SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCESO OPERATIVO: FACTURACIÓN Y COBRANZAS

PROCEDIMIENTO: RECAUDOS

ELABORADO VERSIÓN Nº 1

POR: Gestión de Calidad POR: Gestión de la Calidad

I N D I C E

I.

ANTECEDENTES

a) TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

RECAUDOS

b) OBJETIVO

Descripción de actividades y responsabilidades para administrar los registros y controlar los informes de cobros que realizan las entidades de recaudo (internas y externas).

.

c) ALCANCE

Comprende desde el control y registro de informes que las entidades de cobro efectúan y concluye con la entrega de información de cobros realizados.

d) RESPONSABLE DE LA SUPERVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Jefe División de Cobranzas y Cartera

e) UNIDADES Y PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS

 Gerencia de Segmento Empresas

 División de Cobranzas

 División de Tecnologías de Información

 Asesoría Legal

 U.T. Cartera

 U.T. Cobranzas

PROCEDIMIENTO DE ENTRADA PROCEDIMIENTO DE SALIDA

Cajas (ADM-DCB-P02) Reclamos Facturación (ADM-DAC-P08)

f) DEFINICIONES

Cobranza, modulo que soporta los procesos de conexión/desconexión como la emisión de

órdenes de suspensión, reconexión, retiro y reinstalación del servicio. Igualmente, la gestión de plazos de pago para suscriptores cuyas cuentas por servicio se encuentren vencidas y exención de procesos de suspensión o retiro para clientes especiales. Adicionalmente, gestiona los diferentes programas de cartera de la empresa para el caso de cartera de dudoso recaudo o de edad avanzada, permitiendo liquidar comisiones a las entidades de cobro.

Conciliación de recaudos, agrupador de los recaudos gestionados por una entidad

centralizadora.

CxC, modalidad de cobro mediante emisión de facturas manuales

Documento Soporte de Recaudo, documentos que soportan los movimientos que afectan los

valores recaudados por la empresa de servicio por concepto de pagos de sus facturas. Por ejemplo: Control de cupones, Sobrantes, Faltantes, Devolución de documento de pago, etc.

Entidad de Recaudo, entidad encargada de recibir los pagos de las facturas emitidas por la

Recaudos, realiza el registro y control de la información de los pagos efectuados por los

clientes, en virtud de cualquier obligación contraída con el operador, ya sea por conceptos de ventas, facturación recurrente, financiaciones, etc.

II. OPERATORIA

Responsable Unidad de Trabajo Cobranzas

1. Revisa periódicamente vigencia de contratos con entidades de cobranza (viene de procedimientos Generación de Cuentas y Cajas)

2. Realiza conciliación del recaudo de valores cobrados vs. facturados 3. Verifica si existen diferencias en la conciliación

 Si existen diferencias, al paso siguiente

 Caso contrario, al paso 5

4. Solicita resolver diferencias a entidad de cobranza y retorna al paso 2 5. Genera reportes por fecha y/o por tipo de documento

6. Genera informe de cobranzas en forma periódica o Original a Jefatura Div. Cobranzas

o Copia a archivo

Cajero

7. Verifica si tiene acceso a sistema SIC (viene del procedimiento Cajas)

 Si tiene acceso, al paso siguiente

 Caso contrario, finaliza

8. Atiende a clientes que pagan servicio bajo diferentes modalidades, Ej.; en sistema SMARTFLEX, SIC y CxC

9. Reporta en forma separada cobros en sistema (Vuelve al procedimiento Cajas)

Supervisor de Cobranzas

10. Revisa conformidad de documentos de cobranza con la información de recaudo

 Si está conforme, al paso siguiente

 Caso contrario, retornando al paso 3

11. Realiza registro de transacciones de los cobros vs. facturas en base a reportes de cobranza

12. Autoriza impresión de duplicado de factura y otros documentos Ej.: (cierres de Caja, detalles de Caja)

Jefe de División de Cobranzas y Cartera

14. Analiza informes de cobranza

15. Solicita aclaraciones a observaciones efectuadas de la conciliación del recaudo 16. Autoriza devolución de saldos a favor

Responsable Unidad de Trabajo Cobranzas

17. Efectúa cierre del proceso de Recaudos, finalizando el procedimiento; se remite al procedimiento de Reclamos de Facturación

III. PARAMETROS DE SEGUIMIENTO

1. DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Documento Tipo de Documento Manual o Automatizado Ejemplares Original Copia Informe I M 1 1 Factura F A 1 0

(*) F: Formulario I: Informe: R: Reglamento P: Política

2. INDICADOR Y TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO

Recaudos QUE COMO DONDE QUIEN CUANDO

OBJETO DE MEDICIÓN

Controlar los

informes de cobros

que realizan las

entidades de recaudo Revisión en sistema Smartflex Div. Cobranzas y Cartera Jefe Div. Cobranzas y Cartera Periodica mente

FÓRMULA Informe de cobros de entidades de recaudo = cobros según conciliación

en recaudo

PARÁMETRO 100%: óptimo

Menor a 100%: observado

III.

ANEXOS

PROCESO OPERATIVO: FACTURACIÓN Y COBRANZAS PROCEDIMIENTO: RECAUDOS NO SUPERVISOR DE COBRANZAS JEFE DIV. COBRANZAS Y CARTERA

RESP. U.T. COBRANZAS CAJERO (CAJA INTERNA)

4 SOLICITA RESOLVER DIFERENCIAS A ENTIDAD DE COBRANZA DIFERENCIAS? 3 VERIFICA SI EXISTEN DIFERENCIAS EN CONCILIACION 15 SOLICITA ACLARACIONES A OBS. EFECTUADAS DE LA CONCILIACIÓN DEL RECAUDO 14 ANALIZA INFORMES DE COBRANZA 2 REALIZA CONCILIACION DEL RECAUDO DE VALORES COBRADOS VS. FACTURADOS 5 GENERA REPORTES POR FECHA Y/O POR TIPO DE DOCUMENTO PROCED. RECLAMOS FACT. 6 GENERA INFORME DE COBRANZAS EN FORMA PERIODICA (0-1) PROCED. GENERACION DE CUENTAS SI NO SI 17 EFECTÚA CIERRE DEL PROCESO DE RECAUDOS 16 AUTORIZA DEVOLUCION DE SALDOS A FAVOR SI 13 REMITE INFORMACIÓN DE COBRANZA DIARIA A ENC.C.C.COMTECO 10 REVISA CONFORMIDAD DE DOC DE COBRANZA CON LA INFORMACIÓN DE RECAUDO CONFORME? 11 REALIZA REGISTRO DE TRANSACCIONES DE COBROS VS. FACTURAS 1 REVISA VIGENCIA DE CONTRATOS CON ENTIDADES DE COBRANZA PROCED. CAJAS 12 AUTORIZA IMPRESIÓN DE DUPLICADO DE FACTURA Y OTROS DOCUMENTOS SI TIENE ACCESO? 7 VERIFICA SI TIENE ACCESO A SISTEMA SIC, SMARTFLEX, BTEL NO PROCED. CAJAS PROCED. CAJAS INICIO FIN 8 ATIENDE PAGOS DE SERVICIO EN SIST. SMARTFLEX, SIC, BTEL Y C.C. 9 REPORTA EN FORMA SEPARADA COBROS EN SISTEMA FIN NO A A