©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
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Estimación del presupuesto
por Oliverio Ramírez Juárez
Al pensar en la palabra Presupuesto, puede surgir la siguiente interrogante en tu mente:
¿Qué entiendes por esta palabra?
Puede ser que llegues a la conclusión de pensar en un límite para gastar, pero puede ser más que eso.
En nuestra vida diaria ayuda mucho tener bien estructurado un presupuesto para nuestros ingresos, debido a que fomenta el ahorro en la familia (Condusef, 2011). Es en nuestra vida cotidiana en donde podemos ejemplificar cómo puede realizarse un presupuesto.
La Condusef (2011, p. 2) define que un presupuesto familiar “es el registro puntual de todas las entradas de dinero (ingreso) y todos los gastos que se realizan durante determinado tiempo”.
Pues bien, si decides hacer un proyecto personal como comprar una casa, es un compromiso a largo plazo que debes planificar y tomar en cuenta varios factores que implicarán el mantenerte con buena salud financiera. También, puedes pensar no solamente en comprar sino en construirla, como el caso de Juan y Julieta.
Figura 1
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necesidades básicas tales como una casa. Está muy a tiempo en decidirse quiere construir o comprar una casa, así que realiza un presupuesto para construir su futuro hogar. Entre él y Julieta suman un ingreso total mensual de $20,000 pesos y tienen gastos actuales de $7,500 pesos, por lo que tienen libres $12,500 al mes para utilizarlos en sus planes.
Desde hace 18 meses han ahorrado los $12,500 pesos, que aunado a los intereses ganados les ha permitido reunir $254,500 pesos.
La construcción de una casa (les ha dicho el Arquitecto Domínguez) cuesta aproximadamente $5000 el metro cuadrado (m2), más el terreno con un costo $1000 el m2. Juan y Julieta piensan construir 40 m2 y pagar el terreno solicitando un crédito a 15 años, por el que pagarán mensualidades de $1771 pesos.
Con base en esta primera estimación y en la cantidad que pueden ahorrar de forma mensual, deciden invertir $200,000 en la construcción de los 40 m2 así que aún les quedan $54,500 pesos para utilizarlos en la compra de sus muebles y los terminados de su casa.
Es así como empieza a crear su presupuesto:
Ingreso Gastos Remanente
$12,500 $1771 – Mensualidad del
terreno a 15 años
$10,729
$10,729 Gastos fijos
$100 – Luz
$300 – Agua
$100 – Gas
$400 – Teléfono
$150 – Cable
$1000 – Gasolina
$8,679
$8,769 Gastos variables
$300 Diversión
$1200 Comida
$500 Servicio médico
$1000 Vestimenta
$200 Diversos
Total a ahorrar:
$5479
La construcción de este presupuesto, es lo que ayuda a Juan y Julieta a llevar a cabo sus proyectos y mientras guarden siempre este extra ($5,479) para imprevistos o que los gastos variables no aumenten, no tendrán problemas de dinero.
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Los proyectos de grandes organizaciones, como la planeación de la automatización de
una línea de producción, la construcción de una nueva planta o la compra de una empresa, se sustentan en la elaboración de presupuestos, que se calculan tomando como base sus estados financieros (muy parecido al ingreso neto de Juan y Julieta), las actividades del proyecto y su duración, así como los recursos necesarios.
Es muy importante no pasar por alto ningún gasto del proyecto, porque cualquier error en el presupuesto pondría en serios problemas su culminación o la estabilidad económica de la organización, o de los inversionistas.
Selección de Proveedores
Los proveedores son uno de los pilares de todo proyecto, ya que tienen impacto en los costos, la
calidad y su duración. Un buen proveedor es aquel que entrega los materiales, equipo, maquinaria, etc., con la calidad requerida, en el tiempo establecido y respetando los costos acordados.
La selección de los proveedores del proyecto, debe basarse en la comparación de las garantías que ofrecen, por ello se recomienda solicitar cotizaciones al menos a tres proveedores. A partir de estas cotizaciones se puede tomar la decisión de trabajar con un sólo proveedor o tener varios que provean distintos materiales, herramientas, equipo o incluso, mano de obra.
En algunos casos es recomendable definir las características de los proveedores que se usarán para realizar la comparación entre ellos. Crece Negocios (2009) menciona que además del costo también es importante considerar aspectos como servicio de posventa, facilidades de crédito, garantías,
capacitación y rapidez de respuesta, y dependiendo del proyecto, alguno de estos elementos puede ser de mayor importancia que los otros.
Una forma de realizar la comparación entre proveedores es construir una tabla que incluya los criterios a evaluar, así como el peso de cada indicador. Por ejemplo, retomando el caso del presupuesto de Juan y Julieta se tienen los siguientes datos:
Información de los proveedores
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b. Garantía: 1 año de Garantía, con excepción de la tubería y conexiones.
Calidad: Materiales a utilizar con altos estándares de calidad. Arquitecto recomendado por familiares a quienes les ha construido y no han tenido ninguna situación problemática.
2. Albañil José
a. Precio: $3500 pesos el metro cuadrado de construcción.
b. Garantía: ninguna
Calidad: Utilizará conocimientos adquiridos con el tiempo y comprará el material más económico.
3. Constructora AB
a. Precio: $10,000 pesos el metro cuadrado de construcción.
b. Garantía: 3 meses en tubería y conexiones, 6 meses en puertas y ventanas, 1 año por grietas o impermeabilizante y 5 años por daños por materiales.
Calidad: Renombre a nivel nacional, ha desarrollado varios fraccionamientos conocidos en la ciudad.
La forma como está presentada esta información, nos da una idea de lo que ofrece cada proveedor pero no permite una comparación entre ellos. Para realizar la evaluación se debe decidir primero cuál de los elementos (costo, garantía, calidad) tiene mayor importancia y asignar una peso en la calificación de cada elemento.
Continuando con el ejemplo, Juan y Julieta decidieron repartir 10 puntos entre los tres elementos, y como para ellos es muy importante el costo, a este rubro le asignaron 5 puntos, 2 puntos a la garantía y 3 puntos a la calidad.
Con respecto al costo asignaron más puntos al proveedor más barato; y para la garantía y la calidad, asignaron más puntos a quienes ofrecieron más garantías y más alta calidad.
La siguiente tabla muestra las calificaciones que asignaron:
Proveedor Precio
(Máximo 5 puntos)
Garantía (Máximo 2 puntos)
Calidad (Máximo 3 puntos)
Total
Arq. Domínguez 4 1.5 3 8.5
Albañil José 5 0 1.5 6.5
Constructora AB 2 2 3 7
Tabla 1. Evaluación de las tres alternativas para el proyecto de construcción
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En la tabla se observa que el Arquitecto Domínguez acumuló 8.5 puntos, el Albañil
José 6.5 y la Constructora AB 7. De acuerdo con esta tabla comparativa, Juan y Julieta optaron por contratar al Arquitecto Domínguez.
Si al inicio únicamente se hubiera considerado solamente el precio, el ganador sería el Albañil José (por ser el más económico) o si la garantía fuera el elemento más importante, probablemente la Constructora AB hubiera resultado ganadora.
Es muy recomendable que cualquier cotización se pida por escrito, esto ayudará a que el proveedor respete sus precios y demás acuerdos.
Asignación de recursos
Una vez que se han analizado las cotizaciones de cada proveedor, puede darse el caso de que se contraten los servicios de más de uno de ellos; lo anterior debido a que en ocasiones los recursos materiales o de capital humano, o no pueden ser proporcionados por un solo proveedor, o no es conveniente comprar a un mismo proveedor (por cuestiones de precio, calidad, servicio, etc.), pero además, es necesario decidir en qué momento comprar la materia prima, adquirir el equipo o maquinaria, contratar los servicios del personal del proyecto, esto es, en qué momento asignar los recursos al proyecto.
Esta asignación de recursos debe estar en concordancia con el cronograma del proyecto, por ejemplo, si se pretende iniciar un proyecto que consista en construir un edificio, antes de contratar a los
electricistas, plomeros, carpinteros, entre otros, se deberá contratar albañiles. De la misma forma, la adquisición de los materiales y equipo debe hacerse previendo que estén disponibles en el momento en que se requieran; si se adquieren con mucha anticipación requerirán espacio para almacenarlos pero en caso contrario, puede que no estén listos en el momento en que se necesiten y sean causa de retrasos en la ejecución del proyecto.
De igual forma, si se contrata personal antes de que sea necesario para el proyecto, se incurrirá en gastos adicionales porque se deberán cubrir sus honorarios aún cuando ellos no aporten al desarrollo de las obras. Por el contrario, si se planea contratar al personal en fechas muy cercanas al momento en que se requieran, se corre el riesgo de no encontrar los perfiles adecuados, o de verse en la necesidad de contratar a personas no idóneas e incluso tener que ofrecer más prestaciones (como sueldo, horario, entre otros) para que acepten la oferta de trabajo. El peor escenario sería no encontrar al personal adecuado y retrasar el proyecto.
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Descripción del insumo Cantidad Proveedor Fecha
(en que se requiere tenerlos disponibles)
Materiales
Grava 6 m3 Materiales Elba 13 de junio de 2011
Arena 6 m3 Materiales Elba 20 de junio de 2011
Cemento 3
toneladas
Materiales Elba 13 de junio de 2011 Cal 1 tonelada Ferretería y
materiales de Irapuato
27 de junio de 2011
Ladrillos 3 millares Ladrillera Guanajuato
20 de junio de 2011 Varilla 2
toneladas
Ferretería y materiales de Irapuato
13 de junio de 2011
Capital humano Albañiles 3 Arq. Negrete 6 de junio de 2001
Plomero 1 Arq. Negrete 27 de junio de 2011
Tabla 2. Cronograma de asignación de recursos.
Como una forma de garantizar que los recursos estarán disponibles en la fecha exacta en que se requieren, se debe considerar un tiempo de antelación suficiente para gestionarlos. Por ejemplo, para que se incorpore el plomero el 27 de junio, se debe hacer la requisición al Arq. Negrete con suficiente tiempo de anticipación; o para tener los 3 millares de ladrillos el 20 de junio, se puede solicitar a la Ladrillera Guanajuato que los coloque en el lugar de la obra en construcción un par de días antes de la fecha mencionada. Por lo anterior, pueden adicionarse más columnas para especificar la fecha de inicio de la gestión de los recursos o la fecha en que se solicita tenerlos listos para aplicarse al proyecto.
Además, debido a que los recursos en un proyecto normalmente no se requieren todos en un sólo momento, será necesario programar varios pedidos durante el ciclo de vida del proyecto, siempre teniendo en mente el plan del proyecto y los recursos financieros.
Así pues, el seguimiento y control del cronograma ayuda a incrementar la posibilidad de que se cumplan los objetivos del proyecto; el caso contrario, esto es, una desatención del cronograma puede terminar en retrasos.
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Referencias
Condusef. (2011, mayo). Guía para hacer un presupuesto. Recuperado el 06 de mayo de 2011, de http://www.condusef.gob.mx/mat_difusion/dip_presupuesto.pdf
Crece Negocios. (2009). Criterios de Selección de Proveedores. Recuperado el 06 de mayo de 2011, de http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-de- proveedores/
Fernández, G., Mayagoitia, V. y Quintero, A. (1999). Formulación y evaluación de proyectos de inversión. [Versión electrónica]. México: IPN. Recuperado el 05 de mayo de 2011, de la base de datos Bibliotechnia. Recurso de la Biblioteca digital de la UVEG.
Project Management Institute. (2004). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®). Pennsylvania, Estados Unidos: Autor. Recuperado el 22 de mayo de 2011, de http://gio.uniovi.es/documentos/software/GUIA_PMBok.pdf
