PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES CONTROL DE SALIDA E INGRESO DE VEHÍCULOS DEL BANCO

(1)

i m ñ f l n l Banca Centra! de Reserva f H j j 1 de s Salvador

PROCEDIMIENTO ₄₂₀₄₂₂

i m ñ f l n l Banca Centra! de Reserva f H j j 1 de s Salvador

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

Fecha:

15 de julio de 2005 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES

Página 1 de 8

CONTROL DE SALIDA E INGRESO DE VEHÍCULOS DEL BANCO

1 Objetivo:

Ejecutar el control sobre la salida y e! ingreso de los vehículos propiedad del Banco.

2 Alcance:

Este procedimiento lo aplicarán los Departamentos de Servicios Generales y de Segundad Bancaria en las responsabilidades asignadas.

3 Referencias:

3.1 Instrucciones para Administrar los Vehículos propiedad del Banco.

4 Definiciones

4.1 Cliente: Empleado o funcionario que hará uso del servicio de transporte.

4.2Control: Formulario de control de salida e ingreso de vehículos.

5 Requisitos Previos

5.1 Para vehículos del Departamento de Servicios Generales:

5.1.1 Que al inicio de la jomada, el Supervisor de Segundad Bancaria revise que la hora del reloj instalado en la Torreta con el reloj marcador de Puerta Empleados en el Edificio Juan Pablo II, sea la misma.

5.1.2Que la unidad solicitante haya enviado la solicitud de transporte autorizada {Anexo N" 1) en el tiempo previo establecido y con la información necesaria 5.2 Para vehículos del Departamento de Seguridad Bancaria:

5.2.1 El Supervisor de la compañía de seguridad subcontratada deberá verificar al inicio de la jornada, que los relojes ubicados en los accesos al estacionamiento estén sincronizados.

5.2.2Que el Jefe de Departamento o el Supervisor de Seguridad Bancaria asigne una misión.

6 Criterios de Aceptación:

6.1 Que el archivo de controles de salida e ingreso de vehículos contenga todos los formatos utilizados en orden numérico ascendente, inclusive los que hubieran sido anulados, indicando el motivo de la misma.

7. Distribución

7.1 Original No.1: Gerencia de Administración.

7.2 Original No. 2: Departamento de Planificación y Procesos.

7.3 Copia controlada No. 1: Departamento de Servicios Generales

7.4 Copia Controlada N⁵ 2: Departamento de Seguridad Bancaria // . ^ w i ^

Elaborado por:

Carlos N. Constanza, Jefe Sección Admón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Villatoro,

Analista Planificación y Procesos

s i

Ornar Flores'Hidalgb; 'Jefe , .i:j Dpto. de Servicios Generales

n

fcjítar'Gómez - ^ J ^ Gerente de Administración

(2)

il

Banco Central de Reserva de El Salvador

PROCEDIMIENTO ^Código₄₂₀₄₂₂

il

Banco Central de Reserva de El Salvador

Fecha:

15 de julio de 2005 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES

Página 2 de 8 CONTROL DE SALIDA E INGRESO DE VEHÍCULOS DEL BANCO

8. Anexos:

8.1 Formato de control de salida e ingreso de vehículos (Anexo 1) 8.2 Formulario de solicitud de transporte (Anexo 2)

9. Otros documentos: N/A

10. Registro de control de ediciones:

N°

Revisión

Fecha Revisión

Apartados modificados

Hojas _.. . . ..: , Elaborado

reeditadas Autorizado

....

Elaborado por

Carlos N. Constanza, Jefe Sección Admón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Villaíoro,

Revisado por:

Ornar Flores Hidalgo, Jefe :

Dpto. de Servicios Generales

Aprbb;

a

RafaekAvillareómez Gerente de Administración

i t f V

(3)

K Ñ p f f l i Banco Central de Reserva I I I I g de B Salvador

PROCEDIMIENTO ₄₂₀₄₂₂

Fecha:

15 de julio de 2005

Página 3 de fi

RESPONSABLE Técnico Coordinador de Transporte

Motorista

N" ACTIVIDAD

1 Asigna Motorista para cumplir la misión solicitada y le entrega formulario "Control de Salida e

Ingreso de Vehículos" (Anexo N° 1)

Para el caso del Departamento de Seguridad Bancaria, se ejecuta la variante A de este procedimiento

2 Completa el Control con ¡os datos de la misión, obtiene firma de Autorizado del Técnico Coordinador de Transporte y se dirige al vehículo que tiene asignado, acompañado del Cliente

3 Conduce el vehículo al portón de salida del edificio y entrega el Control al Oficial de Seguridad en Torreta.

Oficia! de Seguridad (Torreta) 4 Anota en el Control, la hora que marca el reloj ubicado en su puesto de servicio y firma

Revisa el interior del vehículo y el baúl. Si todo está en orden, permite salir al vehículo.

Al regreso de la misión, dirige el vehículo a la zona asignada para estacionamiento de vehículos nacionales. Se dirige a Oficial de Seguridad de Puerta Empleados y le entrega el Control¹

Si en caso la misión es llevar o traer ei vehículo del taller por mantenimiento preventivo o correctivo, deberá anotar en el formulario de control, la fecha, hora y nivel del tanque de combustible del vehículo al momento de dejarlo en el taller y al momento en que se recibe del taller.

' Al recibir nuevas asignaciones de trabajo, ejecuta nuevamente pasaos 2 al 8.

Al ñnalaar el formulario, lo entrega al Técnico Coordinador de Transporte

Elaborado por:

Carlos N. Constanza, Jefe Sección Adnrtón. de Documentos y Transporte Paula Hernández de Viííatoro,

Revisado por:

Ornar Flores Ridalgo, Jefe

J2

Dpto. de Servicios Generales

Rafael

Gerente de Administración

(4)

■■í'Ví f f i íií Banco Cenírs! de Reserva

! j j tí I de £1 Saluacior

PROCEDIMIENTO ^Código₄₂₀₄₂₂

■■í'Ví f f i íií Banco Cenírs! de Reserva

! j j tí I de £1 Saluacior

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

Fecha:

15de julio de 2005 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES

Página 4 de 8 RESPONSABLE

Oficial de Seguridad (Puerta Empleados)

Técnico Coordinador de Transporte

AT ACTIVIDAD

7 Anota en el Control la hora de ingreso según el reloj marcador y firma.

8 Cuando recibe el Control finalizado del Motorista, lo archiva en orden numérico ascendente,

incluyendo los anulados. ___

Elaborado por:

Carlos N;" Constanza, Jefe Sección Admóñ. de Documentos y Transporte

Paula Hernández de Villatoro, Analista Planificación y Procesos

Revisado por

Omaf Flores Hidalgo, Jefe "

Opto, de Servicios Generales

Apro

Raf^e^Avil lar-Gómez Gerente de Administración

(5)

Banco Central de Reserva de E! Saluador

PROCEDIMIENTO ₄₂₀₄₂₂

Fecha:

15 de julio de 2005 Página 5 de 8 VARIANTES DEL PROCEDIMIENTO

Condición Lineamientos de acción A. Si el vehículo es

responsabilidad del Departamento de Seguridad Bancaria

El Agente de Seguridad designado para la misión se presenta ante el Agente de Seguridad en cabina de control para

obtener fas llaves y la tarjeta de circulación del vehículo, así como el control de salida e ingreso de vehículos.

Se presenta al Jefe o al Supervisor Departamento de Seguridad Bancaria, para obtener firma de autorizado en el control de salida.

Se dirige al estacionamiento y revisa el vehículo que utilizará.

Sale por cualquiera de los accesos del Edificio de

Estacionamiento (5^a ó 7^a Av. Norte) y entrega el Control al Oficial de Seguridad destacado en ese lugar.

El Oficial de Seguridad de la salida ejecuta el paso 4 del procedimiento normal y permite salir al vehículo

Al regreso, el Agente de Seguridad entrega Control al Oficial de Seguridad para que registre ía hora de ingreso y firme.

Entrega las llaves, la tarjeta y el Control al Agente de

Seguridad de cabina, quien revisa el formulario para verificar que todos los campos estén completados.

Al finalizar la hoja de Control, el Jefe de Departamento de Seguridad Bancaria tramita su envío al Departamento de Servicios Generales, para que se ejecute el paso 8 del procedimiento normal

Elaborado por:

Carlos N. Constanza, Jefe Sección Adrnón. de Documentos y Transporte

Paula Hernández de Villatoro, Analista Planificación y Procesos

íiíMUS

Ornar Flores Hidalgo, Jefe-'--""' Dpto. de Servicios Generales

Aproba

RafáekAviflarlGc

Gerente de Admínistrácrérí-

(6)

Banco Centra! de Reserva de El Salvador

PROCEDIMIENTO ^Código₄₃₀₄₂₂

Fecha:

15dejuliode2005 Página G de 8

CONTROL DE SALIDA E INGRESO DE VEHÍCULOS DEL BANCO

Técnico Coordinador de Transporte

Motorista Oficial de Seguridad (Torreta)

Oficial de Seguridad (Puerta Empleados)

Pasos 2 a 7 se ejecutan cada vez que el Motorista recibe asignaciones de trabajo.

El Control de Salida e Ingreso de Vehículos es entregado al Técnico Coordinador de Transporte, cuando se han llenado los campos.

Elaborado por:

Carlos N. Constanza, Jefe Sección Admón. de Documentos y Transporte

Paula Hernández de Vilfatoro, Analista Planificación y Procesos

Revisado por:

Ornar Florea Hidalgo, Jefe Dpto de Servicios Generales

Aprobado/por:

Rafael AvülarlQfjmez Gerente de Administración

(7)

b BancoCertásal de Reserva :^M2I Salvador

No. de Placa

CONTROL DE SALIDA DE VEHÍCULOS

Sección Administración de Documentos y Transporte Departamento de Servicios Generales

Anexo N°1

No. 000000

Motorista Solicitante Destino Firma

Autorizada

Fecha

Kilometraje Espado para Personal de Seguridad

Autorizada

Fecha

_Inicial _Final ^SaJida ^Entrada

Autorizada

Fecha

_Inicial _Final

Hora Firma Hora Firma

DiFormuianos varteCmtral salida de vehículos BC1R

(8)

Anexo N° 1

Anexo "NT 2 Banco Centra) cíe Reserva

de £1 Salvador

No.,

SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y TRANSPORTE

SOLICITUD DE TRANSPORTE

UNIDAD SOLICITANTE;

MISIÓN A REALIZAR::

LUGAR DE LA MISIÓN:

FUNCIONARIO/EMPLEADO QUE HARÁ USO DEL TRANSPORTE:

BXT. TELEFÓNICA: FECHA DE LA MISIÓN:

HORA DE SALIDA: HORA DE REGRESO:

FIRMA JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE:

ESPACTO - DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

AUTORIZADO: FECHA:_

MOTORISTA ASIGNADO: PLACA No.

Anexo N° 2 Banco Central de Reserva

deEtSaivactor

SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y TRANSPORTE

No.

SOLICITUD DE TRANSPORTE

UNIDAD SOLICITANTE:

MISIÓN A REALIZAR: :_

LUGAR DE LA MISIÓN:

FUNCIONAR!O/EMPLEADO QUE HARÁ USO DEL TRANSPORTE:

EXT. TELEFÓNICA: FECHA DE LA MISIÓN:, HORA DE SALIDA: HORA DE REGRESO:

FIRMA JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE:

ESPACIO - DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

AUTORIZADO: FECHA;

MOTORISTA ASIGNADO: PLACAN».