Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
Ciencia Unisalle
Administración de Empresas Facultad de Ciencias Administrativas y Contables
1-1-2016
Diseño e implementación de buenas prácticas para
Diseño e implementación de buenas prácticas para
fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la
fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la
Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar
Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar
Incondicionalmente Siempre GABIS
Incondicionalmente Siempre GABIS
Edward Andres Tovar GarzonUniversidad de La Salle, Bogotá
Fabian Andres Castro Mejia
Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada
Tovar Garzon, E. A., & Castro Mejia, F. A. (2016). Diseño e implementación de buenas prácticas para fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente Siempre GABIS. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/
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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA
FORTALECIMIENTO DE ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES EN LA FUNDACION SOCIAL GRANDES ALEGRIAS PARA BRINDAR
INCONDICIONALMENTE SIEMPRE GABIS.
EDWARD ANDRES TOVAR GARZON FABIAN ANDRES CASTRO MEJIA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA
PÚBLICA BOGOTÁ D.C.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA
FORTALECIMIENTO DE ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES EN LA FUNDACION SOCIAL GRANDES ALEGRIAS PARA BRINDAR
INCONDICIONALMENTE SIEMPRE GABIS.
EDWARD ANDRES TOVAR GARZON FABIAN ANDRES CASTRO MEJIA
Docente: Martha Luz Chacón Páez Director trabajo de grado Programa de proyección social
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA
PÚBLICA BOGOTÁ D.C.
Contenido
INTRODUCCIÓN ... 8
1. MACRO VARIABLES ... 9
1.1 BIOFÍSICAS DEL TERRITORIO ... 9
1.1.1 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL LUGAR ... 9
1.1.2 CONDICIONES DE VIVIENDA Y SERVICIOS PÚBLICOS ... 10
1.1.3 CONDICIONES DE VÍAS Y ESPACIO PÚBLICO ... 12
1.2 SOCIOECONÓMICAS ... 13
1.2.1 SECTORES PRODUCTIVOS ... 13
1.2.2 EMPRENDIMIENTO ECONÓMICO ... 14
1.2.3 DINÁMICAS DEL MERCADO ... 14
1.2.4 ALIANZAS PÚBLICAS Y PRIVADAS ... 14
1.2.5 CUANTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO ... 15
1.3 POLÍTICO-INTITUCIONALES ... 16
1.3.1 DEBERES ALCALDÍA LOCAL ... 17
1.3.2 RED DE SERVICIOS SOCIALES ... 17
1.4 SIMBÓLICO CULTURALES ... 18
2. ANÁLISIS DOFA ... 19
2.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ... 20
2.2 GESTIÓN CONTABLE ... 21
2.3 GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ... 21
2.4 ANALISIS MATRIZ FODA ... 23
3. CONSOLIDACIÓN Y EJECUCIÓN DE TRABAJO ... 24
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 24
3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 26
3.3 OBJETIVO ... 26 3.3.1 OBJETIVOS GENERAL ... 26 3.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ... 26 4. JUSTIFICACIÓN ... 27 5. MARCOS DE REFERENCIA ... 29 5.1 MARCO TEORICO ... 29
5.2 MARCO CONCEPTUAL ... 32
5.3 MARCO INSTITUCIONAL ... 35
5.3.1 ANTECEDENTES FUNDACIÓN GABIS ... 35
5.3.2 VINCULOS POTENCIALES ... 36 6. EJECUCIÓN DE TRABAJO ... 37 • RECURSOS TECNOLÓGICOS: ... 40 • RECURSOS HUMANOS: ... 40 • RECURSOS ECONÓMICOS: ... 40 • OTROS RECURSOS: ... 40 7. DISEÑO METODOLÓGICO ... 40 7.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN ... 40 7.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 40 7.3 METODO DE INVESTIGACIÓN ... 41 7.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ... 42 8. RESULTADOS ... 42
8.1 ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MARCO INSTITUCIONAL Y ADMINISTRATIVO DE LA FUNDACIÓN ... 43
8.1.1 REDISEÑO DE LA MISIÓN Y VISIÓN ... 43
8.1.2 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 45
8.1.3 DISEÑO DE PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES ... 46
8.2 DISEÑO DE MANUALES DE FUNCIONES ... 48
8.3 ACTUALIZACIÓN DEL BROCHURE DE SERVICIOS DE LA FUNDACIÓN ... 57
8.4 FORTALECIMIENTO DE PRÁCTICAS PARA EL MANEJO DE REDES SOCIALES Y MEDIOS DE PROMOCIÓN WEB DE LA FUNDACIÓN ... 59
8.4.1 Facebook ... 60
8.4.2 Instagram ... 61
8.4.3 Twitter ... 61
8.4.4 Página Web Gratuita ... 62
8.5 RECOLECCIÓN DE SOPORTES CONTABLES DEL PERIODO CONTABLE AÑO 2015 ... 64
8.6 CAPACITACIÓN DEL MANEJO DE SOPORTES CONTABLES ... 65
8.6.1 Recibo de Caja Menor ... 65
8.6.2 Comprobante de caja ... 66
8.6.4 Formato Proveedor de Servicios ... 68
8.7 IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE ... 69
8.8 INGRESO Y ALIMENTACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE A IMPLEMENTAR 71 8.9 ENTREGA DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN GABIS PERIODO 2015 (BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS) ... 75
8.10 DISEÑO DE PRÁCTICAS COMPLEMENTARIAS AL FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ... 75
8.11 OBTENCIÓN DE DONACIONES POR PARTE DE TERCEROS. ... 79
9 CONCLUSIONES ... 85
10 RECOMENDACIONES ... 87
INDICE DE TABLA DE GRAFICOS
Tabla 01. Bogotá D.C. Hogares por Cobertura de Servicios Públicos 2011...…... 12
Tabla 02. Bogotá D.C. Vías Localidad de Kennedy Segundo Periodo 2015……… 12
Tabla 03. Personal Ocupado en Empresas de Kennedy ………15
Tabla 04. Población Ocupada por posición ocupacional y sexo………...……… 15
Tabla 05. Matriz FODA – Gestión Administrativa………... 20
Tabla 06. Matriz FODA – Gestión Contable………. 21
Tabla 07. Matriz FODA – Gestión administrativa y contable………. 21
Tabla 08. Matriz FODA – Gestión Administrativa………... 22
Tabla 09. Matriz FODA – Gestión Contable………. .23
INDICE DE TABLA DE FIGURAS Figura 01. Distribución de Localidades de la Ciudad de Bogotá DC ………. 9
Figura 02. Localidad de Kennedy – Ciudad de Bogotá DC ………. 10
Figura 03. Ubicación Fundación GABIS – Ciudad de Bogotá DC……….. 10
Figura 04. Formato Entrevista Fundación GABIS………. 41
Figura 05. Organigrama Fundación Social GABIS……… 45
Figura 06. Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 1………... 58
Figura 07. Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 2……….... 59
Figura 08. Facebook Fundación Social GABIS………. 60
Figura 09. Instagram Fundación Social GABIS ……… 61
Figura 10. Twitter Fundación Social GABIS……… 61
Figura 11. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……… 62
Figura 12. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……… 62
Figura 13. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……… 63
Figura 14. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……… 63
Figura 15. Recibo de Caja Menor……….………… 65
Figura 16. Recibo de Caja………. 66
Figura 17. Cuenta de Cobro……….… 67
Figura 18. Formato Proveedor de Servicios……….…... 68
Figura 19. Licencia del Sistema Software Contable Easy Contable……….….…... 69
Figura 21. Sistema Software Contable Easy Contable……… 70
Figura 22. Sistema Software Contable Easy Contable……… 72
Figura 23. Sistema Software Contable Easy Contable……… 72
Figura 24. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 1.. 73
Figura 25. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 2.. 74
Figura 26. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 3.. 75
Figura 27. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance General Año 2015 ………... 76
Figura 28. Sistema Software Contable Easy Contable – Estado de Resultados Año 2015 ………….. 77
Figura 29. Formato de Autorización ………….……… 79
Figura 30. Jóvenes utilizando los computadores donados en la clase de sistemas…………. 81
Figura 31. Carta de Donación Banco Colpatria S.A………... 82
Figura 32. Carta de Donación de Imaginarium S.A.S ………... 83
Figura 33. Utensilios de Cocina Donados……….… 84
Figura 34. Aros Ula Ula Donados ……… 84
Figura 35. Multifuncional Donada ……… 85
Figura 36. Horno Microondas……….………. 85
INTRODUCCIÓN
La ejecución y desarrollo de este proyecto surge del espacio que brinda la Universidad de La Salle por medio del programa de Proyección Social dentro del cual de manera voluntaria se optó por esta modalidad de grado, donde se consideró que es una oportunidad de crecimiento profesional y social para enfocar los conocimientos administrativos y contables adquiridos, en pro del desarrollo de las comunidades menos favorecidas, siendo así el foco de trabajo, en caso particular la Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente Siempre (GABIS).
La Fundación GABIS está dirigida a la población de la primera infancia, jóvenes activos, madres lactantes y gestantes, personas con discapacidad y al adulto mayor, donde su principal función es contribuir al asesoramiento, formación y orientación de los integrantes de la fundación, por medio de proyectos lúdico pedagógicos y sociales que complementen un medio de vida íntegro y digno a la comunidad vulnerable en el sector de la localidad de Kennedy, Bogotá D.C.
Teniendo en cuenta lo anterior, en pro de las necesidades identificadas en la Fundación GABIS, la ejecución de este proyecto tiene como fin contribuir con el desarrollo y la implementación de buenas prácticas a nivel administrativo y contable, logrando así consolidar estrategias que permitan a la Fundación realizar su gestión administrativa de manera correcta para la ejecución de sus objetivos, consolidar si información contable para asegurar una planificación financiera y la toma de decisiones adecuadas.
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1. MACRO VARIABLES 1.1 BIOFÍSICAS DEL TERRITORIO
1.1.1 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL LUGAR
Figura 01. Distribución de Localidades de la Ciudad de Bogotá DC
Fuente: http://nuestrabogotamisena.blogspot.com.co/2009/06/division-de-bogota.html
Se identifica que la Fundación GABIS, está ubicada en la localidad de Kennedy en la Carrera 82 B No. 42 H sur 18 Barrio La Loma, en la ciudad de Bogotá. La casa cuenta con tres pisos, el primer piso cuenta con dos entradas, uno para el ingreso de las personas que viven en arriendo en el primer piso y el otro ingreso es por un garaje adecuado como oficina de la fundación donde atiende los distintos requerimientos de las personas vinculadas a la fundación, así mismo se utiliza como lugar de almacenaje de los productos comprados al Banco de Alimentos; El segundo piso tiene tres salones, una cocina, un baño y una sala múltiple. Un salón es utilizado para la entrega de alimentos a los niños y para actividades educativas. Otro salón donde realizan actividades lúdicas con material didáctico y por último el otro salón que es utilizado para almacenar material didáctico, libros y juguetes. El salón múltiple es utilizado para realizar actividades lúdicas con ayudas audiovisuales, además de ser utilizado para las reuniones con las personas integrantes de la fundación y por último en el tercer piso cuenta con dos salones, un baño, una cocina y sala modificada para guardar libros, material didáctico y ropa de los niños. Uno de los salones tiene cunas para los niños más pequeños y por último el otro salón es utilizado para dar clases y zona de alimentación.
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Kennedy es la localidad número 8 del distrito capital y una de las de mayor población. Está ubicada al sur occidente de Bogotá, limitando al norte con la localidad de Fontibón, al sur con la localidad a de Bosa, al oriente con Puente Aranda, colindando en un pequeño sector con las localidades de Tunjuelito y Cuidad Bolívar, de igual modo con la autopista sur con Boyacá.
La extensión de la localidad de Kennedy es de 3.859 hectáreas, distribuidas en un 98.1% es área urbana y 1.8% es área rural. Cuenta con un número de habitantes de 1.019.949 distribuidos en 328 barrios. Kennedy cuenta con 12 UPZ (Unidades de Planeamiento Zonal): Kennedy Central, Timiza, Carvajal, Américas, Bavaria, Castilla, Tintal Norte, Calandaima; Corabastos, Gran Britalia, Patio Bonito y Las Margaritas.
1.1.2 CONDICIONES DE VIVIENDA Y SERVICIOS PÚBLICOS
Figura 02. Localidad de Kennedy – Ciudad de Bogotá DC
Fuente: http://calandaima.blogspot.com.co/
La Fundación GABIS se encuentra ubicada en la localidad de Kennedy, exactamente en el barrio La Loma, su ubicación esta próxima a avenidas principales como la Troncal Av. Cali y próxima a la Calle 43 Sur; así mismo a medios de transporte masivo ( Servicio Transmilenio, Sitp, Buses Urbanos, entre otros) , de igual forma es importante resaltar que las instalaciones de la Fundación
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cuenta con un diseño elevado de tres pisos, en condiciones óptimas y considerables para desempeñarse con sus labores.
Figura 03. Ubicación Fundación GABIS – Ciudad de Bogotá DC
Fuente: Google Maps
Localidad de Kennedy actualmente en su mayoría residencial, otra parte dotacional e industrial. Kennedy representa el 13.7% de la población de Bogotá, que la convierte en la segunda localidad más grande con 1.019.949 habitantes, con una distribución por genero de 496.508 hombres y 523.441 mujeres. De acuerdo a los datos de la Secretaria de Planeación Distrital se proyectó un aumento de la población entre el 2011 a 2015 de 4,9% es decir un crecimiento de 1.069.469 habitantes en la Localidad.
Con relación a las condiciones de vivienda, en la localidad de Kennedy existen 276.800 viviendas y 288.293 hogares, con un tamaño promedio de 3,4 personas por hogar. De las 276.800 viviendas, dentro de las diferentes opciones de vivienda, predomina la tendencia del arriendo o subarriendo, con el 41,7% de los hogares, vivienda propia de 38,1%, el restante que es el 1,6% hace referencia a la tenencia (propiedad colectiva, ocupante de hecho y posesión sin título).
Esta localidad se caracteriza por contar con estratos entre 1 y 4 con predominio del 2 y 3, esto de acuerdo a la consolidación y desarrollo urbanístico de los mismos barrios. Dentro de los servicios públicos cuenta con un cubrimiento casi total, en relación a los domiciliarios, la cobertura de alcantarillado sanitario,
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energía eléctrica y aseo es del 100%, gas natural es del 93%, alcantarillado pluvial es de 97% y telefonía fija de 83%
Tabla 01. Bogotá D.C. Hogares por Cobertura de Servicios Públicos 2011
Fuente: DANE – SDP. Encuesta Multipropósito para Bogotá 2011
Teniendo en cuenta el punto anterior es importante aclarar que la Fundación cuenta con los servicios públicos básicos y adicionalmente cuenta con servicios de cobertura telefónica y de internet, los cuales son elementales para el correcto funcionamiento de sus actividades de apoyo a la comunidad.
1.1.3 CONDICIONES DE VÍAS Y ESPACIO PÚBLICO
Con relación a las vías la localidad de Kennedy, según el último informe dado a conocer por el Instituto de desarrollo Urbano IDU a junio de 2015, la extensión de Km-Carril es de 1.638,8 solo en la localidad de Kennedy con la siguiente información:
Tabla 02. Bogotá D.C. Vías Localidad de Kennedy Segundo Periodo 2015
MALLA VIAL BUENO REGULAR MALO TOTAL KM-CARRIL
ARTERIAL 186,43 30,37 40,71 257,51
TRONCAL 69,46 10,1 1,3 80,86
INTERMEDIA 224,85 45,04 64,76 334,65
LOCAL 177,8 243,4 544,58 965,78
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De acuerdo a la información anterior, se puede decir que vías se encuentra en condiciones favorables para los distintos medios de transporte, son aquellas de mayor circulación o vías principales, donde pasan los articulados y alimentadores de Transmilenio, así como los buses del Sitp, compartido con los vehículos particulares.
Con relación a las vías intermedias o local, hace referencia a las vías internas de los barrios, que siguen siendo precarias, pues encontramos aún calles o carreras pavimentadas que cruzan con otras que no lo están, dificultando el acceso a vehículos de emergencia, servicio públicos, entre otros.
Los espacios públicos en Kennedy, son de fácil acceso para toda su población, ciclorutas, parques metropolitanos como el Porvenir Gibraltal, Timiza y la red de parques vecinales.
Dentro de lo que respecta a la Fundación GABIS, identificamos que la relación próxima a sus vías principales de acceso son la troncal Av Cali, la Calle 43 Sur y la Carrera 82 b que se encuentra en un estado considerable.
1.2 SOCIOECONÓMICAS
1.2.1 SECTORES PRODUCTIVOS
En Kennedy se localizan 15.196 de las empresas de Bogotá, que equivalente al 7% del total de las empresas capitalinas. La estructura empresarial de la localidad se concentra en el sector servicios (76%), industria (19%) y construcción (3%). De acuerdo a los sectores productivos mencionados es importante identificar que la Fundación GABIS está localizada a la prestación de servicios de enseñanza y de acompañamiento psicológico, generando así participación en cuanto los ámbitos de educación, cultura, artística y recreación.
Los sectores económicos en los que se encuentra el mayor número de empresas de la localidad Kennedy son: comercio (44%), industria (18%), servicios inmobiliario, empresariales y de alquiler (8,1%), transporte, almacenamiento y comunicaciones (8%), y hoteles y restaurantes (7%).
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1.2.2 EMPRENDIMIENTO ECONÓMICO
En el objeto social de la Fundación GABIS no existe un marco de desarrollo dirigido directamente al ámbito de promoción laboral, dado que sus servicios están principalmente dirigidos a la comunidad no productiva (infantes y adolecentes escolares) y por otro lado un grupo reducido de adultos en etapa productiva y retirada; teniendo esto en cuenta se da un punto a favor el aporte que genera la fundación de manera indirecta con el desarrollo de sus programas, brinda el apoyo a los padres de familia que están en una etapa de productividad laboral para que puedan desempeñarse laboralmente mientras sus infantes o adolecentes están con el acompañamiento de la Fundación durante la jornada diaria y así mismo un acompañamiento psicológico para que el aprovechamiento en familia se evidencie en los hogares de las familias vinculadas.
1.2.3 DINÁMICAS DEL MERCADO
Aunque dentro del sector de la localidad de Kennedy existen otras alternativas de apoyo familiar, asesoramiento psicológico y de apoyo educativo, brindado por instituciones del gobierno como secretaria de integración social, IDRD, Acción Social, Juntas de Acción Comunal, entre otros y sin ánimo de lucro como Fundación Semillas de Amor, Fundación Social Sueños de Vida, Fundación Martha Chacón, entre otras que aunque tiene otro programas, están dirigidas a la población infante, adolecente, vulnerable y de escasos recursos.
Gracias a la disciplina dada por las promotoras de la Fundación, esta ha logrado tener una participación durante los últimos cuatro años y así ir fortaleciendo sus programas, al igual que su estructura organizacional, dando así un impacto positivo y un reconocimiento en su comunidad.
1.2.4 ALIANZAS PÚBLICAS Y PRIVADAS
El apoyo con el que cuenta para su desempeño esta soportado por el Banco de Alimentos, personas naturales y donantes esporádicos.
En el caso del Banco de alimentos, se recibe un apoyo en suministro de alimentos y otros recursos que son de utilidad para el desarrollo de los programas de la
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Fundación como una comida balanceada, muebles y enseres que facilitan la actividad diaria y mercados para las familias que la conforman.
En cuanto a las personas naturales, el apoyo es representativo, ya que se cuenta con suministro de diferentes recursos, monetarios, enseres, de apoyo educativo, recreación, de alimentación, entre otros que son de gran ayuda para el desarrollo de la Fundación, esto al igual sucede con los donantes esporádicos.
1.2.5 CUANTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO
Tabla 03. Personal Ocupado en Empresas de Kennedy
Fuente: CCB (2006).Registro Mercantil. CCB, Bogotá. Cálculos: Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB.
Tabla 04. Población Ocupada por posición ocupacional y sexo.
Fuente: DANE – SDP, Encuesta de Calidad de Vida Bogotá 2007.Nota. En la columna „Otra‟ se incluyen los trabajadores familiares sin remuneración, trabajadores sin remuneración de em- presas o negocios de otros
hogares y otros ocupados.
La tasa de ocupación (55,5%) es inferior a la de la Ciudad (55,1%), según. Las actividades que más ocuparon personas residentes en Kennedy fueron: comercio, hoteles y restaurantes (29%), servicios sociales, comunales y personales (25%), industria manufacturera (19%).
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La tasa de desempleo (16,3%) es la más alta de las localidades y está por encima de la de Bogotá (13,1%). En Kennedy reside el mayor número de desempleados de Bogotá (71.000).
Los sectores más representativos en la generación de empleo en la localidad fueron: industria (39%), comercio (30%), transporte, almacenamiento y comunicaciones (14%). La mipyme generó el 64% de puestos de trabajo y la gran empresa el 36%.
En el caso de la Fundación el capital humano que se emplea para el desarrollo ordinario, es reducido, ya que en este caso las personas que permanecen en sus instalaciones son la directora, la administradora, la encargada de la cocina, y un docente, aunque en algunos casos se recibe el apoyo de practicantes universitarios, aprendices del SENA y en algunos casos de la misma comunidad.
1.3 POLÍTICO-INTITUCIONALES
El Distrito Capital, en cabeza de su Alcalde Mayor y como presencia del Estado en las distintas localidades de Bogotá, cuenta con alcaldías locales, creadas para atender las distintas necesidades de la población perteneciente a cada localidad; su propósito es formular e implementar políticas públicas relacionadas con temas de acceso a la justicia, derechos humanos, convivencia, seguridad, cultura, inclusión y participación democrática.
Las alcaldías locales están integradas por un Grupo de Gestión Jurídica y un Grupo de gestión Administrativa y Financiera, que se encuentra apoyado por la Secretaria de Gobierno Distrital con recurso humano de las oficinas de asuntos jurídicos, planeación, obras, almacén y presupuesto.
La Alcaldía Local es el centro de contacto más cercano del ciudadano con la Administración Distrital, con el que se busca una mejor prestación de los servicios del Gobierno de la ciudad.
• Promover la organización social y estimular la participación de los ciudadanos (as) y organizaciones en los procesos de gestión pública.
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• Promover la convivencia pacífica, la aplicación de las normas de policía y coordinar los distintos mecanismos e instancias de resolución pacífica de conflictos tales como mediación, conciliación, facilitar la interlocución de todas las instancias y organismos que ejerzan funciones que impacten en la localidad.
• Contribuir a las metas del Plan de Desarrollo Distrital.
• Desarrollar los procesos de gestión pública requeridos para el cumplimiento de sus funciones misionales y de las funciones de los Alcaldes o Alcaldesas Locales.
• Adelantar los procesos de apoyo a las Alcaldesas o Alcaldes locales en la atribución de coordinar la acción administrativa del Distrito en la localidad, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto Ley 1421 de 1993.
1.3.1 DEBERES ALCALDÍA LOCAL
• Liderar, orientar y coordinar la formulación de políticas, planes y programas encaminados a garantizar la participación de los habitantes en las decisiones que les afecten y en el control social a la gestión pública en el marco del Sistema Distrital de Participación.
• Garantizar la convivencia pacífica, el respeto de los derechos humanos, la seguridad ciudadana y la preservación del orden público en la ciudad.
• Promover, desarrollar y organizar las iniciativas y procesos ciudadanos solidarios para la atención de las poblaciones vulnerables desde la perspectiva de convivencia y seguridad ciudadana.
• La defensa y protección de los derechos constitucionales de los ciudadanos en todo el territorio Distrital.
1.3.2 RED DE SERVICIOS SOCIALES
La alcaldía Local de Kennedy cuenta con una red de servicios sociales, con el apoyo de las distintas instituciones creadas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, para el acompañamiento y seguimiento de toda la población vulnerable e integrante de
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la localidad. Dentro de los servicios sociales se encontró los siguientes de mayor impacto:
• Población en condición de discapacidad y adulto mayor: Este servicio está apoyado por la Secretaria Distrital de Integración Social. Su propósito es identificar y registrar esta población para brindar subsidios monetarios en canasta alimentaria o cupos en comedores alimentarios, de igual modo atención en salud con la ayuda del Hospital del Sur.
• Poblaciones diversas: Este servicio va enfocado a las personas dedicadas a las ventas ambulantes, recicladores, desplazados, discapacitados, comerciantes de plazas de mercado, entre otros; su propósito es crear unidades productivas de emprendimiento, apoyados por el Instituto para la Economía Social IPES.
• Población Vulnerable: El propósito de este programa es ayudar a hogares que no superen los 4 smlv, no estén afiliados a una caja de compensación familiar, no tengan vivienda ni se hayan postulado a ningún tipo de subsidio y poder acceder al programa de Subsidio Distrital de Vivienda. Su finalidad es contribuir a la reducción de la pobreza y desigualdad.
• Población Desplazada por conflicto armado: En el Centro Dignificar Kennedy- UAO (Unidad de Atención y Orientación al Desplazado), se atiende manera oportuna y efectiva a la población desplazada por conflicto violento que necesita información y orientación de los diferentes programas implementados por el distrito para su atención.
Los otros puntos de presencia del estado en la localidad de Kennedy son: Secretaria Distrital de Integración Social, SuperCADES, Familias en Acción, Personería Local de Kennedy, Casa de la Justicia, Fiscalía Seccional Kennedy, Dirección Local de Educación, ICBF Kennedy, Comisaria de Kennedy, Comisaria de Familia, entre otros.
1.4 SIMBÓLICO CULTURALES
La localidad de Kennedy cuenta un gran grupo de agrupaciones, organizaciones, colectivos, agentes artísticos y culturales. Los más representativos artísticamente
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son las danzas, el teatro y la música. Son importantes los grupos de adultos mayores que realizan actividades de música y danza, así como los de mayor movilidad en escenarios locales son los grupos de rock y hip hop. La localidad cuenta con población indígena representada por el cabildo Nasa y población afrodescendiente ubicados en la UPZ de Timiza, Gran Britalia y Patio Bonito. Dentro de la localidad también se encuentran los gitanos o pueblo Rom, ubicados en el sector de Marcella.
La Alcaldía Mayor de Bogotá, dentro de su Plan distrital de Cultura 2012-2021, que incluye a todas las localidades, Kennedy es participante por su gran contribución a la cultura capitalina. Dentro de las propuestas formuladas y aceptadas para la localidad y de mayor impacto en el año 2015, se encuentra la creación de la Casa de las Artes, la Cultura y el Patrimonio que sirve como espacio de organización y ejecución de las distintas prácticas culturales locales, de igual modo que sirva como apoyo de la documentación de la memoria escrita y audiovisual de los eventos realizados y patrocinados por la localidad.
Kennedy cuenta con 2 Centros de Arte para la Niñez y la Juventud (CLAN), que atiende a más de 2500 niños y jóvenes de la localidad, que incentivan por medio del arte y la cultura las herramientas para construir una mejor sociedad.
Dentro de las distintas actividades que ayudan a la integración y participación de la comunidad, realizadas en lo corrido del año 2015, encontramos las salidas recreo deportivas para los adultos mayores, entrega de un nuevo parque en el barrio Britalia, entrega de una cancha de futbol sintética para las escuelas juveniles, festivales de música y los más representativos de la localidad es el Rock al Kennedy e Hip-Hop Kennedy, de los cuales se deben hacer preselección de grupos participantes por la cantidad que están con la intensión de participar.
2. ANÁLISIS DOFA
Para el desarrollo de este esquema de análisis, es importante tener en cuenta que para su ejecución se conformó un grupo con el que se logró identificar las necesidades más relevantes y a las que se les genero un plan de trabajo, con la implementación de estrategias de mejora. El grupo de trabajo lo conformo la
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representante legal, la encargada de la administración y nosotros como grupo de apoyo administrativo y contable. Por otro parte, se realizó un diagnóstico de reconocimiento sobre del funcionamiento interno de la Fundación GABIS, procesos establecidos, falencias, oportunidades, programas, vínculos, organización, entre otros aspectos relevantes para determinar el direccionamiento del proyecto.
Realizada la identificación de las necesidades de la fundación, se pudo establecer el tipo de asesoría requerida como apoyo y el enfoque del proyecto. Se determinó y propuso generar la ejecución de un plan de trabajo para abordar y suscitar las necesidades identificadas. Mediante el análisis FODA y determinando una priorización de las variables identificadas, se asignó un orden de acción y desarrollo para subsanar las necesidades.
2.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
2.2 GESTIÓN CONTABLE
Tabla 06. Matriz FODA – Gestión Contable.
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia 2.3 GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE
Tabla 07. Matriz FODA – Gestión administrativa y contable
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Partiendo del análisis que se realizó en la Fundación e identificadas las necesidades que se requieren para fortalecer las prácticas administrativas y contables se acordó y priorizo las siguientes estrategias:
Tabla 08. Matriz FODA – Gestión Administrativa.
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Tabla 09. Matriz FODA – Gestión Contable
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia 2.4 ANALISIS MATRIZ FODA
Dentro de los puntos estudiados de manera muy selectiva y confrontando la información de las anteriores bases se determinó lo siguiente:
• La Fundación GABIS, tiene la disposición de realizar todos los posibles cambios propuestos para el mejoramiento de su funcionamiento, de igual modo implementar todos los correctivos operacionales que a la fecha hacen que no tengan una gestión administrativa y contable eficiente.
• Es claro que la estructura administrativa actual de la fundación no está completa y es necesario rediseñarla para crear un sentido de pertenencia en los distintos colaboradores, además que da la oportunidad al momento
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de presentarla a posibles donantes, que es una fundación seria y bien estructurada.
• La información contable es importante para cualquier organización y el propósito de implementar un software y política contable en la fundación GABIS, es necesario para llevar el respectivo control de las distintas actividades de ingresos y gastos, teniendo en cuenta que como es una actividad sin ánimo de lucro, todo movimiento que realice la fundación debe quedar registrado para no generar ningún inconveniente legal o de requerimiento por parte de las entidades de control sobre estas organizaciones.
• El buen nombre y reconocimiento de la fundación es parte esencial de su funcionamiento, por eso es claro el manejo de la redes sociales, ya que ahora son la forma de darse a conocer en el mercado, además que esto no genera ningún costo de funcionamiento y su divulgación llega a más personas de manera fácil y rápida. Además es necesario crear un brochure para ser entregado a distintas personas o empresas con sentido social para posibles donaciones.
• El seguimiento y control de las distintas actividades contables y administrativas de la fundación deben ser soportadas en cada momento, por eso surge la necesidad de crear formatos institucionales donde se registre todo movimiento o actividad realizada, para verificar el cumplimiento, de los distintos propósitos que quiere alcanzar la fundación en su cambio de mejoramiento.
3. CONSOLIDACIÓN Y EJECUCIÓN DE TRABAJO 3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Fundación GABIS tiene como representante legal a la señora Luz Dary Ruiz León quien es la representante legal y acompaña su funcionamiento desde el 4 de Marzo de 2013, está ubicada en la ciudad de Bogotá Distrito Capital, en la localidad de Kennedy barrio Villas de La Loma. Hoy en día la Fundación GABIS cuenta con un grupo de trabajo de tres personas encargadas de planta y de manera ocasional cuenta con la colaboración y apoyo de practicantes
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universitarios, donde en su desarrollo social trabaja con un grupo aproximado de sesenta y dos (62) personas,comprendido entre los doce (12) meses de nacido y los sesenta (60) años, donde su mayor grupo de integrantes se concentra en niños de doce (12) meses y jóvenes de quince (15) años vulnerables socialmente y económicamente, donde su primordial objetivo es brindar a su comunidad la mejoría de las condiciones alimentarias, educativas y de valores.
Para el desarrollo del trabajo es importante tener un conocimiento directo del lugar, el entorno, la comunidad que acoge y lo más importante como funciona la Fundación en su campo administrativo y contable que es el foco que se quiere abordar para así lograr mejorar su desempeño; por lo tanto dentro de las visitas que se realizaron a la Fundación GABIS se logran identificar diferentes puntos a los cuales habrá que aplicarse una mejora, otros que serán de enfocar y otros que son importantes aplicar. La Fundación, en sus cuatro años de funcionamiento ha tratado de implementar una gestión administrativa y contable para dar un buen trabajo y resultado a la comunidad que acoge, pero no se han logrado consolidar buenas prácticas de gestión administrativa y no ha logrado tener una información financiera confiable, organizada y actualizada.
Llevado acabo el análisis, se pudo identificar que la Fundación no cuenta con un soporte solido de reconocimiento y posicionamiento del sector en el que trabaja, además de no contar con un aleado fuerte de apoyo, por otro lado a pesar de que cuenta con un blog en la red social Facebook, esta no tiene los permisos de manejo de registros fílmicos y material fotográfico que se requiere como norma de seguridad a la infancia y en este caso la información de la fundación no se encuentra actualizada, por otro lado no cuentan con un brochure de presentación o un medio donde los interesados puedan tener claridad de la actividad social, en cuanto los programas brindados, no se cuenta con una política de satisfacción, efectividad y de avance que mida la viabilidad de los programas que se ofrecen; también, se identificó que la Fundación no cuenta con un manual de funciones establecido en los cargos, teniendo en cuenta lo anterior es importante generar un
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programa que consolide estas irregularidades y que le brinde un apoyo significativo. En consecución con el análisis, dentro de los aspectos contables se logró identificar que la Fundación carece de información contable real, no posee una cuenta propia de recaudo, no cuenta con procesos definidos para el manejo del efectivo, carece de políticas contables, además no cuenta con una información financiera real y/o actualizada, en consideración y como un proceso esencial, la fundación carece de un archivo documental.
Teniendo en cuenta lo anterior, es importante tomar las medidas correctas para brindar una guía a la Fundación GABIS en cuando al manejo administrativo y contable que se debería estar dando para su buen funcionamiento y para tomar las decisiones correctas; es por eso que nace la necesidad de diseñar e implementar pautas de buenas prácticas administrativas y contables, dirigidas al fortalecimiento de estrategias que le permitan a la Fundación GABIS llevar una debida gestión dentro los ámbitos legales, administrativos y visionarios; sumado a esto, dentro del enfoque contable es importante resaltar que se debe generar una reconstrucción y consolidación de la información contable de lo que lleva de corrido el año dos mil quince (2015), con fin de contribuir a la disponibilidad de una información real y actualizada.
3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿El diseño e implementación de un plan estratégico, contribuirá a las buenas prácticas y fortalecimiento administrativo y contable en la Fundación GABIS?
3.3 OBJETIVO
3.3.1 OBJETIVOS GENERAL
Diseñar e implementar un plan estratégico que contribuya a las buenas prácticas y al fortalecimiento administrativo y contable en la Fundación GABIS.
3.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Diagnosticar el estado actual de la fundación, para determinar las falencias en cuanto a la gestión administrativa y contable.
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• Rediseñar el marco institucional (misión y visión) y crear un marco de principios, objetivos y metas institucionales
• Redactar el manual de funciones de los distintos cargos establecidos en el organigrama de la fundación, así como la creación de nuevos manuales de funciones para personas que brinda apoyo social.
• Realizar la reconstrucción de la información contable y financiera de la Fundación.
• Implementar el uso de un software contable y capacitar al personal encargado. • Capacitar a las personas encargadas del área contable para el correcto manejo
de la información contable y el debido registro de las operaciones.
• Diseñar y difundir un Brochure, para hacer la presentación formal de la fundación, ante las diferentes posibles empresas que puedan realizar donaciones.
• Implementar el manejo de las redes sociales y la creación de una página web con el registro de las distintas actividades de la fundación para su promoción y divulgación.
• Crear un formato de autorización para el manejo de material infantil que se ajuste a las medidas legales.
• Capacitar a las personas encargadas de la parte administrativa para incentivar a la apropiación de las estrategias diseñadas.
• Buscar vínculos empresariales que contribuyan con donaciones monetarias y en especie a la Fundación
4. JUSTIFICACIÓN
El carácter social dentro de la cultura lasallista es un pilar de enseñanza y de principio para la formación en la Universidad La Salle, como un medio de dar participación al estudiante a la integración con aspectos sociales y de retribución a la comunidad; de lo anterior nace la voluntad como estudiantes de esta institución, el participar en un proyecto dirigido a la contribución social, en este caso optamos por dar y brindar nuestra formación profesional a la ayuda de una fundación, que requiere y está abierta a la ayuda de nosotros como estudiantes de la faculta de ciencias administrativas.
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Como motivo del trabajo asignado por la Universidad de La Salle y la Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá, es para brindar aportes de desarrollo a la Fundación Social GABIS, esto con el fin de contribuir en materia de gestión administrativa y gestión contable.
La propuesta de trabajo para la Fundación GABIS, se origina por la falta de una organización administrativa y contable que allí existe. Es de aclarar que las personas que dirigen la fundación no poseen conocimientos específicos para el direccionamiento de una organización de este tipo, lo que ha llevado a realizar prácticas inadecuadas y su propósito no es eficiente.
La planeación del proyecto tiene como fin lograr fijar un marco estratégico solido que le permita a la Fundación GABIS, tener acceso a una gestión administrativa sólida en diferentes ámbitos como el mejoramiento de procesos internos, cumplimiento de requerimientos legales, posicionamiento y reconocimiento, como también implementar una correcta gestión contable que este enfocada a una reconstrucción de información financiera real, oportuna y actualizada, junto con el complemento tecnológico del uso de una herramienta contable, lo cual le permitirá lograr la obtención de información efectiva que de paso a que la Fundación dirija sus decisiones en oportunidad a sus objetivos y propósito.
Se pretende fortalecer en la Fundación GABIS, los distintos inconvenientes en la gestión administrativa y contable, implementado una nueva estructura organizacional, acompañada de nuevos procesos y capacitación que ayuden para el seguimiento y control de las distintas actividades diarias; todo esto para que se mantenga dinámica y vigente en el campo de las instituciones sin ánimo de lucro en el país.
El propósito de los cambios que surgen de las distintas necesidades de la fundación, es buscar y alcanzar la confiabilidad de la gestión interna, acompañada de un direccionamiento administrativo serio, constante y futurista, de igual modo un manejo contable riguroso, que pueda tener control sobre las finanzas de la fundación. Lo anterior busca como beneficio un excelente manejo organizacional
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que proyecte seguridad para los distintos integrantes de la fundación y poder mantenerse en el tiempo.
La ejecución de este proyecto lograra que la Fundación GABIS desarrolle una gestión que le permita cumplir sus objetivos misionales, como también crear confiabilidad en su gestión interna, generando así solidificar procesos en pro de sí misma y de la comunidad a la que está dirigida, beneficiando en su conjunto a los beneficiarios del servicio de la Fundación y consolidando la confianza en la misma.
5. MARCOS DE REFERENCIA 5.1 MARCO TEORICO
El presente trabajo tiene como base principal a Henry Fayol (1841-1925) y su teoría clásica de la Administración, donde su enfoque propuesto es que toda empresa necesita de todos sus componentes para que funcione de manera sistemática e integral, así cada uno sea un sistema independiente dentro de la organización acompañada de un direccionamiento de jefes responsables en su función de administrar y de liderar.
Para Fayol los jefes son los representantes de la autoridad y unidad de mando y su propósito es ser los responsables de sus equipos de trabajo, ya que estos deben dirigir todo lo planeado y así mismo ser soporte de conocimientos para sus subalternos. Este concepto para el direccionamiento de una fundación es clave, ya el éxito y duración en el tiempo, depende del uso eficiente de sus recursos físicos e intelectuales, teniendo como base el propósito por el cual fue creada. Para alcanzar dicho propósito se debe cumplir con un buen manejo organizacional para obtener resultados eficientes y eficaces, todos apoyados en relación a la función administrativa, Fayol estructuro 5 componentes previsión, dirección, organización, coordinación y control; que son la herramienta para una gestión administrativa correcta.
Dentro de estos componentes la previsión que hace referencia a los acontecimientos futuros y cómo reaccionar ante estos teniendo en cuenta la situación actual de la empresa. El caso de una fundación los recursos en
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ocasiones son limitados y por eso la administración de los mismos deben ser bien manejados y utilizados de acuerdo a cada actividad planteada.
Otro componente a tomar es la dirección, que para Fayol es hacer dar el máximo de todos los empleados y que este sea encaminado a un objetivo o interés común. Para una fundación este componente es de gran importancia ya que su propósito es social, por tal razón el director siempre debe ser claro con sus empleados e informar que la mayor recompensa es el reconocimiento de la comunidad y el aporte que hacen a la sociedad.
Otros conceptos de apoyo para este trabajo son los de Koontz que dice que los administradores “asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones” (Koontz, Weihrich, & Cannice,
1998), este concepto es importante para tomarlo como parte de la mejora de la gestión administrativa de la Fundación GABIS. Es decir, una organización funciona de manera sistemática y ordenada con el liderazgo de un administrador que propone cambios para mejorar pero que así mismo acompañe en el proceso. Son muchas las fundaciones sin ánimo de lucro, que funcionan en nuestra sociedad, pero no muchas tienen claro la responsabilidad social que esta tiene para con la sociedad. Para Koontz la responsabilidad social es “capacidad de una empresa de establecer una relación con sus operaciones y políticas con las condiciones sociales de su entorno” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998), esta
idea permite aterrizar e identificar el ser u objeto funcional de una fundación, la responsabilidad social que se tiene para con una comunidad y en el caso de la Fundación GABIS es grande, ya que ahora su servicio se centra en el acompañamiento y educación de niños pequeños en edad temprana, y esa formación acompañada con la de los mismos hogares, son los que forman a las personas para actuar y convivir en la sociedad actual.
Con relación a la ética administrativa, para Koontz “la ética empresarial tiene que ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad y las responsabilidades sociales” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998),
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donan para el funcionamiento de las misma, debe ser manejado con responsabilidad ya que estos recursos son para las personas en situación de vulnerabilidad que acuden a la fundación y no para el uso personal o de lucro para los administradores.
Por lo general el objetivo principal de las fundaciones es el apoyo a la educación, le sigue el desarrollo comunitario y por último el desarrollo económico.
Aclarando la importancia de una buena gestión administrativa por medio de la implementación de estrategias dirigidas a las necesidades y al cambio, la información financiera también forma parte esencial para que esta gestión tome forma y se consoliden las estrategias definidas, de tal manera que la buena gestión de la información contable forma parte del correcto engranaje de la buena gestión de las organizaciones, ya que la información contable “es una necesidad primordial de las organizaciones o entidades al proporcionar información, que es la base de la toma acertada de decisiones” (Romero Lopez, 1995); es decir que la toma de decisiones correctas y la información financiera real son el resultado de un proceso fuerte y definido, ya que la combinación de estas dos ciencias tiene como fin dar herramientas que conducen al cumplimento de los objetivos estratégicos de la organización.
La información contable en la gestión empresarial es una herramienta que en el caso de las entidades u organizaciones colombianas se ha dirigido a la gestión netamente de cumplimiento fiscal y tributario, pero las organizaciones no han descubierto que la información de la gestión contable es una herramienta que forma un engranaje con la toma de decisiones, “Esto es un efecto del
desconocimiento que tiene el empresario colombiano de las PYMES sobre el verdadero alcance y la importancia de la contabilidad como una herramienta de gestión empresarial; ignora que la contabilidad es el eje central de información alrededor del cual deben girar las decisiones comerciales, de gestión y de inversión de las empresas.” (Maldonado Garcia, 2003)
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Las fundaciones sociales son entidades sin ánimo de lucro, que reinvierten sus recursos obtenidos en diferentes escenarios, para cumplir sus propósitos u objetivos fundacionales. Según datos de la Cámara de Comercio de Bogotá, en el distrito capital existes 6.307 fundaciones activas a 2015. Teniendo en cuenta lo anterior, la directora de la Fundación Saldarriaga Concha, afirma “Hay muchas fundaciones muy buenas, pero también las hay confusas, diversas y con objetos poco claros” (Montoya Soraya, 2015). Es decir, tiene un propósito, pero no un
orden en su funcionamiento, lo que en ocasiones lleva a que muchas fundaciones cierren en el camino de su consolidación.
5.2 MARCO CONCEPTUAL
El trabajo realizado en la Fundación GABIS, tiene de fondo conceptos tales como: Palabras claves: fundación, organización, sin ánimo de lucro, planificación, planificación estratégica, FODA, contabilidad; información financiera, ingresos, decisión, gestión administrativa, gestión contable, donación.
5.2.1 CONCEPTOS DESDE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Partiendo de lo anterior, lo siguiente tiene como fin, aclarar lo clave del proyecto desde la perspectiva de la Administración:
• Fundación: “las fundaciones son personas jurídicas creadas por iniciativa particular para atender, sin ánimo de lucro, servicios de interés social, conforme a la voluntad de los fundadores.” (Camara de Comercio de Medellín para Antioquia, 2015)
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• Organización: “es la identificación y clasificación de las actividades requeridas, el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y las medidas para coordinar horizontalmente y verticalmente en la estructura organizacional.” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998)
• Entidad Sin Ánimo de Lucro: “esta expresión califica aquellas acciones de beneficio propio o comunitario cuyo fin en sí mismo no contiene la obtención de ganancias meramente dinerarias para las entidades sin ánimo de lucro su objeto contiene fines loables de solidaridad, acompañamiento, apoyo, ayuda, como solución a necesidades del orden social, de salud, académico, artístico entre otros.
La diferencia entre una entidad con ánimo de lucro y una entidad sin ánimo de lucro radica en que en la primera se distribuyen las utilidades entre los socios y en la segunda los rendimientos no se distribuyen entre los asociados sino se destinan única y exclusivamente al desarrollo del objeto social.” (Alcaldia Mayor de Bogotá , 2014)
• Planificación: “proporciona la base para una acción efectiva que resulta de la habilidad de la administración para anticiparse y prepararse para los cambios que podrían afectar los objetivos organizacionales, es la plataforma para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organización.” (Sanchéz, 2010)
• Planificación Estratégica: “se refiere a la forma por cualuna organización pretende aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos propuestos.” (Chiavneato, 2006)
• FODA: “es una herramienta de diagnóstico y análisis para la generación creativa de posibles estrategias a partir de la identificación de los factores internos y externos de la organización, dada su actual situación y contexto. Se identifican las áreas y actividades que tienen el mayor potencial para un mayor desarrollo y mejora y que permiten minimizar los impactos negativos
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del contexto. El nombre es un acrónimo de las iniciales de los factores analizados: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.” (Universidad Nacional de Colombia - Bogotá, 2012)
5.2.2 CONCEPTOS DESDE LA CONTADURÍA PÚBLICA
Así mismo complementando la aclaración de términos relacionado en el desarrollo de este trabajo, desde la Contaduría Pública:
• Contabilidad: “es una técnica importante para la elaboración y presentación de información financiera de las transacciones (operaciones) comerciales, financieras, económicas y sus efectos derivados, realizadas por las entidades comerciales, industriales, de servicios, públicas y privadas, y cuando se utiliza en la toma de decisiones.” (Romero López, 1995)
• Información Financiera: “es aquella que en conjunto representa un conjunto de información con utilidad, confiabilidad y provisionalidad; donde la información representa la cualidad o capacidad de mostrar mediante conceptos y cifras, a la entidad y su evolución, su estado presente y en diferentes puntos del tiempo. La información representa utilidad, un contenido informativo (significancia, relevancia, veracidad y comparabilidad) y que en conjunto esta represente una oportunidad.” (Romero López, 1995) • Ingresos: “Los ingresos, en términos económicos, hacen referencia a
todas las entradas económicas que recibe una persona, una familia, una empresa, una organización, un gobierno, etc.” (Banco de la Republica de Colombia, 2015)
• Decisión: “la toma de decisiones es un proceso de prueba y error. Otras, las decisiones son certeras y sus resultados favorables con un margen de error mínimo, generalmente porque media la experiencia y el dominio de un campo específico o la energía positiva de quien las toma. En realidad, todas las decisiones entrañan un aprendizaje. Lo importante radica en la
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intención, la actitud y los valores que se manejan en el proceso.” (Fincowsky, 2011)
• Gestión Administrativa: “conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.” (Universidad Nacional Mayor de San Marcos, 2015)
• Gestión Contable: “permite llevar un registro y un control de las operaciones financieras que se llevan a cabo en la organización.
Se trata de un modelo básico que es complementado con un sistema de información que ofrece compatibilidad, control y flexibilidad, acompañado con una correcta relación de coste y beneficio.
Además, también involucra a la comunicación entre sectores de la empresa y a su correcta interpretación para ser utilizada como una herramienta más en la toma de decisiones.” (Gestión.org, 2015)
• Donación: “la donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que los acepta” (Contreras Restrepo, Tafur Gonzalez, & Castro Guerrero, 2009)
5.3 MARCO INSTITUCIONAL
5.3.1 ANTECEDENTES FUNDACIÓN GABIS
La Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente Siempre “GABIS”, es una entidad privada, sin ánimo de lucro, oficialmente constituida el 22 de Marzo de 2013; fundada por la Psicóloga Luz Dary Ruiz León, egresada de la Universidad Konrad Lorenz; quién durante varios años perteneció activamente a labores de trabajo Social relacionadas a la educación; hoy en día hace parte de esta labor como líder, ofreciendo un Centro de Atención a primera Infancia, actividades de refuerzo escolar y manejo del tiempo libre para niños y niñas en edad escolar, actividades de inclusión para jóvenes activos, talleres
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psicoeducativos para madres cabeza de hogar, madres lactantes y gestantes y propósito de acompañamiento a población con discapacidad y adulto mayor.
Abrió sus puertas en la sede del Barrio Villa la Loma – Kennedy en el sur de la ciudad de Bogotá, el 4 de marzo de 2013; acogiendo con amor y comprensión a un grupo pequeño de niños y niñas de la localidad en el Programa de Refuerzo Académico y ocupación del tiempo libre, fortaleciendo la estimulación del pensamiento y del diálogo, de tal manera que se evitaría el fracaso y la deserción escolar. La Psicóloga Luz, concibió dentro de su gestión, mantener el bienestar de los niños en su formación y acompañamiento logrando éxito que permitió reconocimiento en el sector.
Luego para darle fuerza al desarrollo a la primera infancia, niñez, adolescentes y adultos; contó con el apoyo de personal amable y profesional para así atender los servicios de refuerzo escolar, adicionando los talleres psicoeducativos, el componente nutricional y los proyectos ecológico-artísticos, que en primer momento se dio como una tarea netamente gratuita a los beneficiarios y solo con condiciones de vinculación; para entonces se buscó que la comunidad conociera los programas y así poder brindarles herramientas para la construcción de un adecuado estilo de vida y el fortalecimiento de la dinámica familiar para que se proyectara en una labor visible en medio de la sociedad.
5.3.2 VINCULOS POTENCIALES
A lo largo la Fundación GABIS ha logrado tener un acogimiento en la comunidad a la que brinda sus servicios, dentro de su desarrollo, también ha primado el lograr buscar aliados con la causa y el objeto de la misma, así obteniendo como resultado vínculos como los son:
• El Banco de Arquidiocesano de alimentos de Bogotá: por medio del Banco de Alimentos se logra obtener alimentos a un bajo costo que complementa la actividad de la Fundación y así mismo los programas de mercados que se manejan para las familias y/o personas interesadas.
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• Universidad de La Salle: de esta institución se ha logrado recibir un apoyo profesional humano, que complementa en la organización y fortalecimiento de la Fundación, este vínculo se ha logrado por medio del Banco de Alimentos y del Programa de la Universidad denominado Proyección social. • Pontificia Universidad Javeriana: mediante esta institución se ha logrado
contar igualmente con el apoyo profesional y asesoramiento de los programas de Contaduría Pública de la Universidad, como herramienta de fortalecimiento social.
• SENA: de esta institución educativa, se ha logrado tener el apoyo de diferentes programas como modalidad de práctica o labor social.
Además de los anteriormente anunciados, se ha logrado fortalecer el aporte voluntario de servicios por profesionales y/o personas interesadas en dar donaciones ya sean materiales, monetarias, recreativas, entre otras que aportan al crecimiento de la Fundación.
6. EJECUCIÓN DE TRABAJO
La ejecución de nuestro proyecto de grado, cumpliendo con las expectativas que surgen para consolidar un aporte social y profesional significativo a la Fundación GABIS, fijando así estrategias claras, que den como resultado la satisfacción de las partes involucradas y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
De igual modo, establecer en la Fundación GABIS, mediante la implementación de estas buenas practicas propuestas, se consolide con un buen manejo administrativo y contable, llegando a un punto de fortalecimiento en sus procesos internos y logre proyectar confianza en su personal interno y en su comunidad. Además de tener un compromiso social como lasallistas y como futuros profesionales, es necesario brindar a la Fundación GABIS herramientas que le permitan surgir y proyectarse con objetivos sólidos, acompañado de una gestión administración y contable que trabajen de la mano, para el manejo adecuado de los recursos propios o dados en donación.
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Es importante resaltar que la Fundación debe mantenerse y progresar, entregando de lleno su razón social y su sentido humano, para ello necesitan un apoyo y respaldo de conocimientos para guiar su gestión de manera correcta y así satisfacer las necesidades de su comunidad.
Este es el motivo por el que queremos diseñar una trasformación de políticas, procesos y objetivos de acuerdo a las necesidades que presenta la fundación y así lograr que se soporte en el manejo de buenas prácticas administrativas y contables.
Con el fin de lograr los objetivos propuestos anteriormente se ha logrado establecer un plan de trabajo que dará lugar al cumplimiento de las metas del proyecto social ejecutado por nosotros, para la Fundación GABIS.
Dentro de las actividades que se tiene planeado hacer es importante resaltar que busca como fin que:
• Entrevista personal previa con las personas de la administración de la Fundación GABIS: con el fin de identificar sus necesidades, aclarar sus inquietudes y fortalecer su gestión
• Actualización de elementos organizacionales y planeación estratégica. (misión, visión, principios y valores, objetivos estratégicos, metas)
• Diseño de prácticas de reconocimiento de la Fundación por diferentes canales.
• Estableciendo prácticas de fortalecimiento, que definan de manera clara la estructura (organigrama) y así mismo los alcances de los integrantes de la Fundación GABIS (responsabilidades y funciones).
• Reconstrucción de la información contable del periodo 2015 (soportes, facturas y estados financieros)
• Implementación de un software contable (Easy-contable) como buena práctica del manejo de la información contable y financiera,
• Brindar los conocimientos necesarios para que las buenas prácticas administrativas y contables establecidas se apliquen de manera correcta y satisfactoria.
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• Lograr obtención de recursos por medio de donaciones y crear vínculos de terceros con la Fundación GABIS.
• Fortalecimiento de procesos legales y requerimientos necesarios para el buen funcionamiento de la Fundación.
Teniendo en cuenta el plan de trabajo diseñado para la ejecución y el cumplimiento a los objetivos propuestos, se estableció un tiempo no superior a los seis meses, pero de ser necesario alguna modificación a este tiempo por motivos de disponibilidad de la información o disponibilidad de recursos, este será modificado.
El inicio de actividades del proyecto se dio en una etapa de estudio, conocimiento y diagnóstico de la Fundación GABIS, a mediados del mes de Julio de 2015, acompañado por Edward Andrés Tovar Garzón, estudiante Administración de Empresas y Fabián Andrés Castro Mejía, estudiante de Contaduría Pública, planteando así un cronograma de desarrollo y cumplimiento desde el día 1 de noviembre de 2015 y el día 31 de Enero de 2016.
El desarrollo del proyecto se llevara a cabo en las instalaciones de la Fundación GABIS, dando cumplimiento al plan de trabajo establecido y de igual manera, se desarrollara en nuestros espacios de tiempo libre y en los espacios que se requieran para la correcta ejecución.
El propósito es lograr el cumplimiento y ejecución de los objetivos establecidos en el plan de trabajo, donde su idea principal es implementar un conjunto de buenas prácticas administrativas y contables en la Fundación GABIS, que le permita fortalecer sus procesos internos de funcionamiento, apropiación de su labor social por parte de los colaboradores de la fundación y consolidar sus lazos externos con terceros y con sus beneficiarios, creando confianza, seguridad y reconocimiento en la comunidad por la ayuda social y la organización que presta la Fundación a la comunidad.
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Los recursos destinados para el desarrollo y ejecución del proyecto fueron: • RECURSOS TECNOLÓGICOS:
Dentro de estos recursos fue necesario contar con un equipo de cómputo propio para el desarrollo del proyecto y rendición de informes.
• RECURSOS HUMANOS:
Dentro de estos recursos se dispuso del tiempo de los gestores del proyecto y de igual forma del personal administrativo de la Fundación GABIS así como de los usuarios que integra a la misma.
• RECURSOS ECONÓMICOS:
Dentro de estos recursos se contó con un presupuesto personal y asumido directamente por los gestores del proyecto y así mismo con los costos o gastos que fueron necesarios para la ejecución de las buenas prácticas diseñadas para la Fundación GABIS.
• OTROS RECURSOS:
Dentro de este ítem se destacó la necesidad de buscar recursos que facilitaran la operación del proyecto como lo fue una persona con conocimientos en diseño de brochures, manejo de programas de diseño; por otro lado, se requiere de un software contable de fácil manejo y comprensión, como también un equipo de cómputo con las características necesarios para la ejecutar correctamente el software contable.
7. DISEÑO METODOLÓGICO 7.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo de este trabajo se tomó como línea de investigación el desarrollo de empresas de economía solidaria, con énfasis en el desarrollo económico sustentable y organizaciones solidarias.
7.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El proyecto de investigación es descriptivo debido a que para la recolección de datos y de información se obtuvo de fuentes como entrevistas personales y de
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observación, las cuales permitieron identificar las características y la magnitud del problema abordado.
7.3 METODO DE INVESTIGACIÓN
Para la obtención de la información se hizo una entrevista a todo el personal que participa en las actividades de la fundación, así como de los usuarios de la misma, con la que se logró obtener puntos de vista directos y claros sobre el funcionamiento de la Fundación GABIS. El propósito de este método era conocer la operatividad administrativa y contable como la imagen que tienen de la fundación.
Figura 04. Formato de entrevista
