INFORME DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
CONTABLE
CÁMARA PROVINCIAL DE TURISMO DE
PICHINCHA
MARZO 2016
Quito DM, 21 de marzo del 2016
Señores
CÁMARA PROVINCIAL DE TURISMO DE PICHINCHA Ciudad
Estimados señores:
En la planeación de nuestra auditoría de los estados financieros de CAPTUR por el año que terminó el 31 de diciembre de 2015, consideramos su estructura de control interno para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de expresar nuestra opinión sobre los estados financieros y no para proporcionar una seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, ciertos asuntos resultaron de nuestra consideración de la estructura de control interno y son puestos a su conocimiento para asistirlos en el mejoramiento de los procedimientos y controles. En el anexo adjunto se incluyen nuestras sugerencias y, para su comodidad, incluimos un índice del contenido.
Este informe es únicamente para conocimiento de la Administración de CAPTUR y otras personas dentro de la organización.
Atentamente,
Jorge Carrión Paredes Auditor Independiente
PRESENTACIÓN
El presente informe tiene la finalidad de proveer al Cámara Provincial de Turismo
de Pichincha (CAPTUR) un diseño de Proceso Administrativo; con base a
información obtenida se ha podido adaptarla tomando en cuenta los procesos
generales que se deben seguir para obtener un control idóneo de acuerdo a su
actividad económica.
La información ha sido recaudada dentro del centro donde opera las oficinas de
la entidad antes mencionada y con criterio de personas profesionales que han
tenido relación y experiencia para conseguir el objetivo del presente trabajo.
CAPITULO I
INFORMACION ANTECEDENTES Y ANÁLISIS DE LA ENTIDAD
CÁMARA PROVINCIAL DE TURISMO DE PICHINCHA (CAPTUR)ANTECEDENTES.
La Cámara Provincial de Turismo de Pichincha, CAPTUR fue creada por iniciativa de los empresarios privados, mediante la Ley de Cámaras Provinciales de Turismo y de su Federación Nacional, publicada en el Registro Oficial Nº 689 de 5 de Mayo de 1995. Sus Estatutos fueron aprobados mediante Acuerdo Ministerial 021 de 18 de julio de 1996.
PLANIFICACIÓN.
MISION
Liderar y representar a sus socios ofreciendo beneficios, mediante la prestación de servicios especializados en asesoría, apoyo gremial, promoción, capacitación, certificación, entre otros que contribuyan a la mejora permanente de la calidad de los servicios que prestan nuestros afiliados; para el desarrollo y la promoción del sector, la provincia y el país.
VISION
Ser la Organización líder del país en el sector turístico que genera satisfacción a sus socios y promueve el desarrollo de este sector en el Ecuador.
VALORES CORPORATIVOS
Solidaridad: El valor de la solidaridad se manifiesta en la organización al reconocer que, para cualquier objetivo, no bastan los esfuerzos individuales, se debe trabajar hacía el bienestar de los socios, la comunidad, el ambiente.
Profesionalidad/profesionalismo: Nuestro compromiso es con el mantenimiento y desarrollo de las competencias, destrezas y habilidades de los profesionales del sector turístico.
Transparencia: Como práctica permanente en la gestión ética del sector empresarial.
DIRECTORIO
La Cámara Provincial de Turismo de Pichincha presenta el siguiente organigrama.
ILUSTRACIÓN GRÁFICA ASISTENTE LEGAL DIRECTOR EJECUTIVO COMUNICACIÓN DIRECCIÓN SOCIOS DIRECCIÓN TÉCNICA COMERCIAL ASAMBLEA DIRECTORIO PRESIDENTE ASESOR LEGAL ASESOR FINANCIERO/ AUDITORÍA
NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95% 85% - 50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO NIVEL DE RIESGO ( 100 - NC)
CAPÍTULO II
APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
2.1. INTRODUCCIÓN
La Cámara Provincial de Turismo de Pichincha es la máxima representante de la actividad turística privada de la provincia y agrupa a todas las empresas pertenecientes a las cinco actividades turísticas reconocidas por la Ley Especial de Desarrollo Turístico y la Ley de Cámaras de Turismo y su Federación Nacional. Esto es:
a. El servicio de hotelería, hospedaje y afines realizado por establecimientos hoteleros debidamente registrados por el Ministerio de Turismo;
b. Los servicios de operadores de agencias de viajes, prestados por empresas registradas por el Ministerio de Turismo;
c. El servicio de transporte aéreo, terrestre, marítimo y fluvial, nacional e internacional, realizados por las empresas debidamente registradas o reconocidas por el Ministerio del ramo,
d. El servicio de alimentos y bebidas, prestado por los establecimientos registrados por el Ministerio de Turismo; y
e. Los demás servicios considerados turísticos por la Ley de Turismo y sus normas reglamentarias de aplicación.
2.2 CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CON LA APLICACIÓN DEL MÉTODO COSO II (ERM)
Para realizar la evaluación del sistema de control interno en los procesos Administrativos y Contables se analizó 8 componentes del COSO II, con la elaboración de cuestionarios que contienen preguntas cerradas, lo que permitirá establecer el nivel de riesgos y confianza, determinar deficiencias y formular recomendaciones para la toma de decisiones sobre las actividades de control a ejecutar.
ESCALA DE EVALUACIÓN
ABREVIATURAS
CT CALIFICACION TOTAL PT PONDERACIÓN TOTAL NC NIVEL DE CONFIANZA
2.2.1 CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO SOBRE LA ADMINISTRACION Y ESTADOS FINANCIEROS 1.1-1 Objetivos de la auditoría 1 2 3 4
Cuestionario del Control Interno 1.2-1
N° PREGUNTAS SÍ NO NA Fecha Auditor
1 ¿Se entrega de manera oportuna la
informacion financiera contable? P 2016-03-15 JMCP
2 ¿Se prepara la información en base a normativa
contable? P 2016-03-15 JMCP
3 ¿Los balances tienen concordancia con las
normas de información financiera? P 2016-03-15 JMCP
4 ¿Se revisa con la alta gerencia los estados
financieros? P 2016-03-15 JMCP
5 ¿Existe la aprobación de los estados financieros
por parte de la alta gerencia? P 2016-03-15 JMCP
6 ¿Los estados financieros reflejan la situación
real de la empresa? P 2016-03-15 JMCP
7 ¿Los estados financieros son obtenidos de un
sistema financiero-contable? P 2016-03-15 JMCP
8 ¿ Los estados financieros tienen una firma de
responsabilidad? P 2016-03-15 JMCP
Grado de confianza del control interno: Comentarios adicionales:
Responsable de la evaluación:
JMCP __________________
Iníciales
CAPTUR ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA
Constatar que la entidad prepara y presenta Estados Financieros
Verificar la autenticidad de los hechos y fenómenos que reflejan los estados financieros.
Fecha Firma
Verificar que los estados financieros están de acuerdo a principios contables aplicados sobre bases consistentes.
Determinar si son adecuados los criterios, sistemas y métodos usados para captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros.
ALTO ( X ) MODERADO ( ) BAJO ( )
Los estados financieros son preparados en base a la normativa contable y son conocidos yaprobados por el Directorio de la Cámar acon las respectivas firmas de confirmación. Se guarda cada Acta de la Junta donde se aprueban los mismos
CAPTUR
AUDITORIA FINANCIERA
PERIODO: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015
MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE RIESGOS, CONTROLES CLAVE Y ENFOQUE
Control Clave
Enfoque de
Cumplimiento Enfoque Sustantivo
COMPONENTES Inherente Control
Verificación, Seguimiento y Comprobación de controles Confirmaciones, Constatación, Inspección, Conciliación Bajo Moderado
Los estados financieros son preparados en base a la normativa contable y son conocidos y aprobados por el Directorio
con las respectivas firmas de confirmación. Existe un archivo donde
reposan las Actas de la Junta del Directorio donde se aprueban dichos
informes
El departamento financiero, debe entregar los estados
financieros de manera mensual, lo que ayuda disminuir el riesgo de que estos informes financieros contengan errores relevantes.
Se ha entregado periodicamente desde junio
2015
Revisión de que los estados financieros presenten razonablemente de acuerdo a un marco de referencia para informes financieros Verificar que existan actas de revisión y aprobación de balances. Realizar procedimientos sustantivos para detectar exposiciones erróneas de carácter significativo en los estados financieros Bajo Moderado
La entidad posee un organigrama general. Los mismos están acorde a los objetivos, misión, visión y valores de la
empresa, adicionalmente existen manuales de procedimiento y políticas.
CAPTUR posee manuales de procedimientos, manuales de funciones y políticas contables
Revisión de organigramas, políticas y manuales de procedimientos Verificar si existe un sistema de control interno y si éste se cumple. En lo que respecta a procedimientos implementados y tipificados Revisar la existencia física de organigramas, políticas, manuales, misión , visión y valores de la empresa.
Bajo Moderado
La entidad posee un departamento jurídico externo 24/7 con el Dr. Iván
López.
CAPTUR revisa periódicamente su estatus legal.
Confirmación por parte del estudio jurídico sobre la situación legal que
tiene la entidad. Envío de nuevas confirmaciones a los abogados de la compañía Bajo Moderado
CAPTUR tiene un sistema contable propio, que se ajusta a los requerimientos y necesidades de la
organización. Se ha realizado capacitaciones a todos los involucrados
para que esté operativo desde 2016.
CAPTUR, utilizó el sistema contable de Liderart Cia. Ltda.,
compañía que brinda outsourcing contable durante el periodo 2015. En el periodo 2016 una vez capacitado todo
el personal involucrado se puso en marcha el sistema propiedad de la organización
Revisión de la información y sus
accesos. Revisar los archivos
donde se realiza la información contable, administrativa y de gestión. Verificar que se adquiera la licencia de un sistema contable administrativo y de gestión Revisar con el departamento de información y tecnología la adquisición de un sistema comtable administrativo y de gestión 3.- ASUNTOS JURIDICOS
4.- SISTEMA, LIBROS Y NORMAS DE INFORMACIÓN
Nivel de Riesgo y Argumentación
1.- ESTADOS FINANCIEROS DE CAPTUR
CONCLUSIONES
CAPTUR es una entidad sin fines de lucro, dentro de la evaluación de control interno es considerada como una pequeña empresa, debido a que cuentan con menos de 10 personas en su nómina, por lo cual requiere de controles básicos y claves, sin embargo podemos señalar los hallazgos encontrados y que consideramos pueden ser mejorados por parte de la organización: La organización realizó un cambio de proveedora de servicios contables, debido a que hasta junio del periodo auditado, no se entregaban mensualmente los informes financieros. Se visualizaron varias declaraciones de impuestos sustitutivas debido a que la información entregada por la empresa Tributec no era razonable y esta transición llevó más tiempo del programado inicialmente.
La entidad posee manuales de funciones y procedimientos así como políticas contables. Existe un levantamiento de activos realizado en la transición y entrega de información del Directorio actual con el Directorio anterior, dicho archivo no posee valores referenciales, pero se lo ha podido complementar con el avalúo realizado por la Aseguradora en la póliza que respalda los bienes de CAPTUR.
Existe un software que no se lo utilizó en el periodo 2015 y se registra en los Estados Financieros como una cuenta de activo, sin embargo está operativo actualmente una vez que se han configurado una serie de requerimientos y capacitado al personal. El estudio actuarial de 2014 es el último que se ha realizado, la información no guarda
concordancia entre el informe y la provisión realizada en 2014.
RECOMENDACIONES
En base a los hallazgos encontrados y considerados importantes, se sugieren las siguientes recomendaciones:
Mantener la presentación de los informes financieros de manera mensual, como se ha venido realizando desde junio 2015, para asegurar tanto como sea factible una conducción ordenada y eficiente del negocio, precisión e integridad en los registros financieros contables y la entrega oportuna y precisa de la información.
Se ha podido constatar que el personal de la entidad tiene claro todos los procedimientos y procesos que tiene la organización, se recomienda mantener documentado cada uno de éstos, con el afán de facilitar futuras operaciones y el aprendizaje de futuros colaboradores en caso de que CAPTUR se expanda o de rotación de personal.
Existe un levantamiento de activo y un avalúo de los mismos. Se recomienda hacerlo de manera computarizada en el sistema contable configurado específicamente para entidad, y que físicamente cada bien esté etiquetado.
Se recomienda realizar un estudio actuarial para 2015, ya que no se han provisionado valores para la presentación de los Estados Financieros del periodo auditado.
El informe detallado es del análisis realizado al Sistema de Control Interno, como fase preliminar de la auditoría financiera, el informe de auditoría final será entregado una vez concluido este examen.
Atentamente,
Jorge M. Carrión Auditor Independiente
