Se elaboró una encuesta cuyas preguntas fueron diseñadas utilizando como guía las propuestas para investigaciones similares de los Lic. Manuel Álvarez, MAP, Armando Terribili, Ana Bartoleto y Laura Bentancor, se aplicó a 21colaboradores de la organización ubicados en las ciudades de Guayaquil, Quito y Cuenca.
Para su estructuración se desarrolló preguntas en escala de Likert, y su puntuación fue de 1 a 5, donde 1, es definitivamente no, 2, desconozco, 3, parcialmente, 4, frecuentemente, y 5, definitivamente sí, y de acuerdo a las necesidades de la evaluación el cuestionario se separó en 9 secciones con consultas relacionadas a las gestiones básicas del área del conocimiento
para una óptima gestión de proyectos (Tabla 5), planteando un total de 40 preguntas y una duración por encuesta de 5 a 10 minutos (Anexo 1).
Tabla 5
Estructura de la encuesta - secciones.
Sección Descripción Número de
preguntas
Gestión de Proyectos Conocimiento general de la gestión de proyectos dentro 6 de la organización
Gestión de la integración Conocimiento sobre la administración de proyectos 5
Gestión de Alcance Conocimiento sobre la información básica que requiere 4 para iniciar las actividades de los proyectos
Gestión de Tiempo Conocimiento sobre planificación de las actividades y 5
tareas del proyecto
Gestión de Costos Conocimiento sobre el financiamiento de los proyectos 2
Gestión de Calidad Conocimiento del plan estratégico y sistemas de control 5
Gestión de RRHH Conocimiento sobre los integrantes de los equipos de 6
proyectos
Gestión de Comunicación Conocimiento sobre el sistema de información de los 4 proyectos
Gestión de Riesgos Conocimiento sobre el manejo de la matriz de riesgos 3
del proyecto
Fuente: propia
De igual manera, para tener conocimiento de las opiniones y criterios desde el punto de vista de la alta dirección, se coordinó entrevistas con los Gerentes departamentales de toda organización, siendo 8 colaboradores incluido el Gerente General.
Las preguntas se diseñaron considerando como guía las mejores prácticas mencionadas en el PMBok, las propuestas mencionadas por Routestofinance.com Internet Magazine y en relación con las preguntas de la encuesta.
El modelo de la entrevista fue dirigida y estructurada, y la mayoría de sus preguntas fueron preguntas abiertas, para otorgar libertad al colaborador a explaye en su exposición y obtener la mayor información que cubra las necesidades del estudio. En total fueron 18 preguntas y el tiempo de cada entrevista fue de 15 a 20 minutos (Anexo 2).
Las 10 áreas de conocimiento según la Guía PMbok
Para el análisis de las preguntas de la encuesta y su comparación con las buenas prácticas que se mencionan en las fases básicas de gestión del PMbok, se agruparon las consultas por sus diez áreas de conocimiento: gestión de integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recurso humano, comunicación, riesgos, adquisiciones e interesados, así poder determinar el estado actual de los procesos y el nivel de entendimiento elemental que poseen los
stakeholders respecto a la gestión de proyectos.
De acuerdo con (Esan School of Business, 2016), indica sobre estas disciplinas:
Cada una de las actividades necesarias para la gestión de proyectos se encuadra dentro de una de las 10 áreas de conocimiento definidas por el Project Management Institute (PMI).
El cuerpo de conocimiento es reconocido como un conjunto de buenas prácticas en
dirección de proyectos, lo cual significa que son aplicables a la mayoría de los procesos y que su aplicación puede contribuir al aumento de las posibilidades de éxito de una amplia
variedad de proyectos.
Dichas áreas de conocimiento son a la vez llamadas áreas de gestión: integración, alcance, plazos, costos, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones
y stakeholders.
Los gestores de proyectos deben tener un conocimiento lo más detallado posible de cada una de las áreas mencionadas, tanto en los aspectos teóricos como en las cuestiones prácticas vinculadas a procesos, técnicas y herramientas.
Gestión de Proyectos
El objetivo principal de la Gestión de Proyectos es administrar, planificar, coordinar, seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la ejecución del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo establecido y con los costos presupuestados.(Beriguete De León, 2012)
Gestión de la Integración
La integración incluye características de unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, que se manejen con éxito las expectativas de los interesados y se cumpla con los requisitos. (PMI, 2013)
Gestión del Alcance
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.(PMI, 2013)
Gestión del Tiempo
“La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo” (PMI, 2013)
Gestión de Costos
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.(PMI, 2013)
Gestión de Calidad
La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de calidad, los objetivos y las
responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue acometido. La Gestión de la Calidad del Proyecto utiliza políticas y procedimientos para implementar el sistema de gestión de la calidad de la organización en el contexto del proyecto, y, en la forma que resulte adecuada, apoya las actividades de mejora continua del proceso, tal y como las lleva a cabo la organización ejecutora. La Gestión de la Calidad del
Proyecto trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto, incluidos los del producto.(PMI, 2013)
Gestión de los Recursos Humanos
La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a las que se han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. Los miembros del equipo del proyecto pueden tener diferentes conjuntos de habilidades, pueden estar asignados a tiempo completo o a tiempo parcial y se pueden incorporar o retirar del equipo conforme avanza el proyecto.
Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la
planificación del proyecto es beneficiosa.(PMI, 2013)
Gestión de Comunicación
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados. Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes
interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecución o resultado del proyecto.(PMI, 2013)
Gestión de Riesgos
Los objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto consisten en aumentar la
probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.(PMI, 2013)
Gestión de Adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.(PMI, 2013)
Gestión de los Interesados
La Gestión de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para
desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto. La gestión de los interesados también se centra en la comunicación continua con los interesados para comprender sus necesidades y expectativas, abordando los incidentes en el momento en que ocurren, gestionando conflictos de intereses y fomentando una adecuada participación de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto. La satisfacción de los interesados debe gestionarse como uno de los objetivos clave del proyecto.(PMI, 2013)