JUAN DANIEL SANZ O. Trabajo de grado presentado como. i"'t:' i,f"li."'ii.ei: ilii,:' ,,SlY.if$o. ilil[l ururl!iltrrur Jrururil

REOR GANIZA CION ^A DMINISTRA TIVA DE MAC DONALD DE COLOMBIA

JUAN DANIEL SANZ O.

CARLOS IVAN GONZALEZ A.

Trabajo de grado presentado como

i"'t:' i,f"li."'ii.Ei: ilii,:' ^al

^{títu -}

lfl

^,,SlY.if$o

v

ilil[l|ururl!iltrrur|Jrururil

CO RPORA CION UNIVERSITARIA AUTONOMA

DE

OCCIDENTE

CALI, 1984

Aprobado

por el

^Cornité de traba-

jo

de

Grado,

en cumplimiento de

Ios requisitos

exigidos

por la

^Cor-

poración

Universitaria

Autónorna de Occidente, para

optar al título

de Ingeniero

Industrial.

Presidente del Jurado

Jurado. _-

Jurado. -

\

I

e

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3!

11

Gali,

Septiernbre de L984.

-i-

rcrSt.li

1".\ ft| ..., tj

i. ^f'' _{- ''i.)} '

I.

TABI,A DE CONTENIDO

INTRODUCCION.

METODOLOGIA NECESARIA PARA REALIZAR PROYECTOS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. _{. . .}

SOLIGITUD DE ESTUDIO

INVESTIGACION

PRELIMINAR. ...

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Y REDEFI.

NICTON

DEL

PROBLEMA (PLAN DETALLADO).

APROBACION DE GERENCIA GENERAL DEL PI.AN DETALLADO.

DESARROLLO.

MANUALES DE PROCEDIMIENTO MC. DONALD.

INGRESO DE PERSONAL.

RETIRO DE EMPLEADOS PRESTAMO PARA VIVIENDA

TERMINACION PACIO PTMO. PARA VIVIENDA. .

LIOUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES

LE.

GALES Y EXTRA-LEGALES. _..

LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES. _. .

1.1 L.2 1.3

1.5 z.

2.L

z.z

2.3 2.4

z5

4 4 7

I.4

9 9

24 24 29 34 42

44

2.6 48

2.7 2.8

?,.9 z.Lo Z.IL 2.L2

zr3

2,.L4

z.$

z.16

2.r7

z.18 2.19 z. zo z.

zr

z. zz

z23

2.24 2.25

z26

2. ?,7

2. 28

2. 29

PLAN

DE PAGOS

A

PROVEEDORES.

.. .

6I CONTROL DE FACTURASA

DISTRIBUIDORES....

65

CONCILIACION BAI\T CARIA. .

.

69

CONTROL T'INANCIERO SOBRE

IMPORTACIONES.

^?4

INFORME DIARIO DE

BANCOS.

?8

ORDEN DE

PAC|o

8?

ANULACION DE

LA

ORDEN DE

PAGO.

8?

REQUISICION ELABORACION

PA@S

CON CHE-

QUES. ... ...

^go

FACTURACION MEI{SUAL DE

PROVEEDORES....

93 PRESUPUESTO TRIMESTRAL Y FLUJO DE T'ON.

DOS...

96

CONTROL DE FACTURACION

A

PROVEEDORES.

.

^rcZ

CONTROL DE

OBLIGACIONES. ...

^.

.

¹⁰⁶

REGISTRO TARJETAS DE PEDIDOS

Y

COSTOS. .

.

¹¹¹

VENCIMIENTO DE PAGO

A

PROVEEDORES. .

.. .

^I15

REGISTRO Y RENOVACION DE

MARCAS.

¹¹⁹

SOLICITUD Y RENOVACION DE REGISTROS SANI.

TARIOS. ...,..

^r23

PRESUPUESTO.

POLIZAS DE

SEGUROS.

L47

AC'TTVOS

FTJOS.

r59

CUMPLIMIE\ITO

DE

CUOTA. .

.

L66

IN¡'ORME DE DEVOLUEIONES.

MANEJO DEL

MATERIAL

PT'NTO DE VENTA.

.

L77

CONTROL DE

INVENTARIOS.

181

1V

2.30 2.3L

z.32 2.33 2.34 2.35 2.36 237 2.38 2.39 2.40

ANALISIS DE ESTUDIOS DE MERCADEO.

MANEJO DE PROYECTOS.

REPORTES DE PROGRESO.. .

DEPAR TAMEN TO DE ST'MINISTROS.

ORDET{ DE PRODUCCION.

REGISTRO DE CONTROL POR PRODUCTO..

..

. ^. SEGUIMIENTO DE ORDENES

DE

@MPRA

REQUI$CIONES INTERNAS. . . .

REQUIffCION DE MATERIALES CONTROL DE MODIFICACIONES.

ORDENES DE TRABAJO.

..

184 r88 191

202 203 207 zLz 215

zr9

222 226 235 238 24L 242 243 244 245 246 247 248 249 250 25L 25z 253 CON CLUSIONES.

GLOSARIO. .

..

^.

BIBLIOGRAFIA.

ANEXO

1. .

..

ANEXO

2....

ANEXO

3..

. .

ANEXO

4....

ANEXO 5. .

..

ANEXO

6....

ANEXO

7....

ANE!]"T Q

Allg^V9.¡¡¡

ANEXO 9. .

..

ANEXO 10. .

. .. ... .. ....

^.

..

^.

ANEXO 1I. . ^. ANEXO

T2...

ANEXO 13. . .

ANEXO L4. . .

ANEXO

15...

ANEXO 16.. .

ANEXO T7. . .

ANEXO

18...

^T\rITl.ñ ^{r O}

¿I¡lg¿rv L aa . a a a . . . a a . . .

ANEXO

20...

ANEXO

2L...

ANEXO

22...

ANEXO

23...

ANEXO

24...

ANEXO

25...

ANEXO

26 ..

AI\IEi'!'l.\

¡-¡!s¿\v '?Q,. . . . . . . a . . . . a

ANEXO 28.. ^.

ar\rE'!¡r't ro

.I¡!!zrV U r. . . . . a a a . . . a .

ANEXO 30 . .

ANEXO 31. . .

aT\lrrarr 2t

4¿!r¿\v JL. . .

ANEXO 33.. ^. ANEXO 34.. ^.

4NEXO35... ...

ANEXO

36...

ANEXO

37... ...

254 255 256 257 258 259 260 26L 262 265 266 267 268 268

272 273 276 277 278 279 280 2,8t 269 270 27L

v1

LISTA DE TABLAS

TABLA1. Gonvenciones... ""'''

¹⁹

FIGURA 1.

FIGURA 2.

T.IGURA 3.

¡.IGURA 4.

FIGURA 5.

FIGURA 6.

FIGURA 7.

T.IGURA 8.

¡'rGuRA 9.

FIGURA 10.

FIGURA I1.

FIGURA 12.

F'IGURA 13.

LISTA DE T'IGURAS

Organigrama de Trabajo para

los

Estudios de

organízaciín.

Directorio

de códigos. .

Distribución

_del

trabajo.

Córno acorneter un estudio de organización y rnétodos. . . . . . . ^.

Cómo acorneter un eetudio de organización y rnétodos.

Diagrama de

distribución

del trabajo

para

el ingreso de

personal.. ...

Ingreso de

personal..

Diagrama

retiro

de ernpleados.

Retiro

de empleados.

Distribución

del trabajo

para el

préstamo de

vivienda.

Préstarno de vivienda.

Distribución

deI

trabajo

para

la

liquidación

parcial

de cesantías.

Liquidación

parc.iaL de cesantías.

Distribución

del

trabajo

para Ia liquidación de vacaciones.

25 z6 3z 33 18

zo

39

57 58

v1l1

59

E'IGURA 14.

FIGURA 15.

T.IGURA 16.

FIGURA 17.

FIGURA 18.

FIGURA 19.

F'IGURA ZO.

FIGURA _2I.

FIGURA 22.

FIGURA 23.

F'IGURA 24.

FIGURA 25.

¡.IGURA 26.

E'IGURA 27.

F'IGURA 28.

F'IGURA _29.

T.IGURA 30.

FIGURA 3I.

FIGURA 32.

FIGURA 33.

Liquidación

parcial

de vacaciones. . .

Distribucióndb1 trabajo

para el

plan de pago a proveedores

Plan de pago a proveedores,.

Distribución

_del

trabajo para el ^control

de

facturas

a

distribuidores.

Gontrol

facturas

a

distribuidores.

Distribución

det

trabajo

para

Ia

conciliación bancaria

Conciliación bancaria. .

Dietribución

_del

trabajo para el control fi-

nanciero de

las

irnportaciones.

Control Financiero de Importaciones.

.. ..

^.

Distribución

_del

trabajo para el inforrne

dia-

rio

de bancos.

Inforrne

Diario

Bancos.

Distribución del trabajo

para

las

ordenes

de

pago.

^g5

Ordenes de

Pago... ...

⁸⁶

Anulación ordenes de

pago...

88

Anulación orden de pago. .

o.. .

⁸⁹

Requisición elaboración pagos con

cheque..

9L

Requisición pagos con cheque.

..

.

..

^.

.

92

Facturación a

proveedores...

94

Fachrración mensual de proveedores. _{. .}

...

95

Distribución

_{del trabajo}

para el

presupuesto

60

6?

67 68

7z 73

76 77

80

81

FIGURA 34.

T.IGURA 35.

FIGURA 36.

F'IGURA 37.

¡.IGURA 38.

T.IGURA 39.

T.IGURA 40.

FIGURA 41.

FIGURA 42.

T.IGURA 43.

F'IGURA 44.

FIGURA 45.

T'IGURA 46.

F'IGURA 4?.

E'IGURA 48.

FIGURA 49.

F'IGURA 50.

F'IGURA 5I.

trirnestral

y fLujo de fondos

Presupuesto

trimestral flujo

de fondos.

..

Distribución

_del

trabajo

Facturación rrren- sual de proveedores..

Control Facturación proveedores. . . .

..

^{. .}

Control de

obligaciones. Distribución

del

trabajo... ...

Control de obligaciones. . . . . .

Distribución

_del

trabajo para eI registro

de

pedidos

y

costos.

Registro tatjeta

de pedidos

y

costos. . . . .

Diagrama de

distribución ét

trabajo para

eI

vencimiento de pagos a proveedores. . .

Vencirniento pago a proveedores.

Distribución

_del

trabajo para el registro

dc

marcas y

su renovación.

Registro

renovación d'e marcas

Distribución

_del

trabajo

para

la solicitud

de

Registro Sanitario.

.. ..

Solicitud

y

renovación Registros Sanitarios.

Distribución

_del

trabajo para

Presupuesto. .

Presupuesto... ...

Distribución

del trabajo para

la

renovación anual de

polizag... ... ... .. ....

Renovación anual de

póIi2as... o...

Distribución

_del

trabajo

Renovación rnensual

I01 100

109 110

I04

105

113 LL4

117 1r8

IZT rzz

Lz8 129 L45 L46

L5Z 153

de

pólizas... ..,... ...

^I54

FIGURA

5a. Distribución

de1

trabajo

para

polizas

de

grupo de vida

y/o

tíesgos

ernp1eados...

I55 FIGURA

53. Distribución

del trabajo para

las

póIizas

de

vehículoa...

L56

FIGURA

54. Polizas

vehículos.

... ... ...

LsZ

FIGURA

55. Distribución

_del

trabajo para

casos de

siniestro ...

¹⁵⁸

FIGURA

56. Distribución

del trabajo para

los

activos

fijos(cornpra) ...

^L6Z

FIGURA

57. ^Activos fijoe compra...

.

..

¹⁶³

FIGURA

58. Distribución

del trabajo para

las

bajas de

activosfijos. .q...

^L64

I'IGURA

59.

Baja activos

fijos pérdida...

165

FIGURA

60. Distribución

del trabajo

para el

curnpli-

miento de

cuota.

170

FIGURA

61.

Cumplirniento de

cuota.

.

.... ...

^1?l

I'IGURA

62. Distribución

_del

trabajo Informe

devolu-

ciones.

L75

I'IGURA

63.

Inforrne

devoluciones..

L76

FIGURA

64. Distribucióndel

trabajo

para el

rnanejo de

material

de venta.. . .

..

I79

¡'IGURA

65.

Manejo

rnaterial

punto de

venta.

¹⁸⁰

FIGURA

66. Distribución

dél

trabajo

en

el control

de

inventarios...

L82

I'IGURA

67.

Gontrol de

inventarios.

183

FIGURA 68.

Dietribución

_del

trabajo

en

Analisis

Es- tudios de mercado.

FIGURA 69.

F'IGURA 70.

T.IGURA 71.

FIGURA 72.

FIGURA 73.

FIGURA 74.

FIGURA 75.

F'IGURA 76.

T.IGURA 77.

FIGURA 78.

FIGURA ?9.

FIGURA 80.

FIGURA 81.

T.IGURA 82.

FIGURA 83.

FIGURA 84.

T.IGURA 85.

FIGURA 86.

FIGURA 87.

Analisis

_Estudios de mercado.

..

Distribución

_{é1 trabajo}

para el

^rnanejo

de

proyectos..

Manejo de proyectos.

Distribución dél

trabajo para

los repor-

tee de progreso

Reportes de

progreso... ...

Orden de producción-Prograrna P-23. . . .

Orden de producción.

Registro de

control por

producto

Registro control por

producto.

Programa

Registro control por

producto.

Seguimiento de

corrrpra. ...

Seguimiento ordenee de conrpra.

Distribución trabajo

Requisiciones

inter-

nas. .

Requisiciones internae.

Distribución

d.d.

trabajo requisición

de ma-

terial.

Requisición de rnateriales. . ^.

Distribución

del

trabajo para el

control de modificaciones

Control de modificaciones

Rastreo de productos Programa

P:20.. ..

r86

187

189 190

200

20L zo5 206 zo9 zLo

2IT zL3 zL4

217 218

220

2?,7

224 225 230

FIGURA

88.

Ach¡alización archivos de

rojos. ^programa

P-18.

_?,3t

FIGURA

89.

Planeación ordenes de

trabajo. programa

P-21.

₂₃₂

FIGURA

90.

Simulación _{de una} Orden de

Trabajo. pro-

grama

P-ZZ.

234

=-/

RESUMEN

Laorgani.zación

administrativa

en todo

tipo

de

empresa,

es una de

las herramientas

más irnportante que deben ernplear

las

personas encargadas de su dirección.

Para Mac ^Donald de Colombia

los

objetivos están rnuy de acuerdo con tener una buena organización

administrativa ; por

ésta raz6n sus

dirigentes

se

vieron

abocados a

rediseñar y escribir

^sus

^pro-

cedimientos y así

lograr

un delinearniento más

claro y

concieo de

las

laboree de cada uno de sus

funcionarios,

responsabilizandoloe de loe

logros

estimados

por la empresa.

Para conseguir este ob-

jetivo,

se asignó a cada uno de

los

gerentes de

área, la

tarea de

diagnosticar y

al

rnisrno tiempo

redactar los

procedimientos

a

su cargo.

En vista

de que

el

tiempo requerido

para

dicha

labor

era ^baetante

largo,

y

los

gerentes no disponían de

él

debido

a

sus

múltiples

ocu- paciones, fué

imposible

su

desarrollo;

aeí fué corno

al

Gerente Ad-

ministrdivo le

fué delegada

la

función de

contratar

un Ingeniero In-

dustrial

para que ee encargara de

Ia

elaboración de éste Proyecto.

xlv

conocedores del

terna, los

autores procedieron a

redactar el

Ante_

proyecto'

después de una

eerie

de

entrevistas

con

el

Gerente Gene-

ral

y

los

Gerentee de

Area ; tales

entrevistas brindaron datoe

irn-

portantes

para

conocer _{en buena}

forma lo

^que en

sí

constituye Mac Donald de Colombia.

Aprobado el Anteproyecto

por parte

de

la Univereidad,

_se

realizó

un ordenamiento

lógico

de

las

actividades tendientee a

desarrollar

eI

proyecto,

_{como son :}

-

^Gontactar entrevietas con

ros

Gerentes de

A¡ea para

conocer las laboree

específica' y

generales de cada una de el1as ;

para ello

se

preparó

Ia entrevista,

de acuerdo a

los

resultados _{que se esperaba}

obtener,

a tiempo que se efectuara un

inventario

_de procedimientos.

-

Conseguir con

la primera entrevista

una sonal del area en cuestión,

los

nombree de de

ellos

y

la labor realizada

.

relación

con todo

el per- los

cargos de cada uno

-

Efectuadae

las entrevistas, redefinir el

problema y

realizar

un

cronograma

de

tiernpo de elaboración de

cda

procedirniento

;

^ésto

con base

enlos

resultados obtenidos hasta ese momento.

- EI

cronogram.a respectivo debería

ser

presentado

aI

Gerente Ge-

neral para

su ajuste y aprobación.

- sugerir aI

Gerente General que

por

medio de un rnemorando con copia

del

cronograma adjunta,

hiciera

conocer a

los

Geren- tes de

Area,

tanto

la

responsabilidad de é1 corno

Ia

de sus eubal- ternos

para

con

el

eetudio.

una vez

desarrollado el borrador

del

proyecto,

de acuerdo

al pro-

cedimiento requerido

para

su elaboración, fué presentado

al

^Geren-

te

General, quien a su vez hizo

partÍcipes

de dicha presentación a

los

Gerentes de

Area,

a guienes

les

fué entregada Ia

parte

concer- niente a cada uno.

Examinado, ajustado y aprobado,

el borrador

fué entregado a los autores para proceder

a

su irnpresión mecanográfica.

xvt

INTRODUCCION

A taíz

del contacto con

Ia

ernpresa

por

vínculos personales y nece- sidades académicas, llegamos a conocer de buena manera

lo

que en

sí

constituye Mac ^Donald de

Colombia. ^A

rnedida que

los

conoci- mientos

fueron suficientes,

se fué evaluando

la organizaciín

en rrru- chos de sus aspectos, unos

profundos, otros ligeros,

y en general, había situaciones a

las

cuales se

les

debía

dar

un

tratamiento

espe-

cial

para asegurar

la

buena marcha en

el

futuro.

Se hizo

partícipe

a

las directivas

de estas inquietudes, mediante un ante

-

proyecto sobre

el

ternatt Reorganizaciía

Administrativa

de

Mac Donald de Colornbiatt

y

uo

el

cual se rnostraron

las perspecti-

vag.

EI organizat

La errrpresa es una de

las frases

de batalla que _{se es-} cuchan en

los labios

de

los Administradores

todos loe

días,

en este caso no se presenta

la

excepción; es un

viejo

anhelo de sus integran- tes ^que pocas veces se

ciistaLíza

en realizaciones positivas.

Por

esta

raz6n

se presentó ante

el

^Consejo Acadérnico de la Facul-

tad de rngeniería rndustriar _de

Ia universidad

_{Autónoma de occi_}

dente' el

bosquejo de un pran de proyecto que _se

tituló :

,,Ruo"g"- nización

Administrativa

_{de Mac Donard de} Gorornbia s.

A.rr,

para

hacerlo

váIido dentro de ros

requisitos

_exigidos

por

ra universidad para obtener

el título

de rngeniería

rndustriar

_{y que es}

el

_{que en ra} actualidad se presenta.

El

objetivo básico del proyecto _es

el

de

dar

a

las directivas

_{de Mac}

Donald herrarnientas que re

permitan controrar

_{er normar desempe-}

ño de sus

Funcionarios,

_{de tar}

forma

que _{se puedan} evaruar

los re-

sultados _de

los

trabajos que _se deearrollen.

Adicional

_{a este} objetivo-considerado _como

básico,

se crean otros que _{se deben}

describir

en raz6n a

la

importancia que generan para

el

proyecto

; ^ellos

^{son :}

-

^Crear un modelo de organización y rnétodos _que a

las

Empresas que requieran diseñar o rediseñar tos adrninistrativos.

sirva

como guia sus procedimien-

-

Guiar a

los

profesionales _{en er} área de organización y métodos

ra preparar

_y

desarrollar

proyectos de este tipo.

servir

como rnodero de

i'ducción

_para

las

persona. que ingresen

laborar

a

Ia

Empresa.

z

- ^Describir

en

forrna clara

y objetiva

las

1abores de todos los corrrponentes de

Ia empresa.

Dicha objetividad se verá reflejada en tiernpos óptimos de Iae actividadee y una reducción de

los

cos- tos de operación.

Para cumplir

con

las

necesidades de roe

objetivoe, el

proyecto que

a continuación ee

preeenta,

se

desarrolla

en

lae

siguientes partes

a

saber ^:

-

una MetodologÍa necesaria

para

reaLizat proyectos _{de sistemas} y Procedirnientoe

Adrninistrativos, la

cual crea una

estructura in- terna

en

las

Ernpresas

para

_{acometer este}

tipo

de estudios; además muestra

eI

seguirniento

lógico

y ordenado que deben tener

las acti-

vidades tendientes a

desarrollar el

Modelo planteado.

-

^{Un rnodelo} de procedimientoe

adrninietrativos,

_{elaborado en base}

a

las

necesidades propias de otganización de Mac Donald de Colorn-

bia,

que puede

ser

adaptado y ajustado a ras ernpregas que así 1o

re-

quieran.

1.

METODOLOGIA PROYEGTOS DE SISTEMAS

NECESARIA PARA REALIZAR

Y PRO CEDIMIEN TOS ADMINISTRA TIVOS

I. I SOLICITUD DE ESTUDIO

Es conveniente que para

Ia

elaboración de proyectos ^que estén

rela-

cionados con

la

organización

administrativa

de

lae empresas,

se a- dopte

el

^siguiente organigrama de

trabajo,,"t

cuel enrnarca

por

su

constitución, las

responsabilidades de lae

partes

en

el

eetudio ^:

I. I. ¹ Un Departarnento de Organízacíín y Métodos dependiendo y asesorando

directa y

constantemente a

la

Gerencia

General.

^Eeta ubicación se plantea en raz6n a

la importancia

que se

le

debe

dar

a

la

dependencia encargada de

desarrollar los

estudios de organización

para

et norrnal desenvolvirniento de

las

actividadee tendientes a 1o-

grar los objetivos

trazad,os en todo proyecto de

organizaciín

adrninie-

trativa.

L.I.Z

Un C,ornité de Gerencia, conformado

por eI

Gerente Gene-

ral, los

Jefes de

Area y el

Jefe del Departarnento de Organización y

Métodos.

Dicho Cornité en todas sus sesiones evaluará constante- mente

la

organización existenter planteará estudios de reorganiza-

rod

()

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tt og¹⁰ t!uo(J .vor-a A

ción con base en sug evaluaciones

y

sorneterá a coneideración los nuevos

estudios. Adicional

a

las

funciones

anteriores, el

^Cornité aprobará

los

planes de

trabajo

y

definirá las prioridades

de

los

es- hrdios.

Fijadas

las

responeabilidades _de

las partee,

a continuación ee des-

cribe

el procedirniento que debe

seguir el ^comité

de Gerencia para diagnosticar un problema de organización.

1.1.3

Fijar el

área de

la

empresa objeto de estudio.

I.1.4 Determinar el

o

los

problemas exietentee

1.1. 5 Posibles eol.ucionee del problerna.

1.r.6 Forrnalizar

mediante un merrrorando

rernisorio

firrnado

por el

Gerente General

y dirigido aI

Jefe del Departamento _de

orga-

nización y Métodog,

la

elaboración det estudio de

reorganizaciín.

En

la solicitud citarán el

área o áreas de

la

empresa que requieren

ser

estudiadas y f.íjatán

prioridades ;

^{de igual}

^forrna,

^plantearán

los

inconvenientes y dificultadee que _se preeentan

a

raíz de

Ia inexis-

tencia o inoperancia de loe procedirnientoe actuales y eebozarán en

forrna general,

algunas sugerencias, tendientes

a

eolucionar el

pro-

blerna.

Planteada

la solicitud

de eBta

rnanera, eI

Jefe

del

Departarnento de

1.2.

Organización y Métodos se hace cargo de su

desarrollo.

INVESTIGA CION PRELIMINAR

El

Jefe

del

Departarnento de

organízaciía

y Métodos designa a uno de sus

Analistas

para que se haga cargo del

desarrollo

del estudio.

Si

el proyector por

su rnagnitud

y

cornplejidad,

arnerita

de

la parti-

cipación de más

Analistas, el

Jefe de

Orgánizaciín

y Métodos

fija- rá

responsabilidades a cada uno de eIlos.

Cuando el

Analieta

recibe

la solicitud

det proyecto y

Ia estudia, err-

píeza a

desarrollar la

etapa de

la

inveetigación

preliminar,

teniendo en cuenta que con

el desarrollo

de dicha etapa

logrará

Lo siguiente:

I.2,.L La

coloca rnás explícitamente en eI eetado del problerrra, ya que

Io divide

en proyectoe

practicablee

y

le

recornienda un

pro-

grarrra para

llevarlo

a cabo.

I.2.2 Le

ayuda a

sepaar

loe

factores

del

problerna,

nó a des-

cubrir

solucione6

;

es adernás, una Eranera de

recopilar

datoe en

forma

arnplia.

L.2,.3 Le

ayudará a

aislar los

problernas separados y a

deterrni-

nar

la

naturaleza de cada uno.

I.2.4 Le mostrará

La exteneión de

las

inveetigacionee neceaa-

rias

en

los

diferentee asuntos, y

el

orden en que debe

ejecutar

ca- da

parte

del trabajo.

La investigación

prelimina

debe ernprenderla conjuntarnente _{con el} Jefe

del

Departarnento,

y

en éeta ocasión conseguirá detalles o acla- raciones de

los objetivos,

funcionee de organización y un bosquójo amplio de

las

actividades y procedirnientos del área que va

a

ser examinada; tarnbién

logrará Ia

presentación del

resto

del pereonal que será entrevistado a 1o

largo

_del proyecto.

Lainforrnación

que

recoja

_durante esta etapa,

la

debe

registrar

y elaborar un reaurren de

las prirneras irnpresiones. tos

problemas que merezcarl una eepecial coneideración

loe

anota

para

comparar_

Ioe a 1o

largo

del estudio y

verificar si los

resultadoa eran

los

que ee eeperaban.

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Y REDEFINICION

DEL

PROBLEMA ( PLAN DETALLADO).

EI analista,

una vez ha desarrollado

la

etapa

preliminar

y ha obteni- do

las prirneras

irnpresioneo, prepara un bosquejo general como gufa en

Ia

elaboración del estudio;

para ello,

relaciona loe procedirnien- tos que reaknente ae van a

desarrollar

en

el

tiernpo que demore el

estudio.

Para

llevar

a cabo eete evento,

diligenciará

un cronogra _- ñra que

rnostrará

en secuencia lógica

las

actividades tendientes a ela-

borar

cada uno de

los procedirnientos.

_{EI mierno} cronograma

infor

_-

1.3

L.4

rnará detalladarnente de las personas que

el Analista requiere

para evacuar cada actividad del procedimiento y del tiernpo que coneide-

re

se deba emplear.

Arexo a

los

cronograrnas _{( uno}

por

cada procedirniento)

el

Analista presentará ante su Jefe inrnediato una

redefinición

_del problerna, guiado

por los

resultados obtenidos en

la

investigación

preliminar.

APROBACION DE GERENCIA GENERAL

DEL PLAN

DE- TALLADO.

El

Jefe

del

Departarnento de

organizacíín

y Métodos preeentatá a!

Gerente General eI rnventario de procedimientoe ( cronograma ) ^y

la redefinición

_del

problerna,

para que éete a su vez

inforrne

a cada Jefe del Departarnento

irnplicado,

de

la

responsabilidad de eu Depar- tamento

para

con

el

estudio

y

_el

Analieta,

brindándole a éste toda Ia información que necesite

y el

tiernpo que

el

requiera.

EI

Jefe

del

Departarnento irnplicado prograrnará a aua subalternos y

los

pondrá en conocirniento de

la labor

gue cada uno deberá aportar

para

con

el

estudio.

I.5

1. 5.1 1. 5.1. r

DESARROLLO

Técnicas de Recolección de Hechos

Sisterna de

Entrevietas : ^La

rnanera o forrna rnáe

irnpor-

tante de

recopilar

hechoe o datos es con

el

sieterna de entrevietae.

El

Analista quien es

el entrevietador,

deberá

llevar

un plan eobre 1o que va a

preguntar,

ya que ésto

perrnite

que

el

entrevistado ^se concentre en el problema.

El Aralista

o

Entrevietador

en este caso planea cuidadoearnente

la entrevieta,

deterrninando quién va

a ser el entrevietado,

cuál ee la inforrnación deseada, eI tiernpo y

el lugar

de

la entrevieta. obtie-

ne

la

confianza

del

entrevistado de rnodo que

la

entrevieta pueda ser efectuada en un ambiente de

cordialidad,

explicándole el propósito del estudio.

Una vez ernpiece a

desarrollaree Ia entrevista, el Analista

débe te-

ner

en cuenta

lo

siguiente:

-

^Tener cuidado de no eer influenciado por'hechos pereonales del

entrevistado, pero

se

le

debe escuchar con respeto.

-

^{No debe}

dirigir

lae preguntae en térrninos dernaeiado técnicoe.

-

^{No debe}

argurnentar, ni contradecir,

teniendo en cuenta que está recolectando hechoe.

Debe

evitar al

rnáxirno que

la entrevista

se convierta en un traba- fatigoso.

Jo

1e

-

^Debe

alentar aI entrevistado,

nunca

criticarlo,

dándole a enten- der que 1o que se pretende es ayudarlo.

L.5.L.2

Exarnen

Físico

de Documentos

: otra

forrna de

recopila-

ción de hechos es

el

exárnen

fíeico

_de

los

documentoe,

la

lech¡ra cuidadosa de

los archivos,

teniendo en cuenta

el trabajo

terrninado y

el

que está en

proce6o,

recogiendo rnueetrag de

los

documentos cornpletos.

L.5.2

Técnica de seguimiento y Deecripción del proceso. _-

El Aralieta visitará la

dependencia

solicitante

pare hacer

el

levanta- rniento de

la inforrnación.

Hará un relevarniento detallado det fLujo de

Ia inforrnación,

a

través

de un eeguirniento secuencial

del

curso de

los

documentos ;

para ello

empleará loe diagramas de

flujos

de procesos

t

^{ert raz6n a} que es

el

diagrarna más sencillo

para

hacer un eeguirniento

lógico

de1

proceso.

_Este es un diagrama en

el

^que Ias ac_

tividades se reducen

a

sírnboloe, con espacioe destinadoe para La des-

cripción.

En

el

rnisrno se explica quien ejecuta cada operación y to-

talízala

cantidad de operaciones que _euceden.

EI

prirner

eírnbolo de este diagrarna e6 un

cfrculo

grande (

o) , el

^cual representa una

operación.

Una operación

ocurre

cuando se concerta y prepara una inforrnación

y

cuando tiene

lugar

una acción.

EI

segundo

sírnbolo,

una flecha que denota

transporte ( --+). El

trans_

porte

puede

cubrir

desde una distancia tan

corta

cogro

la

^que separa

un

escritorio

de

otro.

Indica ^que el papel de

trabajo

ha dejado de

estar

en poder de un empleador p?rá pasar

aI

de

otro

a

fin &

ha-

cer

un

trabajo

adicional en é1.

EI tercer símbolo,

un cuadrado que representainepección

([)

se

utiliza para

todo aquel

trabajo

que tenga

relación

con

el

exarrren y comprobación del

trabajo

ejecutado.

El cuarto

eímbolo, Ia

letra ⁽

D ₎ que representa

dernora. La

derno-

ra

puede

ocurrir al produciree

acumulacionee de

trabajo

en lugar de

flujo

continuo.

El quinto eírnbolo, un

triángulo invertido,

en

otro

t

A I

^{indica alrna-}

ce¡¡arniento

ternporal.

Esto

ocurre

cuando un

trabajo

o un documen- to ^.se guarda

por

un tiempo.

El

sexto eírnbolo un

triángulo invertido

⁽

V ),

^indica alrnacenarnien- to perrnanente

o

aea cuando

el flujo para

eee

trabajo

o docurnento

terrnina o

ee archiva del todo.

El

séptirno símbolo un

círculo

en

otro (@)

repreeenta

origen

de

datos cuando cornienza trn procedirniento.

1.

5.3

AnáIieie de

la

rnforrnación Recolectada.

-

^{,A rnedida que}

se va desarrollando

el

estudio

y

se obtienen

los

diferentes diagra- rnas de

flujo

de

procesos, el Analista corrige

y una vez corregidas

L2

los lleva

a un

análisis crítico

, sr]¡rretiendo loe datoe a preguntas talee como ^tt

Por qué,

Guándo, Quién

y frn

^qué frecuencia

t.t _pt

proceeo se

lleva

de 1o general a

lo particular, las

preguntae deben descender en escala gradualrnente.

Este

análisis

puede

incluir

exámenes rninuciosoe,

los

cuales

ei

no Bon cornpletarnente

satisfactorios

harán

eurgir otras

posibilidadee de

eliminar

eI

trabajo

o hacerlo rnás económicarnente

por otro

^rné-

todo.

Se

llevará

un

análisie crítico

de

loa carnbios,

siernpre teniendo

pre-

sente

los

objetivos dados

para

el procedirniento y

la eficiencia

opera-

tiva

de 1os métodos de trabajo.

En

el

rnisrno análiei e se deben

observar y

estudiar loe forrnatoe pa-

ra ver si

requieren de un nuevo dieeño

y/o eliminar el formato

en existencia.

L.5.4 Desarrollo

de

las

rnejoras que se propondrán .

-

^Este

^vie-

Íre a

ser el

resultado

final

del eetudio

;

^{se debe tener}

^para

^{esto bue-}

na imaginación y rnucha

lógica.

Este eE un rnornento en

cl

cual se debe

trabajar

con rnente rrruy

abierta

y positiva.

La selección del

rnejor

rnétodo, Ia propuesta

para eliminar los

pasos

necesarios,

así corno

la

cornbinación de

otros

más

;

^{todo ed}

^parte

^del

desarrollo

del rnétodo rnejorado.

Adernás, se presentan

los

diagrama.s

el

método propuesto.

Elaborado eI

informe

adjunto a este

Analista

1o preeentará ante su Jefe

de

flujo

de procesos marcando

los

diagramas y formatos, Inmediato.

el

El

Jefe de Organización y Métodos eetudiará eI ocasión

el

Analista

Ie

enseñará lae bondadee de

informe

_{y en ésta}

la

propuesta.

cornprendido y aprobado

eI

Jefe de

organizacíín

y Métodos envía eI estudio

al

Gerente

General, junto

_{con un memorando}

remieorio

en el que

solicita

ee convoque a reunión

al

c,omité de Gerencia.

I

t.

5.

5

Revisión

del

Eetudio

Una vez reunido

el

Comité y

eI

Jefe de

Organizaciín

y

bioe efectuadoe.

de Gerencia de Organización,

el

Analieta Métodos plantearán

eI

eetudio y

los

cam-

una vez estén de en vigencia eI

l

Comit6 anaLizará el procedirniento propueato y acuerdo _{con é1,}

fijarán la

fecha en

Ia

cual

entrará

nuevo procedimiento.

1. 5.

ó Distribución

del Procedimiento.

- El

Jefe de Organización y Métodos sacafa

las

copias que crea neceearias

al

nuevo

procedi-

rniento

y

elaborará un mernorando

remieorio dirigido al

Gerente Ge-

L4

neral,

con copias a

las

per6onas implicada8 en el proceso

; ^{al rnis-}

mo tiernpo, adjuntará

para cda persona,

una copia

del eetudio,

el cual

estará

conforrnado

por

el procedirniento

miemo,

cornpueeto por;

I.5.

ó'

I

Hoja de presentación del

Procedirniento, la

cual contiene:

Nornbre de

la

errpresa donde se aplica

Título

del Procedimiento.

- ^Tres

eepacioe en blanco para anotar

Ia

fecha en

la

cual entra en

vigencia

gl

nuevo

procedimiento,

_{fecha en}

la

que se efectúe

la pri- mer revieión

y

la

fecha en

la

cual

pierde

_vigencia

por

obsolescencia del rnierno ( fecha de reempLazol.

-

Dependencia que elaboró el procedirniento (

organización

y Méto-

doe ).

-

Gódigo aeignado aI procedimiento : dependiendo del

tipo

de organi- zací6n, loe rnanualee ee

identifican por

un código compuesto

por

sie- te posiciones

alfanuméricas,

conforrnadas de

la

siguiente rnanera ^: Dos

literales

que

identifican

_eI nornbre _de

la

dependencia responsa- ble

por la

ejecución del procedimiento y quién deberá reeponder an-

te el comité

de Gerencia,

por

que se cumpla

lo

establecido.

Dos

literales

que identifiquen

el

nornbre de

la

dependencia encarga- da directarnente de

ejecutar el

procedirniento

y reportar

a

la

Jefa-

tura inrnediata,

en este caao

la

dependencia

anterior, las fallas,

contratierrrpos o inoperancia del nuevo

proceso,

_{o en} su

defecto,

el

normal flujo y

sue bondades.

Dos dígitos que indican

el

núrnero de secuencia que ocupa eI

pro-

cedimiento

,

^en

^los

ya establecidos _en

Ia

dependencia que

Io

eje- cutará directarnente.

Undígito ^que

indica el

número de rnodificaciones efectr¡adas

al rnis-

rrro procedimiento.

Es indispeneable que

el

Analieta

prepare

y rnantenga actualizada, una tabla de códigos de rnanuales de procedirnientos de toda

Ia

ern- presa y parcialrnente

lae

de cada una de

las

dependenciae. (Vease Anexo 2)

La Tabla general de códigoe de

la

empresa eerá

utilizada

exclusiva- rnente

por eI

Departamento de Organización y Métodoe

y

en algunas oportunidades

por el

Cornité de Gerencia cuando así 1o

requiera.

^{| ¡d} tabla de códigoe de rnanuales de lae dependenciae será

utilizada

por ellae rnisrnas

y

surninistrada y actualizada

por el

Departarnento de

Organización y Métodos.

La inforrnación contenida en

la

^Tabla de Códigoe de Mac ^Donald de

Colornbia,

rnoetrada

en

la

Tabla

No.1 sirve

de modelo a

las

dernás errpresas para hacer

los

rnontajes respectivoe.

-

^{Fecha en} Ia que se

irnprirnió

mecanográficarnente el procedirniento.

(Véase Anexo

l)

1.5.6.2

Una hoja

para describir loe

nornbree de

las

dependencias responsables

por el

curnplirniento del

procedirniento, firmada por

el

16

Gerente General en señal de aprobación del rnanual.

(ver

Anexo _z)

1.5. 6.

3

una hoja

para describir el

objetivo que se persigue con

la

implantación del procedirniento y una definición db loe términos no colrrunes-'que se encuentren a 1o

largo

_del

deearrollo

del rnanual.

(Ver

_{Anexo 3)}

r.5.6.4 Desarrollo :

De acuerdo

al flujo

de

la

inforrnación y ha- ciendo un

barrido

ordenado de loe docurnentoB, en eeta

parte

ee ci_

tan

los

nombres de

los

cargos iin¡ili.cadoe en el proceso y en forrna

clara

se explican cada una de

las

actividadee que

ellas

desarrollan.

1.5. 6.

rnente

5

eI

un diagrarna del

flujo

del proceso

para vieualizar

rápida- proceso.

1. 5. 6.

6

copia

del

docurnento o loe docurnentoe que dan origen aI procedimiento.

L.5.7 seguirniento.-

En

las

reuniones

ordinariae del

cornité de Gerencia en sus

temas, tratarán el

funcionarniento del nuevo

pro-

cedirniento, para

Io

cual

el

^Jefe del

Area

responsable

por eI

cumpli- rniento del

misrno,

planteará

los

inconvenientee y dificultadee que se presentan a

ralz

de

la

operación

del

nuevo proceso.

Erterado del planteamiento,

el

Jefe de

organización

y Métodoe

infor-

rnará

aI Analista,

_para que Be haga

los

ajuetee del ca6o.

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I8

TABLA 1.

Convenciones.

DEPENDEA{ CIA ABREVIATURA

Gerencia GeneraL

Ge r encia Admini

etrativa

Gerencia de Surninietros Gerencia de Mercadeo Dire cción

administrativa

Planeación. de Surninietros Aeietencia de Mercadeo Tesorería

Contabilidad

Servicios

Generales

GG GA

CnS

GM DA PS

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SG

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FIGURA

DC 4

PiootDrIr:iToú

tQfrconocer ^I

H¡t.

^{Gómo acome}

ter

^un estudio de

or

orrna de elaborar ^un

studiode organizac. ganizac[ón y, meto-

, o ?locmt'|D

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de eetudio requerido

Solicita

rnediante memorando

la

elabo-

ración

del estudio.

Eniia a

Jefe de Organización y ^rnétodos

el

rnernorando.

Recibe rnemorando y ordena

la

eJecu- ción del estudio.

Archiva

Mernorando

Elabora ñrernorando

al

analista ^ordenan do etapa

prelirninar

Envía memorando

Analista recibe

Ereñrorando y desar Se cornunica con Jefe

del

Deparüarnento implicado

Jefe del departamento

implicado

y-Pers nal ayudan a

desarrollar

^etapa

prelirnit

Remite

trabajo

elaborado aI Analista Recibe

inforrne y

elabora

las primeras

S.i

Analista

elabora plan detallado del

pro-

Envía

al

Jefe de organizacién y ^meto- Jefe

recibe

cronogranla y

iedefinlción

del ^problerna

Rernite

al

Gerente General Recibe Gerente General

Inspecciona y apfueba cronograiDra e

informa al

personal lrnplicado.

urarr'r

^v

rrrlr't Dr pioc:Drr¡¡r?6 prrtvor' l't

FIGURA a

(

Cont)

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Rernite

aI

analieta y

jefe

_depto.

el cro-

nograrna aoroba

Jefe Depto. y Analieta

reciben

cronogr ma.

Analista desarrolla dcl

proyecto

Jefe Depto.

prepara

Bua subalternos y

Iee

informa

del eetudio

Analista

_elabora

info¡me

_del eetudio Rernite es-tudio

al

Jefe de organizacióa Jefe organización y rnétodos eetudia el inforrne.

Aprueba

el

informe

Envfa eetudio con melnorando al Gerente General

Coavoca

al

Gerente general

a

comité

Archiva

mernorando

Comité de Gerencia aprueba eetudio y

fija

fechas de funcionamicoto

Jefe organización y métodoe dietribuye roced irnientos -

?.

^MANUALES DE PROCEDIMIEN TO

2.r INGRESO DE PERSONAL

2.L.I

Objetivo.

- Deecribir el trámite que

deben eeguir y cum-

plir las

personas que ingreaen a

laborar

a Mac Donald.

Z. L

Z

Procedirniento

z.r.z.1

^una vez seleccionado

el

candidato

al

cargo vacante

por

el departarnento de pereonal y aceptado

por el jefe

del departarnento

aI

cual va a quedar

adscrito,

se procede a

tramitar

eu ingreso rne- diante

los

eiguientes pasos

:

se elabora

la

ttsolicitud _de

nombra- mientott en

original y copia, dirigida al Director Adminietrativo

y

firmada por eI

Jefe de Pereonal y

por el

Gerente de

División aI

cual va a quedar

inscrito el cargo.

Aprobada y firrnada

por el Director Adrninistrativo

_se

renlite al

Jefe del Departarnento y

el original

se

archiva

en eI

folder

del empleado.

z.r.z.2

^Eneeguida se envía

al

aspirante

al

rnédico de Mac Donard donde tarnbién se

Ie

harán

loe

respectivos exámenes.

?.r.2.3

^Llenados estos requieitoe ee elabora

el

contrato de trabajo

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FIGURA ⁶

oc PtooSDlr¡trfof

_{Ios pasos} ^Ot,

_{para ingr}

^Conocer

go de ernpleados

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Ingreeo de pereonal

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DiocrEfl¡flrD

DClGttFDfi

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Otmm|It

Secretaria depto. Personal elabora

soli- citud

de nornbramiento

Se entrega

al

Jefe de For'sonal

y

Gbre de

División

para lae

f-i-rqrg.q='.-

Firrnan

Jefe de rso,nat

y

Gereate de Divieión

Se traelada-al

Director

de pereon*I

Director

de pereonal apr'ueba goliéih¡d

dc

nombramicnto

^:

Se

lleva

a

la secreloriq

para archivo Se

archiva el original

Sccretaria

elabora coatrato

dc

trabaJo

Firma el

empleado

Se

traslada al

Gerente de Divieióa para

la firrna.

Vuelve a

eecretaria

de Pergonal

Se archivan ^capiae

Se envía

original al

^{I. S. S.}

Secretaria reporta a

s,isternag loe datos SistcJqoap agesoreg hace

los tegietros.

de acuerdo a lae rnodalidades que

utiliza Mrc

Donald corno son ^:

Contrato a

término indefinido ^(Ver

Anexo 4) Contrato a

término fijo (Ver

Anexo 5)

Contrato para vigilante

Lo

firma el Director Adminietrativo,

Personal

y el

empleado, ee

le

entrega

nal

se

archiva

en

el folder.

el

Jefe de1 Departamento de

copia

al

ernpleado y

el origi-

2.r.3 carta

de Nornbrarniento.

-

^se

utilizan

de dos

tipos,

una

para

personas

que 8e contratan a

término

indefinido firrnada

por

eI

Director adrninistrativo

y

otra

para personas contratadas a término

fijo, firrnada por el

Jefe

del

Departarnento de

personal.

_{Se errtrega}

eI

original

empleado

y

copias

para el

Gerente de

División,

Jefe de Departarnento,

folder

empleado y ntuneración

contínua. La

carta contiene

loe

siguientes datos

:

Fecha de

rngreeo, cargo,

ubicación,

Horario,

De quién depende, sueldo o rndicacionee eepeciales de cada

caso. (Ver

Anexo 6)

2.r.4

Avieo de Entrada

al

seguro social.

-

^se tranecriben

los

da- tos del empleado

al formato

_del

Instituto

de Seguros Sociales,

lo fir-

rna

el

Jefe del Depártamento de Personal

y remiten el original at

Ins-

tituto

de seguros sociales y

lae

copiae ee archivan _en

el folder

del empleado,

f ^{er el}

^A-

z control

de

Novedadee. (ver

Anexo ?)