso ante el entonces Ministro de Trabajo, Raimundo Emiliani Román.
La iniciativa, defendida en un intenso debate ante el Consejo de Ministros y revisada por un comité asesor, fue aprobada.
Así, el SENA nació durante el Gobierno de la Junta Militar, posterior a la renuncia del general Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto-Ley 118, del 21 de junio de 1957.
Sus funciones, definidas en el Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, eran brindar formación profesional a los trabajadores, jóvenes y adultos de la industria, el comercio, la agricultura, la minería y la ganadería.
Así mismo, su fin era proporcionar instrucción técnica al empleado, formación acelerada para los adultos y ayudarles a los empleadores y trabajadores a establecer un sistema nacional de aprendizaje.
Además, organizar y mantener la enseñanza teórica y práctica relacionada con diferentes oficios; seleccionar los candidatos al aprendizaje; realizar cursos complementarios de preparación, perfeccionamiento y adiestramiento para trabajadores técnicos; y contribuir con el desarrollo de investigaciones relacionadas con la organización científica, entre otras.
La entidad tripartita, en la cual participarían trabajadores, empleadores y Gobierno, se llamó Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y surgió en el momento indicado. La industria pretendía conquistar nuevos mercados y necesitaba más trabajadores y mejor calificados, métodos modernos y cambios drásticos en la productividad.
El nombre, SENA, lo escogió Martínez Tono, quien admiraba el río Sena que cruza a París, la ciudad luz, capital de Francia, donde estudió aspectos relacionados con la formación profesional.
Antes de cumplir 30 años, Rodolfo Martínez, convirtió su tesis de grado, "La Formación Profesional en el Marco de una Política de Empleo", en el SENA, institución a la cual estuvo vinculado durante 17 años, desde su creación en 1957, hasta el cambio de dirección propuesto por el presidente Alfonso López Michelsen en 1974.
Estaba convencido de que sin capacitación del recurso humano no habría desarrollo. Por eso aprovechó las becas de la OIT para conocer las experiencias en formación profesional acelerada implementadas en Europa después de la Segunda Guerra Mundial y el apoyo de ese organismo con expertos que vinieron a Colombia.
La institución que Rodolfo Martínez Tono dirigió con “mano dura” y manteniendo a raya la politiquería, ofreció instrucción calificada al talento humano para enfrentar los retos propios de una industria en crecimiento. Por ello, desde el principio, su influencia fue notoria.
La naciente entidad no solo formaba técnicos, sino también empresarios y promovía las pequeñas y medianas empresas.
En 1957 empezó a sesionar el Consejo Directivo Nacional, en un edificio ubicado en la calle 20 con carrera octava, por espacio de tres años.
Organizaciones sindicales como la Confederación de Trabajadores de Colombia (CTC) y la Unión de Trabajadores de Colombia (UTC), respaldaron al SENA para que cumpliera un papel fundamental en el desarrollo del país.
Como en toda “gran empresa”, el comienzo fue difícil. Las primeras clases se dictaron en las aulas del Politécnico Central y de la Universidad Nacional. También
en improvisadas carpas de circos levantadas en ciudades y municipios, con el fin de ampliar su cobertura.
La institución atendería las demandas de la empresa privada en sus planes de expansión; del Gobierno, con sus políticas de arbitraje y planificación de los recursos y, de los trabajadores, que exigían más capacitación, bienestar y calidad de vida.
El 23 de agosto de 1957 sesionó por primera vez el Consejo Nacional y se definieron dos tareas a realizar: el estudio, codificación y sistematización de la oferta y demanda de mano de obra y la capacitación profesional.
Para ejecutarlas en el primer organigrama se establecieron la División de Mano de Obra, la de Formación Profesional y la Administrativa, creada para planificar la construcción y dotación de los centros de formación profesional.
Durante los primeros meses se establecieron las estructuras seccionales en los diversos departamentos. Ese año también nacieron las seccionales de Cundinamarca, Antioquia, Valle, Atlántico, Bolívar, Nariño, Cauca y Magdalena. Los departamentos restantes tuvieron sus seccionales al siguiente año.
En 1958 se realizó una investigación, en cinco mil empresas de todos los departamentos, excepto Chocó y Córdoba, acerca de las necesidades de Formación Profesional. El estudio abarcó todos los sectores de la industria y reveló que al menos 210 mil trabajadores requerían complementar su educación y urgía la formación de 25 mil trabajadores adicionales. Con base en esos resultados se fijó el plan quinquenal, 1959-1963.
Capacitar al mayor número de personas era la consigna. Por ello, los instructores visitaron comunidades marginadas en el barrio Meissen, en Bogotá y levantaron más de 100 carpas de circos en ciudades y municipios.
En ellas desarrollaron los programas móviles rurales y urbanos denominados Programas de Promoción Profesional Popular, que después se llamaron programas móviles.
En 1960 el SENA firmó convenios con la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y el Fondo Especial de las Naciones Unidas, que brindaron asesoría administrativa, financiera y técnica a los pequeños y medianos empresarios y promovieron el crecimiento empresarial.
La OIT también asesoró al SENA en la creación del Centro Nacional de Formación de Instructores (1959-1960). Unas 2.000 personas se capacitaron como directivos, supervisores e instructores de formación profesional.
Entre 1959 y 1963 el progreso fue notable. Se destacó la seriedad en la elección de los funcionarios, que ingresaban a la entidad por concurso.
Entre 1963 y 1964 abrieron sus puertas dos nuevos centros para la formación de instructores agropecuarios y del sector comercio y servicios en Gaira (Magdalena) y Bogotá, respectivamente. El centro de formación de instructores agropecuarios fue trasladado posteriormente al Centro Agropecuario de El Espinal (Tolima).
El SENA trabajó con adultos, veló por el agro, el comercio y los servicios. Sin embargo, el renglón industrial era el más fuerte. El primer centro de formación fue el Metalmecánica, en Bogotá.
Hasta 1964 la unidad operativa del SENA fue la seccional Bogotá. Ese año funcionó el Centro Nacional de Confecciones en Pereira y en 1965 el Centro Nacional Textil de Medellín. Se proyectaron los centros nacionales de artes gráficas, de fundición para Bogotá y el náutico pesquero para la Costa Pacífica, que operarían entre 1968 y 1969. Otros centros nacionales planeados y construidos, posteriormente, fueron el de hotelería y turismo, el de mandos medios y el de construcción, en Bogotá.
Entre 1966 y 1967, el SENA realizó un estudio llamado Investigación de Recursos Humanos para una Política Nacional de Empleo y Formación Profesional que incluyó todos los sectores. Los resultados se publicaron en 1968 y fueron el punto de partida para responder mejor a la demanda de las empresas.
En la década de los sesenta los centros de formación pasaron de 31 a 50; la formación no tradicional, fuera de los centros, representó el 35% del total y se crearon los centros agropecuarios y la División Agropecuaria. De éstos, los más importantes eran La Salada, Antioquia; Gaira, Magdalena; El Espinal, Tolima y Buga, Valle.
Vientos nuevos soplaron en la entidad. En 1968 se crearon dos subdirecciones nacionales: la Administrativa y la de Operaciones y se planteó la necesidad de modernizar los sistemas de formación profesional con métodos pedagógicos y medios audiovisuales.
El 2 de marzo de 1969 comenzaron los primeros cursos de aprendizaje industrial, con 130 trabajadores-alumnos patrocinados por 27 empresas, en electricidad, soldadura, ebanistería, mecánica automotriz y ajuste.
Un año después, el 10 de abril de 1970, se puso en marcha el Programa de Promoción Profesional Urbana y el de Promoción Profesional Popular Rural
(PPPR), inaugurado antes, recibió un impulso importante. Los programas rurales fueron asignados a la división agropecuaria y los urbanos a la industria.
El SENA crecía a un ritmo impresionante, pero no exento de dificultades. La situación laboral era tensa entre 1970 y 1971. Durante el Gobierno de Carlos Lleras Restrepo el 90% de los funcionarios del SENA fueron declarados empleados públicos y el 10% oficiales. Por eso, en 1971 se fundó el Sindicato de Empleados Públicos (Sindesena).
En medio de esa coyuntura algunos empleados atraídos por mejores sueldos y reconocidos por su eficiencia se vincularon al sector privado y al Gobierno. El cumplimiento de metas disminuyó y Planeación Nacional concluyó en 1972 que los rendimientos decrecieron, después de analizar los costos de la formación profesional. No obstante, la entidad superó la situación.
Entre 1969 y 1973 se propuso atender las demandas de formación de desempleados y subempleados en las áreas urbanas y definió nuevas políticas y perspectivas que se hicieron efectivas en 1974.
Ese año Rodolfo Martínez Tono, quien dirigió la entidad desde 1957, fue reemplazado por Eduardo Gaitán Durán, nombrado por el presidente Alfonso López Michelsen.
Martínez Tono dejó un legado invaluable. La formación era actualizada y los comités empresariales permitían conocer, de primera mano, las exigencias del sector privado.
Así, la entidad alcanzó un prestigio internacional sin precedentes. Presidentes de distintos países llegaron a Colombia para observar la experiencia del SENA. Charles De Gaulle, de Francia, fue uno de ellos.
Entre 1975 y 1976 el SENA evaluó el cumplimento de objetivos del quinquenio 1970-1975 y, paralelamente, realizó un diagnóstico de la realidad nacional para delimitar sus acciones.
Con la ayuda de Planeación Nacional y teniendo en cuenta las condiciones demográficas, socioeconómicas del país, la oferta y demanda de mano de obra y la eficacia en los últimos años, configuró las políticas de la institución.
En 1977 se llevó a cabo una reestructuración administrativa. Las metas para el período 1976-1980 fueron fijadas a corto y mediano plazo. En esa época Colombia experimentó un crecimiento sostenido en sectores modernos de la economía, la industria manufacturera, la agricultura industrial, el comercio y los servicios.
De igual forma, se expuso la urgencia de ampliar la cobertura a renglones modernos de la economía tradicional y no formal, darle un carácter popular a la enseñanza y modernizar las áreas administrativa, tecnológica y metodológica. El resultado fue la creación del Programa de Desarrollo Tecnológico en el Centro Especializado de Formación Profesional Avanzada y de la División de Desarrollo de Tecnología, con el fin de mejorar los procesos formativos y productivos. Esto fue posible gracias a los avances tecnológicos en los centros pilotos a los que se vincularon especialistas externos y docentes.
A comienzos de los años 80 una parte considerable de la población activa trabajaba en la empresa privada y el sector público. El resto pertenecía al sector informal. El modelo de educación técnica/formación profesional procuró adaptarse a ese contexto.
El SENA implementó una política técnico-pedagógica de educación permanente, individualizada y modular, lo cual facilitó el desarrollo de estrategias como la constitución de empresas y la educación a distancia.
En 1985 surgió Capacitación para la Participación Campesina (Capaca), dirigida a líderes campesinos, indígenas y comunidades beneficiarias de la Reforma Agraria, con el fin de que tomaran parte en el desarrollo agropecuario.
Una alianza con la Sociedad de Agricultores de Colombia (SAC) garantizó la formación en el territorio nacional. Los campesinos recibieron instrucción en técnicas de producción y proyectos que dieron valor agregado a sus productos en un mercado cada vez más globalizado.
En la década de los 90 la internacionalización de la economía incrementó la competencia empresarial. De ahí la necesidad de expedir la Ley 119 de 1994 mediante la cual la institución se reestructuró para brindar programas de formación profesional integral en todas las áreas económicas. El objetivo: aumentar la productividad y el desarrollo social y económico.
Lograrlo requería actualizar los procesos, la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder de manera eficaz a los cambios y exigencias de la formación profesional integral.
Con la reducción de los recursos del Presupuesto Nacional asignados a ciencia y tecnología en la década pasada, se plantearon algunas iniciativas para asegurar que parte del presupuesto del SENA se invirtiera en mejoramiento de la competitividad y desarrollo tecnológico del sector productivo colombiano.
Allí tiene su origen el artículo de la Ley 344 de 1996 que estipula que el SENA destinará el 20% de sus ingresos para tal fin. La entidad asumió parte de las
actividades de innovación para promover la competitividad de las empresas colombianas y estableció una sólida relación con actores del sistema de ciencia y tecnología como los centros de desarrollo tecnológico, las universidades, sus grupos de investigación e incubadoras de empresas de base tecnológica.
En 1996, el SENA y el Instituto para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnología (Colciencias), se unieron para promover la investigación tecnología y la modernización científica.
Posteriormente, en el Plan de Desarrollo de 2003 se incluyó un artículo, por el cual Colciencias y el Sena, a través de convenios especiales de cooperación, promoverán y fomentarán la investigación aplicada, el desarrollo tecnológico, la apropiación pública de la ciencia, la tecnología y la innovación.
Los beneficios son evidentes. Cada vez más centros de formación de la institución se interesan por participar en proyectos de alianza con centros de desarrollo tecnológico y universidades que promueven y desarrollan la innovación y el desarrollo tecnológico regional.
El final de siglo se caracterizó por una nueva organización del trabajo con producción flexible. Las empresas necesitan empleados con múltiples competencias, novedosos enfoques de gestión y formación del recurso humano. En respuesta, el SENA, cuya gestión no estuvo exenta de críticas por aquella época, priorizó el emprendimiento, el empresarismo, la innovación tecnológica, la cultura de calidad, la normalización, la certificación de competencias laborales y el servicio público de empleo.
La institución se comprometió con el fortalecimiento de un sistema nacional de formación para el trabajo.
En 1998 se utilizó el servicio de videoconferencias en todo el país. Cuatro años después existían 31 puntos: cuatro en Bogotá y los demás en Medellín, Atlántico y otras regionales.
En 2001, el SENA suscribió compromisos con el Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional del Ministerio de Agricultura para la reactivación del campo, la generación de empleo y la promoción, consolidación y fortalecimiento de empresas asociativas a través de las cadenas productivas.
Entre 2001 y 2002 invirtió $33 mil millones en teleinformática, formación de personas con competencias específicas en tecnologías de información y comunicación. Se desarrollaron seis grandes proyectos: aulas abiertas, aulas itinerantes, nueva oferta educativa, comunidad virtual, videoconferencia y la página web.
El SENA es un establecimiento público, con financiamiento propio derivado de los aportes parafiscales de los empresarios, que ofrece instrucción gratuita a millones de personas que se benefician con programas de formación complementaria y titulada y jalona el desarrollo tecnológico para que las empresas del país sean altamente productivas y competitivas en los mercados globalizados.
Busca la capacitación técnica del recurso humano; forma personas para vincularlas al mercado laboral, empleadas o subempleadas, y realiza actividades de desarrollo empresarial, comunitario y tecnológico.
La oferta regular para técnicos, tecnólogos y trabajadores especializados incluye 522 programas y tiene 56 mesas sectoriales, conformadas por empresarios de diversos sectores de la producción que, junto con los expertos de la institución diseñan los programas.
El SENA se ha adaptado a los cambios en las tendencias demográficas y tecnológicas para optimizar su función.
Durante estos 50 años el SENA se consolidó como una entidad de Formación Profesional y extendió sus servicios a todos los municipios de Colombia mediante alianzas estratégicas con alcaldes y gobernadores.
Actualmente, llega a los 1099 municipios, incluso a los más alejados, con una red corporativa de comunicaciones que comprende la Dirección General, 33 Regionales, 115 Centros de Formación Profesional y 45 aulas móviles con acceso a INTERNET, el cual se brinda con más de 15.000 computadores conectados. Fortaleció su esquema de formación con un enfoque por competencias laborales para adaptarse a los parámetros establecidos por otras instituciones de educación superior y técnica mundiales.
Mediante sus programas Jóvenes Rurales y Jóvenes en Acción, estimula el empleo y la generación de riqueza del sector agropecuario; a través del Fondo Emprender y del Sistema Nacional de Incubación de Empresas, refuerza la estrategia del Gobierno Nacional de fomentar el emprendimiento y, a través de “Colombia Certifica”, reconoce la experiencia y los conocimientos del trabajador colombiano.
El SENA es pionero en cooperación en América Latina. El Instituto de Formación Profesional (Infop) de Honduras, el Instituto Técnico de Capacitación y Productividad (Intecap) de Guatemala, el Instituto Nacional de Cooperación Educativa (Ince) de Venezuela, la Fundación Nacional para la Capacitación Laboral (Infocal) de Bolivia, el Instituto Nacional de Formación Técnica Profesional (Infotep) de República Dominicana, el Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial (Senati) de Perú y el Servicio Ecuatoriano de Capacitación
(SECAP) de Ecuador, reciben asesoría presencial en el desarrollo de los sistemas de formación profesional.
Alianzas claves le han permitido traer conocimiento al país y desarrollar pasantías a los aprendices y capacitarse a los instructores, con universidades e instituciones técnicas y tecnológicas de países como México, España, Francia, Alemania, Australia, América Latina y el Caribe.
Bajo el lema: “SENA: Conocimiento para todos los colombianos”, durante el periodo 2002-2006, la entidad se trazó como meta la tarea de rediseñarse para ponerse a tono con la globalización y entrar renovada en la era digital.
La utilización intensiva de su capacidad instalada; la reorientación decidida de las inversiones hacia los procesos de aprendizaje y del talento humano, que constituyen la razón de ser del SENA; la dedicación exclusiva de los instructores a los procesos de aprendizaje; la supresión de burocracia innecesaria; el control a la construcción de edificios nuevos y la adquisición de equipos industriales innecesarios, constituyen parte de las estrategias que le han permitido a la entidad celebrar, completamente rediseñada, sus primeros 50 años.
La apertura de alianzas nacionales e internacionales y la disposición de nuevos ambientes de aprendizaje, le permitieron generar calidad, pertinencia y eficiencia en el cumpliendo de su misión en las diferentes regiones.
Agosto de 2003 marcó un hito en la formación del SENA. A partir de esa fecha, se implementó el aprendizaje virtual, con ventajas como la alta cobertura, la distribución territorial equilibrada, la posibilidad de acortar distancias, además de la atención flexible y oportuna del e-learning empresarial.
En el 2004, se lanza el programa SENA 24 horas, que incrementa la cobertura de formación profesional y la utilización de los Centros de Formación, entre las 9 de la noche y las seis de la mañana.
La reestructuración del SENA, adoptada mediante el Decreto 249 del 28 de enero de 2004, estableció que los instructores deben dedicar 32 horas a la semana para los procesos directos de formación. Esta decisión contrasta con las 26 horas semanales por instructor, que venían rigiendo desde 1997.
Para el fortalecimiento de la presencia institucional en regiones en donde se requería, mediante el decreto de reestructuración también se crearon siete nuevas regionales autónomas y con presupuesto propio en los departamentos de Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada. De igual manera, se creó la Regional Cundinamarca, independiente de la Bogotá.
Los ambientes virtuales de aprendizaje, constituyen uno de los pilares estratégicos que le permitieron al SENA crecer 263% en los últimos cuatro años, pasando de ofrecer en sus diversos programas de aprendizaje un total de 1.142.798 cupos en el 2002, a 4.148.809 cupos en el 2006.
La formación en línea ha beneficiado con módulos de especialización a 772.635 colombianos en 1.045 municipios y a otros 2.200 colombianos residentes en 71 diferentes países.
En esta tarea participan 2000 tele-instructores, que coordinan más de 400 módulos de aprendizaje en 14 áreas ocupacionales, que van desde el arte, pasando por las ciencias naturales, sociales, educativas y de servicios gubernamentales, finanzas y administración, salud, ventas y tecnologías de información, entre otras.
Para la formación virtual el SENA dispone de 16.000 computadores destinados a los aprendices; de las aulas de escuelas y colegios que los alcaldes proveen en casi todos los municipios y de 637 tele-centros comunitarios del Programa Compartel, que suministran navegación gratuita hasta por un millón de horas, en un sistema financiado por el Servicio Nacional de Aprendizaje.
Adicionalmente, en el segundo semestre de 2006 se articularon la televisión y la WEB, con lo cual existe la posibilidad de estudiar desde cualquier lugar donde exista TV y conexión a Internet. Estos se emiten a través del Canal Institucional de lunes a viernes, de 5:30 a.m. a 6:30 a.m., con repetición desde las 12 de la noche hasta las 5:30 de la mañana.
El deseo de un joven, de formar a la clase trabajadora de su país, se convirtió con el paso de los años en una institución modelo de América Latina y el mundo. Así podría sintetizarse la historia del SENA.
Ahora, su plan estratégico 2007-2010, busca dar respuesta a los retos que enfrentará Colombia, derivados de la profundización en la globalización de la economía, a la necesidad de una transformación a fondo del aparato productivo nacional en términos de su diversificación, especialización y modernización, y a la búsqueda de un desarrollo social y económico.
Además, las universidades han abierto las puertas a los técnicos y tecnólogos para que continúen su cadena de formación y alcancen su título profesional, lo cual constituye un estímulo adicional para nuestros egresados.
El SENA está al día en conocimiento, desarrollo tecnológico e innovación, pero mantiene su dinámica de cambio, a fin de seguir proporcionando la herramienta fundamental para que un país salga de la pobreza y las empresas sean más competitivas: Conocimiento para todos los colombianos.
1.1.3 Estructura Organizacional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
El SENA, como ya se mencionó anteriormente, aparece en el escenario nacional en el Decreto 118 de 1957 que lo crea (Anexo 14). Dentro de la evolución posterior se reestructura en varias oportunidades mereciendo mención el Decreto 2149 de 1992, siendo éste justamente, derogado por la Ley 119 de 1994, que define al SENA como establecimiento público con las características propias de una entidad de su linaje.
Sobre el particular vale la pena señalar que en su origen la Ley 119 de 1994 es una ley de iniciativa popular, estructurada sobre el artículo 2o. de la Ley 134 de 1994, que permite desarrollar la iniciativa popular como la solicitud que hace un grupo de ciudadanos ante el órgano competente, para que se lleve a cabo un referendo o la emisión, reforma o derogación de una norma o conjunto de normas de carácter constitucional, legal o administrativo.
La Constitución Política de Colombia de 1991 expresa en su artículo 40 num.5, el derecho que tiene todo ciudadano de presentar iniciativas ante las corporaciones públicas, y en el artículo 155 a su vez señala que podrán presentar proyectos de ley o de reforma constitucional, un número de ciudadanos igual o superior al cinco por ciento del censo electoral existente en la fecha respectiva.
2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se realizó un análisis a la investigación realizada sobre la Institución y sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima fundamental en el análisis e interpretación, ya que las TVD propiamente son un instrumento que se genera a partir del análisis e interpretación de una investigación de la Institución y sus fuentes documentales.
En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber:
2.1. CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES
Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la documentación, ya que se identificarán en la propuesta de Tabla de Valoración Documental y los documentos de apoyo no se contemplaron.
Es así como las series y subseries de cada oficina que produjo los documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados.
La conformación de series y subseries permite conservar unidades documentales completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de los mismas, acorde a las necesidades de la Institución y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.
A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de clasificación general debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander. Así mismo y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series y subseries manejadas por cada unidad administrativa.
2.1.1 Codificación
Después de estudiar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:
2.1.1.1 Codificación unidades administrativas
Se adopta la nueva codificación para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander teniendo en cuenta la estructura orgánica y funcional, dicha codificación será presentada en la Tabla de Valoración Documental debajo de la palabra código, con el fin de mostrarla de manera independiente a la codificación de las series y subseries documentales.
La estructura de los códigos para las oficinas que produjeron de documentos parte del estudio de la estructura organizacional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, identificado los niveles jerárquicos, las secciones, subsecciones que lo integran, tomando la codificación de la siguiente manera:
COD. SECCION SECCION COD. SUBSE CCION SUBSECCION COD.
SERIES SERIES SUBSERIESCOD. SUBSERIES 100
DIRECCION
REGIONAL 02 ACTAS 14
actas del consejo regional
03 ACUERDOS
10 CONVENIOS
12 INFORMES 03 Informes de gestión
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
22 RESOLUCIONES
110 OFICINA JURIDICA 08 CONTRATOS 01
Contrato de Prestacion de Servicios Personales 12 INFORMES 01 informes de aspectos legales de la regional 18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 200 GRUPO APOYO MIXTO ADMINISTRATIV O Y FINANCIERO 12 INFORMES 06 informes de situacion administrativa financiera
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
210
TALENTO HUMANO CAPACITACION Y
BIENESTAR 16 NOMINA
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
19 PLANES Y PROGRAMAS 03 planes de capacitacion de funcionarios 19 PLANES Y PROGRAMAS 11 programas de recreacion 19 PLANES Y PROGRAMAS 12 programas de salud ocupacional
19 PLANES Y PROGRAMAS 13 programas de vivienda
220 CONTABILIDAD 04 ASIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD
09 CONTROLES DE GESTION 04
Controles presupuestal mensual y anual contabilidad
12 INFORMES 02 informes de consolidacion
12 INFORMES 07 informes de validacion de contabilidad
12 INFORMES 10
Informes tecnicos y estadisticos sobre procesos financieros
14 LIBROS 01 libro auxiliar de bancos
14 LIBROS 02 libro diario columnario
14 LIBROS 03 libro mayor y balance
19 PLANES Y PROGRAMAS 07 planes y programas de contabilidad
19 PLANES Y PROGRAMAS 09 programas anual de caja 21 PROYECTOS 230 TESORERIA 05 CERTIFICACIONES 02 certificaciones de retenciones en la fuente, reteica y reteiva COD. SECCION SECCION COD. SUBSE CCION SUBSECCION COD.
SERIES SERIES SUBSERIESCOD. SUBSERIES
12 INFORMES 02 informes de consolidacion 12 INFORMES 08 Informes diarios de movimientos de caja, bancos e inversiones
240 COMPRAS 08 CONTRATOS 05 Contratos de Suministros
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
19 PLANES Y PROGRAMAS 01 planes anuales de compra
250 ALMACEN E INVENTARIOS 02 ACTAS 06 actas de alta de inventarios
02 ACTAS 07 actas de baja de inventarios de consumo 02 ACTAS 08 actas de baja de inventarios devolutivos
12 INFORMES 04 informes de inventarios
13 INVENTARIOS
2.1.1.2 Codificación de series y subseries
El código para una serie documental, es un número que consta de dos dígitos consecutivos de forma ascendente, para realizar este proceso se listaron las series documentales en orden alfabético y se numeraron, al igual las subseries documentales. Ejemplo:
SERIE CODIGO SERIE
ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL 01
ACTAS 02
ACUERDOS 03
El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente por cada serie documental, dependiendo del orden alfabético.
SUBSERIE CODIGO SUBSERIE
ACCIONES DE FORMACIÓN DE CURSOS ESPECIALES
01 ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL DE
CURSOS COMPLEMENTARIOS
02 ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL DE
CURSOS TITULADOS. 03
ACTAS ACLARACION CONSECUTIVO
CIRCULARES 01
ACTAS ACLARACION CONSECUTIVO CONVENIOS
02 ACTAS ACLARACION CONSECUTIVO DE
CORRESPONDENCIA
En resumen, la codificación de las secciones, subsecciones, las series y las subseries documentales constan de siete dígitos, así: Los tres primeros corresponden a la dependencia, oficina, sección o subsección de la entidad, los dos dígitos siguientes corresponden a la serie documental, y los dos últimos corresponden a la subserie documental, Ejemplo:
SECCION SERIE SUBSERIE CODIGO
COD. SERI ES NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL COD. SUBSE RIES NOMBRE DE LA SUBSERIE
DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTALES
01 ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL 01 acciones de formacion de cursos especiales listado de participantes, planillas de evaluacion. 01 ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL 02
acciones de formacion profesional de cursos
complementarios listado de participantes, planillas de evaluacion.
01 ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL 03 acciones de Formacion profesional de cursos titulados.
formatos de inscripcion, listado de seleccionados, actas de ingreso
con soportes, planillas de evaluacion, reportes de desercion,
solicitudes de aplazamiento, traslado, registro de inasistencia,
planillas de evaluacion del alumno etapas lectiva y productiva,
condiciones de matricula, cancelacion de matrícula, reintegros, validaciones, homologaciones, felicitaciones.
02 ACTAS 01 Actas Aclaracion Consecutivo Circulares Actas Aclaracion Consecutivo Circulares 02 ACTAS 02 Actas Aclaracion Consecutivo convenios Actas Aclaracion Consecutivo convenios 02 ACTAS 03 Actas Aclaracion Consecutivo de Correspondencia ActasCorrespondenciaAclaracion Consecutivo de 02 ACTAS 04 Actas Aclaracion Consecutivo Mandamiento de Pago Actas Aclaracion Consecutivo Mandamiento de Pago 02 ACTAS 05 Actas Aclaracion Consecutivo Resoluciones Actas Aclaracion Consecutivo Resoluciones 02 ACTAS 06 actas de alta de inventarios actas
02 ACTAS 07 actas de baja de inventarios de consumo conceptos tecnicos, acta del comité de bajas, Notas de Egreso, Acta de Entrega
02 ACTAS 08 actas de baja de inventarios devolutivos
Actas de Baja Devolutivos,• Actas de Baja Devolutivos,• Actas de Baja Devolutivos,• Actas de Baja Devolutivos, • Actas de Baja
Devolutivos,• Actas de Baja Devolutivos, Notas de Egreso
02 ACTAS 09 actas de comité de evaluacion y seguimienato de aprendices actas, citaciones, anexos 02 ACTAS 10 actas de comité de ingreso y selección de alumnos actas, citaciones, anexos 02 ACTAS 11 actas de comité selección de instructores actas, anexos
02 ACTAS 12 actas de comité tecnico de centro actas
02 ACTAS 13 actas de comité tecnico pedagogico actas, citaciones, anexos 02 ACTAS 14 actas del consejo regional actas
03 ACUERDOS Acuerdos
04 ASIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD
causaciones de las cuentas por pagar, certificados de disponibilidad presupuestal, certificados de registro presupuestal, conciliaciones bancarias, conciliaciones de cuentas contables.
05 CERTIFICACIONES 01 certificaciones de alumnos Certificaciones de estudio 05 CERTIFICACIONES 02 Certificaciones de retefuente certificaciones
05 CERTIFICACIONES 03 certificaciones por competencias laborales
solicitudes, listado de participantes, planillas de evaluacion,
certificado por compentencias laborales
COD. SERI ES NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL COD. SUBSE RIES NOMBRE DE LA SUBSERIE
DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTALES
06 COBRO COACTIVO mandamientos de pago
07 CONSECUTIVOS 01 consecutivo de circulares
circular, anexos, indice de circulares, antecedentes
07 CONSECUTIVOS 02 consecutivo de correspondencia producida antecedentes y anexos, indice de correspondencia 07 CONSECUTIVOS 03
consecutivos de
correspondencia recibida indice diario de correspondencia recibida 08 CONTRATOS 01 Contrato de Prestacion de Servicios Personales
actas de inicio del contrato, actas de liquidacion del contrato,actas de modificacion del
contrato,constancias laborales, cdp, crp, actas de selección, invitacion a cotizar
08 CONTRATOS 02 Contratos de aprendizaje solicitudes de los empresarios, presentacion del aprendiz, contratos de aprendizaje
08 CONTRATOS 03 Contratos de Obra
actas de inicio del contrato, actas de liquidacion del contrato,actas de modificacion del
contrato,constancias laborales, cdp, crp, actas de selección, invitacion a cotizar, controles de interventoria
2.2 VALORACIÓN DOCUMENTAL
Para entrar a proponer los tiempos de conservación a cada subserie documental se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvo presente los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité de Archivo de la Entidad. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas.
La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subserie documental en la etapa del Archivo Central, su conservación y disposición final.
2.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E HISTÓRICO
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander conformará y organizará sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la Tabla de Retención documental propuesta y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía que tendrá como fin, disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.
Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documéntales presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos. Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de la información.
Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Alfabético, Numérico, Cronológico y Geográfico.
Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander está facultado para realizar eliminaciones documentales.
Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los
documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección.
2.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la propuesta de Tabla de Retención Documental se debe proceder a normalizar el proceso de transferencias documentales, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.
Para este proceso se implementará el Formato Único de Inventario Documental tal y como se regula en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación (Ver Anexo 11) y para su diligenciamiento se trabajará el instructivo Formato Único de Inventario Documental (Ver Anexo 12).
Cada año el Archivo Central en los tres primeros meses, realizará el calendario de transferencias documentales y coordinará dicho proceso.
2.4.1 Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central
Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.
Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural.
Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.
Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.
Elabore el Formato de Inventario Único Documental
El Formato de Inventario Único Documental será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.
No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios o misceláneos.
Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo Central y aplicando la Tabla de Retención Documental.
2.5 DISPOSICIÓN FINAL
En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización.
Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso.
Para normalizar estos procesos se plantea:
Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido
su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en archivos de gestión y central, emitido por al Archivo General de la Nación, presentado en el Anexo 13.
Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no esta reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la TRD.
Las eliminaciones documentales harán parte del proceso de transferencias documentales primarias y secundarias, anotando que en las transferencias
primarias los archivos de gestión solo estarán facultados para eliminar documentos de apoyo y selección natural.
Así mismo para las transferencias secundarias se aplicaran las modalidades de muestreo descritas a continuación:
Muestreo: En la columna instrucciones del cuadro de Tablas de Retención
Documental para cada subserie en que se requiera realizar selección documental, se explicará cual es la modalidad de muestreo a aplicar.
Se trabajó en el desarrollo de esta propuesta el muestreo aleatorio y el sistemático. Y dentro del muestreo sistemático se contempló el muestreo cronológico y el muestreo por polos de interés.
Muestreo Aleatorio: Cuando la muestra se toma al azar y no depende de pautas o períodos. Se parte del supuesto de que cualquier unidad de la serie tiene todas las posibilidades de representar a la serie. Mientras más homogénea sea la base menor ha de ser la muestra.
Muestreo Sistemático: Cuando la muestra depende del criterio o establecimiento de una pauta predeterminada de selección (geográfico, alfabético, sociológico, etc.).
Muestreo cronológico: Consiste en tomar como criterio especifico la fecha de los documentos, así: el día tal, el mes tal, etc. y eliminar los demás de la serie.
Muestreo por polos de interés: Consiste en seleccionar de la población de muestra aquellos documentos que tienen un interés particular para la entidad.
2.6 RETENCIÓN DOCUMENTAL
Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.
La retención documental se fijó en años para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.
2.7 APLICACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicación y opera a partir del archivo Central o Histórico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las siguientes acciones:
• Capacitación: Aplicación TVD
• Selección: retiro de la documentación que ha perdido sus valores primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD.
• Foliación
• Eliminación: elaboración inventarios.
• Preparación física de la documentación a conservar: limpieza, retiro de material metálico y sustitución de unidades de conservación.
• Inventario: actualización.
La Tabla de Valoración Documental será adoptada por la entidad mediante resolución, a partir de que sea aprobada en las instancias correspondientes y serán de obligatorio cumplimiento. Estas constituirán la base y el referente para la organización de los archivos, podrá aplicarse a los documentos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó su elaboración.
2.7.1 Procedimiento para la Actualización y Seguimiento de la Tabla de Valoración Documental
El Archivo realizará seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Valoración Documental y elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de valoración Documental que surjan del seguimiento deberán ser evaluadas por el jefe de Archivo y presentadas al Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander para su estudio y aprobación.
2.8 EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Entidad productora: Se coloca el nombre completo de la Institución, así se
identifica la entidad que produjo los documentos.
Oficina Productora: Corresponde a la unidad administrativa (oficina,
dependencia, sección o grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de sus funciones.
Código: En este campo se consignará el número asignado a las series y
subseries documentales.
Series, Subseries y Tipos Documentales: Se anota el nombre asignado al
conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Es decir, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos documentales que configuran los expedientes.
Para facilitar la visualización e identificación en el cuadro de Tablas de Valoración Documental, las series, subseries y tipos documentales se escribieron cumpliendo las siguientes características en cuanto a tipo de letra:
Serie: Mayúscula sostenida y en negrita Subserie: Mayúscula inicial y en negrita Tipos Documentales: Tipo oración
Retención: En este campo se define y registra el número de años que la unidad
documental permanecerá de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo Central (AC).
Retención en el Archivo Central (AC): En este archivo se salvaguardan los
documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes dependencias de la entidad y por un plazo precaucional de las series determinando en años.
Fechas extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada grupación
documental. Identificada en el quinta y sexta columna de la tabla de valoración documental. Debencolocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 19-may-1950 – 23-dic-1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando la documentación no tengan fecha se anotará s.f., que significa sin fecha.
