Diseño de una Guía para la Implantación de un Sistema de Administración y Gestión Ambiental Basado en las Normas ISO 14000 para la Pequeña y Mediana Empresa Mexicana Edición Única

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(2) INSTITUTO T E C N O L Ó G I C O Y D E E S T U D I O S SUPERIORES D E M O N T E R R E Y UNIVERSIDAD VIRTUAL G R A D U A D O S EN TECNOLOGÍAS CAMPUS GUADALAJARA. DISEÑO D E U N A GUÍA P A R A L A IMPLANTACIÓN D E U N S I S T E M A D E ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN A M B I E N T A L B A S A D O E N L A S N O R M A S ISO 14000 P A R A L A PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA M E X I C A N A. TESIS P R E S E N T A D A C O M O REQUISITO P A R C I A L P A R A O B T E N E R E L G R A D O ACADÉMICO DE. MAESTRO E N CIENCIAS E S P E C I A L I D A D E N INGENIERÍA A M B I E N T A L. ING. A L I C I A H E R M O S I L L O G O N Z Á L E Z. M A Y O 1997.

(3) INSTITUTO TECNOLÓGICO Y D E ESTUDIOS SUPERIORES D E M O N T E R R E Y UNIVERSIDAD V I R T U A L G R A D U A D O S E N TECNOLOGÍAS CAMPUS GUADALAJARA. DISEÑO D E U N A GUÍA P A R A L A IMPLANTACIÓN D E U N SISTEMA D E ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN A M B I E N T A L B A S A D O E N L A S N O R M A S ISO 14000 P A R A L A PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA MEXICANA. TESIS P R E S E N T A D A C O M O REQUISITO P A R C I A L P A R A OBTENER E L G R A D O ACADÉMICO D E. MAESTRO EN CIENCIAS ESPECIALIDAD E N INGENIERÍA A M B I E N T A L. ING. ALICIA HERMOSILLO GONZÁLEZ. M A Y O 1997.

(4) INSTITUTO TECNOLÓGICO Y D E ESTUDIOS SUPERIORES D E M O N T E R R E Y UNIVERSIDAD V I R T U A L G R A D U A D O S E N TECNOLOGÍAS C A M P U S G U A D A L A J A R A. Los miembros del comité correspondiente, recomendamos que la presente tesis de la Ing. Alicia Hermosillo González sea aceptada como requisito parcial para obtener el grado académico de Maestro en Ciencias, especialidad en:. INGENIERÍA A M B I E N T A L. Guadalajara, Jalisco, Mayo de 1997.

(5) Dedicatoria. Dedico la realización d e esta tesis:. A Arturo mi esposo y a mis papás Carlos y Lourdes por todo su apoyo, p a c i e n c i a y comprensión que me hicieron posible concluir este trabajo. A mis queridos amigos Marilí, Vanessa y Ricardo q u e siempre están conmigo. A mi asesor Alfredo Figarola por su cooperación, ideas y aportaciones. A mi amigo Raúl d e Aguinaga por ayudarme en la redacción y el estilo de mi tesis. A mis sinodales, Rafael Lorenzo y Teófilo Dieck participación durante todo el proceso d e mi tesis.. por su valiosa.

(6) Tabla de contenido Página Resumen. 1. Lista de Figuras. 2. Lista de Tablas. 5. Capítulo 1. Introducción. 8. 1.1 Antecedentes. 8. 1.2 Problemática Planteada. 8. 1.3 Justificación. 9. 1.4 Objetivo. 9. 1.5 Método. 10. 1.6 Planteamiento d e Hipótesis. 11. 1.7 Alcances y Limitaciones. 11. 1.8 Organización d e la Tesis. 11. Capítulo 2. La Estandarización Ambiental. 13. 2.1 Historia d e la Estandarización. 13. 2.2 Los estándares ISO. 15. 2.3 Los Estándares ISO 14000. 20. 2.4 El Reto Ambiental d e la Pequeña y M e d i a n a Empresa en México Capítulo 3. Generales de la Guía de Implantación 3.1 Equipo d e Trabajo. 31 36 36.

(7) 3.2 Etapas d e la implantación : c o m p o n e n t e s y recomendaciones 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4. 38. Planeación Implantación y Operación M o n i t o r e o y a c c i o n e s correctivas Revisión g e r e n c i a l y M e j o r a c o n t i n u a. 41 42 42 44. Capítulo 4. Ventajas de un Sistema de Administración y Gestión Ambiental. 45. 4.1 La Legislación Ambiental Tradicional versus el Sistema d e Administración y Gestión Ambiental. 45. 4.2 Costos Ambientales. 48. 4.3 Evaluación del Costo Beneficio para las empresas al Implantar un Sistema d e Administración y Gestión Ambiental. 54. Capítulo 5. Etapa de planeación 5.1 Legislación Mexicana para la Protección del Medio Ambiente 5.1.1 Desarrollo d e las leyes en México 5.1.2 Ley en materia d e Equilibrio ecológico y protección ambiental 5.2 Aspectos Ambientales. 59 59 60 63 67. 5.2.1 Definición d e Aspecto Ambiental y Aspecto Ambiental Significativo 5.2.2 Algunas herramientas para la identificación d e aspectos ambientales significativos. 69. 5.2.3 Ejemplo. 76. 5.3 Política ambiental 5.3.1 Definición d e política ambiental 5.3.2 Redacción d e la política ambiental 5.3.3 Evaluación d e la política ambiental 5.3.4 Ejemplo. 67. 81 81 83 84 87.

(8) 5.4 Objetivos y metas ambientales. 89. 5.4.1 Definición d e objetivo y meta ambiental 5.4.2 Ejemplos 5.5 Plan ambiental. 89 92 95. 5.5.1 Ejemplos. Capítulo 6. Etapa de implantación y operación 6.1 Estructura y responsabilidades 6.1.1 Definición d e responsabilidades, autoridad y funciones 6.1.2 Ejemplo 6.2 Capacitación, c o n c i e n c i a y c o m p e t e n c i a. 97. 102 103. 104 110 112. 6.2.1 Programa d e capacitación. 113. 6.2.2 Ejemplo. 117. 6.3 Seguimiento d e la operación. 120. 6.3.1 Ejemplo. 123. 6.4 Respuesta a emergencias 6.4.1 Prevención 6.4.2 Plan d e respuesta y mitigación 6.4.3 Ejemplo. 126 127 129 130. 6.5 Comunicación interna. 134. 6.5.1 Comunicación entre los responsables del SAGA 6.5.2 Comunicación a toda la organización 6.6 Control d e documentos. Capítulo 7. Monitoreo y acción correctiva 7.1 Monitoreo y medición 7.1.1 Ejemplo. 137 138 139. 144 144 147.

(9) 7.2 No conformidad y acciones correctivas y preventivas 7.2.1 Acciones correctivas 7.2.2 Acciones preventivas 7.2.3 Ejemplo 7.3 Auditoría del SAGA 7.3.1 Tipos d e auditoría 7.3.2 Guía d e auditoría 7.3.3 Análisis d e resultados d e la evaluación d e la Guía d e Auditoría 7.3.4 Ejecución d e la auditoría del SAGA Capítulo 8. Revisión Gerencial y Mejora continua del sistema de administración y gestión ambiental. 149 151 154 156 157 158 168 179. 187. 8.1 El p r o c e s o d e mejora c o n t i n u a. 187. 8.2 Revisión g e r e n c i a l. 190. Capítulo 9. Conclusiones y recomendaciones. 194. 9.1 Resumen d e la metodología. 194. 9.2 Conclusiones. 196. 9.3 Recomendaciones para futuras investigaciones. 200. Bibliografía. Vita. 149. 201. Referencias. 201. Bibliografía consultada. 202 204.

(10) Resumen. En términos generales, el presente trabajo pretende desarrollar una guía para la implantación d e un Sistema d e Administración y Gestión Ambiental dentro de la pequeña y mediana empresa. Este sistema puede ayudar a las empresas a lograr una mayor eficiencia en sus operaciones, cumplir c o n la legislación y reglamentos ambientales que le apliquen, incursionar en nuevos mercados que tengan restricciones sobre el desempeño ambiental d e las empresas proveedoras de ciertos productos y mejorar la imagen d e la empresa. Esta Guía d e Implantación está b a s a d a en el estándar ISO 14000, del cual se han tomado algunos elementos y se han a d a p t a d o otros para que p u e d a ser utilizado por las empresas pequeñas y medianas. Esta adaptación se basó en el conocimiento d e las personas participantes en este proyecto d e la pequeña y mediana empresa mexicana a través d e la experiencia de tres años d e llevar a c a b o proyectos dentro d e este sector productivo. La elaboración d e esta Guía,se basa en la premisa d e que el interés d e la implantación del sistema ambiental surge en la alta dirección o en el dueño d e la empresa, quien d e b e tener un auténtico interés, compromiso y cultura ambiental para que el esquema funcione satisfactoriamente. Se dividió la Guía en cuatro etapas: planeación, implantación y operación, monitoreo y acciones correctivas y revisión gerencial, en un orden lógico que facilite el desarrollo del proceso d e implantación dentro d e la empresa, presentando formatos y ejemplos ilustrativos. Adicionalmente, se provee al empresario o director c o n una explicación sobre la estructura d e la legislación ambiental y una metodología para evaluar si el Sistema d e Administración y Gestión Ambiental rendirá para la empresa los resultados que se esperan. La idea es brindar a la empresa pequeña y mediana una metodología sencilla por medio d e la cual p u e d a implantar y operar dentro d e su empresa un Sistema d e Administración y Gestión Ambiental basado en las normas ISO 14000 sin necesitar la a y u d a d e una asesoría externa.. 1.

(11) Lista de Figuras Página Figura 2.1. Desarrollo d e los Estándares Ambientales Internacionales. 15. Figura 2.2. Estructura d e la Organización ISO. 17. Figura 2.3. Normas d e la Serie ISO 14000. 21. Figura 2.4. Sistemas de Administración Ambiental en las empresas. 33. Figura 2.5. Posición del Responsable Ambiental en las empresas. 33. Figura 2.6. Las empresas y el cumplimiento con la legislación.. 34. Figura 2.7. Conocimiento d e Normatividad Ambiental en las empresas. 34. Figura 2.8. El papel de ISO 14000 en el reto d e las PYME. 35. Figura 3.1. Estrategias para adquirir el compromiso. 37. Figura 3.2. Esquema del SAGA propuesto por ISO 14001. 40. Figura 3.3. Implantación y sus etapas. 40. Figura 3.4. Ciclo d e control y mejora d e Shewhart. 41. Figura 3.5. Planeación de la Implantación del SAGA. 42. Figura 3.6. Implantación y Operación del SAGA. 43. Figura 3.7. Verificación y acciones correctivas. 43. Figura 3.8. Revisión gerencial y mejora continua. 44. Figura 4.1. Tecnología d e fin d e tubo. 47. Figura 4.2. Costo d e Oportunidad y d e mejora ambiental. 48. Figura 4.3. Costos Ambientales d e una Substancia Peligrosa. 50. Figura 4.4. Costo d e los Errores Ambientales. 51. Figura 4.5. En Donde están actualmente los costos ambientales en las empresas. 52. Figura 4.6. En Donde deberían estar los costos ambientales en las empresas. 52. Figura 4.7. Dos formas d e llevar la contabilidad: tradicional y tomando en cuenta los costos ambientales. 53. Figura 5.1. Ciclo d e control y mejora d e Shewhart: e t a p a d e planeación. 59. Figura 5.2. Niveles d e la legislación en México. 61. 2.

(12) Figura 5.3. Proceso d e Implementación d e leyes. 61. Figura 5.4. Proceso d e implementación d e un reglamento. 62. Figura 5.5. Proceso d e elaboración y publicación d e las Normas Oficiales. 64. Figura 5.6. Cuadro d e C o m p e t e n c i a de las Autoridades en una Empresa. 65. Figura 5.7. Estatus d e la e t a p a d e planeación en el proceso d e implantación después d e identificar los requisitos legales. 67. Figura 5.8. Aspectos en el ciclo d e vida. 72. Figura 5.9. Contabilidad ambiental. 74. Figura 5.10. Estatus d e la e t a p a d e después d e identificarlos aspectos ambientales significativos. 81. Figura 5.11. Diagrama d e evaluación d e la PA. 86. Figura 5.12. Estatus d e la e t a p a d e planeación después d e redactar la política ambiental. 89. Figura 5.13. Diferencia entre objetivo y meta.. 91. Figura 5.14. Planteamiento d e objetivos sobre el problema. 93. Figura 5.15. Estatus d e la e t a p a d e planeación después d e definir los objetivos y metas ambientales. 95. Figura 5.16. Estatus d e la e t a p a d e planeación d e la implantación después d e realizado el plan ambiental. 101. Figura 6.1. Ciclo d e control y mejora de Shewhart: implantación. 102. Figura 6.2. Funciones del director general. 106. Figura 6.3. Funciones del coordinador ambiental. 107. Figura 6.4. Función d e los responsables del cumplimiento d e los objetivos y metas. 107. Figura 6.5. Función del responsable d e la comunicación global. 108. Figura 6.6. Funciones del responsable del control d e documentos. 108. Figura 6.7. Diagrama del curso d e inducción. 115. Figura 6.8. Documentación d e las especificaciones d e los procesos. 122. Figura 6.9. Ejemplo d e hoja d e especificaciones. 124. 3.

(13) Figura 6.10. Diagrama d e flujo d e los procesos relacionados c o n el objetivo d e disminución d e solventes. 125. Figura 6.11. Riesgo, peligro y magnitud. 128. Figura 6.12. Comunicaciones internas. 136. Figura 7.1. Ciclo d e control y mejora d e Shewhart: etapas d e medición y acciones correctivas. 144. Figura 7.2. Ciclo d e acciones correctivas. 150. Figura 7.3. Ciclo d e acciones preventivas. 152. Figura 7.4. Técnica d e los "porqués". 154. Figura 7.5. Gráfica d e los porcentajes d e a v a n c e d e c a d a e t a p a. 172. Figura 7.6. Gráfica d e componentes d e elementos d e la planeación. 174. Figura 7.7. Gráfica d e componentes d e elementos d e la implantación. 175. Figura 7.8. Gráfica d e componentes d e elementos d e la verificación. 176. Figura 7.9. Gráfica d e los componentes d e los elementos d e la mejora continua. 178. Figura 7.10. Gráfica d e los componentes por e t a p a. 178. Figura 7.11. Gráfica global d e los componentes del SAGA. 179. Figura 7.12. Interacción d e los actores d e la auditoría. 183. Figura 8.1. Término del Ciclo d e control d e Shewhart y continuación del proceso d e mejora. 188. Figura 8.2. Ciclo d e mantenimiento. 189. Figura 8.3. Ciclo d e corrección. 190. Figura 8.4. Ciclo d e mejoramiento del Dr. Miyaguchi. 191. Figura 8.5. Final del primer ciclo del SAGA. 193. Figura 9.1. Diagrama d e flujo resumido d e la metodología d e la Guía. 198. 4.

(14) Lista de Tablas Página Tabla 2.1. Objetivos, documentos, subcomités d e ISO 14000. 24. Tabla 3.1. Registro d e los integrantes del equipo d e implantación. 38. Tabla 4.1. Impactos positivos en la empresa. 54-56. Tabla 4.2. Impactos negativos en la empresa. 57. Tabla 5.1. Esquema d e cumplimiento c o n la legislación. 66. Tabla 5.2. Ejemplos d e actividades, aspectos e impactos. 68. Tabla 5.3. Matriz d e Efectos. 73. Tabla 5.4. Balance d e materiales en la empresa. 74. Tabla 5.5.1. Matriz A d e Valores arbitrarios cuantitativos. 75. Tabla 5.4.2. Matriz B d e Valores arbitrarios cualitativos. 75. Tabla 5.5. Asignación d e valores arbitrarios. 76. Tabla 5.6. Matriz d e efectos para FVOSA. 77. Tabla 5.7. Materiales d e FVOSA. 78. Tabla 5.8. Valores Arbitrarios cuantitativos d e. FVOSA. 79. Tabla 5.9. Tabla d e valores cuantitativos d e los aspectos d e FVOSA. 80. Tabla 5.10. Matriz d e valores cualitativos d e FVOSA. 80. Tabla 5.11. Respuestas a la evaluación d e la política. 85. Tabla 5.12. Ejemplos d e fuentes origen y objetivos que pueden basarse en ellos. 92. Tabla 5.13. Identificación d e acciones y estrategias para el logro d e objetivos y metas. 96. Tabla 5.14. Evaluación d e acciones propuestas. 97. Tabla 5.15.1 Identificacicn d e acciones y propuestas para FVOSA, objetivo 1. 98. Tabla 5.15.2 Identificacicn d e acciones y propuestas para FVOSA, objetivo 2. 98-99. 5.

(15) Tabla 5.15.3 Identificacicn d e acciones y propuestas para FVOSA, objetivo 3. 99. Tabla 5.16. Evaluación d e las propuestas d e acciones para el logro de los objetivos y metas ambientales. 100. Tabla 6.1. Definición d e responsables d e cumplimiento d e objetivos. 109. Tabla 6.2. Asignación d e responsables y autoridades. 109. Tabla 6.3. Ejemplo d e definición d e responsables por objetivos. 110. Tabla 6.4. Ejemplo d e asignación d e actividades, responsabilidades y autoridad. 111-112. Tabla 6.5. Solicitud d e capacitación para ser autorizada por el director general. 116. Tabla 6.6. Registro d e la capacitación d e la empresa. 116. Tabla 6.7. Evaluación del curso/capacitación/entrenamiento. 117. Tabla 6.8. Solicitud d e capacitación sobre equipo d e protección personal. 118. Tabla 6.9. Registro d e la capacitación d e uso d e equipo d e protección personal. 119. Tabla 6.10. Aspectos ambientales, sus actividades y sus peligros asociados. 128. Tabla 6.11. Peligros asociados a las actividades d e los aspectos ambientales d e. FVOSA. 130-131. Tabla 6.12. Programación d e las comunicaciones. 136. Tabla 7.1. Valor inicial d e indicadores d e los objetivos y las metas. 145. Tabla 7.2. Instrumentos d e medición d e la empresa. 146. Tabla 7.3. Registros d e las mediciones d e indicadores d e c a d a meta. 147. Tabla 7.4. Valor d e los indicadores iniciales d e FVOSA. 148. Tabla 7.5. Mediciones d e la meta relacionada c o n la disminución del uso d e solventes. 148. Tabla 7.6. Relación d e acciones correctivas que se han tomado. 150. Tabla 7.7. Relación d e las causas raíz d e las no conformidades. 153. 6.

(16) Tabla 7.8. Acciones correctivas d e la meta 1 d e FVOSA. 154. Tabla 7.9. Relación d e las causas raíz d e las no conformidades. 156. Tabla 7.10. Valores d e calificación d e la guía d e auditoría. 159. Tabla 7.11. Guía d e auditoría. 160-168. Tabla 7.12. Etapas o fases y elementos d e c a d a una del SAGA. 168-169. Tabla 7.13. Evaluación d e la guía y factores d e peso para c a d a e t a p a. 169-170. Tabla 7.14. Rangos d e los valores d e la guía. 171. Tabla 7.15. Resumen tabular d e los totales. 171. Tabla 7.16. Componentes d e los elementos d e la planeación. 173. Tabla 7.17. Componentes d e los elementos d e la implantación. 174-175. Tabla 7.18. Componentes d e elementos d e la verificación. 176. Tabla 7.19. Componentes d e los elementos d e la revisión gerencial. 177. Tabla 7.20. Objetivos y estrategias d e la auditoría. 180. Tabla 7.21. Registro d e actividades y responsables d e la auditoría. 182. Tabla 7.22. Lista d e verificación de documentos del SAGA. 183. Tabla 7.23. Cronograma d e las actividades d e la auditoría. 184. Tabla 7.24 Calendario d e reuniones para la auditoría del sistema. 184. Tabla 7.25. Bitácora d e actividades. 185. Tabla 7.26. Bitácora d e actividades. 185. 7.

(17) Capítulo 1. Introducción. 1.1 Antecedentes La situación de deterioro del medio ambiente, la contaminación de agua, suelos y aire, la explotación desmedida de los recursos naturales y la pérdida de la biodiversidad a nivel mundial, han llevado a que tanto organismos internacionales, como grandes corporaciones, busquen asegurar un desempeño ambiental industrial que vaya más allá del cumplimiento de las legislaciones ambientales. La estandarización global en todos los ámbitos ha llevado a la simplificación y ahorro de tiempo y recursos en la vida diaria. A lo largo de los años, se ha demostrado que un Sistema de Administración y Gestión Ambiental (SAGA) es el primer paso hacia lograr que las empresas mejoren su desempeño ambiental. Uniendo la conveniencia de la estandarización, con la efectividad de los SAGA para proteger el medio ambiente, surgen los estándares internacionales de estos sistemas. Uno de ellos, el estándar ISO 14000, certifica a empresas que demuestren tener implantado, operando y orientado hacia la mejora continua un SAGA. Este estándar, de reciente publicación, está siendo adoptado por numerosas empresas alrededor del mundo y reconocido como una señal de que los productos de dichas empresas se fabrican tomando en cuenta de alguna forma el aspecto ambiental. ISO 14000 empieza también a ser requerido a las empresas que quieren participar de ciertos mercados internacionales. El trabajo de esta Tesis nace de la importancia económica que representa para México la pequeña y mediana industria y la necesidad de poner a su alcance la implantación de un SAGA basado en estándares internacionales con el fin de preservar y reforzar su competitividad y su participación en los mercados globales.. 1.2 Problemática Planteada. Los sistemas de estandarización ambiental que imperan a nivel internacional han sido diseñados por las grandes empresas de los países industrializados. Las normas de la serie ISO 14000 presentan un SAGA cuyo cumplimiento y mejora continua llevarán eventualmente a mejorar también el desempeño ambiental de 8.

(18) la empresa. Sin embargo, su implantación no es sencilla, y en la mayoría de las ocasiones, requiere de la ayuda de asesoría externa. La pequeña y mediana empresa (PYME) se enfrenta principalmente a dos problemas en este contexto: por un lado, los mercados internacionales y las empresas grandes empiezan a requerir el cumplimiento con estos estándares ambientales internacionales, y por el otro, carece de los elementos esenciales y de los recursos económicos necesarios para contratar ó recibir algún apoyo (ya sea en forma de asesoría o capacitación) para implantar un sistema de administración ambiental.. 1.3 Justificación. En vista de la creciente necesidad de que la industria en general adopte un SAGA para evitar rezagarse y perder oportunidades en los mercados internacionales, y de que la pequeña y mediana empresa mexicana presenta desventajas estructurales para lograr este objetivo, es indispensable que se desarrolle una metodología que le permita hacerlo sin necesidad de grandes inversiones de recursos. La relevancia del presente trabajo radica en que aporta a la PYME una alternativa que le ayudará a implantar un SAGA en base a las normas de ISO 14000 sin necesidad de emplear recursos económicos en una asesoría externa. Por otro lado, esta metodología le permitirá a la empresa seguir paso a paso su proceso de implantación con ejemplos y evaluaciones que le indicarán si cada etapa que ha concluido cumple con sus características esenciales.. 1.4 Objetivo El objetivo de este trabajo consiste en desarrollar una guía para la implantación de un Sistema de Administración y Gestión Ambiental para la pequeña y mediana empresa basado en las Normas ISO 14000 con adaptaciones a la situación y necesidades inherentes a las PYME. Esta Guía tiene como finalidad: •. Conducir paso por paso a cualquier empresa pequeña o mediana por el proceso de la implantación de este sistema.. 9.

(19) •. Dar explicaciones detalladas de cada una de las características y puntos principales de las etapas del proceso de implantación de un Sistema de Administración y Gestión Ambiental.. •. Ofrecer al empresario una metodología de evaluación de cumplimiento con las características esenciales de cada una de las etapas de la implantación.. •. Proporcionar a la empresa ejemplos de casos hipotéticos de algunas empresas para cada uno de los puntos. Esto le servirá a la organización como benchmarking en su proceso.. 1.5 Método. El desarrollo de la Guía de implantación de un Sistema de Administración y Gestión Ambiental se basa en la experiencia de las personas que participamos en este trabajo, sobre el desarrollo de varios proyectos de asesoría a empresas pequeñas y medianas de la región (en el Estado de Jalisco principalmente) a lo largo de 3 años. Se tomó en cuenta también información sobre estudios sectoriales y de competitividad de la pequeña y mediana empresa realizados por la División de Graduados e Investigación del ITESM, Campus Guadalajara. Se buscó simplificar al máximo la implantación del SAGA por medio de un sistema paso a paso, con ayuda de explicaciones, definiciones, ejemplos, evaluaciones y diagramas. Se propone una metodología para que el empresario pueda evaluar los costos y beneficios que obtendrán; esta información servirá adicionalmente para que mida sus fuerzas y limitaciones y las tome en cuenta para el planteamiento de sus metas y objetivos. Se dividió la implantación del SAGA en cuatro etapas: planeación, implantación y operación, monitoreo y acciones correctivas y finalmente revisión gerencial. Se buscó con esto tener una secuenciación lógica y sencilla. Los ejemplos hipotéticos se plantearon en base a una generalización de problemas y situaciones de varias empresas, algunas reales y otras no, utilizando siempre nombres ficticios y que sirvan al empresario para identificarse y comparar sus propias resoluciones. Las evaluaciones se basaron en el sistema de auditoría planteado por el ISO 14000. Los diagramas de explicación y ubicación se diseñaron de forma que expusieran gráficamente los conceptos básicos que ISO 14000 define y una interpretación de los mismos que tome en cuenta las necesidades de las empresas pequeñas y medianas. 10.

(20) 1.6 Planteamiento de Hipótesis. Una empresa pequeña o mediana, cuya dirección o gerencia tenga un auténtico interés y una cultura ambiental, puede incorporar a sus prácticas gerenciales un sistema de administración y gestión ambiental basado en las Normas ISO 14000 mediante una guía detallada del procedimiento que debe seguir para su implantación.. 1.7 Alcances y Limitaciones Los límites de la aplicación de la metodología se relacionan directamente a la capacidad de las empresas. Aunque la metodología está diseñada para cualquier tipo de empresa pequeña y mediana, es necesario tener el compromiso y empeño de la dirección o dueños. El éxito del SAGA que resulte en cada una de las compañías dependerá del cuidado que se tenga durante el desarrollo y el apego y seguimiento a la metodología; esto a su vez, radicará en las bases de una educación y cultura ambiental que tenga la persona que encabezará el proyecto. En la Guía de Implantación no se han tomado en cuenta las características de las empresas micro (facturación menor a los 5'000,000 o menos de 15 empleados), por lo que estas podrían encontrar dificultades en adaptación de la misma. El alcance de esta tesis es el desarrollo de la Guía de Implantación. Será parte de otro proyecto la validación de la metodología por medio del seguimiento del proceso dentro de algunas empresas.. 1.8 Organización de la Tesis Este trabajo está organizado de la siguiente manera: Capítulo 1 . Proporciona un panorama general sobre los puntos importantes a tratar, de dónde se parte, hacia dónde se pretende llegar con el desarrollo de la Guía de Implantación del Sistema de Administración y Gestión Ambiental y de qué manera. Capítulo 2. Describe la situación que dio origen al surgimiento de los sistemas de estandarización ambiental a nivel mundial. Explica qué son los estándares de la organización ISO, cómo están constituidas las normas de ISO 11.

(21) 14000 y cuáles son sus puntos más importantes. Finalmente, expone el reto que enfrentan las empresas pequeñas y medianas en materia de medio ambiente. Capítulo 3. Proporciona información de los generales de la Guía de Implantación, la formación del equipo de trabajo de la empresa que se encargará de llevar a cabo el proceso y los componentes principales de cada una de las etapas con sus respectivos diagramas. Capítulo 4. El capítulo 4 presenta las ventajas de un SAGA para la mejora del desempeño ambiental de las empresas en comparación con los sistemas de legislación tradicionales, el concepto de costos ambientales y contabilidad ambiental y un sistema para evaluar los costos y beneficios que representará para la empresa esta implantación. Capítulo 5. Trata de la primera etapa de la implantación del SAGA, que es la planeación, y durante ella se orienta a la empresa para que identifique sus interacciones con el medio ambiente, reconozca cuáles de estas interacciones son las más importantes, tome en cuenta la legislación ambiental aplicable, redacte su política ambiental, objetivos, metas y establezca su plan de acción. Capítulo 6. La segunda etapa es la implantación y operación, en la cual se plantean metodologías para definir estructuras y asignar responsables respondiendo a la estructura misma de la empresa. En esta etapa, el empresario planteará un proceso para programar su capacitación ambiental, diseñará su sistema de control operacional, hojas de especificación de procesos, respuesta a emergencias y podrá seguir formatos para documentar y controlar la documentación. Capítulo 7. La tercera etapa de la implantación se refiere a los métodos de medición y control por medio de los cuales se dará seguimiento al desempeño del sistema ambiental, preparar acciones correctivas y preventivas al no cumplimiento con las disposiciones del SAGA. Capítulo 8. En esta última etapa se describen aspectos fundamentales como la mejora continua y revisión gerencial; este elemento es esencial para que el sistema logre la función de proteger el medio ambiente. Capítulo 9. Como parte final del documento, se resumen y describen las conclusiones de la metodología y recomendaciones que habrán de utilizarse para investigaciones futuras.. 12.

(22) Capítulo 2. La Estandarización Ambiental. 2.1 Historia de la Estandarización Hoy en día, se empieza a ver cómo los impactos de las actividades del hombre sobre la naturaleza determinarán en un futuro la dirección que se tome en la política, la economía y la sociedad. Durante miles de años, nuestros antepasados se preocuparon simplemente por sobrevivir, lo mejor posible, al poder de la naturaleza. El hombre sintió haberse impuesto definitivamente a los elementos que lo rodeaban el siglo pasado, cuando el desarrollo industrial y tecnológico le permitió modificar su entorno adaptándolo a él, al contrario del resto de los animales que se adaptan a su medio natural o mueren. Después de varios años de "conquista", los ecosistemas empezaron a manifestar visiblemente los impactos negativos y el deterioro que este dominio estaba causando en ellos y su funcionamiento. El crecimiento del hombre se ha dado tomando en cuenta solamente el desarrollo económico, sin atender a los costos ambientales y sociales. Durante la primera mitad de este siglo se vieron sucesos aislados de contaminación aguda en algunas ciudades, como Londres, en donde los habitantes enfermaban y en ocasiones morían de padecimientos en el sistema respiratorio. El resto del mundo vio cómo esta contaminación deterioraba la salud y el nivel de vida, pero nunca pensó que esto podía ocurrir en cualquier otro lugar. Pocos años después ya se tenían problemas en el aire, los suelos y el agua en decenas de centros urbanos. La preocupación se extendió de forma global, y el tema del medio ambiente se volvió un asunto político y social. Lo que es una verdad innegable, es que sin importar el grado de desarrollo económico que se llegue a alcanzar, sin un medio natural sano que soporte los modernos procesos productivos, el sistema económico no tiene un fundamento sólido a largo plazo. Mientras que numerosas generaciones de décadas pasadas crecieron con la noción de la naturaleza como proveedora de recursos gratis a disposición de quien decida utilizarlos, las nuevas generaciones entienden que no pueden tomar ni utilizar el entorno natural sin medida. En la mayoría de los países, la administración pública ha tomado entre sus funciones administrar el medio ambiente, adquiriendo implícitamente también la responsabilidad de satisfacer necesidades económicas cuidando simultáneamente mantener la calidad de vida de los habitantes y del entorno. 13.

(23) Sin importar el papel que tome el gobierno, es necesario reconocer que la administración de nuestro medio ambiente es responsabilidad de todos. Toca entonces a una nueva generación de empresarios, comunidades, gobierno e individuos revertir la tendencia actual y sentar las bases para un desarrollo sostenible. Existe la necesidad de especificar el papel real que juegan algunos sectores industriales, dentro de un contexto global, en donde las industrias tienen que desempeñar un papel más proactivo en lo que se refiere a control y prevención de la contaminación. La tecnología es un factor importante del desarrollo económico. Esta tecnología puede mejorar la utilización de los recursos naturales y modificar los procesos productivos para que se minimice la emisión de contaminantes. No obstante, no debe perderse de vista el largo plazo cuando se piense que una innovación resuelve un problema. Se necesita poder asegurar que dicha tecnología sea un factor de desarrollo sostenido tanto económica como ambientalmente. Solo así se puede aspirar a un progreso en el bienestar sin deteriorar gravemente el medio natural. El desarrollo económico depende de la naturaleza para obtener los insumos de producción como el agua, los bosques, recursos del suelo, etc., y a su vez, le impone presiones al desechar en ella cantidades indiscriminadas de residuos y contaminantes. Esto da como resultado que la economía se vea afectada ya que se va volviendo cada vez más difícil la obtención de estos recursos y su calidad va siendo cada vez menor. En las últimas décadas, los mercados se han globalizado y han caído muchas barreras comerciales entre los diferentes países. Así como se ha hecho indispensable cumplir con estándares de calidad en las características inherentes al producto, también se ha vuelto un requisito cumplir con ciertas condiciones de producción, transporte, uso y disposición final (ciclo de vida). Ahora no solamente importa que el producto cumpla con las funciones para las que fue creado, también se requiere que su ciclo de vida minimice el impacto sobre el medio ambiente. Esto ha llevado a que las legislaciones de los países, incluyan un apartado para la legislación ambiental, en la cual se regula tanto el uso de los recursos, como las características que tienen que cumplir los residuos que se desechan al medio. Desgraciadamente, en muchos países, especialmente en vías de desarrollo, la imposición de estas leyes ambientales no es efectiva; en otras ocasiones, la reglamentación no es lo suficientemente estricta como para reducir los impactos de las actividades económicas. Mientras tanto, las comunidades económicas de los países desarrollados han impuesto estándares ambientales cuyo cumplimiento es indispensable para el comercio de ciertos productos. Actualmente existen varios estándares 14.

(24) internacionales como EMAS o GEMÍ por mencionar algunos. El de más reciente desarrollo es la serie 14000 de la organización ISO.. Figura 2 . 1 . Desarrollo de los Estándares Ambientales Internacionales.. 2.2 Los estándares ISO Los estándares son acuerdos documentados que contienen especificaciones técnicas u otros criterios precisos para usarse como reglas, guías o definiciones de características para asegurar que los materiales, productos, procesos y servicios sean los adecuados para cumplir con sus propósitos (1). ISO es una organización internacional, no gubernamental, con sede en Ginebra, Suiza, establecida en 1947, que busca la creación de los estándares internacionales en diferentes áreas. Funciona a nivel mundial y está constituida por cuerpos de estandarización de 100 países diferentes. La palabra ISO no es un acrónimo del nombre en inglés de la organización (International Organization for Standardization, que en todo caso sería IOS, no ISO), sino que está tomado del prefijo griego "¡so" que significa igual. Esto evita que el nombre de la Organización para la Estandarización cambie con cada idioma diferente, lo cual sería una contradicción a lo que la estandarización busca. 15.

(25) La misión de ISO es la de desarrollar estándares para facilitar el intercambio mundial de bienes y servicios y la transferencia de tecnología a través de (1): • • • • • •. Enfatizar en la calidad y confiabilidad a un precio razonable. Mejorar la reducción de desperdicios, la salud, seguridad de los trabajadores y usuarios y protección ambiental. Lograr mayor compatibilidad e interoperabilidad de bienes y servicios. Simplificar para mejorar la utilización. Reducir el número de modelos que resultará en una disminución de costos. Incrementar la eficiencia en la distribución y facilitar el mantenimiento.. Un ejemplo de los resultados de los estándares de ISO es el formato de las tarjetas de crédito y tarjetas telefónicas que se ha vuelto tan común (prácticamente único). Apegándose al estándar, que define características como el espesor óptimo, (2) se asegura que una tarjeta determinada pueda ser utilizada en todo el mundo. Alrededor del mundo, los usuarios de los diferentes bienes y servicios, confían más en productos que dicen estar en conformidad con los estándares y pueden demostrarlo. La existencia de estándares no armonizados para tecnologías similares en diferentes países coloca barreras técnicas para los mercados internacionales (1). Ahora ya se tienen establecidos estándares internacionales para tecnologías en campos muy diversos, tales como textiles, comunicaciones, información, embalaje, distribución de bienes, producción y utilización de energía, construcción de barcos y servicios financieros. La necesidad de que existan estándares internacionales para prácticamente todas las actividades comerciales, surge de la tendencia a la globalización que se está experimentando de algunos años a la fecha: •. Apertura del intercambio comercial, con un mercado libre que fomenta la búsqueda de nuevos y variados proveedores, expandiendo los mercados. La competencia justa tiene que basarse en referencias comunes, que puedan identificarse y reconocerse de un país a otro.. •. Interacción de los diferentes sectores, ya que actualmente no existe una industria que sea completamente independiente de las demás, ni una actividad comercial que tenga aplicación exclusivamente en un sector específico.. •. Sistemas mundiales de comunicación, en donde se hace imperativa la compatibilidad y la estandarización para que se pueda dar este intercambio de información y comunicación de una forma efectiva. 16.

(26) Los cuerpos d e estandarización d e los 100 países q u e constituyen ISO, son aquellos q u e tienen mayor representatividad c o m o estándares y solamente puede haber uno por país. Las cuatro funciones principales d e estos cuerpos son: • • • •. Informar a quienes pueden estar interesados en iniciativas y oportunidades relativas a la estandarización internacional. Presentar los intereses del país durante las negociaciones que lleven al establecimiento d e algún estándar. Asegurar que el país tenga un secretario en los comités y subcomités técnicos en los cuales el país tenga intereses. Proveer, por medio del p a g o d e su membresía, el apoyo financiero correspondiente d e su país para las operaciones centrales d e ISO.. El trabajo técnico d e ISO está descentralizado. Este trabajo lo llevan a c a b o 2700 comités y subcomités técnicos y grupos d e trabajo. C a d a comité está constituido por representantes calificados d e las industrias, institutos d e investigación, autoridades gubernamentales, consumidores y organizaciones internacionales d e todo el mundo. La estructura organizacional d e ISO tiene como c a b e z a el secretariado central y diferentes consejos y comités q u e se encargan d e elaborar las normas.. Figura 2.2. Estructura d e la Organización ISO. La responsabilidad d e la administración d e un comité r e c a e en uno d e los cuerpos d e estándares nacionales que c o m p o n e n ISO. Este cuerpo selecciona a dos personas para q u e lleven a c a b o el trabajo técnico y administrativo, mientras que el representante será quien ayude al comité a llegar a un consenso. 17.

(27) Consenso significa (1) que la solución que se ha encontrado al problema es la mejor para ser aplicada internacionalmente en ese momento. El Secretariado en Genova asegura que se mantenga el flujo de documentación en todas las direcciones para verificar que los acuerdos aprobados por los comités técnicos sean editados, impresos y entregados como un borrador de un estándar internacional a los cuerpos miembros para votación, y posteriormente publicados. Un requisito para que se establezca un estándar es el consenso. Es muy importante que se tomen en cuenta las opiniones y puntos de vista de todos los interesados en ese estándar en particular. No puede ser un estándar si no está planeado para satisfacer a toda la industria y consumidores, por medio de soluciones globales. El desarrollo, a grandes rasgos, de un estándar internacional de ISO (3) se define en seis pasos o etapas: 1. Propuesta 2. Preparación 3. Comité 4. Investigación e Información 5. Aprobación 6. Publicación Algunos de estos pasos podrían omitirse si ya se tuviera avanzada cierta documentación del estándar en cuestión. De forma resumida: 1. Propuesta Se debe asegurar que exista la necesidad de establecer un cierto estándar internacional; entonces, se somete a votación con los miembros de los comités y subcomités relevantes para incluirlo en el programa de trabajo. La propuesta es aceptada si la mayoría de los miembros vota a favor y al menos 5 de ellos se compromete a participar activamente en el proyecto. En esta etapa se señala un líder del proyecto. 2. Preparación Un grupo de trabajo formado por expertos y el líder de proyecto preparan plan de trabajo. Se lleva a cabo y se realizan diferentes intentos hasta que grupo está convencido de que se ha encontrado la mejor solución técnica problema. Se prepara un borrador y se entrega al comité para que se logre consenso.. 18. el el al el.

(28) 3. Comité Cuando se tiene un primer borrador del comité, se registra en el Secretariado Central de ISO. Normalmente se distribuye para recibir comentarios y retroalimentación. Se hacen cambios y se entregan cuantos borradores sean necesarios para alcanzar consenso. Finalmente se hace una edición final del texto y se entrega como borrador de un estándar internacional. 4. Investigación e Información El borrador circula entre todos los cuerpos nacionales para someterlo de nuevo a votación y comentarios durante 5 meses. Si no se pasa en la votación, se regresa al comité original para que sea estudiado y revisado. 5. Aprobación El borrador final del estándar internacional vuelve a circular entre los cuerpos nacionales para someterlo a un voto ahora del tipo si o no en un periodo de dos meses, durante los cuales ya no se considera ninguna observación ni comentario técnico. Si este texto no se aprueba como un estándar internacional, se envía nuevamente al comité técnico que lo originó. 6. Publicación Una vez que un borrador para estándar internacional se aprueba, solamente se le hacen pequeñas correcciones de edición si se requiere. El texto final se envía al Secretariado Central de ISO que lo publica como un estándar internacional. Todos los estándares son revisados cuando menos cada cinco años por los comités técnicos que los originaron y se debe decidir si se puede confirmar, necesita de alguna corrección o ser definitivamente cancelado. Un estándar internacional puede constar de pocas páginas o ser un tomo de varios cientos de ellas, contar con anexos numerosos. La información que contienen puede ir desde especificaciones de operación de cierta maquinaria hasta símbolos, diagramas, definiciones o códigos. Se han estandarizado los símbolos que representan las siete unidades básicas para el sistema internacional de medición. El tamaño del papel que se utilizó originalmente ahora se conoce en todo el mundo como ISO 216. Un símbolo que cubra bien su propósito es aquel que puede entenderse en cualquier parte del mundo independientemente del idioma. Sin importar su lugar de origen, todos los automóviles tienen los mismos símbolos para los mensajes que muestran en el tablero. ISO tiene códigos internacionales para los nombres de los países, las monedas y los idiomas para evitar las incompatibilidades en el proceso de difusión de la información. Los códigos universales son herramientas que ahorran recursos. 19.

(29) 2.3 Los Estándares ISO 14000 En 1992 el Secretariado General de la ISO solicitó a un grupo de asesores que investigaran la necesidad y factibilidad de establecer estándares para sistemas de administración y gestión ambiental (SAGA). En junio de 1993 se estableció el comité técnico 207 de la ISO para trabajar sobre "Sistemas de Gestión Ambiental y Guía de Utilización". ISO 14000 es una guía desarrollada para un sistema de administración ambiental. Su propósito es crear estándares internacionales para la prevención y el control de la contaminación del aire, suelo y agua (4), así como la optimización y racionalización en el uso de recursos naturales renovables y no renovables. La administración ambiental puede definirse (5) como una herramienta que ayuda a una organización a estar consciente y conocer las interacciones de sus productos y actividades con el medio ambiente y lograr una mejora continua para llegar al desempeño ambiental que desea. Mientras que las series ISO 9000 se orientan al cumplimiento de las necesidades de los clientes, control de procesos y mejora continua, ISO 14000 incluye además los requerimientos ambientales. No solo toma en cuenta las expectativas de los clientes, sino también prioridades y objetivos generados internamente en la empresa. Por supuesto que ISO 14000 no reemplaza de ninguna manera a ISO 9000, pero una compañía con este registro tiene buenas bases para iniciar con ISO 14000, tomando en cuenta que ambas tienen que ser parte integral del sistema de la gerencia general de la compañía. ISO 14000 tampoco substituye a la legislación con la cual la empresa tiene que cumplir, pero debe ayudarle a monitorear, controlar y mejorar su desempeño ambiental relacionado con dichos requerimientos. Se podría considerar al SAGA como la conciliación entre los requerimientos obligatorios y un sistema de administración que se constituya por medio de objetivos y metas que se enfocan en cumplir y superar los requisitos. Utiliza control de documentación, auditoría del sistema, control operacional, control de registros, políticas de administración, capacitación, técnicas estadísticas y acciones preventivas y correctivas. Los estándares de la ISO pueden ser de dos tipos (2), los de especificaciones y los que sirven como pauta a seguir. Los de especificaciones son certificables, tienen una serie de parámetros que se pueden medir y ser auditados, de forma que se puede saber cuando una empresa cumple y cuando no; el otro tipo de estándar es de soporte, ayuda a percibir mejor cómo se logran los objetivos. Dentro de la serie ISO 14000 solamente el estándar 14001 es de especificaciones y 20.

(30) pueae ser certificado, el resto de los estándares son útiles para lograr cuestiones específicas dentro de la gestión ambiental.. Figura 2.3. Normas de la Serie ISO 14000 Fuente: Tibor y Feldman. Un SAGA con el enfoque ISO debe y requiere de una adaptación para cumplir con las necesidades de cada organización y ser integrado perfectamente a los sistemas de gerencia actuales de la empresa. Los objetivos para las normas fueron crear estándares de aplicación internacional para sistemas de administración ambiental y crear guías de uso para esos estándares. El primero está en el documento 14001. El estándar ISO 14001 contiene una serie normas específicas, que le son auxiliares y complementarias, ISO 14004 ofrece referencias prácticas sobre la implementación de ISO 14001 (6). El segundo objetivo se dividió en otros seis: sistemas de administración ambiental, estándares para auditores y auditorías del sistema de administración ambiental, contenido ambiental en etiquetas, estándares para medidas de 21.

(31) desempeño ambiental, estándares para análisis del ciclo de vida, guía de elementos ambientales en productos y estándares para términos y definiciones contenidos en la serie. En la Tabla 2.1 se describen los objetivos y documentos de cada subcomité y grupos de trabajo.. 22.

(32) 23.

(33) Tabla 2 . 1 . Objetivos, documentos, subcomités de ISO 14000. Fuente: Leonardo Cárdenas, Consultores en Calidad.. Los estándares SAGA son estándares de proceso, no de desempeño. Estos estándares no le dicen a las organizaciones qué desempeño ambiental deben alcanzar, sino que describen un sistema que puede ayudar a una organización a alcanzar sus propios objetivos y metas con la base de que una mejor administración ambiental llevará de forma directa a un mejor desempeño ambiental (7). Se basa en entidades funcionales, las cuales con una integración adecuada aseguran que se tenga una interacción correcta entre las metas económicas y ambientales de la empresa (2), de tal forma busque garantizar su desarrollo y evolución. Cualquier compañía puede utilizar los estándares ISO 14000 como (5): • • • • •. Modelo para establecer un sistema de gerencia ambiental. Formato para auditor su SAGA. Método para demostrar el cumplimiento del SAGA. Proceso para recibir reconocimiento de algún cliente. Declaración pública de su SAGA. 24.

(34) Un sistema de administración ambiental puede implementarse sin que se obtenga una certificación externa, pero hay algunas situaciones definidas (7) en las cuales para una organización puede ser importante obtener una certificación, como por ejemplo: • • • • • •. Un cliente requiere de una certificación para firmar un contrato o para tener a la organización como su proveedor. Un gobierno da beneficios a las empresas con certificación. Se quiere entrar en el mercado europeo en donde las regulaciones ambientales requieren de tener una certificación. La empresa exporta a países en donde el registro es requisito para ingresar al mercado. Se espera ganar una ventaja competitiva a través del registro del sistema de administración ambiental. Las personas que tienen intereses en la compañía esperan excelencia en el desempeño ambiental y el registro es una forma de comprobar este desempeño.. Si una de las razones que se han expuesto se aplica a una compañía determinada, se debe decidir si la empresa buscará el registro para la organización como un todo o solamente partes de ella. Cuando el registro se busca por partes, se tiene la ventaja de que no se pierde el registro de toda la organización cuando una de las partes no cumple con los requisitos del estándar. También el manejo por áreas pequeñas es mucho más fácil de llevarse a cabo. Sin embargo , cuando una empresa obtiene certificaciones parciales, no garantizará que la organización como un todo se encuentre en cumplimiento con la legislación y por lo tanto no queda exenta de problemas con las autoridades como clausuras o multas. Básicamente, los elementos o módulos de un sistema de administración y gerencia ambiental que se encuentren dentro de los estándares actuales como el ISO 14001, BS 7750 o EMAS son: • • • • •. Compromiso y política ambiental Planeación Implementación y Operación Acción de control y correctiva Revisión de la dirección. Un SAGA efectivo es el control sistemático y consistente de procedimientos y operaciones, productos o servicios que puedan tener impactos significativos sobre el medio ambiente (5). Evidentemente le concierne el desempeño ambiental, pero realmente se trata de desarrollar una gerencia corporativa eficiente. 25.

(35) La norma ISO 14001 Sistemas de Administración Ambiental - Especificación con guía para su uso (10) es el documento que contiene la parte central de la serie de normas ISO con referencia a estándares ambientales. La norma ISO 14001 está estructurada de la siguiente manera: 1. Introducción 2. Referencias Normativas 3. Definiciones 4. Sistema de Administración Ambiental 4.1 General 4.2 Política Ambiental 4.3 Planeación 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4. Aspectos ambientales Requerimientos legales y otros Objetivos y metas Programas de administración ambiental. 4.4 Implantación y operación 4.4.1 Estructura y responsabilidades 4.4.2 Entrenamiento, concientización y competencia 4.4.3 Comunicación 4.4.4 Documentación del sistema de administración ambiental 4.4.5 Control de la documentación 4.4.6 Control operacional 4.4.7 Preparación y repuesta en emergencia 4.5 Acción de control y correctiva 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4. Monitoreo y medición No conformidad, acción correctiva y preventiva Registros auditoría al sistema de administración ambiental. 4.6 Revisión Gerencial. En cada uno de estos puntos se definen los requerimientos mínimos que exige la norma a los sistemas de administración ambiental. El cumplimiento de esos requerimientos asegura el poder obtener la certificación del sistema de administración ambiental por una tercera parte (despacho certificador) o el 26.

(36) demostrar a un cliente específico el cumplimiento con los requerimientos de tener un sistema de administración ambiental, el cual asegure la protección al medio ambiente (6, 7). Los puntos y niveles de alcance contemplados por la norma para establecer el cumplimiento con cada uno de los elementos son:. 1 . Política Ambiental • • • •. Definición y puesta en vigor. Compromiso para mejora continua, prevención de la contaminación, cumplimiento de las leyes ambientales. Conocimiento de todo el personal. Accesibilidad al público.. 2. Planeación 2.1 Aspectos ambientales • • • •. Procedimiento para el registro y determinación de los aspectos ambientales. Inclusión de las actividades, productos y servicios posibles de influenciar. Determinación de los impactos ambientales significativos. Actualización periódica. 2.2 Requerimientos legales y de otro tipo. • •. Procedimiento para el registro de los requerimientos ambientales. Requerimientos: de leyes, organismos oficiales, asociaciones y propios de la empresa. 2.3 Objetivos y metas. • • •. Procedimiento para establecer, actualizar y documentar. Implantación a todos los niveles de la organización. Consistencia con la política ambiental. 2.4 Programa de administración ambiental. • • • •. Elaboración e implantación. Responsabilidades, medios y plazos. Alcance. Adecuaciones en caso de cambios en las actividades.. 27.

(37) Implantación y Operación 3.1 Estructura y Responsabilidades Organización. Tareas, responsabilidades y competencias. Dar a conocer las disposiciones. Designación del responsable del medio ambiente. Competencias y responsabilidades del responsable del ambiente. Preparación de los recursos para aplicar y verificar el SAGA.. medio. 3.2 Entrenamiento, concientización y competencia Procedimiento para el reconocimiento de las necesidades de entrenamiento y para la realización del mismo. Procedimiento de sensibilización del personal con respecto al SAGA. El personal con tareas especiales deberá ser competente en relación a estas. 3.3 Comunicación Existen dos direcciones principales de la comunicación: •. • • • • •. Comunicar aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios a las personas que tienen intereses puestos en la empresa de forma constante y regular. Proveer información periódica con un reporte ambiental. Procedimientos para la comunicación interna. Procedimientos para la comunicación al exterior. Procedimientos para la comunicación externa. Registro bien documentado de las decisiones sobre la comunicación externa. 3.4 Documentación del Sistema de Administración Ambiental. Descripción de los elementos principales del SAGA y su interacción. Indicación de la documentación relacionada. 3.5 Control de la documentación Procedimientos para el control de la documentación relevante al SAGA y para asegurar que los documentos: • Pueden ser localizados.. 28.

(38) •. •. Son periódicamente revisados y actualizados por personal autorizado. • Están disponibles las versiones actuales en los lugares donde se requiera. • Son eliminados cuando son innecesarios o están obsoletos. • Son adecuados cuando haya cambios. • Están fechados, son fácilmente identificables y mantenidos por un período de tiempo determinado. Procedimientos y responsabilidades para la creación de los diferentes tipos de documentos. 3.6 Control operacional. • • • • •. Identificación de las operaciones y actividades relevantes para el medio ambiente. Procedimientos documentados. Criterios de operación en los procedimientos. Adquisición de productos y servicios. Comunicación de procedimientos y requerimientos a proveedores. 3.7 Preparación y respuesta en emergencias. • • • • • •. Análisis sistemático de la situación (análisis de riesgo). Procedimientos documentados. Comunicación al personal. Competencias, procedimientos, limitación de daños. Desarrollo de los conceptos de emergencia y de procesos. Prueba de la capacidad de funcionamiento.. J. Acción de control y correctiva 4.1 Monitoreo y medición • • • • • • •. Definición de los criterios de control con apoyo de los requerimientos vigentes. Procedimientos documentados de monitoreo y control. Procedimientos para la comprobación del cumplimiento con requerimientos de la ley. Transparencia de la conformidad con las metas establecidas. Calibración del equipo de medición. Procedimiento para el control del equipo de calibración. Procedimiento para la evaluación periódica del cumplimiento con las leyes y requerimientos.. 29.

(39) 4.2 No conformidad, acción correctiva y preventiva. • • • • • • •. Procedimientos documentados. Registro sistemático de las no conformidades. Procedimientos para manejos e investigar no conformidades. Investigación de las causas. Implementación de medidas correctivas y preventivas. Control y prueba de efectividad. Registro de cambios en los procedimientos escritos. 4.3 Registros. • • • • • •. Procedimientos escritos. Implementación de registros ambientales. Inclusión de entrenamiento, resultados de auditorías y repasos de la dirección. Registros legibles, identificables y seguibles. Cuidado y mantenimiento de los registros. Tiempo determinado. 4.4 Auditoría al SAGA. • • • • • •. Procedimientos y programa para auditorías periódicas Conformidad del SAGA con la planeación de la administración ambiental y la norma. Implementación y mantenimiento apropiados del SAGA. Registro de resultados de la auditoría. Medidas de corrección (opcional). Procedimientos que incluyen: • Enfoque de la auditoría. • Frecuencia y metodologías. • Responsabilidades y requerimientos. • Reporte de los resultados.. 5. Revisión de la dirección • • • • • •. Evaluación periódica. Determinar criterios e intervalos. Registros. Control de medidas implementadas. Resultados de auditorías anteriores. Desarrollo del SAGA (mejora continua).. 30.

(40) 2.4 El Reto Ambiental de la Pequeña y Mediana Empresa en México Hasta antes de la inserción de México en el GATT, nuestro país vivió la época de "Sustitución de Importaciones", en la cual, la importación de un producto se detenía si algún fabricante nacional comenzaba a producirlo (11). No era mala idea: cuando un empresario nacional aceptaba el riesgo de producir un artículo, se cerraban las fronteras a productos similares permitiéndole desarrollarlo en las mejores condiciones posibles. Lo que ocurrió fue muy diferente. Como no se temía a la competencia internacional, el desarrollo de artículos para el mercado nacional fue deficiente, de mala calidad, alto precio, con retraso tecnológico y sin necesidad de cumplir con estándares de calidad ambiental. La ausencia de la competencia, desembocó en la pérdida de vista de los productos líder a nivel mundial y el desarrollo de sus procesos productivos. Esta falta de referenciación ["Benchmarking") condujo a la industria mexicana, predominantemente la pequeña y mediana empresa a un letargo tanto en sus partes técnicas, como administrativas y ambientales (11). En la primera, se perdió el paso del desarrollo tecnológico a nivel mundial: los productos se anticuaron, los procesos se hicieron obsoletos, los equipos y maquinaria envejecieron, muchas de las inversiones se desaceleraron o se detuvieron. En la parte administrativa, se dejó de invertir en la modernización, se detuvieron los desarrollos de sistemas informáticos, se disminuyó la capacitación del personal y se toleraron las prácticas administrativas costosas e ineficientes. En la parte ambiental, no se buscaba la minimización de los impactos sobre el medio ambiente (emisiones, residuos y racionalización de recursos), los empresarios no consideraban como una necesidad invertir en equipos de control de contaminantes, la leyes ambientales eran inexistentes a los ojos de la pequeña empresa y el concepto de Administración o Gestión Ambiental no se utilizaba en el lenguaje común. En este entorno se abre un abismo ambiental y tecnológico entre algunas grandes empresas y las PYMEs. Las grandes empresas, por lo general multinacionales, se vieron forzadas a importar insumos hasta donde la legislación se los permitía o realizar internamente la fabricación de partes y componentes complicados y con alta tecnología. La entrada de México al GATT en 1986 fue un retorno abrupto a la realidad, ya que se abrieron nuestras fronteras. El consumidor nacional tuvo la oportunidad de adquirir productos extranjeros con otro nivel de avance tecnológico, de calidad y precio. Se observó un elevado consumo de productos importados.. 31.

(41) Las PYME perciben con todo rigor las enormes diferencias existentes ante empresas similares de los otros países. Este choque condujo a muchas empresas a su casi o definitiva desaparición. La desarticulación de cadenas productivas se observa cada vez con mayor crudeza, y dadas las nuevas condiciones de competencia, las pocas que existen se desarticulan aún más. Según definición de SECOFI, la pequeña empresa es aquella que tiene una facturación anual menor a los $ 5'000,000 o una planta productiva de entre 15 y 100 trabajadores. La mediana empresa vende $ 15'000,000 por año y tiene entre 101 y 500 trabajadores. Aunque estas definiciones son muy amplias, y permiten que dentro de la misma clasificación queden empresas muy diferentes, en lo fundamental comparten características en común. En general, la pequeña y mediana industria carece de los elementos esenciales en un sistema de administración ambiental. En la Figura 2.3 se puede observar cómo las empresas grandes han avanzado de una forma importante en el establecimiento de sus Sistemas de Administración Ambiental dejando atrás a las PYME. Para desarrollar los Sistemas de Gerencia Ambiental en la PYMEs de forma adecuada, hasta ahora ha sido necesaria la intervención de la gran empresa, ya que la PYME no cuenta con los recursos económicos para contratar un asesor. La pequeña industria carece de la mayor parte de los requisitos necesarios para implementar Sistemas de Gerencia Ambiental en general, y el problema se acrecentó cuando es requerida a cumplir con estándares internacionales que han sido diseñados para ser adoptados por las grandes empresas en países desarrollados (como es el caso de ISO 14000). En países en vías de desarrollo como México, la carencia de educación en la mayoría de los habitantes se refleja en la falta de profesionales ambientales, lo cual hace aún más difícil la implantación de SAGAs en las PYME. En la mayoría de los países en vías de desarrollo como México, las legislaciones ambientales son de reciente aparición; por este motivo, la mayor parte de las PYMEs operaron durante años sin tomar en cuenta el factor ambiental y actualmente operan fuera de los requerimientos que imponen estas leyes. Por otro lado, el cumplimiento de las leyes todavía no ha llegado a representar para la PYME una ventaja competitiva. Esta situación está cambiando rápidamente y las empresas se verán forzadas a estar dentro de norma o enfrentarán la posible pérdida de ciertos mercados. Tener y poder demostrar un adecuado SAGA se volverá un requisito indispensable para que una empresa se convierta o se conserve como exportadora. El cumplimiento tiene que originarse en los esfuerzos y apoyo por parte de la alta gerencia y dirección de la empresa, y solo en pocas empresas se cuenta con este apoyo. 32.

(42) Figura 2.4. Sistemas de Administración Ambiental en las empresas. Fuente: Lexington Group/ITESM. Figura 2.5. Posición del Responsable Ambiental en las empresas. Fuente: Lexington Group/ ITESM. 33.

(43) Figura 2.6. Las empresas y el cumplimiento con la legislación. Fuente: Lexington Group. Figura 2.7. Conocimiento de Normatividad Ambiental en las empresas. Fuente: Lexington Group/ ITESM. 34.

(44) En ocasiones, esta falta d e apoyo e involucra miento d e la alta gerencia hacia el cumplimiento d e las leyes se d e b e al desconocimiento d e esta normatividad. Las empresas, tanto grandes c o m o pequeñas, identifican barreras para el cumplimiento que van relacionadas c o n el papeleo, la burocracia, el hecho d e que la legislación no a t a c a el problema real, la cantidad d e agencias reguladoras diferentes, la falta d e claridad y complejidad del reglamento, su rigidez, inconsistencia y costo en ese orden d e importancia (12). El reto ambiental d e la PYME es encontrar un Sistema d e Gerencia Ambiental por medio del cual sea c a p a z , no solo d e cumplir c o n la legislación ambiental, sino d e mantener su competitividad en el marco d e los mercados nacionales e internacionales y al mismo tiempo asegurar q u e está d a n d o los pasos correctos hacia la protección del medio ambiente.. Figura 2.8. El papel d e ISO 14000 en el reto d e las PYME.. 35.

(45) Capítulo 3. Generales Implantación. de. la. Guía. de. 3.1 Equipo de Trabajo La mayoría de los autores que escriben sobre cómo una empresa debe de adoptar un SAGA consideran como punto medular el compromiso que adquiera la alta dirección hacia los trabajos que se realicen alrededor de esta iniciativa. Esto se debe a que muchas de las grandes empresas tienen ya un departamento a cargo de los asuntos ambientales, ya cuentan con manuales de especificaciones y procedimientos y de alguna forma cuentan con políticas ambientales. La idea de formalizar su sistema ambiental surge de este departamento y recorre su camino hacia arriba. En una PYME, el tamaño y forma de su estructura es tal, que muy probablemente no permite que exista una persona o departamento ambiental. Típicamente, si hay alguien que hace algo en materia de medio ambiente es el jefe de producción por instrucciones del director o gerente general de la planta (que en muchos casos, y mientras más pequeña sea la compañía será también el dueño o socio mayoritario). Son contadas las ocasiones en que el interés nace de los niveles que se encuentran más abajo en el organigrama (este hecho va relacionado con la formación que se tenga a esos niveles, a mayor educación de los mandos medios es más probable tener este interés). Una importante diferencia entre las grandes empresas y las PYME es que en las últimas, la alta gerencia es quien tiene que conseguir que el resto de la organización participe en el proyecto de la implantación. El reto que enfrentan es mayor, y es la premisa en que se basa la presente Guía. Un interesado en la gran empresa puede vender la idea a sus directivos por medio de números, idioma que entienden muy bien la dirección de las compañías. Ahora, en las PYME el dueño o el gerente entiende muy bien la conveniencia del cumplimiento y desempeño ambiental favorable ya que finalmente están protegiendo sus intereses (o sea sus inversiones y patrimonio), no obstante, para la mayoría de las personas no es tan sencillo entender el idioma del dinero cuando éste no es suyo. El SAGA simplemente no funcionará si no se cuenta con la participación de todos. En la PYME, la estrategia debe ser diferente y no será la misma para todas las empresas pequeñas ya que varía con los niveles de educación de los mandos medios, de los obreros y con la estructura misma de la empresa. 36.

(46) No hay quien c o n o z c a la PYME mejor que su director o su dueño, por lo que debe ser él quien juzgue y d e c i d a cual camino seguir. Existen tres vertientes principales: 1. Por medio del fomento a la cultura ecológica, buscar que toda la empresa se sienta responsable por lo que sus actividades causan a su alrededor y se convenzan d e que es por su propio bien y el d e sus familias cuidar el medio ambiente. 2. Por medio d e estímulos económicos relacionados c o n el cumplimiento d e metas y objetivos ambientales. 3. Por medio d e l planteamiento d e escenarios negativos c o m o la posible pérdida d e empleos d e b i d a a clausuras, gastos excesivos en multas o caída en las ventas por no cumplir c o n los requisitos impuestos por los principales clientes.. Figura 3.1. Estrategias para adquirir el compromiso. Independientemente d e la estrategia que se elija, es importante tener en mente que en ocasiones parece que se lucha en batallas perdidas, pero la realidad es que y a en estos días, sin importar el nivel cultural, las personas tienen noción d e los problemas ambientales que nos rodean, porque, especialmente en las grandes ciudades, nadie es ajeno a sus efectos. Un SAGA en una PYME tiene la gran ventaja d e que la comunicación entre pocos integrantes es más ágil y personalizada; esto es una gran fuerza para que el sistema tenga éxito. Para empezar c o n el SAGA, se d e b e contar c o n un equipo (equipo d e implantación) d e al menos dos personas dependiendo d e la empresa (el director 37.

(47) S y algún mando medio, si son más es mejor) que sean quienes lleven a cabo la ;. parte de planeación y encabecen la implantación, operación y revisión. Se necesita que este equipo sea quien defina las responsabilidades y roles que cada persona desempeñará y al mismo tiempo encabezará una o más de las responsabilidades que se definan. Sin importar la cantidad de personas que formen este equipo, no deben de olvidar que de cualquier manera requieren de la participación de todas y cada una de las personas de la organización. La integración del equipo de implantación deberá documentarse y tenerse por escrito.. Tabla 3 . 1 . Registro de los integrantes del equipo de implantación.. En resumen, el primer paso, es conformar el equipo de trabajo, agendar las reuniones y comprometer los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las etapas del SAGA.. 3.2 Etapas de la implantación : componentes y recomendaciones. A forma de repaso de lo visto en el Capítulo 2, el SAGA con base en las Normas ISO 14001 tiene la siguiente estructura : 1. 2. 3. 4.. Introducción Referencias Normativas Definiciones Sistema de Administración Ambiental 4.1 General 4.2 Política Ambiental 38.