Análisis de la efectividad del área de gestión de proyectos de una empresa de servicios auxiliares del sistema financiero

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(1)Universidad De Guayaquil Facultad De Ciencias Administrativas Ingeniera Comercial Tema: “Análisis de la efectividad del área de gestión de proyectos de una empresa de servicios auxiliares del sistema financiero”. Autor: Moreno Nieto Marcia Verónica. Tutor: Ing. Cepeda Cobos Peter. Palabras Claves ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN DE PROYECTOS, METODOLOGÍA PMBOK. GUAYAQUIL, agosto 2018.

(2) I. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACIÓN. REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN TÍTULO Y SUBTÍTULO: Análisis de la efectividad del Área de Gestión de Proyectos de una empresa de Servicios Auxiliares del Sistema Financiero AUTOR: Moreno Nieto TUTOR(ES) / Ing. Peter Cepeda Cobos Marcia Verónica REVISOR(ES) Ing. Boris Delgado Litardo INSTITUCIÓN: Universidad de FACULTAD: Ciencias Administrativas Guayaquil CARRERA: Ingeniería Comercial FECHA DE PUBLICACIÓN: Agosto - 2018 No. DE PÁGINAS: 136 ÁREAS TEMÁTICAS: Campo: Estudio de Casos Área: Procesos Aspecto: Analizar la efectividad del Área de Gestión de Proyectos de una empresa de Servicios Auxiliares del Sistema Financiero Administración, gestión de proyectos, metodología PMbok PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El presente estudio de caso se basa en el análisis de la efectividad del área de gestión de proyectos de una empresa de servicios auxiliares del sistema financiero dedicada a brindar servicio tecnológico especializado a entidades del sector financiero. Actualmente, presenta falencias en la gestión de proyectos, problemática que vienen arrastrando durante algún tiempo y se estima que sus causas se originan por la alta demanda de proyectos tecnológicos, la informalidad en la gestión de proyectos, y el no poseer herramientas que sirvan para su control. A través de técnicas de investigación se busca identificar los factores que están influyendo para la deficiencia en el manejo de los proyectos, de esta manera determinar la situación real de la empresa. Con el análisis de los resultados, se elaborará una propuesta para un mejor manejo administrativo del portafolio de proyectos y el diseño de un protocolo estandarizado basado en una metodología formal de gestión de proyectos. ADJUNTO PDF: ( X ) SI ( ) NO CONTACTO CON AUTOR: CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN:. Teléfono: E-mail: +593-9-98164928 [email protected] Nombre: Universidad de Guayaquil, Ab. Elizabeth Coronel Teléfono: (04) 2596830 Ext. 412 E-mail: [email protected].

(3) II. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACIÓN. CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD Habiendo sido nombrado CEPEDA COBOS PETER, tutor del trabajo de titulación, certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por MARCIA VERÓNICA MORENO NIETO, C.C.:0914645601, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de INGENIERO COMERCIAL. Se informa que el trabajo de titulación: “ANÁLISIS DE LA EFECTIVIDAD DEL ÁREA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS AUXILIARES DEL SISTEMA FINANCIERO”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio URKUND quedando el 4 % de coincidencia.. ING. PETER CEPEDA COBOS CI 0913715009.

(4) III. FACULTAD DE CIENCIASADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACIÓN. LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS Yo, MARCIA VERÓNICA MORENO NIETO con C.I.No.0914645601, certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “ANÁLISIS DE LA EFECTIVIDAD DEL ÁREA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS AUXILIARES DEL SISTEMA FINANCIERO” es de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente. MARCIA VERÓNICA MORENO NIETO C.I.No.0914645601. Oficial.

(5) IV. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACION Guayaquil, agosto 30 del 2018 PHD SOFÍA LOVATO TORRES DIRECTORA DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Ciudad. -. De mis consideraciones: Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “ANÁLISIS DE LA EFECTIVIDAD DEL ÁREA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS AUXILIARES” del estudiante MORENO NIETO MARCIA VERÓNICA, indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente: El trabajo es el resultado de una investigación. El estudiante demuestra conocimiento profesional integral. El trabajo presenta una propuesta en el área reconocimiento. El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento. Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo de titulación con la respectiva calificación. Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que los estudiantes están aptos para continuar con el proceso de revisión final. Atentamente,. ING. CEPEDA COBOS PETER CI 0913715009.

(6) V. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACIÓN. DEDICATORIA. Dedico mi trabajo de investigación a: Mi familia por estar a mi lado todo este tiempo. Mis amigos, quienes me han apoyado en todo momento. A todos los que me prestaron su ayuda y creyeron en mí.. Marcia Verónica Moreno Nieto.

(7) V. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACIÓN. AGRADECIMIENTOS. Agradezco a Dios y a mi Virgen María, por darme la fortaleza y guía para lograr de este objetivo personal y profesional, a mi esposo por su paciencia y perseverancia, recordándome a cada momento la importancia de la culminación de mis estudios y ser un profesional titulado en aquellos momentos de decaimiento, a mis hijos, siempre mi inspiración y motivación, a mis padres, tía y hermanos, quienes con sus oraciones, consejos y apoyo incondicional fueron mi pilar fundamental desde el inicio de esta larga travesía universitaria, a mis queridos amigos, su hermandad, palabras de ánimo y positivismo fueron el complemento perfecto para alcanzar esta meta anhelada, y por último a mis Jefes, por confiar en mi criterio y capacidad. Todos mis más sinceros agradecimientos.. Marcia Verónica Moreno Nieto.

(8) VII. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACIÓN “ANALISIS DE LA EFECTIVIDAD DEL AREA DE GESTION DE PROYECTOS DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS AUXILIARES DEL SISTEMA FINANCIERO”. RESUMEN. El presente estudio de caso se basa en el análisis de la efectividad del área de gestión de proyectos de una empresa de servicios auxiliares del sistema financiero dedicada a brindar servicio tecnológico especializado a entidades del sector financiero. Actualmente, presenta falencias en la gestión de proyectos, problemática que vienen arrastrando durante algún tiempo y se estima que sus causas se originan por la alta demanda de proyectos tecnológicos, la informalidad en la gestión de proyectos, y el no poseer herramientas que sirvan para su control. A través de técnicas de investigación se busca identificar los factores que están influyendo para la deficiencia en el manejo de los proyectos, de esta manera determinar la situación real de la empresa. Con el análisis de los resultados, se elaborará una propuesta para un mejor manejo administrativo del portafolio de proyectos y el diseño de un protocolo estandarizado basado en una metodología formal de gestión de proyectos. Palabras clave: Administración, gestión de proyectos, metodología PMbok.

(9) VIII. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL UNIDAD DE TITULACIÓN. "ANALYSIS OF THE EFFECTIVENESS OF THE PROJECT AREA OF AN AUXILIARY SERVICES COMPANY OF THE FINANCIAL SYSTEM". ABSTRACT This case of study is based on the analysis of the effectiveness of the project area of an auxiliary services company of the financial system dedicated to providing specialized technological service to entities of the financial sector. Currently, it has shortcomings in project management, problems that have been dragging on for some time and it is estimated that its causes are caused by the high demand for technological projects, the informality in project management and the lack of tools to control it. Through research techniques it is sought to identify the factors that are influencing the deficiency in the management of the projects, in this way to determine the real situation of the company. With the analysis of the results, a proposal for a better administrative management of the project portfolio and the design of a standardized protocol based on a formal project management methodology will be prepared. Keyword: Administration, Project management, methodology PMbok..

(10) IX. ÍNDICES. CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD ...................................................... II DEDICATORIA ................................................................................................................V AGRADECIMIENTOS ................................................................................................... VI RESUMEN...................................................................................................................... VII ABSTRACT ...................................................................................................................VIII ÍNDICES .......................................................................................................................... IX ÍNDICE DE TABLAS ..................................................................................................XIII ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................XV INTRODUCCION ............................................................................................................. 1 Descripción de la empresa.............................................................................................. 1 Importancia .................................................................................................................... 4 Delimitación del problema ............................................................................................. 4 Justificación.................................................................................................................... 4 Objeto de estudio ........................................................................................................... 4 Campo de investigación ............................................................................................. 4 Objetivo general ......................................................................................................... 5 Objetivos específicos ................................................................................................. 5 CAPÍTULO I...................................................................................................................... 6 1. MARCO TEÓRICO ....................................................................................................... 6.

(11) X Mediados del siglo XX ..................................................................................................... 8 La época actual ................................................................................................................. 9 1.2 Teorías Generales ................................................................................................... 10 1.2.1 Proyecto .......................................................................................................... 10 1.2.2 Características de un Proyecto ........................................................................ 11 1.2.3 Tasa de desempeño de proyectos .................................................................... 11 1.2.4 Gestión de Proyectos ....................................................................................... 14 1.2.5 Ventajas de una buena Administración de Proyectos en la organización ....... 16 1.2.6 Beneficios de la gestión de proyectos ............................................................. 17 1.2.7 Restricciones en proyectos .............................................................................. 17 1.3 Teorías Sustantivas ................................................................................................ 18 1.3.1 Tipos de proyectos .......................................................................................... 18 1.3.2 Técnicas para la gestión de proyectos ............................................................. 19 1.3.3 Fases de la Gestión de Proyectos .................................................................... 22 CAPÍTULO III ................................................................................................................. 27 MARCO METODOLÓGICO .......................................................................................... 27 3.1 Tipo de investigación ............................................................................................. 27 3.1.1 Investigación explorativa ................................................................................ 27 3.1.2 Investigación descriptiva ................................................................................. 27 3.1.3 Investigación cualitativa.................................................................................. 27 3.1.4 Investigación transversal ................................................................................. 27 3.1.5 Investigación no experimental ........................................................................ 28 3.1.6 Fuente de información .................................................................................... 29.

(12) XI 3.2 Técnicas de investigación ...................................................................................... 29 3.2.1 Encuesta .......................................................................................................... 29 3.2.2 Entrevista ........................................................................................................ 30 3.2.3 Metodología .................................................................................................... 31 3.2.4 Categorías evaluadas ....................................................................................... 32 3.3 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ......................................... 38 CAPÍTULO IV ................................................................................................................. 98 4. PROPUESTA ............................................................................................................... 98 4.1 Objetivo general ..................................................................................................... 98 4.2 Objetivos específicos ............................................................................................. 98 4.3 Metodología ........................................................................................................... 98 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................................. 120 Conclusiones .............................................................................................................. 120 Recomendaciones ....................................................................................................... 122 REFERENCIAS ............................................................................................................. 123 ANEXO N°1 .................................................................................................................. 126 ANEXO N°2 .................................................................................................................. 128 ANEXO N°4 .................................................................................................................. 130 ANEXO N°5 .................................................................................................................. 131 ANEXO N°6 .................................................................................................................. 132 ANEXO N°6 .................................................................................................................. 133 ANEXO N°7 .................................................................................................................. 134.

(13) XII ANEXO N°8 .................................................................................................................. 135.

(14) XIII. ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 ............................................................................................................................................ 3 Tabla 2 ............................................................................................................................................ 3 Tabla 3 ............................................................................................................................................ 3 Tabla 4 .......................................................................................................................................... 29 Tabla 5 .......................................................................................................................................... 33 Tabla 6 .......................................................................................................................................... 38 Tabla 7 .......................................................................................................................................... 39 Tabla 8 .......................................................................................................................................... 40 Tabla 9 .......................................................................................................................................... 41 Tabla 10 ........................................................................................................................................ 42 Tabla 11 ........................................................................................................................................ 43 Tabla 12 ........................................................................................................................................ 44 Tabla 13 ........................................................................................................................................ 45 Tabla 14 ........................................................................................................................................ 46 Tabla 15 ........................................................................................................................................ 47 Tabla 16 ........................................................................................................................................ 48 Tabla 17 ........................................................................................................................................ 49 Tabla 18 ........................................................................................................................................ 50 Tabla 19 ........................................................................................................................................ 51 Tabla 20 ........................................................................................................................................ 52 Tabla 21 ........................................................................................................................................ 53 Tabla 22 ........................................................................................................................................ 54 Tabla 23 ........................................................................................................................................ 55 Tabla 24 ........................................................................................................................................ 56 Tabla 25 ........................................................................................................................................ 57 Tabla 26 ........................................................................................................................................ 58 Tabla 27 ........................................................................................................................................ 59 Tabla 28 ........................................................................................................................................ 60 Tabla 29 ........................................................................................................................................ 61.

(15) XIV Tabla 30 ........................................................................................................................................ 62 Tabla 31 ........................................................................................................................................ 63 Tabla 32 ........................................................................................................................................ 64 Tabla 33 ........................................................................................................................................ 65 Tabla 34 ........................................................................................................................................ 66 Tabla 35 ........................................................................................................................................ 67 Tabla 36 ........................................................................................................................................ 68 Tabla 37 ........................................................................................................................................ 69 Tabla 38 ........................................................................................................................................ 70 Tabla 39 ........................................................................................................................................ 71 Tabla 40 ........................................................................................................................................ 72 Tabla 41 ........................................................................................................................................ 73 Tabla 42 ........................................................................................................................................ 74 Tabla 43 ........................................................................................................................................ 75 Tabla 44 ........................................................................................................................................ 76 Tabla 45 ........................................................................................................................................ 77 Tabla 46 ........................................................................................................................................ 86 Tabla 47 ........................................................................................................................................ 87 Tabla 48 ........................................................................................................................................ 88 Tabla 49 ........................................................................................................................................ 89 Tabla 50 ........................................................................................................................................ 90 Tabla 51 ........................................................................................................................................ 91 Tabla 52 ........................................................................................................................................ 92 Tabla 53 ........................................................................................................................................ 93 Tabla 54 ........................................................................................................................................ 95.

(16) XV. ÍNDICE DE FIGURAS. Figura Nº 1 Promedios de desempeño en los proyectos de las mejores organizaciones frente a organizaciones con desempeño deficiente .................................................................................... 12 Figura Nº 2 Resultados ................................................................................................................. 13 Figura Nº 3 Triangulo de variable ................................................................................................. 18 Figura Nº 4 Diagrama de Gantt..................................................................................................... 20 Figura Nº 5 Pert/ CPM .................................................................................................................. 21 Figura Nº 6 PMBok....................................................................................................................... 22 Figura Nº 7 Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos ................................................... 26 Figura Nº 8 Metodología............................................................................................................... 31 Figura Nº 9Resultado 1era. Pregunta de las encuestas.................................................................. 38 Figura Nº 10 Resultado 2da. Pregunta de las encuestas................................................................ 39 Figura Nº 11 Resultado 3ra. Pregunta de las encuestas ................................................................ 40 Figura Nº 12 Resultado 4ta. Pregunta de las encuestas................................................................. 41 Figura Nº 13 Resultado 5ta. Pregunta de las encuestas................................................................. 42 Figura Nº 14 Resultado 6ta. Pregunta de las encuestas ................................................................ 43 Figura Nº 15 Resultado 7ma. Pregunta de las encuestas............................................................... 44 Figura Nº 16 Resultado 8va. Pregunta de las encuestas................................................................ 45 Figura Nº 17 Resultado 9na. Pregunta de las encuestas................................................................ 46 Figura Nº 18 Resultado 10ma. Pregunta de las encuestas ............................................................ 47 Figura Nº 19 Resultado 11va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 48 Figura Nº 20 Resultado 12va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 49 Figura Nº 21 Resultado 13va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 50 Figura Nº 22 Resultado 14va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 51 Figura Nº 23 Resultado 15va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 52 Figura Nº 24 Resultado 16va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 53 Figura Nº 25 Resultado 17va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 54 Figura Nº 26 Resultado 18va. Pregunta de las encuestas............................................................. 55 Figura Nº 27 Resultado 19va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 56.

(17) XVI Figura Nº 28 Resultado 20va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 57 Figura Nº 29 Resultado 21va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 58 Figura Nº 30 Resultado 22va. Pregunta de las encuestas............................................................. 59 Figura Nº 31 Resultado 23va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 60 Figura Nº 32 Resultado 24va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 61 Figura Nº 33 Resultado 25va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 62 Figura Nº 34 Resultado 26va. Pregunta de las encuestas............................................................. 63 Figura Nº 35 Resultado 27va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 64 Figura Nº 36 Resultado 28va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 65 Figura Nº 37 Resultado 29va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 66 Figura Nº 38 Resultado 30va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 67 Figura Nº 39 Resultado 31va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 68 Figura Nº 40 Resultado 32va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 69 Figura Nº 41 Resultado 33va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 70 Figura Nº 42 Resultado 34va. Pregunta de las encuestas............................................................. 71 Figura Nº 43 Resultado 35va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 72 Figura Nº 44 Resultado 36va. Pregunta de las encuestas.............................................................. 73 Figura Nº 45 Resultado 37va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 74 Figura Nº 46 Resultado 38va. Pregunta de las encuestas............................................................. 75 Figura Nº 47 Resultado 39va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 76 Figura Nº 48 Resultado 40va. Pregunta de las encuestas ............................................................. 77 Figura Nº 49 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Proyectos ..... 86 Figura Nº 50 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Integración ...87 Figura Nº 51 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Alcance ........ 88 Figura Nº 52 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Tiempo ........ 90 Figura Nº 53 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Costos .......... 90 Figura Nº 54 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Calidad......... 92 Figura Nº 55 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de RRHH .......... 93 Figura Nº 56 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Comunicación .......................................................................................................................................................94 Figura Nº 57 Resultados de las preguntas sobre el conocimiento de la Gestión de Riesgos ........ 95.

(18) XVII Figura Nº 58 Evaluación Gerencial sobre la Gestión de Proyectos .............................................. 96 Figura Nº 59 Diagrama de flujo del proceso actual de la fase de inicio .......................................... 99 Figura Nº 60 Diagrama de flujo del proceso propuesto para la fase de inicio ..............................101 Figura Nº 61 Diagrama de flujo del proceso actual de la fase de planeación ............................. 104 Figura Nº 62 Diagrama de flujo del proceso propuesto para la fase de planeación .................... 106 Figura Nº 63 Diagrama de flujo del proceso actual de la fase de ejecución ............................... 110 Figura Nº 64 Diagrama de flujo del proceso propuesto para la fase de ejecución ...................... 112 Figura Nº 65 Diagrama de flujo del proceso actual de la fase de cierre ..................................... 116 Figura Nº 66 Diagrama de flujo del proceso propuesto para la fase de cierre ............................ 117.

(19) 1. INTRODUCCION. Descripción de la empresa La empresa “Transdata” tiene más de 20 años en el mercado ecuatoriano y es reconocida por brindar servicio tecnológico especializado a entidades del sector financiero, por su actividad la Superintendencia de Bancos la encasillo en el grupo de “Empresas de Servicios Auxiliares del Sistema Financiero”. Dentro de su organigrama institucional en el año 2008, crean el Área de Proyectos, estableciendo 1 jefe y 2 analistas, su objetivo inicial fue liderar proyectos específicos asignados por la Dirección General, otros proyectos internos o externos lo liderarían las Gerencias Departamentales, está figura fue factible en aquella época por ser una empresa pequeña. Enel 2013 el Gobierno Nacional del Ecuador establece nuevas políticas operativas y tecnológicas para el Sistema Financiero, lo que incentiva en los Accionistas de Transdata se definir el plan estratégico de la empresa, logrando nuevos negocios que incrementó levemente los requerimientos de investigación, innovación y desarrollo, manteniendo la operativa de gestión, pero disminuyendo la capacidad instalada del Área de Proyectos (menos 1 analista). A partir del 2015 crecen los controles exigidos por las entidades de control por las nuevas herramientas informáticas que son más evidentes en el mercado, y así el país pueda hacer frente a las exigencias del siglo XXI, las entidades financieras como cadenas de establecimientos a quienes Transdata ofrece sus servicios especializados, empiezan a solicitar nuevos desarrollos para poder mejorar la experiencia de compra y servicios de sus clientes, situación que afectaría en los siguientes años la infraestructura tecnología, operativa y de servicio de la empresa, incrementándose también el portafolio de proyectos de forma considerable pero sin reforzar el.

(20) 2 recurso humano de la áreas. En el 2017 los Accionistas para soportar la visible demanda de los clientes, Bancos y Entidades de Control, consideran necesario la reestructuración organizacional integral de la empresa, en la nueva propuesta se reduce el personal del Área de Proyectos quedando solo la Jefatura y se redefine sus funciones siendo actualmente parte del staff de la Dirección General como Administrador del Portafolio de todos los proyectos internos y externos de la empresa. Durante este lapso de tiempo a pesar de la alta demanda de requerimientos, cambios frecuentes de priorización que ha provocado en varias ocasiones malestar en el cliente interno y externo, como también una mala opinión de servicios por parte de los accionistas especialmente en los últimos 3 años, Transdata ha logrado finalizar en un promedio del 50% los proyectos planificados en el año (tabla 1), sin embargo, la administración de los proyectos se ha mantenido con deficiencia como lo refleja la muestra tomada del primer semestre del año 2018 donde se consideró las variables estado de gestión del proyecto (tabla 1), si el proyecto concluyo antes o después de lo planificado (tabla 2) y la cantidad de veces que se realizó un control de cambio en la fecha estimada de finalización de los proyectos (tabla 3) :.

(21) 3 Tabla 1 Proyectos estratégicos gestionados en el primer semestre del año 2018.. Estado. 2018. %. En curso. 13. 59%. Por iniciar. 1. 5%. Terminado. 8. 36%. Total general. 22. 100%. Fuente: Empresa 2018. Tabla 2 Tiempo de gestión de los proyectos estratégicos del primer semestre del año 2018.. Estado. en curso. Desfasado por iniciar antes de lo proyectado Total general Fuente: Empresa 2018.. por iniciar. 13. Terminado 6. 1 13. 2 8. 1. Total, general 19 1 2 22. % 9% 86% 5% 100%. Tabla 3 Análisis de la cantidad de veces que se reajusto la fecha de finalización de los proyectos en el primer semestre del año 2018.. Cantidad. En curso. 0 /1 2 3 4 5. 4 3 4 2. Total. 13. Fuente: Empresa 2018.. Por iniciar. Terminado. 1. 3 4 1. 1. 8. Total general 4 4 4 4 4 2 22. % 18% 18% 18% 18% 18% 9% 100%.

(22) 4. Importancia Con este breve antecedente podemos observar el impacto de las últimas tendencias tecnológicas en la calidad y prestación de los servicios en el mercado ecuatoriano, por lo que resulta indispensable que empresas de servicios auxiliares como Transdata posea una metodología clara, sencilla y práctica de gestión de proyectos para soportar el incremento de los requerimientos tanto institucionales como el de sus clientes que se está evidenciando, en vista que el modelo organizativo actual ya no es funcional para afrontar los retos competitivos.. Delimitación del problema ¿Cuáles son los factores que inciden para la deficiencia del Departamento de Gestión de Proyectos en una empresa de servicios auxiliares del sistema financiero?. Justificación Por lo tanto, viendo la necesidad de un mejor manejo administrativo del portafolio de proyectos, se evaluará la factibilidad de implementar un protocolo que permita: la identificación, control y seguimiento de los proyectos previo a su implementación, su jerarquización, y diseño de índices de gestión, considerando las buenas prácticas acorde a la realidad de la empresa para lograr que estén alineados a tiempo con la estrategia y objetivos de la organización.. Objeto de estudio El presente estudio de caso sobre el análisis de la efectividad de los proyectos se llevará a cabo en el Área de Gestión de Proyectos de la empresa Transdata, en donde identificaré los factores que están influyendo para la deficiencia de la gestión de los proyectos en la empresa. Campo de investigación Es una investigación holística, cuyo diseño está basado en la investigación explorativa,.

(23) 5 cualitativa, descriptiva, transversal y no experimental, para lo cual utilizare la triangulación de fuentes de datos como ejes del análisis. Objetivo general Analizar la efectividad del Área de Gestión de Proyectos para la implementación de un modelo aplicable. Objetivos específicos •. Identificar las oportunidades de mejora actuales del Departamento de Gestión de Proyectos utilizando como herramientas la encuesta y la entrevista.. •. Evaluar las oportunidades de mejora identificados en el Departamento de Gestión de Proyectos.. •. Proponer mejoras de los procesos evaluados en el Departamento de Gestión de Proyectos..

(24) 6. CAPÍTULO I 1. MARCO TEÓRICO De acuerdo a investigaciones bibliográficas realizadas se determinó que en la mayoría de empresas existe un desconocimiento de la alta gerencia sobre la importancia del Área de Gestión de Proyectos y no lo consideran transcendental, por lo que en su criterio lo han establecido como un área de soporte y no se da el respaldo suficiente ni necesario a la administración y gestión de proyectos como tal; esto se confirma en las siguientes citas y referencias anotadas dentro del marco teórico, estas son: “Mucho se ha hablado de la gestión de portafolios de proyectos empresariales, pero en realidad muy pocos comprenden la realidad y complejidad que representa su implementación en cualquier organización”(Molina León, 2017). “Las organizaciones sin un proceso efectivo para la administración de su portafolio de nuevos productos y selección de proyectos, enfrentan comúnmente desviaciones y problemas para la ejecución de su estrategia”(González Martínez, 2015). Ante esta perspectiva, entonces ¿por qué? ciertos administradores observaron que en el manejo de sus proyectos estaba la respuesta para un desarrollo más eficiente de sus negocios, remontémonos en la historia a sus orígenes a través del siguiente estudio realizado por una de las empresas más reconocidas en el mercado tecnológico y que hasta la fecha ha dado un gran aporte con sus desarrollos e innovaciones en el campo de la gestión de proyectos:. La administración de proyectos, en su forma moderna, comenzó a afianzarse hace solo unas décadas. A partir de principios de los años sesenta del siglo pasado, las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. Esta perspectiva de organización centrada en proyectos evolucionó aún más.

(25) 7 cuando las organizaciones empezaron a entender la necesidad fundamental de que sus empleados se comuniquen y colaboren entre sí al tiempo que integran su trabajo en diferentes departamentos, profesiones y, en algunos casos, industrias completas. Primeros años: finales del siglo XIX. Se remonta aún más atrás, a la segunda mitad del siglo XIX, cuando el mundo empresarial comenzaba a ser cada vez más compleja, para observar cómo la administración de proyectos evolucionó a partir de principios básicos de administración. Los proyectos gubernamentales a gran escala fueron el impulso para tomar decisiones importantes que se convirtieron en la base de la metodología de la administración de proyectos. Por ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamente grande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuya construcción comenzó en los años sesenta del siglo XIX. De repente, los líderes empresariales debieron enfrentarse a la enorme tarea de organizar el trabajo manual de miles de trabajadores, además del procesamiento y montaje de las materias primas en cantidades sin precedentes. Principios del siglo XX. Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (1856–1915) comenzó a realizar estudios detallados del trabajo. Aplicó el razonamiento científico y demostró que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales. Puso en práctica sus ideas en las tareas realizadas en las fundiciones de acero, como recoger arena con la pala y levantar y trasladar piezas. Anteriormente, la única manera de mejorar la productividad era exigir a los trabajadores más esfuerzo y más horas de trabajo. Taylor presentó el concepto de trabajar con más eficiencia en lugar de más esfuerzo y tiempo. La inscripción en la tumba de Taylor en Filadelfia avala su lugar en la historia de la administración: "El padre de la administración científica". Asociar de Taylor, Henry Gantt (1861 – 1919) estudia detalladamente el orden de las.

(26) 8 operaciones de trabajo. Sus estudios de administración centrado en azul marino envío construcción durante mundo guerra I. Sus diagramas de Gantt con barras de tareas y marcadores de hito, la secuencia y la duración de todas las tareas de un proceso de esquema. Diagramas de Gantt resultó para ser una herramienta analítica eficaces para los administradores que queda prácticamente sin cambios para casi cien años. No hasta la década de 1990 anticipado que Microsoft Office Project agrega por primera vez las líneas de vínculo a estas barras de tareas, ilustra más precisas dependencias entre tareas. Los años, Microsoft Office Project ha aún más información en las líneas, como líneas de progreso frente a una línea base, variaciones y líneas que representan el progreso de estado en un momento determinado en el tiempo. En la actualidad, el legado de Henry Gantt se recuerda con una medalla entregada en su nombre por la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos (American Society of Mechanical Engineers). Taylor, Gantt y otros contribuyeron a que la administración de proyectos sea una función empresarial destacada que requiere de estudio y disciplina. En las décadas anteriores a la Segunda Guerra Mundial, los métodos de marketing, la psicología industrial y las relaciones humanas comenzaron a tener un lugar como partes fundamentales de la administración de proyectos. Mediados del siglo XX. Durante la segunda guerra mundial, gobierno completa proyectos militares y una reducción obra guerra tiempo proporcionan solicitadas nuevas estructuras de organización. Diagramas de red complejas, denominados diagramas PERT y el método ruta crítica introducidos, ofreciendo administradores más control sobre proyectos masivamente ingeniería y muy complejos (como los sistemas de militar y arma con su gran variedad de tareas y numerosas interacciones en muchos puntos en el tiempo)..

(27) 9 En poco tiempo, estas técnicas se extendieron a todos los tipos de industrias a medida que los líderes empresariales buscaban estrategias y herramientas nuevas de administración para controlar su crecimiento en un mundo competitivo en constante evolución. A comienzos de la década de los sesenta, las empresas comenzaron a aplicar teorías generales del sistema a las interacciones empresariales. En su libro The Theory and Management of Systems, Richard Johnson, Fremont Kast y James Rosenzweig describieron cómo una empresa moderna se parece al organismo de un ser humano, con el sistema óseo, muscular, circulatorio, nervioso y demás. La época actual. Este punto de vista de considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica que, para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas funcionales deben trabajar en conjunto hacia objetivos o proyectos específicos. En las décadas posteriores a los años sesenta, este enfoque hacia la administración de proyectos comenzó a afianzarse en sus formas moderas. Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este período, todos comparten una estructura subyacente común: un administrador del proyecto administra el proyecto, reúne un equipo y garantiza la integración y comunicación horizontal del flujo de trabajo en los diferentes departamentos. Durante los últimos diez años, la administración de proyectos no ha dejado de evolucionar. Existen dos tendencias importantes emergentes: Planeación ascendente. Esta tendencia enfatiza el uso de diseños de proyectos más sencillos, ciclos más breves, colaboración eficiente entre los miembros del equipo, participación más sólida de los miembros del equipo y toma de decisiones. Este enfoque se conoce ampliamente como administración de proyectos ágil e incluye varias metodologías relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming, UnifiedProcess y muchas otras. Planeación descendente y revisión. Esta tendencia se caracteriza por la toma de.

(28) 10 decisiones en toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organización debería tener y por permitir que las tecnologías de minería de datos hagan más transparente la información de la cartera. (Microsoft, 2018). Luego de este preámbulo de gestión de proyectos, podemos ver que encontramos como se ha desarrollado la administración de proyectos en el tiempo, entonces conozcamos algunos conceptos básicos.. 1.2 Teorías Generales. 1.2.1 Proyecto. El concepto “proyecto” proviene del vocablo latino proiciere- proieci- proiectum que significa arrojar adelante (proyección, proyectar, proyecto); esto es, el proyecto es toda idea que se tiene en el presente con miras a que se materialice en el futuro, mediando entre el presente y el futuro o logro del proyecto, un proceso con pasos específicos, que procure la consecución del resultado deseado. En el área de administración de la producción y operaciones se dice que proyecto es una serie de actividades relacionadas entre sí, que por lo común están dirigidas hacia resultados de conjunto y cuyo desempeño requiere de un periodo significativo. Turner dice que un proyecto es “…un esfuerzo para organizar recursos humanos (o máquinas), materiales y financieros en un proceso novedoso para lograr un alcance único en su campo de trabajo, con especificaciones definidas y con restricciones de costo y tiempo, de tal suerte que puede entregar o rendir cambios provechosos definidos por objetivos cuantitativos y cualitativos”. Por su parte el PMBOK en su versión 4, p. 5 del año 2008 define el concepto proyecto como “el esfuerzo o iniciativa temporal que conduce a crear un proyecto, servicio o resultado singular. Temporal indica que existe un inicio y un final definidos. El final se consigue.

(29) 11 cuando se han alcanzado los objetivos del proyecto o cuando no se alcanzarán o no se cubrirán los requisitos o cuando las necesidades del proyecto dejen de existir. Temporal no necesariamente significa corta duración y generalmente no se aplica al producto, servicio o resultado creados por el proyecto; la mayoría de los proyectos conducen a crear sucesos duraderos. (Torres Hernández & Torres Martínez, 2014) En relación con estas definiciones podemos concluir entonces que un proyecto es, hacer realidad una idea, a través de actividades coordinadas en un determinado lapso de tiempo.. 1.2.2 Características de un Proyecto. • Tiene un objetivo singular que se puede o no alcanzar. • Tiene características específicas que lo hacen único (o singular). • Tiene un inicio y un final determinados, es decir, es temporal y su duración puede ser muy corta o de ser de largo alcance en el tiempo. • Tiene asignación de recursos humanos, materiales y financieros para todo su ciclo de vida. • Tiene roles de equipo que hacen al proyecto sinergético. Es así que puede existir una enorme cantidad y diversidad de proyectos con diferentes alcances, tiempos y costos; sin embargo, todos ellos tienen carácter único y complejidad diferente. Los proyectos van desde cambiar una lámpara, hasta poner un hombre en Saturno, así de variada es la diferencia.(Torres Hernández & Torres Martínez, 2014). 1.2.3 Tasa de desempeño de proyectos. De acuerdo a estudios presentados por PMI en el 2017, el éxito de la gestión de proyectos en una empresa organizada y con una metodología es altas, caso contrario sucede con aquellas que no poseen una normativa, así lo demuestran: Dado que el desempeño de la organización incluye su nivel de madurez en la materialización de beneficios, hemos desarrollado nuestra medición del éxito para incluir el.

(30) 12 porcentaje de proyectos que se finaliza a tiempo, dentro del presupuesto y cumple los objetivos e intención de negocio iniciales con niveles de madurez en la materialización de beneficios. Las organizaciones que denominamos “las mejores organizaciones” disfrutan de resultados de negocios más exitosos. Desperdician casi 28 veces menos dinero debido al deficiente desempeño en los proyectos, y tienen mejores resultados en otras mediciones de finalización de proyectos (ver Figura 1: Promedios de desempeño en los proyectos de las mejores organizaciones frente a organizaciones con desempeño deficiente). (PMI's Pulse of the Profession, 2017, pág. 5).. Figura Nº 1 Promedios de desempeño en los proyectos de las mejores organizaciones frente a organizaciones con desempeño deficiente Fuente: (PMI's Pulse of the Profession, 2017). Principales causas del fracaso en la gestión de proyectos. Reconocidas empresas y autores especializados en proyectos han realizado frecuentemente estudios para conocer cuáles son las fallas más recurrentes para que las gestiones de los.

(31) 13 proyectos no se cumplan satisfactoriamente y por ende se vean afectados los objetivos estratégicos de la empresa. La investigación más reciente sobre este tema fue la realizada por PMI en el año 2015 donde se obtuvieron los siguientes resultados:. Figura Nº 2 Resultados. Fuente: Estudio del 2015 del PMI Evidentemente el primer motivo sobre los cambios en prioridades de las organizaciones debido a los entornos de negocio tan exigentes, dinámicos y cambiantes está justificando la necesidad para el Project Manager de tener esa visión del conocimiento de estrategia de la organización y alineación continua de los proyectos que gestiona con dicha estrategia a lo largo de todo el ciclo de vida. En segundo lugar, como causa muy correlacionada con la primera, aparece la baja capacidad de análisis de negocio asociada a las deficientes recopilaciones de requisitos en los.

(32) 14 proyectos. El análisis de requisitos plasmado de la forma que necesitemos, en un documento o en una pila de producto, es la base para realizar a su vez una buena definición del Alcance en los proyectos, tanto para dar la visión del entregable a nuestro cliente como para permitir a nuestros equipos de trabajo seguir profundizando en la definición del alcance final a entregar” (Alvarez Moreno, 2018). 1.2.4 Gestión de Proyectos. Es una disciplina de gestión que se está implantando de forma generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades. De forma general, se puede considerar a la gestión de proyectos como una aproximación sistemática y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes. Aunque es una disciplina que no se puede datar con exactitud (se realizan proyectos desde el inicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las organizaciones empiezan a utilizar sistemáticamente técnicas y herramientas de dirección de proyectos en proyectos complejos de ingeniería. No cabe duda de que el director de proyecto no sólo debe conocer las herramientas más técnicas de la dirección de proyectos, sino que debe utilizar sus habilidades humanas para alinear los intereses del equipo de trabajo con los objetivos del proyecto. (Coronel, 2012, pág. 4) En base a estos conceptos podemos resumir que la administración de proyectos es un proceso en el cual aplicando los principios básicos de la administración (planeación, organización, dirección, control y ejecución) en los recursos para la efectiva realización de tareas y actividades, se puede hacer realidad una idea innovadora, un proceso o una mejora continua que ayudará al logro de los objetivos estratégicos de la empresa..

(33) 15 Participantes o Stakeholders en proyectos. Las partes interesadas o grupos de interés, también llamadas Stakeholders, son individuos y organizaciones involucrados en el desarrollo del proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución del proyecto o por el producto del proyecto durante sus fases de operación y retirada. Entre las partes interesadas se pueden incluir diferentes roles, que pueden recibir diferentes nombres según el sector y organización de que se trate. A modo de ejemplo: El director o jefe de proyecto, que es la persona encargada de la gestión del proyecto. El cliente, que es la persona u organización destinataria del producto del proyecto. Organización ejecutante, que es aquella en cuyo seno se desarrolla el proyecto. Miembros del equipo que constituye la organización del proyecto. Consumidor o usuario final del producto del proyecto. Patrocinador o sponsor. Subcontratistas, que son organizaciones encargadas de la realización de parte del alcance del proyecto. Comité de proyecto, encargado de la toma de decisiones de alto nivel del proyecto. La sociedad, como por ejemplo el público en general, agencias e instituciones públicas, entidades con capacidad normativa, medios de comunicación, etc. Otros: socios (en el caso de proyectos tipo jointventure), proveedores, subcontratistas, organismos subvencionadores, auditores de proyecto, etc. Las partes interesadas pueden tener visiones e intereses muy distintos, viéndose afectados de forma diferente por la marcha del proyecto, por lo que es preciso que el director de proyecto gestione adecuadamente los posibles conflictos de interés que puedan presentarse. Los “Stakeholder” más importantes en el proyecto son los clientes / usuarios y el sponsor. Los clientes / usuarios son las personas u organizaciones que usarán el producto, servicio o.

(34) 16 resultado del proyecto. Los clientes/usuarios pueden ser internos o externos a la organización ejecutante. Un sponsor es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros para el proyecto. Cuando se concibe inicialmente un proyecto, el sponsor es quien lo defiende. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos niveles de dirección, para reunir el apoyo de la organización y promover los beneficios que aportará el proyecto. (Coronel, 2012) 1.2.5 Ventajas de una buena Administración de Proyectos en la organización. Esta disciplina asegura que los recursos son utilizados eficiente y efectivamente. Provee a la gerencia de una visión de lo que está ocurriendo y cómo van las cosas. • La empresa podrá seleccionar metódicamente cuáles son sus proyectos con menor incertidumbre, podrán identificar aquellos con menor riesgos de ejecución. • Los proyectos erróneamente evaluados y mal definidos producen pérdidas irrecuperables. • Se escucha más de una vez, a pesar de que hay enorme cantidad de personas disponibles, que es “difícil” encontrar a las personas adecuadas para cada puesto. • El proyecto no tiene "sorpresas" durante su ejecución, ni al final. • El producto o servicio que se entrega al final del proyecto es, ni más ni menos, lo que el cliente ha solicitado. • El tiempo real de ejecución del proyecto es el esperado por todos los involucrados. • El costo real del proyecto no se dispara significativamente del costo autorizado. • Los inevitables cambios no afectan la salud del proyecto. • La moral del equipo de trabajo llega sin deterioros al final del proyecto. • Las relaciones entre todos los involucrados o afectados por el proyecto se mantienen saludables desde el inicio hasta la terminación de este.(Mendoza, 2007) Del análisis de las teorías realizadas en este capítulo podemos determinar que, el realizar un control a los procesos de forma metodológica dará como resultado para la empresa una mejor administración de los recursos tanto tecnológicos, humanos, como económicos, por lo.

(35) 17 cual en el siguiente capítulo evaluaremos la metodología adecuada a aplicar en este estudio. 1.2.6 Beneficios de la gestión de proyectos. De acuerdo con lo planteando por (Vizion 360, 2017) los beneficios de la gestión del proyecto se encargan de: •. Fomenta las buenas técnicas de planificación.. •. Asegura que el producto, resultado del proyecto, sea aceptado por todas las partes involucradas previo acuerdo en conjunto.. •. Gestiona las expectativas de la gente relacionada o afectada con el proyecto.. •. Permite que los objetivos del proyecto estén claramente definidos e integrados perfectamente dentro de los objetivos empresariales de la organización.. •. Controla que cada parte del proyecto esté perfectamente clara, asignada y acordada.. • Da confianza al demostrar un control visible. 1.2.7 Restricciones en proyectos. En un proyecto existen muchas restricciones, pero hay tres que se consideran especialmente importantes, y que son comunes a todos los proyectos: el costo, el alcance y el tiempo (plazo). Para referirse a estas tres restricciones y su interacción a lo largo del proyecto se utiliza el término “triple restricción”. Tiempo: todos los proyectos vienen delimitados por el tiempo, siempre hay una fecha que cumplir. Coste: esta variable no solo incluye el dinero, incluye todos los recursos que se necesitan para llevar a cabo el proyecto, el coste incluye personas, equipamientos, materiales, etc. Alcance: cada proyecto produce un único producto (bien o servicio), el alcance del proyecto describe y limita el trabajo requerido para conseguir el producto..

(36) 18 ¿Por qué un triángulo equilátero? La teoría indica que este triángulo hipotético siempre mantiene su forma equilátera. En otras palabras, si movemos una de las restricciones, entonces se moverá o ajustará por lo menos otra, para que el triángulo recupere su forma de equilátero. En la gestión de los proyectos se deberá realizar siempre un balance de las delimitaciones del tiempo, coste y alcance. En la imagen se muestra un triángulo en el que cada lado representa cada variable.. Figura Nº 3 Triangulo de variable. Si una de las variables se modifica, el resto de las variables también cambiará. Si el alcance aumenta, el coste y el tiempo aumentarán. Si el coste disminuye, el tiempo aumentará o el alcance disminuirá. (Aldoma, Berrios, & Federico, 2013). 1.3 Teorías Sustantivas 1.3.1 Tipos de proyectos Todo proyecto tiene sus particularidades que determinan su plazo de desarrollo, recursos y alcances para el logro de los resultados esperados, de acuerdo con estas y más características existen varios tipos de proyectos, la OBS Business School de la Universidad de Barcelona determinado los más nombrados. Todo proyecto es único, ya que no supone una operación de rutina, sino un conjunto específico de operaciones diseñadas para lograr una meta singular, por eso existen muchos tipos de proyectos y por ello es habitual que un equipo de proyecto a menudo incluya a personas que normalmente no trabajan juntas, por proceder de organizaciones distintas o.

(37) 19 por provenir de ubicaciones geográficas diferentes. Ésta y otras peculiaridades de un proyecto hacen que deba ser gestionado y guiado por expertos para entregar los resultados a tiempo dentro del presupuesto, el plazo y la calidad que se han previsto y, siempre aportando un aprendizaje. De ahí la importancia de la gestión de proyectos, que es la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas para la ejecución de proyectos de manera eficaz y eficiente. La gestión de proyectos también puede considerarse como una competencia estratégica para las organizaciones, ya que les permite vincular los resultados del proyecto a los objetivos de negocio y, por lo tanto, competir mejor y afianzar una posición de mercado más sólida. (OBS Business School, 2018) De lo indicado en la referencia se mencionan los tipos de proyectos de acuerdo a su grado de dificultad, procedencia de capital, grado de experimentación del proyecto y sus objetivos, sector, ámbito, orientación, y área de influencia. Nuestro proyecto de investigación para la presente tesis se basa en el campo de los proyectos tecnológicos y proyectos informáticos que se encuentran en la clasificación según el ámbito. 1.3.2 Técnicas para la gestión de proyectos. Entre las más utilizadas que ayudan al desarrollo y control de la gestión de los proyectos tenemos: Diagrama de Gantt. El gráfico de Gantt es una herramienta visual para la planificación y programación de actividades o tareas sobre una línea del tiempo. Permite al usuario establecer la duración y el comienzo de cada actividad. A través de una gráfica, fácil de interpretar, el usuario puede llevar un control de la planificación de su trabajo. La herramienta, cuya autoría se le asigna a Henry Laurence Gantt, está muy extendida entre los profesionales de la gestión de proyectos, ya que permite dividir el proyecto en tareas mínimas o actividades. (Sinnaps, 2018).

(38) 20. Figura Nº 4 Diagrama de Gantt. Fuente: Wikimedia Commons Pert / CPM (Project Evaluation and Review Technique / Critical Path Method). La técnica de evaluación y revisión de programas y el camino de ruta crítica como son sus traducciones en español, es una herramienta que permite planificar las diferentes tareas de un proyecto, representando gráficamente todas las actividades y se establecen la duración de cada actividad, así como las relaciones que tienen entre ellas. A través del PERT podemos encontrar la ruta crítica del nuestro proyecto, que es el conjunto de actividades que define el mayor tiempo de duración del proyecto, por lo que nos define las actividades que hay que prestarle atención y mantener controlado, para evitar que surjan mayores retrasos dentro del proyecto. (ETERC, 2017).

(39) 21. Figura Nº 5 Pert/ CPM. Fuente: IUTSI PMBok. El Project Management Institute (PMI) elaboró este libro, donde se establece todo un conjunto de herramientas de gestión de proyectos y buenas prácticas que todo jefe de proyecto debe conocer y aplicar. El PMBOK está orientado a una gestión predictiva de los proyectos. Atiende a las diversas fases de una planificación lineal, una vez superada una etapa, no se volverá a ella. La planificación se realiza en la fase inicial, en donde se estable la necesidad o solución, el alcance de las actividades y predice su coste. (Sinnaps, 2018).

(40) 22. Figura Nº 6 PMBok.. Fuente: Novedades del PMBOK v5 respecto v4 1.3.3 Fases de la Gestión de Proyectos. Luego de revisar varios textos se ha llegado a la conclusión que para que un proyecto sea exitoso es recomendable que cumpla las 5 fases básicas de la gestión de proyectos, estas son: Iniciación. Esta fase es la más importante de la gestión de proyectos, es en esta donde se analizar y se formaliza la viabilidad del proyecto, entre los componentes que lo conforman son: Definición del proyecto. •. Identificación de la idea. •. Metas y objetivos que se desea alcanzar. •. Principales actividades por realizarse. Alcance general del proyecto. •. Designación del equipo. •. Estimación del tiempo.

(41) 23 Evaluación de los riesgos. •. Requerimiento del cliente. •. Necesidades de la organización. •. Requerimientos legales. Análisis final de viabilidad. •. Se determina el procedimiento de gestión y comunicación. •. Asignación de tareas y roles. •. Financiación del proyecto y facturación. •. Presentación del kick off del proyecto. Planificación Se la considera la fase más complicada, su objetivo es establecer con claridad la hoja de ruta, el plan de acción para alcanzar los objetivos del proyecto, entre sus componentes están: Análisis detallado del alcance •. Se organiza la secuencia de las actividades a realizarse en el proyecto.. •. Las actividades se desglosan en tareas y se distribuye, se recomienda aplicar estructura EDT (Estructura de desglose de trabajo). Realización de estimaciones. •. Se establecen los recursos que se consideran necesarios. •. Los tiempos esperados para la ejecución de las tareas, se recomienda elaborar la tabla de precedencias.. •. Se establecen fechas de inicio y fin de las actividades, se sugiere elaboración de diagrama de Gantt.. Definición plan proyecto. •. Se establece plazo de finalización del proyecto.. •. Desarrollo de un plan de comunicación, para garantizar el conocimiento efectivo de.

(42) 24 todos los integrantes del proyecto. •. Normas y procedimientos por cumplirse en la gestión del proyecto, como también fecha de entregables.. •. Identificar y evaluar los elementos críticos y análisis de riesgos.. •. Presupuesto de gastos relacionados con el proyecto.. Negociación del contrato. Proceso de adquisición y proveedores en caso de requerirlos. Ejecución. En esta fase es fundamental la buena ejecución del plan de comunicación, se realizan todas las actividades planificadas y se extiende todo el knowhow del equipo. Entre sus componentes principales están: Establecimiento entorno de trabajo. •. Evaluación de que el conocimiento y comunicación entre los integrantes del equipo sea adecuado y claro.. •. Coordinar actividades y recursos. Asignación de tareas. Se revisa los recursos, el alcance y los tiempos y se analiza prioridades. Ejecución de tareas. •. Comparativo del avance real vs el avance estimado.. •. Control del gasto de los recursos.. Gestión del cambio. •. Detectar desviaciones y solucionar problemas.. •. Implementar acciones correctivas.. •. Recopilar feeback de los integrantes del equipo sobre el desarrollo del proyecto..

(43) 25 Seguimiento y Control. Esta fase trabaja muy de la mano con la fase de Ejecución, es en esta donde se realiza el monitoreo y control el avance del proyecto, consumo de recursos, y el cumplimiento de los tiempos como también los entregables, entre sus principales componentes tenemos: Seguimiento de tareas e hitos Monitoreo de las actividades que se ejecuten conforme a lo planificado. Detectar desviaciones del plan para minimizar el impacto en el desarrollo del proyecto. Gestión de entregables. Realizar control de calidad. Gestión de incidencias. •. Evaluar los cambios que se presenten durante el desarrollo del proyecto.. •. Iniciar y ejecutar las acciones correctivas que se definan con el equipo.. Generación de informes. •. Análisis de datos.. •. Actualización de los instrumentos de gestión.. Cierre. En esta última fase se realiza una última verificación para confirmar que se cumplieron todas las actividades del plan y que su desarrollo está correctamente gestionado previo a la implementación donde formalmente se da por concluido el proyecto, sus principales componentes son: Cierre operaciones del proyecto. •. Informe de terminación de las operaciones por todos los integrantes del equipo del proyecto (stakeholders).. •. Entrega de documentación soporte del proyecto..

(44) 26 Análisis de resultados. Revisar cada fase del proyecto y sus respectivas actividades. Reconocimiento de logros y resultados. Aprendizaje de la experiencia del proyecto. Redacción del informe final formalizando la conclusión del proyecto.. Figura Nº 7 Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos. Fuente: EOI Escuela de Organización Industrial.