Reestructuración administrativa de la empresa Sign Line Publicidad Ltda

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(1)Presentación Informe Final Práctica Empresarial. Reestructuración Administrativa de la empresa Sign Line Publicidad Ltda.. CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL CDEM. Presentado por: ANA MILENA LOBO URIBE. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá, Noviembre de 2015.

(2) Presentación Informe Final Práctica Empresarial. Reestructuración Administrativa de la empresa Sign Line Publicidad Ltda.. CONSULTORIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL CDEM. Presentado por: ANA MILENA LOBO URIBE. Docente: RAMÓN EDUARDO BELTRÁN DUARTE. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Bogotá, Noviembre de 2015.

(3) AGRADECIMIENTOS. La autora expresa sus agradecimientos en primer lugar a Dios porque nos regaló la vida y los recursos necesarios para obtener el buen desarrollo de esta práctica.. A mi familia por su incondicional apoyo en esta última etapa y durante toda la carrera profesional.. Al Docente Eduardo Beltrán, tutor de la práctica empresarial, por su ayuda y dedicación en la elaboración de este trabajo.. A la empresa SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., por permitirme desarrollar esta práctica empresarial.. Al CDEM y demás profesores que colaboraron directa e indirectamente..

(4) Tabla de Contenido. Pág.. Introducción. 12. Justificación. 14. FUNDAMENTACIÓN DE LA PRÁCTICA. 16. Carácter Situacional de la Empresa. 16. Logo. 16. Reseña Histórica. 16. Visión. 16. Misión. 17. Tipo de Actividad. 17. Cobertura de la Actividad. 17. Ubicación Geográfica. 17. Estructura de la Empresa u Organización. 18. Productos. 18. Identificación y Formulación del Problema. 21. Causas. 22. Consecuencias. 22. Planteamiento de la Pregunta Problema. 23. Diagnóstico Empresarial. 23.

(5) Metodología del Diagnóstico Utilizada. 24. Análisis Matriz DOFA. 27. Matriz de Perfil Competitivo. 28. Antecedentes de la Práctica. 29. Análisis del Entorno Empresarial. 30. Condiciones Económicas. 30. Condiciones Tecnológicas. 31. Condiciones Educativas. 31. Condiciones Ambientales. 32. Condiciones Legales. 32. Condiciones Mercado. 32. Análisis Interno Empresarial. 33. Producción/operatividad. 33. Comercialización/ventas. 33. Recursos humanos. 33. Recursos Materiales. 34. Recursos Financieros. 34. Recursos Tecnológicos. 34. Infraestructura. 35. Seguridad. 35. Objetivo general. 35. Objetivos específicos. 36.

(6) Marco teórico. 36. Marco Referencial. 37. Marco Conceptual. 40. Marco Normativo. 42. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA. 43. Plan de trabajo. 44. Cronograma de actividades. 45. Proceso de trabajo de campo y ejecución de la práctica. 46. Propuesta de implementación del área de recursos humanos. 46. Esquema del área de recursos humanos. 46. Propuesta nuevo organigrama. 47. Propuesta para los cargos instalador y operario de producción. 48. Propuesta formato de requisición de personal nuevo. 50. Propuesta aplicación de pruebas personal nuevo. 52. Prueba de conocimiento del cargo. 52. Pruebas psicotécnicas. 52. Propuesta formato para confirmación de referencias laborales. 54. Liquidación de nómina, seguridad social y parafiscales. 55. Propuesta programa de bienestar laboral. 55. Actividades de calidad de vida. 56. Actividades de recreación y deportes. 56. Actividades de integración social y cultural. 56.

(7) Actividades de promoción y prevención de la salud. 57. Programa de incentivos. 57. Incentivo por excelente labor. 57. Salud Ocupacional. 58. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA. 58. Descripción de resultados. 58. Logros. 59. Indicadores aplicados. 60. Presupuesto final. 61. Conclusiones. 62. Recomendaciones. 64. Bibliografía. 65. Anexos. 66.

(8) Lista de Tablas. Pág.. Tabla No. 1 – Matriz DOFA. 26. Tabla No. 2 – Análisis y Cruce de Variables Matriz DOFA. 27. Tabla No. 3 – Matriz Perfil Competitivo MPC. 28. Tabla No. 4 – División cargo instalador. 49. Tabla No. 5 – División cargo operario. 50. Tabla No. 6 – Indicadores. 61. Tabla No. 7 – Presupuesto. 61.

(9) Lista de Figuras. Pág.. Figura No. 1 – Logo. 16. Figura No. 2 – Organigrama. 18. Figura No. 3 – Productos: Proyecto Unicentro Yopal. 18. Figura No. 4 – Productos: Proyecto Banco BBVA. 19. Figura No. 5 – Productos: Proyecto Aeropuerto El Dorado. 19. Figura No. 6 – Avisos Internos, Externos y LED. 20. Figura No. 7 – Productos: Proyecto Compensar. 20. Figura No. 8 – Esquema Área de Recursos Humanos. 47. Figura No. 9 – Organigrama Propuesto. 48. Figura No. 10 – Formato Requisición Personal Nuevo. 51. Figura No. 11 – Test de Aptitudes. 53. Figura No. 12 – Formato Confirmación de Referencias Laborales. 54.

(10) Lista de Anexos. Pág.. Anexo No. 1 – Manual de Funciones Instalador Junior. 67. Anexo No. 2 – Manual de Funciones Instalador Senior. 69. Anexo No. 3 – Manual de Funciones Instalador Master. 71. Anexo No. 4 – Manual de Funciones Operario Junior. 73. Anexo No. 5 – Manual de Funciones Operario Senior. 75. Anexo No. 6 – Manual de Funciones Operario Master. 77. Anexo No. 7 – Manual de Funciones Coordinador Recursos Humanos. 79. Anexo No. 8 – Plan de Entrenamiento Instalador Junior. 81. Anexo No. 9 – Plan de Entrenamiento Operario Junior. 82. Anexo No. 10 – Planilla de Cargos. 83.

(11) Prólogo. La utilización de la práctica empresarial como opción de grado es estimulante para cualquier estudiante en proceso de terminación de estudios, pues lo pone a prueba de medir su capacidad consultora, su experiencia y los conocimientos recibidos; así como su manejo personal de las diferentes situaciones que vive en la empresa, la universidad y en su entorno laboral y personal para poder sacar avante su intervención universitaria en el sitio de práctica.. La dinámica de la práctica empresarial, generalmente se ve como un tema más de los muchos que a diario se estudian, desafortunadamente, la vida es un privilegio a razón de las imprevisibles situaciones de incertidumbre y riesgo que se presentan en las empresas como resultado de los cambios tan protuberantes y sofisticados de la vida moderna y la sostenibilidad del planeta.. Precisamente desde el contexto educativo, se emprenden acciones con intenciones favorables de poder brindar ayuda a los empresarios y sus trabajadores, frente a estos riesgos del mercado competitivo al que nos ha llevado la globalización en el presente siglo. Encabece este proyecto de consultoría empresarial con mucho entusiasmo ya que la estudiante mostro la mejor disposición, compromiso y resultados que le permitieron culminar en la mejor forma su actuación en la empresa SIGN LINE PUBLICIDAD., una PYME de las que están en auge y desarrollo actualmente en el País..

(12) Agradezco a los directivos de la empresa que participaron en este proyecto, ya que sin su concurso y facilidades no se hubiera podido dar un desarrollo adecuado a nuestra labor de intervención universitaria.. Finalmente, expresar que me llena de orgullo, fe y esperanza saber que con este programa y los proyectos que se desarrollan desde el CDEM, como opción de grado de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, de la Universidad Cooperativa de Colombia, se puede continuar construyendo patria y brindando ayuda constante a entidades sociales y empresariales cumpliendo con los propósitos fundamentales de nuestra misión institucional de la Formación, la Investigación, la extensión , la proyección social y la internacionalización.. RAMON EDUARDO BELTRAN D Su amigo de siempre. Bogotá, Noviembre de 2015..

(13) 12. Introducción. La Universidad Cooperativa de Colombia, a través del Consultorio de Desarrollo Empresarial CDEM, desde hace varios años ha venido implementando el desarrollo de la práctica empresarial como opción de grado para que los estudiantes del Programa de Administración de Empresas propongan proyectos viables para las empresas que estén interesadas en obtener de la Universidad el servicio de Consultoría por parte de sus estudiantes.. A través del desarrollo de esta consultoría se ha venido identificando necesidades o requerimientos por parte de la empresa Sign Line Publicidad Ltda., que tienen que ver con la organización administrativa de sus diferentes áreas y en la presente intervención, específicamente el área de Recursos Humanos.. Para Sign Line Publicidad Ltda., es muy importante la satisfacción de sus clientes, es por esta razón que debe contar con el control de calidad de sus productos, debe preocuparse también por contar con el personal idóneo para desempeñar los cargos de la organización y evitar el desorden administrativo y reproceso.. Se identificaron los factores Externos e Internos a través de la elaboración de una Matriz DOFA, la cual fue analizada y se generaron algunas estrategias que serán propuestas a la empresa como mejora del Proceso Administrativo..

(14) 13. También se pudo analizar el entorno empresarial, identificando las variables pertinentes para este análisis..

(15) 14. Justificación. Sign Line Publicidad Ltda., viene presentando deficiencias en el desarrollo de las funciones de algunos cargos, debido a que no cuenta con un Manual de Funciones que contenga de forma clara y concisa el listado de funciones y responsabilidades inherentes a cada cargo, eso ha generado que el personal evada dichas funciones y al tiempo no haya eficiencia en el desarrollo de sus actividades.. A través del desarrollo de la práctica empresarial, se puede abordar esta problemática presentada en la empresa, bajo unos lineamientos profesionales esenciales para poder analizar y efectuar una consultoría o un estudio que nos permita resolver y dar respuestas posibles de implementación, con el fin de solventar las necesidades de esta empresa como sería la creación del área de Recursos Humanos.. Para toda organización es importante contar con una estructura administrativa basada en las necesidades de sus diferentes áreas, también es importante contar con el recurso humano idóneo, que brinde a la organización la capacidad de desarrollar sus actividades bajo un manual completo de funciones y responsabilidades que permitan conseguir el crecimiento y por ende la productividad de la empresa mediante el logro de sus objetivos.. Con la realización de esta intervención empresarial se pretende realizar la Reestructuración Administrativa, iniciando un plan de mejoramiento en primera fase con la.

(16) 15. creación del Área de Recursos Humanos, obteniendo para todos los funcionarios beneficios en el desarrollo de sus funciones, un adecuado clima organizacional, la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y la creación del Manual de Funciones y demás actividades que hagan parte de esta área..

(17) 16. FUNDAMENTACIÓN DE LA PRÁCTICA. Carácter situacional de la empresa. Figura No. 1 – Logo. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. Reseña Histórica.. SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., identificada con NIT. 830.083.006-0,. es una. empresa del sector manufacturero, certificada por ICONTEC con la Norma Técnico Colombiana ISO 9001:2008, su actividad económica principal es la comercialización, diseño, desarrollo, producción e instalación de productos de comunicación visual, señalización informativa y preventiva..

(18) 17. Visión.. En Sign Line Publicidad satisfacemos las necesidades de nuestros clientes a través de la comercialización, diseño, desarrollo, producción e instalación de productos de comunicación visual de la más alta calidad, con oportunidad, rentabilidad y confiabilidad.. Misión.. En el 2020 seremos la mejor opción en comunicación visual para nuestros clientes corporativos con un crecimiento permanente, gracias a nuestros productos y servicios de excelente calidad y confiabilidad, gestionados por personal talentoso, comprometido y responsable.. Tipo de actividad.. Señalización y publicidad visual.. Cobertura de la actividad.. La empresa se encuentra en la capacidad de satisfacer necesidades de los clientes en todo el territorio nacional..

(19) 18. Ubicación geográfica.. La empresa está ubicada en la Calle 78 No. 69H-65 del Barrio Las Ferias en la ciudad de Bogotá D.C.. Estructura de la empresa u organización privada, pública y solidaria. Figura No. 2 – Organigrama. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(20) 19. Productos. Figura No. 3 – Productos: Proyecto Unicentro Yopal. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. Figura No. 4 - Productos: Proyecto Banco BBVA. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(21) 20. Figura No. 5 - Productos: Proyecto Aeropuerto El Dorado. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. Figura No. 6 - Productos: Avisos Interior, Exterior y LED. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(22) 21. Figura No. 7 - Productos: Proyecto Compensar. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. Identificación y formulación del problema. Sign Line Publicidad Ltda., es una empresa del sector manufacturero que diseña, produce e instala sus productos de señalización visual y publicidad.. A medida que ha venido creciendo y dándose a conocer en el mercado, se ha hecho presente la necesidad de organizar y planear de una mejor manera el desarrollo organizacional de la compañía, para tal efecto, en unión con los directivos se tomó la decisión de crear el Área de Recursos Humanos, pues es la principal falencia que se presenta..

(23) 22. Para toda empresa es muy importante contar con una organización administrativa que le facilite el desarrollo de las actividades, teniendo en cuenta que “una estructura organizacional no es fruto de la casualidad o de la suerte”. (Rodríguez Valencia, 2011).. Este trabajo de consultoría de práctica empresarial pretende realizar una Reestructuración Administrativa de la empresa Sign Line Publicidad Ltda., en pro del mejoramiento continuo y la organización de la compañía, basados en las teorías de Administración de Chiavenatto, así como también, en el autor Joaquín Rodríguez Valencia, por sus grandes aportes y contribuciones a la Administración y Organización de las Empresas.. Causas..  La empresa no contrata personal con experiencia, por lo tanto requiere un manual de funciones completo que contribuya al buen desarrollo de las actividades..  No se cuenta con una clasificación de cargos por nivel de experiencia..  No se tienen definidos los tiempos de permanencia para ascender al nivel siguiente..  No hay unificación de conceptos..

(24) 23.  Confusión con respecto a las responsabilidades asignadas..  No cuenta con un programa de Bienestar que brinde un adecuado clima laboral.. Consecuencias..  Organización a nivel administrativo y funcional..  Mejoramiento de las condiciones de trabajo..  Incremento de la productividad y disminución de los costos..  Disminución de errores y reprocesos.. Planteamiento de la pregunta Problema. ¿Cuenta SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., con un Área de Recursos Humanos que le permita iniciar la Reestructuración Administrativa y funcional con la cual pueda alcanzar el logro de sus objetivos?..

(25) 24. Diagnóstico empresarial. Realizar el diagnóstico empresarial nos permite reconocer la problemática de la empresa desde el punto de vista de los Recursos Humanos mediante un proceso de análisis que nos llevará a la formulación de posibles acciones de mejora, ayudando a la empresa en la toma de decisiones.. La empresa posee diferentes falencias, entre ellas podemos citar algunas: no se cuenta con personal calificado ni certificado para la realización de las actividades de señalización visual y publicidad, como Instaladores y Operarios de Producción, la gran mayoría de ellos son empíricos que con el transcurso del tiempo han desarrollado y perfeccionado la habilidad competente de este trabajo.. Por esta razón, la empresa tiene como política interna llevar a cabo la contratación de este personal incluso sin ningún tipo de experiencia, dicha experiencia podrá ir siendo adquirida día a día dentro de la organización.. Ante esto, se hace necesario y conveniente, definir en el Manual de Funciones una clasificación por nivel de experiencia que nos indique el tiempo que debe permanecer una persona en determinado nivel para ascender o subir al siguiente nivel y así sucesivamente, teniendo en cuenta que el salario para un principiante no puede ser el mismo que el de una persona experta, así mismo, determinar que funciones y responsabilidades se realizan en cada.

(26) 25. nivel, en pro de minimizar el inconformismo, organizar, planear, dirigir y controlar de una mejor manera el funcionamiento de los cargos.. Metodología del diagnóstico utilizada. El diagnóstico busca identificar los factores que causan el problema, para ello, se tiene el propósito de conocer los antecedentes necesarios con los cuales se pueda crear el plan de trabajo.. Siendo así, se pretende observar en forma general a la empresa, para poder saber cuáles son sus necesidades principales, reconocer y estudiar su problemática a fin de proponer una posible solución.. Durante las visitas realizadas a SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA. se ha podido observar e identificar ciertas necesidades las cuales se analizarán a través de la aplicación de una metodología cualitativa e interpretativa, apoyándose en la utilización de fuentes primarias y secundarias como la entrevista, se llevará a cabo una observación directa en la empresa, se aplicará una matriz DOFA y se generará el análisis respectivo..

(27) 26. La matriz DOFA es un instrumento que nos evidencia la situación actual de la empresa, mostrando variables o factores muy importantes a nivel Externos como las Amenazas y Oportunidades, así como también a nivel Interno como las Fortalezas y Debilidades, estos factores se deben conocer y tratar ya que son fundamentales para la toma de decisiones y por ende lograr los objetivos planteados.. Es aconsejable realizar nuevos análisis DOFA luego de haber realizado el primero, ya que esto garantiza a la empresa el cumplimiento de los objetivos trazados, dado que estos factores Externas e Internas son cambiantes con el transcurso del tiempo.. En SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., se evidencia lo siguiente:.

(28) 27. Tabla No. 1 - Matriz DOFA. DEBILIDADES. OPORTUNIDADES. 1.. Reprocesos y sobrecostos al no contar con un control de calidad.. 1.. Participación y consecución de licitaciones y grandes proyectos para desarrollar.. 2.. Sobrecostos por falta de control del producto terminado.. 2.. Capacidad para negociar y contratar con compañías de gran tamaño.. 3.. Insatisfacción del cliente por el incumplimiento en la Ingreso en otros sectores del mercado como los 3. entrega de los trabajos. stands publicitarios.. 4. Contratación de personal si experiencia. FORTALEZAS. AMENAZAS. 1.. División del trabajo al contar con cuatro procesos claves dirigidos cada uno por un coordinador.. 1.. Competencia desleal por bajos precios con baja calidad.. 2.. Continuidad en el mercado por más de 23 años, generando confianza por su experiencia. 2. Incumplimiento en la entrega de los productos.. 3. Diseño y desarrollo de nuevos productos.. 3. Calidad de los productos.. 4. Certificación en ISO 9001:2008. Limitada comunicación entre los coordinadores de 4. los cuatro procesos claves de la compañía para minimizar errores.. Productos con bajos costos y buena calidad por ser 5. una empresa manufacturera y contar con sus propias 5. Poco sentido de pertenencia con la compañía. máquinas de producción.. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(29) 28. Análisis Matriz DOFA. Tabla No. 2 - Análisis y Cruce de Variables Matriz DOFA. ESTRATEGIAS FO. ESTRATEGIAS DO. Continuar implementando nuevos Sistemas de Ejercer más control y segumiento en las actividades 1. Gestión los cuales le permitan ser más competitivos 1. del personal con el fin de minimizar los costos por el y proyectarse para adquirir grandes licitaciones. reproceso. Equiparse con nuevas máquinas a la vangurdia 2. tecnológica con el fin de brindar innovación y oportunidad al mercado.. Optimizar por medio de la planeación y organización 2. las entregas de los productos sujetándose al principio de calidad que es la satisfacción del cliente.. Capacitar con nuevas técnicas y programas al grupo de diseñadores de la empresa en pro de mostrar a los Realizar una mejor consecución de hojas de vida que 3. 3. clientes de forma clara y novedosa los diseños garantice encontrar el personal idóneo. solicitados. ESTRATEGIAS FA. ESTRATEGIAS DA. Fortalecer en todo el personal el sentido de 1. pertenencia, responsbilidad y compromiso con la empresa.. 1.. Dar continuidad al proyecto de consecución de 2. nuevos clientes potenciales los cuales ayudarán al crecimieto económico de la empresa.. Concientizar a los líderes de los procesos claves, que el 2. trabajo en equipo genera eficiencia y eficacia en las actividades.. Mantenerse en el mercado con bajos costos y buena 3. calidad, garantizando así la fidelidad de sus clientes antiguos y la consecuión de nuevos clientes.. Organizar y describir de forma clara y concisa las funciones y responsabilidades de todo el personal de la 3. empresa a través de la actualización del Manual de Funciones.. Contar con personal que ejecute el control de calidad en los productos terminados antes de llegar al cliente.. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(30) 29. De común acuerdo y con la participación de los directivos de la empresa, se convino que partir del 15 de septiembre de 2015 se elaborarán la Matriz de Evaluación de Factores Externos MEFE, la Matriz de Evaluación de Factores Interno MEFI y la Matriz de Perfil Competitivo MPC, con las cuales se obtendrá un diagnóstico cuantitativo más exacto.. Matriz de perfil competitivo. Tabla No. 3 – Matriz de Perfil Competitivo. F A C T O R C LA VE ÉXIT O E M P R E S A R IA L. S IG N LIN E P UB LIC ID A D S IG R A F S A VIV P O N D E R A C IÓ N C A LIF IC A C IÓ NP R O D UC T O C A LIF IC A C IÓ NP R O D UC T O C A LIF IC A C IÓ NP R O D UC T O. C1. Reconocimient o de Marca. 0,14. 3. 0,42. 4. 0,56. 3. 0,42. C2. Experiencia en el Mercado. 0,13. 4. 0,52. 4. 0,52. 4. 0,52. C3. Precio. 0,15. 4. 0,60. 2. 0,30. 3. 0,45. C4. Calidad del Servicio. 0,10. 3. 0,30. 3. 0,30. 2. 0,20. C5. Participación del Mercado. 0,14. 2. 0,28. 3. 0,42. 2. 0,28. 0,10. 3. 0,30. 3. 0,30. 3. 0,30. 0,08. 3. 0,24. 3. 0,24. 3. 0,24. 0,08. 3. 0,24. 3. 0,24. 3. 0,24. 0,08. 2. 0,16. 3. 0,24. 3. 0,24. C6 C7 C8 C9. Capital Humano Portafolio de Productos y/o Serviciosal Servicio Cliente Infraestructura TO TAL. 1,00. 3,06. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. 3,12. 2,89.

(31) 30. La tabla nos indica que Sign Line Publicidad Ltda., a pesar de no estar liderando con un 3.06 del total, tiene una posición muy importante y cercana a la empresa líder del mercado SIGRAF, con lo cual podemos deducir que Sign Line Publicidad cuenta con todo el potencial para lograr en muy poco tiempo remontar las cifras y posicionarse como la empresa líder en el mercado.. Antecedentes de la práctica. Es importante contar con un espacio real en donde los estudiantes de Administración de Empresas tengan la posibilidad de poner en práctica todos los conocimientos adquiridos durante el transcurso de la carrera.. La modalidad de grado Práctica Empresarial facilita esta actividad, a través de un convenio firmado entre las partes, en donde se busca dar solución a una necesidad identificada en la empresa para mejoramiento y beneficio de la misma.. Para ello, se ha acordado llevar a cabo esta práctica en la empresa SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., esta consultoría posee la ventaja de estar liderada por un funcionario de la misma organización, quien por su cercanía con los procesos de la empresa puede identificar de primera mano que aunque la empresa tiene potencial y futuro en el mercado, requiere una mejora administrativa en cuento a la organización y control de funciones..

(32) 31. Como apoyo para la realización de esta consultoría, se han revisado y tomado en cuenta algunos trabajos elaborados en semestres pasados de la misma modalidad, entre ellos se pueden mencionar:.  Propuesta para la Estructuración Administrativa y Documentación del Proceso Productivo de INNOVAPOR S.A.S..  Implementación programa de estructuración, desarrollo organizacional y control administrativo en la empresa CORATEL..  Diseño y Estructuración Administrativa de la Empresa Distribuidora de Maderas Puerto López S.A.S.  JAVIER ANDRES VALENCIA. “Plan de Reestructuración Administrativa” Empresa: J & M TEXTIL SAS.. Análisis del entorno empresarial. SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., es una empresa que como objetivo principal busca satisfacer a sus clientes con productos de calidad y confiabilidad, brindándoles asesoría y apoyo mediante el suministro de productos relacionados con la información visual a través de la publicidad..

(33) 32. Condiciones económicas.. El sector de la publicidad se encuentra muy competido, es por esta razón que SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., se mantiene a la vanguardia y en constante innovación y desarrollo, ya que en el mercado existe una gran cantidad de empresas dedicadas a esta misma actividad económica.. Esta empresa cuenta con un buen desempeño financiero, originado de los ingresos por ventas, brindándole la capacidad de cumplir con sus obligaciones de la mejor manera y contar con el apalancamiento financiero de dos entidades bancarias cuando es necesario, con quienes mantiene una excelente relación y calificación comercial, logrando así la adjudicación de licitaciones y negocios representativos con grandes empresas a nivel nacional.. Condiciones tecnológicas.. La empresa cuenta con herramientas tecnológicas como computadores actualizados y dotados con el software requerido para la creación de los diseños y renders de los productos que se quieren vender, cuenta con maquinaria de corte de materiales de producción como acrílico, pooliestireno, MDF, etc, cuenta con impresoras digitales de gran formato a 1400 dpi y con todos los equipos de oficina necesarios para el desarrollo de las actividades administrativas..

(34) 33. Condiciones educativas.. La entidad cuenta con una cuota de Aprendiz SENA cumpliendo así con lo reglamentado, adicional, al estar experimentando por primera vez este tipo de actividad con la Universidad Cooperativa de Colombia, se muestra interesada en realizar nuevos convenios con otras facultades como por ejemplo Psicología, con el fin de desarrollar proyectos o consultorías que mejoren el área de Talento Humano en cuanto a la aplicación de test piscológicos que faciliten la contratación de personal.. Condiciones ambientales.. En la actualidad se lleva a cabo un plan ambiental, que busca separar los materiales contaminados con líquidos utilizados en el área de decoración o montaje como alcohol, varsol, thinner; en el área de producción, se reciclan los retales o pedazos de acrílico los cuales son vendidos, así miso, se recicla y se vende todo el papel reutilizado; los residuos de aceites y pinturas se almacenan en un lugar retirado y son entregados a una empresa encargada del tema.. Condiciones legales.. SIGN LINE PUBLICIDAD fue inscrita ante la Cámara de Comercio de Bogotá mediante matrícula No. 01070433 del 27 de febrero de 2.001..

(35) 34. Condiciones mercado.. La construcción en Colombia ha incrementado en los últimos años de manera significativa, lo que ha beneficiado a la empresa puesto que sus productos son requeridos en la mayoría de obras tanto civiles como industriales.. Análisis interno empresarial. Producción/operatividad.. SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., es una empresa del sector manufacturero, dedicada a la comercialización, diseño, desarrollo, producción e instalación de productos de comunicación visual, señalización informativa y preventiva.. Comercialización/ventas.. Se cuenta con un equipo de ventas conformado por 4 agentes comerciales, las cuales tienen herramientas de comercialización como broshurs, bases de datos, página web, páginas amarillas, así mismo, se tiene establecido por parte del departamento Comercial un cumplimiento de ventas mensual..

(36) 35. Dentro de sus grandes clientes se encuentran: Banco BBVA, Universidad Externado de Colombia, Caja de Compensación Familiar COMPENSAR, CAFAM, COLSUBSIDIO, Cencosud, entre otros.. Recursos humanos.. La empresa maneja contratos a Término Fijo y por Obra y Labor, en la actualidad cuenta con un equipo colaborador de 35 personas, de los cuales 10 pertenecen al área de producción, 7 al área de instalaciones, 8 al área de Diseño y Montaje, 2 al área Comercial y 8 apoyan el proceso Administrativo.. Recursos materiales.. La empresa tiene todos los recursos materiales necesarios para el logro de sus objetivos, tales como maquinarias, inmuebles, insumos, productos terminados, elementos de oficina, instrumentos y herramientas.. Recursos financieros.. La organización adquiere recursos propios de la comercialización de sus productos, también se apalanca de entidades financieras como Bancolombia quien ha sido su apoyo financiero desde el año 2000..

(37) 36. Recursos tecnológicos.. Se cuenta con herramientas tecnológicas de última generación tanto a nivel operativo como administrativo permitiendo de esta manera llevar a cabo el desarrollo de sus actividades en forma eficiente y eficaz, generando competitividad en el sector y consolidando proyectos de gran envergadura.. Infraestructura.. Sign Line Publicidad Ltda., cuenta con una sede principal de 227 m2 de terreno y 440 m2 construidos, la cual está ubicada en la Calle 78 No. 69H-65 del barrio Las Ferias, aquí se desarrollan las actividades administrativas, comercial, diseño, producción e instalaciones, también cuenta con una bodega de 360 m2 adquirida hace pocos meses para el funcionamiento de los procesos de pintura y soldadura.. Seguridad.. La empresa cuenta con un sistema de monitoreo contratado con la empresa Integra Security, maneja su propio sistema de circuito cerrado y cuenta con pólizas de seguro todo riesgo con Allianz..

(38) 37. Objetivo general. Iniciar la reestructuración administrativa de la empresa Sign Line Publicidad Ltda.. Objetivos específicos. Realizar un análisis general de los recursos humanos de la empresa. Elaborar un diagnóstico situacional de la empresa. Desarrollar la propuesta de creación del área de Recursos Humanos. Actualizar el Manual de Funciones.. Marco teórico. La finalidad de este trabajo de consultoría en la empresa Sign Line Publicidad Ltda., es proponer el mejoramiento en la parte de Recursos Humanos, diseñando una propuesta en cuanto al Manual de Funciones y la creación de niveles en los cargos de Operario e Instalador.. Aunque las empresas estén compuestas por un mínimo de personas, la asignación de actividades y responsabilidades es fundamental, así como también la delimitación de funciones y la asignación de liderazgo y líneas de autoridad y mando..

(39) 38. Una estructura organizacional ordenada y bien definida, permite a la organización minimizar duplicidad de tareas o reprocesos y otras actividades que generen sobre costos directos e indirectos.. Las organizaciones bien estructuradas armonizan los recursos de manera eficaz y eficiente, no corren el riesgo de estar descoordinados y por ende cumplen con las metas propuestas, porque están orientadas a trabajar en pro de los objetivos.. Con la finalidad de fundamentar los objetivos establecidos en este trabajo de práctica empresarial, a continuación se describirán los marcos que soportarán la importancia y relevancia de la práctica.. Marco referencial. De acuerdo con los autores Koontz y Weihrich (1999) la estructura organizacional debe en un primer lugar reflejar los objetivos y planes propuestos por la empresa ya que las actividades provienen de ellos.. En segundo lugar la autoridad en una compañía es un derecho socialmente definido que permite ejercer la discrecionalidad; en consecuencia, está sujeta a cambios..

(40) 39. En tercer lugar la estructura de una organización o empresa debe responder a las condiciones en las que se encuentra, debe platearse de forma favorable al trabajo, garantizando las condiciones laborales de los integrantes del grupo y posibilitando que el personal cumpla correctamente con los objetivos planeados a futuro.. En un cuarto y último lugar, debe existir claridad con respecto a que la compañía la componen un conjunto o grupo de personas y basados en esto, se debe tener en cuenta las costumbres y limitaciones de dichas personas en el momento de crear o definir las actividades y las relaciones de autoridad dentro de la estructura organizacional.. Quiere decir esto, que la estructura se debe diseñar en torno a las personas o empleados y no en torno a las metas y objetivos de la empresa para poder conocer el tipo de personas que la integran.. La función organizativa conlleva la presencia de una estructura de relaciones de función y de autoridad, en procura de mejorar la calidad.. La función administrativa de la organización el proceso por medio del cual se estructuran los recursos para lograr los objetivos predeterminados..

(41) 40. Organizar, implica dividir tareas en actividades de trabajo, delegar la autoridad, determinar la departamentalización de los puestos de trabajo, indicar el número apropiado de puestos de trabajo de cada departamento. (Rodríguez Valencia, 2011, p. 17).. La filosofía corporativa le da identidad a la organización, es por esta razón que una estructura organizativa debe contar con ella.. La filosofía organizacional es el conjunto de. postulados, valores, creencias y compromisos que rigen la vida de todos los integrantes de la organización. (Munch Galindo, 2008. p. 30).. La estructura organizacional representa el entramado de puestos y de departamentos que orienta la conducta de empleados y grupos de ellos hacia la consecución de los objetivos organizacionales. La contribución de la estructura organizacional al rendimiento de la misma se hace patente cada vez que un cliente queda satisfecho. (Rodríguez Valencia, 2011. p. 18).. Una estructura organizacional eficaz no es fruto de la casualidad o de la suerte. Es responsabilidad de la dirección superior el que se diseñe una estructura que incorpore la estrategia de la empresa, en un marco que tenga en cuenta factores tales como la competencia y el entorno. (Rodríguez Valencia, 2011. p. 19).. La estructura organizacional cualquiera que sea su tamaño o formato, no es de por si independiente sino que interactuar, se complementa y tiene una profunda interdependencia con el Manual de Funciones y responsabilidades, ya que si se presentan cambios en el componente de.

(42) 41. los cargos, simultáneamente se debe producir el cambio en la estructura y por lo tanto, en las jerarquías y en la líneas de dependencia. (Gómez Cardona, 2012. p. 20).. En la construcción y aplicación de un manual de procesos y procedimientos, se debe establecer una sólida correlación con otros manuales y reglamentos, especialmente con el Manual de funciones y responsabilidades y la estructura organizacional, lo que, indudablemente, permite fortalecer el trabajo en equipo y el desarrollo de la interdependencia entre las diferentes divisiones, áreas y empleados de la empresa. (Gómez Cardona, 2012. p. 39).. Aparentemente la filosofía organizacional carece de importancia porque se considera como una serie de postulados meramente teóricos, sin embargo, la filosofía organizacional será válida en tanto sea parte práctica en la vida diaria de todos los miembros de la empresa. (Munch Galindo, 2008. p. 30-31).. Marco conceptual. El diseño de una estructura organizacional logra la obtención de los objetivos propuestos, teniendo en cuenta la filosofía organizacional, así como los recursos materiales humanos y tecnológicos. De acuerdo con (Hampton, 1999), la idea de las organizaciones es reflejar la concepción que “son instituciones que poseen personalidad y una meta” (p. 144)..

(43) 42. Según. Munch Galindo ( 2006), las empresas son una fuente de ingresos para. trabajadores, proveedores, gobierno y empresarios, promueven el desarrollo económico de la sociedad, contribuyen al sostenimiento de servicios públicos, representan un medio para la realización o satisfacción personal y fomentan la capacitación y el desarrollo de habilidades, así coma la inversión y la formación de capital. (p.11).. “Los administradores también son responsables del diseño de la estructura de una organización. A esta función la llamamos organización. Incluye la determinación de las tareas que se han de desarrollar, quien deberá realizarlas, cómo deben agruparse, quien debe reportar ante quien y dónde se tomarán las decisiones”. (Robbins, 2005. p. 4). Estructura organizacional es “la distribución formal de los empleados dentro de una organización,. proceso. que. involucra. decisiones. sobre. especialización. del. trabajo,. departamentalización, cadena de mando, amplitud de control, centralización y formalización” (Robbins, 2005. p. 234).. De acuerdo a. Chiavenato (2002. p. 362) “organizar significa agrupar, estructurar e. integrar los recursos organizacionales, definir la estructura de los órganos que los deberán administrar, establecer la división del trabajo mediante la diferenciación y medir los niveles de autoridad y responsabilidad”. Por lo tanto toda empresa debe funcionar como un sistema integrado y correlacionado entre las partes que conforman la organización para alcanzar los objetivos y metas empresariales..

(44) 43. El comportamiento organizacional se ocupa del estudio de lo que la gente hace en una organización y la forma en que ese comportamiento afecta el desempeño de la misma. (Robbins, 2005. p. 9).. La estructura de una organización describe las interacciones estableciendo papeles, relaciones, funciones, niveles jerárquicos, autoridad, responsabilidades y otras características de la empresa. (Rodríguez Valencia, 2011. p. 13).. Marco normativo. El título XII del Régimen Económico y de la Hacienda Pública, Articulo 333, establece la libertad económica y toma la empresa como la base para el desarrollo.. El artículo textualmente dice: La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común, para su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley… La ley 590 del 10 de julio de 2000 ley MIPYME suscribe la política estatal para la promoción de la creación de empresas teniendo como objetivo fundamental “inducir el establecimiento de mejores condiciones del entorno institucional para la creación y operación de micros, pequeñas y medianas empresas”, como un reconocimiento al papel fundamental de las instituciones en el desarrollo empresarial. El decretó 1443 de 2014 es indispensable para la disposición de la práctica ya que en este se dictan las disposiciones para la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo..

(45) 44. También se debe tener muy presente la modificación que se realizó a la ley pyme a través de la ley N 30056, en donde se modifican las diversas leyes para facilitar la inversión, impulsar el desarrollo productivo y el crecimiento empresaria, la cual fue publicada el día 2 de julio de 2013..

(46) 45. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA. La práctica empresarial fue llevada a cabo en la empresa SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA., el tiempo de ejecución fue de cinco (5) meses.. Durante este transcurso de tiempo, se estudió y analizó toda la información de la empresa relacionada con el procedimiento con que esta empresa lleva a cabo sus actividades en la parte de Talento Humano, esto permitió mostrar a la compañía las falencias y mejoras posibles a desarrollar en esta área.. Plan de trabajo. El desarrollo de este trabajo se realizó por medio de fases o secciones, las cuales se describen a continuación; La primera fase se enfocó en el análisis del carácter situacional de la empresa, dando como resultado la visualización en términos generales la compañía.. La segunda fase estuvo encaminada a la realización de un diagnostico cualitativo deductivo utilizando diferentes métodos de medición, lo que permitió obtener información relevante para la ejecución con éxito de la práctica empresarial.. Esta fase fue fundamental ya que nos permitió determinar el planteamiento del problema y saber si los objetivos planteados al inicio estaban acordes con la asesoría..

(47) 46. La tercera fase, se llevo a cabo el desarrollo de la propuesta, permitiéndonos hacer el ajuste al Manual de Funciones, el Organigrama y la creación de los niveles para los cargos Operario e Instalador, dando a conocer la importancia de definir y clarificar la ejecución de las funciones y responsabilidades de cada cargo existente en la empresa, así como también, el beneficio a nivel organizacional que da estabilidad administrativa y operativa.. Igualmente se logró consolidar en un documento los requisitos de la gerencia para acceder a un puesto de trabajo y así ser parte de la organización, además de reducir en su máxima expresión la duplicidad de tareas, falta de comunicación y supervisión directa.. En esta etapa la comunicación con la gerencia fue de mucho valor, ya que de ella se obtuvo toda la información precisa y pertinente para la realización de la consultoría, permitiendo analizar los resultados del diagnóstico realizado.. Como complemento de la información recogida se crearon algunos formatos con la información referente a niveles de salarios, nivel educativo, bienestar, salud ocupacional, etc..

(48) 47. Cronograma de Actividades. N°. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20. ACTIVIDAD. Julio 1. 2. 3. Agosto 4. 1. 2. 3. Septiembre 4. 1. 2. 3. 4. O ctubre 1. 2. 3. Noviembre 4. 1. 2. 3. 4. Recolección de la información de la empresa Entrevista al Gerente Análisis de datos y estructura del anteproyecto Elaboración de anteproyetco y revisión Entrega de anteproyecto Inducción Visita socialización anteproyecto Conocer el carácter situacional de la empresa Elaboración del diagnóstico descriptivo y cualitativo Análisis de datos, elaboración y presentación primer informe Tutoría práctica Elaboación diagnóstico culitativo Diagnóstico de la situación actual de la empresa Elaboración y presentación del segundo informe práctica empresarial Tutoría práctica Elaboración de propuesta de inicio de reestructuración administrativa Tutoría práctica Elaboración y presentación del tercer informe práctica empresarial Tutoría práctica Presentación y sustentación informe final. Proceso de trabajo de campo y ejecución de la práctica. Lo anteriormente desarrollado nos permitió diseñar el área de Recursos Humanos de la empresa con la cual se pretende optimizar el funcionamiento de la misma, estableciendo formatos que den organización al proceso y minimizar los errores..

(49) 48. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS. Esquema del área. Se propone implementar un área de Recursos Humanos, que cuente con un líder o Coordinador quien será el responsable de cumplir y llevar a cabo todo el proceso y todo lo relacionado con dicha área y de esta manera contribuir con la obtención de los objetivos propuestos por la empresa.. Figura No. 8 - Esquema del Área de Recursos Humanos. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(50) 49. Propuesta organigrama empresa. Primero que todo se propone, identificar dentro del organigrama de la empresa, el cargo de Coordinador de Recursos Humanos, el cual depende directamente del Gerente Administrativo.. Figura No. 9 - Organigrama Propuesto. ORGANIGRAMA SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA.. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(51) 50. Propuesta para los cargos instalador y operario de producción. En las Áreas de Instalaciones y Producción, se propone establecer tres niveles en el cargo de Instalador y Operario de Producción, para tal fin se planteó de la siguiente manera: Instalador Junior, Senior y Master; Operario Junio, Senior y Master.. Básicamente se pretende organizar estas dos áreas en específico, ya que la empresa cuenta con una política de contratación de personal sin experiencia para estos cargos, ante la dificultad y el desgaste de encontrar personal nuevo que realice estas funciones muy importantes dentro de la empresa.. Al ser actividades que se aprenden empíricamente, el objetivo es que estas personas sean entrenadas dentro de la organización por un tiempo determinado y como resultado obtener un excelente grupo de trabajo que desarrolle las actividades de manera eficaz y eficiente.. Se estableció en primera medida que cuando se presenten estos casos, el funcionario se ubicará dentro del primer rango ya sea Instalador Junior o Operario Junior, seguidamente se iniciará un entrenamiento o capacitación dentro de la empresa durante un año con el acompañamiento de los Coordinadores correspondientes de Instalaciones y Producción..

(52) 51. Tabla No. 4 - Tabla de División Cargo Instalador SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA. CARGO :. INST ALADOR. NIVEL. SALARIO. JUNIOR. 650.000. SENIOR. 1.000.000. MAST ER. 1.200.000. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. Tabla No. 5 - Tabla de División Cargo Operario SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA. CARGO :. OPERARIO. NIVEL. SALARIO. JUNIOR. 650.000. SENIOR. 1.000.000. MAST ER. 1.200.000. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. Como se puede observar en las tablas anteriores, la Gerencia Administrativa y Financiera en acuerdo con la Gerencia General, determinaron los salarios a devengar en cada nivel correspondiente, como incentivo a los funcionarios para que se motiven a ascender de nivel ya que también se verán beneficiados en sus ingresos y mejorar su calidad de vida..

(53) 52. Propuesta de Formato de requisición personal nuevo. Se propone implementar la utilización del formato de requisición de personal nuevo, con el fin de tener mayor control en el momento en que un Coordinador de área específica, requiera personal nuevo, el líder del proceso o área deberá diligenciar este formato y entregarlo al Coordinador de Recursos Humanos para que inicie con el proceso de convocatoria y selección.. Figura No. 10 - Formato Requisición de Personal Nuevo SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA. NIT. 830.083.006. FORMATO DE REQUISICIÓN PERSONAL CARGO VACANTE: No. DE PERSONAS REQUERIDAS. ACTIVIDADES A REALIZAR:. FECHA DE CONTRATACIÓN: TIPO DE CONTRATO: CARGO JEFE INMEDIATO:. _______________________________ NOMBRE DEL SOLICITANTE. ______________________________ CARGO DEL SOLICITANTE. _______________________________ FECHA. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(54) 53. Propuesta de Aplicación de pruebas personal nuevo. Prueba de conocimientos del cargo.. En la actualidad la empresa aplica este tipo de pruebas, cada cargo tiene una prueba de conocimientos establecida la cual se aplica a los aspirantes seleccionados, la finalidad de estas pruebas es medir el conocimiento teórico y práctico de la persona escogida.. Pruebas Psicotécnicas.. Estos test de aptitudes permitirán en cierta forma conocer la personalidad, la capacidad para liderar, para trabajar en equipo, cualidades y aptitudes de las personas, etc.. Figura No.11 - Test de Aptitudes. Nota: Tomado de http://www.hacertest.com/psicotecnicos.

(55) 54. Mediante las diversas preguntas del test se intenta extraer de cada persona los principales rasgos del carácter así como de sus diversas capacidades.. En este tipo de test no existen preguntas correctas o incorrectas, sino que la persona que lo realiza debe indicar y responder la opción que más se ajusta a sus gustos, características, etc.. Las empresas suelen utilizar diversos test de personalidad como parte del proceso de selección de personal para conocer mejor a los candidatos y obtener datos y conclusiones que de otra manera no sería posible.. Propuesta Formato para Confirmación de Referencias Laborales. Se sugiere implementar el formato de confirmación de referencias laborales, como evidencia, certeza y confiabilidad para la empresa acerca de la veracidad de la información que la persona seleccionada suministró en su hoja de vida..

(56) 55. Figura No.12 - Formato Confirmación de Referencias Laborales SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA. NIT. 830.083.006. FORMATO CONFIRMACIÓN DE REFERENCIAS LABORALES NOMBRE Y APELLIDOS CARGO AL QUE ASPIRA EMPRESA DONDE LABORÓ DIRECCIÓN TELÉFONO NOMBRE JEFE INMEDIATO O QUIEN DA LAS RECOMENDACIONES LABORALES. OBSERVACIONES. ___________________________________ NOMBRE DE QUIEN CONFIRMÓ LAS REFERENCIAS. ______________________________ CARGO. _______________________________ FECHA. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015. Liquidación de Nómina, Seguridad Social y Parafiscales. Se propone que el Área de Recursos Humanos, sea la encargada de elaborar y liquidar la nómina de la empresa, la Seguridad Social y Parafiscales, ya que durante la consultoría se pudo.

(57) 56. evidencair que estas funciones las está desarrollando el Coordinador de Contabilidad quien debería ser la persona encargada del pago más no de la liquidación.. Por lo tanto se sugiere a la empresa, que una vez conformada el área de Recursos Humanos, sea el Coordinador de esta área, la persona enccargada de llevar a cabo y cunplir con estas funciones, ya que se está sobrecargando con funciones que no le corresponden al área contable.. Programa de Bienestar Laboral. Se plantea la creación de un Programa de Bienestar Laboral permanente, que esté orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones integrales de los trabajadores, su nivel de vida y el de su familia, así como también, elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación, en cada una de las funciones de los funcionarios.. El Programa de Bienestar Laboral está compuesto por las siguientes actividades:. Actividades de Calidad de Vida.. Mejoramiento del Clima Organizacional Incentivos Afiliación a Paquetes Funerales.

(58) 57. Actividades de Recreación y Deportes.. Organizar y ejecutar actividades recreativas y deportivas como: Campeonatos de Futbol y jornadas recreativas y deportivas.. Actividades de Integración, Sociales y Culturales.. Organización y ejecución de actividades de integración, sociales y culturales tales como: Día de la mujer Día de la Secretaria Día de la Madre Día del Padre Día del Trabajo Día del Amor y La Amistad Fiesta de Fin de Año Aniversario Institucional Programas navideños Capacitaciones abiertas. Actividades Promoción y Prevención de la Salud.. Promoción y prevención de salud a través de campañas..

(59) 58. Charlas a través de salud ocupacional S.G.S.S.T.. Brigadas de Salud.. Programa de Incentivos.. Los programas de incentivos tienen por objeto otorgar reconocimientos por el buen desempeño, propiciando así una cultura de trabajo el cual deberá estar orientado a la excelencia, a la calidad y productividad:. 1. Generar condiciones favorables al desarrollo del trabajo, para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos propuestos. 2. Resaltar o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia.. Incentivo por Excelente Labor.. Cada Semestre, Sign Line Publicidad, reconocerá en acto público la excelente labor desempeñada por el funcionario que lo amerite, entregará un incentivo económico estipulado por la empresa y un diploma que lo certifique..

(60) 59. Para otorgar este incentivo, cada Coordinador de Área deberá efectuar una evaluación de desempeño a cada funcionario y una vez conocida la calificación de esa prueba, indicará el nombre del funcionario ganador del premio, por la labor y calidad de su trabajo.. Salud Ocupacional. La empresa cuenta en la actualidad con un COPASO debidamente conformado, con respecto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (S.G.S.S.T.) por decisión de la Gerencia Administrativa y Financiera se está desarrollando la propuesta e implementación del mismo a través de una consultoría externa quien fue también la encargada de implementar el Sistema de Gestión de Calidad en el año 2011..

(61) 60. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA. Descripción de Resultados. Después de finalizada esta intervención empresarial se puede concluir que para la empresa Sign Line Publicidad va a ser de invaluable beneficio la implementación del Área de Recursos Humanos, ya que se podrá obtener un mejor aprovechamiento de los recursos financieros, económicos y humanos.. A través de la actividad práctica se pudo contar con un espacio adecuado para la aplicación de los conocimientos adquiridos durante la carrera, esto nos permitió interactuar con el mundo real y sus exigencias.. Se pudo comprender acerca de la importancia que tiene aplicar el proceso administrativo dentro de las organizaciones, ya que permite que los recursos con los que cuenta una organización sean aprovechados de la mejor manera y se logre obtener el mayor beneficio posible.. Se asesoró a la empresa sobre algunos puntos particulares de Recursos Humanos, entre los cuales se encentran la creación del área específica de Recursos Humanos, un nuevo organigrama, actualización del manual de funciones, creación de los niveles de los cargos Instalador y Operario.

(62) 61. de Producción, Programa de Bienestar Laboral e Incentivos, pruebas a aplicar a los seleccionados, todo esto como mejora al proceso y por ende a la organización.. Logros. Se diseñó un nuevo organigrama de la empresa en donde se puede apreciar o visualizar en forma clara y específica la composición de la organización, se detallan los distintos niveles de jerarquía, las líneas de mando y la relación entre todos los cargos, lo que permitió establecer cierto orden dentro de la organización.. Se creó los niveles o rangos de los cargos Instalador y Operario de Producción, así mismo se generó la actualización del Manual de Funciones, dejando establecidas las funciones y responsabilidades, lo que permite a la empresa contar con una herramienta para ejercer control y tomar determinaciones sobre el cumplimiento de las tareas y las responsabilidades de sus colaboradores.. Durante este tiempo transcurrido, se observó, se revisó y se analizó toda la información suministrada por la empresa la cual nos permitió obtener con éxito la consecución de los objetivos de esta práctica empresarial..

(63) 62. Se brindó a la empresa Sign Line Publicidad Ltda., una propuesta de mejora enfocada al Área de Recursos Humanos, la cual es un área de mucha relevancia dentro de las organizaciones puesto que facilita el cumplimiento de los objetivos organizacionales.. Dejar abierta una puerta para que la Universidad Cooperativa de Colombia continúe desarrollando prácticas empresariales en la empresa Sign Line Publicidad Ltda., en busca de mutuos beneficios así como también el beneficio de nuevos estudiantes practicantes.. Indicadores aplicados. Tabla No. 6 - Tabla de Indicadores INDICADO RES DE GESTIÓ N SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA. REALIZADO INDICADO R DE CUMPLIMIENTO Conocimiento y evidencia del carácter situacional de la empresa Sign Line Publicidad Ltda. Diagnóstico situacional de la empresa Sign Line Publicidad Ltda. Propuesta de la creación del Área de Recursos Humanos. SI. NO. PO RCENTAJE. X. 100%. X. 100%. X. 100%. Diseño del nuevo organigrama de la empresa. X. 100%. Actualización del manual de funciones de la empresa. X. 100%. Informe ejecutivo sobre la consultoría realizada. X. 100%. O BSERVACIO NES. Se identificó dentro del organigrama el área de recursos humanos y se propuso un nuevo diseño para el organigrama de la empresa Se crearon los niveles Junior, Senior y Master para los cargos de Instalador y Operario de Producción. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(64) 63. Presupuesto final. Tabla No. 7 - Presupuesto DES CRIPCIÓN. VALOR. S UBTOTAL. MATERIALES Gast os de Elaboración. $. 80.000. Gast os de Present ación. $. 120.000. Gast os de Elaboración. $. $. 200.000. $. 900.000. $. 960.000. $. 2.060.000. RECURSO HUMANO 900.000. GASTOS GENERALES Servicios Públicos. $. 80.000. Gast os de Present ación. $. 120.000. Invest igación en la web. $. 80.000. T ransport e y aliment ción. $. 250.000. Papelería. $. 130.000. Ot ros gast os e imprevist os. $. 300.000. TOTAL GASTOS. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(65) 64. Conclusiones. Con la elaboración de esta consultoría empresarial, se puede concluir, que toda empresa tiene como finalidad alcanzar el logro de los objetivos y metas propuestas, no importa la actividad económica a la que se dedique o el número de empleados que tenga, esto se puede conseguir con el engranaje de todos los recursos de la empresa, tecnológicos, humanos y financieros.. Se evidencia la importancia que tiene la implementación del proceso administrativo dentro de las organizaciones sin importar su tamaño, se cuentan con herramientas como los organigramas y los manuales de funciones que permiten a las empresas organizar y ejercer control y autoridad sobre sus funcionarios para que todo funcione eficaz y eficientemente.. Es fundamental generar un excelente ambiente organizacional en donde los funcionarios sientan que la labor realizada por ellos es tenida en cuenta y exaltada por la empresa, que los colaboradores sientan que son parte fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y estén dispuestos a contribuir con los objetivos trazados para beneficio de todos.. Se debe crear conciencia en cada uno de los funcionarios sobre el cumplimiento de las funciones y las responsabilidades descritas para cada cargo, lo cual conlleva a minimizar los errores en las actividades y por ende reducir los sobrecostos que se generan por los reprocesos o duplicidad de tareas que se presenten..

(66) 65. Mantener una adecuada y fluida comunicación entre los Coordinadores y los funcionarios de las diferentes áreas de la empresa, con el fin de coordinar las actividades para trabajar en equipo y que surjan ideas de mejora para la toma adecuada y asertiva de decisiones.. Al finalizar el desarrollo de esta práctica empresarial a través del diagnostico cualitativo e interpretativo y los resultados obtenidos de la misma, se puede concluir que la empresa Sign Line Publicidad Ltda., cuenta con un personal colaborador que posee un gran potencial para ejercer todas las funciones descritas para el logro de los objetivos de la empresa y generar mayor rentabilidad..

(67) 66. Recomendaciones. Se hace la recomendación de controlar las actividades de sus colaboradores a través del manual de funciones, ya que esto generar organización y cumplimiento de las actividades, se reducen los reprocesos o duplicidad de tareas, dando mayor rendimiento en los procesos administrativos y operativos de la organización.. Se sugiere seguir apoyando a la Universidad con el desarrollo de las prácticas profesionales, con el fin de continuar con los procesos de mejora.. Se recomienda seguir con la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo si no se continúa con la firma independiente, lo puede realizar a través del CDEM para que nuevos practicantes puedan aplicar sus conocimientos.. Se sugiere tener en cuenta la propuesta de la implementación del área de Recursos Humanos como mejora al proceso, lo cual brindará una mejor y adecuada organización.. Se recomienda a la empresa continuar con la creación del programa de bienestar laboral, para mejorar el clima existente y las condiciones de vida de todos los colaboradores..

(68) 67. Lista de Referencias. Chiavenato, I. (2002). Comportamiento Organizacional (2 ed.). Mexico: Mc-Graw Hill.. Chiavenato, I. (2002). Gestión del Talento Humano. Mexico: Mc-Graw Hill.. Gómez Cardona, W. D. (2012). Prácticas Empresariales. Bogotá: Ecoe.. Hampton, D. (1999). Administración Contemporánea. Mexico: Mc-Graw Hill.. Koontz Harold, W. H. (1999). Administración una Perspectiva Global. Mexico: Mac Graw Hill.. Munch Galindo, L. (2006). Fundamentos de la Administración. Mexico: Trillas.. Munch Galindo, L. (2008). Planeación Estratégica: El Rumbo hacia el Éxito. Mexico: Trillas.. Robbins, S. (2005). Organizacional, Comportamiento. Mexico: Prentice Hall Hispanoamericana.. Rodríguez Valencia, J. (2011). Reorganización de la Empresa. Mexico: Trillas..

(69) Anexos.

(70) Anexo No. 1 – Manual de Funciones Instalador Junior. MANUAL DE FUNCIONES. NOMBRE DEL CARGO:. JEFE INMEDIATO:. INSTALADOR JUNIOR Entregar o instalar los productos de Signe Line Publicidad, salvaguardando los bienes del cliente. Coordinador de Instalaciones.. AUTORIDAD PARA:. Proponer mejoras en las funciones que desempeña.. PERSONAL A CARGO: EN CASO DE AUSENCIA PUEDE SER REEMPLAZADO POR: EDUCACIÓN MÍNIMA. Ninguno. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO:. Instalador Senior, Instalador Master FORMACIÓN - Certificado vigente de Trabajo en Alturas - Habilidad demostrada mediante prueba técnica realizada por el Coordinador de Instalaciones sobre:. Básica Primaria. * Conocimiento en instalación de avisos y señales. * Manejo de máquinas y herramientas de mano. * Conocimiento de materiales y tornillería. * Conocimientos de elementos y tipos de anclaje. * Manejo de tiempos, calidad y estética del trabajo. EXPERIENCIA MÍNIMA HABILIDADES Y COMPETENCIAS - Orientación a Resultados - Iniciativa - Capacidad de Comunicación - Tolerancia a la Frustración - Compromiso - Flexibilidad y Adaptación No Requiere - Trabajo en Equipo - Capacidad Resolutiva - Positivismo - Motivación y confianza - Creatividad - Trabajar bajo presión - Empatía - Planificación FUNCIONES A DESEMPEÑAR 1. Llevar a cabo todas las instalaciones de avisos, señalización preventiva, informativa, etc., de manera eficaz y eficiente logrando la satisfacción de los clientes. 2. Realizar las visitas técnicas a los clientes, solicitadas por las Gerentes de Cuenta para la verificación de medidas y registros fotográficos. 3. Verificar las condiciones de las instalaciones a desarrollar, teniendo en cuenta magnitud y complejidad de las mismas. 4. Alistar las herramientas y elementos necesarios para desarrollar con éxito las instalaciones programadas. 5. Recibir el formato de instalaciones suministrado por parte del Coordinador de Instalaciones y seguir a cabalidad lo especificado en él. 6. Al finalizar cada instalación verificar que todo esté funcionando correctamente y que se haya cumplido con lo estipulado en el arte. 7. Llevar a cada instalación el arte correspondiente como guía para desarrollar el trabajo. 8. Diligenciar correcta y completamente el formato entregado para la realización de las visitas técnicas. 9. Entregar el trabajo finalizado al cliente o a la persona encargada. 10. Hacer firmar la remisión del cliente o persona encargada de recibir el trabajo. 11. Entregar al Coordinador de Instalaciones las remisiones firmadas por los clientes. 12. Comunicar al Coordinador de Instalaciones sobre pendientes por instalar o imprevistos presentados durante las instalaciones. 13. Solicitar el dinero correspondiente a viáticos y alimentación para desarrollar instalaciones dentro y fuera de la ciudad de Bogotá. 14. Tomar el registro fotográfico de toda señal o aviso instalado..

(71) 15. Entregar al Coordinador de Instalaciones la cámara para hacer la descarga del registro fotográfico de las instalaciones. 16. Tomar fotos de buena calidad y la cantidad requerida. 17. Apoyar la ejecución de las instalaciones de acuerdo a su nivel de conocimiento. RESPONSABILIDADES DEL CARGO 1. Conocer y aplicar de manera eficiente y eficaz el procedimiento de Instalaciones determinado por el Sistema de Gestión de Calidad. 2. Conocer todo lo relacionado con herramientas y elementos que se utilizan para las instalaciones. 3. Conocer los materiales utilizados para la elaboración de los productos que comercializa la empresa. 4. Saber sobre medidas y dimensiones de las señales y avisos. 5. Portar la dotación suministrada por la empresa dentro y fuera de ella. 6. Mantener el uniforme y el calzado limpio y aseado dentro y fuera de la empresa. 7. Portar en una parte visible el carnet que lo acredita como funcionario de la empresa. 8. Portar el carnet de la ARL a la que pertenece. 9. Tener una buena presentación personal. 10. Informar al Coordinador de Instalaciones inmediatamente sobre las novedades o inconvenientes presentados durante una instalación. 11. Dejar el sitio en donde se desarrollan las instalaciones lo más aseado posible. 12. Mantener una acorde y respetuosa comunicación con el cliente. 13. Tener comunicación constante vía avantel, celular o whatsapp con el Coordinador de Instalaciones. 14. Atender de manera inmediata el llamado del Coordinador de Instalaciones. 15. Legalizar dentro de los tiempos estipulados por la empresa, el dinero recibido como viáticos y alimentación para instalaciones llevadas a cabo dentro y fuera de la ciudad. 16. Entregar de cada compra realizada la factura correspondiente para poder legalizar dinero recibido por compras de materiales o insumos. 17. Diligenciar el formato de recibo de caja menor y recibir el dinero para transportes. 18. Portar y cuidar la dotación y Elementos de Protección Personal suministrados por la compañía para la ejecución de las labores, reportando cualquier falla en los mismos, o la necesidad de reposición. 19. Cuidar los equipos y vehículos suministrados por la empresa.. Nota: Ana Milena Lobo Uribe – Practicante II semestre 2.015.

(72) Anexo No. 2 – Manual de Funciones Instalador Senior. MANUAL DE FUNCIONES. NOMBRE DEL CARGO:. JEFE INMEDIATO:. INSTALADOR SENIOR Entregar o instalar los productos de Signe Line Publicidad, salvaguardando los bienes del cliente. Coordinador de Instalaciones.. AUTORIDAD PARA:. Proponer mejoras en las funciones que desempeña.. PERSONAL A CARGO: EN CASO DE AUSENCIA PUEDE SER REEMPLAZADO POR: EDUCACIÓN MÍNIMA. Ninguno. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO:. Instalador Master FORMACIÓN - Certificado vigente de Trabajo en Alturas - Habilidad demostrada mediante prueba técnica realizada por el Coordinador de Instalaciones sobre:. Básica Primaria. * Conocimiento en instalación de avisos y señales. * Manejo de máquinas y herramientas de mano. * Conocimiento de materiales y tornillería. * Conocimientos de elementos y tipos de anclaje. * Manejo de tiempos, calidad y estética del trabajo. EXPERIENCIA MÍNIMA HABILIDADES Y COMPETENCIAS - Orientación a Resultados - Iniciativa - Capacidad de Comunicación - Tolerancia a la Frustración - Compromiso - Flexibilidad y Adaptación Seis Meses - Trabajo en Equipo - Capacidad Resolutiva - Positivismo - Motivación y confianza - Creatividad - Trabajar bajo presión - Empatía - Planificación FUNCIONES A DESEMPEÑAR 1. Llevar a cabo todas las instalaciones de avisos, señalización preventiva, informativa, etc., de manera eficaz y eficiente logrando la satisfacción de los clientes. 2. Realizar las visitas técnicas a los clientes, solicitadas por las Gerentes de Cuenta para la verificación de medidas y registros fotográficos. 3. Verificar las condiciones de las instalaciones a desarrollar, teniendo en cuenta magnitud y complejidad de las mismas. 4. Alistar las herramientas y elementos necesarios para desarrollar con éxito las instalaciones programadas. 5. Recibir el formato de instalaciones suministrado por parte del Coordinador de Instalaciones y seguir a cabalidad lo especificado en él. 6. Al finalizar cada instalación verificar que todo esté funcionando correctamente y que se haya cumplido con lo estipulado en el arte. 7. Llevar a cada instalación el arte correspondiente como guía para desarrollar el trabajo. 8. Diligenciar correcta y completamente el formato entregado para la realización de las visitas técnicas. 9. Entregar el trabajo finalizado al cliente o a la persona encargada. 10. Hacer firmar la remisión del cliente o persona encargada de recibir el trabajo. 11. Entregar al Coordinador de Instalaciones las remisiones firmadas por los clientes. 12. Comunicar al Coordinador de Instalaciones sobre pendientes por instalar o imprevistos presentados durante las instalaciones. 13. Solicitar el dinero correspondiente a viáticos y alimentación para desarrollar instalaciones dentro y fuera de la ciudad de Bogotá. 14. Tomar el registro fotográfico de toda señal o aviso instalado..