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MANUAL DEL
USUARIO
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© 2000 I.R.I.S. Reservados todos los derechos
Tecnología OCR, ViewGrey y ScanGrey propiedad de I.R.I.S.
The Proximity/Merriam Webster Linguibase
Copyright 1984 Reservados todos los derechos
Proximity Technology Inc.
Copyright 1984 Reservados todos los derechos
Merriam Webster Inc.
The Proximity/Merriam Webster Linguibase
Copyright 1984 Reservados todos los derechos
Proximity Technology Inc.
Copyright 1984 Reservados todos los derechos
William Collins Sons & Co. Ltd.
La ortografía de este producto está basada en la
Proximity Linguistic Technology
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L
A
GESTIÓN
DE
SUS
TARJETAS
DE
VISITA
Cardiris es una inmejorable herramienta de productividad, diseñada para la
gestión electrónica de sus tarjetas de visita. Con ella podrá archivar, indexar y
codificar por OCR (“Optical Character Recognition”) las tarjetas de cualquier
lugar del mundo.
En la época de información y comunicación en que vivimos, cualquier
información importante se almacena en bases de datos. Y dado que el buen uso
de ésta es la clave del éxito, Cardiris es la solución para la gestión de sus contactos
comerciales. Con Cardiris podrá realizar una gestión completa de sus tarjetas de
visita: desde su almacenamiento digital hasta la explotación informática de los
datos contenidos en ellas.
P
RIMERO,
DEL
PAPEL
A
LA
IMAGEN
Cardiris contribuye a la mejora del funcionamiento habitual de su oficina,
retirando de la circulación todas las tarjetas de visita. En cualquier empresa, las
mesas y los cajones de los empleados están abarrotados de tarjetas de visita de
todos tipos y países. Y estas tarjetas - más incluso que cualquier otro documento
- tienen los inconvenientes típicos del formato papel: se pierden con facilidad,
los compañeros de trabajo no pueden acceder a ellas y es difícil localizarlas y
ordenarlas.
Cardiris, el “Rolodex electrónico”
©, pone punto final a todo este desorden.
En primer lugar, se escanean las tarjetas de visita y a partir de ese momento las
imágenes se guardan en una base de datos. Utilice, pues, Cardiris, para digitalizar
sus tarjetas de visita y olvídese de verlas dispersas por cualquier sitio, sin que la
importante información que contienen se utilice de verdad.
De esta manera, podrá tirar todas las tarjetas o devolverlas a su proprietario
en cuanto las haya archivado. Lo que quiere decir que nunca perderá su
información. Pero no sólo no perderá el logotipo o el eslogan de la empresa, sino
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tampoco el segundo número de teléfono o esa dirección de correo electrónico
que le es imposible introducir en su base de datos o agenda electrónica tradicional.
Si posee tarjetas de visita “exóticas”, por ejemplo japonesas, chinas o árabes,
que no se pueden introducir simplemente en una base de datos, Cardiris le
proporcionará la máxima ayuda. El programa le ofrece una solución única, pues,
en primer lugar, archiva las imágenes de las tarjetas. O sea, que incluso si el
OCR no puede reconocerlas, siempre podrá usted consultar la imagen.
El programa reconoce numerosos escáneres específicos para la digitalización
de tarjetas de visita, de sobremesa, con alimentador automático, o bien dispositivos
del tipo MFP (periféricos multifunción). Cualquiera que sea su escáner funcionará
con Cardiris.
Las imágenes se guardan en formato altamente comprimido para limitar así
el uso de espacio en el disco duro. Las tarjetas digitalizadas se visualizan
perfectamente –por regla general a mayor tamaño que el real– mediante una
técnica de visualización de alta resolución que las hace fácilmente legibles sin
tener que utilizar el zoom: un visualizador avanzado convierte las imágenes en
blanco y negro en otras en escala de grises, con lo que se consigue un alto nivel
de legibilidad, incluso en monitores de baja resolución de 14 pulgadas.
Además, Cardiris le permite añadir comentarios personales en un campo
específico para notas; de esta manera, bastará con escanear cualquier tarjeta de
visita que reciba y añadir las notas que desee. Así ya nunca perderá información.
SEGUNDO,
DISPONE
DE
UN
TEXTO
EDITABLE
Una vez archivadas las tarjetas, podrá convertir las imágenes en datos,
indexándolas y ejecutando el reconocimiento óptico de caracteres. Mediante la
indexación se ordenan las tarjetas en función de una primera clave de búsqueda:
el nombre de la empresa. La función de OCR (siglas inglesas de “Optical
Char-acter Recognition”) permite extraer los datos de la imagen de la tarjeta de manera
automática.
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Aquí el proceso de OCR consta de dos pasos: por un lado, el reconocimiento
de caracteres para convertir la imagen en texto editable. Y por otro, la asignación
de los elementos de texto reconocidos a los campos adecuados de la base de
datos del programa. El reconocimiento óptico de caracteres le permite codificar
tarjetas de visita sin pasar por la fase tediosa de tener que teclear los datos.
Acuérdese de la última feria comercial a la que asistió y de la que volvió con un
montón de tarjetas, que su secretaria tardó dos días en teclear...
Cardiris dispone de una tecnología especializada de reconocimiento,
especialmente diseñada para detectar caracteres de pequeño tamaño. Reconoce,
asimismo, más de 21 idiomas. Todas las lenguas europeas y americanas están
disponibles, incluidas las de Europa del Este.
El identificador de campo asigna los datos reconocidos al campo adecuado
de la base de datos del programa. Cardiris utiliza una base denominada de
''conocimiento'', por lo que dispone de la inteligencia necesaria para distinguir el
nombre de los apellidos, una ciudad del país al que pertenece, un número de
teléfono de otro de fax, etc.
A partir de este momento, Cardiris se ocupa de la presentación de la tarjeta de
visita: cada país posee un “estilo“” diferente a la hora de confeccionar sus tarjetas
de visita. Los estadounidenses, por ejemplo, redactan las direcciones de manera
diferente a los españoles, etc. Sin embargo, Cardiris es capaz de procesar
correctamente las tarjetas de cualquier tipo y país, ya sean de estilo europeo o
americano, verticales u horizontales, etc.
La precisión del reconocimiento dependerá de la calidad de la impresión de
la tarjeta, según se haya utilizado o no un tipo de letra estilizado, o bien se haya
realizado una presentación más “personalizada”. Puede editar y corregir el
resultado cortando y pegando los datos reconocidos. Puede, asimismo, utilizar la
función “arrastrar y colocar” (“drag and drop”) para mayor comodidad de uso.
Las fases de escaneo, indexación y OCR son independientes. La indexación y
el OCR pueden diferirse. A veces, los agentes comerciales, los empleados de
una oficina de información o de un stand en una feria, las secretarias de recepción,
etc. pueden estar excesivamente ocupados para indexar y realizar el OCR de las
tarjetas, pero sí hay tiempo para realizar rápida y fácilmente el escaneo de las
VI
tarjetas de los visitantes... Luego, Cardiris guardará los datos de todas estas
per-sonas sin ningún esfuerzo.
T
ERCERO
,
ES
UNA
BASE
DE
DATOS
Una vez que las tarjetas de visita se han convertido en un texto colocado en
campos de datos, dispone usted de una verdadera base de datos de direcciones,
similar a la que proporciona un sistema de archivado de tarjetas. En ella podrá
buscar directamente los datos a partir de cualquier campo. Es posible, también,
ordenarlas y seleccionarlas. Buscar el nombre de una empresa o de un cliente se
convierte así en un juego de niños. Incluso si sólo se dispone de una información
limitada - las primeras letras del nombre de una empresa, por ejemplo - puede
estar seguro de encontrar rápidamente el nombre del contacto que está buscando.
Podrá, además, telefonear a esa persona sin tener que marcar el número, gracias
a la función de marcado automático. ¡Cardiris lo hace en su lugar!
Los datos resultantes también pueden exportarse. Cardiris es un complemento
ideal para las aplicaciones de gestión de contactos, de información personal, las
bases de datos generales o incluso los procesadores de texto, cuya función de
combinación de correspondencia permite imprimir cartas, sobres y etiquetas.
¡Ni que decir tiene que para exportar a Microsoft Outlook basta con un simple
clic!
También puede importar datos, para incluir las direcciones ya almacenadas
en el accesorio Fichero de Windows 3.1. Para insertar datos de otras fuentes,
como folletos, catálogos, revistas, etc. el producto IRISPen, hermano de Cardiris,
podrá ayudarlo en esta tarea. Se trata de un lápiz óptico que permite introducir
datos en cualquier aplicación de Windows en el lugar exacto donde se haya
situado el cursor. Basta con que deslice el lápiz IRISPen sobre una línea de texto
para que ésta se introduzca directamente en Cardiris.
Otras ventajas de Cardiris con respecto a los documentos en papel son igual
de evidentes que las anteriores: al trabajar con una base de datos, la información
se encuentra centralizada y disponible para cualquier empleado. Las bases de
datos, además, pueden transferirse fácilmente a disquetes o a un ordenador portátil.
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N D I C E
La gestión de sus tarjetas de visita ... III
Primero, del papel a la imagen ... III
Segundo, dispone de un texto editable ... IV
Tercero, es una base de datos ... VI
Índice ... VII
Derechos de autor ... X
Capítulo 1: Instalación
Requisitos del sistema ... 1-1
Accesorios suministrados con el producto ... 1-2
Instalación del escáner ... 1-2
Instalación del I.R.I.S. Card Scanner ... 1-3Instalación del software de Cardiris ... 1-4
La comodidad no es pereza ... 1-6
Desinstalación del software de Cardiris ... 1-7
Programa de desinstalación de Cardiris ... 1-8 Programa de (des)instalación de Windows ... 1-8Archivos instalados ... 1-9
Archivos “Léame” ... 1-10 Controladores de escáner ... 1-10¡Regístrese! ... 1-10
Cómo obtener asistencia técnica ... 1-12
Contactar con I.R.I.S. ... 1-13
Capítulo 2: Descubra Cardiris
Inicio del programa ... 2-1
Comó abrir una base de datos ... 2-3
Dos modos de visualización ... 2-4
Las imágenes y cómo visualizarlas ... 2-5
Cómo hacer zoom en las imágenes ... 2-7
Nombres de empresas, de países y de particulares ... 2-8
La verdad viene del estado ... 2-10
Cómo tomar notas ... 2-11
¡ Cardiris es un Rolodex electrónico!© ... 2-13
Todo cuanto debe saber sobre el modo lista ... 2-13
Visualización de tarjetas en el modo lista ... 2-16
VIII
Seleccionar tarjetas en el modo lista ... 2-17
Teclear el texto es guardarlo ... 2-17
Configuración del escáner ... 2-19
Digitalizar tarjetas de visita ... 2-23
Tarjetas con formato vertical ... 2-26
Importación de imágenes digitalizadas ... 2-28
Reconocimiento de tarjetas ... 2-28
Cardiris lo transportará alrededor del mundo ... 2-30
División del texto en frases ... 2-30
Imprescindible almacenar ... 2-32
Edición “arrastrando y colocando” ... 2-35
Tarjetas verificadas, es lo que buscamos ... 2-37
Inserción manual de datos ... 2-38
IRISPen corta en el papel y pega en Cardiris© ... 2-38
Cogiendo la vía rápida ... 2-39
El buen uso de la base de datos ... 2-41
Búsqueda de tarjetas de visita ... 2-41
Selección de las tarjetas de visita ... 2-44
La ordenación de tarjetas ... 2-47
Conexión de un teléfono ... 2-48
Cardiris marca números de teléfono ... 2-50
Explote los datos donde le apetece ... 2-53
Cómo exportar contactos a Microsoft Outlook ... 2-56
Regreso al mundo del papel ... 2-59
De Cardfile a Cardiris ... 2-62
Mantenimiento de la base de datos ... 2-64
Para los amantes de las cifras ... 2-64
Eliminar tarjetas de visita ... 2-65
No es imprenscindible tener imagen ... 2-68
Eliminación de una base de datos íntegra ... 2-68
La ayuda en línea ... 2-69
Capítulo 3: Guía de referencia de las funciones
La barra de botones ... 3-1
Botón Tarjeta ... 3-1 Botón Lista ... 3-4 Los botones Primero, Anterior, Siguiente y Último ... 3-6IX
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Botón Escanear ... 3-7 Botón Reconocimiento ... 3-9 Botón Rotación ... 3-10 Botón Marcado Automático ... 3-10 Botón Exportar ... 3-12 Botón Diseño ... 3-13 Botones de letra inicial ... 3-14 Botón Todo ... 3-15 Botón Buscar ... 3-15 Botón Info de la Base de Datos ... 3-16
